Подаємо повідомлення про прийняття працівника на роботу за новою формою

05 січня 2022 року набула чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. № 413 і від 17 квітня 2019 р. № 328» від 28.12.2021 № 1392 (далі — Постанова № 1392). Цим документом внесено зміни до постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 № 413 (далі — Постанова № 413)¹. Зміни викликано набуттям чинності з 14 серпня 2021 року Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-IX (далі — Закон № 1667) та набуттям чинності з 01 вересня 2021 року нового ДСТУ 4163:2020.

Нагадаємо, що Постанова № 413 набула чинності ще 03 липня 2015 року і була прийнята на виконання частини третьої (наразі вже четвертої) статті 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), якою встановлено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець), та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Державна податкова служба України; ДПС) про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Постановою № 413 не затверджено окремий порядок подання та заповнення повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення), але ця Постанова має постановляючу частину, в якій визначено основні аспекти подання Повідомлення, і додаток, в якому наведено форму Повідомлення.

Нововведення в порядку подання Повідомлення

Оскільки зміни до Постанови № 413 викликано, в першу чергу, набуттям чинності Закону № 1667, то звернемося до норм статті 1 цього документа, якою запроваджено декілька нових термінів, які важливі для розуміння процесу подання Повідомлення, а саме:

– гіг-контракт — цивільно-правовий договір, за яким гіг-спеціаліст зобов’язується виконувати роботи та/або надавати послуги відповідно до завдань резидента Дія Сіті як замовника, а резидент Дія Сіті зобов’язується оплачувати виконані роботи та/або надані послуги і забезпечувати гіг-спеціалісту належні умови для виконання робіт та/або надання послуг, а також соціальні гарантії, передбачені розділом V Закону № 1667;

– гіг-спеціаліст — фізична особа, яка за гіг-контрактом є підрядником та/або виконавцем;

– фахівець — працівник чи гіг-спеціаліст резидента Дія Сіті або фізична особа (фізична особа – підприємець), залучена резидентом Дія Сіті на підставі іншого цивільно-правового чи господарсько-правового договору про виконання робіт (надання послуг) у межах здійснення видів діяльності, передбачених частиною 4 статті 5 Закону № 1667;

– резидент Дія Сіті — юридична особа, яка відповідно до Закону № 1667 набула статусу резидента Дія Сіті та згідно з інформацією, що міститься у реєстрі Дія Сіті, перебуває у зазначеному статусі;

– реєстр Дія Сіті — реєстр, який ведеться в електронній формі та містить інформацію про юридичних осіб, які перебувають або перебували у статусі резидента Дія Сіті (цей реєстр веде Мінцифри).

Відповідно до частини першої статті 23 Закону № 1667 до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидент Дія Сіті повідомляє про укладення гіг-контракту центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

У зв’язку з цим Постановою № 1392 назву Постанови № 413 змінено на нову назву «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту», а вступну частину Постанови № 413 доповнено нормою, згідно з якою цю Постанову прийнято відповідно до частини третьої статті 24 КЗпП та частини першої статті 23 Закону № 1667.

Крім того, Постановою № 1392 абзаци перший – четвертий постановляючої частини Постанови № 413 замінено трьома абзацами такого змісту:

«Установити, що повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації) та/або резидентом Дія Сіті до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу.

За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту засобами електронного зв’язку в електронній формі таке повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатком разом з копією в електронній формі.

Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.».

Враховуючи вищевикладене, починаючи з 05 січня 2022 року роботодавець, який є резидентом Дія Сіті, повинен направляти Повідомлення в ДПС не тільки про прийняття працівника на роботу, а й про укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом до початку виконання робіт (надання послуг).

Звертаємо увагу, що Постанова № 413 вже не містить норми, згідно з якою Повідомлення можна подавати в ДПС на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами. Тепер усі роботодавці мають подавати Повідомлення виключно засобами електронного зв’язку і лише за відсутності технічної можливості це зробити (наприклад, не працює інтернет, зламався комп’ютер), Повідомлення можна подати в паперовій формі та додати до неї копію в електронній формі на будь-якому носії (флешка, диск тощо).

Після подання Повідомлення в ДПС інформація про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб. Норма про внесення до вказаних реєстрів інформації про прийняття працівника на роботу, що міститься у Повідомленні, була і раніше в абзаці п’ятому постановляючої частини Постанови № 413, але тепер до вказаних реєстрів буде вноситися також інформація з Повідомлення про укладення гіг-контрактів резидентом Дія Сіті з гіг-спеціалістами, які є застрахованими особами (як і працівники). Це є дуже важливим, оскільки й протягом 2022 року страхувальники мають подавати Податковий розрахунок за звітний квартал, а не за місяць, тому інформація про прийняття працівників на роботу / укладення гіг-контрактів з додатка Д5 до Податкового розрахунку потраплятиме до реєстру застрахованих осіб лише після закінчення кварталу. Після технічної реалізації вищенаведеної норми саме з Повідомлення до реєстру застрахованих осіб буде вноситися інформація про початок трудових відносин (початок дії гіг-контракту) у застрахованої особи, що спростить формування листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності з подальшим їх направленням до особистих кабінетів страхувальників (роботодавців) на порталі Пенсійного фонду України.

Нововведення у формі Повідомлення

Постановою № 1392 в новій редакції викладено додаток до Постанови № 413 — форму Повідомлення, яке отримало нову назву «Повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту».²

В новій формі Повідомлення збільшено кількість реквізитів, змінено їхню нумерацію та розширено назву деяких з них. Відтепер Повідомлення має верхню частину у вигляді таблиці, що включає три горизонтальні реквізити (рядки):

1. Тип повідомлення: початкове, скасовуюче.

2. Код згідно з ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) або серія (за наявності) та номер паспорта (останні зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті).

3. Найменування / прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) страхувальника.

Середня частина Повідомлення у вигляді таблиці тепер має вісім (раніше було — сім) вертикальних реквізитів (граф):

4. Порядковий номер.

5. Категорія особи (в цьому реквізиті тепер зазначаються такі категорії особи: 1 – наймані працівники за основним місцем роботи (раніше було — наймані працівники з трудовою книжкою); 2 – працівники за сумісництвом (раніше було — наймані працівники без трудової книжки); 3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів).

6. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (останні зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті).

7. Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) (цей номер, який складається з 13 цифр, розділених дефісом (8 цифр (дата, місяць, рік народження) + 5 цифр), зазначається лише для громадян, які мають паспорт у вигляді ID-картки, оскільки на ньому вказується такий унікальний номер).

8. Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи.

9. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту.

10. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту.

11. Дата початку роботи / початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом.

В нижній частині Повідомлення (під таблицею) заповнюються три реквізити:

12. Дата формування повідомлення у страхувальника.

13. Керівник (уповноважена особа) — зазначаються реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (останні зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті), власне ім’я та прізвище (ім’я має велику тільки першу літеру, а прізвище – всі великі літери, що передбачено ДСТУ 4163:2020).

14. Головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку) — зазначаються реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (останні зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті), власне ім’я та прізвище (ім’я має велику тільки першу літеру, а прізвище – всі великі літери, що передбачено ДСТУ 4163:2020).

Враховуючи вищевикладене, починаючи з 05 січня 2022 року, роботодавець має направляти Повідомлення до ДПС за новою формою із заповненням всіх вищезазначених реквізитів (реквізит 7 заповнюється лише для громадян, які мають паспорт у вигляді ID-картки, на якій зазначено унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі).

Звертаємо увагу, що в переліку категорій осіб, які зазначаються у графі 5 «Категорія особи» і які деталізовано у виносці до цієї графи, з’явилися нові категорії осіб «3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом» та «4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів».

З категорією особи 3 все зрозуміло — вона зазначається по гіг-спеціалістах, з якими резидент Дія Сіті укладає гіг-контракт.

З категорією особи 4 ситуація незрозуміла, оскільки термін «працівники на підставі цивільно-правових договорів» відсутній в законодавстві, до того ж він абсурдний. Нагадаємо, що працівниками вважаються фізичні особи, які працюють виключно за трудовими договорами (ч. перша ст. 21, ч. четверта ст. 24 КЗпП). Фізичні особи, які виконують роботи чи надають послуги на підставі цивільно-правових договорів (далі — ЦПД), не є працівниками, а є підрядниками або виконавцями (статті 837, 901 Цивільного кодексу України; далі — ЦКУ). Безумовно працівники можуть працювати в одного роботодавця за трудовим договором і одночасно як фізичні особи виконувати для нього роботи (надавати послуги) за ЦПД. Однак ані в законодавстві (зокрема, в КЗпП, ЦКУ), ані в постановляючій частині Постанови № 413 немає норми, що роботодавці (замовники) повинні подавати Повідомлення про укладення з працівниками як з фізичними особами ЦПД на виконання робіт (надання послуг). В постановляючій частині Постанови № 413 зазначено, що Повідомлення подається лише «про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту». Тому, вважаємо, що немає підстав подавати Повідомлення про укладення з фізичною особою ЦПД на виконання робіт (надання послуг), якщо така фізична особа не є гіг-спеціалістом або фахівцем, з якими резидент Дія Сіті укладає ЦПД.

Зважаючи на некоректність терміну «працівники на підставі цивільно-правових договорів», а також на те, що зміни до Постанови № 413 вносилися здебільшого через набрання чинності Закону № 1667, яким встановлено особливий порядок відносин між сторонами, вважаємо, що з категорією особи 4 у графі 5 Повідомлення потрібно зазначати фахівця, з яким резидент Дія Сіті укладає ЦПД на виконання робіт (надання послуг). Про це повідомило також ГУ Держпраці в Одеській області на своєму сайті. Справа в тому, що у статті 1 Закону № 1667 наведено термін «фахівець» (див. вище), з якого випливає, що резидент Дія Сіті може залучати фахівців (працівників, гіг-спеціалістів, фізичних осіб, в тому числі фізосіб-підприємців) на підставі іншого цивільно-правового чи господарсько-правового договору про виконання робіт (надання послуг) у межах здійснення видів діяльності, передбачених частиною 4 статті 5 Закону № 1667.

Що стосується гіг-контракту, який є цивільно-правовим договором (див. вище) і повинен мати номер і дату, то при його укладенні наказ роботодавцем (резидентом Дія Сіті) не видається. Вважаємо, що номер і дату укладення гіг-контракту потрібно відображати відповідно в реквізитах 9 і 10 по аналогії із зазначенням в цих реквізитах номера і дати наказу про прийняття працівника на роботу.

Стосовно відповідальності, нагадуємо, що за неподання (несвоєчасне подання) повідомлення про прийняття працівника на роботу як за порушення інших вимог законодавства про працю на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (абз. дев’ятий ч. другої ст. 265 КЗпП).

Зауважимо, що згідно з частиною третьою статті 3 КЗпП дія цього Кодексу та законодавства про працю не поширюється на відносини між гіг-спеціалістами та резидентами Дія Сіті, визначені Законом № 1667.

Відповідно до частини сьомої статті 235 КЗпП за відсутності підтверджень, що резидент Дія Сіті ввів фізичну особу в оману щодо правової природи гіг-контракту, вчиненого з нею згідно із Законом № 1667, його укладення та/або виконання не може вважатися вступом у трудові відносини та/або виконанням роботи без укладення трудового договору (контракту).

Крім того, частиною одинадцятою статті 265 КЗпП встановлено, що не вважається фактичним допуском до роботи без оформлення трудового договору (контракту) та не тягне відповідальність у вигляді штрафу, передбачену КЗпП, укладення гіг-контракту у порядку та на умовах, передбачених Законом № 1667.

Таким чином, вищенаведений штраф, передбачений абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП (у розмірі мінімальної заробітної плати), не накладається на роботодавця – резидента Дія Сіті за неподання (несвоєчасне подання) повідомлення про укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом. Крім того, законодавством не передбачено штрафних санкцій за неподання повідомлення в разі укладення з фізичною особою ЦПД на виконання робіт (надання послуг).

Посадові особи, винні у неподанні (несвоєчасному поданні) повідомлення про прийняття працівника на роботу, притягуються до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Що стосується всіх інших (зокрема, часових) аспектів подання Повідомлення, то про них докладно йшлося в статті одного з попередніх номерів журналу.³

У разі виявлення помилок у вже поданому Повідомленні (зокрема, у вигляді неправильного зазначення даних працівника у графах 5, 6, 7 і 8, реквізитів наказу (розпорядження) про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту в графах 9 і 10, дати початку роботи / виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом у графі 11) для їх виправлення необхідно подати до ДПС два Повідомлення: перше — з типом «скасовуюче», в якому повторюються помилкові дані; друге — з типом «початкове», в якому зазначаються правильні дані. При цьому якщо в початковому Повідомленні наводилась інформація по декількох працівниках, прийнятих на роботу, а помилки були допущені лише по одному з них, то в Повідомленні з типом «скасовуюче» і Повідомленні з типом «початкове» вказується інформація (помилкові і правильні дані) тільки по цьому (одному) працівнику (по всім іншим працівникам інформація не повторюється).⁴

Якщо з працівником було укладено трудовий договір, видано наказ про його прийняття на роботу, по ньому направлено Повідомлення до ДПС, але в узгоджену дату працівник на роботу не вийшов, а потім повідомив, що він на підприємстві працювати не буде, внаслідок чого анулюється його прийняття на роботу з виданням наказу про скасування наказу про прийняття на роботу цього працівника, то для анулювання інформації, зазначеної в раніше поданому Повідомленні, необхідно подати до ДПС Повідомлення з типом «скасовуюче», в якому повторюється раніше подана інформація.⁴

Строки подання Повідомлення з типом «скасовуюче» законодавством не встановлені, а штраф за подання такого Повідомлення не передбачений.⁴