Тимчасове замісництво

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи (посада), може здійснюватися як без увільнення, так і з увільненням працівника від своїх основних трудових обов’язків.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без увільнення працівника від основної роботи — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли працівник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Такий вид додаткової роботи доручається, як правило, в тих випадках, коли додаткові обов’язки виконуються не по вищій (керівній) посаді, а в межах однорідних посад (професій).¹

Виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника з увільненням від своїх основних обов’язків вважається тимчасовим замісництвом.

Трудовим законодавством України тимчасове замісництво практично не регулюється. У той же час постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 № 1545-XII визначено, що до прийняття відповідних актів законодавства України застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України.

Нормативним актом законодавства СРСР, яким регламентується порядок тимчасового замісництва, є роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати і Секретаріату Всесоюзної Центральної Ради професійних спілок «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.1965 № 30/39 (далі — Роз’яснення № 30/39), затверджене постановою зазначених державних органів від 29.12.1965 № 820/39. Роз’яснення № 30/39 є чинним в Україні в частині, що не суперечить вітчизняному законодавству, зокрема, нормам Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).²

Виходячи з практики оформлення трудових відносин в Україні та відповідно до пункту 1 Роз’яснення № 30/39 тимчасовим замісництвом є виконання службових обов’язків тимчасово відсутнього працівника за вищою посадою, коли це викликано виробничою необхідністю.

Тимчасове замісництво можливе при відсутності працівника у зв’язку з хворобою, в період його перебування у щорічній відпустці, відпустці у зв’язку з навчанням, у відрядженні, під час виконання державних або громадських обов’язків тощо.³ Тобто тимчасове замісництво можливе за посадою, яка не є вакантною, коли за тимчасово відсутнім працівником відповідно до чинного законодавства зберігається місце роботи (посада).

Призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається. За вакантною посадою призначення працівника виконуючим обов’язки можливе лише тоді, коли призначення на цю посаду здійснюється вищим органом управління (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Під тимчасовим замісництвом розуміється також виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника (в т. ч. за посадою тимчасово відсутнього керівника), коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з організаційно-розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство).

Тимчасове замісництво за більш відповідальною (керівною) посадою є одним із способів перевірки на практиці потенційних можливостей працівників для включення їх до резерву на висунення. Тобто мова йде про замісництво керівників усіх рівнів — підприємств, виробництв, цехів, підрозділів, відділів.⁴ При цьому тимчасовий замісник призначається «тимчасово виконуючим обов’язки».²

Працівник, який тимчасово заміщає відсутнього працівника (керівника), на період замісництва повністю увільняється від виконання обов’язків, обумовлених трудовим договором за основним місцем роботи, і виконує обов’язки тільки тимчасово відсутнього працівника на період його відсутності.⁵

Враховуючи, що у керівника будь-якого рівня велике коло обов’язків, в тому числі підвищена відповідальність, то при тимчасовій відсутності керівника доручати виконання його обов’язків іншому працівникові необхідно тільки шляхом введення для нього тимчасового замісництва, коли він повністю увільняється від виконання обов’язків по своїй основній роботі.

Введення тимчасового замісництва

Оскільки тимчасовий замісник увільняється від виконання своєї основної роботи і починає виконувати обов’язки за іншою посадою, при введенні тимчасового замісництва необхідно дотримуватися норми статті 33 КЗпП, згідно з якою тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається лише за його згодою.⁵

Тимчасове замісництво за посадою відсутнього працівника (керівника) покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) керівника (актом вищого органу) (п. 1 Роз’яснення № 30/39). У наказі керівника (акті вищого органу) необхідно вказати тривалість (дату початку і закінчення) тимчасового замісництва, особливості виконання обов’язків по заміщуваній посаді (при необхідності визначаються повноваження, функціональні обов’язки тимчасового замісника) та порядок оплати такої роботи. Якщо тривалість тимчасового замісництва встановити заздалегідь неможливо, то в наказі моментом припинення замісництва можна визначити конкретну подію (наприклад, закінчення відпустки, хвороби, відрядження, виконання державних обов’язків тощо).

Наказ про введення тимчасового замісництва може бути таким:

Підпис особи, якій доручається тимчасове замісництво, в наказі в полі «З наказом ознайомлений» (бажано додати також текст «і не заперечую») є свідченням її згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (керівника) на умовах тимчасового замісництва.

Звертаємо увагу на те, що тимчасове замісництво передбачає точне визначення кола обов’язків, які повинен буде виконувати працівник за новою (керівною) посадою. Оскільки на підприємствах для кожної посади, передбаченої штатним розписом, повинна розроблятися посадова інструкція, то працівник, якому доручається нова робота, зобов’язаний буде виконувати всі трудові обов’язки, визначені такою інструкцією для посади, яку він буде тимчасово обіймати. Якщо посадової інструкції для певної посади на підприємстві з якихось причин немає, то повний перелік обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника (керівника), які буде зобов’язаний виконувати тимчасовий замісник, можна привести в додатку до наказу про введення тимчасового замісництва. До того ж слід враховувати, що у тимчасового замісника повинна бути відповідна професійна підготовка для якісного виконання нової роботи.

Категорії (назви посад) працівників, на яких може бути покладено тимчасове замісництво, підприємства можуть встановити в колективному договорі. Як правило, виконання обов’язків керівників усіх рівнів під час їхньої тимчасової відсутності на умовах тимчасового замісництва покладається на їхніх (перших) заступників (помічників).

У разі тимчасової відсутності керівника його тимчасовий замісник повинен виконувати повноваження керівника (організаційно-розпорядчі та/або консультативно-дорадчі та/або адміністративно-господарські функції), покладені на керівника відповідно до нормативно-правових актів, установчих документів, що регулюють діяльність державного органу, установи, підприємства.

Оскільки тимчасове замісництво часто практикується при тимчасовій відсутності керівника (директора) підприємства, то для правильного документального оформлення делегування його повноважень іншій особі, що може вплинути на визначення його правоздатності виконувати ті чи інші посадові обов’язки відсутнього керівника, необхідно враховувати наступне.

Якщо керівник підприємства наділений повноваженнями самостійно призначати тимчасового замісника на період своєї тимчасової відсутності, то він має право видати наказ про доручення виконувати свої обов’язки штатному заступнику (за його відсутності — будь-якій іншій посадовій особі підприємства) на умовах тимчасового замісництва, якщо, звичайно, заступник керівника не зобов’язаний виконувати ці обов’язки на підставі своєї посадової інструкції.

Якщо повноважень на самостійне призначення тимчасового замісника на період своєї тимчасової відсутності у керівника (директора) підприємства немає, а його призначення на посаду оформлялося зборами учасників товариства (далі — засновники) або засіданням наглядової ради товариства з оформленням відповідного протоколу (рішення), і керівник (директор) підприємства здійснює свої повноваження на підставі довіреності, виданої засновниками (наглядовою радою), то він повинен повідомити засновників (голову наглядової ради) про майбутню свою тимчасову відсутність (вибуття у відпустку, відрядження тощо). У цій ситуації засновникам (наглядовій раді) для призначення особи тимчасово виконуючим обов’язки керівника (директора) підприємства на умовах тимчасового замісництва необхідно провести збори засновників (засідання наглядової ради) та оформити відповідний протокол (рішення) з видачею довіреності тимчасовому заміснику. У такому протоколі (рішенні) тимчасовий замісник повинен поставити свій підпис, який буде свідчити про його згоду на тимчасове виконання обов’язків керівника (директора) підприємства. Зазначений протокол зборів засновників (рішення наглядової ради, наказ про призначення тимчасового замісника, довіреність) необхідний для надання тимчасовому заміснику права підпису звітності, що подається підприємством до державних органів, різних кадрових і фінансових документів, а також договорів з постачальниками і покупцями від імені підприємства.

При відсутності керівника підприємства на робочому місці з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, хвороба тощо) податкова, фінансова та інша звітність може бути підписана особою, уповноваженою установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності.

Оскільки згідно з пунктами 48.5–48.6 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) податкова звітність (декларація, розрахунок) юридичних осіб повинна бути підписана керівником або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання звітності, то під час відсутності керівника юридичної особи на робочому місці з об’єктивних причин (відрядження, відпустка, хвороба тощо) податкова звітність може бути підписана особою, уповноваженою засновниками або установчими документами підприємства виконувати обов’язки керівника на час його відсутності за умови, що відсутність керівника підтверджена відповідними документами (наприклад, наказ про відпустку, відрядження тощо).

У разі тимчасової відсутності керівника підприємства або головного бухгалтера перед поданням податкової звітності до податкового органу має бути подана інформація, що визначає осіб, які виконують їхні обов’язки в цей період. По особі, яка замінює тимчасово відсутнього керівника підприємства або головного бухгалтера, підприємством до податкового органу подається заява за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» або «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁶ Ця заява може бути подана до податкового органу засобами електронного зв’язку в електронній формі (п.п. 9.2, 9.3 р. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 № 462).

Що стосується надання іншим особам права підпису податкової звітності (декларацій, розрахунків), яка подається в електронному вигляді, то згідно з абзацом другим підпункту 48.5.1 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.

Відповідно до пункту 3 розділу ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, у редакції наказу від 01.06.2020 № 261 (далі — Порядок № 557), для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор електронного документа повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.

Пунктом 4 розділу ІІІ Порядку № 557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — кваліфікований електронний підпис керівника і останньою — печатка (за наявності).

Враховуючи вищезазначене, у разі тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).

При тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) директора (керівника) підприємства на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфіковані електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим (податковим) органом, у такому порядку:

– першим — головного бухгалтера;

– другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;

– третім — печатка (за наявності).⁷

Таким чином, для того щоб тимчасовий замісник керівника підприємства або головного бухгалтера міг підписати податкову звітність, що подається в електронному вигляді, йому необхідно отримати як посадовій особі підприємства кваліфікований електронний підпис, про що направляється Повідомлення до податкового органу. Кваліфікований електронний підпис отримується тимчасовим замісником і податкова звітність в електронному вигляді подається з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги», а також з дотриманням положень Порядку № 557.

Якщо єдиний засновник підприємства (фізична особа) є директором підприємства, або найманий директор наділений правом самостійно приймати рішення про делегування своїх повноважень на період тимчасової відсутності, то про призначення тимчасового замісника видається наказ, який може містити, зокрема, норму про передачу тимчасовому заміснику права підпису необхідних документів (кадрових, фінансових тощо).

Основна частина наказу керівника підприємства про введення тимчасового замісництва на період його тимчасової відсутності може мати такий текст:

 «1. Убуваю у щорічну основну відпустку з 18.10.2021 по 10.11.2021 за робочий рік з 15.02.2021 по 14.02.2022.

2. Доручаю на час моєї відсутності з 18.10.2021 по 10.11.2021 виконувати обов’язки за посадою директора на умовах тимчасового замісництва Карпову Володимиру Юрійовичу, заступнику директора, з правом підпису всіх документів».

При тимчасовій відсутності керівник підприємства може делегувати право підпису документів відразу декільком посадовим особам залежно від виду таких документів і розподілу функціональних обов’язків на підприємстві.

Наприклад, правом підписувати фінансові документи може бути наділений фінансовий директор (начальник фінансового відділу), організаційних документів — виконавчий директор, кадрових документів — начальник відділу кадрів, технічної документації — головний інженер.

Якщо тимчасова відсутність директора підприємства має нетривалий характер, то він може і не наділяти тимчасового замісника правом підпису документів.

При введенні тимчасового замісництва зміни (доповнення) до трудового договору, укладеного з тимчасовим замісником за основною роботою, і записи до його трудової книжки (на вимогу працівника) не вносяться, оскільки така робота виконується тимчасово і не вважається переведенням на постійну роботу.

Введення тимчасового замісництва за вакантною посадою

Оскільки, як зазначалося вище, тимчасове замісництво за вакантною посадою можливе лише у разі, коли призначення на цю посаду здійснюється вищим органом управління, то керівник підприємства після прийняття працівника на вакантну посаду (наприклад, керівника структурного підрозділу) зобов’язаний подати до вищого органу управління документи для його призначення на цю посаду. Зазначений орган повинен розглянути питання призначення на посаду та повідомити керівника про результати (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

У разі незатвердження на посаді працівника, прийнятого керівником не з числа працівників даного підприємства, йому повинна бути запропонована інша робота з урахуванням кваліфікації, досвіду роботи. При відсутності відповідної роботи або відмови від пропозиції працівника звільняють за статтею 7 КЗпП. Якщо не затверджено працівника, висунутого на керівну посаду з числа резерву даного підприємства, йому повинна бути надана робота по кваліфікації і оплаті не нижче тієї, яку він виконував до призначення на нову посаду (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

На практиці наведена норма діє таким чином: якщо на підприємстві є вакантна посада, наприклад, начальника економічного відділу, і на цю посаду призначений тимчасово виконуючим обов’язки працівник, який обіймає посаду економіста, то, як правило, протягом не більше 2 місяців з дня такого призначення (місяць — на подання документів керівником підприємства до вищого органу управління і місяць — на їхній розгляд вищим органом) вирішується питання про його затвердження.

Слід зазначити, що окремими нормативно-правовими актами (здебільшого для державних органів) можуть бути встановлені особливості призначення деяких категорій працівників на вакантні керівні посади або виконуючими обов’язки за певними посадами.

Скасування тимчасового замісництва

Оскільки період, на який вводиться тимчасове замісництво, зазвичай вказується в наказі керівника (акті вищого органу), то скасування тимчасового замісництва здійснюється без попереднього повідомлення тимчасового замісника і видання наказу.

Якщо тимчасовий замісник до закінчення терміну покладання на нього нових посадових обов’язків з якихось причин не може (не хоче) надалі виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (керівника), він може подати керівнику підприємства (засновнику, наглядовій раді) заяву з проханням увільнити його від виконання таких обов’язків з подальшим переведенням на колишнє (основне) місце роботи. Така заява працівника є підставою для видання керівником підприємства наказу про скасування тимчасового замісництва.

Оплата праці при тимчасовому замісництві

Крім посадового окладу за основною посадою, тимчасовому заміснику виплачується різниця між посадовим окладом працівника, якого заміщують (без персональної надбавки), і посадовим окладом за основною посадою за умови, що працівник, який заміщує, не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (за відсутності посади заступника). У випадках, коли у керівника є кілька помічників, то штатним заступником вважається перший, старший помічник. Головний інженер підприємства в період тимчасового заміщення відсутнього керівника не має права на отримання різниці в окладах (п. 1 Роз’яснення № 30/39).⁸

З наведених норм Роз’яснення № 30/39 випливає, що якщо керівник підприємства (структурного підрозділу) тимчасово відсутній, то його штатним заступникам або першим помічникам (за відсутності посади заступника), які виконують обов’язки керівника, різниця між посадовим окладом керівника, якого заміщують, та посадовим окладом за основною посадою не виплачується.

Як роз’яснило Мінсоцполітики⁹, у разі, коли відповідно до посадової (робочої) інструкції працівник в період відсутності керівника повинен виконувати його функції, то йому різниця в окладах не виплачується, і саме цей працівник повинен призначатися «тимчасово виконуючим обов’язки». Якщо ж ці функції не передбачені його посадовою (робочою) інструкцією, а працівник наказом (розпорядженням) по підприємству призначений «тимчасово виконуючим обов’язки», то йому виплачується різниця в окладах.

Водночас чинним законодавством госпрозрахунковим підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників. Так, згідно зі статтею 97 КЗпП і статтею 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР умови запровадження та розміри доплат, інших компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.

Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії (ст. 13 КЗпП, ст. 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 № 3356-XII).

Таким чином, госпрозрахункові підприємства в колективному договорі можуть встановити, що при наявності фінансових можливостей в разі тимчасової відсутності керівника підприємства (структурного підрозділу) і штатним заступникам, і помічникам керівника виплачується різниця в окладах на період виконання ними обов’язків тимчасово відсутнього керівника на умовах тимчасового замісництва.¹⁰

Крім різниці в окладах, тимчасовому заміснику може бути нарахована премія. Преміюються тимчасові замісники на умовах і в розмірах, встановлених за посадою працівника, якого заміщують. При цьому премія нараховується на посадовий оклад працівника, який заміщує, і на різницю в окладах, тобто фактично премія нараховується на оклад працівника, якого тимчасово заміщують¹¹ (див. приклад 1 нижче).

Наприклад, якщо за посадою тимчасово відсутнього керівника передбачено нарахування виробничої премії в розмірі 20% посадового окладу, а за основною посадою працівника — в розмірі 10% посадового окладу, то тимчасовому заміснику премія нараховується в розмірі 20% посадового окладу керівника.

Доплати і надбавки, які були встановлені працівнику, тимчасово виконуючому обов’язки за більш відповідальною (керівною) посадою, виплачуються в розмірі, в якому вони виплачувалися йому до призначення тимчасовим замісником.¹¹

Звертаємо увагу на те, що в разі, коли керівник підприємства (структурного підрозділу) раптово захворів і був відсутній деякий час на роботі через хворобу, а його обов’язки фактично виконував інший працівник (наприклад, заступник), але документально тимчасове замісництво оформлено не було (не видавався наказ про введення тимчасового замісництва та його оплату), то немає підстав для нарахування працівникові різниці в окладах за фактично виконану додаткову роботу.

У разі призначення працівника, в тому числі штатного заступника (помічника) або головного інженера, виконуючим обов’язки керівника за вакантною посадою (тобто коли таке призначення здійснюється за рішенням вищого органу управління) оплата праці працівника здійснюється на умовах, передбачених для цієї (вакантної) посади (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Згідно з підпунктом «г» пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268, керівникам державних органів, на яких поширюється дія цієї постанови, надано право у межах затвердженого фонду оплати праці встановлювати спеціалістам і службовцям (крім заступників керівників органів виконавчої влади, прокуратури, судів та інших органів, керівників структурних підрозділів та їх заступників) доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу у розмірі різниці між фактичним посадовим окладом тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу (без урахування надбавок та доплати) і посадовим окладом працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника або заступника керівника структурного підрозділу, у разі, коли працівник, що виконує обов’язки тимчасово відсутнього керівника структурного підрозділу, не є його заступником.

ПРИКЛАД 1

Нарахування заробітної плати працівнику, який тимчасово заміщує начальника структурного підрозділу

На підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю працівник обіймає посаду юриста в юридичному відділі. Його оклад становить 10 000 грн. Цей працівник згідно з наказом керівника підприємства в порядку тимчасового замісництва в період з 11.10.2021 по 23.10.2021 виконував обов’язки начальника юридичного відділу, який був відсутній на роботі у зв’язку з хворобою. Посадовий оклад начальника юридичного відділу становить 12 000 грн. Колективним договором за тимчасове замісництво передбачена виплата різниці в окладах за посадою працівника, якого заміщують, і основною посадою. За посадою начальника юридичного відділу передбачена щомісячна премія у розмірі 30% окладу пропорційно відпрацьованому часу. За основною посадою працівника (юриста) щомісячна премія виплачується в розмірі 25% окладу пропорційно відпрацьованому часу.

За графіком роботи підприємства в жовтні 20 робочих днів (далі — р. д.). З них працівник як тимчасовий замісник на посаді начальника юридичного відділу в період з 11.10.2021 по 23.10.2021 відпрацював 9 днів (далі — відпрац. д.), а за своєю основною посадою — 11 днів в періоди з 01.10.2021 по 10.10.2021 та з 24.10.2021 по 31.10.2021.

За роботу в жовтні 2021 року працівнику мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за основною посадою — 10 000 грн.;

– доплата за тимчасове замісництво (різниця в окладах) пропорційно відпрацьованому часу:

(12 000 грн. – 10 000 грн.) : 20 р. д. х 9 відпрац. д. = 900 грн.

– премія за період роботи тимчасовим замісником:

(12 000 грн. х 30%) : 20 р. д. х 9 відпрац. д. = 1620 грн.

– премія за період роботи за своєю основною посадою:

(10 000 грн. х 25%) : 20 р. д. х 11 відпрац. д. = 1375 грн.

Загальна заробітна плата працівника в жовтні 2021 року:

10 000 + 900 + 1620 + 1375 = 13 895 грн.

ПРИКЛАД 2

Нарахування заробітної плати працівнику, який тимчасово заміщує керівника підприємства

На підприємстві з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю директор підприємства має оклад 30 000 грн. В період з 04.10.2021 по 28.10.2021 директор перебував у щорічній основній відпустці, тому згідно з рішенням зборів засновників, оформленим протоколом, обов’язки директора підприємства виконував фінансовий директор з доплатою різниці в окладах. Оклад фінансового директора становить 25 000 грн.

У жовтні за графіком роботи підприємства 20 робочих днів (далі — р. д.), з яких працівник як тимчасовий замісник на посаді директора підприємства в період з 04.10.2021 по 28.10.2021 відпрацював 18 днів (далі — відпрац. д.), а по своїй основній посаді має 2 відпрац. д. — 01.10.2021 та 29.10.2021.

За роботу в жовтні 2021 року працівнику мають бути нараховані:

– заробітна плата в розмірі окладу за основною посадою — 25 000 грн.;

– доплата за тимчасове замісництво (різниця в окладах) пропорційно відпрацьованому часу:

(30 000 грн. – 25 000 грн.) : 20 р. д. х 18 відпрац. д. = 4500 грн.

Загальна заробітна плата працівника в жовтні 2021 року:

25 000 + 4500 = 29 500 грн.

___________________________________________________________________________

Індексація та оподаткування доплати за тимчасове замісництво

Оскільки при тимчасовому замісництві фактично виконуються обов’язки тимчасово відсутнього працівника, то виплачувана тимчасовому заміснику різниця між посадовим окладом працівника, якого заміщують, і його посадовим окладом за основною посадою по суті є доплатою за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Отже, оскільки доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (різниця в окладах) є тимчасовою (не постійною) виплатою, сума такої доплати не підлягає індексації. Відповідно, сума збільшення вказаної доплати (різниці в окладах) не включається до загальної суми підвищення доходу, яка порівнюється із сумою індексації, що склалася в місяці підвищення окладів.¹²

Згідно з підпунктом 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника належить до фонду додаткової заробітної плати фонду оплати праці, тобто є заробітною платою.

Враховуючи вищевикладене, із суми зазначеної доплати (різниці в окладах) як складової заробітної плати в загальному порядку утримуються податок на доходи фізичних осіб і військовий збір, а також на цю суму нараховується єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ).

Врахування доплати за тимчасове замісництво
при розрахунку середньої заробітної плати

Виходячи з норм пункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266, при нарахуванні страхових виплат («лікарняні», «декретні» тощо), враховуються всі виплати, з яких сплачується ЄСВ.

Оскільки з доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (різниці в окладах) сплачується ЄСВ, то така виплата враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування страхових виплат.

Виходячи з норм підпункту «а» пункту 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100), різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками, враховується при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження, тобто для нарахування всіх виплат, які розраховуються відповідно до Порядку № 100 (відпускні, середній заробіток за час відрядження, виконання державних і громадських обов’язків, вимушеного прогулу, вихідна допомога тощо).¹³