Використання працівником корпоративної та особистої платіжних карток при розрахунках для потреб підприємства

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.¹

Надання роботодавцем коштів працівникам у вигляді авансу на відрядження може бути здійснено як готівкою, так і безготівковим способом шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників.

Так, згідно з пунктом 5 постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98) та пунктом 4 розділу І «Загальні положення» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами як аванс для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку з відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної карти; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банку-емітента платіжної картки (абз. п’ятий п. 4 р. І Інструкції № 59).

Оскільки норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 поширюються тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи), госпрозрахункові підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ (наприклад, Положення про відрядження), що визначає порядок надання коштів працівникам, які направляються у відрядження, в тому числі передбачити можливість використання таких коштів із застосуванням корпоративної або особистої платіжних карток.

Надання працівникам, які відряджаються, коштів шляхом їх перерахування на корпоративний рахунок підприємства або особисті рахунки працівників вигідно підприємству, оскільки виключає витрати, пов’язані із зняттям готівки в банку (становлять 0,5–2% суми, що знімається), скорочує час надання зазначених коштів (не потрібно відвідувати банк), спрощує роботу бухгалтерії (зменшується кількість звітних документів, пов’язаних з наданням працівникам підзвітних сум) та спрощує працівникам розрахунки у відрядженні. Крім того, при направленні працівників у відрядження за кордон підприємству не потрібно купувати валюту конкретної країни (зняття готівки або оплата в безготівковій формі витрат за кордоном з «карткового» рахунку можуть бути здійснені у валюті країни відрядження за встановленим курсом або крос-курсом), а працівникові не потрібно декларувати митному органу суму, що вивозиться (наявну на поточному рахунку), та підтверджувати документальне зняття готівки з рахунків у банках на суму, яка перевищує в еквіваленті 10 000 євро (якщо сума валюти, що вивозиться, перевищує цей еквівалент).

Отримання платіжних карток в банку

Порядок відкриття та закриття надавачами платіжних послуг (далі — банки) рахунків користувачам (клієнтам), здійснення платіжних операцій за окремими рахунками користувачів регулює Інструкція про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затверджена постановою Правління Національного банку України (далі — НБУ) від 29.07.2022 № 162 (далі — Інструкція № 162).

Порядок відкриття поточних рахунків суб’єктам господарювання, якими є юридичні особи – резиденти та фізичні особи – підприємці (далі — СГ), визначено в розділі ІІ Інструкції № 162, а порядок відкриття поточних рахунків фізичним особам для власних потреб (в тому числі порядок відкриття роботодавцем своїм працівникам поточних рахунків для перерахування на них заробітної плати) визначено в розділі V Інструкції № 162.

Після відкриття СГ або фізичній особі поточного рахунку, яке здійснюється шляхом укладення договору банківського рахунку, банк виготовляє і видає довіреній особі СГ або фізичній особі платіжний інструмент.

Відповідно до пункту 63 частини 1 статті 1 Закону України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX (далі — Закон № 1591) платіжний інструмент — персоналізований засіб, пристрій та/або набір процедур, що відповідають вимогам законодавства та погоджені користувачем і надавачем платіжних послуг для надання платіжної інструкції. До платіжних інструментів належать: 1) прямий дебет; 2) кредитовий трансфер; 3) електронні платіжні засоби (ст. 34 Закону № 1591).

Електронний платіжний засіб (далі — ЕПЗ) — платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом (п. 13 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591).

Платіжна картка (далі — ПК) — це ЕПЗ у вигляді пластикової чи іншого виду картки (п. 56 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591).

Банк, який надає послугу емісії платіжних інструментів та має право на надання такої послуги, тобто здійснює емісію (випуск, надання) платіжних інструментів (ЕПЗ, ПК), є емітентом платіжних інструментів (далі — емітент) (п. 17 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591). Загальні вимоги до емісії банками платіжних інструментів і порядок здійснення операцій з платіжними інструментами встановлені Положенням про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164 (далі — Положення № 164).

Згідно зі статтею 38 Закону № 1591 та розділом ІІ Положення № 164 емісія/надання користувачу платіжного інструменту здійснюється емітентом на підставі договору, укладеного між емітентом та користувачем.

Емітент (банк) має право надавати користувачам для ініціювання платіжних та/або інших операцій такі платіжні інструменти:

1) для власних потреб фізичних осіб — особисті платіжні інструменти (далі — ОПІ);

2) для потреб господарської/підприємницької/незалежної професійної діяльності — корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти (далі — К(Б)ПІ).

Платіжний інструмент (далі — ПІ) може існувати в будь-якій формі, на будь-якому носії, що дає змогу зберігати інформацію, потрібну для ініціювання платіжної операції. Емітент визначає вид ПІ, тип його носія даних (магнітна смуга, мікросхема, чип контактний/безконтактний), реквізити, що наносяться на нього в графічному вигляді.

ПІ містить унікальний ідентифікатор — комбінацію літер, цифр, символів або знаків, що надається користувачу банком та дає змогу однозначно ідентифікувати користувача та/або його рахунок для цілей виконання платіжної операції (п. 90 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591).

Кожна ПК (ЕПЗ, ПІ) має (на неї нанесено) номер (16 цифр), граничну дату дії (місяць і рік), CVV/CVC код (3 цифри), ім’я та прізвище користувача (фізичної особи — для ОПІ, посадової особи СГ — для К(Б)ПІ), віртуальний персональний ідентифікаційний номер (4 цифри, далі — ПІН), який має ПІН-код) та іншу інформацію.

Емітент має право надати ПІ користувачу у власність або в користування на умовах та в порядку, визначених договором. Емітент перед укладенням договору зобов’язаний ознайомити користувача з умовами договору, тарифами на обслуговування ПІ та правилами користування ПІ.

Емітент (банк) зобов’язаний надати користувачу в спосіб, визначений емітентом та користувачем, примірники:

1) договору, що дає змогу встановити дату його укладення;

2) правил користування ПІ;

3) тарифів на обслуговування ПІ, що діяли на дату укладення договору.

Емітент має право надавати користувачу примірники правил і тарифів за допомогою технічних засобів електронних комунікацій (в цьому випадку обов’язково зазначається дата їх відправлення).

Перелік інформації, яка відображається в договорі, наведено в пункті 28 розділу II Положення № 164. Емітент (банк) зобов’язаний зазначити в договорі такі умови, зокрема:

– вид ПІ, порядок надання в користування або передавання у власність ПІ;

– перелік платіжних та інших операцій, які користувач має право здійснювати з використанням ПІ, правила та максимальний строк їх виконання;

– розміри гарантійного забезпечення та незнижуваного залишку коштів на рахунку;

– порядок визначення курсу перерахунку іноземної валюти, що застосовується емітентом під час використання користувачем ПІ;

– порядок та терміни/строки розрахунків між користувачем і емітентом;

– підстави, за яких емітент має право списувати кошти з рахунку користувача;

– тарифи емітента на обслуговування операцій з використанням ПІ на дату укладення договору, порядок повідомлення користувача про їх зміну та отримання згоди та/або відмови користувача щодо такої зміни;

– інформацію про ліміти та/або обмеження за операціями з використанням ПІ, порядок їх зміни;

– право користувача на одержання інформації про операції, здійснені з використанням ПІ, інформації про операції за його рахунком, періодичність та порядок її отримання;

– підстави, за яких емітент має право зупинити платіжну операцію із зарахування коштів на рахунок користувача;

– право користувача зупинити/припинити використання ПІ за його зверненням;

– процедуру взаємодії між емітентом та користувачем на випадок шахрайства (підозри шахрайства) або загрози безпеці виконання платіжної операції;

– процедуру взаємодії між емітентом та користувачем у разі здійснення помилкових, неналежних платіжних операцій та порядок звернення користувача за відшкодуванням збитків, завданих йому в результаті проведених платіжних операцій;

– інформацію про строк дії договору, порядок внесення змін до договору, умови припинення договору;

– інформацію про механізм захисту прав користувача та порядок врегулювання спірних питань, що виникають під час використання користувачем ПІ;

– відповідальність емітента і користувача.

Умови договору не повинні містити вимоги про безумовну відповідальність користувача ПІ за неналежну платіжну операцію, за винятком, якщо доведено, що дії чи бездіяльність користувача призвели до втрати ПІ або індивідуальної облікової інформації (далі — ІОІ), розголошення ПІНу/ІОІ або іншої інформації, яка дає змогу ініціювати платіжну операцію з використанням ПІ.

Таким чином, після відкриття поточного рахунку банк видає його власнику (СГ, фізичній особі) ПІ (ЕПЗ, ПК), який «прив’язаний» до такого рахунку і за допомогою якого можна  використовувати кошти на цьому рахунку.

Використання коштів з поточних рахунків за допомогою платіжних карток

Здійснення операцій з поточних рахунків з використанням ПІ (ЕПЗ, ПК) регулюється статтею 38 Закону № 1591 та розділом V «Порядок здійснення операцій» (включає пункти 103–124 Положення № 164).

Згідно з пунктом 104 Положення № 164 держатель ПІ (далі — держатель), тобто фізична особа, яка на законних підставах використовує ПІ для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом, має право здійснювати платіжні та/або інші операції виключно з використанням персоналізованого ПІ чи його реквізитів відповідно до договору, укладеного з емітентом.

Держатель здійснює платіжні та/або інші операції за допомогою платіжного застосунку, який пропонується банком у порядку, визначеному в договорі з банком (п. 115 Положення № 164).

Платіжний застосунок — програмне забезпечення, що дає змогу користувачу ініціювати платіжну операцію (у т. ч. за допомогою ПІ) та/або здійснювати інші операції, передбачені договором з банком (пп. 23 п. 3 Положення № 164).

Згідно з пунктом 105 Положення № 164 держатель має право:

1) використовувати ОПІ та/або К(Б)ПІ для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом;

2) за допомогою К(Б)ПІ отримувати готівку в розмірах, установлених нормативно-правовими актами НБУ з питань ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Користувачу ПІ (СГ) заборонено використовувати К(Б)ПІ для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги (п. 106 Положення № 164).

Власник рахунку (СГ) самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати платіжні та/або інші операції за його рахунком з використанням К(Б)ПІ, та зобов’язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішніми документами та умовами договору з емітентом. Власник рахунку (СГ) несе відповідальність за використання К(Б)ПІ під час здійснення платіжних та/або інших операцій (п.п. 107, 108 Положення № 164).

Платіжна операція — дія, ініційована користувачем, із внесення, переказу або зняття коштів незалежно від правовідносин між платником і отримувачем, які є підставою для цього (п. 57 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591, пп. 24 п. 3 Положення № 164).

Платіжна операція, ініційована з використанням ПІ з метою зарахування коштів на рахунок отримувача, є безготівковим розрахунком для отримувача та платника (п. 14 Положення № 164).

Поточний рахунок — це рахунок (уключаючи рахунок із спеціальним режимом використання), що відкривається банком клієнту для зберігання коштів і виконання платіжних операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України (пп. 12 п. 3 Інструкції № 162).

Умови відкриття поточного рахунку та особливості його функціонування передбачаються в договорі банківського рахунку, що укладається між банком і його клієнтом. Договір банківського рахунку укладається в письмовій формі (п.п. 31, 33, 42, 60 Інструкції № 162).

Відповідно до пункту 24 Інструкції № 162 за поточними рахунками, що відкриваються банками клієнтам-резидентам у національній валюті, здійснюються платіжні операції відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Отже, якщо роботодавець надає працівнику К(Б)ПІ, то за допомогою такого К(Б)ПІ працівник може знімати в банкоматі готівку в національній валюті для фінансування витрат на відрядження і виконання цивільно-правових дій, в тому числі здійснення закупівлі товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ) для потреб підприємства, а також здійснювати безготівкові розрахунки (через платіжні термінали), в тому числі з метою закупівлі ТМЦ для потреб підприємства. При цьому сума, яка може бути перерахована на поточний рахунок підприємства і яку працівник може зняти готівкою із застосуванням К(Б)ПІ, законодавством не обмежена.

Згідно з абзацом третім пункту 24 Інструкції № 162 забороняється використовувати поточні, платіжні рахунки фізичних осіб, що відкриваються для власних потреб, для проведення операцій, пов’язаних із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності. За поточними, платіжними рахунками в національній валюті фізичних осіб – резидентів здійснюються платіжні операції відповідно до умов договору та вимог законодавства України, які не пов’язані зі здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності.

Пунктом 10 Інструкції № 162 встановлено, що фізична особа відкриває окремі рахунки для здійснення підприємницької, незалежної професійної діяльності та для власних потреб.

Відповідно до пункту 68 Інструкції № 162 СГ має право відкрити поточні рахунки на користь фізичних осіб (в т. ч. працівників; — Авт.) за їх згодою для здійснення деяких видів виплат (заробітної плати, дивідендів, стипендій, пенсій, соціальної допомоги, повернення надлишково сплачених сум, інших виплат). Для цього СГ через свого представника (фізична особа – підприємець має право подати зазначені нижче документи особисто) подає до банку такі документи:

1) заяву про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб;

2) перелік фізичних осіб, на користь яких відкриваються рахунки, із зазначенням ідентифікаційних даних цих осіб.

СГ для відкриття поточних рахунків фізичним особам у банку, в якому він має відкритий рахунок, подає до цього банку вищезазначені документи в електронній формі засобами дистанційної комунікації, якщо це передбачено договором банківського рахунку.

Між банком і клієнтом укладається в письмовій формі договір про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб.

Видаткові операції за такими рахунками здійснюються після звернення фізичної особи до банку, пред’явлення нею документів, що дають змогу банку верифікувати клієнта, та укладення договору банківського рахунку.

Згідно з пунктом 69 Інструкції № 162 банк відкриває фізичній особі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат (далі — окремий рахунок) у порядку, визначеному в пункті 60 розділу V цієї Інструкції (тобто фізична особа має пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, РНОКПП та заповнити заяву про відкриття поточного рахунку), або використовує вже відкритий для цих цілей рахунок. Клієнт зобов’язаний під час відкриття окремого рахунку в заяві про відкриття поточного рахунку в реквізиті «Додаткова інформація» зазначити, що рахунок відкривається для зарахування заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат. Така інформація для діючого поточного рахунку зазначається в додатковому договорі до договору банківського рахунку.

Таким чином, якщо працівнику відкрито окремий («зарплатний») рахунок, то підприємство має право перераховувати на нього тільки заробітну плату та прирівняні до неї виплати, що здійснюються в межах трудового договору. Оскільки відрядження є службовою поїздкою працівника за розпорядженням керівника підприємства (виконанням працівником трудових обов’язків), то аванс на відрядження можна перераховувати на окремий («зарплатний») рахунок працівника з подальшим використанням з нього коштів працівником за допомогою ОПІ для здійснення витрат на відрядження (на проживання, проїзд тощо).

Якщо у працівника як фізичної особи є поточний не окремий (не «зарплатний») рахунок в банку, то на нього роботодавець також має право перераховувати аванс на відрядження для здійснення витрат у такому відрядженні.

Не рекомендуємо з «зарплатного» і «незарплатного» поточних рахунків фізичної особи (працівника) оплачувати за безготівковим розрахунком за допомогою ОПІ придбання ТМЦ (оплату послуг) для потреб підприємства, оскільки така оплата контролюючими органами може бути розцінена як операція на користь підприємства, пов’язана із здійсненням підприємницької діяльності. Щоб уникнути зазначеної ситуації радимо роз’яснювати відрядженим працівникам, що в разі перерахування підприємством авансу на відрядження на їхні особисті поточні рахунки необхідно спочатку знімати готівку з таких рахунків за допомогою ОПІ, а потім за цю готівку купувати ТМЦ для потреб підприємства.

Що стосується поточних рахунків в іноземній валюті (далі — інвалюта), то згідно з пунктом 24 Інструкції № 162 валютні операції за рахунками користувачів здійснюються відповідно до валютного законодавства та нормативно-правових актів НБУ з питань здійснення операцій з валютними цінностями.

Згідно з пунктом 4 Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 2 (далі — Положення № 2), до поточних валютних операцій належать, зокрема:

– операції з оплати праці (пп. 5);

– оплата витрат, пов’язаних із відрядженням за кордон (пп. 14);

– оплата фізичними особами продукції, робіт, послуг, прав інтелектуальної власності, що набуваються в нерезидентів за кордоном для власного споживання (пп. 18).

Вищевказані валютні операції належать до поточних неторговельних операцій, а до торговельних операцій належать розрахунки за експорт та імпорт товару (останній абзац п. 4 Положення № 2). Розрахунки за поточними торговельними валютними операціями між резидентами і нерезидентами здійснюються виключно через банки (п.п. 28, 31 Положення № 2).

СГ мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором з експорту/імпорту товарів за допомогою ЕПЗ, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищує незначний розмір, тобто 400 000 грн (п. 32-1, пп. 2 п. Положення № 2, ст. 20 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» від 06.12.2019 № 361-IX).

СГ-резиденти мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової інвалюти (п. 42 Положення № 2).

СГ, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову інвалюту з поточних рахунків для здійснення розрахунків з оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 43 Положення № 2).

Таким чином, якщо у роботодавця є поточний рахунок в інвалюті, то кошти з нього за допомогою К(Б)ПІ (ЕПЗ) можуть бути використані відрядженим працівником за кордоном тільки для отримання готівкової інвалюти з метою оплати витрат на відрядження та представницьких витрат, експлуатаційних витрат транспортних засобів, а також для здійснення розрахунків у безготівковій формі, пов’язаних із зазначеними витратами. Однак за допомогою інвалютного К(Б)ПІ (ЕПЗ) відряджений працівник не може за кордоном купувати ТМЦ (оплачувати роботи, послуги) для потреб підприємства, крім безготівкового розрахунку за зовнішньоекономічним договором, пов’язаним з експортом/імпортом товарів, якщо операція по одному такому договором в один день не перевищує 400 000 грн.

Звертаємо увагу, що роботодавець не має права виплачувати, а працівник не має права отримувати заробітну плату з поточного рахунку підприємства за допомогою К(Б)ПІ (зарплата може бути перерахована роботодавцем тільки на поточний окремий рахунок фізичної особи і використана ним за допомогою ОПІ). Цей нюанс необхідно враховувати роботодавцям, які перераховують заробітну плату відрядженим працівникам.

Нагадаємо, що згідно з пунктом 3 розділу ІI Інструкції № 59 заробітна плата перераховується відрядженому працівнику на його поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або у визначених законодавством випадках переказується поштою на прохання працівника за рахунок підприємства, що його відрядило. Тобто в цій нормі під платіжною карткою слід розуміти ОПІ.

Відповідно до пункту 119 Положення № 164 емітент (банк) зобов’язаний надати користувачу ПІ інформацію про:

– кожну здійснену платіжну та/або іншу операцію, здійснену з використанням наданого емітентом ПІ, та про кошти, списані емітентом (банком) із рахунків користувача, відкритих в банках, за обслуговування ПІ емітента та операцій, здійснених з їх використанням, не менше одного разу протягом календарного місяця на безоплатній основі в спосіб, визначений договором;

– курс перерахунку інвалюти, що застосовувався під час здійснення платіжної операції (на вимогу користувача).

Користувач та емітент мають право домовитись і передбачити в договорі оплату за отримання додаткової інформації або інформації, що надається частіше ніж один раз на календарний місяць (п. 120 Положення № 164).

Документальне підтвердження розрахунків,
здійснених за допомогою платіжних карток

Для можливості компенсації працівнику витрат, здійснених у відрядженні із застосуванням К(Б)ПІ або ОПІ, такий працівник повинен після закінчення відрядження надати підприємству документи, що підтверджують суму таких витрат.

Загальні правила документообігу за операціями з використанням ПІ викладені в розділі VIІI Положення № 164.

Згідно з пунктами 153 – 162 розділу VIІI Положення № 164 документи за операціями з використанням ПІ можуть бути в паперовій та/або електронній формі. Документи за операціями з використанням ПІ повинні містити обов’язкові реквізити, визначені цим Положенням та нормативно-правовими актами НБУ з питань організації касової роботи.

Платіжні та/або інші операції, що здійснюються за допомогою віртуальних або фізичних платіжних терміналів, повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала в паперовій та/або електронній формі (за умови доставки власнику рахунку або держателю).

Документи за операціями з використанням ПІ складаються та друкуються державною мовою. Вони можуть бути складені іншою мовою за домовленістю сторін або якщо платіжний пристрій дає користувачу технічну можливість здійснити вибір мови.

Паперовий документ за операцією з використанням ПІ може не оформлятися в разі дотримання однієї з таких умов:

1) розрахунки за товари (послуги) здійснюються держателем на суму до 20 нмдг, тобто до 340 грн (20 х 17 грн);

2) держатель відмовився від його отримання;

3) таке право передбачене правилами відповідної платіжної системи.

Документи за операціями з використанням ПІ мають статус первинного документа та повинні містити такі обов’язкові реквізити:

1) ідентифікатор еквайр;

2) ідентифікатор отримувача коштів;

3) ідентифікатор платіжного пристрою;

4) дату та час здійснення операції;

5) суму та валюту операції;

6) суму комісійної винагороди еквайра (за наявності);

7) унікальний номер ПІ держателя [зазначається унікальний (повний) номер ПІ держателя, включаючи платіжні операції, здійснені на користь фізичної особи];

8) призначення платіжної операції;

9) унікальний код операції / у разі використання ПІ в платіжній системі (далі — ПС): найменування ПС та код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в ПС.

Внутрішні документи надавача платіжних послуг та/або правила ПС можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням ПІ.

Інформація про операції, здійснені з використанням ПІ, що надається емітентом користувачу, повинна містити відомості в розрізі кожної операції:

1) відомості, які дають змогу ідентифікувати виконані платіжні та/або інші операції;

2) інформацію про отримувачів;

3) суми платіжних операцій у валюті платіжних операцій;

4) суму всіх комісійних винагород та зборів, що утримані емітентом за виконання платіжної та/або іншої операції (за наявності технічної можливості розмір кожної комісійної винагороди зазначається окремо);

5) іншу інформацію, визначену в договорі з користувачем.

Передавання документів за операціями з використанням ПІ за допомогою технічних засобів електронних комунікацій повинно здійснюватися в порядку, установленому законодавством України, нормативно-правовими актами НБУ та з урахуванням вимог відповідної ПС (у разі використання ПІ у ПС).

Як зазначалося вище, емітент (банк) зобов’язаний надати користувачу ПІ інформацію про операції, здійснені з використанням наданого емітентом ПІ (фактично виписку про рух коштів на рахунку), не менше одного разу протягом календарного місяця на безоплатній основі (п. 119 Положення № 164).

Звітність працівника про витрачені суми із застосуванням платіжних карток

Згідно з пунктом 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням ПІ, використовують їх за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт) разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України.

Форма авансового звіту затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841. Цим же наказом затверджено Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 841).

Згідно з підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку (працівник) для проведення розрахунків застосував ПІ, включаючи К(Б)ПІ або ОПІ, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий ПІ.

Відповідно до підпункту 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням ПІ, включаючи К(Б)ПІ або ОПІ, чи його реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку (працівником) до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку (працівник) застосував для проведення розрахунків ПІ, включаючи К(Б)ПІ або ОПІ, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється банком пізніше дати, коли платник податку (працівник) завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

Підпунктом 170.9.4 ПКУ встановлено, що авансовий звіт складається та подається платником податку (працівником) у паперовій або електронній формі у строки, визначені підпунктом 170.9.3 ПКУ (див. вище), у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням ПІ).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував ПІ, включаючи К(Б)ПІ або ОПІ, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.

Аналогічні норми по граничних строках та умовах подання авансового звіту про витрачені у відрядженні кошти містять пункти 1 і 2 Порядку № 841.

Таким чином, якщо працівник госпрозрахункового підприємства (небюджетної установи) перед направленням у відрядження аванс у вигляді готівки не отримував (для оплати витрат у відрядженні йому було видано К(Б)ПІ), під час відрядження він зняв готівку тільки в розмірі добових витрат (не перевищували 800 грн в розрахунку за кожен календарний день відрядження) та оплачував всі інші витрати на відрядження за допомогою К(Б)ПІ, повернувся з відрядження у п’ятницю 28 листопада 2025 року, але списання банком коштів з корпоративного поточного рахунку за понесеними витратами у відрядженні здійснено у понеділок 1 грудня 2025 року (тобто пізніше дати завершення відрядження), то працівник повинен надати документи, що підтверджують суму витрат у відрядженні, не пізніше 31 січня 2026 року. При цьому авансовий звіт не подається (у працівника немає оподатковуваного доходу за витратами у відрядженні, а сума використаної працівником готівки не перевищує суму добових витрат). Якщо в такій ситуації у працівника за витратами у відрядженні виникає оподатковуваний дохід (наприклад, немає документів, що підтверджують витрати у відрядженні), то авансовий звіт подається не пізніше 31 січня 2026 року.²

Працівниками бюджетних установ авансовий звіт подається в усіх без винятків випадках разом з підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у відрядженні витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком) для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості таких витрат. Після повернення з відрядження працівник бюджетної установи зобов’язаний до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати авансовий звіт та повернути суму надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно з авансовим звітом). Працівник, який отримав аванс на відрядження готівкою, подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Якщо під час відрядження працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами (п. 17 р. I, п. 11 р. II, п. 17 р. III Інструкції № 59).

Отже, якщо працівник бюджетної установи перед направленням у відрядження отримав аванс на відрядження на ОПІ, під час перебування у відрядженні зняв готівку для здійснення витрат на відрядження зі свого поточного рахунку за допомогою ОПІ, повернувся з відрядження у п’ятницю 12 грудня 2025 року, то він повинен подати авансовий звіт протягом 5 банківських днів, наступних за п’ятницею 12 грудня (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 19 грудня (13 і 14 грудня — субота і неділя не є банківськими днями).²

Якщо працівник бюджетної установи перед направленням у відрядження аванс у вигляді готівки не отримував (для оплати витрат у відрядженні йому було видано К(Б)ПІ), під час відрядження він зняв готівку за допомогою К(Б)ПІ в розмірі добових витрат, а також за допомогою К(Б)ПІ здійснив розрахунки в безготівковій формі, і повернувся з відрядження у п’ятницю 28 листопада 2025 року, то він має подати авансовий звіт протягом 5 банківських днів, наступних за п’ятницею 28 листопада (днем завершення відрядження), тобто не пізніше 5 грудня (29 і 30 листопада — субота і неділя не є банківськими днями). За наявності поважних причин керівник бюджетної установи може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів, тобто авансовий звіт повинен бути поданий не пізніше 26 грудня, оскільки двадцятьма банківськими днями після 28 листопада є 1 – 5, 8 – 12, 18 – 19, 22 – 26 грудня.

Звертаємо увагу, що витрати, відображені в авансовому звіті, повинні бути документально підтверджені (квитанціями платіжного терміналу тощо), при цьому вони мають бути датовані в часових проміжках не пізніше останнього дня відрядження (крім витрат на проїзд — дата проїзного документа при поверненні з відрядження може бути пізніше останнього дня відрядження — абзаци третій, четвертий п. 7 р. I Інструкції № 59)³ або не пізніше дня завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства.

Якщо працівник подає авансовий звіт, але не надає документи, які підтверджують використання коштів з корпоративного рахунку із застосуванням К(Б)ПІ, то бухгалтерія повинна прийняти такий авансовий звіт, а бухгалтер може взяти виписку з банку про рух коштів на рахунку.⁴

Якщо роботодавець відряджає групу працівників, то, на думку Мінфіну⁵, в разі оплати директором підприємства вартості проживання в готелі декількох відряджених працівників за допомогою закріпленого за директором К(Б)ПІ (тобто за рахунок і в межах коштів, виданих під звіт), до авансового звіту необхідно додати оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких повинні бути вказані прізвища всіх працівників, за проживання яких здійснено оплату, строки проживання в готелі зазначених осіб, вартість найманих ними номерів та види включених до квитанції (рахунку) витрат. При цьому виданий на ім’я директора підприємства оригінал квитанції (рахунку) на оплату проживання в готелі всіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без визначення вказаних вище реквізитів не може бути прийнятий до авансового звіту. Оригінал документа про проживання в готелі групи працівників додають до авансового звіту одного з працівників (директора), до авансових звітів інших працівників додають копії цього документа, на яких вказують місце зберігання оригіналу.⁶

До вищевикладеного додамо, що при відрядженні групи працівників оплата витрат на відрядження за всіх працівників може здійснюватися довіреною особою за допомогою одного К(Б)ПІ, але відшкодовуються витрати персонально по кожному працівнику, тому кожний працівник після повернення з відрядження має подати авансовий звіт з відображенням витрат (на проїзд, проживання тощо), понесених на нього (персонально) або ним самим, з додаванням підтвердних документів (за потреби — їх копій).

Відображення в обліку підприємства операцій із застосуванням платіжних карток

Згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Вони можуть бути складені у паперовій або в електронній формі.

Як зазначалося вище, операції із застосуванням ПІ повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала в паперовій та/або електронній формі. Документи за операціями з використанням ПІ мають статус первинних документів (п.п. 156, 159 Положення № 164).

При поданні працівником до бухгалтерії авансового звіту після повернення з відрядження або після виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок роботодавця, коли працівником використовувалися підзвітні кошти з використанням К(Б)ПІ або ОПІ, він повинен надати роботодавцю вищевказані первинні документи, що підтверджують отримання готівки з рахунку або безготівкове використання коштів з корпоративного рахунку при здійсненні господарської операції. На підставі поданих підзвітною особою первинних документів підприємство відображає господарські операції в бухгалтерському обліку.

Розглянемо порядок такого відображення на конкретних прикладах, якщо працівник використав К(Б)ПІ для здійснення витрат з корпоративного рахунку в національній валюті (див. таблиці 1, 2).

Таблиця 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжного інструменту під час відрядження

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1	Перераховано банку кошти за відкриття корпоративного рахунку	92	311	300,00
2	Перераховано банку кошти за емісію корпоративного платіжного інструменту	92	311	50,00
3	Віднесено на фінансові результати витрати на відкриття корпоративного рахунку та емісію корпоративного платіжного інструменту (300 грн + 50 грн)	791	92	350,00
4	Перераховано кошти на корпоративний рахунок з іншого поточного рахунку підприємства	313	311	20 000,00
5	Знято працівником в банкоматі (видано під звіт) кошти з корпоративного рахунку за допомогою корпоративного платіжного інструменту під час відрядження для здійснення витрат на відрядження	372	313	10 000,00
6	Подано працівником авансовий звіт після повернення з відрядження (9000 грн — добові, витрати на проживання та проїзд у відрядженні) і повернено залишок невикористаної готівки (1000 грн) в касу підприємства	92 301	372 372	9000,00 1000,00

Таблиця 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного рахунку за допомогою платіжного інструменту на закупівлю ТМЦ для потреб підприємства

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1	01.12.2025 перераховано кошти підприємством на корпоративний рахунок	313	311	15 000,00
2	08.12.2025 водій за допомогою корпоративного ПІ здійснив оплату в безготівковій формі придбання ПММ для потреб підприємства	372	313	2400,00
3	09.12.2025 водій подав авансовий звіт про придбання ПММ: – вартість ПММ (без ПДВ); – ПДВ	92 641/пдв	372 372	2000,00 400,00
4	10.12.2025 секретар зняв готівку з корпоративного рахунку для придбання канцтоварів для потреб підприємства	372	313	800,00
5	11.12.2025 відбулися такі події: – секретар подав авансовий звіт про придбання канцтоварів; – секретар повернув до каси підприємства невикористану готівку	92 301	372 372	700,00 100,00

В обліку підприємства перераховані ним на корпоративний рахунок кошти не вважаються виданими працівнику під звіт, оскільки вони продовжують належати підприємству. Кошти вважаються виданими працівнику під звіт тільки в разі використання (зняття) їх з корпоративного рахунку за допомогою К(Б)ПІ (це підтверджує банківська виписка про рух коштів на корпоративному рахунку).

У разі перерахування підприємством коштів на особистий рахунок працівника, вони вважаються виданими працівнику під звіт в день такого перерахування.

Облік витрат при відрядженнях за кордон

При направленні працівника у відрядження за кордон і здійснення операцій із застосуванням ПІ необхідно враховувати наступні положення нормативно-правових документів:

– бюджетні установи, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами (авансом) для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 Постанови № 98, п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59);

– бюджетні установи у разі потреби в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюють за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. ІІІ Інструкції № 59);

– госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон як в інвалюті, так і в гривні (працівник може самостійно обміняти гривню на інвалюту);

– працівники бюджетних установ невитрачені кошти у відрядженні повертають на рахунок роботодавця або до його каси у грошових одиницях, у яких було надано аванс (п. 17 р. ІІІ Інструкції № 59), а госпрозрахункові підприємства це питання повинні врегулювати в локальному документі;

– під час складання працівником бюджетної установи авансового звіту після повернення з відрядження перерахунок понесених у ньому витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, а в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений НБУ на день затвердження такого звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59);

– якщо працівнику бюджетної установи, який повернувся з відрядження за кордон, необхідно виплатити додаткові кошти для остаточного розрахунку з ним, то їх виплата здійснюється у гривні за її офіційним обмінним курсом до інвалют, установленим НБУ на день затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).

Таким чином, працівникам бюджетних установ відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів здійснюється у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на дату:

– отримання авансу — якщо фактичні витрати працівника в інвалюті відповідають сумі отриманого авансу;

– погашення заборгованості працівником — за наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості відрізняється від курсу НБУ, встановленого на день видачі авансу);

– погашення заборгованості підприємством — якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівнику необхідно виплатити додаткові кошти, а дата затвердження авансового звіту не співпадає з датою фактичного розрахунку з працівником (погашення заборгованості) за відрядження).⁷

Працівникам госпрозрахункових підприємств відшкодування витрат за кордоном за наявності підтвердних документів може здійснюватися як у гривні за її офіційним курсом до інвалют, встановленим НБУ на вищевказані дати, так і у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у доларах США/євро (це повинно бути врегульовано локальним документом підприємства — Положенням про відрядження).

Відповідно до частини 3 статті 9 Закону про бухоблік операції в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Якщо у підприємства є поточний рахунок в інвалюті, то операції за таким рахунком відображаються в бухгалтерському обліку відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 № 193 (далі — НП(С)БО 21).

Відповідно до пункту 5 НП(С)БО 21 операції в інвалюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності (гривні) шляхом перерахунку суми в інвалюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції. Операції з безготівкових розрахунків в інвалюті підприємство може відображати у валюті звітності в сумі, визначеній в документах банку, з урахуванням особливостей застосування банком валютного курсу на дату здійснення операції.

Отже, якщо працівник витрачає кошти за допомогою валютного К(Б)ПІ, то застосовується курс НБУ, що діяв на дату списання коштів з корпоративного рахунку (це зазначається у виписці банку).

При розрахунках за допомогою К(Б)ПІ на корпоративному рахунку підприємства спочатку резервуються (блокуються) відповідні суми, а потім вони списуються, при цьому дати проведення операції та списання коштів з рахунку можуть не збігатися. У таких випадках рекомендуємо датою видачі авансу вважати дату зняття готівки по чеку банкомату або дату безготівкової оплати витрат (це необхідно відобразити в локальному документі підприємства).

Оскільки при знятті працівником (списанні) коштів з корпоративного рахунку в інвалюті відбувається операція видачі йому підзвітних коштів (авансу) в інвалюті, в обліку підприємства до моменту подання працівником авансового звіту із зазначенням здійснених витрат відображають дебіторську заборгованість. В такому випадку згідно з пунктом 6 НП(С)БО 21 сума авансу в інвалюті, видана підзвітній особі для придбання немонетарних активів і отримання робіт та послуг (на оплату витрат у відрядженні), при включенні до вартості таких активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати виплати авансу. При цьому якщо працівник у відрядженні за кордоном знімає готівкову валюту з корпоративного рахунку або оплачує за безготівковим розрахунком за допомогою К(Б)ПІ витрати у відрядженні у різні дні, то буде декілька дат видачі коштів (валюти) під звіт.

Визначення курсових різниць за монетарними статтями в інвалюті проводиться на дату балансу, а також на дату здійснення господарської операції в її межах або за всією статтею (згідно з наказом про облікову політику). При визначенні курсових різниць на дату здійснення господарської операції застосовується валютний курс на початок дня дати здійснення операції. Курсові різниці від перерахунку коштів в інвалюті відображаються у складі інших операційних доходів (за кредитом рахунка 714 «Дохід від операційної курсової різниці») або інших витрат операційної діяльності (за дебетом рахунка 945 «Втрати від операційної курсової різниці») (п. 8 НП(С)БО 21).

Якщо працівнику аванс на відрядження за кордон надається у гривні шляхом перерахування на його особистий рахунок (в цей момент відбувається видача коштів в національній валюті під звіт), то валютні витрати обчислюються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Те ж саме робиться у разі витрачання власних коштів підзвітною особою.

ПРИКЛАД 1

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з корпоративного валютного рахунку у відрядженні за кордоном

Заступник директора підприємства, на якого оформлено К(Б)ПІ по валютному рахунку підприємства, направлений у відрядження до Німеччини на 4 дні з 09.12.2025 по 12.12.2025. З метою забезпечення його іноземною валютою підприємство 08.12.2025 придбало на міжбанківському валютному ринку іноземну валюту в сумі 2000 євро за курсом 49,15 грн за 1 євро. Офіційний курс НБУ на цю дату становив 48,9961 грн за 1 євро. Під час відрядження працівник витратив (зняв) з корпоративного рахунку 1700 євро, в т. ч. добові в розмірі 320 євро (80 євро х 4 к. д.), оплата проїзду до місця відрядження і з місця відрядження в Україну — 750 євро, оплата проживання — 630 євро, про що подав авансовий звіт після повернення з відрядження. Припустимо, що використання (зняття) валюти з корпоративного рахунку відбулося тільки в один день 09.12.2025, в який офіційний курс НБУ становив 49,0242 грн за 1 євро.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1	08.12.2025 перераховано кошти у гривні для придбання іноземної валюти	333	311	98 300,00 UAH 2000 EUR
2	08.12.2025 зараховано придбану валюту на поточний рахунок підприємства в іноземній валюті	312	333	97 992,20 UAH 2000 EUR
3	Відображено витрати на купівлю-продаж валюти у вигляді різниці в курсах: 2000 євро х (49,15 – 48,9961)	942	333	307,80
4	09.12.2025 перераховано валюту з поточного рахунка підприємства на корпоративний рахунок в іноземній валюті	314	312	97 992,20 UAH 2000 EUR
5	09.12.2025 списано валюту з корпоративного рахунку в іноземній валюті (1700 євро х 49,0242)	372	314	83 341,14 UAH 1700 EUR
6	Включено до витрат суму понесених працівником витрат на відрядження (добові, документально підтвердженні витрати на проїзд та проживання)	92	372	83 341,14 UAH 1700 EUR

_____________________________________________________________________________

У разі проведення працівником під час перебування у відрядженні розрахунку за допомогою К(Б)ПІ за поточним рахунком, валюта якого відрізняється від валюти розрахунку, банк надає додаткову послугу з конвертації (купівлі-продажу) інвалюти (сума операції конвертується у валюту рахунку за курсом, порядок установлення якого визначено у договорі між підприємством і банком). Банківська виписка з корпоративного рахунку містить інформацію про суму здійснених витрат у валюті такого рахунку. Різниця між сумою видаткових операцій за курсом НБУ і даними виписки банку відповідає вартості витрат за операцією конвертації валют. Це стосується, зокрема, використання коштів з мультивалютного корпоративного рахунку (поточного рахунку підприємства, на який кошти перераховуються у гривні, а знімати їх можна за кордоном у валюті держави, в якій здійснюється зняття коштів або безготівкова оплата витрат).

ПРИКЛАД 2

Відображення в бухгалтерському обліку використання працівником коштів
з мультивалютного рахунку підприємства у відрядженні за кордоном

Директор підприємства направлений у відрядження до США на 4 дні з 02.12.2025 по 05.12.2025. Підприємство має мультивалютний корпоративний рахунок. На цей рахунок директору оформлено К(Б)ПІ. Підприємство 01.12.2025 перерахувало на мультивалютний корпоративний рахунок 120 000 грн. Під час відрядження 02.12.2025 працівник з мультивалютного рахунку зняв кошти як добові в сумі 320 дол. США (80 дол. США х 4 к. д.) і здійснив дві оплати за допомогою К(Б)ПІ: за переліт з Польщі до США і назад із США до Польщі в загальній сумі 1080 дол. США та за проживання в готелі в сумі 900 дол. США (з України до Польщі і з Польщі до України директор їхав на власному авто).

Офіційний курс НБУ на 02.12.2025 становив 42,3413 грн за 1 дол. США, а курс купівлі валюти при її конвертації в цей день склав 42,49 грн за 1 дол. США.

Зняті з рахунку (витрачені) кошти відображаються як видані працівнику під звіт. Припустимо, що використання (зняття) валюти працівником з мультивалютного корпоративного рахунку у відрядженні відбулося тільки в один день — 02.12.2025.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції відображаються таким чином:

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1	01.12.2025 перераховано кошти у гривні на мультивалютний рахунок підприємства	313	311	120 000,00
2	02.12.2025 директор отримав кошти під звіт: 320$ + 1080$ + 900$ = 2300$ 2300$ х 42,3413 = 97 384,99 грн	372	313	2300$ 97 384,99
3	Відображено витрати на конвертацію: (42,49 – 42,3413) х 2300$ = 342,01 грн	942	313	342,01
4	05.12.2025 директор повернувся з відрядження і подав авансовий звіт на суму 2300$ (добові, документально підтвердженні витрати на проїзд та проживання)	92	372	2300$ 97 384,99*

* Оскільки заборгованість працівника за підзвітними коштами підтверджена документами про отримані послуги, така заборгованість не є монетарною статтею балансу і курсова різниця по ній не визначається.

___________________________________________________________________________