Использование корпоративной и личной платежных карточек

В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Предоставление работодателем денежных средств работникам в качестве аванса на командировку может быть осуществлено как наличными, так и безналичным способом путем их перечисления накорпоративный счет предприятия или личные счета работников. 

Так, согласно пункту 5 постановления Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98) и пункту 4 раздела І «Общие положения» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

В случае если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами (согласно правилам платежной системы) при наличии документального подтверждения его уплаты (выписка с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, подтверждающий сумму уплаченного сбора) (абз. второй п. 4 р. І Инструкции № 59).

Хотя нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 распространяются только на государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения), хозрасчетные предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ (например, Положение о командировках), определяющий порядок предоставления денежных средств работникам, направляемым в командировку, в том числе предусмотреть возможность использования таких средств с применением корпоративной или личной платежных карточек.

Обращаем внимание, что предоставление работникам, направляемым в командировку, денежных средств путем их перечисления накорпоративный счет предприятия или личные счета работников выгодно предприятию, поскольку исключает расходы, связанные со снятием наличных в банке (составляют 0,5–2% снимаемой суммы), сокращает время предоставления указанных денежных средств (не нужно посещать банк), упрощает работу бухгалтерии (уменьшается количество отчетных документов, связанных с предоставлением работникам подотчетных сумм). 

Кроме того, при направлении работников в командировку за границу предприятию не нужно приобретать валюту конкретной страны (снятие наличности или оплата в безналичной форме расходов за границей с «карточного» счета могут быть осуществлены в валюте страны командировки по установленному курсу или кросс-курсу), а работнику не нужно декларировать таможенному органу вывозимую сумму (имеющуюся на текущем счете) и потверждать документально снятие наличности со счетов в банках на сумму, которая превышает в эквиваленте 10 000 евро (если сумма вывозимой валюты превышает указанный эквивалент).

Получение платежных карточек в банке

Порядок открытия банками счетов клиентов, использования денежных средств по ним регламентируется Инструкцией о порядке открытия и закрытия счетов клиентов банков и корреспондентских счетов банков – резидентов и нерезидентов, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины (далее — НБУ) от 12.11.2003 г. № 492, в редакции постановления Правления НБУ Украины от 01.04.2019 г. № 56 (далее — Инструкция № 492).

Порядок открытия текущих счетов субъектам хозяйствования, которыми являются юридические лица – резиденты и физические лица – предприниматели, определен в разделе ІІІ Инструкции № 492, а порядок открытия текущих счетов физическим лицам для собственных нужд (в том числе порядок открытия работодателем своим работникам текущих счетов для перечисления на них заработной платы) определен в разделе V Инструкции № 492.

После открытия банком субъекту хозяйствования (далее — СХ) или физическому лицу (в т. ч. работнику) текущего счета, которое осуществляется путем заключения договора банковского счета, банк изготовляет и выдает доверенному лицу СХ или физическому лицу электронное платежное средство (платежную карточку).

Согласно пункту 1.14 статьи 1 Закона Украины «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III (далее — Закон № 2346) электронное платежное средство (далее — ЭПС) — платежный инструмент, который предоставляет его держателю возможность с помощью платежного устройства получить информацию о принадлежащих держателю денежных средствах и инициировать их перевод.

Платежная карточка (далее — ПК) — это ЭПС в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для инициирования перевода денежных средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления денежных средств со своих счетов на счета других лиц, получения денежных средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором (п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346).

Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию (выпуск, предоставление) ЭПС, является эмитентом ЭПС (п. 1.13 ст. 1 Закона № 2346).

Порядок эмиссии и предоставления ЭПС (ПК) установлен Положением о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденным постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705 (далее — Положение № 705).

В соответствии с разделом ІІ Положения № 705 эмиссия ЭПС в пределах Украины проводится исключительно банками, которые заключили договор с платежной организацией платежной системы и получили ее разрешение на выполнение этих операций (кроме банков, которые осуществляют эмиссию ЭПС для использования в пределах этих банков).

Пользователем ЭПС (далее — пользователь) может быть юридическое или физическое лицо. Эмитент (банк) имеет право предоставлять физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, личные ЭПС, а СХ — корпоративные ЭПС.

ЭПС, с помощью которого можно инициировать перевод со счета пользователя, должно позволять идентифицировать пользователя. Идентификация пользователя может осуществляться по реквизитам ЭПС, нанесенным на него в графическом и электронном виде.

Банк имеет право передать ЭПС в собственность пользователя или предоставить ЭПС ему в пользование в порядке, определенном договором об использовании электронного платежного средства (далее — договор), который заключается в письменной форме в 2 экземплярах (один экземпляр хранится в банке, второй предоставляется пользователю под подпись).

В договоре банк обязан указать следующие условия:

1) тип ЭПС;

2) виды платежных операций, которые пользователь имеет право осуществлять с использованием ЭПС, правила и максимальный срок их выполнения;

3) порядок обслуживания счета (по дебетовой, дебетово-кредитной или кредитной схеме, размеры гарантийного обеспечения и/или неснижающего остатка денежных средств на счете, порядок кредитования пользователя, порядок установления курса продажи, обмена или конвертации иностранной валюты и т. п.);

4) тарифы банка на обслуживание операций с использованием ЭПС на момент заключения договора, порядок уведомления пользователя об их изменении и получении согласия пользователя;

5) информацию о лимитах и/или ограничениях по операциям с использованием ЭПС или платежных дополнений, реализованных в ЭПС (при наличии);

6) право пользователя на получение выписок о движении денежных средств по его счету, периодичность и порядок их получения;

7) порядок обеспечения эмитентом и пользователем мер безопасности во время пользования ЭПС;

8) порядок рассмотрения споров;

9) право банка останавливать платежные операции, которые могут быть связаны с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, финансированием терроризма и финансированием распространения оружия массового уничтожения в соответствии с требованиями законодательства Украины;

10) право банка на время установления правомерности перевода останавливать зачисление денежных средств на счет пользователя в случае поступления от банка-инициатора сообщения о ненадлежащем переводе денежных средств;

11) ответственность эмитента и пользователя и т. п.

Условия договора не должны содержать требование о безусловной ответственности пользователя ЭПС за ненадлежащий перевод, за исключением, если доказано, что действия или бездействие пользователя привели к потере ЭПС пользователя, разглашению персонального идентификационного номера (ПИН) или другой информации, позволяющей инициировать платежную операцию.

Банк перед заключением договора обязан ознакомить пользователя с его условиями, тарифами на обслуживание ЭПС и правилами пользования ЭПС, а во время выдачи ЭПС — предоставить пользователю экземпляр договора, правил пользования ЭПС и тарифов банка на обслуживание ЭПС.

ЭПС может существовать в любой форме, на любом носителе, который дает возможность хранить информацию, необходимую для инициирования электронного перевода. ЭПС должно содержать обязательные реквизиты, которые дают возможность идентифицировать платежную систему и эмитента. Платежная организация имеет право в правилах платежной системы установить дополнительные реквизиты ЭПС.

Таким образом, после открытия текущего счета его владельцу (юридическому лицу, физическому лицу) выдается ЭПС, с помощью которой возможно использование денежных средств (снятие наличных, перечисление в безналичной форме) с указанного счета.

Использование денежных средств с текущих счетов с помощью платежных карточек

Порядок осуществления операций с текущих счетов с использованием ЭПС (ПК) регулируется Инструкцией № 492 и разделом ІІІ «Осуществление операций с использованием электронных платежных средств» Положения № 705.

Согласно пункту 1 раздела ІІІ Положения № 705 пользователи имеют право использовать ЭПС для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов, установленных нормативно-правовыми актами НБУ и условий договора с эмитентом.

Платежная операция — действие, инициированное пользователем ЭПС, по внесению или снятию наличных со счета, осуществлению расчетов в безналичной форме с использованием этого ЭПС и/или его реквизитов по банковским счетам (пп. 6 п. 4 Положения № 705).

Согласно подпункту 6 пункта 3 Инструкции № 492 текущий счет — это счет, который открывается банком клиенту на договорной основе для хранения денег и осуществления расчетно-кассовых операций с помощью платежных инструментов в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины.

Условия открытия текущего счета и особенности его функционирования предусматриваются в договоре банковского счета, заключаемом между банком и его клиентом. Договор банковского счета заключается в письменной форме (бумажной или электронной) (п. 7 Инструкции № 492).

В соответствии с пунктом 14 Инструкции № 492 по текущим счетам, которые открываются банками клиентам-резидентам в национальной валюте, осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины.

Обращаем внимание, что в действующей с 04.04.2019 г. редакции Инструкция № 492 не содержит каких-либо ограничений по использованию с помощью ЭПС денежных средств СХ с текущего счета в национальной валюте. Поэтому если работодатель предоставляет работнику корпоративное ЭПС, то с его помощью работник может снимать в банкомате наличные в национальной валюте для финансирования командировочных расходов и выполнения гражданско-правовых действий, в том числе осуществления закупок ТМЦ для нужд предприятия, а также осуществлять безналичные расчеты (через платежные терминалы, импринтеры), в том числе с целью закупки ТМЦ для нужд предприятия. При этом сумма, которая может быть перечислена на текущий счет предприятия и которую работник может снять наличными с применением корпоративного ЭПС, законодательством (в т. ч. Инструкцией № 492) не ограничена.

Что касается использования денежных средств в национальной валюте с текущих счетов физических лиц, то согласно пункту 14 Инструкции № 492 запрещается использовать текущие счета физических лиц, которые открываются для собственных нужд, для проведения операций, связанных с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности. По текущим счетам в национальной валюте физических лиц – резидентов осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины, которые не связаны с осуществлением предпринимательской и независимой профессиональной деятельности.

Пунктом 68 Инструкции № 492 установлено, что банк открывает текущие счета физическим лицам для осуществления некоторых видов выплат (заработной платы, дивидендов, стипендий, пенсий, социальной помощи, возврата излишне уплаченных сумм, других выплат) по обращению СХ, который заключает с банком договор об открытии текущих счетов в пользу физических лиц.

Банк открывает физическому лицу отдельный текущий счет для зачисления исключительно заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат или использует уже открытый для этих целей счет (далее — отдельный счет). Клиент обязан во время открытия отдельного счета в заявлении об открытии текущего счета, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 492, в строке «Дополнительная информация» указать, что счет открывается для зачисления заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законодательством Украины социальных выплат. Такая информация для действующего текущего счета указывается в дополнительном договоре к договору банковского счета (п. 69 Инструкции № 492).

Таким образом, если работнику открыт отдельный («зарплатный») счет, то предприятие имеет право перечислять на него только заработную плату и приравненные к ней выплаты, осуществляемые в рамках трудового договора. Поскольку командировка является служебной поездкой работника по распоряжению руководителя предприятия (выполнением работником трудовых обязанностей), то, считаем, что аванс на командировку можно перечислять на отдельный («зарплатный») счет работника с последующим использованием с него денежных средств работником с помощью личного ЭПС для осуществления командировочных расходов (на проживание, проезд и т. п.).

Если у работника как физического лица имеется текущий не отдельный («незарплатный») счет в банке, то на него работодатель также имеет право перечислять аванс на командировку для осуществления командировочных расходов.

Настоятельно не рекомендуем с «зарплатного» и «незарплатного» текущих счетов физического лица (работника) оплачивать по безналичному расчету с помощью личного ЭПС приобретение ТМЦ для нужд предприятия, поскольку такая оплата контролирующими органами может быть расценена как операция в пользу предприятия, связанная с осуществлением предпринимательской деятельности. Во избежание указанной ситуации советуем разъяснять командированным работникам, что в случае перечисления предприятием аванса на командировку на их личные текущие счета необходимо сначала снимать наличные с таких счетов, а затем за них приобретать ТМЦ для нужд предприятия.

Что касается текущих счетов в иностранной валюте (далее — инвалюта), то согласно пункту 14 Инструкции № 492 клиенты банков осуществляют валютные операции по счетам в соответствии с валютным законодательством и нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам осуществления операций с валютными ценностями.

Согласно пункту 4 Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2 (далее — Положение № 2), к текущим валютным операциям, в частности, относятся:

– операции по оплате труда (пп. 5);

– оплата расходов, связанных с командировкой за границу (пп. 14);

– оплата физическими лицами продукции, работ, услуг, прав интеллектуальной собственности, приобретаемых у нерезидентов за границей для собственного потребления (пп. 18).

Вышеуказанные валютные операции относятся к текущим неторговым операциям, а к торговым операциям относятся расчеты за экспорт и импорт товара (пп. 1 п. 4, п. 5 Положения № 2). Расчеты по текущим торговым валютным операциям между резидентами и нерезидентами осуществляются исключительно через банки (п.п. 28, 31 Положения № 2). Запрещается на территории Украины осуществлять расчеты по валютным операциям с использованием наличной инвалюты в качестве платежного средства (п. 32 Положения № 2).

Пунктом 42 Положения № 2 установлено, что резиденты — юридические лица и физические лица – предприниматели (далее — СХ) имеют право осуществлять расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной инвалюты.

Кроме того, СХ, имеющие собственные транспортные средства (арендованные, зафрахтованные), имеют право использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей (п. 43 Положения № 2).

Таким образом, если у работодателя имеется текущий счет в инвалюте, то денежные средства с него с помощью корпоративного ЭПС могут быть использованы командированным работником за границей только для получения наличной инвалюты в целях оплаты командировочных и представительских расходов, эксплуатационных расходов транспортных средств, а также для осуществления расчетов в безналичной форме, связанных с указанными расходами. Однако с помощью инвалютного корпоративного ЭПС командированный работник не может за границей приобретать ТМЦ (оплачивать работы, услуги) для нужд предприятия (кроме вышеуказанных видов расходов), поскольку это будут уже торговые операции (расчеты за импорт товара), которые могут проводиться только через банки.

Обращаем внимание, что работник не имеет права получать заработную плату с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС (зарплата может быть перечислена работодателем только на текущий счет физического лица и использована им с помощью личного ЭПС). Этот нюанс необходимо учитывать работодателям, которые перечисляют заработную плату командированным работникам. Напомним, что в соответствии с пунктом 3 раздела ІI Инструкции № 59 заработная плата перечисляется по почте командированному работнику по его просьбе за счет предприятия, которое его командировало, или перечисляется в безналичной форме на соответствующий счет с применением платежных карточек. То есть в этой норме под платежной карточкой следует понимать личное ЭПС.

Согласно пунктам 6 – 9 раздела ІІІ Положения № 705 выдача наличных в национальной валюте через кассы банков осуществляется по ЭПС, эмитированным как резидентами, так и нерезидентами.

На территории Украины разрешается выдача наличных в инвалюте через кассы уполномоченных банков-эмитентов по ЭПС пользователей, которым эмитенты открыли счета в инвалюте, а также через кассы уполномоченных банков-эквайров по ЭПС, эмитированным нерезидентами.

Выдача по ЭПС наличных через банкоматы в пределах Украины осуществляется в гривнях, а через банкоматы уполномоченных банков-эмитентов — в гривнях или в валюте счета, по которому эмитировано ЭПС.

Банк обязан по требованию пользователя предоставить информацию о курсе покупки/продажи/конвертации инвалюты, который применялся во время осуществления операции с использованием ЭПС.

Пунктами 3 и 5 раздела VI Положения № 705 определено, что банк обязан в способ, предусмотренный договором, уведомлять пользователя об осуществлении операций с использованием ЭПС, а в случае невыполнения этой обязанности банк несет риск убытков от осуществления таких операций. Пользователь обязан контролировать движение денежных средств по своему счету и уведомлять эмитента об операциях, которые не выполнялись пользователем.

Пользователь ЭПС обязан использовать ЭПС в соответствии с требованиями законодательства Украины и условий договора, заключенного с эмитентом, и не допускать использования ЭПС лицами, не имеющими на это законного права или полномочий. Использование ЭПС по доверенности не допускается, кроме, конечно, доверенных лиц предприятий (п. 1 р. VI Положения № 705).

Документальное подтверждение расчетов, осуществленных с помощью платежных карточек

Для возможности компенсации работнику расходов, осуществленных в командировке с применением корпоративного или личного ЭПС, он должен после окончания командировки предоставить предприятию документы, подтверждающие сумму таких расходов.

Общие правила документооборота по операциям с использованием ЭПС изложены в главе VII Положения № 705.

Согласно пунктам 1 – 10 главы VII Положения № 705 документы по операциям с использованием ЭПС и другие документы, которые применяются в платежных системах для платежных операций с использованием ЭПС, могут быть в бумажной и/или электронной форме. Формы документов по операциям с использованием ЭПС устанавливаются правилами платежных систем и должны содержать обязательные реквизиты, определенные этим Положением.

Операции пользователей должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов по операциям с использованием ЭПС в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы. Документы по операциям с использованием ЭПС могут быть оформлены и/или напечатаны другим языком по договоренности сторон или если платежное устройство дает пользователю техническую возможность осуществить выбор языка по его заказу.

Бумажные документы по операциям с использованием ЭПС могут не оформляться по месту проведения операции, если расчеты за товары (услуги) осуществляются пользователем на небольшие суммы на транспорте и в других местах массового обслуживания физических лиц, которые требуют быстрого обслуживания.

Во время осуществления операций с использованием ЭПС в системах электронной коммерции и других системах дистанционного обслуживания разрешается формирование в электронной форме документа по операции с использованием ЭПС при условии доставки его пользователю.

Документы по операциям с использованием ЭПС имеют статус первичного документа и могут быть использованы во время урегулирования спорных вопросов.

Операции, осуществляемые с использованием ЭПС с применением платежных терминалов, должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, а операции с применением импринтеров — с оформлением слипа, форма которого определяется платежной системой.

Документы по операциям с использованием ЭПС должны содержать такие обязательные реквизиты:

1) идентификатор эквайра и торговца или другие реквизиты, которые дают возможность их идентифицировать;

2) идентификатор платежного устройства;

3) дату и время осуществления операции;

4) сумму и валюту операции;

5) сумму комиссионного вознаграждения;

6) реквизиты ЭПС, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;

7) вид операции;

8) код авторизации или другой код, который идентифицирует операцию в платежной системе.

Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием ЭПС.

Эмитенты обязаны в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять владельцам счетов выписки о движении денежных средств на их счетах по операциям, которые выполнены пользователями ЭПС. Ежемесячная выписка о платежных операциях по договору должна предоставляться бесплатно.

Выписка о движении денежных средств по счету может предоставляться владельцу счета в банке, направляться по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п.

Если владелец счета не согласен с операциями по счету, перечень которых указан в выписке, он имеет право обратиться к эмитенту с заявлением о рассмотрении спорного вопроса или в суд. Эмитент в порядке и в сроки, установленные правилами платежной системы и условиями договора, во время рассмотрения заявления пользователя имеет право получать от эквайра документы по операциям с применением ЭПС или их копии, которые подтверждают осуществление пользователем этих операций.

Отчетность работника об израсходованных суммах с применением платежных карточек

Согласно пункту 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение № 148), физические лица – доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с текущего счета с применением корпоративного ЭПС или личного ЭПС, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании наличных вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), утверждена приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841, в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350. Этим же приказом утвержден Порядок составления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Порядок № 841).

Согласно подпункту 170.9.2 пункта 170.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) авансовый отчет представляется по установленной форме до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем, в котором налогоплательщик:

• завершает командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет. 

При наличии излишне израсходованных денежных средствих сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета.

В соответствии с подпунктом 170.9.3 пункта 170.9 НКУ действие подпункта 170.9.2 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

а) в случае если во время служебных командировок командированное лицо – налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку денежных средств и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

б) в случае если во время служебных командировок командированное лицо –налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Аналогичные нормы по предельным срокам представления авансового отчета по израсходованным в командировке денежным средствам содержат пункт 3 Порядка № 841, пункт 11 раздела ІІ «Порядок командировки в пределах Украины» и пункт 17 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59.

Учитывая вышеизложенное, если, например, работник при нахождении в командировке снял наличные с текущего счета предприятия с помощью корпоративного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 5 апреля, то он должен представить авансовый отчет в течение 3 банковских дней, следующих за пятницей 5 апреля (днем завершения командировки). Поскольку суббота 6 апреля и воскресенье 7 апреля не являются рабочими днями для банков, тремя банковскими днями после 5 апреля являются 8, 9 и 10 апреля. Следовательно, работник должен представить авансовый отчет и вернуть предприятию неиспользованные «корпоративные» наличные не позднее 5 апреля.

Если работник при нахождении в командировке не снимал наличные с текущего счета предприятия, но с помощью корпоративного ЭПС осуществил расчеты в безналичной форме, и вернулся из командировки в пятницу 5 апреля, то он должен представить авансовый отчет в течение 10 банковских дней, следующих за пятницей 5 апреля (днем завершения командировки), то есть не позднее 19 апреля, поскольку десятью рабочими днями для банков после 5 апреля являются дни 8 – 12, 15 – 19 апреля. При наличии уважительных причин работодатель может продлить срок представления авансового отчета до 20 банковских дней, т. е. авансовый отчет должен быть представлен не позднее 8 мая, поскольку двадцатью рабочими днями для банков после 5 апреля являются 8 – 12, 15 – 19, 22 – 26 апреля, 2 – 3, 6 – 8 мая.

Если работник при нахождении в командировке снял наличные для осуществления командировочных расходов со своего текущего счета с помощью личного ЭПС, вернулся из командировки в пятницу 5 апреля, то он должен представить авансовый отчет в течение 5 банковских дней, следующих за пятницей 5 апреля (днем завершения командировки), т. е. не позднее 12 апреля.

Обращаем внимание, что расходы, отраженные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены (квитанциями платежного терминала, чеками банкомата, слипами и т. п.), при этом датированы во временных промежутках не позднее последнего дня командировки (дата проездного документа при возвращении из командировки может быть позднее последнего дня командировки) или дня завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению предприятия. 

По мнению Минфина, в случае оплаты директором предприятия стоимости проживания в гостинице нескольких командированных работников с помощью закрепленного за директором корпоративного ЭПС (т. е. в пределах денежных средств, выданных под отчет), к авансовому отчету необходимо приложить оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть указаны фамилии всех работников, за проживание которых осуществлена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов. При этом выданный на имя директора предприятия оригинал квитанции (счета) на оплату проживания в гостинице всех работников предприятия на полную (общую) сумму без указания вышеперечисленных реквизитов не может быть принят к авансовому отчету.

К вышеизложенному добавим, что при групповых командировках работников оплата командировочных расходов за всех работников может осуществляться доверенным лицом с помощью одного корпоративного ЭПС, но возмещаются (учитываются) расходы персонально по каждому командированному работнику, поэтому каждый работник после возвращения из командировки должен представить авансовый отчет с отражением расходов (на проезд, проживание и т. п.), понесенных на него (персонально) или им самим, с приложением подтверждающих документов (при необходимости — их копий).

Отражение в учете предприятия операций с применением платежных карточек

Согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций (должны быть составлены во время или сразу после их проведения, а последние должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором были осуществлены).

Как отмечалось выше, операции с применением ПК должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и другихдокументов, которые составляются и печатаются по месту проведения операции. Документы по операциям с использованием ЭПС (ПК) имеют статус первичных документов (п. 3, 4 главы VII Положения № 705).

При представлении работником в бухгалтерию авансового отчета после возвращения из командировки или после выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, когда работником использовались подотчетные денежные средства с использованием корпоративной или личной ПК, он должен представить вышеуказанные первичные документы, подтверждающие получение наличных со счета или безналичное использование денежных средств с корпоративного счета. На основании представленных подотчетным лицом первичных документов предприятие отражает хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

Рассмотрим порядок такого отражения на конкретных примерах, если работник использовал ПК для осуществления расходов с корпоративного счета в национальной валюте (см. таблицы 1–2 ниже).

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки во время командировки

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	Перечислены банку денежные средства за открытие корпоративного счета	92	311	200,00
2	Перечислены банку денежные средства за эмиссию корпоративной платежной карточки	92	311	30,00
3	Отнесены на финансовые результаты расходы на открытие корпоративного счета и эмиссию корпоративной платежной карточки (200 грн. + 30 грн.)	791	92	230,00
4	Перечислены денежные средства на корпоративный счет с другого текущего счета предприятия	313	311	15 000,00
5	Сняты работником в банкомате (выданы под отчет) денежные средства с корпоративного счета с помощью платежной карточки во время командировки для осуществления командировочных расходов	372	313	10 000,00
6	Представлен работником авансовый отчет после возвращения из командировки (9000 грн. — суточные, расходы на проживание и проезд в командировке) и возвращен остаток неиспользованной наличности (1000 грн.) в кассу предприятия	92 301	372 372	9000,00 1000,00

Таблица 2

 Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного счета с помощью платежной карточки на закупку ТМЦ для нужд предприятия

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	01.04.2019 перечислены денежные средства предприятием на корпоративный счет	313	311	7000,00
2	04.04.2019 водитель с помощью корпоративной ПК осуществил оплату в безналичной форме приобретения ГСМ для нужд предприятия	372	313	960,00
3	05.04.2019 водитель представил авансовый отчет  о приобретении ГСМ: – стоимость ГСМ (без НДС); – НДС	92 641/ндс	372 372	800,00 160,00
4	08.04.2019 секретарь снял наличность с корпоративного счета для приобретения канцтоваров для нужд предприятия	372	313	700,00
5	09.04.2019 произошли такие события: – секретарь представил авансовый отчет  о приобретении канцтоваров; – секретарь возвратил в кассу предприятия неиспользованную наличность	92 301	372 372	600,00 100,00

Для целей отражения в учете «карточных» операций важно понимать, что перечисленные предприятием на корпоративный счет денежные средства не считаются выданными работнику под отчет, поскольку они продолжают принадлежать предприятию. Денежные средства считаются выданными работнику под отчет только в случае использования (снятия) их с корпоративного счета с помощью корпоративной ЭПС (это подтверждает банковская выписка о движении денежных средств на корпоративном счете). 

В случае перечисления предприятием денежных средств на личный счет работника, они считаются выданными работнику под отчет в день такого перечисления.

Учет расходов при командировках за границу

При направлении работника в командировку за границу и осуществлении операций с применением ЭПС необходимо учитывать следующие положения нормативно-правовых документов:

– бюджетные учреждения, направляющие работников в командировку за границу, обеспечивают их денежными средствами (авансом) в валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59);

 – бюджетные учреждения при необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое командируется работник, перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляют по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день расчета расходов (п. 16.3 р. ІІІ Инструкции № 59);

– хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу как в инвалюте, так и в гривне (работник может самостоятельно обменять гривну на инвалюту);

– работниками бюджетных учреждений неизрасходованные денежные средства в командировке подлежат возвращению в кассу или зачислению на счет работодателя в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (п. 17 р. ІІІ Инструкции № 59), а хозрасчетные предприятия этот вопрос должны урегулировать во внутреннем документе;

– при отсутствии у работника бюджетного учреждения подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, которые подтверждены документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59);

– если работнику, вернувшемуся из командировки за границу, необходимо выплатить дополнительные денежные средства для окончательного расчета с ним (в том числе, в случае проведения работником расчетов в командировке за собственные денежные средства), то их выплата осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на день погашения задолженности (выплаты денежных средств работнику) (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Таким образом, возмещение расходов за границей при наличии подтверждающих документов осуществляется в гривне по ее официальному курсу к инвалютам, установленному НБУ на дату:

– получения аванса — если фактические расходы работника в инвалюте соответствуют сумме полученного аванса;

– погашения задолженности предприятием — если для окончательного расчета за командировку работнику необходимо выплатить дополнительные денежные средства;

– погашения задолженности работником — при наличии суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения задолженности отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

Согласно части 3 статьи 9 Закона о бухучете операции в иностранной валюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно.

Если у предприятия имеется текущий счет в иностранной валюте, то операции по такому счету отражаются в бухгалтерском учете с соблюдением норм П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193. 

В соответствии с пунктом 5 П(С)БУ 21 операции в иностранной валюте при их первоначальном признании отражаются в валюте отчетности (гривне) путем пересчета суммы в иностранной валюте с применением валютного курса на начало дня даты совершения операции. Операции по безналичным расчетам в иностранной валюте (с применением корпоративной ПК) предприятие может отражать в валюте отчетности в сумме, определенной в документах банка, с учетом особенностей применения банком валютного курса на дату осуществления операции, в случае если это не противоречит требованиям налогового и таможенного законодательства в части применения валютного курса.

Обращаем внимание, что при расчетах с использованием ПК на корпоративном счете предприятия сначала резервируются (блокируются) соответствующие суммы, а затем они списываются, при этом даты проведения операции и списания денежных средств со счета могут не совпадать (денежные средства могут списываться с задержкой до двух дней, а при расчетах в иностранной валюте — до 30 дней). В таких случаях рекомендуем датой выдачи аванса считать дату снятия наличных по чеку банкомата или дату безналичной оплаты расходов (это необходимо отразить во внутреннем документе предприятия).

Поскольку при снятии работником денежных средств с корпоративного счета в иностранной валюте происходит операция выдачи ему подотчетных денежных средств (аванса) в иностранной валюте, в учете предприятия до момента представления работником авансового отчета с указанием осуществленных расходов отражают дебиторскую задолженность. В таком случае в соответствии с пунктом 6 П(С)БУ 21 сумма аванса (предоплаты) в иностранной валюте пересчитывается в валюту отчетности с применением валютного курса на дату выплаты аванса. При этом если работник в командировке за границей снимает наличную валюту с корпоративного счета или оплачивает по безналичному расчету с помощью корпоративной ПК командировочные расходы несколько раз в разные дни, то будет иметь место несколько дат выдачи денежных средств (валюты) под отчет.

Обращаем внимание, что указанная дебиторская задолженность является немонетарной статьей, поэтому на дату утверждения авансового отчета перерасчет командировочных расходов в гривну осуществляется по ее курсу, установленному к иностранной валюте на дату выдачи аванса (дату снятия денежных средств с корпоративного счета).

Курсовые разницы от перерасчета валют отражаются: по кредиту счета 714 «Доход от операционной курсовой разницы» в составе прочего операционного дохода или по дебету счета 945 «Расходы от операционной курсовой разницы» в составе прочих расходов операционной деятельности.

В случае проведения расчета корпоративной ПК по текущему счету, валюта которого отличается от валюты расчета, банк предоставляет дополнительную услугу по конвертации (купле-продаже) иностранной валюты (сумма операции конвертируется в валюту счета по курсу, порядок установления которого определен в договоре между предприятием и банком). Банковская выписка с корпоративного счета содержит информацию о сумме осуществленных расходов в валюте такого счета. Разница между суммой расходных операций по курсу НБУ и данными выписки банка соответствует стоимости расходов по операции конвертации валют. Это касается, в частности, использования денежных средств с мультивалютного корпоративного счета (текущего счета предприятия, на который денежные средства перечисляются в гривне, а снимать их можно за границей в валюте государства, в котором осуществляется снятие денежных средств или безналичная оплата расходов). 

Если работнику хозрасчетного предприятия аванс на командировку за границу предоставляется в гривне путем перечисления на его личный счет, а работник обменивает гривну на валюту, то расчет командировочных расходов осуществляется по курсу, действовавшему в день конвертации гривны в валюту.

ПРИМЕР 1

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с корпоративного валютного счета в командировке за границей

Заместитель директора предприятия, на которого оформлена корпоративная ПК по валютному счету предприятия, направлен в командировку в Германию на 4 дня с 02.04.2019 г. по 05.04.2019 г. С целью обеспечения его иностранной валютой предприятие 01.04.2019 г. приобрело иностранную валюту в сумме 2000 евро на межбанковском валютном рынке по курсу 30,86 грн. за 1 евро. Официальный курс на эту дату составлял 30,57 грн. за 1 евро.

Во время командировки работник израсходовал (снял) с корпоративного счета 1700 евро, в т. ч. суточные в размере 320 евро (80 евро х 4 к. д.), оплата проезда по месту командировки и перелет в Украину — 750 евро, оплата проживания — 630 евро, о чем представил авансовый отчет после возвращения из командировки. Предположим, что использование (снятие) валюты с корпоративного счета состоялось только в один день 02.04.2019 г., в который официальный курс НБУ составлял 30,55 грн. за 1 евро.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	01.04.2019 перечислены денежные средства в гривне для приобретения иностранной валюты	333	311	61 720,00 UAH 2000 EUR
2	01.04.2019 зачислена приобретенная валюта на текущий счет предприятия в иностранной валюте	312	333	61 140,00 UAH 2000 EUR
3	Отражены расходы на куплю-продажу валюты в виде разницы в курсах:  2000 х (30,86 – 30,57)	942	333	580,00
4	02.04.2019 перечислена валюта с текущего счета предприятия на корпоративный счет  в иностранной валюте	314	312	61 140,00 UAH 2000 EUR
5	02.04.2019 списана валюта с корпоративного счета в иностранной валюте (1700 х 30,55)	372	314	51 935,00 UAH 1700 EUR
6	Включена в расходы сумма понесенных командировочных расходов (суточные, документально подтвердженные расходы на проезд и проживание)	92	372	51 935,00 UAH 1700 EUR

ПРИМЕР 2

Отражение в бухгалтерском учете использования работником денежных средств
с мультивалютного счета предприятия в командировке за границей

Директор предприятия направлен в командировку в США на 4 дня с 02.04.2019 г. по 05.04.2019 г. Предприятие имеет мультивалютный корпоративный счет. На этот счет директору оформлена корпоративная ПК. Предприятие 01.04.2019 г. перечислило на мультивалютный корпоративный счет 50 000 грн. 

Во время командировки 02.04.2019 г. работник с мультивалютного счета снял денежные средства в сумме 340 долл. США (суточные: 85 долл. США х 4 к. д.) и осуществил две оплаты с помощью корпоративной ПК: за проезд по месту командировки в сумме 410 долл. США и за проживание в гостинице в сумме 850 долл. США. Официальный курс НБУ на 02.04.2019 г. составлял 27,19 грн. за 1 долл. США, а курс покупки валюты при ее конвертации в этот день составил 27,45 грн за 1 долл. США. Снятые со счета (израсходованные) денежные средства отражаются как выданные работнику под отчет. Предположим, что использование (снятие) валюты работником с мультивалютного корпоративного счета в командировке состоялось только в один день — 02.04.2019 г.

В бухгалтерском учете предприятия указанные операции отражаются следующим образом:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	01.04.2019 перечислены денежные средства  в гривне на мультивалютный счет предприятия	313	311	50 000,00
2	02.04.2019 директор получил денежные средства под отчет: 340$ + 410$ + 850$ = 1600$ 1600$ х 27,19 = 43 504 грн.	372	313	1600$__ 43 504,00
3	Отражены расходы на конвертацию: (27,45 – 27,19) х 1600$ = 416 грн.	942	313	416,00
4	05.04.2019 директор вернулся из командировки  и представил авансовый отчет на сумму 1600$ (суточные, документально подтвердженные расходы на проезд и проживание)	92	372	1600$__ 43 504,00*

* Поскольку задолженность работника по подотчетным денежным средствам подтверждена документами о полученных услугах, такая задолженность не является монетарной статьей баланса и курсовая разница по ней не определяется.