Відпускні, «лікарняні» та «декретні» у новому Податковому розрахунку

Надія Василівна ФІЛІПОВСЬКИХ,
начальник відділу адміністрування податку на доходи фізичних осіб Управління адміністрування податку на доходи фізичних осіб та податків самозайнятих осіб Департаменту адміністрування податків Державної податкової служби України

Як вже повідомлялося в попередньому номері журналу¹, 1 січня 2021 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4» від 15.12.2020 р. № 773 (далі — Наказ № 773)², яким внесено зміни до наказу Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (далі — Наказ № 4).²

Наказом № 773 затверджено й тепер наведено в оновленому Наказі № 4:

– форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок);²

– Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4).²

Пунктом 3 Наказу № 773 встановлено, що Податковий розрахунок за формою, затвердженою цим наказом, перший раз подається за I квартал 2021 року.

Відповідно до пункту 1 розділу II Порядку № 4, підпункту «б» підпункту 176.2 та підпункту 49.18.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу (окремо за календарний рік він не подається).

Отже, за I квартал 2021 року Податковий розрахунок необхідно подати не пізніше 11 травня 2021 року (10 травня — неділя — вихідний день). В ньому роботодавцям (страхувальникам) необхідно відобразити нарахований у I кварталі 2021 року фізичним особам дохід, а також нарахований на нього податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовий збір (далі — ВЗ) і єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ) в розрізі місяців цього кварталу.

Що стосується подання роботодавцями Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Звіт з ЄСВ), наведеного у додатку 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, то його роботодавці можуть подати тільки до 1 квітня 2021 року за звітні періоди по грудень 2020 року включно. Починаючи з 1 квітня 2021 року за будь-які попередні звітні періоди роботодавці повинні подавати Податковий розрахунок.

Податковий розрахунок включає основну частину та 6 додатків. Основна частина Податкового розрахунку (далі — Розрахунок) включає заголовну частину, яка має реквізити від 01 до 110 (в них відображаються, зокрема, тип Податкового розрахунку, інформація про податкового агента та платника ЄСВ, про додатки, а також інформація, яка раніше відображалася в заголовній частині Звіту з ЄСВ), і таблицю, що має 3 розділи, де з розбивкою по трьох місяцях кварталу (в графах 1, 2, 3) відображаються загальні суми нарахованих доходу та ЄСВ. Роботодавці заповнюють в таблиці Розрахунку розділ І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», який є аналогом таблиці 1 Звіту з ЄСВ.

Додатками до Розрахунку, які заповнюються роботодавцями, є:

– додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) (далі — форма Д1) — це аналог таблиці 6 Звіту з ЄСВ. У формі Д1 відображається інформація про нараховані доходи та ЄСВ у розрізі кожної застрахованої особи. Форма Д1 подається за кожний місяць кварталу окремо (порядковий номер місяця в кварталі (цифри 1, 2, 3) проставляється в реквізиті 02 заголовної частини цієї форми), тому якщо страхувальник нараховував застрахованим особам дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми Д1 — за кожний місяць окремо;

– додаток 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ) (далі — форма 4ДФ) — це аналог Податкового розрахунку ф. № 1ДФ. У формі 4ДФ відображається інформація про нараховані доходи, ПДФО та ВЗ у розрізі кожної фізичної особи. Форма 4ДФ (як і форма Д1) подається за кожний місяць кварталу окремо (порядковий номер місяця в кварталі проставляється в реквізиті 02 заголовної частини цієї форми), тому якщо податковий агент нараховував фізичним особам дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми 4ДФ — за кожний місяць окремо;

– додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5) (далі — форма Д5) — це аналог таблиці 5 Звіту з ЄСВ. Форма Д5 подається одна за весь квартал (без розбивки по місяцях кварталу);

– додаток 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6) (далі — форма Д6) — це аналог таблиці 7 Звіту з ЄСВ. Форма Д6 подається за кожний місяць кварталу окремо, тому якщо страхувальник нараховував застрахованим особам, у яких обчислюється спеціальний стаж, дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми Д6 — за кожний місяць окремо.

Детально про нововведення форм Д1, 4ДФ, Д5 і Д6 розказано у статті попереднього номера журналу, тому в цій статті на них зупинятися не будемо.

Далі розглянемо особливості відображення в Податковому розрахунку наступних подій і виплат працівникам:

– відпусток і заробітної плати за час відпустки (далі — відпускні);

– днів тимчасової непрацездатності, а також оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги по тимчасовій непрацездатності, що надається за рахунок Фонду соціального страхування України (далі разом — «лікарняні»);

– відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка) і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретні»).

Відображення відпусток і відпускних в Податковому розрахунку

Види відпусток, які надаються працівникам, визначені Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Відображення відпусток у формі Д5

У формі Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» інформація про щорічні, навчальні, творчі відпустки, додаткові оплачувані відпустки (далі разом — оплачувані відпустки), відпустки без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною від трирічного до шестирічного віку) не відображається (Порядком № 4 це не передбачено).

Водночас згідно з пунктом 5 розділу IV Порядку № 4 у формі Д5 відображається інформація про надання застрахованим особам протягом звітного періоду наступних видів відпусток:

• «декретної» відпустки³ із зазначенням в реквізиті (графі) 07 категорії особи 5, а при наданні «декретної» відпустки особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу — із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 7;
• відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (далі — відпустка по догляду за дитиною до 3 років) із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 6;³
• відпустки по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку (далі — відпустка по догляду за дитиною від 3 до 6 років) із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 4.⁴

При наданні вищевказаних відпусток (далі — «дитячі» відпустки) інформація про дату їх початку і закінчення відображається в реквізиті 10 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» відповідно в графах «дата початку» і «дата закінчення» (в форматі ддммрррр) форми Д5 (п. 5 р. IV Порядку № 4). Одночасно в рядку по працівнику в загальному порядку заповнюються реквізити 05, 07, 08, 09, 16 (не заповнюються реквізити 06, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19 і 20) форми Д5, при цьому в реквізиті 16 «Документ-підстава про початок, кінець … відпусток» зазначаються дата і номер наказу про надання «дитячої» відпустки (наприклад, наводиться такий текст: «наказ № 25 від 15.03.2020»).

Враховуючи, що «дитячі» відпустки зазвичай використовуються повністю і додатковий наказ про закінчення «дитячої» відпустки не видається, в реквізиті 16 форми Д5 у кварталі закінчення «дитячої» відпустки в рядку по працівнику, де відображається дата закінчення «дитячої» відпустки, зазначаються реквізити наказу про надання відпустки. Якщо з будь-яких причин працівник за власним бажанням перериває «дитячу» відпустку і достроково виходить на роботу, при цьому роботодавцем видається наказ про закінчення відпустки і вихід працівника на роботу, то в реквізиті 16 вказуються дата і номер наказу про закінчення відпустки.

Крім того, бувають випадки, коли жінка, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною до 3 років (від 3 до 6 років), завагітніла, і їй на підставі виданого листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами нараховуються «декретні», при цьому «декретна» відпустка не оформляється (наказ про її надання не видається), оскільки перебування працівника одночасно в двох відпустках законодавством не передбачено. В такій ситуації у кварталі початку тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця все одно відображається у формі Д5, при цьому в рядку по працівниці в реквізиті 07 зазначається категорія особи 5 (особа, якій надано «декретну» відпустку і нараховуються «декретні»), а в реквізиті 10 «Період … відпусток» — дата початку або закінчення тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Оскільки в зазначеному випадку наказ про надання «декретної» відпустки не видається (працівниця продовжує перебувати у відпустці по догляду за дитиною до 3 років або від 3 до 6 років), в реквізиті 16 вказуються дата і номер листка непрацездатності.

Якщо в одному кварталі у працівника почалася і закінчилася «дитяча» відпустка (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років), то стосовно такого працівника у формі Д5 заповнюється один рядок із зазначенням в ньому дат початку і закінчення «дитячої» відпустки.

Якщо в одному кварталі у працівника закінчилася «дитяча» відпустка одного виду (наприклад, «декретна»), і почалася «дитяча» відпустка іншого виду (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років), то стосовно такого працівника у формі Д5 заповнюються два рядки із зазначенням в першому рядку дати закінчення «дитячої» відпустки одного виду (наприклад, «декретної»), у другому рядку — дати початку «дитячої» відпустки іншого виду (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років) із зазначенням в кожному рядку відповідної категорії особи.

Відображення відпусток у формі Д1

У формі Д1, яка подається в розрізі місяців звітного кварталу, відображається тривалість (кількість календарних днів) окремих видів відпусток працівників. Для цього в формі Д1 передбачено два реквізити:

– в реквізиті 13 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» відображається у звітному місяці кількість календарних днів перебування у відпустках без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25 і 26 Закону про відпустки та іншими нормативно-правовими актами, крім відпустки по догляду за дитиною від 3 до 6 років, яка, як зазначено вище, відображається у формі Д5;

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» зазначається у звітному місяці кількість календарних днів перебування у «декретній» відпустці.

Якщо працівник частину місяця працював і йому нараховано заробітну плату, а частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати, то в формі Д1 працівник відображається в одному рядку, при цьому кількість календарних днів неоплачуваної відпустки (відпусток) зазначається в реквізиті 13, а в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» зазначається кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця.

Реквізит 14 заповнюється завжди календарними днями повного місяця (30 або 31, а в лютому — 28 або 29), крім місяців звільнення і прийняття на роботу, коли вказуються лише календарні дні фактичного перебування у трудових відносинах.

Пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 визначено, що кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди, за винятком відпустки, «декретної» відпустки. За наявності в одному місяці декількох рядків (з декількома видами доходу) стосовно однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця в реквізиті 14 зазначається лише в одному (першому) рядку, а саме у тому, в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності).

Наприклад, якщо працівниця частину місяця працювала і їй нарахована заробітна плата, а частину місяця перебувала у «декретній» відпустці, то у формі Д1 за такий місяць по працівниці заповнюється декілька рядків:

– в першому рядку відображається нарахована заробітна плата, при цьому в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівниця повний місяць перебувала у трудових відносинах);

– у другому рядку відображаються «декретні», що припадають на цей місяць, при цьому реквізит 14 не заповнюється, а в реквізиті 15 зазначається кількість календарних днів перебування працівниці у «декретній» відпустці в цьому місяці;

– в третьому і наступних рядках відображаються «декретні», що припадають на наступні місяці, при цьому реквізит 14 заповнюється в кожному місяці, на який припадає «декретна» відпустка, а в реквізиті 15 зазначається кількість днів «декретної» відпустки в кожному місяці (див. нижче приклад 5).

Якщо працівниця частину місяця перебувала у «декретній» відпустці з нарахуванням «декретних», а частину місяця перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, передбаченій статтею 18 Закону про відпустки (ця відпустка є соціальною і не належить до відпусток без збереження заробітної плати), то в формі Д1 за такий місяць працівниця відображається в одному рядку, при цьому реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівниця повний місяць перебувала у трудових відносинах), а в реквізиті 15 зазначається кількість календарних днів перебування працівниці у «декретній» відпустці в цьому місяці.

Якщо працівник частину місяця перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, а частину місяця працював і йому нараховано заробітну плату, то в формі Д1 за такий місяць працівник відображається в одному рядку, при цьому реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), а в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівник повний місяць перебував у трудових відносинах).

Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці (відпустках) без збереження заробітної плати, передбаченій статтями 25 і 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною від 3 до 6 років), і не мав у такому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ (відсутня база нарахування ЄСВ), то він все одно відображається у формі Д1 за такий місяць без сум, але з заповненням реквізитів 13 (кількість календарних днів неоплачуваної відпустки) і 14 (кількість календарних днів трудових відносин, що відповідає кількості календарних днів цього місяця).

Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років і не мав у цьому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ, то у формі Д1 за такий місяць роботодавець працівника не відображає (по цій застрахованій особі звітність подають органи соціального захисту населення, які виплачують допомогу при народженні дитини).

Якщо працівник частину місяця перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, а частину місяця — у відпустці по догляду за дитиною від 3 до 6 років, і не мав у цьому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ (відсутня база нарахування ЄСВ), то працівник у формі Д1 за такий місяць не відображається, але відображається у формі Д5 за цей квартал (закінчується одна і починається інша «дитяча» відпустка — див. вище).

Якщо працівник, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, весь місяць працює на умовах неповного робочого часу, то у формі Д1 реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), а в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів трудових відносин, що відповідає кількості календарних днів цього місяця.

Відображення відпускних в Податковому розрахунку

Окремо від інших доходів відпускні відображаються у формі Д1, а у складі заробітної плати вони відображаються у формі 4ДФ і таблиці Розрахунку.

У формі Д1 відображається сума нарахованих відпускних за всіма видами оплачуваних відпусток персонально по кожному працівнику в розрізі місяців звітного кварталу.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих працівнику відпускних, що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума відпускних, на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на відпускні.

Як раніше в таблиці 6 Звіту про ЄСВ, так і тепер у формі Д1 суми відпускних відображаються в окремому рядку (окремо від сум заробітної плати та інших доходів) із зазначенням коду типу нарахувань 10 в реквізиті 09 «Код типу нарахувань».

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та майбутні періоди (зокрема, нараховані відпускні за поточний і наступні за ним місяці).

Якщо працівнику надається оплачувана відпустка, що припадає на 2 і більше суміжні місяці (далі — перехідна відпустка), і в місяці її надання нараховуються відпускні за весь період такої відпустки (далі — перехідні відпускні), то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, такі відпускні потрібно віднести до відповідних місяців, на які припадає період (календарні дні) відпустки.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), яким встановлено, що застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми оплати щорічної відпустки, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць.

Відповідно до пункту 1 розділу IV Порядку № 4 суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи (реквізиту) 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» форми Д1 із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.

Наприклад, якщо працівнику в січні 2021 року нарахували перехідні відпускні за щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні (далі — к. д.), надану з 18 січня по 10 лютого 2021 року, то вся сума відпускних відображається у формі Д1 за січень, але в ній суми відпускних відображаються в двох (окремих) рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані:

– в першому рядку з відпускними, що припадають на січень (нарахованими за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня), в реквізиті 09 зазначається код типу нарахувань 10, а в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021 (січень — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні);

– у другому рядку з відпускними, що припадають на лютий (нарахованими за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), в реквізиті 09 зазначається код типу нарахувань 10, а в реквізиті 10 — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні).

Якщо працівнику надається щорічна відпустка на початку наступного місяця, наприклад з 1 по 24 березня 2021 року, при цьому відпускні за весь період такої відпустки нараховано та виплачено в кінці лютого 2021 року (згідно зі статтею 21 Закону про відпустки відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки), то вся сума відпускних повинна бути відображена в формі Д1 за лютий в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10 і зазначенням в реквізиті 10 — 03.2021 (березень — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні).

У таблиці Розрахунку не передбачені окремі рядки для відображення відпускних, тому останні в розділі І зазначеної таблиці відображаються у складі заробітної плати в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1), а відпускні, на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2).

ЄСВ, який нараховується на відпускні в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

Оскільки таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, а форма Д1 подається за кожний місяць окремо, то для відпускних застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць та у відповідній графі таблиці Розрахунку відпускні відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівнику нараховано перехідні відпускні, то вся сума таких відпускних відображається у формі Д1 і графі таблиці Розрахунку за цей місяць (місяць нарахування відпускних). Але в формі Д1 за вказаний місяць перехідні відпускні відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані.

Якщо відпустка повністю припадає на один місяць, наприклад, її надано з 8 по 21 лютого, то вся сума нарахованих у лютому відпускних відображається у формі Д1 в одному рядку по працівнику, а в розділі І таблиці Розрахунку відпускні відображаються у складі заробітної плати за лютий — у графі 2. Нарахований на такі відпускні ЄСВ відображається у складі ЄСВ, нарахованого на заробітну плату лютого, у графі 2.

Якщо працівнику надано перехідну відпустку, яка припадає на 2 місяці, то вся сума перехідних відпускних відображається у формі Д1 за місяць, в якому нараховано відпускні (на який припадає початок відпустки), у двох рядках по працівнику (сума відпускних за кожним місяцем окремо), а в розділі І таблиці Розрахунку вся сума перехідних відпускних відображається у складі заробітної плати місяця, в якому нараховано відпускні.

Наприклад, якщо працівнику надавалася відпустка тривалістю 24 календарні дні з 18 січня по 10 лютого 2021 року (див. приклад вище), за яку йому виходячи із середньоденної заробітної плати — 300 грн. в січні нараховано відпускні в сумі 7200 грн. (300 грн. х 24 к. д.), при цьому сума відпускних, що припадають на січень (нарахованих за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня), становить 4200 грн. (300 грн. х 14 к. д.), а сума відпускних, що припадають на лютий (нарахованих за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), становить 3000 грн. (300 грн. х 10 к. д.), то зазначені відпускні відображаються в формі Д1 за січень, в якій по працівнику заповнюються два рядки: в першому рядку відображаються відпускні, що припадають на січень, в сумі 4200 грн.; у другому рядку відображаються відпускні, що припадають на лютий, в сумі 3000 грн. У графі 1 (січень) таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року вся сума відпускних — 7200 грн. відображається в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2).

Таким чином, якщо сума відпускних була нарахована в першому місяці кварталу (незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, за яку нараховано відпускні), то вона відображається в формі Д1 за перший місяць кварталу і в графі 1 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума відпускних була нарахована в другому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за другий місяць кварталу і в графі 2 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума відпускних була нарахована в третьому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за третій місяць кварталу і в графі 3 таблиці Розрахунку за цей квартал.

У формі 4ДФ відпускні відображаються не в окремих рядках (як це передбачено для форми Д1), а в одному рядку із заробітною платою з ознакою доходу «101». При цьому перехідні відпускні всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівнику в січні 2021 року нарахували (виплатили) перехідні відпускні за щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні, надану з 18 січня по 10 лютого 2021 року (див. приклад вище), то вся сума відпускних, нарахованих (виплачених) за 24 к. д. відпустки (як тих, що припадають на січень — нарахованих за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня, так і тих, що припадають на лютий — нарахованих за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), відображається у формі 4ДФ за січень в одному рядку із заробітною платою за січень, при цьому в формі 4ДФ за лютий відпускні вже не відображаються.

Водночас з метою визначення місячного доходу для сплати ПДФО і ВЗ відпускні розподіляються по місяцях, за які вони нараховані, оскільки відповідно до підпункту 169.4.1 ПКУ якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Також звертаємо увагу, що у разі повної та своєчасної (у встановлені терміни) виплати працівнику заробітної плати (відпускних, «лікарняних», «декретних»), своєчасної сплати ПДФО і ВЗ в розділі I форми 4ДФ в рядку по працівнику суми в графах 3а і 3, суми графах 4а і 4, суми в графах 5а і 5 будуть збігатися. Якщо заробітна плата (відпускні, «лікарняні», «декретні») буде виплачуватися працівнику, а суми ПДФО і ВЗ перераховуватися до бюджету пізніше встановлених термінів (з затримкою) або в місяцях, що настають за місяцем їх нарахування, то вони в графах 3, 4, 5 мають відображатися по працівнику в місяцях їх фактичної виплати, сплати.

Що стосується відпустки, яка переходить з одного на інший квартал, то відпускні, нараховані за таку перехідну відпустку, в Податковому розрахунку відображаються всією сумою у кварталі їх нарахування, але суми перехідних відпускних у формі Д1 відображаються в розрізі місяців, за які вони нараховані. Розглянемо цю ситуацію на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 1

Відображення в Податковому розрахунку відпускних,
нарахованих за відпустку, яка переходить з одного на інший квартал

У березні 2021 року працівник в період з 1 по 28 березня відпрацював 19 з 22 робочих днів цього місяця, тому за березень йому нараховано заробітну плату в сумі 9500 грн. (11 000 грн. : 22 р. д. х 19 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 2090 грн. (9500 грн. х 22%). З 29 березня по 5 травня 2021 року працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 36 к. д., за яку йому перед початком відпустки нараховано та виплачено відпускні в сумі 12 600 грн. (350 грн. х 36 к. д.). На ці відпускні було нараховано ЄСВ в сумі 2772 грн. (12 600 грн. х 22%), ПДФО в сумі 2268 грн. (12 600 грн. х 18%) і ВЗ в сумі 189 грн. (12 600 грн. х 1,5%), які було сплачено при виплаті працівнику відпускних 25 березня.

Оскільки початок відпустки припадає на березень, що є третім місяцем І кварталу 2021 року, то вся сума нарахованих і виплачених працівнику відпускних за вказану відпустку відображається в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року.

У формі Д1 за березень працівник відображається в чотирьох рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за березень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у березні), в реквізитах 16 та 17 — 9500,00 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 2090,00 (9500 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображається сума відпускних, що припадають на березень, тобто нарахованих за 3 к. д. відпустки з 29 по 31 березня в сумі 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 03.2021 (березень), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1050,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається сума відпускних, що припадають на квітень, тобто нарахованих за 30 к. д. відпустки з 1 по 30 квітня в сумі 10 500 грн. (350 грн. х 30 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 04.2021 (квітень), в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин у квітні), в реквізитах 16 та 17 — 10 500,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 2310,00 (10 500 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в четвертому рядку відображається сума відпускних, що припадають на травень, тобто нарахованих за 3 к. д. відпустки з 3 по 5 травня (1 і 2 травня — святково-неробочі дні, які не включаються до тривалості щорічної відпустки) в сумі 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 05.2021 (травень), в реквізиті 14 — 5 (кількість к. д. трудових відносин у травні), в реквізитах 16 та 17 — 1050,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року сума заробітної плати за березень (9500 грн.) і вся сума нарахованих у березні відпускних (12 600 грн.) відображаються загальною сумою — 22 100 грн. (9500 + 12 600) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а нарахований на заробітну плату та відпускні ЄСВ в загальній сумі 4862 грн. (22 100 грн. х 22%) відображається у рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3).

У формі 4ДФ за березень в розділі І в одному рядку по працівнику з ознакою доходу «101» у графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за березень (9500 грн.) і вся сума нарахованих (виплачених) у березні відпускних (12 600 грн.), тобто відображається загальна сума 22 100 грн. (9500 + 12 600), в графах 4а і 4 відображається нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 3978 грн. (22 100 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 331,50 грн. (22 100 грн. х 1,5%).

У Податковому розрахунку за ІІ квартал 2021 року працівник відображається у формі Д1 за квітень із зазначенням в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин у квітні), при цьому суми відпускних, що припадають на квітень, і нарахованого на них ЄСВ в реквізитах 16, 17, 20 не відображаються (такі суми були відображені у формі Д1 за березень), а також не зазначається код типу нарахувань в реквізиті 09.

У формі Д1 за травень суми відпускних, що припадають на травень, і нарахованого на них ЄСВ не відображаються (вони були відображені у формі Д1 за березень). Якщо працівнику в травні буде нарахована заробітна плата за відпрацьований час в цьому місяці, то вона повинна бути відображена в формі Д1 за травень в загальному порядку. При цьому в разі перебування працівника у трудових відносинах весь травень у рядку по ньому із заробітною платою в реквізиті 14 зазначається 31 (всі к. д. травня).

У формі 4ДФ за квітень і формі 4ДФ за травень, що подаються у складі Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року, по працівнику суми відпускних, які припадають відповідно на квітень і травень, а також суми нарахованих на них ПДФО і ВЗ не відображаються (такі суми були відображені у формі 4ДФ за березень). При цьому якщо працівнику не будуть нараховані за квітень інші доходи, у формі 4ДФ за квітень він не відображатиметься.

_____________________________________________________________________________

Що стосується грошової компенсації за невикористану відпустку, яка виплачується працівнику при звільненні або без звільнення⁵ чи перераховується при переведенні працівника на інше підприємство його новому роботодавцю, то вона відображається в поточному місяці у складі заробітної плати⁶, нарахованої в місяці звільнення або роботи або місяці переведення працівника, як в формі Д1 і таблиці Розрахунку, так і в формі 4ДФ. Відображення такої компенсації у формі Д1 в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10 Порядком № 4 не передбачено.

Оскільки перехідні відпускні з метою визначення бази нарахування ЄСВ у конкретному місяці необхідно розподіляти по місяцях, за які вони нараховані, то після такого розподілу необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівника в будь-якому з місяців, на які припадає перехідна відпустка, максимальну величину бази нарахування ЄСВ (в січні – листопаді 2021 року становить 90 000 грн. (6000 грн. х 15)). Якщо в результаті такого розподілу відпускних в одному з місяців сума місячного доходу працівника перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після такого розподілу сума місячного доходу буде менше мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), то ЄСВ за працівника сплачується роботодавцем з МЗП.

Нагадаємо, що в разі, якщо за основним місцем роботи база нарахування ЄСВ у місяці (в тому числі в якому працівнику надавалася відпустка) не перевищує розмір МЗП, встановленої на цей місяць, то сума ЄСВ за такий місяць розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), і ставки ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VІ (далі — Закон № 2464), пп. 6 п. 2 р. IІІ Інструкції № 449). За місцем роботи за сумісництвом ЄСВ нараховується на фактично нарахований дохід незалежно від його розміру.

Враховуючи вищевикладене, якщо за основним місцем роботи працівник частину місяця працював, а частину місяця перебував у відпустці (оплачуваній чи неоплачуваній), або працівник весь місяць перебував в оплачуваній відпустці, при цьому база нарахування ЄСВ в такому місяці є меншою ніж МЗП, то ЄСВ за вказаний місяць необхідно сплатити з МЗП (у 2021 році — в сумі 1320 грн. (6000 грн. х 22%)).

У цьому випадку в формі Д1 по працівнику, крім заробітної плати і відпускних або крім відпускних, необхідно в окремому рядку з кодом типу нарахувань 13 (зазначається в реквізиті 09) відобразити додаткову базу нарахування ЄСВ — суму різниці між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (зазначається в реквізиті 18).

Якщо працівник на момент звільнення використав дні відпустки, які він ще не заробив в поточному робочому році, і з його заробітної плати при звільненні відраховується надміру виплачена сума відпускних за такі незароблені дні відпустки, при цьому в результаті сторнування такої надміру виплаченої суми відпускних у місяці використання зазначених днів відпустки сума фактично нарахованого доходу (база нарахування ЄСВ) за цей місяць є меншою ніж МЗП, то різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в такому (попередньому) місяці відображається в реквізиті 18 форми Д1 за поточний місяць (місяць звільнення) із зазначенням в реквізиті 09 коду типу нарахувань 14 (п. 1 р. IV Порядку № 4). При цьому сторнована сума відпускних відображається у відповідному місяці зі знаком «мінус» (п. 1 р. IV Порядку № 4). Така сторнована сума відпускних відображається з кодом типу нарахувань 10, тобто з тим же кодом типу нарахувань, який вказувався по таким відпускним в місяці їх нарахування.

Розглянемо застосування коду типу нарахувань 14 на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 2

Відображення в Податковому розрахунку відрахування надміру виплачених відпускних
при звільненні працівника із застосуванням коду типу нарахувань 14

Працівник, оклад якого у 2020 році становив 5200 грн., а з 1 січня 2021 року становить 6000 грн., звільняється 26 березня 2021 року. Заробітна плата працівника за березень — 5181,82 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 19 відпрац. д.).

На момент звільнення працівник повністю використав щорічну основну відпустку за поточний робочий рік, який відпрацьований ним неповністю, тому з його заробітної плати в місяці звільнення за використані, але незароблені в поточному робочому році 14 к. д. щорічної основної відпустки, відраховуються надміру виплачені відпускні в сумі 2310 грн. (14 к. д. відпустки х 165 грн.), на які було нараховано ЄСВ в сумі 508,20 грн. (2310 грн. х 22%). Ці незароблені 14 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником у складі щорічної основної відпустки, наданої в період з 18 травня по 11 червня 2020 року тривалістю 24 к. д.

Незароблені 14 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником в період з 28 травня по 11 червня 2020 року, в тому числі на період відпустки з 28 по 31 травня припали незароблені 4 к. д. відпустки, за які працівнику було нараховано та виплачено відпускні в сумі 660 грн. (4 к. д. відпустки х 165 грн.) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 145,20 грн. (660 грн. х 22%), а на період відпустки з 1 по 11 червня 2020 року припали незароблені 10 к. д. відпустки (7 червня — Трійця не включається до тривалості щорічної відпустки), за які були нараховані та виплачені відпускні в сумі 1650 грн. (10 к. д. відпустки х 165 грн.) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 363 грн. (1650 грн. х 22%).

У травні 2020 року працівник в період з 1 по 17 травня відпрацював 9 робочих днів, а з 18 травня йому було надано щорічну основну відпустку, тому сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ), що включає заробітну плату і відпускні, які припадають на травень, становив:

5200 грн. : 19 р. д. х 9 відпрац. д. (зарплата) + 14 к. д. відпустки х 165 грн. (відпускні) = 2463,16 + 2310 = 4773,16 грн.

У червні 2020 року сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ), що включає заробітну плату за відпрацьовані 12 робочих днів в період з 12 по 30 червня і відпускні, які припадають на червень, становив:

5200 грн. : 20 р. д. х 12 відпрац. д. (зарплата) + 10 к. д. відпустки х 165 грн. (відпускні) = 3120 + 1650 = 4770 грн.

Оскільки у травні і червні 2020 року місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) перевищив МЗП (4773,16 грн. > 4723 грн. і 4770 грн. > 4723 грн.), ЄСВ за такі місяці було сплачено з фактично нарахованого доходу.

Визначимо місячний дохід працівника (базу нарахування ЄСВ) у травні та червні 2020 року після сторнування відпускних, надміру виплачених за вказані місяці.

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у травні 2020 року після сторнування надміру виплачених відпускних, які припадають на 4 к. д. відпустки з 28 по 31 травня:

4773,16 грн. – 4 к. д. відпустки х 165 грн. = 4773,16 – 660 = 4113,16 грн.

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у червні 2020 року після сторнування надміру виплачених відпускних, що припадають на 10 к. д. відпустки з 1 по 11 червня:

4770 грн. – 10 к. д. відпустки х 165 грн. = 4770 – 1650 = 3120 грн.

Розрахунки показали, що після сторнування відпускних, надміру виплачених за травень і червень 2020 року, місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) в зазначених місяцях є меншим ніж МЗП (4113,16 грн. < 4723 грн. і 3120 грн. < 4723 грн.), тому ЄСВ повинен бути нарахований на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в цих місяцях.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року:

(4723 грн. – 4113,16 грн.) х 22% = 609,84 грн. х 22% = 134,16 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року:

(4723 грн. – 3120 грн.) х 22% = 1603 грн. х 22% = 352,66 грн.

Враховуючи вищевикладене, у формі Д1 за березень Податкового розрахунку за І квартал 2021 року працівник відображається у п’яти рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за березень 2021 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2021, в реквізиті 14 — 26 (кількість к. д. перебування у трудових відносинах в березні — місяці звільнення), в реквізитах 16 та 17 — 5181,82 (сума заробітної плати за березень), в реквізиті 20 — 1140,00 (5181,82 грн. х 22% — сума ЄСВ);

• у другому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на травень 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 05.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –660,00 (сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на травень 2020 року), в реквізиті 20 — –145,20 (660 грн. х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на травень 2020 року);

• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 05.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 609,84 (4723 – 4113,16 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року), в реквізиті 20 — 134,16 (609,84 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року);

• в четвертому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на червень 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10; в реквізиті 10 — 06.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –1650,00 (сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на червень 2020 року), в реквізиті 20 — –363,00 (1650 грн. х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на червень 2020 року);

• у п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 06.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 1603,00 (4723 – 3120 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року), в реквізиті 20 — 352,66 (1603 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних в розмірі 2310 грн., що відраховується із заробітної плати працівника за березень (місяць звільнення), зменшує загальну суму нарахованої заробітної плати за березень. В результаті в графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку по працівнику відображається сума 2871,82 грн. (5181,82 – 2310) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а в рядку 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» (з перенесенням до рядка 2) відображаються наявні по працівнику дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні та червні 2020 року в загальній сумі 2212,84 грн. (609,84 + 1603).

Сума сторнованого ЄСВ, нарахованого на сторновані відпускні, що припадають на травень і червень 2020 року, в розмірі 508,20 грн. (145,20 + 363 або 2310 грн. х 22%) зменшує загальну суму ЄСВ, нарахованого на заробітну плату за березень 2021 року. В результаті у графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку щодо працівника відображається ЄСВ в сумі 631,80 грн. (1140 – 508,20 або 2871,82 грн. х 22%) в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3), а в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) відображається ЄСВ в сумі 486,82 грн. (134,16 + 352,66 або 2212,84 грн. х 22%), нарахований на дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні та червні 2020 року.

У формі 4ДФ за березень в розділі І сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних зменшує суму нарахованої заробітної плати за березень, в результаті у рядку по працівнику з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображається нарахована і виплачена заробітна плата за березень у сумі 2871,82 грн. (5181,82 – 2310), в графах 4а і 4 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 516,93 грн. (2871,82 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 43,08 грн. (2871,82 грн. х 1,5%).

____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум відпускних (наприклад, «перехідні» відпускні не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість відпускних буде відображена заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Відображення «лікарняних» в Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку «лікарняні» всією сумою відображаються у кварталі їх нарахування.

Для «лікарняних» в розділі І таблиці Розрахунку передбачені спеціальні рядки залежно від джерела їх фінансування:

– «лікарняні», що виплачуються за рахунок роботодавця, відображаються в рядку 1.3 «сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків» (з перенесенням до рядка 1);

– «лікарняні», що виплачуються за рахунок Фонду, відображаються в рядку 1.4 «сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фонду соціального страхування» (з перенесенням до рядка 1);

– «лікарняні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2).

ЄСВ, який нараховується на «лікарняні» в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

У формі Д5 дні тимчасової непрацездатності не відображаються.

У формі Д1 «лікарняні» відображаються в окремих рядках від інших доходів в розрізі їх одержувачів із зазначенням в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» відповідного коду категорії застрахованої особи: 29 (загальний випадок), 36 (працюючі особи з інвалідністю; далі — інваліди), 37 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) і 39 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів). Зазначені коди категорії застрахованої особи наведено в Таблиці відповідності кодів категорій застрахованих осіб та кодів бази нарахування і розмірів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (додаток 1 до Порядку № 4).

Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності застрахованої особи у відповідному місяці відображається в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» форми Д1.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих застрахованій особі «лікарняних», що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума «лікарняних», на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на «лікарняні».

Звертаємо увагу, що у разі тимчасової непрацездатності з виплатою «лікарняних» у формі Д1 по працівнику в реквізиті 09 код типу нарахувань не зазначається.

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та минулі періоди (зокрема, нараховані «лікарняні» за поточний та минулі місяці).

У формі Д1 суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках з відповідними кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449, згідно з яким застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць.

Таким чином, якщо підприємство нараховує працівнику «лікарняні», що припадають на 2 і більше суміжні місяці (далі — перехідні «лікарняні»), то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, такі перехідні «лікарняні» необхідно віднести до відповідних місяців, на які припадає період (календарні дні) тимчасової непрацездатності.

Наприклад, якщо працівнику в березні 2021 року нарахували перехідні «лікарняні» за 15 календарних днів хвороби з 24 лютого по 10 березня 2021 року, то вся сума «лікарняних» відображається у формі Д1 за березень, але в ній суми «лікарняних» відображаються в двох (окремих) рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані:

– в першому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий (нараховані за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого), із зазначенням в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»);

– у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень (нараховані за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня), із зазначенням в реквізиті 10 — 03.2021 (березень — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»).

Оскільки форма Д1 подається за кожний місяць окремо, а таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, то для «лікарняних» застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць і у відповідній графі таблиці Розрахунку «лікарняні» відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівнику нараховано перехідні «лікарняні», то вся сума таких «лікарняних» відображається в формі Д1 і графі таблиці Розрахунку за цей місяць (місяць нарахування «лікарняних»). Але в формі Д1 за вказаний місяць перехідні «лікарняні» відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані.

Якщо у працівника хвороба припала на один місяць, наприклад він хворів з 8 по 26 лютого 2021 року, а «лікарняні» нараховуються і виплачуються працівнику в наступному місяці — березні 2021 року, то вся сума «лікарняних» повинна бути відображена в формі Д1 за березень в окремому рядку із зазначенням в реквізиті 10 — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»). У розділі І таблиці Розрахунку «лікарняні» відображаються у складі доходів березня — у графі 3. Нарахований на такі «лікарняні» ЄСВ відображається у складі ЄСВ, нарахованого на доходи березня, у графі 3.

Якщо працівник хворів в останньому (третьому) місяці кварталу (наприклад, з 15 по 31 березня — останньому місяці І кварталу), а «лікарняні» нараховуються і виплачуються йому в першому місяці наступного кварталу (в квітні — першому місяці ІІ кварталу), то вся сума «лікарняних» відображається в Податковому розрахунку за квартал, в якому нараховано «лікарняні» (в Податковому розрахунку за ІІ квартал), але в формі Д1 за перший місяць такого кварталу (в формі Д1 за квітень) «лікарняні» відображаються в окремому рядку із зазначенням в реквізиті 10 місяця, за який вони нараховані (березень).

Якщо хвороба повністю припадає на один місяць, і в цьому ж місяці нараховано «лікарняні» за період такої хвороби, то вся сума «лікарняних» відображається в формі Д1 за цей місяць в одному рядку, а в розділі І таблиці Розрахунку «лікарняні» і нарахований на них ЄСВ відображаються у графі, що відповідає такому місяцю.

Якщо працівнику нараховано перехідні «лікарняні» за хворобу, яка припадає на 2 місяці, то вся сума перехідних «лікарняних» відображається в формі Д1 за місяць, в якому нараховано «лікарняні» (зазвичай це місяць, на який припадає кінець хвороби і в якому працівник надав ЛН підприємству) в двох рядках по працівнику (сума перехідних «лікарняних» по кожному місяцю окремо), а в розділі І таблиці Розрахунку вся сума перехідних «лікарняних» відображається у складі доходу місяця, в якому нараховано «лікарняні».

Наприклад, якщо працівник хворів 15 календарних днів з 24 лютого по 10 березня 2021 року (див. приклад вище), і йому в березні виходячи із середньоденної заробітної плати — 350 грн. за період хвороби нараховано «лікарняні» в сумі 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.), при цьому сума «лікарняних», що припадають на лютий (нарахованих за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого), склала 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.), а сума «лікарняних», що припадають на березень (нарахованих за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня), склала 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.), то зазначені «лікарняні» відображаються в формі Д1 за березень, в якій по працівнику заповнюється два рядки: в першому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, в сумі 1750 грн.; у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень, в сумі 3500 грн. У графі 3 (березень) таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року вся сума «лікарняних» — 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.) відображається в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а також залежно від джерел фінансування: в сумі 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.) — в рядку 1.3 («лікарняні» за рахунок роботодавця), в сумі 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.) — в рядку 1.4 («лікарняні» за рахунок Фонду) з перенесенням до рядка 1.

Таким чином, якщо сума «лікарняних» була нарахована в першому місяці кварталу (незалежно від того, на які місяці припадає хвороба, за дні якої нараховано «лікарняні»), то вона відображається в формі Д1 за перший місяць кварталу і в графі 1 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума «лікарняних» була нарахована в другому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за другий місяць кварталу і в графі 2 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума «лікарняних» була нарахована в третьому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за третій місяць кварталу і в графі 3 таблиці Розрахунку за цей квартал.

У формі 4ДФ «лікарняні» відображаються не в окремих рядках, а у складі заробітної плати з ознакою доходу «101». При цьому перехідні «лікарняні» всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівнику в березні 2021 року нарахували (виплатили) перехідні «лікарняні» за 15 календарних днів хвороби з 24 лютого по 10 березня 2021 року (див. приклад вище), то вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) за 15 к. д. хвороби (як тих, що припадають на лютий — нарахованих за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого, так і тих, що припадають на березень — нарахованих за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня) відображається у формі 4ДФ за березень в одному рядку із заробітною платою за березень, при цьому в формі 4ДФ за лютий «лікарняні», що припадають на цей місяць, не відображаються.

Що стосується тимчасової непрацездатності, що переходить з одного на інший квартал, то перехідні «лікарняні», нараховані за період такої тимчасової непрацездатності, відображаються всією сумою в Податковому розрахунку за квартал, в якому вони нараховані, але в формі Д1 суми перехідних «лікарняних» відображаються в розрізі місяців, за які вони нараховані. Розглянемо цю ситуацію на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 3

Відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних»,
нарахованих за період хвороби, що переходить з одного на інший квартал

Працівник, оклад якого у 2020 році становив 7000 грн., а з 1 січня 2021 року становить 8000 грн., хворів в період з 21 грудня 2020 року по 5 лютого 2021 року (47 к. д.). До початку хвороби працівник відпрацював у грудні 14 з 22 робочих днів цього місяця, тому за грудень йому нараховано заробітну плату в сумі 4454,55 грн. (7000 грн. : 22 р. д. х 14 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 980 грн. (4454,55 грн. х 22%).

Після одужання працівник вийшов на роботу і надав підприємству ЛН, на підставі якого йому в лютому 2021 року було нараховано «лікарняні» за весь період хвороби (47 к. д.) в сумі 10 810 грн. (230 грн. х 47 к. д.), в тому числі за 11 к. д. хвороби, що припадають на грудень, в сумі 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), за 31 к. д. хвороби, що припадає на січень, в сумі 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.) і за 5 к. д. хвороби, що припадають на лютий, в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.).

З усієї суми «лікарняних» в лютому сплачено ЄСВ в сумі 2378,20 грн. (10 810 грн. х 22%), в тому числі з «лікарняних», що припадають на грудень, — в сумі 556,60 грн. (2530 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на січень, — в сумі 1568,60 грн. (7130 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на лютий, — в сумі 253 грн. (1150 грн. х 22%).

За відпрацьовані в лютому після хвороби 15 з 20 робочих днів цього місяця працівнику нарахована заробітна плата за лютий в сумі 6000 грн. (8000 грн. : 20 р. д. х 15 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 1320 грн. (6000 грн. х 22%).

У таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року по працівнику була відображена тільки нарахована заробітна плата за грудень в сумі 4454,55 грн. і нарахований на неї ЄСВ в сумі 980 грн.

Оскільки закінчення хвороби і нарахування «лікарняних» припали на лютий, що є місяцем І кварталу 2021 року, то вся сума нарахованих та виплачених працівникові «лікарняних» за весь період хвороби відображається в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року.

У формі Д1 за січень працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувалися.

У формі Д1 за лютий працівник відображається у чотирьох рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за лютий 2021 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021, в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин у лютому), в реквізитах 16 та 17 — 6000,00 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 1320,00 (6000 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 5 к. д. хвороби з 1 по 5 лютого 2021 року в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 5, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1150,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 253,00 (1150 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на січень, тобто нараховані за 31 к. д. хвороби з 1 по 31 січня 2021 року в сумі 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 12 — 31 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у січні), в реквізитах 16 та 17 — 7130,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 1568,60 (7130 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у четвертому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на грудень, тобто нараховані за 11 к. д. хвороби з 21 по 31 грудня 2020 року в сумі 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 12.2020, в реквізиті 12 — 11 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 2530,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 556,60 (2530 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І по працівнику інформація не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 2 (лютий) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за лютий в сумі 6000 грн.;

– в рядку 1.3 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок роботодавця за перші 5 к. д. хвороби з 21 по 25 грудня, в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.);

– в рядку 1.4 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок Фонду за 42 к. д. хвороби з 26 грудня по 5 лютого, в сумі 9660 грн. (230 грн. х 42 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — сума заробітної плати за лютий і вся сума «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, тобто загальна сума в розмірі 16 810 грн. (6000 + 10 810);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на суму заробітної плати за лютий і всю суму «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, в розмірі 3698,20 грн. (16 810 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за січень працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за лютий в розділі І по працівнику в одному рядку з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за лютий і вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) в лютому за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, в загальній сумі 16 810 грн. (6000 + 10 810), в графах 4а і 4 — нарахований на них і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 3025,80 грн. (16 810 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на них і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 252,15 грн. (16 810 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Звертаємо увагу, що після розподілу по місяцях перехідних «лікарняних» необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівника в будь-якому з місяців, на які припадає хвороба, максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Якщо в будь-якому місяці сума місячного доходу працівника перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після розподілу перехідних «лікарняних» по місяцях сума місячного доходу буде менше МЗП, то ЄСВ за працівника за основним місцем роботи сплачується роботодавцем з МЗП (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, пп. 6 п. 2 р. IІІ Інструкції № 449).

Наприклад, якщо за основним місцем роботи працівник частину місяця працював, а потім захворів, і хвороба закінчилася в наступному місяці (або ж працівник весь місяць хворів), при цьому база нарахування ЄСВ у місяці початку хвороби (в повному місяці хвороби) є меншою ніж МЗП, то ЄСВ за такий місяць необхідно сплатити з МЗП. Але враховуючи те, що за станом на кінець місяця, в якому почалася хвороба, ще не відомий загальний місячний дохід працівника (він стане відомий тільки після надання працівником підприємству листка непрацездатності (далі — ЛН) і нарахування «лікарняних» за весь період хвороби), нараховувати ЄСВ у місяці початку хвороби необхідно на фактично нарахований дохід (заробітну плату) в цьому місяці, в тому числі якщо він менше МЗП. І тільки після нарахування «лікарняних» і їх розподілу по місяцях, коли стане відомий остаточний місячний дохід працівника, необхідно нарахувати ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ — різницю між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (далі — різниця) за її наявності. Таке нарахування ЄСВ не можна розцінювати як несвоєчасне нарахування ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ (на різницю).⁷

В цьому випадку в формі Д1 за місяць, в якому нараховано перехідні «лікарняні», по працівнику, крім відображення «лікарняних», що припадають на місяць початку хвороби, необхідно за такий місяць в окремому рядку відобразити суму різниці між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (різниця зазначається в реквізиті 18) з кодом типу нарахувань 13 (зазначається в реквізиті 09).

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 код типу нарахувань 13 застосовується для сум різниці між розміром МЗП і фактично нарахованою заробітною платою в місяцях звітного кварталу за попередній звітний період лише в таких випадках:

– при нарахуванні «лікарняних» за попередні місяці;

– при нарахуванні «декретних» за попередні місяці.

У разі нарахування перехідних «лікарняних» за попередні періоди (місяці) за наявності додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці) код типу нарахувань 2 не застосовується.

Розглянемо на конкретному прикладі порядок відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних», якщо після їх розподілу по місяцях ЄСВ сплачується з МЗП.

ПРИКЛАД 4

Відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних»,
якщо після їх розподілу по місяцях ЄСВ сплачується з мінімальної заробітної плати

Працівник, оклад якого 6000 грн., хворів в період з 25 січня по 12 березня 2021 року (47 к. д.). До початку хвороби працівник відпрацював в січні 14 з 19 робочих днів цього місяця, тому йому за січень нараховано заробітну плату в сумі 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 972,63 грн. (4421,05 грн. х 22%).

Після одужання працівник надав підприємству ЛН, на підставі якого йому в березні було нараховано «лікарняні» за весь період хвороби (47 к. д.) в сумі 8930 грн. (190 грн. х 47 к. д.), в тому числі за 7 к. д. хвороби, що припадають на січень, в сумі 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), за 28 к. д. хвороби, що припадають на лютий, в сумі 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), і за 12 к. д. хвороби, що припадають на березень, в сумі 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.).

З усієї суми «лікарняних» в березні сплачено ЄСВ в сумі 1964,60 грн. (8930 грн. х 22%), в тому числі з «лікарняних», що припадають на січень, — в сумі 292,60 грн. (1330 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на лютий, — в сумі 1170,40 грн. (5320 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на березень, — в сумі 501,60 грн. (2280 грн. х 22%).

За відпрацьовані в березні після хвороби 13 з 22 робочих днів цього місяця працівнику нараховано заробітну плату за березень в сумі 3545,45 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 13 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 780 грн. (3545,45 грн. х 22%).

Оскільки через хворобу, що почалася в січні і тривала в лютому – березні, загальний місячний дохід працівника за січень не був відомий за станом на кінець цього місяця, ЄСВ на різницю між розміром МЗП і фактично нарахованою заробітною платою в січні не нараховувався, що не є порушенням.

Після нарахування «лікарняних» в березні за весь період хвороби і їх розподілу по місяцях остаточний місячний дохід працівника в місяцях, на які припадає хвороба, становить:

– в січні: 4421,05 грн. (зарплата) + 1330 грн. («лікарняні») = 5751,05 грн.;

– в лютому (тільки «лікарняні») — 5320 грн.;

– в березні: 3545,45 грн. (зарплата) + 2280 грн. («лікарняні») = 5825,45 грн.

Розрахунки показали, що після розподілу «лікарняних» по місяцях остаточний місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) в січні, лютому і березні 2021 року є меншим ніж МЗП (6000 грн.), тому ЄСВ повинен бути нарахований на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в цих місяцях.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні:

(6000 грн. – 5751,05 грн.) х 22% = 248,95 грн. х 22% = 54,77 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому:

(6000 грн. – 5320 грн.) х 22% = 680 грн. х 22% = 149,60 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в березні:

(6000 грн. – 5825,45 грн.) х 22% = 174,55 грн. х 22% = 38,40 грн.

У формі Д1 за січень Податкового розрахунку за І квартал 2021 року працівник відображається в одному рядку, де зазначається заробітна плата, нарахована за січень, при цьому вказуються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 4421,05 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 972,63 (4421,05 грн. х 22% — сума ЄСВ);

У формі Д1 за лютий працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі Д1 за березень працівник відображається в семи рядках:

• в першому рядку відображається заробітна плата, нарахована за березень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 3545,45 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 780,00 (3545,45 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень, тобто нараховані за 12 к. д. хвороби з 1 по 12 березня в сумі 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 12, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 2280,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 501,60 (2280 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у березні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 174,55 (6000 – 5825,45 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у березні), в реквізиті 20 — 38,40 (174,55 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).
• в четвертому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 28 к. д. хвороби з 1 по 28 лютого в сумі 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 12 — 28 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 5320,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 1170,40 (5320 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 680,00 (6000 – 5320 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому), в реквізиті 20 — 149,60 (680 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).
• в шостому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на січень, тобто нараховані за 7 к. д. хвороби з 25 по 31 січня в сумі 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 12 — 7 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1330,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 292,60 (1330 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в сьомому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 248,95 (6000 – 5751,05 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні), в реквізиті 20 — 54,77 (248,95 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн.;

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн.;

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на заробітну плату за січень, в сумі 972,63 (4421,05 грн. х 22%).

У таблиці Розрахунку в графі 2 (лютий) розділу І по працівнику інформація не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку в графі 3 (березень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за березень в сумі 3545,45 грн.;

– в рядку 1.3 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок роботодавця за перші 5 к. д. хвороби з 25 по 29 січня, в сумі 950 грн. (190 грн. х 5 к. д.);

– в рядку 1.4 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок Фонду за 42 к. д. хвороби з 30 січня по 12 березня, в сумі 7980 грн. (190 грн. х 42 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — сума заробітної плати за березень і вся сума «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, тобто загальна сума в розмірі 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930);

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — загальна сума трьох додаткових баз нарахування ЄСВ в березні, лютому і січні (сума трьох різниць з реквізиту 18 форми Д1 за березень) в розмірі 1103,50 грн. (174,55 + 680 + 248,95);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на суму заробітної плати за березень і всю суму «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, в розмірі 2744,60 грн. (12 475,45 грн. х 22%);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на загальну суму трьох додаткових баз нарахування ЄСВ (трьох різниць) в березні, лютому і січні, в розмірі 242,77 грн. (1103,50 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за січень в розділі І по працівнику заповнюється один рядок з ознакою доходу «101», в якому в графах 3а і 3 відображається нарахована і виплачена заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 відпрац. д.), в графах 4а і 4 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 795,79 грн. (4421,05 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 66,32 грн. (4421,05 грн. х 1,5%).

У формі 4ДФ за лютий працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за березень в розділі І по працівнику в одному рядку з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за березень і вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) у березні за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, в загальній сумі 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930), в графах 4а і 4 — нарахований на них і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 2245,58 грн. (12 475,45 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на них і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 187,13 грн. (12 475,45 грн. х 1,5%).

_____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум «лікарняних» (наприклад, перехідні «лікарняні» не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість «лікарняних» буде нарахована заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Відображення «декретних» в Податковому розрахунку

Відповідно до статті 25 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) «декретні» надаються застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період «декретної» відпустки. «Декретні» виплачуються застрахованій особі за весь період «декретної» відпустки, тривалість якої становить 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей — 70) календарних днів після пологів. Жінкам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, «декретні» виплачуються за 180 календарних днів зазначеної відпустки (90 — до пологів та 90 — після пологів). Розмір «декретних» обчислюється сумарно та надається застрахованій особі в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.⁸

Згідно з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449 нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у «декретній» відпустці та отримують «декретні», здійснюється за кожен місяць окремо таким чином:

– визначається середньоденний розмір «декретних» шляхом ділення нарахованої їх суми на кількість днів, за які вони нараховані;

– визначається сума «декретних», що припадають на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру таких «декретних» на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані;

– визначається сума ЄСВ для роботодавця шляхом множення розрахованої суми «декретних» за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ, встановлений Законом № 2464 для зазначеної категорії платників (22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%).

Сплата ЄСВ за осіб, які перебувають у «декретній» відпустці та отримують «декретні», здійснюється з усієї суми нарахованих «декретних» у місяці, в якому були здійснені нарахування.

У Податковому розрахунку «декретні» всією сумою відображаються у кварталі їх нарахування.

В розділі І таблиці Розрахунку, що заповнюється роботодавцями, вся сума «декретних» відображається в місяці їх нарахування (у відповідній графі). Загальна сума «декретних» відображається в рядку 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами» (з перенесенням до рядка 1), а «декретні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2). ЄСВ, який нараховується на «декретні» в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

У розділі ІІ таблиці Розрахунку, що заповнюється військовими частинами, «декретні», які виплачуються особам з числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу, відображаються в місяці їх нарахування (у відповідній графі). Загальна сума «декретних» відображається в рядку 3, а «декретні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в рядку 4.1 (з перенесенням до рядка 4). ЄСВ, який нараховується на «декретні» зазначеним особам за ставкою 22%, відображається у рядку 5.1 (з перенесенням до рядка 5).

У формі Д5, як зазначалося вище, по працівнику в місяцях початку і закінчення «декретної» відпустки в реквізиті 10 «Період … відпусток» відображаються дати початку і закінчення такої відпустки із зазначенням в реквізиті 07 для працівниць категорії особи 5, а для осіб із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу — із зазначенням категорії особи 7.

У формі Д1 «декретні» відображаються в окремих рядках від інших доходів в розрізі їх отримувачів із зазначенням в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» відповідного коду категорії застрахованої особи: 42 (загальний випадок), 43 (працюючі інваліди), 44 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) і 45 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів). Зазначені коди категорії застрахованої особи наведено в Таблиці відповідності кодів категорій застрахованих осіб та кодів бази нарахування і розмірів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (додаток 1 до Порядку № 4).

Кількість календарних днів «декретної» відпустки застрахованої особи у відповідному місяці відображається в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» форми Д1.

Звертаємо увагу, незважаючи на те, що «декретна» відпустка надається на підставі ЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, інформація про календарні дні тимчасової непрацездатності (реквізит 12) та про календарні дні «декретної» відпустки (реквізит 15) не дублюється (зазначається в різних реквізитах).

Якщо ЛН по вагітності та пологах виданий з однієї дати, а «декретну» відпустку за бажанням працівниці надано їй пізніше цієї дати (наприклад, ЛН відкритий з 15 березня, а «декретна» відпустка почалася 22 березня), то період (кількість календарних днів) з дати відкриття ЛН до дати початку «декретної» відпустки (з 15 по 21 березня) в реквізитах 12 та 15 форми Д1 не відображається.

Оскільки «декретна» відпустка надається і «декретні» виплачуються за декілька майбутніх місяців, коли ще не відомо, чи буде працівниця перебувати у трудових відносинах з роботодавцем, необхідно враховувати особливості заповнення реквізиту 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» форми Д1. Як зазначалося вище, в реквізиті 14 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди, за винятком відпустки, «декретної» відпустки (п. 1 р. IV Порядку № 4). Отже, якщо «декретні» припадають на майбутній місяць, то в рядку з ними для кодів категорій застрахованої особи 42, 43, 44, 45 реквізит 14 заповнюється обов’язково.

У місяці, на який припадає останній календарний день «декретної» відпустки, в реквізиті 14 доцільно вказувати кількість днів такої відпустки, що припадають на цей місяць (вони вказуються і в реквізиті 15), оскільки достовірно не відомо, чи буде працівниця перебувати у трудових відносинах з підприємством після закінчення «декретної» відпустки.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих застрахованій особі «декретних», що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума «декретних», на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на «декретні».

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та майбутні періоди (зокрема, нараховані «декретні» за поточний і наступні за ним місяці).

Суми «декретних» відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449, згідно з яким застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми «декретних» здійснюється окремо за кожний місяць.

Таким чином, якщо підприємство нараховує працівниці «декретні», то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, «декретні» необхідно віднести до відповідних місяців, на які припадає «декретна» відпустка. Тобто «декретні», які виплачуються одноразово (сумарно), але припадають на декілька місяців, у формі Д1 необхідно відображати в розрізі місяців, за які вони нараховані, в окремих рядках (а не всією сумою в одному рядку — місяці нарахування «декретних»), а також окремо від заробітної плати, «лікарняних» та інших виплат.

Звертаємо увагу, що при наданні «декретної» відпустки з виплатою «декретних» у формі Д1 по працівниці код типу нарахувань в реквізиті 09 не зазначається (на відміну від інших оплачуваних відпусток з виплатою відпускних, коли зазначається код типу нарахувань 10 — див. вище).

Оскільки форма Д1 подається за кожний місяць окремо, а таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, то для «декретних» застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць та у відповідній графі таблиці Розрахунку «декретні» відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Вся сума «декретних» відображається в формі Д1 та графі таблиці Розрахунку за місяць, в якому вона нарахована. Але в формі Д1 за вказаний місяць «декретні» відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані (див. нижче приклад 5).

Таке відображення «декретних» у формі Д1 (в розрізі місяців) відбуватиметься завжди, оскільки «декретна» відпустка припадає, як мінімум, на 5 календарних місяців, а якщо «декретна» відпустка тривалістю 126 к. д. починається в кінці місяця (наприклад 29 березня), то вона припадає на 6 календарних місяців (закінчується 1 серпня).

Зокрема, якщо працівниці в лютому 2021 року нарахували «декретні» за 126 календарних днів «декретної» відпустки, наданої з 8 лютого по 13 червня 2021 року, то вся сума «декретних» відображається в формі Д1 за лютий, при цьому «декретні» відображаються в п’яти рядках (окремо по кожному місяцю, за який нараховані), оскільки припадають на 5 календарних місяців.

У формі 4ДФ «декретні» з ознакою доходу «128» відображаються в окремому рядку від заробітної плати та інших доходів. При цьому «декретні» всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівниці в березні 2021 року нарахували (виплатили) «декретні» за 126 календарних днів «декретної» відпустки, наданої з 14 березня по 18 липня 2021 року, то вся сума «декретних» відображається в формі 4ДФ за березень, при цьому в формі 4ДФ за місяці ІІ кварталу і формі 4ДФ за липень «декретні», що припадають на вказані місяці, не відображаються.

Нагадаємо, що з «декретних» ПДФО і ВЗ не утримуються (пп. 165.1.1 ПКУ).

Що стосується сплати ЄСВ з «декретних», то вищерозглянуті положення Закону № 2464 та Інструкції № 449 про сплату ЄСВ в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ та про сплату ЄСВ з МЗП стосуються і «декретних». Тому після розподілу «декретних» по місяцях, на які припадає «декретна» відпустка, необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівниці в будь-якому з місяців, на які припадає «декретна» відпустка, максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Якщо в результаті такого розподілу «декретних» в одному з місяців сума місячного доходу працівниці перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після такого розподілу сума місячного доходу буде менше МЗП, то ЄСВ за працівницю за основним місцем роботи сплачується роботодавцем з МЗП.

Розглянемо порядок відображення в Податковому розрахунку «декретних» у зазначеній ситуації на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 5

Відображення в Податковому розрахунку «декретних»,
якщо база нарахування ЄСВ в окремих місяцях менше мінімальної заробітної плати

Працівниці, оклад якої 6000 грн., на підставі ЛН надано «декретну» відпустку тривалістю 126 к. д. з 18 січня по 23 травня 2021 року. На підставі норми частини 2 статті 26 Закону № 1105 «декретні» нараховувалися працівниці виходячи з мінімальної середньоденної заробітної плати — 197,11 грн. (6000 грн. : 30,44), тому загальна сума «декретних» за весь період «декретної» відпустки склала 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.). На цю суму «декретних» роботодавцем нараховано ЄСВ в сумі 5463,89 грн. (24 835,86 грн. х 22%), який був сплачений при виплаті працівниці «декретних» у січні.

До надання «декретної» відпустки працівниця в січні відпрацювала 9 з 19 робочих днів цього місяця, тому їй нарахована заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 9 відпрац. д.), з якої сплачено ЄСВ в сумі 625,26 грн. (2842,11 грн. х 22%).

Визначимо суми «декретних» в розрізі місяців, на які припадає «декретна» відпустка, і суми нарахованого на них ЄСВ:

– січень: «декретні» — 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), ЄСВ — 607,10 грн. (2759,54 грн. х 22%);

– лютий: «декретні» — 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), ЄСВ — 1214,20 грн. (5519,08 грн. х 22%);

– березень: «декретні» — 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), ЄСВ — 1344,29 грн. (6110,41 грн. х 22%);

– квітень: «декретні» — 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), ЄСВ — 1300,93 грн. (5913,30 грн. х 22%);

– травень: «декретні» — 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), ЄСВ — 997,38 грн. (4533,53 грн. х 22%).

Визначимо базу нарахування ЄСВ в січні:

2842,11 грн. (зарплата за січень) + 2759,54 грн. («декретні», що припадають на січень) = 5601,65 грн.

Як видно, в січні база нарахування ЄСВ є меншою ніж МЗП (5601,65 грн. < 6000 грн.), тому за цей місяць необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом. Така різниця становить 398,35 грн. (6000 – 5601,65), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 87,64 грн. (398,35 грн. х 22%). Ця різниця відображається по працівниці у формі Д1 за січень із зазначенням коду типу нарахувань 13 в реквізиті 09.

З вищенаведених даних про суми «декретних» в розрізі місяців видно, що в лютому та квітні 2021 року база нарахування ЄСВ у вигляді «декретних» є меншою ніж МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн. і 5913,30 грн. < 6000 грн.), тому за ці місяці необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними»). Така різниця в лютому становить 480,92 грн. (6000 – 5519,08), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 105,80 грн. (480,92 грн. х 22%). Різниця у квітні становить 86,70 грн. (6000 – 5913,30), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 19,07 грн. (86,70 грн. х 22%).

Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в лютому, а також ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, відображаються в формі Д1 за січень. При цьому ЄСВ на таку різницю нараховується в лютому та сплачується не пізніше 20 березня.

Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») у квітні, а також ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, відображаються в формі Д1 за січень. При цьому ЄСВ на таку різницю нараховується у квітні та сплачується не пізніше 20 травня.

Враховуючи вищевикладене, сума нарахованої працівниці в січні заробітної плати і вся сума «декретних», нарахованих в січні, відображаються в формі Д1 за січень і графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у квітні відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року.

Заробітна плата працівниці за січень і вся сума «декретних», нарахованих та виплачених їй в січні, відображається в формі 4ДФ за січень.

Крім того, інформація про надання в січні працівниці «декретної» відпустки відображається у формі Д5 Податкового розрахунку за І квартал 2021 року.

Тепер вищевикладене відображення «декретних» в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року розглянемо більш детально.

У формі Д1 за січень працівниця відображається у дев’яти рядках:

• в першому рядку відображається заробітна плата, нарахована за січень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 2842,11 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 625,26 (2842,11 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «декретні», що припадають на січень, тобто нараховані за 14 к. д. «декретної» відпустки з 18 по 31 січня в сумі 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» — 14, в реквізитах 16 та 17 — 2759,54 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 607,10 (2759,54 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 398,35 (6000 – 5601,65 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні), в реквізиті 20 — 87,64 (398,35 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• в четвертому рядку відображаються «декретні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 28 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 28 лютого в сумі 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 28 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 5519,08 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1214,20 (5519,08 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в лютому, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 480,92 (6000 – 5519,08 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому), в реквізиті 20 — 105,80 (480,92 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• в шостому рядку відображаються «декретні», що припадають на березень, тобто нараховані за 31 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 31 березня в сумі 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 31 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 6110,41 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1344,29 (6110,41 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в сьомому рядку відображаються «декретні», що припадають на квітень, тобто нараховані за 30 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 30 квітня в сумі 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 — 42, в реквізиті 10 — 04.2021, в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 30 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 5913,30 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1300,93 (5913,30 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у восьмому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») у квітні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 04.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 86,70 (6000 – 5913,30 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у квітні), в реквізиті 20 — 19,07 (86,70 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• у дев’ятому рядку відображаються «декретні», що припадають на травень, тобто нараховані за 23 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 23 травня в сумі 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 — 42, в реквізиті 10 — 05.2021, в реквізиті 14 — 23 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 23 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 4533,53 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 997,38 (4533,53 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У формі Д1 за лютий і формі Д1 за березень працівниця не відображається, оскільки в цих місяцях їй доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн.;

– в рядку 1.5 (з перенесенням до рядка 1) — вся сума «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) —сума заробітної плати за січень і вся сума «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, тобто загальна сума в розмірі 27 677,97 грн. (2842,11 + 24 835,86);

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — загальна сума трьох додаткових баз нарахування ЄСВ в січні, лютому і квітні (різниць з реквізиту 18 форми Д1 за січень) в розмірі 965,97 грн. (398,35 + 480,92 + 86,70);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на заробітну плату за січень і всю суму «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 6089,15 грн. (27 677,97 грн. х 22%);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на загальну суму трьох додаткових баз нарахування ЄСВ (трьох різниць) в січні, лютому і квітні, в сумі 212,51 грн. (965,97 грн. х 22%).

У таблиці Розрахунку в графі 2 (лютий) та в графі 3 (березень) розділу І по працівниці інформація не відображається, оскільки в цих місяцях їй доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за січень в розділі І працівниця відображається в двох рядках:

– в першому рядку з ознакою доходу «101» відображається нарахована та виплачена заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн. в графах 3а і 3, нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 511,58 грн. (2842,11 грн. х 18%) відображається в графах 4а і 4, нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 42,63 грн. (2842,11 грн. х 1,5%) відображається в графах 5а і 5;

– у другому рядку з ознакою доходу «128» відображається вся сума «декретних», нарахованих і виплачених працівниці в січні за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.) в графах 3а і 3, при цьому в графах 4а і 4, 5а і 5 проставляються прочерки.

У формі 4ДФ за лютий і формі 4ДФ за березень працівниця не відображається, оскільки вся сума «декретних» була відображена в формі 4ДФ за січень.

У формі Д1 за квітень і формі Д1 за травень Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року суми «декретних», що припадають на квітень і травень, та нарахованого на них ЄСВ не відображаються (вони були відображені в формі Д1 за січень). Також у формі Д1 за квітень не відображається додаткова база нарахування ЄСВ (різниця) у квітні та нарахований на неї ЄСВ (вони були відображені в формі Д1 за січень).

Якщо працівниці відразу після «декретної» відпустки з 24 травня буде надано відпустку по догляду за дитиною до 3 років, і, крім «декретних», інших доходів в травні у працівниці не буде, то в цьому місяці у неї база нарахування ЄСВ (тільки у вигляді «декретних») буде менше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн.), тому за цей місяць необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними»). Така різниця у травні становитиме 1466,47 грн. (6000 – 4533,53), а сума ЄСВ, що нараховується на неї, дорівнюватиме 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В цій ситуації у формі Д1 за травень працівниця відображається в одному рядку, де вказується різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в травні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 05.2021, в реквізитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у травні), в реквізиті 18 — 1466,47 (6000 – 4533,53 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні), в реквізиті 20 — 322,62 (1466,47 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).

У таблиці Розрахунку за ІІ квартал 2021 року в графі 1 (квітень) розділу І по працівниці інформація не відображається, оскільки в цьому місяці їй доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за ІІ квартал 2021 року в графі 2 (травень) розділу І відображаються:

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — додаткова база нарахування ЄСВ у травні (різниця з реквізиту 18 форми Д1 за травень) в сумі 1466,47 грн. (6000 – 4533,53);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на додаткову базу нарахування ЄСВ у травні, в сумі 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за квітень і формі 4ДФ за травень, що подаються у складі Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року, по працівниці суми «декретних», що припадають відповідно на квітень і травень, не відображаються (такі суми були відображені в формі 4ДФ за січень).

У формі Д5 за І квартал 2021 року працівниця відображається в одному рядку, де зазначаються, зокрема, дата початку «декретної» відпустки в реквізиті 10 — 18.01.2021, в реквізиті 07 — категорія особи 5.

У формі Д5 за ІІ квартал 2021 року працівниця відображається у двох рядках:

– в першому рядку зазначаються, зокрема, дата закінчення «декретної» відпустки в реквізиті 10 — 23.05.2021, а в реквізиті 07 — категорія особи 5;

– у другому рядку зазначаються, зокрема, дата початку відпустки по догляду за дитиною до 3 років в реквізиті 10 — 24.05.2021, а в реквізиті 07 — категорія особи 6.

_____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум «декретних» (наприклад, «декретні» не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість «декретних» буде нарахована заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Подання Податкового розрахунку з типом «Довідковий» у разі нарахування страхових виплат

Податковий розрахунок і додатки до нього мають 4 типи:

– «Звітний» — подається за звітний період перший раз;

– «Звітний новий» — подається наступним за звітний період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах. Цей тип за один і той самий звітний період може подаватися декілька разів, при цьому в ньому відображаються виключно відомості, які коригуються (доповнюються, скасовуються або уточнюються) в раніше поданих типах «Звітний» і «Звітний новий»;

– «Уточнюючий» — подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах. У цьому типі відображаються виключно відомості, які коригуються (доповнюються, скасовуються або уточнюються) в поданих за минулі звітні періоди Податкових розрахунках;

– «Довідковий» — подається платником ЄСВ у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний», у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.

Тип «Звітний» як «Довідковий», крім самого Розрахунку, мають форми Д1, Д5 і Д6. У разі подачі цього типу в заголовних частинах Розрахунку, форм Д1, Д5, Д6 проставляються позначки одночасно в реквізитах (рядках) 011 «Звітний» і 014 «Довідковий». При цьому в формі Д1 в реквізиті 035 і в формі Д5 в реквізиті 036 проставляється позначка у відповідному рядку: «для призначення пенсії» або «для призначення інших соціальних виплат». У формі Д6 проставляється позначка в реквізиті 034 «для призначення пенсії» у разі подачі цієї форми для призначення пенсії працівнику.

Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» подається, якщо протягом звітного кварталу (до його закінчення) застрахованій особі призначається пенсія або матеріальне забезпечення, страхова виплата (зокрема, якщо протягом звітного кварталу працівнику нараховуються «лікарняні» або «декретні»).

Якщо протягом кварталу страхувальник подає вперше Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», то в рядку 02 заголовної частини в полі «номер Розрахунку» проставляється «1». Якщо страхувальник протягом цього ж кварталу вдруге подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», то в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється «2». Якщо після закінчення цього кварталу страхувальник подає Податковий розрахунок з типом «Звітний», то в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється «3». Якщо страхувальник до закінчення граничного строку (до спливу 40 к. д.) подає за цей же квартал Податковий розрахунок з типом «Звітний новий», то в полі «номер Розрахунку» проставляється «4». Якщо після закінчення граничного строку страхувальник подає Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за цей же квартал, то в полі «номер Розрахунку» проставляється «5».

Запровадження типу «Звітний» як «Довідковий» пояснюється тим, що звітним (податковим) періодом для подання Податкового розрахунку є квартал (а не місяць, як це було для Звіту з ЄСВ), тому до системи персоніфікованого обліку (до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування) відомості про застрахованих осіб (наприклад, про нараховані їм доходи і сплачений з них ЄСВ) протягом кварталу вноситися не будуть (це буде можливо лише після подачі роботодавцями Податкового розрахунку протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу). Така ситуація не дозволяє достовірно визначати страховий стаж працівника за станом на день настання страхового випадку (особливо при настанні страхового випадку в другому і третьому місяцях кварталу) і, відповідно, не дозволяє правильно обчислювати суми страхових виплат. Страховий стаж застрахованих осіб зазначається в довідках ОК-5 і ОК-7, які видаються їм або їхнім роботодавцям Пенсійним фондом України в разі нарахування страхових виплат. Для більш оперативного внесення відомостей про застрахованих осіб до системи персоніфікованого обліку й був запроваджений для Податкового розрахунку тип «Звітний» як «Довідковий», який має подаватися протягом звітного кварталу (до його закінчення), а саме не пізніше останнього числа останнього місяця поточного кварталу.

Подавати Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій» роботодавцю необхідно, якщо в поточному місяці (у другому або третьому місяці кварталу) у працівника настало право на призначення пенсії або настав страховий випадок з нарахуванням матеріального забезпечення, страхової виплати. В цьому випадку в формі Д1 і таблиці Розрахунку по працівнику відображаються нарахування за попередній місяць (попередні місяці) поточного кварталу. Якщо таких працівників декілька, то на кожного працівника подається окремий Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій».

Наприклад, якщо у працівника страховий випадок (тимчасова непрацездатність) стався в період з 5 по 14 травня 2021 року, а ЛН працівник надав підприємству 17 травня, то підприємство у травні на цього працівника подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій», в якому в формі Д1 за квітень і графі 1 таблиці Розрахунку відображаються нараховані працівнику доходи у квітні (заробітна плата, «лікарняні», винагорода за цивільно-правовим договором тощо).

Якщо у працівника страховий випадок (тимчасова непрацездатність) стався в період з 1 по 11 червня 2021 року, а ЛН працівник надав підприємству 14 червня, то підприємство в червні на цього працівника подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій», в якому в формі Д1 за квітень і графі 1 таблиці Розрахунку відображаються нараховані працівнику доходи у квітні (заробітна плата тощо), в формі Д1 за травень і графі 2 таблиці Розрахунку відображаються нараховані йому доходи у травні (заробітна плата тощо).

Незалежно від того, які відомості про застрахованих осіб були відображені в Податковому розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий», поданому роботодавцем протягом кварталу, ці ж відомості повторно відображаються по вказаних застрахованих особах в Податковому розрахунку, що подається за такий квартал після його закінчення.

В даний час триває робота з оновлення програмного забезпечення, щоб роботодавці могли своєчасно в електронній формі подати Податковий розрахунок за І квартал 2021 року, а також могли подавати в електронній формі Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий».