Отпускные, «больничные» и «декретные» в новом Налоговом расчетеВідпускні, «лікарняні» та «декретні» у новому Податковому розрахунку

Надежда Васильевна ФИЛИППОВСКИХ,
начальник отдела администрирования налога на доходы физических лиц Управления администрирования налога на доходы физических лиц и налогов самозанятых лиц Департамента администрирования налогов Государственной налоговой службы Украины

Как уже сообщалось в предыдущем номере журнала¹, 1 января 2021 года вступил в силу приказ Министерства финансов Украины «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 13 января 2015 года № 4» от 15.12.2020 г. № 773 (далее — Приказ № 773)², которым внесены изменения в приказ Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4 (далее — Приказ № 4).²

Приказом № 773 утверждены и теперь приведены в обновленном Приказе № 4:

— форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет);²

— Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4).²

Пунктом 3 Приказа № 773 установлено, что Налоговый расчет по форме, утвержденной этим приказом, впервые подается за I квартал 2021 года.

Согласно пункту 1 раздела II Порядка № 4, подпункту «б» подпункта 176.2 и подпункту 49.18.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) Налоговый расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) с разбивкой по месяцам отчетного квартала в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала.

Соответственно, за I квартал 2021 года Налоговый расчет необходимо подать не позднее 11 мая 2021 года. В нем работодателям (страхователям) необходимо отразить начисленный в I квартале 2021 года физическим лицам доход, а также начисленный на него налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), военный сбор (далее — ВС) и единый социальный взнос (далее — ЕСВ) в разрезе месяцев этого квартала.

Что касается подачи работодателями Отчета о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, надбавки, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — Отчет о ЕСВ), приведенного в приложении 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435, то его работодатели могут подать только до 1 апреля 2021 года за отчетные периоды по декабрь 2020 года включительно. Начиная с 1 апреля 2021 года, за любые предыдущие отчетные периоды работодатели должны подавать Налоговый расчет.

Налоговый расчет включает основную часть и 6 приложений. Основная часть Налогового расчета (далее — Расчет) включает заглавную часть, имеющую реквизиты от 01 до 110 (в них отражаются, в частности, тип Налогового расчета, информация о налоговом агенте и плательщике ЕСВ, о приложениях, а также информация, которая раньше отражалась в заглавной части Отчета о ЕСВ), и таблицу, имеющую 3 раздела, где с разбивкой по трем месяцам квартала (в графах 1, 2, 3) отражаются общие суммы начисленных дохода и ЕСВ. Работодатели заполняют в таблице Расчета раздел І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», который является аналогом таблицы 1 Отчета о ЕСВ.

Приложениями к Расчету, которые заполняются работодателями, являются:

– приложение 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) (далее — форма Д1) — это аналог таблицы 6 Отчета о ЕСВ. В форме Д1 отражается информация о начисленных доходах и ЕСВ по каждому застрахованному лицу. Форма Д1 подается за каждый месяц квартала отдельно (порядковый номер месяца в квартале (цифры 1, 2, 3) проставляется в реквизите 02 заглавной части этой формы), поэтому если страхователь начислял застрахованным лицам доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы Д1 — за каждый месяц отдельно;

– приложение 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ) (далее — форма 4ДФ) — это аналог Налогового расчета ф. № 1ДФ. В форме 4ДФ отражается информация о начисленных доходах, НДФЛ и ВС по каждому физическому лицу. Форма 4ДФ (как и форма Д1) подается за каждый месяц квартала отдельно (порядковый номер месяца в квартале проставляется в реквизите 02 заглавной части этой формы), поэтому если налоговый агент начислял физическим лицам доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы 4ДФ — за каждый месяц отдельно;

– приложение 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5) (далее — форма Д5) — это аналог таблицы 5 Отчета о ЕСВ. Форма Д5 подается одна за весь квартал (без разбивки по месяцам квартала);

– приложение 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6) (далее — форма Д6) — это аналог таблицы 7 Отчета о ЕСВ. Форма Д6 подается за каждый месяц квартала отдельно, поэтому если страхователь начислял застрахованным лицам, у которых исчисляется специальный стаж для назначения пенсии, доход в каждом месяце квартала, то за такой квартал подаются три формы Д6 — за каждый месяц отдельно.

Детально о новшествах форм Д1, 4ДФ, Д5 и Д6 рассказано в предыдущем номере журнала, поэтому в этой статье на них останавливаться не будем.

Далее рассмотрим особенности отражения в Налоговом расчете следующих событий и выплат работникам:

– отпусков и заработной платы за время отпуска (далее — отпускные);

– дней временной нетрудоспособности, а также оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет денежных средств работодателя, и пособия по временной нетрудоспособности, предоставляемого за счет Фонда социального страхования Украины (далее вместе — «больничные»);

– отпуска в связи с беременностью и родами (далее — «декретный» отпуск) и пособия в связи с беременностью и родами (далее — «декретные»).

Отражение отпусков и отпускных в Налоговом расчете

Виды отпусков, которые предоставляются работникам, определены Законом Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).

Отражение отпусков в форме Д5

В форме Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» информация о ежегодных, учебных, творческих отпусках, дополнительных оплачиваемых отпусках (далее вместе — оплачиваемые отпуска), отпусках без сохранения заработной платы (кроме отпуска по уходу за ребенком от трехлетнего до шестилетнего возраста) не отражается (Порядком № 4 это не предусмотрено).

В то же время согласно пункту 5 раздела IV Порядка № 4 в форме Д5 отражается информация о предоставлении застрахованным лицам в течение отчетного периода следующих видов отпусков:

• «декретного» отпуска³ с указанием в реквизите (графе) 07 категории лица 5, а при предоставлении «декретного» отпуска лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава — с указанием в реквизите 07 категории лица 7;
• отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (далее — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет) с указанием в реквизите 07 категории лица 6;⁴
• отпуска по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста (далее — отпуск по уходу за ребенком от 3 до 6 лет) с указанием в реквизите 07 категории лица 4.⁴

При предоставлении вышеуказанных отпусков (далее — «детские» отпуска) информация о дате их начала и окончания отражается в реквизите 10 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» соответственно в графах «дата початку» и «дата закінчення» (в формате ддммгггг) формы Д5 (п. 5 р. IV Порядка № 4). Одновременно в строке по работнику в общем порядке заполняются реквизиты 05, 07, 08, 09, 16 (не заполняются реквизиты 06, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19 и 20) формы Д5, при этом в реквизите 16 «Документ-підстава про початок, кінець … відпусток» указываются дата и номер приказа о предоставлении «детского» отпуска (например, приводится такой текст: «наказ № 25 від 15.03.2020»).

Учитывая, что «детские» отпуска обычно используются полностью и дополнительный приказ об окончании «детского» отпуска не издается, в реквизите 16 формы Д5 в квартале окончания «детского» отпуска в строке по работнику, где отражается дата окончания «детского» отпуска, указываются реквизиты приказа о предоставлении отпуска. Если же по каким-то причинам работник по собственному желанию прерывает «детский» отпуск и досрочно выходит на работу, при этом работодателем издается приказ об окончании отпуска и выходе работника на работу, то в реквизите 16 указываются дата и номер приказа об окончании отпуска.

Кроме того, бывают случаи, когда женщина, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (от 3 до 6 лет), забеременела, и ей на основании выданного листка нетрудоспособности по беременности и родам начисляются «декретные», при этом «декретный» отпуск не оформляется (приказ о его предоставлении не издается), поскольку пребывание работника одновременно в двух отпусках законодательством не предусмотрено. В такой ситуации в квартале начала временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами работница все равно отражается в форме Д5, при этом в строке по работнице в реквизите 07 указывается категория лица 5 (лицо, которому предоставлен «декретный» отпуск и начисляются «декретные»), а в реквизите 10 «Період … відпусток» — дата начала или окончания временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами. Поскольку в указанном случае приказ о предоставлении «декретного» отпуска не издается (работница продолжает пребывать в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет или от 3 до 6 лет), в реквизите 16 указываются дата и номер листка нетрудоспособности.

Если в одном квартале у работника начался и закончился «детский» отпуск (например, по уходу за ребенком до 3 лет), то по такому работнику в форме Д5 заполняется одна строка с указанием в ней дат начала и окончания «детского» отпуска.

Если в одном квартале у работника закончился «детский» отпуск одного вида (например, «декретный»), и начался «детский» отпуск другого вида (например, по уходу за ребенком до 3 лет), то по такому работнику в форме Д5 заполняются две строки с указанием в первой строке даты окончания «детского» отпуска одного вида (например, «декретного»), во второй строке — даты начала «детского» отпуска другого вида (например, по уходу за ребенком до 3 лет) с указанием в каждой строке соответствующей категории лица.

Отражение отпусков в форме Д1

В форме Д1, которая подается в разрезе месяцев отчетного квартала, отражается продолжительность (количество календарных дней) отдельных видов отпусков работников. Для этого в форме Д1 предусмотрено два реквизита:

— в реквизите 13 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» отражается в отчетном месяце количество календарных дней пребывания в отпусках без сохранения заработной платы, предусмотренных статьями Закона об отпусках и другими нормативно-правовыми актами, кроме отпуска по уходу за ребенком от 3 до 6 лет, который, как отмечено выше, отражается в форме Д5;

— в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» указывается в отчетном месяце количество календарных дней пребывания в «декретном» отпуске.

Если работник часть месяца работал и ему начислена заработная плата, а часть месяца находился в отпуске без сохранения заработной платы, то в форме Д1 работник отражается в одной строке, при этом количество календарных дней неоплачиваемого отпуска (отпусков) отражается в реквизите 13, а в реквизите 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» указывается количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца.

Реквизит 14 заполняется всегда календарными днями полного месяца (30 или 31, а в феврале — 28 или 29), кроме месяцев увольнения и принятия на работу, когда указываются только календарные дни фактического пребывания в трудовых отношениях.

Пунктом 1 раздела IV Порядка № 4 определено, что количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца не может указываться в отчетном месяце за будущие отчетные периоды, за исключением отпуска, «декретного» отпуска. При наличии в одном месяце нескольких строк (с несколькими видами дохода) по одному застрахованному лицу количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца в реквизите 14 указывается только в одной (первой) строке, в которой отражаются данные о суммах заработной платы (при их наличии).

Например, если работница часть месяца работала и ей начислена заработная плата, а часть месяца находилась в «декретном» отпуске, то в форме Д1 за такой месяц по ней заполняется несколько строк:

— в первой строке отражается начисленная заработная плата, при этом в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работница полный месяц состояла в трудовых отношениях);

— во второй строке отражаются «декретные», приходящиеся на этот месяц, при этом реквизит 14 не заполняется, а в реквизите 15 указывается количество дней пребывания работницы в «декретном» отпуске в этом месяце;

— в третьей и последующих строках отражаются «декретные», приходящиеся на следующие месяцы, при этом реквизит 14 заполняется в каждом месяце, на который приходится «декретный» отпуск, а в реквизите 15 указывается количество дней «декретного» отпуска в каждом месяце (см. ниже пример 5).

Если работница часть месяца была в «декретном» отпуске с начислением «декретных», а часть месяца находилась в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, предусмотренном статьей 18 Закона об отпусках (этот отпуск является социальным и не относится к отпускам без сохранения заработной платы), то в форме Д1 за такой месяц работница отражается в одной строке, при этом реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работница полный месяц состояла в трудовых отношениях), а в реквизите 15 указывается количество дней пребывания работницы в «декретном» отпуске.

Если работник часть месяца находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, а часть месяца работал и ему начислена заработная плата, то в форме Д1 за такой месяц работник отражается в одной строке, при этом реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), а в реквизите 14 указывается количество календарных дней этого месяца (работник полный месяц состоял в трудовых отношениях).

Если работник весь месяц находился в отпуске (отпусках) без сохранения заработной платы, предусмотренном статьями 25 и 26 Закона об отпусках (кроме отпуска по уходу за ребенком от 3 до 6 лет), и не имел в таком месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ (отсутствует база начисления ЕСВ), то он все равно отражается в форме Д1 за такой месяц без сумм, но с заполнением реквизитов 13 (количество календарных дней неоплачиваемого отпуска) и 14 (количество календарных дней трудовых отношений, соответствующее количеству календарных дней этого месяца).

Если работник весь месяц находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет и не имел в таком месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ, то в форме Д1 за этот месяц работодатель работника не отражает (за такое застрахованное лицо отчетность представляют органы социальной защиты населения, выплачивающие помощь при рождении ребенка).

Если работник часть месяца находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, а часть месяца — в отпуске по уходу за ребенком от 3 до 6 лет, и не имел в этом месяце доходов, с которых уплачивается ЕСВ (отсутствует база начисления ЕСВ), то работник в форме Д1 за такой месяц не отражается, но отражается в форме Д5 за этот квартал (заканчивается один и начинается другой «детский» отпуск — см. выше).

Если работник, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, весь месяц работает на условиях неполного рабочего времени, то в форме Д1 реквизит 13 не заполняется (нет факта пребывания в отпуске без сохранения заработной платы), а в реквизите 14 указывается количество календарных дней трудовых отношений, соответствующее количеству календарных дней этого месяца.

Отражение отпускных в Налоговом расчете

Отдельно от прочих доходов отпускные отражаются в форме Д1, а в составе заработной платы они отражаются в форме 4ДФ и таблице Расчета.

В форме Д1 отражается сумма начисленных отпускных по всем видам оплачиваемых отпусков персонально по каждому работнику в разрезе месяцев отчетного квартала.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных работнику отпускных, приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма отпускных, на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на отпускные.

Как раньше в таблице 6 Отчета о ЕСВ, так и теперь в форме Д1 суммы отпускных отражаются в отдельной строке (отдельно от сумм заработной платы и прочих доходов) с указанием кода типа начислений 10 в реквизите 09 «Код типу нарахувань».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и будущие периоды (в частности, начислены отпускные за текущий и следующие за ним месяцы).

Если работнику предоставляется оплачиваемый отпуск, приходящийся на 2 и более смежных месяца (далее — переходной отпуск), и в месяце его предоставления начисляются отпускные за весь период такого отпуска (далее — переходные отпускные), то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ такие отпускные необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится период (календарные дни) отпуска.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (далее — Инструкция № 449), которым установлено, что применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которых больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц.

В соответствии с пунктом 1 раздела IV Порядка № 4 суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу (реквизит) 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» формы Д1 с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений 10.

Например, если работнику в январе 2021 года начислили переходные отпускные за ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня (далее — к. д.), предоставленный с 18 января по 10 февраля 2021 года, то вся сумма отпускных отражается в форме Д1 за январь, но в ней суммы отпускных отражаются в двух (отдельных) строках в разрезе месяцев, за которые они начислены:

— в первой строке с отпускными, приходящимися на январь (начисленными за 14 к. д. отпуска с 18 по 31 января), в реквизите 09 указывается код типа начислений 10, а в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021 (январь — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные);

— во второй строке с отпускными, приходящимися на февраль (начисленными за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), в реквизите 09 указывается код типа начислений 10, а в реквизите 10 — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные).

Если работнику предоставляется ежегодный отпуск в начале следующего месяца, например с 1 по 24 марта 2021 года, при этом отпускные за весь период такого отпуска начислены и выплачены в конце февраля 2021 года (согласно статье 21 Закона об отпусках отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска), то вся сумма отпускных должна быть отражена в форме Д1 за февраль в отдельной строке с кодом типа начислений 10 и указанием в реквизите 10 — 03.2021 (март — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные).

В таблице Расчета не предусмотрены отдельные строки для отражения отпускных, поэтому последние в разделе І указанной таблицы отражаются в составе заработной платы в строке 1.1 (с переносом в строку 1), а отпускные, на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2).

ЕСВ, который начисляется на отпускные в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

Поскольку таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, а форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, то для отпускных применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета отпускные отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Если в каком-либо месяце отчетного квартала работнику начислены переходные отпускные, то вся сумма таких отпускных отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за такой месяц (месяц начисления отпускных). Но в форме Д1 за указанный месяц переходные отпускные отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены.

Если отпуск полностью приходится на один месяц, например, предоставлен с 8 по 21 февраля, то вся сумма начисленных в феврале отпускных отражается в форме Д1 в одной строке по работнику, а в разделе І таблицы Расчета отпускные отражаются в составе заработной платы за февраль — в графе 2. Начисленный на такие отпускные ЕСВ отражается в составе ЕСВ, начисленного на заработную плату февраля, в графе 2.

Если работнику предоставлен переходной отпуск, приходящийся на 2 месяца, то вся сумма переходных отпускных отражается в форме Д1 за месяц, в котором начислены отпускные (на который приходится начало отпуска), в двух строках по работнику (сумма отпускных по каждому месяцу отдельно), а в разделе І таблицы Расчета вся сумма переходных отпускных отражается в составе заработной платы месяца, в котором начислены отпускные.

Например, если работнику предоставлялся отпуск продолжительностью 24 к. д. с 18 января по 10 февраля 2021 года (см. пример выше), за который ему исходя из среднедневной заработной платы — 300 грн. в январе начислены отпускные в сумме 7200 грн. (300 грн. х 24 к. д.), при этом сумма отпускных, приходящихся на январь (начисленных за 14 к. д. отпуска с 18 по 31 января), составила 4200 грн. (300 грн. х 14 к. д.), а сумма отпускных, приходящихся на февраль (начисленных за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), составила 3000 грн. (300 грн. х 10 к. д.), то указанные отпускные отражаются в форме Д1 за январь, в которой по работнику заполняется две строки: в первой строке отражаются отпускные, приходящиеся на январь, в сумме 4200 грн.; во второй строке отражаются отпускные, приходящиеся на февраль, в сумме 3000 грн. В графе 1 (январь) таблицы Расчета за І квартал 2021 года вся сумма отпускных — 7200 грн. отражается в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2).

Таким образом, если сумма отпускных была начислена в первом месяце квартала (независимо от того, на какие месяцы приходится отпуск, за который начислены отпускные), то она отражается в форме Д1 за первый месяц квартала и в графе 1 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма отпускных была начислена во втором месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за второй месяц квартала и в графе 2 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма отпускных была начислена в третьем месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за третий месяц квартала и в графе 3 таблицы Расчета за этот квартал.

В форме 4ДФ отпускные отражаются не в отдельных строках, а в составе заработной платы с признаком дохода «101». При этом переходные отпускные всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнику в январе 2021 года начислили (выплатили) переходные отпускные за ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня, предоставленный с 18 января по 10 февраля 2021 года (см. пример выше), то вся сумма отпускных, начисленных за 24 к. д. отпуска (как приходящихся на январь — начисленных за 14 к. д. дней отпуска с 18 по 31 января, так и приходящихся на февраль — начисленных за 10 к. д. отпуска с 1 по 10 февраля), отражается в форме 4ДФ за январь в одной строке с заработной платой за январь, при этом в форме 4ДФ за февраль отпускные уже не отражаются.

В то же время с целью определения месячного дохода для уплаты НДФЛ и ВС отпускные распределяются по месяцам, за которые они начислены, поскольку в соответствии c подпунктом 169.4.1 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то с целью определения предельной суммы дохода, дающей право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Также обращаем внимание, что в случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты работнику заработной платы (отпускных, «больничных», «декретных»), своевременной уплаты НДФЛ и ВС в разделе I формы 4ДФ в строке по работнику суммы в графах 3а и 3, суммы графах 4а и 4, суммы в графах 5а и 5 будут совпадать. Если заработная плата (отпускные, «больничные», «декретные») будет выплачиваться работнику, а суммы НДФЛ и ВС перечисляться в бюджет позднее установленных сроков (с задержкой) или в месяцах, следующих за месяцем их начисления, то они в графах 3, 4, 5 должны отражаться по работнику в месяцах их фактической выплаты, уплаты.

Что касается отпуска, переходящего с одного на другой квартал, то отпускные, начисленные за такой переходной отпуск, в Налоговом расчете отражаются всей суммой в квартале их начисления, но суммы переходных отпускных в форме Д1 отражаются в разрезе месяцев, за которые они начислены. Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере.

ПРИМЕР 1

Отражение в Налоговом расчете отпускных,
начисленных за отпуск, переходящий с одного на другой квартал

В марте 2021 года работник в период с 1 по 28 марта отработал 19 из 22 рабочих дней этого месяца, поэтому за март ему начислена заработная плата в сумме 9500 грн. (11 000 грн. : 22 р. д. х 19 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 2090 грн. (9500 грн. х 22%). С 29 марта по 5 мая 2021 года работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 36 к. д., за который ему перед началом отпуска начислены и выплачены отпускные в сумме 12 600 грн.(350 грн. х 36 к. д.). На указанные отпускные были начислены ЕСВ в сумме 2772 грн. (12 600 грн. х 22%), НДФЛ в сумме 2268 грн. (12 600 грн. х 18%) и ВС в сумме 189 грн. (12 600 грн. х 1,5%), которые были уплачены при выплате работнику отпускных 25 марта.

Поскольку начало отпуска приходится на март, являющийся третьим месяцем І квартала 2021 года, то вся сумма начисленных и выплаченных работнику отпускных за указанный отпуск отражается в Налоговом расчете за І квартал 2021 года.

В форме Д1 за март работник отражается в четырех строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за март 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 03.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в марте), в реквизитах 16 и 17 — 9500,00 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 2090,00 (9500 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражается сумма отпускных, приходящихся на март, т. е. начисленных за 3 к. д. отпуска с 29 по 31 марта в сумме 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 — 2021 (март), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1050,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается сумма отпускных, приходящихся на апрель, т. е. начисленных за 30 к. д. отпуска с 1 по 30 апреля в сумме 10 500 грн. (350 грн. х 30 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 — 10, в реквизите 10 — 2021 (апрель), в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений в апреле), в реквизитах 16 и 17 — 10 500,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 2310,00 (10 500 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в четвертой строке отражается сумма отпускных, приходящихся на май, т. е. начисленных за 3 к. д. отпуска с 3 по 5 мая (1 и 2 мая — празднично-нерабочие дни, которые в продолжительность ежегодного отпуска не включаются) в сумме 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 09 — 10, в реквизите 10 — 2021 (май), в реквизите 14 — 5 (количество к. д. трудовых отношений в мае), в реквизитах 16 и 17 — 1050,00 (сумма отпускных), в реквизите 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета за І квартал 2021 года сумма заработной платы за март (9500 грн.) и вся сумма начисленных в марте отпускных (12 600 грн.) отражаются общей суммой — 22 100 грн. (9500 + 12 600) в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а начисленный на заработную плату и отпускные ЕСВ в общей сумме 4862 грн. (22 100 грн. х 22%) отражается в строке 3.1 (с переносом в строку 3).

В форме 4ДФ за март в разделе І в одной строке по работнику с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются заработная плата за март (9500 грн.) и вся сумма начисленных в марте отпускных (12 600 грн.), т. е. отражается общая сумма 22 100 грн. (9500 + 12 600), в графах 4а и 4 отражается начисленный на указанный доход и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 3978 грн. (22 100 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на указанный доход и перечисленный в бюджет ВС в сумме 331,50 грн. (22 100 грн. х 1,5%).

В Налоговом расчете за ІІ квартал 2021 года работник отражается в форме Д1 за апрель с указанием в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений в апреле), при этом суммы отпускных, приходящихся на апрель, и начисленного на них ЕСВ в реквизитах 16, 17, 20 не отражаются (такие суммы были отражены в форме Д1 за март), а также не указывается код типа начислений в реквизите 09.

В форме Д1 за май суммы отпускных, приходящихся на май, и начисленного на них ЕСВ не отражаются (они были отражены в форме Д1 за март). Если работнику в мае будет начислена заработная плата за отработанное время в этом месяце, то она должна быть отражена в форме Д1 за май в общем порядке. При этом в случае пребывания работника в трудовых отношениях весь май в строке по нему c заработной платой в реквизите 14 указывается 31 (все к. д. мая).

В форме 4ДФ за апрель и форме 4ДФ за май, представляемых в составе Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года, по работнику суммы отпускных, приходящихся соответственно на апрель и май, а также суммы начисленных на них НДФЛ и ВС не отражаются (такие суммы были отражены в форме 4ДФ за март). При этом если работнику не будут начислены за апрель другие доходы, в форме 4ДФ за апрель он отражаться не будет.

_________________________________________________________________________

Что касается денежной компенсации за неиспользованный отпуск, которая выплачивается работнику при увольнении или без увольнения⁵ либо перечисляется при переводе работника на другое предприятие его новому работодателю, то она отражается в текущем месяце в составе заработной платы⁶, начисленной в месяце увольнения или работы либо месяце перевода работника, как в форме Д1 и таблице Расчета, так и в форме 4ДФ. Отражение такой компенсации в форме Д1 в отдельной строке с кодом типа начислений 10 Порядком № 4 не предусмотрено.

Поскольку переходные отпускные с целью определения базы начисления ЕСВ в конкретном месяце необходимо распределять по месяцам, за которые они начислены, то после такого распределения необходимо определить, не превышает ли месячный доход работника в каком-либо из месяцев, на которые приходится переходной отпуск, максимальную величину базы начисления ЕСВ (в январе – ноябре 2021 года составляет 90 000 грн. (6000 грн. х 15)). Если в результате такого распределения отпускных в одном из месяцев сумма месячного дохода работника превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после такого распределения сумма месячного дохода будет меньше минимальной заработной платы (далее — МЗП), то ЕСВ за работника уплачивается работодателем с МЗП.

Напомним, что в случае, если по основному месту работы база начисления ЕСВ в месяце (в том числе в котором работнику предоставлялся отпуск) не превышает размер МЗП, установленной на этот месяц, то сумма ЕСВ за такой месяц рассчитывается как произведение размера МЗП, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и ставки ЕСВ (ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VІ (далее — Закон № 2464), пп. 6 п. 2 р. IІІ Инструкции № 449). По месту работы по совместительству ЕСВ начисляется на фактически начисленный доход независимо от его размера.

Учитывая вышеизложенное, если по основному месту работы работник часть месяца работал, а часть месяца находился в отпуске (оплачиваемом или неоплачиваемом), или же работник весь месяц находился в оплачиваемом отпуске, при этом база начисления ЕСВ в таком месяце оказалась меньше МЗП, то ЕСВ за указанный месяц необходимо уплатить с МЗП (в сумме 1320 грн. (6000 грн. х 22%) в 2021 году).

В этом случае в форме Д1 по работнику, кроме заработной платы и отпускных или кроме отпускных, необходимо в отдельной строке с кодом типа начислений 13 (указывается в реквизите 09) отразить дополнительную базу начисления ЕСВ — сумму разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом (указывается в реквизите 18).

Если работник на момент увольнения использовал дни ежегодного отпуска, которые он еще не заработал в текущем рабочем году, и из его заработной платы при увольнении отчисляется излишне выплаченная сумма отпускных за такие незаработанные дни отпуска, при этом в результате сторнирования такой излишне выплаченной суммы отпускных в месяце использования указанных дней отпуска фактически начисленный доход (база начисления ЕСВ) за этот месяц оказывается меньше МЗП, то разность между МЗП и фактически начисленным доходом в таком (предыдущем) месяце отражается в реквизите 18 формы Д1 за текущий месяц (месяц увольнения) с указанием в реквизите 09 кода типа начислений 14 (п. 1 р. IV Порядка № 4). При этом сторнированная сумма отпускных отражается в соответствующем месяце со знаком «минус» (п. 1 р. IV Порядка № 4). Такая сторнированная сумма отпускных отражается с кодом типа начислений 10, т. е. с тем же кодом типа начислений, который указывался по таким отпускным в месяце их начисления.

Рассмотрим применение кода типа начислений 14 на конкретном примере.

ПРИМЕР 2

Отражение в Налоговом расчете отчисления излишне выплаченных отпускных
при увольнении работника с применением кода типа начислений 14

Работник, оклад которого в 2020 году составлял 5200 грн., а с 1 января 2021 года составляет 6000 грн., увольняется 26 марта 2021 года. Заработная плата работника за март — 5181,82 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 19 отраб. д.).

На момент увольнения работник полностью использовал ежегодный основной отпуск за текущий рабочий год, который отработан им не полностью, поэтому из его заработной платы в месяце увольнения за использованные, но незаработанные в текущем рабочем году 14 к. д. ежегодного основного отпуска, отчисляются излишне выплаченные отпускные в сумме 2310 грн. (14 к. д. отпуска х 165 грн.), на которые был начислен ЕСВ в сумме 508,20 грн. (2310 грн. х 22%). Эти незаработанные 14 к. д. ежегодного основного отпуска были использованы работником в составе ежегодного основного отпуска, предоставленного в период с 18 мая по 11 июня 2020 года продолжительностью 24 к. д.

Незаработанные 14 к. д. ежегодного основного отпуска были использованы работником в период с 28 мая по 11 июня 2020 года, в том числе на период отпуска с 28 по 31 мая пришлись незаработанные 4 к. д. отпуска, за которые работнику были начислены и выплачены отпускные в сумме 660 грн. (4 к. д. отпуска х 165 грн.) с начислением на них ЕСВ в сумме 145,20 грн. (660 грн. х 22%), а на период отпуска с 1 по 11 июня 2020 года пришлись незаработанные 10 к. д. отпуска (7 июня — Троица в продолжительность ежегодного отпуска не включается), за которые были начислены и выплачены отпускные в сумме 1650 грн. (10 к. д. отпуска х 165 грн.) с начислением на них ЕСВ в сумме 363 грн. (1650 грн. х 22%).

В мае 2020 года работник в период с 1 по 17 мая отработал 9 рабочих дней, а с 18 мая ему был предоставлен ежегодный основной отпуск, поэтому суммарный доход работника (база начисления ЕСВ), включающий заработную плату и отпускные, приходящиеся за май, составил:

5200 грн. : 19 р. д. х 9 отраб. д. (зарплата) + 14 к. д. отпуска х 165 грн. (отпускные) = 2463,16 + 2310 = 4773,16 грн.

В июне 2020 года суммарный доход работника (база начисления ЕСВ), включающий заработную плату за отработанные 12 рабочих дней в период с 12 по 30 июня и отпускные, приходящиеся за июнь, составил:

5200 грн. : 20 р. д. х 12 отраб. д. (зарплата) + 10 к. д. отпуска х 165 грн. (отпускные) = 3120 + 1650 = 4770 грн.

Поскольку в мае и июне 2020 года месячный доход работника (база начисления ЕСВ) превысил МЗП (4773,16 грн. > 4723 грн. и 4770 грн. > 4723 грн.), ЕСВ за такие месяцы был уплачен с фактически начисленного дохода.

Определим месячный доход работника (базу начисления ЕСВ) в мае и июне 2020 года после сторнирования отпускных, излишне выплаченных за указанные месяцы.

Месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в мае 2020 года после сторнирования излишне выплаченных отпускных, приходящихся на 4 к. д. отпуска с 28 по 31 мая:

4773,16 грн. – 4 к. д. отпуска х 165 грн. = 4773,16 – 660 = 4113,16 грн.

Месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в июне 2020 года после сторнирования излишне выплаченных отпускных, приходящихся на 10 к. д. отпуска с 1 по 11 июня:

4770 грн. – 10 к. д. отпуска х 165 грн. = 4770 – 1650 = 3120 грн.

Расчеты показали, что после сторнирования отпускных, излишне выплаченных за май и июнь 2020 года, месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в указанных месяцах оказался меньше МЗП (4113,16 грн. < 4723 грн. и 3120 грн. < 4723 грн.), поэтому ЕСВ должен быть начислен на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в этих месяцах.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года:

(4723 грн. – 4113,16 грн.) х 22% = 609,84 грн. х 22% = 134,16 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года:

(4723 грн. – 3120 грн.) х 22% = 1603 грн. х 22% = 352,66 грн.

Учитывая вышеизложенное, в форме Д1 за март Налогового расчета за І квартал 2021 года работник отражается в пяти строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за март 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 03.2021, в реквизите 14 — 26 (количество к. д. пребывания в трудовых отношениях в марте — месяце увольнения), в реквизитах 16 и 17 — 5181,82 (сумма заработной платы за март), в реквизите 20 — 1140,00 (5181,82 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются сторнированные отпускные, приходящиеся на май 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквизитах 16 и 17 — –660,00 (сумма сторнированных отпускных со знаком «минус», приходящихся на май 2020 года), в реквизите 20 — –145,20 (660 грн. х 22% — сумма сторнированного ЕСВ со знаком «минус», начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на май 2020 года);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 14, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 609,84 (4723 – 4113,16 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года), в реквизите 20 — 134,16 (609,84 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае 2020 года);
• в четвертой строке отражаются сторнированные отпускные, приходящиеся на июнь 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10; в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквизитах 16 и17 — –1650,00 (сумма сторнированных отпускных со знаком «минус», приходящихся на июнь 2020 года), в реквизите 20 — –363,00 (1650 грн. х 22% — сумма сторнированного ЕСВ со знаком «минус», начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на июнь 2020 года);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 14, в реквизите 10 — 2020, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 1603,00 (4723 – 3120 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года), в реквизите 20 — 352,66 (1603 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в июне 2020 года).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года сумма сторнированных (излишне выплаченных) отпускных в размере 2310 грн., отчисляемая из заработной платы работника за март (месяц увольнения), уменьшает общую сумму начисленной заработной платы за март. В результате в графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета касательно работника отражается сумма 2871,82 грн. (5181,82 – 2310) в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а в строке 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» (с переносом в строку 2) отражаются образовавшиеся по работнику две разности между МЗП и фактически начисленным доходом в мае и июне 2020 года в общей сумме 2212,84 грн. (609,84 + 1603).

Сумма сторнированного ЕСВ, начисленного на сторнированные отпускные, приходящиеся на май и июнь 2020 года, в размере 508,20 грн. (145,20 + 363 или 2310 грн. х 22%) уменьшает общую сумму ЕСВ, начисленного на заработную плату за март 2021 года. В результате в графе 3 (март) раздела І таблицы Расчета касательно работника отражается ЕСВ в сумме 631,80 грн. (1140 – 508,20 или 2871,82 грн. х 22%) в строке 3.1 (с переносом в строку 3), а в строке 3.5 (с переносом в строку 3) отражается ЕСВ в сумме 486,82 грн. (134,16 + 352,66 или 2212,84 грн. х 22%), начисленный на две разности между МЗП и фактически начисленным доходом в мае и июне 2020 года.

В форме 4ДФ за март в разделе І сумма сторнированных (излишне выплаченных) отпускных уменьшает сумму начисленной заработной платы за март, в результате в строке по работнику с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за март в сумме 2871,82 грн. (5181,82 – 2310), в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 516,93 грн. (2871,82 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 43,08 грн. (2871,82 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм отпускных (например, «переходные» отпускные не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо отпускных будет отражена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Отражение «больничных» в Налоговом расчете

В Налоговом расчете «больничные» всей суммой отражаются в квартале их начисления.

Для «больничных» в разделе І таблицы Расчета предусмотрены специальные строки в зависимости от источника их финансирования:

– «больничные», выплачиваемые за счет работодателя, отражаются в строке 1.3 «сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків» (с переносом в строку 1);

– «больничные», выплачиваемые за счет Фонда, отражаются в строке 1.4 «сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фонду соціального страхування» (с переносом в строку 1);

– «больничные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2).

ЕСВ, который начисляется на «больничные» в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

В форме Д5 дни временной нетрудоспособности не отражаются.

В форме Д1 «больничные» отражаются в отдельных строках от прочих доходов в разрезе их получателей с указанием в реквизите 08 «Код категорії ЗО» соответствующего кода категории застрахованного лица: 29 (общий случай), 36 (работающие лица с инвалидностью; далее — инвалиды), 37 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 39 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).

Количество календарных дней временной нетрудоспособности застрахованного лица в соответствующем месяце отражается в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» формы Д1.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных застрахованному лицу «больничных», приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма «больничных», на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на «больничные».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и прошедшие периоды (в частности, начислены «больничные» за текущий и прошедшие месяцы).

В форме Д1 суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, отражаются в отдельных строках с соответствующими кодами категорий застрахованного лица в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449, согласно которому применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы пособия по временной нетрудоспособности, период которого больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц.

Таким образом, если предприятие начисляет работнику «больничные», приходящиеся на 2 и более смежных месяца (далее — переходные «больничные»), то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ такие переходные «больничные» необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится период (календарные дни) временной нетрудоспособности.

Например, если в марте 2021 года работнику на основании представленного листка нетрудоспособности (далее — ЛН) начислили переходные «больничные» за 15 календарных дней болезни с 24 февраля по 10 марта 2021 года, то вся сумма «больничных» отражается в форме Д1 за март, но в ней суммы «больничных» отражаются в двух (отдельных) строках в разрезе месяцев, за которые они начислены:

– в первой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль (начисленные за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля), с указанием в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»);

– во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март (начисленные за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), с указанием в реквизите 10 — 03.2021 (март — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»).

Поскольку форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, а таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, то для «больничных» применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета «больничные» отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Если в каком-либо месяце отчетного квартала работнику начислены переходные «больничные», то вся сумма таких «больничных» отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за этот месяц (месяц начисления «больничных»). Но в форме Д1 за указанный месяц переходные «больничные» отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены.

Если у работника болезнь пришлась на один месяц, например он болел с 8 по 26 февраля 2021 года, а «больничные» начисляются и выплачиваются ему в следующем месяце — марте 2021 года, то вся сумма «больничных» должна быть отражена в форме Д1 за март в отдельной строке с указанием в реквизите 10 — 02.2021 (февраль — месяц, на который приходятся дни болезни, за которые начислены «больничные»). В разделе І таблицы Расчета «больничные» отражаются в составе доходов марта — в графе 3. Начисленный на такие «больничные» ЕСВ отражается в составе ЕСВ, начисленного на доходы марта, в графе 3.

Если работник болел в последнем (третьем) месяце квартала (например, с 15 по 31 марта — в последнем месяце І квартала), а «больничные» начисляются и выплачиваются ему в первом месяце следующего квартала (в апреле — первом месяце ІІ квартала), то вся сумма «больничных» отражается в Налоговом расчете за квартал, в котором начислены «больничные» (в Налоговом расчете за ІІ квартал), но в форме Д1 за первый месяц такого квартала (в форме Д1 за апрель) «больничные» отражаются в отдельной строке с указанием в реквизите 10 месяца, за который они начислены (март).

Если болезнь полностью приходится на один месяц, и в этом же месяце начислены «больничные» за период такой болезни, то вся сумма «больничных» отражается в форме Д1 за этот месяц в одной строке, а в разделе І таблицы Расчета «больничные» и начисленный на них ЕСВ отражаются в графе, соответствующей такому месяцу.

Если работнику начислены переходные «больничные» за болезнь, которая приходится на 2 месяца, то вся сумма переходных «больничных» отражается в форме Д1 за месяц, в котором начислены «больничные» (на который приходится конец болезни) в двух строках по работнику (сумма переходных «больничных» по каждому месяцу отдельно), а в разделе І таблицы Расчета вся сумма переходных «больничных» отражается в составе дохода месяца, в котором начислены «больничные».

Например, если у работника болезнь продолжалась 15 календарных дней с 24 февраля по 10 марта 2021 года (см. пример выше), и ему в марте исходя из среднедневной заработной платы — 350 грн. за период болезни начислены «больничные» в сумме 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.), при этом сумма «больничных», приходящихся на февраль (начисленных за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля), составила 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.), а сумма «больничных», приходящихся на март (начисленных за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), составила 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.), то указанные «больничные» отражаются в форме Д1 за март, в которой по работнику заполняется две строки: в первой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, в сумме 1750 грн.; во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март, в сумме 3500 грн. В графе 3 (март) таблицы Расчета за І квартал 2021 года вся сумма «больничных» — 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.) отражается в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а также в зависимости от источников финансирования: в сумме 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.) — в строке 1.3 («больничные» за счет работодателя), в сумме 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.) — в строке 1.4 («больничные» за счет Фонда) с переносом в строку 1.

Таким образом, если сумма «больничных» была начислена в первом месяце квартала (независимо от того, на какие месяцы приходится болезнь, за дни которой начислены «больничные»), то она отражается в форме Д1 за первый месяц квартала и в графе 1 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма «больничных» была начислена во втором месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за второй месяц квартала и в графе 2 таблицы Расчета за этот квартал. Если сумма «больничных» была начислена в третьем месяце квартала, то она отражается в форме Д1 за третий месяц квартала и в графе 3 таблицы Расчета за этот квартал.

В форме 4ДФ «больничные» отражаются не в отдельных строках, а в составе заработной платы с признаком дохода «101». При этом переходные «больничные» всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнику в марте 2021 года начислили (выплатили) переходные «больничные» за 15 календарных дней болезни с 24 февраля по 10 марта 2021 года (см. пример выше), то вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) за 15 к. д. болезни (как приходящихся на февраль — начисленных за 5 к. д. болезни с 24 по 28 февраля, так и приходящихся на март — начисленных за 10 к. д. болезни с 1 по 10 марта), отражается в форме 4ДФ за март в одной строке с заработной платой за март, при этом в форме 4ДФ за февраль «больничные», приходящиеся на этот месяц, не отражаются.

Что касается временной нетрудоспособности, переходящей с одного на другой квартал, то переходные «больничные», начисленные за период такой временной нетрудоспособности, отражаются всей суммой в Налоговом расчете за квартал, в котором они начислены, но в форме Д1 суммы переходных «больничных» отражаются в разрезе месяцев, за которые они начислены (на которые приходится болезнь). Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере.

ПРИМЕР 3

Отражение в Налоговом расчете переходных «больничных»,
начисленных за период болезни, переходящей с одного на другой квартал

Работник, оклад которого в 2020 году составлял 7000 грн., а с 1 января 2021 года составляет 8000 грн., болел в период с 21 декабря 2020 года по 5 февраля 2021 года (47 к. д.). До начала болезни работник отработал в декабре 14 из 22 рабочих дней этого месяца, поэтому ему за декабрь начислена заработная плата в сумме 4454,55 грн. (7000 грн. : 22 р. д. х 14 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 980 грн. (4454,55 грн. х 22%).

После окончания болезни работник вышел на работу и представил предприятию ЛН, на основании которого ему в феврале 2021 года были начислены «больничные» за весь период болезни (47 к. д.) в сумме 10 810 грн. (230 грн. х 47 к. д.), в том числе за 11 к. д. болезни, приходящихся на декабрь, в сумме 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), за 31 к. д. болезни, приходящийся на январь, в сумме 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.) и за 5 к. д. болезни, приходящихся на февраль, в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.).

Со всей суммы «больничных» в феврале уплачен ЕСВ в сумме 2378,20 грн. (10 810 грн. х 22%), в том числе с «больничных», приходящихся на декабрь, — в сумме 556,60 грн. (2530 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на январь, — в сумме 1568,60 грн. (7130 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на февраль, — в сумме 253 грн. (1150 грн. х 22%).

За отработанные в феврале после болезни 15 из 20 рабочих дней этого месяца работнику начислена заработная плата за февраль в сумме 6000 грн. (8000 грн. : 20 р. д. х 15 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 1320 грн. (6000 грн. х 22%).

В таблицах 1 и 6 Отчета о ЕСВ за декабрь 2020 года по работнику была отражена только начисленная заработная плата за декабрь в сумме 4454,55 грн. и начисленный на нее ЕСВ в сумме 980 грн.

Поскольку окончание болезни и начисление «больничных» пришлись на февраль, являющийся месяцем І квартала 2021 года, то вся сумма начисленных и выплаченных работнику «больничных» за весь период болезни отражается в Налоговом расчете за І квартал 2021 года.

В форме Д1 за январь работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме Д1 за февраль работник отражается в четырех строках:

• в первой строке отражается начисленная заработная плата за февраль 2021 года, при этом указываются, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021, в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений в феврале), в реквизитах 16 и 17 — 6000,00 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 1320,00 (6000 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 5 к. д. болезни с 1 по 5 февраля 2021 года в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 5, в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1150,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 253,00 (1150 грн. х 22% — сумма ЕСВ).
• в третьей строке отражаются «больничные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 31 к. д. болезни с 1 по 31 января 2021 года в сумме 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизите 12 — 31 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в январе), в реквизитах 16 и 17 — 7130,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 1568,60 (7130 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в четвертой строке отражаются «больничные», приходящиеся на декабрь, т. е. начисленные за 11 к. д. болезни с 21 по 31 декабря 2020 года в сумме 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 12.2020, в реквизите 12 — 11 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 2530,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 556,60 (2530 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І по работнику информация не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 2 (февраль) раздела І отражаются:

— в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за февраль в сумме 6000 грн.;

— в строке 1.3 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет работодателя за первые 5 к. д. болезни с 21 по 25 декабря, в сумме 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.);

— в строке 1.4 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет Фонда за 42 к. д. болезни с 26 декабря по 5 февраля, в сумме 9660 грн. (230 грн. х 42 к. д.);

— в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за февраль и вся сумма «больничных» за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, т. е. общая сумма в размере 16 810 грн. (6000 + 10 810);

— в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на сумму заработной платы за февраль и всю сумму «больничных» за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, в размере 3698,20 грн. (16 810 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за январь работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за февраль в разделе І по работнику в одной строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются начисленная (выплаченная) заработная плата за февраль и вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) в феврале за 47 к. д. болезни с 21 декабря по 5 февраля, в общей сумме 16 810 грн. (6000 + 10 810), в графах 4а и 4 — начисленный на них и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 3025,80 грн. (16 810 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на них и перечисленный в бюджет ВС в сумме 252,15 грн. (16 810 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Обращаем внимание, что после распределения по месяцам переходных «больничных» необходимо определить, не превышает ли месячный доход работника в каком-либо из месяцев, на которые приходится болезнь, максимальную величину базы начисления ЕСВ. Если в каком-либо месяце сумма месячного дохода работника превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после распределения переходных «больничных» по месяцам сумма месячного дохода будет меньше МЗП, то ЕСВ за работника по основному месту работы уплачивается работодателем с МЗП (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, пп. 6 п. 2 р. IІІ Инструкции № 449).

Например, если по основному месту работы работник часть месяца работал, а затем заболел, и болезнь закончилась в следующем месяце (или же работник весь месяц болел), при этом база начисления ЕСВ в месяце начала болезни (в полном месяце болезни) оказалась меньше МЗП, то ЕСВ за такой месяц необходимо уплатить с МЗП. Но, учитывая, что по состоянию на конец месяца, в котором началась болезнь, еще не известен общий месячный доход работника (он станет известен только после предоставления работником предприятию листка нетрудоспособности (далее — ЛН) и начисления «больничных» за весь период болезни), начислять ЕСВ в месяце начала болезни необходимо на фактически начисленный доход (заработную плату) в этом месяце, в том числе если он меньше МЗП. И только после начисления «больничных» и их распределения по месяцам, когда станет известен окончательный месячный доход работника, необходимо начислить ЕСВ на дополнительную базу начисления ЕСВ — разность между размером МЗП и фактически начисленным доходом (далее — разность) при ее наличии. Такое начисление ЕСВ нельзя расценивать как несвоевременное начисление ЕСВ на дополнительную базу начисления ЕСВ (на разность).⁷

В этом случае в форме Д1 за месяц, в котором начислены переходные «больничные», по работнику, кроме отражения «больничных», приходящихся на месяц начала болезни, необходимо за такой месяц в отдельной строке отразить сумму разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом (разность указывается в реквизите 18) с кодом типа начислений 13 (указывается в реквизите 09).

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4 код типа начислений 13 применяется для сумм разности между размером МЗП и фактически начисленной заработной платой в месяцах отчетного квартала за предыдущий отчетный период только в следующих случаях:

— при начислении «больничных» за предыдущие месяцы;

— при начислении «декретных» за предыдущие месяцы.

В случае начисления переходных «больничных» за предыдущие периоды (месяцы) при наличии дополнительной базы начисления ЕСВ (разности) код типа начислений 2 не применяется.

Рассмотрим на конкретном примере порядок отражения в Налоговом расчете переходных «больничных», если после их распределения по месяцам ЕСВ уплачивается с МЗП.

ПРИМЕР 4

Отражение в Налоговом расчете переходных «больничных»,
если после их распределения по месяцам ЕСВ уплачивается с минимальной заработной платы

Работник, оклад которого 6000 грн., болел в период с 25 января по 12 марта 2021 года (47 к. д.). До начала болезни работник отработал в январе 14 из  19 рабочих дней этого месяца, поэтому за январь ему начислена заработная плата в сумме 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 972,63 грн. (4421,05 грн. х 22%).

После окончания болезни работник представил предприятию ЛН, на основании которого ему в марте были начислены «больничные» за весь период болезни (47 к. д.) в сумме 8930 грн. (190 грн. х 47 к. д.), в том числе за 7 к. д. болезни, приходящихся на январь, в сумме 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), за 28 к. д. болезни, приходящихся на февраль, в сумме 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), и за 12 к. д. болезни, приходящихся на март, в сумме 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.).

Со всей суммы «больничных» в марте уплачен ЕСВ в сумме 1964,60 грн. (8930 грн. х 22%), в том числе с «больничных», приходящихся на январь, — в сумме 292,60 грн. (1330 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на февраль, — в сумме 1170,40 грн. (5320 грн. х 22%), с «больничных», приходящихся на март, — в сумме 501,60 грн. (2280 грн. х 22%).

За отработанные в марте после болезни 13 из 22 рабочих дней этого месяца работнику начислена заработная плата за март в сумме 3545,45 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 13 отраб. д.), с которой при ее выплате уплачен ЕСВ в сумме 780 грн. (3545,45 грн. х 22%).

Поскольку из-за начавшейся в январе и продолжавшейся в феврале – марте болезни работника его общий месячный доход за январь не был известен по состоянию на конец этого месяца, ЕСВ на разность между размером МЗП и фактически начисленной заработной платой в январе не начислялся, что не является нарушением.

После начисления «больничных» в марте за весь период болезни и их распределения по месяцам окончательный месячный доход работника в месяцах, на которые приходится болезнь, составил:

– в январе: 4421,05 грн. (зарплата) + 1330 грн. («больничные») = 5751,05 грн.;

– в феврале (только «больничные») — 5320 грн.;

– в марте: 3545,45 грн. (зарплата) + 2280 грн. («больничные») = 5825,45 грн.

Расчеты показали, что после распределения «больничных» по месяцам окончательный месячный доход работника (база начисления ЕСВ) в январе, феврале и марте 2021 года оказался меньше МЗП (6000 грн.), поэтому ЕСВ должен быть начислен на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в этих месяцах.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе:

(6000 грн. – 5751,05 грн.) х 22% = 248,95 грн. х 22% = 54,77 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале:

(6000 грн. – 5320 грн.) х 22% = 680 грн. х 22% = 149,60 грн.

Сумма ЕСВ, подлежащая начислению на разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте:

(6000 грн. – 5825,45 грн.) х 22% = 174,55 грн. х 22% = 38,40 грн.

В форме Д1 за январь Налогового расчета за І квартал 2021 года работник отражается в одной строке, где указывается заработная плата, начисленная за январь, в частности: в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 4421,05 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 972,63 (4421,05 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В форме Д1 за февраль работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме Д1 за март работник отражается в семи строках:

• в первой строке указывается заработная плата, начисленная за март, при этом отражаются, в частности: в реквизите 10 — 03.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17— 3545,45 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 780,00 (3545,45 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «больничные», приходящиеся на март, т. е. начисленные за 12к. д. болезни с 1 по 12 марта в сумме 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 12, в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 2280,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 501,60 (2280 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 03.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 174,55 (6000 – 5825,45 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в марте), в реквизите 20 — 38,40 (174,55 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в четвертой строке отражаются «больничные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 28к. д. болезни с 1 по 28 февраля в сумме 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 — 28 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 5320,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 1170,40 (5320 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 680,00 (6000 – 5320 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале), в реквизите 20 — 149,60 (680 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в шестой строке отражаются «больничные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 7к. д. болезни с 25 по 31 января в сумме 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 12 — 7 (количество к. д. болезни), в реквизите 14 — прочерк, в реквизитах 16 и 17 — 1330,00 (сумма «больничных»), в реквизите 20 — 292,60 (1330 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в седьмой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 248,95 (6000 – 5751,05 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе), в реквизите 20 — 54,77 (248,95 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность).

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І отражаются:

– в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн.;

– в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн.;

– в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на заработную плату за январь, в сумме — 972,63 (4421,05 грн. х 22%).

В таблице Расчета в графе 2 (февраль) раздела І по работнику информация не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В таблице Расчета в графе 3 (март) раздела І отражаются:

– в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за март в сумме 3545,45 грн.;

– в строке 1.3 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет работодателя за первые 5 к. д. болезни с 25 по 29 января, в сумме 950 грн. (190 грн. х 5 к. д.);

– в строке 1.4 (с переносом в строку 1) — «больничные», выплаченные за счет Фонда за 42 к. д. болезни с 30 января по 12 марта, в сумме 7980 грн. (190 грн. х 42 к. д.);

– в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за март и вся сумма «больничных» за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, т. е. общая сумма в размере 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930);

– в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — общая сумма трех дополнительных баз начисления ЕСВ в марте, феврале и январе (сумма трех разностей из реквизита 18 формы Д1 за март) в размере 1103,50 грн. (174,55 + 680 + 248,95);

– в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на сумму заработной платы за март и всю сумму «больничных» за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, в размере 2744,60 грн. (12 475,45 грн. х 22%);

– в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на общую сумму трех дополнительных баз начисления ЕСВ (трех разностей) в марте, феврале и январе, в размере 242,77 грн. (1103,50 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за январь в разделе І по работнику заполняется одна строка с признаком дохода «101», в которой в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за январь в сумме 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 отраб. д.), в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 795,79 грн. (4421,05 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 66,32 грн. (4421,05 грн. х 1,5%).

В форме 4ДФ за февраль работник не отражается, поскольку в этом месяце ему доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за март в разделе І по работнику в одной строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражаются начисленная (выплаченная) заработная плата за март и вся сумма «больничных», начисленных (выплаченных) в марте за 47 к. д. болезни с 25 января по 12 марта, в общей сумме 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930), в графах 4а и 4 — начисленный на них и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 2245,58 грн. (12 475,45 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на них и перечисленный в бюджет ВС в сумме 187,13 грн. (12 475,45 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм «больничных» (например, переходные «больничные» не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо «больничных» будет начислена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Отражение «декретных» в Налоговом расчете

Согласно статье 25 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (далее — Закон № 1105) «декретные» предоставляются застрахованному лицу в форме материального обеспечения, которое компенсирует потерю заработной платы (дохода) за период «декретного» отпуска. «Декретные» выплачиваются застрахованному лицу за весь период «декретного» отпуска, продолжительность которого составляет 70 календарных дней до родов и 56 (в случае осложненных родов или рождения двоих или более детей — 70) календарных дней после родов. Женщинам, отнесенным к 1 – 3 категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, «декретные» выплачиваются за 180 календарных дней указанного отпуска (90 — до родов и 90 — после родов). Размер «декретных» исчисляется суммарно и предоставляется застрахованному лицу в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов.⁸

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449 начисление ЕСВ за лиц, находящихся в «декретном» отпуске и получающих «декретные», осуществляется за каждый месяц отдельно следующим образом:

– определяется среднедневной размер «декретных» путем деления начисленной их суммы на количество дней, за которые они начислены;

– определяется сумма «декретных», приходящихся на каждый месяц отдельно, путем умножения среднедневного размера таких «декретных» на количество календарных дней каждого месяца, за которые они начислены;

– определяется сумма ЕСВ для работодателя путем умножения рассчитанной суммы «декретных» за каждый месяц отдельно на размер ЕСВ, установленный Законом № 2464 для указанной категории плательщиков (22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%).

Уплата ЕСВ за лиц, находящихся в «декретном» отпуске и получающих «декретные», осуществляется со всей суммы начисленных «декретных» в месяце, в котором были осуществлены начисления.

В Налоговом расчете «декретные» всей суммой отражаются в квартале их начисления.

В разделе І таблицы Расчета, заполняемом работодателями, вся сумма «декретных» отражается в месяце их начисления (в соответствующей графе). Общая сумма «декретных» отражается в строке 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами» (с переносом в строку 1), а «декретные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2). ЕСВ, который начисляется на «декретные» в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

В разделе ІІ таблицы Расчета, заполняемом воинскими частями, «декретные», выплачиваемые лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, отражаются в месяце их начисления (в соответствующей графе). Общая сумма «декретных» отражается в строке 3, а «декретные», на которые начисляется ЕСВ, отражаются в строке 4.1 (с переносом в строку 4). ЕСВ, который начисляется на «декретные» указанным лицам по ставке 22%, отражается в строке 5.1 (с переносом в строку 5).

В форме Д5, как отмечалось выше, по работнику в месяцах начала и окончания «декретного» отпуска в реквизите 10 «Період … відпусток» отражаются даты начала и окончания такого отпуска с указанием в реквизите 07 для работниц категории лица 5, а для лиц из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава — с указанием категории лица 7.

В форме Д1 «декретные» отражаются в отдельных строках от прочих доходов в разрезе их получателей с указанием в реквизите 08 «Код категорії ЗО» соответствующего кода категории застрахованного лица: 42 (общий случай), 43 (работающие инвалиды), 44 (все работники всеукраинских общественных организаций инвалидов) и 45 (работающие инвалиды общественных организаций инвалидов).

Количество календарных дней «декретного» отпуска застрахованного лица в соответствующем месяце отражается в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» формы Д1.

Обращаем внимание, несмотря на то, что «декретный» отпуск предоставляется на основании ЛН, подтверждающего временную нетрудоспособность застрахованного лица, информация о календарных днях временной нетрудоспособности (реквизит 12) и календарных днях «декретного» отпуска (реквизит 15) не дублируется (указывается в разных реквизитах).

Если ЛН по беременности и родам выдан с одной даты, а «декретный» отпуск по желанию работницы предоставлен ей позднее этой даты (например, ЛН открыт с 15 марта, а «декретный» отпуск начался 22 марта), то период (количество календарных дней) с даты открытия ЛН до даты начала «декретного» отпуска (с 15 по 21 марта) в реквизитах 12 и 15 формы Д1 не отражается.

Поскольку «декретный» отпуск предоставляется и «декретные» выплачиваются за несколько будущих месяцев, когда еще не известно, будет ли работница пребывать в трудовых отношениях с работодателем, необходимо учитывать особенности заполнения реквизита 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» формы Д1. Как отмечалось выше, в реквизите 14 количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца не может указываться в отчетном месяце за будущие отчетные периоды, за исключением отпуска, «декретного» отпуска (п. 1 р. IV Порядка № 4). Следовательно, если «декретные» приходятся на будущий месяц, то в строке с ними для кодов категорий застрахованного лица 42, 43, 44, 45 реквизит 14 заполняется обязательно.

В месяце, на который приходится последний календарный день «декретного» отпуска, в реквизите 14 целесообразно указывать количество дней такого отпуска, приходящихся на этот месяц (они указываются и в реквизите 15), поскольку достоверно не известно, будет ли работница состоять в трудовых отношениях с предприятием после окончания «декретного» отпуска.

В реквизите 16 формы Д1 отражается общая сумма начисленных застрахованному лицу «декретных», приходящихся на определенный месяц, а в реквизите 17 — сумма «декретных», на которую начисляется ЕСВ. В реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленного на «декретные».

Согласно пункту 1 раздела IV Порядка № 4  по одному застрахованному лицу допускается несколько записей в форме Д1, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были начислены выплаты за текущий и будущие периоды (в частности, начислены «декретные» за текущий и следующие за ним месяцы).

Суммы «декретных» отражаются в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Это согласуется с подпунктом 2 пункта 2 раздела IV Инструкции № 449,

согласно которому применение максимальной величины базы начисления ЕСВ при начислении ЕСВ на суммы «декретных» осуществляется отдельно за каждый месяц.

Таким образом, если предприятие начисляет работнице «декретные», то в целях правильного определения размера месячного дохода и суммы подлежащего начислению на него ЕСВ «декретные» необходимо отнести к соответствующим месяцам, на которые приходится «декретный» отпуск. То есть «декретные», которые выплачиваются разово (суммарно), но приходятся на несколько месяцев, в форме Д1 необходимо отражать в разрезе месяцев, за которые они начислены, в отдельных строках (а не всей суммой в одной строке — месяце начисления «декретных»), а также отдельно от заработной платы, «больничных» и прочих выплат.

Поскольку форма Д1 подается за каждый месяц отдельно, а таблица Расчета имеет 3 графы для отражения доходов застрахованных лиц по месяцам квартала, то для «декретных» применяется следующий принцип: в форме Д1 за определенный месяц и в соответствующей графе таблицы Расчета «декретные» отражаются в зависимости от того, в каком месяце квартала они начислены. Вся сумма «декретных» отражается в форме Д1 и графе таблицы Расчета за месяц, в котором она начислена. Но в форме Д1 за указанный месяц «декретные» отражаются в отдельных строках в разрезе месяцев, за которые они начислены (см. ниже пример 5).

Такое отражение «декретных» в форме Д1 (в разрезе месяцев) будет происходить всегда, поскольку «декретный» отпуск приходится, как минимум, на 5 календарных месяцев, а если «декретный» отпуск продолжительностью 126 к. д. начинается в конце месяца (например 29 марта), то он приходится на 6 календарных месяцев (заканчивается 1 августа).

В частности, если работнице в феврале 2021 года начислили «декретные» за 126 календарных дней «декретного» отпуска, предоставленного с 8 февраля по 13 июня 2021 года, то вся сумма «декретных» отражается в форме Д1 за февраль, при этом «декретные» отражаются в пяти строках (отдельно по каждому месяцу, за который начислены), поскольку приходятся на 5 календарных месяцев.

В форме 4ДФ «декретные» с признаком дохода «128» отражаются в отдельной строке от заработной платы и прочих доходов. При этом «декретные» всей суммой отражаются в форме 4ДФ за месяц, в котором они начислены (выплачены).

Например, если работнице в марте 2021 года начислили (выплатили) «декретные» за 126 календарных дней «декретного» отпуска, предоставленного с 14 марта по 18 июля 2021 года, то вся сумма «декретных» отражается в форме 4ДФ за март, при этом в форме 4ДФ за месяцы ІІ квартала и форме 4ДФ за июль «декретные», приходящиеся на указанные месяцы, не отражаются.

Напомним, что с «декретных» НДФЛ и ВС не удерживаются на основании подпункта 165.1.1 НКУ).

Что касается уплаты ЕСВ с «декретных», то вышерассмотренные положения Закона № 2464 и Инструкции № 449 об уплате ЕСВ в пределах максимальной величины базы начислення ЕСВ и об уплате ЕСВ с МЗП касаются и «декретных». Поэтому после распределения «декретных» по месяцам, на которые приходится «декретный» отпуск, необходимо определить, не превышает ли месячный доход работницы в каком-либо из месяцев, на которые приходится «декретный» отпуск, максимальную величину базы начисления ЕСВ. Если в результате такого распределения «декретных» в одном из месяцев сумма месячного дохода работницы превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после такого распределения сумма месячного дохода будет меньше МЗП, то ЕСВ за работницу по основному месту работы уплачивается работодателем с МЗП.

Рассмотрим порядок отражения в Налоговом расчете «декретных» в указанной ситуации на конкретном примере.

ПРИМЕР 5

Отражение в Налоговом расчете «декретных», если база начисления ЕСВ
в отдельных месяцах меньше минимальной заработной платы

Работнице, оклад которой 6000 грн., на основании ЛН предоставлен «декретный» отпуск продолжительностью 126 к. д. с 18 января по 23 мая 2021 года. На основании нормы части 2 статьи 26 Закона № 1105 «декретные» начислялись работнице исходя из минимальной среднедневной заработной платы — 197,11 грн. (6000 грн. : 30,44), поэтому общая сумма «декретных» за весь период «декретного» отпуска составила 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.). На эту сумму «декретных» работодателем начислен ЕСВ в сумме 5463,89 грн. (24 835,86 грн. х 22%), который был уплачен при выплате работнице «декретных» в январе.

До предоставления «декретного» отпуска работница в январе отработала 9 из 19 рабочих дней этого месяца, поэтому ей начислена заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 9 отраб. д.), с которой уплачен ЕСВ в сумме 625,26 грн. (2842,11 грн. х 22%).

Определим суммы «декретных» в разрезе месяцев, на которые приходится «декретный» отпуск, и суммы начисленного на них ЕСВ:

– январь: «декретные» — 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), сумма ЕСВ — 607,10 грн. (2759,54 грн. х 22%);

– февраль: «декретные» — 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), сумма ЕСВ — 1214,20 грн. (5519,08 грн. х 22%);

– март: «декретные» — 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), сумма ЕСВ — 1344,29 грн. (6110,41 грн. х 22%);

– апрель: «декретные» — 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), сумма ЕСВ — 1300,93 грн. (5913,30 грн. х 22%);

– май: «декретные» — 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), сумма ЕСВ — 997,38 грн. (4533,53 грн. х 22%).

Определим базу начисления ЕСВ в январе:

2842,11 грн. (зарплата за январь) + 2759,54 грн. («декретные», приходящиеся на январь) = 5601,65 грн.

Как видно из проведенных расчетов, в январе база начисления ЕСВ оказалась меньше МЗП (5601,65 грн. < 6000 грн.), поэтому за этот месяц необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом. Такая разность составляет 398,35 грн. (6000 – 5601,65), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 87,64 грн. (398,35 грн. х 22%). Эта разность отражается по работнице в форме Д1 за январь с указанием кода типа начислений 13 в реквизите 09.

Из вышеприведенных данных о суммах «декретных» в разрезе месяцев видно, что в феврале и апреле 2021 года база начисления ЕСВ в виде «декретных» меньше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн. и 5913,30 грн. < 6000 грн.), поэтому за эти месяцы необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными»). Такая разность в феврале составляет 480,92 грн. (6000 – 5519,08), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 105,80 грн. (480,92 грн. х 22%). Разность в апреле составляет 86,70 грн. (6000 – 5913,30), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 19,07 грн. (86,70 грн. х 22%).

Разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в феврале, а также подлежащий начислению на нее ЕСВ отражаются в форме Д1 за январь. При этом ЕСВ на такую разность начисляется в феврале и уплачивается не позднее 20 марта.

Разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в апреле, а также подлежащий начислению на нее ЕСВ, отражаются в форме Д1 за январь. При этом ЕСВ на такую разность начисляется в апреле и уплачивается не позднее 20 мая.

Учитывая вышеизложенное, сумма начисленной работнице в январе заработной платы и вся сумма «декретных», начисленных в январе, отражаются в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета. Разность между МЗП и фактически начисленным доходом в апреле отражается в форме Д1 за январь и графе 1 таблицы Расчета Налогового расчета за І квартал 2021 года.

Заработная плата работницы за январь и вся сумма «декретных», начисленных и выплаченных ей в январе, отражаются в форме 4ДФ за январь.

Кроме того, информация о предоставлении в январе работнице «декретного» отпуска отражается в форме Д5 Налогового расчета за І квартал 2021 года.

Теперь вышеизложенное отражение «декретных» в Налоговом расчете за І квартал 2021 года рассмотрим более детально.

В форме Д1 за январь работница отражается в девяти строках:

• в первой строке отражается заработная плата, начисленная за январь, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування»— 01.2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизитах 16 и 17 — 2842,11 (сумма заработной платы), в реквизите 20 — 625,26 (2842,11 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• во второй строке отражаются «декретные», приходящиеся на январь, т. е. начисленные за 14к. д. «декретного» отпуска с 18 по 31 января в сумме 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — прочерк, в реквизите 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» — 14, в реквизитах 16 и 17 — 2759,54 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 607,10 (2759,54 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в третьей строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 01.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 398,35 (6000 – 5601,65 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в январе), в реквизите 20 — 87,64 (398,35 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в четвертой строке отражаются «декретные», приходящиеся на февраль, т. е. начисленные за 28к. д. «декретного» отпуска с 1 по 28 февраля в сумме 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 28 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 28 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 5519,08 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1214,20 (5519,08 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в пятой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в феврале, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 02.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 480,92 (6000 – 5519,08 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в феврале), в реквизите 20 — 105,80 (480,92 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в шестой строке отражаются «декретные», приходящиеся на март, т. е. начисленные за 31к. д. «декретного» отпуска с 1 по 31 марта в сумме 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 31 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 6110,41 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1344,29 (6110,41 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в седьмой строке отражаются «декретные», приходящиеся на апрель, т. е. начисленные за 30к. д. «декретного» отпуска с 1 по 30 апреля в сумме 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 30 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 30 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 5913,30 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 1300,93 (5913,30 грн. х 22% — сумма ЕСВ);
• в восьмой строке отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в апреле, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань»— 13, в реквизите 10 — 04.2021, в реквизитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 18 — 86,70 (6000 – 5913,30 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в апреле), в реквизите 20 — 19,07 (86,70 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность);
• в девятой строке отражаются «декретные», приходящиеся на май, т. е. начисленные за 23к. д. «декретного» отпуска с 1 по 23 мая в сумме 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), при этом указываются, в частности: в реквизите 08 — 42, в реквизите 10 — 2021, в реквизите 14 — 23 (количество к. д. трудовых отношений), в реквизите 15 — 23 (количество к. д. «декретного» отпуска), в реквизитах 16 и 17 — 4533,53 (сумма «декретных»), в реквизите 20 — 997,38 (4533,53 грн. х 22% — сумма ЕСВ).

В форме Д1 за февраль и форме Д1 за март работница не отражается, поскольку в этих месяцах ей доходы не начислялись.

В таблице Расчета за І квартал 2021 года в графе 1 (январь) раздела І отражаются:

– в строке 1.1 (с переносом в строку 1) — заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн.;

– в строке 1.5 (с переносом в строку 1) — вся сумма «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.);

– в строке 2.1 (с переносом в строку 2) — сумма заработной платы за январь и вся сумма «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, т. е. общая сумма в размере 27 677,97 грн. (2842,11 + 24 835,86);

– в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — общая сумма трех дополнительных баз начисления ЕСВ в январе, феврале и апреле (разностей из реквизита 18 формы Д1 за январь) в размере 965,97 грн. (398,35 + 480,92 + 86,70);

– в строке 3.1 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на заработную плату за январь и всю сумму «декретных», выплаченных за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 6089,15 грн. (27 677,97 грн. х 22%);

– в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на общую сумму трех дополнительных баз начисления ЕСВ (трех разностей) в январе, феврале и апреле, в сумме 212,51 грн. (965,97 грн. х 22%).

В таблице Расчета в графе 2 (февраль) и графе 3 (март) раздела І по работнице информация не отражается, поскольку в этих месяцах ей доходы не начислялись.

В форме 4ДФ за январь в разделе І работница отражается в двух строках:

– в первой строке с признаком дохода «101» в графах 3а и 3 отражается начисленная и выплаченная заработная плата за январь в сумме 2842,11 грн., в графах 4а и 4 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет НДФЛ в сумме 511,58 грн. (2842,11 грн. х 18%), в графах 5а и 5 — начисленный на заработную плату и перечисленный в бюджет ВС в сумме 42,63 грн. (2842,11 грн. х 1,5%);

– во второй строке с признаком дохода «128» в графах 3а и 3 отражается вся сумма «декретных», начисленных и выплаченных работнице в январе за 126 к. д. «декретного» отпуска с 18 января по 23 мая, в размере 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.), при этом в графах 4а и 4, 5а и 5 — прочерки.

В форме 4ДФ за февраль и март работница не отражается.

В форме Д1 за апрель и форме Д1 за май Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года суммы «декретных», приходящихся на апрель и май, а также начисленного на них ЕСВ не отражаются (они были отражены в форме Д1 за январь). Также в форме Д1 за апрель не отражается дополнительная база начисления ЕСВ (разность) в апреле и начисленный на нее ЕСВ (они были отражены в форме Д1 за январь).

Если работнице сразу после «декретного» отпуска с 24 мая 2021 года будет предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, и, кроме «декретных», других доходов в мае у работницы не будет, то в этом месяце у нее база начисления ЕСВ (только в виде «декретных») будет меньше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн.), поэтому за этот месяц необходимо доначислить ЕСВ на разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными»). Такая разность в мае составляет 1466,47 грн. (6000 – 4533,53), а сумма подлежащего начислению на нее ЕСВ равна 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В этой ситуации в форме Д1 за май работница отражается в одной строке, в которой отражается разность между МЗП и фактически начисленным доходом («декретными») в мае, при этом указываются, в частности: в реквизите 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквизите 10 — 05.2021, в реквизитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквизите 14 — 31 (количество к. д. трудовых отношений в мае), в реквизите 18 — 1466,47 (6000 – 4533,53 — разность между МЗП и фактически начисленным доходом в мае), в реквизите 20 — 322,62 (1466,47 грн. х 22% — сумма ЕСВ, начисленного на разность).

В таблице Расчета за ІІ квартал 2021 года в графе 1 (апрель) раздела І информация по работнице не отражается, поскольку в этом месяце ей доходы не начислялись.

В таблице Расчета за ІІ квартал 2021 года в графе 2 (май) раздела І отражаются:

– в строке 2.5 (с переносом в строку 2) — дополнительная база начисления ЕСВ в мае (разность из реквизита 18 формы Д1 за май) в сумме 1466,47 грн. (6000 – 4533,53);

– в строке 3.5 (с переносом в строку 3) — ЕСВ, начисленный на дополнительную базу начисления ЕСВ в мае, в сумме 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В форме 4ДФ за апрель и форме 4ДФ за май, представляемых в составе Налогового расчета за ІІ квартал 2021 года, по работнице суммы «декретных», приходящихся соответственно на апрель и май, не отражаются (такие суммы были отражены в форме 4ДФ за январь).

В форме Д5 за І квартал 2021 года работница отражается в одной строке, где указываются, в частности, дата начала «декретного» отпуска в реквизите 10 — 18.01.2021, в реквизите 07 — категория лица 5.

В форме Д5 за ІІ квартал 2021 года работница отражается в двух строках:

– в первой строке указываются, в частности, дата окончания «декретного» отпуска в реквизите 10 — 23.05.2021, в реквизите 07 — категория лица 5;

– во второй строке указываются, в частности, дата начала отпуска по уходу за ребенком до 3 лет в реквизите 10 — 24.05.2021, в реквизите 07 — категория лица 6.

________________________________________________________________________

Если в Налоговом расчете за предыдущие периоды будет допущена ошибка по отражению сумм «декретных» (например, «декретные» не будут распределены по месяцам, за которые начислены, или вместо «декретных» будет начислена заработная плата), то она исправляется в Налоговом расчете за текущий квартал — в котором ошибка выявлена (п. 1 р. IV Порядка № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Подача Налогового расчета с типом «Довідковий» при начислении страховых выплат

Налоговый расчет и приложения к нему имеют 4 типа:

– «Звітний» — подается за отчетный период впервые;

– «Звітний новий» — подается следующим за отчетный период до окончания предельного срока подачи с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах. Этот тип за один и тот же отчетный период может подаваться несколько раз, при этом в нем отражаются только сведения, которые корректируются (дополняются, отменяются или уточняются) в ранее поданных типах «Звітний» и «Звітний новий»;

– «Уточнюючий» — подается после окончания предельного срока подачи для соответствующего отчетного периода с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах. В этом типе отражаются только сведения, которые корректируются (дополняются, отменяются или уточняются) в поданных за прошедшие отчетные периоды Налоговых расчетах;

– «Довідковий» — подается плательщиком ЕСВ в составе Налогового расчета с типом «Звітний», в приложениях которого имеется информация о назначении пенсии застрахованным лицам или материального обеспечения, страховых выплат.

Тип «Звітний» как «Довідковий», кроме самого Расчета, имеют формы Д1, Д5 и Д6. При подаче этого типа в заглавных частях Расчета, форм Д1, Д5, Д6 проставляются отметки одновременно в реквизитах (строках) 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». При этом в форме Д1 в реквизите 035 и в форме Д5 в реквизите 036 ставится отметка в соответствующей строке: «для призначення пенсії» или «для призначення інших соціальних виплат». В форме Д6 ставится отметка в реквизите 034 «для призначення пенсії» в случае подачи этой формы для назначения пенсии работнику.

Если в течение квартала страхователь подает впервые Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», то в строке 02 заглавной части в поле «номер Розрахунку» указывается «1». Если страхователь в течение этого же квартала второй раз подаст Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», то в строке 02 в поле «номер Розрахунку» указывается «2». Если после окончания этого квартала страхователь подает Налоговый расчет с типом «Звітний», то в строке 02 в поле «номер Розрахунку» указывается «3». Если страхователь до окончания предельного срока (до истечения 40 к. д.) подает за этот же квартал Налоговый расчет с типом «Звітний новий», то в поле «номер Розрахунку» указывается «4». Если после окончания предельного срока страхователь подает Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за этот же квартал, то в поле «номер Розрахунку» указывается «5».

Введение типа «Звітний» как «Довідковий» объясняется тем, что отчетным (налоговым) периодом для подачи Налогового расчета является квартал (а не месяц, как это было для Отчета о ЕСВ), поэтому в систему персонифицированного учета (в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования) сведения о застрахованных лицах (например, о начисленных им доходах и уплаченном с них ЕСВ) в течение квартала вноситься не будут (это будет возможно только после подачи работодателями Налогового расчета в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала). Такая ситуация не позволяет достоверно определять страховой стаж работника по состоянию на день наступления страхового случая (особенно при наступлении страхового случая во втором и третьем месяцах квартала) и, соответственно, не позволяет правильно исчислять суммы страховых выплат. Страховой стаж застрахованных лиц указывается в справках ОК-5 и ОК-7, выдаваемых им или их работодателям Пенсионным фондом Украины в случае начисления страховых выплат. Для более оперативного внесения сведений по застрахованным лицам в систему персонифицированного учета как раз и был введен для Налогового расчета тип «Звітний» как «Довідковий», который должен подаваться в течение отчетного квартала (до его окончания), а именно не позднее последнего числа последнего месяца текущего квартала.

Подавать Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» работодателю необходимо, если в текущем месяце (втором или третьем месяце квартала) у работника наступило право на назначение пенсии или наступил страховой случай с начислением материального обеспечения, страховой выплаты. В этом случае в форме Д1 и таблице Расчета по работнику отражаются начисления за предыдущий месяц (предыдущие месяцы) текущего квартала. Если таких работников несколько, то на каждого работника подается отдельный Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий».

Например, если у работника страховой случай (временная нетрудоспособность) произошел в период с 5 по 14 мая 2021 года, а ЛН работник представил предприятию 17 мая, то предприятие в мае на этого работника подает Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», в котором в форме Д1 за апрель и графе 1 таблицы Расчета отражаются начисленные работнику доходы в апреле (заработная плата, «больничные», вознаграждение по ГПД и т. д.).

Если у работника страховой случай (временная нетрудоспособность) произошел в период с 1 по 11 июня 2021 года, а ЛН работник представил предприятию 14 июня, то предприятие в июне на этого работника подает Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», в котором в форме Д1 за апрель и графе 1 таблицы Расчета отражаются начисленные работнику доходы в апреле (заработная плата и т. д.), в форме Д1 за май и графе 2 таблицы Расчета отражаются начисленные ему доходы в мае (заработная плата и т. д.).

Независимо от того, какие сведения по застрахованным лицам были отражены в Налоговом расчете с типом «Звітний» как «Довідковий», поданном работодателем в течение квартала, эти же сведения повторно отражаются по указанным застрахованным лицам в Налоговом расчете, подаваемом за такой квартал после его окончания.

В настоящее время проводится работа по обновлению программного обеспечения, чтобы работодатели могли своеременно подать в электронном виде Налоговый расчет за І квартал 2021 года, а также могли его подавать с типом «Звітний» как «Довідковий».Надія Василівна ФІЛІПОВСЬКИХ,
начальник відділу адміністрування податку на доходи фізичних осіб Управління адміністрування податку на доходи фізичних осіб та податків самозайнятих осіб Департаменту адміністрування податків Державної податкової служби України

Як вже повідомлялося в попередньому номері журналу¹, 1 січня 2021 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4» від 15.12.2020 р. № 773 (далі — Наказ № 773)², яким внесено зміни до наказу Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (далі — Наказ № 4).²

Наказом № 773 затверджено й тепер наведено в оновленому Наказі № 4:

– форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок);²

– Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4).²

Пунктом 3 Наказу № 773 встановлено, що Податковий розрахунок за формою, затвердженою цим наказом, перший раз подається за I квартал 2021 року.

Відповідно до пункту 1 розділу II Порядку № 4, підпункту «б» підпункту 176.2 та підпункту 49.18.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу (окремо за календарний рік він не подається).

Отже, за I квартал 2021 року Податковий розрахунок необхідно подати не пізніше 11 травня 2021 року (10 травня — неділя — вихідний день). В ньому роботодавцям (страхувальникам) необхідно відобразити нарахований у I кварталі 2021 року фізичним особам дохід, а також нарахований на нього податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовий збір (далі — ВЗ) і єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ) в розрізі місяців цього кварталу.

Що стосується подання роботодавцями Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Звіт з ЄСВ), наведеного у додатку 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, то його роботодавці можуть подати тільки до 1 квітня 2021 року за звітні періоди по грудень 2020 року включно. Починаючи з 1 квітня 2021 року за будь-які попередні звітні періоди роботодавці повинні подавати Податковий розрахунок.

Податковий розрахунок включає основну частину та 6 додатків. Основна частина Податкового розрахунку (далі — Розрахунок) включає заголовну частину, яка має реквізити від 01 до 110 (в них відображаються, зокрема, тип Податкового розрахунку, інформація про податкового агента та платника ЄСВ, про додатки, а також інформація, яка раніше відображалася в заголовній частині Звіту з ЄСВ), і таблицю, що має 3 розділи, де з розбивкою по трьох місяцях кварталу (в графах 1, 2, 3) відображаються загальні суми нарахованих доходу та ЄСВ. Роботодавці заповнюють в таблиці Розрахунку розділ І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», який є аналогом таблиці 1 Звіту з ЄСВ.

Додатками до Розрахунку, які заповнюються роботодавцями, є:

– додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) (далі — форма Д1) — це аналог таблиці 6 Звіту з ЄСВ. У формі Д1 відображається інформація про нараховані доходи та ЄСВ у розрізі кожної застрахованої особи. Форма Д1 подається за кожний місяць кварталу окремо (порядковий номер місяця в кварталі (цифри 1, 2, 3) проставляється в реквізиті 02 заголовної частини цієї форми), тому якщо страхувальник нараховував застрахованим особам дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми Д1 — за кожний місяць окремо;

– додаток 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ) (далі — форма 4ДФ) — це аналог Податкового розрахунку ф. № 1ДФ. У формі 4ДФ відображається інформація про нараховані доходи, ПДФО та ВЗ у розрізі кожної фізичної особи. Форма 4ДФ (як і форма Д1) подається за кожний місяць кварталу окремо (порядковий номер місяця в кварталі проставляється в реквізиті 02 заголовної частини цієї форми), тому якщо податковий агент нараховував фізичним особам дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми 4ДФ — за кожний місяць окремо;

– додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5) (далі — форма Д5) — це аналог таблиці 5 Звіту з ЄСВ. Форма Д5 подається одна за весь квартал (без розбивки по місяцях кварталу);

– додаток 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6) (далі — форма Д6) — це аналог таблиці 7 Звіту з ЄСВ. Форма Д6 подається за кожний місяць кварталу окремо, тому якщо страхувальник нараховував застрахованим особам, у яких обчислюється спеціальний стаж, дохід в кожному місяці кварталу, то за такий квартал подаються три форми Д6 — за кожний місяць окремо.

Детально про нововведення форм Д1, 4ДФ, Д5 і Д6 розказано у статті попереднього номера журналу, тому в цій статті на них зупинятися не будемо.

Далі розглянемо особливості відображення в Податковому розрахунку наступних подій і виплат працівникам:

– відпусток і заробітної плати за час відпустки (далі — відпускні);

– днів тимчасової непрацездатності, а також оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги по тимчасовій непрацездатності, що надається за рахунок Фонду соціального страхування України (далі разом — «лікарняні»);

– відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка) і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретні»).

Відображення відпусток і відпускних в Податковому розрахунку

Види відпусток, які надаються працівникам, визначені Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Відображення відпусток у формі Д5

У формі Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» інформація про щорічні, навчальні, творчі відпустки, додаткові оплачувані відпустки (далі разом — оплачувані відпустки), відпустки без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною від трирічного до шестирічного віку) не відображається (Порядком № 4 це не передбачено).

Водночас згідно з пунктом 5 розділу IV Порядку № 4 у формі Д5 відображається інформація про надання застрахованим особам протягом звітного періоду наступних видів відпусток:

• «декретної» відпустки³ із зазначенням в реквізиті (графі) 07 категорії особи 5, а при наданні «декретної» відпустки особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу — із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 7;
• відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (далі — відпустка по догляду за дитиною до 3 років) із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 6;³
• відпустки по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку (далі — відпустка по догляду за дитиною від 3 до 6 років) із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 4.⁴

При наданні вищевказаних відпусток (далі — «дитячі» відпустки) інформація про дату їх початку і закінчення відображається в реквізиті 10 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» відповідно в графах «дата початку» і «дата закінчення» (в форматі ддммрррр) форми Д5 (п. 5 р. IV Порядку № 4). Одночасно в рядку по працівнику в загальному порядку заповнюються реквізити 05, 07, 08, 09, 16 (не заповнюються реквізити 06, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19 і 20) форми Д5, при цьому в реквізиті 16 «Документ-підстава про початок, кінець … відпусток» зазначаються дата і номер наказу про надання «дитячої» відпустки (наприклад, наводиться такий текст: «наказ № 25 від 15.03.2020»).

Враховуючи, що «дитячі» відпустки зазвичай використовуються повністю і додатковий наказ про закінчення «дитячої» відпустки не видається, в реквізиті 16 форми Д5 у кварталі закінчення «дитячої» відпустки в рядку по працівнику, де відображається дата закінчення «дитячої» відпустки, зазначаються реквізити наказу про надання відпустки. Якщо з будь-яких причин працівник за власним бажанням перериває «дитячу» відпустку і достроково виходить на роботу, при цьому роботодавцем видається наказ про закінчення відпустки і вихід працівника на роботу, то в реквізиті 16 вказуються дата і номер наказу про закінчення відпустки.

Крім того, бувають випадки, коли жінка, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною до 3 років (від 3 до 6 років), завагітніла, і їй на підставі виданого листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами нараховуються «декретні», при цьому «декретна» відпустка не оформляється (наказ про її надання не видається), оскільки перебування працівника одночасно в двох відпустках законодавством не передбачено. В такій ситуації у кварталі початку тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця все одно відображається у формі Д5, при цьому в рядку по працівниці в реквізиті 07 зазначається категорія особи 5 (особа, якій надано «декретну» відпустку і нараховуються «декретні»), а в реквізиті 10 «Період … відпусток» — дата початку або закінчення тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Оскільки в зазначеному випадку наказ про надання «декретної» відпустки не видається (працівниця продовжує перебувати у відпустці по догляду за дитиною до 3 років або від 3 до 6 років), в реквізиті 16 вказуються дата і номер листка непрацездатності.

Якщо в одному кварталі у працівника почалася і закінчилася «дитяча» відпустка (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років), то стосовно такого працівника у формі Д5 заповнюється один рядок із зазначенням в ньому дат початку і закінчення «дитячої» відпустки.

Якщо в одному кварталі у працівника закінчилася «дитяча» відпустка одного виду (наприклад, «декретна»), і почалася «дитяча» відпустка іншого виду (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років), то стосовно такого працівника у формі Д5 заповнюються два рядки із зазначенням в першому рядку дати закінчення «дитячої» відпустки одного виду (наприклад, «декретної»), у другому рядку — дати початку «дитячої» відпустки іншого виду (наприклад, по догляду за дитиною до 3 років) із зазначенням в кожному рядку відповідної категорії особи.

Відображення відпусток у формі Д1

У формі Д1, яка подається в розрізі місяців звітного кварталу, відображається тривалість (кількість календарних днів) окремих видів відпусток працівників. Для цього в формі Д1 передбачено два реквізити:

– в реквізиті 13 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» відображається у звітному місяці кількість календарних днів перебування у відпустках без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25 і 26 Закону про відпустки та іншими нормативно-правовими актами, крім відпустки по догляду за дитиною від 3 до 6 років, яка, як зазначено вище, відображається у формі Д5;

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» зазначається у звітному місяці кількість календарних днів перебування у «декретній» відпустці.

Якщо працівник частину місяця працював і йому нараховано заробітну плату, а частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати, то в формі Д1 працівник відображається в одному рядку, при цьому кількість календарних днів неоплачуваної відпустки (відпусток) зазначається в реквізиті 13, а в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» зазначається кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця.

Реквізит 14 заповнюється завжди календарними днями повного місяця (30 або 31, а в лютому — 28 або 29), крім місяців звільнення і прийняття на роботу, коли вказуються лише календарні дні фактичного перебування у трудових відносинах.

Пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 визначено, що кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди, за винятком відпустки, «декретної» відпустки. За наявності в одному місяці декількох рядків (з декількома видами доходу) стосовно однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця в реквізиті 14 зазначається лише в одному (першому) рядку, а саме у тому, в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності).

Наприклад, якщо працівниця частину місяця працювала і їй нарахована заробітна плата, а частину місяця перебувала у «декретній» відпустці, то у формі Д1 за такий місяць по працівниці заповнюється декілька рядків:

– в першому рядку відображається нарахована заробітна плата, при цьому в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівниця повний місяць перебувала у трудових відносинах);

– у другому рядку відображаються «декретні», що припадають на цей місяць, при цьому реквізит 14 не заповнюється, а в реквізиті 15 зазначається кількість календарних днів перебування працівниці у «декретній» відпустці в цьому місяці;

– в третьому і наступних рядках відображаються «декретні», що припадають на наступні місяці, при цьому реквізит 14 заповнюється в кожному місяці, на який припадає «декретна» відпустка, а в реквізиті 15 зазначається кількість днів «декретної» відпустки в кожному місяці (див. нижче приклад 5).

Якщо працівниця частину місяця перебувала у «декретній» відпустці з нарахуванням «декретних», а частину місяця перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, передбаченій статтею 18 Закону про відпустки (ця відпустка є соціальною і не належить до відпусток без збереження заробітної плати), то в формі Д1 за такий місяць працівниця відображається в одному рядку, при цьому реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівниця повний місяць перебувала у трудових відносинах), а в реквізиті 15 зазначається кількість календарних днів перебування працівниці у «декретній» відпустці в цьому місяці.

Якщо працівник частину місяця перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, а частину місяця працював і йому нараховано заробітну плату, то в формі Д1 за такий місяць працівник відображається в одному рядку, при цьому реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), а в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів цього місяця (працівник повний місяць перебував у трудових відносинах).

Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці (відпустках) без збереження заробітної плати, передбаченій статтями 25 і 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною від 3 до 6 років), і не мав у такому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ (відсутня база нарахування ЄСВ), то він все одно відображається у формі Д1 за такий місяць без сум, але з заповненням реквізитів 13 (кількість календарних днів неоплачуваної відпустки) і 14 (кількість календарних днів трудових відносин, що відповідає кількості календарних днів цього місяця).

Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років і не мав у цьому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ, то у формі Д1 за такий місяць роботодавець працівника не відображає (по цій застрахованій особі звітність подають органи соціального захисту населення, які виплачують допомогу при народженні дитини).

Якщо працівник частину місяця перебував у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, а частину місяця — у відпустці по догляду за дитиною від 3 до 6 років, і не мав у цьому місяці доходів, з яких сплачується ЄСВ (відсутня база нарахування ЄСВ), то працівник у формі Д1 за такий місяць не відображається, але відображається у формі Д5 за цей квартал (закінчується одна і починається інша «дитяча» відпустка — див. вище).

Якщо працівник, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, весь місяць працює на умовах неповного робочого часу, то у формі Д1 реквізит 13 не заповнюється (немає факту перебування у відпустці без збереження заробітної плати), а в реквізиті 14 зазначається кількість календарних днів трудових відносин, що відповідає кількості календарних днів цього місяця.

Відображення відпускних в Податковому розрахунку

Окремо від інших доходів відпускні відображаються у формі Д1, а у складі заробітної плати вони відображаються у формі 4ДФ і таблиці Розрахунку.

У формі Д1 відображається сума нарахованих відпускних за всіма видами оплачуваних відпусток персонально по кожному працівнику в розрізі місяців звітного кварталу.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих працівнику відпускних, що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума відпускних, на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на відпускні.

Як раніше в таблиці 6 Звіту про ЄСВ, так і тепер у формі Д1 суми відпускних відображаються в окремому рядку (окремо від сум заробітної плати та інших доходів) із зазначенням коду типу нарахувань 10 в реквізиті 09 «Код типу нарахувань».

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та майбутні періоди (зокрема, нараховані відпускні за поточний і наступні за ним місяці).

Якщо працівнику надається оплачувана відпустка, що припадає на 2 і більше суміжні місяці (далі — перехідна відпустка), і в місяці її надання нараховуються відпускні за весь період такої відпустки (далі — перехідні відпускні), то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, такі відпускні потрібно віднести до відповідних місяців, на які припадає період (календарні дні) відпустки.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), яким встановлено, що застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми оплати щорічної відпустки, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць.

Відповідно до пункту 1 розділу IV Порядку № 4 суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи (реквізиту) 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» форми Д1 із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.

Наприклад, якщо працівнику в січні 2021 року нарахували перехідні відпускні за щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні (далі — к. д.), надану з 18 січня по 10 лютого 2021 року, то вся сума відпускних відображається у формі Д1 за січень, але в ній суми відпускних відображаються в двох (окремих) рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані:

– в першому рядку з відпускними, що припадають на січень (нарахованими за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня), в реквізиті 09 зазначається код типу нарахувань 10, а в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021 (січень — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні);

– у другому рядку з відпускними, що припадають на лютий (нарахованими за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), в реквізиті 09 зазначається код типу нарахувань 10, а в реквізиті 10 — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні).

Якщо працівнику надається щорічна відпустка на початку наступного місяця, наприклад з 1 по 24 березня 2021 року, при цьому відпускні за весь період такої відпустки нараховано та виплачено в кінці лютого 2021 року (згідно зі статтею 21 Закону про відпустки відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки), то вся сума відпускних повинна бути відображена в формі Д1 за лютий в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10 і зазначенням в реквізиті 10 — 03.2021 (березень — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховано відпускні).

У таблиці Розрахунку не передбачені окремі рядки для відображення відпускних, тому останні в розділі І зазначеної таблиці відображаються у складі заробітної плати в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1), а відпускні, на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2).

ЄСВ, який нараховується на відпускні в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

Оскільки таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, а форма Д1 подається за кожний місяць окремо, то для відпускних застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць та у відповідній графі таблиці Розрахунку відпускні відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівнику нараховано перехідні відпускні, то вся сума таких відпускних відображається у формі Д1 і графі таблиці Розрахунку за цей місяць (місяць нарахування відпускних). Але в формі Д1 за вказаний місяць перехідні відпускні відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані.

Якщо відпустка повністю припадає на один місяць, наприклад, її надано з 8 по 21 лютого, то вся сума нарахованих у лютому відпускних відображається у формі Д1 в одному рядку по працівнику, а в розділі І таблиці Розрахунку відпускні відображаються у складі заробітної плати за лютий — у графі 2. Нарахований на такі відпускні ЄСВ відображається у складі ЄСВ, нарахованого на заробітну плату лютого, у графі 2.

Якщо працівнику надано перехідну відпустку, яка припадає на 2 місяці, то вся сума перехідних відпускних відображається у формі Д1 за місяць, в якому нараховано відпускні (на який припадає початок відпустки), у двох рядках по працівнику (сума відпускних за кожним місяцем окремо), а в розділі І таблиці Розрахунку вся сума перехідних відпускних відображається у складі заробітної плати місяця, в якому нараховано відпускні.

Наприклад, якщо працівнику надавалася відпустка тривалістю 24 календарні дні з 18 січня по 10 лютого 2021 року (див. приклад вище), за яку йому виходячи із середньоденної заробітної плати — 300 грн. в січні нараховано відпускні в сумі 7200 грн. (300 грн. х 24 к. д.), при цьому сума відпускних, що припадають на січень (нарахованих за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня), становить 4200 грн. (300 грн. х 14 к. д.), а сума відпускних, що припадають на лютий (нарахованих за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), становить 3000 грн. (300 грн. х 10 к. д.), то зазначені відпускні відображаються в формі Д1 за січень, в якій по працівнику заповнюються два рядки: в першому рядку відображаються відпускні, що припадають на січень, в сумі 4200 грн.; у другому рядку відображаються відпускні, що припадають на лютий, в сумі 3000 грн. У графі 1 (січень) таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року вся сума відпускних — 7200 грн. відображається в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2).

Таким чином, якщо сума відпускних була нарахована в першому місяці кварталу (незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, за яку нараховано відпускні), то вона відображається в формі Д1 за перший місяць кварталу і в графі 1 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума відпускних була нарахована в другому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за другий місяць кварталу і в графі 2 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума відпускних була нарахована в третьому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за третій місяць кварталу і в графі 3 таблиці Розрахунку за цей квартал.

У формі 4ДФ відпускні відображаються не в окремих рядках (як це передбачено для форми Д1), а в одному рядку із заробітною платою з ознакою доходу «101». При цьому перехідні відпускні всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівнику в січні 2021 року нарахували (виплатили) перехідні відпускні за щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні, надану з 18 січня по 10 лютого 2021 року (див. приклад вище), то вся сума відпускних, нарахованих (виплачених) за 24 к. д. відпустки (як тих, що припадають на січень — нарахованих за 14 к. д. відпустки з 18 по 31 січня, так і тих, що припадають на лютий — нарахованих за 10 к. д. відпустки з 1 по 10 лютого), відображається у формі 4ДФ за січень в одному рядку із заробітною платою за січень, при цьому в формі 4ДФ за лютий відпускні вже не відображаються.

Водночас з метою визначення місячного доходу для сплати ПДФО і ВЗ відпускні розподіляються по місяцях, за які вони нараховані, оскільки відповідно до підпункту 169.4.1 ПКУ якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Також звертаємо увагу, що у разі повної та своєчасної (у встановлені терміни) виплати працівнику заробітної плати (відпускних, «лікарняних», «декретних»), своєчасної сплати ПДФО і ВЗ в розділі I форми 4ДФ в рядку по працівнику суми в графах 3а і 3, суми графах 4а і 4, суми в графах 5а і 5 будуть збігатися. Якщо заробітна плата (відпускні, «лікарняні», «декретні») буде виплачуватися працівнику, а суми ПДФО і ВЗ перераховуватися до бюджету пізніше встановлених термінів (з затримкою) або в місяцях, що настають за місяцем їх нарахування, то вони в графах 3, 4, 5 мають відображатися по працівнику в місяцях їх фактичної виплати, сплати.

Що стосується відпустки, яка переходить з одного на інший квартал, то відпускні, нараховані за таку перехідну відпустку, в Податковому розрахунку відображаються всією сумою у кварталі їх нарахування, але суми перехідних відпускних у формі Д1 відображаються в розрізі місяців, за які вони нараховані. Розглянемо цю ситуацію на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 1

Відображення в Податковому розрахунку відпускних,
нарахованих за відпустку, яка переходить з одного на інший квартал

У березні 2021 року працівник в період з 1 по 28 березня відпрацював 19 з 22 робочих днів цього місяця, тому за березень йому нараховано заробітну плату в сумі 9500 грн. (11 000 грн. : 22 р. д. х 19 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 2090 грн. (9500 грн. х 22%). З 29 березня по 5 травня 2021 року працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 36 к. д., за яку йому перед початком відпустки нараховано та виплачено відпускні в сумі 12 600 грн. (350 грн. х 36 к. д.). На ці відпускні було нараховано ЄСВ в сумі 2772 грн. (12 600 грн. х 22%), ПДФО в сумі 2268 грн. (12 600 грн. х 18%) і ВЗ в сумі 189 грн. (12 600 грн. х 1,5%), які було сплачено при виплаті працівнику відпускних 25 березня.

Оскільки початок відпустки припадає на березень, що є третім місяцем І кварталу 2021 року, то вся сума нарахованих і виплачених працівнику відпускних за вказану відпустку відображається в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року.

У формі Д1 за березень працівник відображається в чотирьох рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за березень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у березні), в реквізитах 16 та 17 — 9500,00 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 2090,00 (9500 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображається сума відпускних, що припадають на березень, тобто нарахованих за 3 к. д. відпустки з 29 по 31 березня в сумі 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 03.2021 (березень), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1050,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається сума відпускних, що припадають на квітень, тобто нарахованих за 30 к. д. відпустки з 1 по 30 квітня в сумі 10 500 грн. (350 грн. х 30 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 04.2021 (квітень), в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин у квітні), в реквізитах 16 та 17 — 10 500,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 2310,00 (10 500 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в четвертому рядку відображається сума відпускних, що припадають на травень, тобто нарахованих за 3 к. д. відпустки з 3 по 5 травня (1 і 2 травня — святково-неробочі дні, які не включаються до тривалості щорічної відпустки) в сумі 1050 грн. (350 грн. х 3 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 05.2021 (травень), в реквізиті 14 — 5 (кількість к. д. трудових відносин у травні), в реквізитах 16 та 17 — 1050,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 231,00 (1050 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року сума заробітної плати за березень (9500 грн.) і вся сума нарахованих у березні відпускних (12 600 грн.) відображаються загальною сумою — 22 100 грн. (9500 + 12 600) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а нарахований на заробітну плату та відпускні ЄСВ в загальній сумі 4862 грн. (22 100 грн. х 22%) відображається у рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3).

У формі 4ДФ за березень в розділі І в одному рядку по працівнику з ознакою доходу «101» у графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за березень (9500 грн.) і вся сума нарахованих (виплачених) у березні відпускних (12 600 грн.), тобто відображається загальна сума 22 100 грн. (9500 + 12 600), в графах 4а і 4 відображається нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 3978 грн. (22 100 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 331,50 грн. (22 100 грн. х 1,5%).

У Податковому розрахунку за ІІ квартал 2021 року працівник відображається у формі Д1 за квітень із зазначенням в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин у квітні), при цьому суми відпускних, що припадають на квітень, і нарахованого на них ЄСВ в реквізитах 16, 17, 20 не відображаються (такі суми були відображені у формі Д1 за березень), а також не зазначається код типу нарахувань в реквізиті 09.

У формі Д1 за травень суми відпускних, що припадають на травень, і нарахованого на них ЄСВ не відображаються (вони були відображені у формі Д1 за березень). Якщо працівнику в травні буде нарахована заробітна плата за відпрацьований час в цьому місяці, то вона повинна бути відображена в формі Д1 за травень в загальному порядку. При цьому в разі перебування працівника у трудових відносинах весь травень у рядку по ньому із заробітною платою в реквізиті 14 зазначається 31 (всі к. д. травня).

У формі 4ДФ за квітень і формі 4ДФ за травень, що подаються у складі Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року, по працівнику суми відпускних, які припадають відповідно на квітень і травень, а також суми нарахованих на них ПДФО і ВЗ не відображаються (такі суми були відображені у формі 4ДФ за березень). При цьому якщо працівнику не будуть нараховані за квітень інші доходи, у формі 4ДФ за квітень він не відображатиметься.

_____________________________________________________________________________

Що стосується грошової компенсації за невикористану відпустку, яка виплачується працівнику при звільненні або без звільнення⁵ чи перераховується при переведенні працівника на інше підприємство його новому роботодавцю, то вона відображається в поточному місяці у складі заробітної плати⁶, нарахованої в місяці звільнення або роботи або місяці переведення працівника, як в формі Д1 і таблиці Розрахунку, так і в формі 4ДФ. Відображення такої компенсації у формі Д1 в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10 Порядком № 4 не передбачено.

Оскільки перехідні відпускні з метою визначення бази нарахування ЄСВ у конкретному місяці необхідно розподіляти по місяцях, за які вони нараховані, то після такого розподілу необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівника в будь-якому з місяців, на які припадає перехідна відпустка, максимальну величину бази нарахування ЄСВ (в січні – листопаді 2021 року становить 90 000 грн. (6000 грн. х 15)). Якщо в результаті такого розподілу відпускних в одному з місяців сума місячного доходу працівника перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після такого розподілу сума місячного доходу буде менше мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), то ЄСВ за працівника сплачується роботодавцем з МЗП.

Нагадаємо, що в разі, якщо за основним місцем роботи база нарахування ЄСВ у місяці (в тому числі в якому працівнику надавалася відпустка) не перевищує розмір МЗП, встановленої на цей місяць, то сума ЄСВ за такий місяць розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), і ставки ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VІ (далі — Закон № 2464), пп. 6 п. 2 р. IІІ Інструкції № 449). За місцем роботи за сумісництвом ЄСВ нараховується на фактично нарахований дохід незалежно від його розміру.

Враховуючи вищевикладене, якщо за основним місцем роботи працівник частину місяця працював, а частину місяця перебував у відпустці (оплачуваній чи неоплачуваній), або працівник весь місяць перебував в оплачуваній відпустці, при цьому база нарахування ЄСВ в такому місяці є меншою ніж МЗП, то ЄСВ за вказаний місяць необхідно сплатити з МЗП (у 2021 році — в сумі 1320 грн. (6000 грн. х 22%)).

У цьому випадку в формі Д1 по працівнику, крім заробітної плати і відпускних або крім відпускних, необхідно в окремому рядку з кодом типу нарахувань 13 (зазначається в реквізиті 09) відобразити додаткову базу нарахування ЄСВ — суму різниці між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (зазначається в реквізиті 18).

Якщо працівник на момент звільнення використав дні відпустки, які він ще не заробив в поточному робочому році, і з його заробітної плати при звільненні відраховується надміру виплачена сума відпускних за такі незароблені дні відпустки, при цьому в результаті сторнування такої надміру виплаченої суми відпускних у місяці використання зазначених днів відпустки сума фактично нарахованого доходу (база нарахування ЄСВ) за цей місяць є меншою ніж МЗП, то різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в такому (попередньому) місяці відображається в реквізиті 18 форми Д1 за поточний місяць (місяць звільнення) із зазначенням в реквізиті 09 коду типу нарахувань 14 (п. 1 р. IV Порядку № 4). При цьому сторнована сума відпускних відображається у відповідному місяці зі знаком «мінус» (п. 1 р. IV Порядку № 4). Така сторнована сума відпускних відображається з кодом типу нарахувань 10, тобто з тим же кодом типу нарахувань, який вказувався по таким відпускним в місяці їх нарахування.

Розглянемо застосування коду типу нарахувань 14 на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 2

Відображення в Податковому розрахунку відрахування надміру виплачених відпускних
при звільненні працівника із застосуванням коду типу нарахувань 14

Працівник, оклад якого у 2020 році становив 5200 грн., а з 1 січня 2021 року становить 6000 грн., звільняється 26 березня 2021 року. Заробітна плата працівника за березень — 5181,82 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 19 відпрац. д.).

На момент звільнення працівник повністю використав щорічну основну відпустку за поточний робочий рік, який відпрацьований ним неповністю, тому з його заробітної плати в місяці звільнення за використані, але незароблені в поточному робочому році 14 к. д. щорічної основної відпустки, відраховуються надміру виплачені відпускні в сумі 2310 грн. (14 к. д. відпустки х 165 грн.), на які було нараховано ЄСВ в сумі 508,20 грн. (2310 грн. х 22%). Ці незароблені 14 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником у складі щорічної основної відпустки, наданої в період з 18 травня по 11 червня 2020 року тривалістю 24 к. д.

Незароблені 14 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником в період з 28 травня по 11 червня 2020 року, в тому числі на період відпустки з 28 по 31 травня припали незароблені 4 к. д. відпустки, за які працівнику було нараховано та виплачено відпускні в сумі 660 грн. (4 к. д. відпустки х 165 грн.) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 145,20 грн. (660 грн. х 22%), а на період відпустки з 1 по 11 червня 2020 року припали незароблені 10 к. д. відпустки (7 червня — Трійця не включається до тривалості щорічної відпустки), за які були нараховані та виплачені відпускні в сумі 1650 грн. (10 к. д. відпустки х 165 грн.) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 363 грн. (1650 грн. х 22%).

У травні 2020 року працівник в період з 1 по 17 травня відпрацював 9 робочих днів, а з 18 травня йому було надано щорічну основну відпустку, тому сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ), що включає заробітну плату і відпускні, які припадають на травень, становив:

5200 грн. : 19 р. д. х 9 відпрац. д. (зарплата) + 14 к. д. відпустки х 165 грн. (відпускні) = 2463,16 + 2310 = 4773,16 грн.

У червні 2020 року сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ), що включає заробітну плату за відпрацьовані 12 робочих днів в період з 12 по 30 червня і відпускні, які припадають на червень, становив:

5200 грн. : 20 р. д. х 12 відпрац. д. (зарплата) + 10 к. д. відпустки х 165 грн. (відпускні) = 3120 + 1650 = 4770 грн.

Оскільки у травні і червні 2020 року місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) перевищив МЗП (4773,16 грн. > 4723 грн. і 4770 грн. > 4723 грн.), ЄСВ за такі місяці було сплачено з фактично нарахованого доходу.

Визначимо місячний дохід працівника (базу нарахування ЄСВ) у травні та червні 2020 року після сторнування відпускних, надміру виплачених за вказані місяці.

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у травні 2020 року після сторнування надміру виплачених відпускних, які припадають на 4 к. д. відпустки з 28 по 31 травня:

4773,16 грн. – 4 к. д. відпустки х 165 грн. = 4773,16 – 660 = 4113,16 грн.

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у червні 2020 року після сторнування надміру виплачених відпускних, що припадають на 10 к. д. відпустки з 1 по 11 червня:

4770 грн. – 10 к. д. відпустки х 165 грн. = 4770 – 1650 = 3120 грн.

Розрахунки показали, що після сторнування відпускних, надміру виплачених за травень і червень 2020 року, місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) в зазначених місяцях є меншим ніж МЗП (4113,16 грн. < 4723 грн. і 3120 грн. < 4723 грн.), тому ЄСВ повинен бути нарахований на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в цих місяцях.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року:

(4723 грн. – 4113,16 грн.) х 22% = 609,84 грн. х 22% = 134,16 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року:

(4723 грн. – 3120 грн.) х 22% = 1603 грн. х 22% = 352,66 грн.

Враховуючи вищевикладене, у формі Д1 за березень Податкового розрахунку за І квартал 2021 року працівник відображається у п’яти рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за березень 2021 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2021, в реквізиті 14 — 26 (кількість к. д. перебування у трудових відносинах в березні — місяці звільнення), в реквізитах 16 та 17 — 5181,82 (сума заробітної плати за березень), в реквізиті 20 — 1140,00 (5181,82 грн. х 22% — сума ЄСВ);

• у другому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на травень 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 05.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –660,00 (сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на травень 2020 року), в реквізиті 20 — –145,20 (660 грн. х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на травень 2020 року);

• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 05.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 609,84 (4723 – 4113,16 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року), в реквізиті 20 — 134,16 (609,84 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні 2020 року);

• в четвертому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на червень 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10; в реквізиті 10 — 06.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –1650,00 (сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на червень 2020 року), в реквізиті 20 — –363,00 (1650 грн. х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на червень 2020 року);

• у п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 06.2020, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 1603,00 (4723 – 3120 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року), в реквізиті 20 — 352,66 (1603 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у червні 2020 року).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних в розмірі 2310 грн., що відраховується із заробітної плати працівника за березень (місяць звільнення), зменшує загальну суму нарахованої заробітної плати за березень. В результаті в графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку по працівнику відображається сума 2871,82 грн. (5181,82 – 2310) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а в рядку 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» (з перенесенням до рядка 2) відображаються наявні по працівнику дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні та червні 2020 року в загальній сумі 2212,84 грн. (609,84 + 1603).

Сума сторнованого ЄСВ, нарахованого на сторновані відпускні, що припадають на травень і червень 2020 року, в розмірі 508,20 грн. (145,20 + 363 або 2310 грн. х 22%) зменшує загальну суму ЄСВ, нарахованого на заробітну плату за березень 2021 року. В результаті у графі 3 (березень) розділу І таблиці Розрахунку щодо працівника відображається ЄСВ в сумі 631,80 грн. (1140 – 508,20 або 2871,82 грн. х 22%) в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3), а в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) відображається ЄСВ в сумі 486,82 грн. (134,16 + 352,66 або 2212,84 грн. х 22%), нарахований на дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні та червні 2020 року.

У формі 4ДФ за березень в розділі І сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних зменшує суму нарахованої заробітної плати за березень, в результаті у рядку по працівнику з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображається нарахована і виплачена заробітна плата за березень у сумі 2871,82 грн. (5181,82 – 2310), в графах 4а і 4 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 516,93 грн. (2871,82 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 43,08 грн. (2871,82 грн. х 1,5%).

____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум відпускних (наприклад, «перехідні» відпускні не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість відпускних буде відображена заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Відображення «лікарняних» в Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку «лікарняні» всією сумою відображаються у кварталі їх нарахування.

Для «лікарняних» в розділі І таблиці Розрахунку передбачені спеціальні рядки залежно від джерела їх фінансування:

– «лікарняні», що виплачуються за рахунок роботодавця, відображаються в рядку 1.3 «сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків» (з перенесенням до рядка 1);

– «лікарняні», що виплачуються за рахунок Фонду, відображаються в рядку 1.4 «сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фонду соціального страхування» (з перенесенням до рядка 1);

– «лікарняні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2).

ЄСВ, який нараховується на «лікарняні» в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

У формі Д5 дні тимчасової непрацездатності не відображаються.

У формі Д1 «лікарняні» відображаються в окремих рядках від інших доходів в розрізі їх одержувачів із зазначенням в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» відповідного коду категорії застрахованої особи: 29 (загальний випадок), 36 (працюючі особи з інвалідністю; далі — інваліди), 37 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) і 39 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів). Зазначені коди категорії застрахованої особи наведено в Таблиці відповідності кодів категорій застрахованих осіб та кодів бази нарахування і розмірів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (додаток 1 до Порядку № 4).

Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності застрахованої особи у відповідному місяці відображається в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» форми Д1.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих застрахованій особі «лікарняних», що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума «лікарняних», на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на «лікарняні».

Звертаємо увагу, що у разі тимчасової непрацездатності з виплатою «лікарняних» у формі Д1 по працівнику в реквізиті 09 код типу нарахувань не зазначається.

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та минулі періоди (зокрема, нараховані «лікарняні» за поточний та минулі місяці).

У формі Д1 суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках з відповідними кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449, згідно з яким застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць.

Таким чином, якщо підприємство нараховує працівнику «лікарняні», що припадають на 2 і більше суміжні місяці (далі — перехідні «лікарняні»), то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, такі перехідні «лікарняні» необхідно віднести до відповідних місяців, на які припадає період (календарні дні) тимчасової непрацездатності.

Наприклад, якщо працівнику в березні 2021 року нарахували перехідні «лікарняні» за 15 календарних днів хвороби з 24 лютого по 10 березня 2021 року, то вся сума «лікарняних» відображається у формі Д1 за березень, але в ній суми «лікарняних» відображаються в двох (окремих) рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані:

– в першому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий (нараховані за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого), із зазначенням в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»);

– у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень (нараховані за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня), із зазначенням в реквізиті 10 — 03.2021 (березень — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»).

Оскільки форма Д1 подається за кожний місяць окремо, а таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, то для «лікарняних» застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць і у відповідній графі таблиці Розрахунку «лікарняні» відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Якщо в будь-якому місяці звітного кварталу працівнику нараховано перехідні «лікарняні», то вся сума таких «лікарняних» відображається в формі Д1 і графі таблиці Розрахунку за цей місяць (місяць нарахування «лікарняних»). Але в формі Д1 за вказаний місяць перехідні «лікарняні» відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані.

Якщо у працівника хвороба припала на один місяць, наприклад він хворів з 8 по 26 лютого 2021 року, а «лікарняні» нараховуються і виплачуються працівнику в наступному місяці — березні 2021 року, то вся сума «лікарняних» повинна бути відображена в формі Д1 за березень в окремому рядку із зазначенням в реквізиті 10 — 02.2021 (лютий — місяць, на який припадають дні хвороби, за які нараховано «лікарняні»). У розділі І таблиці Розрахунку «лікарняні» відображаються у складі доходів березня — у графі 3. Нарахований на такі «лікарняні» ЄСВ відображається у складі ЄСВ, нарахованого на доходи березня, у графі 3.

Якщо працівник хворів в останньому (третьому) місяці кварталу (наприклад, з 15 по 31 березня — останньому місяці І кварталу), а «лікарняні» нараховуються і виплачуються йому в першому місяці наступного кварталу (в квітні — першому місяці ІІ кварталу), то вся сума «лікарняних» відображається в Податковому розрахунку за квартал, в якому нараховано «лікарняні» (в Податковому розрахунку за ІІ квартал), але в формі Д1 за перший місяць такого кварталу (в формі Д1 за квітень) «лікарняні» відображаються в окремому рядку із зазначенням в реквізиті 10 місяця, за який вони нараховані (березень).

Якщо хвороба повністю припадає на один місяць, і в цьому ж місяці нараховано «лікарняні» за період такої хвороби, то вся сума «лікарняних» відображається в формі Д1 за цей місяць в одному рядку, а в розділі І таблиці Розрахунку «лікарняні» і нарахований на них ЄСВ відображаються у графі, що відповідає такому місяцю.

Якщо працівнику нараховано перехідні «лікарняні» за хворобу, яка припадає на 2 місяці, то вся сума перехідних «лікарняних» відображається в формі Д1 за місяць, в якому нараховано «лікарняні» (зазвичай це місяць, на який припадає кінець хвороби і в якому працівник надав ЛН підприємству) в двох рядках по працівнику (сума перехідних «лікарняних» по кожному місяцю окремо), а в розділі І таблиці Розрахунку вся сума перехідних «лікарняних» відображається у складі доходу місяця, в якому нараховано «лікарняні».

Наприклад, якщо працівник хворів 15 календарних днів з 24 лютого по 10 березня 2021 року (див. приклад вище), і йому в березні виходячи із середньоденної заробітної плати — 350 грн. за період хвороби нараховано «лікарняні» в сумі 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.), при цьому сума «лікарняних», що припадають на лютий (нарахованих за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого), склала 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.), а сума «лікарняних», що припадають на березень (нарахованих за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня), склала 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.), то зазначені «лікарняні» відображаються в формі Д1 за березень, в якій по працівнику заповнюється два рядки: в першому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, в сумі 1750 грн.; у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень, в сумі 3500 грн. У графі 3 (березень) таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року вся сума «лікарняних» — 5250 грн. (350 грн. х 15 к. д.) відображається в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а також залежно від джерел фінансування: в сумі 1750 грн. (350 грн. х 5 к. д.) — в рядку 1.3 («лікарняні» за рахунок роботодавця), в сумі 3500 грн. (350 грн. х 10 к. д.) — в рядку 1.4 («лікарняні» за рахунок Фонду) з перенесенням до рядка 1.

Таким чином, якщо сума «лікарняних» була нарахована в першому місяці кварталу (незалежно від того, на які місяці припадає хвороба, за дні якої нараховано «лікарняні»), то вона відображається в формі Д1 за перший місяць кварталу і в графі 1 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума «лікарняних» була нарахована в другому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за другий місяць кварталу і в графі 2 таблиці Розрахунку за цей квартал. Якщо сума «лікарняних» була нарахована в третьому місяці кварталу, то вона відображається в формі Д1 за третій місяць кварталу і в графі 3 таблиці Розрахунку за цей квартал.

У формі 4ДФ «лікарняні» відображаються не в окремих рядках, а у складі заробітної плати з ознакою доходу «101». При цьому перехідні «лікарняні» всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівнику в березні 2021 року нарахували (виплатили) перехідні «лікарняні» за 15 календарних днів хвороби з 24 лютого по 10 березня 2021 року (див. приклад вище), то вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) за 15 к. д. хвороби (як тих, що припадають на лютий — нарахованих за 5 к. д. хвороби з 24 по 28 лютого, так і тих, що припадають на березень — нарахованих за 10 к. д. хвороби з 1 по 10 березня) відображається у формі 4ДФ за березень в одному рядку із заробітною платою за березень, при цьому в формі 4ДФ за лютий «лікарняні», що припадають на цей місяць, не відображаються.

Що стосується тимчасової непрацездатності, що переходить з одного на інший квартал, то перехідні «лікарняні», нараховані за період такої тимчасової непрацездатності, відображаються всією сумою в Податковому розрахунку за квартал, в якому вони нараховані, але в формі Д1 суми перехідних «лікарняних» відображаються в розрізі місяців, за які вони нараховані. Розглянемо цю ситуацію на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 3

Відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних»,
нарахованих за період хвороби, що переходить з одного на інший квартал

Працівник, оклад якого у 2020 році становив 7000 грн., а з 1 січня 2021 року становить 8000 грн., хворів в період з 21 грудня 2020 року по 5 лютого 2021 року (47 к. д.). До початку хвороби працівник відпрацював у грудні 14 з 22 робочих днів цього місяця, тому за грудень йому нараховано заробітну плату в сумі 4454,55 грн. (7000 грн. : 22 р. д. х 14 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 980 грн. (4454,55 грн. х 22%).

Після одужання працівник вийшов на роботу і надав підприємству ЛН, на підставі якого йому в лютому 2021 року було нараховано «лікарняні» за весь період хвороби (47 к. д.) в сумі 10 810 грн. (230 грн. х 47 к. д.), в тому числі за 11 к. д. хвороби, що припадають на грудень, в сумі 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), за 31 к. д. хвороби, що припадає на січень, в сумі 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.) і за 5 к. д. хвороби, що припадають на лютий, в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.).

З усієї суми «лікарняних» в лютому сплачено ЄСВ в сумі 2378,20 грн. (10 810 грн. х 22%), в тому числі з «лікарняних», що припадають на грудень, — в сумі 556,60 грн. (2530 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на січень, — в сумі 1568,60 грн. (7130 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на лютий, — в сумі 253 грн. (1150 грн. х 22%).

За відпрацьовані в лютому після хвороби 15 з 20 робочих днів цього місяця працівнику нарахована заробітна плата за лютий в сумі 6000 грн. (8000 грн. : 20 р. д. х 15 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 1320 грн. (6000 грн. х 22%).

У таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року по працівнику була відображена тільки нарахована заробітна плата за грудень в сумі 4454,55 грн. і нарахований на неї ЄСВ в сумі 980 грн.

Оскільки закінчення хвороби і нарахування «лікарняних» припали на лютий, що є місяцем І кварталу 2021 року, то вся сума нарахованих та виплачених працівникові «лікарняних» за весь період хвороби відображається в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року.

У формі Д1 за січень працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувалися.

У формі Д1 за лютий працівник відображається у чотирьох рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за лютий 2021 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2021, в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин у лютому), в реквізитах 16 та 17 — 6000,00 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 1320,00 (6000 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 5 к. д. хвороби з 1 по 5 лютого 2021 року в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 5, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1150,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 253,00 (1150 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на січень, тобто нараховані за 31 к. д. хвороби з 1 по 31 січня 2021 року в сумі 7130 грн. (230 грн. х 31 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 12 — 31 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у січні), в реквізитах 16 та 17 — 7130,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 1568,60 (7130 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у четвертому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на грудень, тобто нараховані за 11 к. д. хвороби з 21 по 31 грудня 2020 року в сумі 2530 грн. (230 грн. х 11 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 12.2020, в реквізиті 12 — 11 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 2530,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 556,60 (2530 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І по працівнику інформація не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 2 (лютий) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за лютий в сумі 6000 грн.;

– в рядку 1.3 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок роботодавця за перші 5 к. д. хвороби з 21 по 25 грудня, в сумі 1150 грн. (230 грн. х 5 к. д.);

– в рядку 1.4 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок Фонду за 42 к. д. хвороби з 26 грудня по 5 лютого, в сумі 9660 грн. (230 грн. х 42 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — сума заробітної плати за лютий і вся сума «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, тобто загальна сума в розмірі 16 810 грн. (6000 + 10 810);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на суму заробітної плати за лютий і всю суму «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, в розмірі 3698,20 грн. (16 810 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за січень працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за лютий в розділі І по працівнику в одному рядку з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за лютий і вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) в лютому за 47 к. д. хвороби з 21 грудня по 5 лютого, в загальній сумі 16 810 грн. (6000 + 10 810), в графах 4а і 4 — нарахований на них і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 3025,80 грн. (16 810 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на них і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 252,15 грн. (16 810 грн. х 1,5%).

_________________________________________________________________________

Звертаємо увагу, що після розподілу по місяцях перехідних «лікарняних» необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівника в будь-якому з місяців, на які припадає хвороба, максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Якщо в будь-якому місяці сума місячного доходу працівника перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після розподілу перехідних «лікарняних» по місяцях сума місячного доходу буде менше МЗП, то ЄСВ за працівника за основним місцем роботи сплачується роботодавцем з МЗП (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, пп. 6 п. 2 р. IІІ Інструкції № 449).

Наприклад, якщо за основним місцем роботи працівник частину місяця працював, а потім захворів, і хвороба закінчилася в наступному місяці (або ж працівник весь місяць хворів), при цьому база нарахування ЄСВ у місяці початку хвороби (в повному місяці хвороби) є меншою ніж МЗП, то ЄСВ за такий місяць необхідно сплатити з МЗП. Але враховуючи те, що за станом на кінець місяця, в якому почалася хвороба, ще не відомий загальний місячний дохід працівника (він стане відомий тільки після надання працівником підприємству листка непрацездатності (далі — ЛН) і нарахування «лікарняних» за весь період хвороби), нараховувати ЄСВ у місяці початку хвороби необхідно на фактично нарахований дохід (заробітну плату) в цьому місяці, в тому числі якщо він менше МЗП. І тільки після нарахування «лікарняних» і їх розподілу по місяцях, коли стане відомий остаточний місячний дохід працівника, необхідно нарахувати ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ — різницю між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (далі — різниця) за її наявності. Таке нарахування ЄСВ не можна розцінювати як несвоєчасне нарахування ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ (на різницю).⁷

В цьому випадку в формі Д1 за місяць, в якому нараховано перехідні «лікарняні», по працівнику, крім відображення «лікарняних», що припадають на місяць початку хвороби, необхідно за такий місяць в окремому рядку відобразити суму різниці між розміром МЗП і фактично нарахованим доходом (різниця зазначається в реквізиті 18) з кодом типу нарахувань 13 (зазначається в реквізиті 09).

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 код типу нарахувань 13 застосовується для сум різниці між розміром МЗП і фактично нарахованою заробітною платою в місяцях звітного кварталу за попередній звітний період лише в таких випадках:

– при нарахуванні «лікарняних» за попередні місяці;

– при нарахуванні «декретних» за попередні місяці.

У разі нарахування перехідних «лікарняних» за попередні періоди (місяці) за наявності додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці) код типу нарахувань 2 не застосовується.

Розглянемо на конкретному прикладі порядок відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних», якщо після їх розподілу по місяцях ЄСВ сплачується з МЗП.

ПРИКЛАД 4

Відображення в Податковому розрахунку перехідних «лікарняних»,
якщо після їх розподілу по місяцях ЄСВ сплачується з мінімальної заробітної плати

Працівник, оклад якого 6000 грн., хворів в період з 25 січня по 12 березня 2021 року (47 к. д.). До початку хвороби працівник відпрацював в січні 14 з 19 робочих днів цього місяця, тому йому за січень нараховано заробітну плату в сумі 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 972,63 грн. (4421,05 грн. х 22%).

Після одужання працівник надав підприємству ЛН, на підставі якого йому в березні було нараховано «лікарняні» за весь період хвороби (47 к. д.) в сумі 8930 грн. (190 грн. х 47 к. д.), в тому числі за 7 к. д. хвороби, що припадають на січень, в сумі 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), за 28 к. д. хвороби, що припадають на лютий, в сумі 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), і за 12 к. д. хвороби, що припадають на березень, в сумі 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.).

З усієї суми «лікарняних» в березні сплачено ЄСВ в сумі 1964,60 грн. (8930 грн. х 22%), в тому числі з «лікарняних», що припадають на січень, — в сумі 292,60 грн. (1330 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на лютий, — в сумі 1170,40 грн. (5320 грн. х 22%), з «лікарняних», що припадають на березень, — в сумі 501,60 грн. (2280 грн. х 22%).

За відпрацьовані в березні після хвороби 13 з 22 робочих днів цього місяця працівнику нараховано заробітну плату за березень в сумі 3545,45 грн. (6000 грн. : 22 р. д. х 13 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 780 грн. (3545,45 грн. х 22%).

Оскільки через хворобу, що почалася в січні і тривала в лютому – березні, загальний місячний дохід працівника за січень не був відомий за станом на кінець цього місяця, ЄСВ на різницю між розміром МЗП і фактично нарахованою заробітною платою в січні не нараховувався, що не є порушенням.

Після нарахування «лікарняних» в березні за весь період хвороби і їх розподілу по місяцях остаточний місячний дохід працівника в місяцях, на які припадає хвороба, становить:

– в січні: 4421,05 грн. (зарплата) + 1330 грн. («лікарняні») = 5751,05 грн.;

– в лютому (тільки «лікарняні») — 5320 грн.;

– в березні: 3545,45 грн. (зарплата) + 2280 грн. («лікарняні») = 5825,45 грн.

Розрахунки показали, що після розподілу «лікарняних» по місяцях остаточний місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) в січні, лютому і березні 2021 року є меншим ніж МЗП (6000 грн.), тому ЄСВ повинен бути нарахований на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в цих місяцях.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні:

(6000 грн. – 5751,05 грн.) х 22% = 248,95 грн. х 22% = 54,77 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому:

(6000 грн. – 5320 грн.) х 22% = 680 грн. х 22% = 149,60 грн.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в березні:

(6000 грн. – 5825,45 грн.) х 22% = 174,55 грн. х 22% = 38,40 грн.

У формі Д1 за січень Податкового розрахунку за І квартал 2021 року працівник відображається в одному рядку, де зазначається заробітна плата, нарахована за січень, при цьому вказуються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 4421,05 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 972,63 (4421,05 грн. х 22% — сума ЄСВ);

У формі Д1 за лютий працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі Д1 за березень працівник відображається в семи рядках:

• в першому рядку відображається заробітна плата, нарахована за березень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 3545,45 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 780,00 (3545,45 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на березень, тобто нараховані за 12 к. д. хвороби з 1 по 12 березня в сумі 2280 грн. (190 грн. х 12 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 12, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 2280,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 501,60 (2280 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у березні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 174,55 (6000 – 5825,45 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у березні), в реквізиті 20 — 38,40 (174,55 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).
• в четвертому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 28 к. д. хвороби з 1 по 28 лютого в сумі 5320 грн. (190 грн. х 28 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 12 — 28 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 5320,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 1170,40 (5320 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 680,00 (6000 – 5320 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому), в реквізиті 20 — 149,60 (680 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).
• в шостому рядку відображаються «лікарняні», що припадають на січень, тобто нараховані за 7 к. д. хвороби з 25 по 31 січня в сумі 1330 грн. (190 грн. х 7 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 29, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 12 — 7 (кількість к. д. хвороби), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 1330,00 (сума «лікарняних»), в реквізиті 20 — 292,60 (1330 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в сьомому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 248,95 (6000 – 5751,05 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні), в реквізиті 20 — 54,77 (248,95 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн.;

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн.;

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на заробітну плату за січень, в сумі 972,63 (4421,05 грн. х 22%).

У таблиці Розрахунку в графі 2 (лютий) розділу І по працівнику інформація не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку в графі 3 (березень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за березень в сумі 3545,45 грн.;

– в рядку 1.3 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок роботодавця за перші 5 к. д. хвороби з 25 по 29 січня, в сумі 950 грн. (190 грн. х 5 к. д.);

– в рядку 1.4 (з перенесенням до рядка 1) — «лікарняні», виплачені за рахунок Фонду за 42 к. д. хвороби з 30 січня по 12 березня, в сумі 7980 грн. (190 грн. х 42 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) — сума заробітної плати за березень і вся сума «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, тобто загальна сума в розмірі 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930);

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — загальна сума трьох додаткових баз нарахування ЄСВ в березні, лютому і січні (сума трьох різниць з реквізиту 18 форми Д1 за березень) в розмірі 1103,50 грн. (174,55 + 680 + 248,95);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на суму заробітної плати за березень і всю суму «лікарняних», виплачених за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, в розмірі 2744,60 грн. (12 475,45 грн. х 22%);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на загальну суму трьох додаткових баз нарахування ЄСВ (трьох різниць) в березні, лютому і січні, в розмірі 242,77 грн. (1103,50 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за січень в розділі І по працівнику заповнюється один рядок з ознакою доходу «101», в якому в графах 3а і 3 відображається нарахована і виплачена заробітна плата за січень в сумі 4421,05 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 14 відпрац. д.), в графах 4а і 4 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 795,79 грн. (4421,05 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 66,32 грн. (4421,05 грн. х 1,5%).

У формі 4ДФ за лютий працівник не відображається, оскільки в цьому місяці йому доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за березень в розділі І по працівнику в одному рядку з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 відображаються нарахована (виплачена) заробітна плата за березень і вся сума «лікарняних», нарахованих (виплачених) у березні за 47 к. д. хвороби з 25 січня по 12 березня, в загальній сумі 12 475,45 грн. (3545,45 + 8930), в графах 4а і 4 — нарахований на них і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 2245,58 грн. (12 475,45 грн. х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на них і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 187,13 грн. (12 475,45 грн. х 1,5%).

_____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум «лікарняних» (наприклад, перехідні «лікарняні» не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість «лікарняних» буде нарахована заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Відображення «декретних» в Податковому розрахунку

Відповідно до статті 25 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) «декретні» надаються застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період «декретної» відпустки. «Декретні» виплачуються застрахованій особі за весь період «декретної» відпустки, тривалість якої становить 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей — 70) календарних днів після пологів. Жінкам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, «декретні» виплачуються за 180 календарних днів зазначеної відпустки (90 — до пологів та 90 — після пологів). Розмір «декретних» обчислюється сумарно та надається застрахованій особі в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.⁸

Згідно з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449 нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у «декретній» відпустці та отримують «декретні», здійснюється за кожен місяць окремо таким чином:

– визначається середньоденний розмір «декретних» шляхом ділення нарахованої їх суми на кількість днів, за які вони нараховані;

– визначається сума «декретних», що припадають на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру таких «декретних» на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані;

– визначається сума ЄСВ для роботодавця шляхом множення розрахованої суми «декретних» за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ, встановлений Законом № 2464 для зазначеної категорії платників (22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%).

Сплата ЄСВ за осіб, які перебувають у «декретній» відпустці та отримують «декретні», здійснюється з усієї суми нарахованих «декретних» у місяці, в якому були здійснені нарахування.

У Податковому розрахунку «декретні» всією сумою відображаються у кварталі їх нарахування.

В розділі І таблиці Розрахунку, що заповнюється роботодавцями, вся сума «декретних» відображається в місяці їх нарахування (у відповідній графі). Загальна сума «декретних» відображається в рядку 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами» (з перенесенням до рядка 1), а «декретні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців і категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (з перенесенням до рядка 2). ЄСВ, який нараховується на «декретні» в розрізі роботодавців і категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (з перенесенням до рядка 3).

У розділі ІІ таблиці Розрахунку, що заповнюється військовими частинами, «декретні», які виплачуються особам з числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу, відображаються в місяці їх нарахування (у відповідній графі). Загальна сума «декретних» відображається в рядку 3, а «декретні», на які нараховується ЄСВ, відображаються в рядку 4.1 (з перенесенням до рядка 4). ЄСВ, який нараховується на «декретні» зазначеним особам за ставкою 22%, відображається у рядку 5.1 (з перенесенням до рядка 5).

У формі Д5, як зазначалося вище, по працівнику в місяцях початку і закінчення «декретної» відпустки в реквізиті 10 «Період … відпусток» відображаються дати початку і закінчення такої відпустки із зазначенням в реквізиті 07 для працівниць категорії особи 5, а для осіб із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу — із зазначенням категорії особи 7.

У формі Д1 «декретні» відображаються в окремих рядках від інших доходів в розрізі їх отримувачів із зазначенням в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» відповідного коду категорії застрахованої особи: 42 (загальний випадок), 43 (працюючі інваліди), 44 (всі працівники всеукраїнських громадських організацій інвалідів) і 45 (працюючі інваліди громадських організацій інвалідів). Зазначені коди категорії застрахованої особи наведено в Таблиці відповідності кодів категорій застрахованих осіб та кодів бази нарахування і розмірів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (додаток 1 до Порядку № 4).

Кількість календарних днів «декретної» відпустки застрахованої особи у відповідному місяці відображається в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» форми Д1.

Звертаємо увагу, незважаючи на те, що «декретна» відпустка надається на підставі ЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, інформація про календарні дні тимчасової непрацездатності (реквізит 12) та про календарні дні «декретної» відпустки (реквізит 15) не дублюється (зазначається в різних реквізитах).

Якщо ЛН по вагітності та пологах виданий з однієї дати, а «декретну» відпустку за бажанням працівниці надано їй пізніше цієї дати (наприклад, ЛН відкритий з 15 березня, а «декретна» відпустка почалася 22 березня), то період (кількість календарних днів) з дати відкриття ЛН до дати початку «декретної» відпустки (з 15 по 21 березня) в реквізитах 12 та 15 форми Д1 не відображається.

Оскільки «декретна» відпустка надається і «декретні» виплачуються за декілька майбутніх місяців, коли ще не відомо, чи буде працівниця перебувати у трудових відносинах з роботодавцем, необхідно враховувати особливості заповнення реквізиту 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» форми Д1. Як зазначалося вище, в реквізиті 14 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди, за винятком відпустки, «декретної» відпустки (п. 1 р. IV Порядку № 4). Отже, якщо «декретні» припадають на майбутній місяць, то в рядку з ними для кодів категорій застрахованої особи 42, 43, 44, 45 реквізит 14 заповнюється обов’язково.

У місяці, на який припадає останній календарний день «декретної» відпустки, в реквізиті 14 доцільно вказувати кількість днів такої відпустки, що припадають на цей місяць (вони вказуються і в реквізиті 15), оскільки достовірно не відомо, чи буде працівниця перебувати у трудових відносинах з підприємством після закінчення «декретної» відпустки.

У реквізиті 16 форми Д1 відображається загальна сума нарахованих застрахованій особі «декретних», що припадають на певний місяць, а в реквізиті 17 — сума «декретних», на яку нараховується ЄСВ. У реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, нарахованого на «декретні».

Згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у формі Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були нараховані виплати за поточний та майбутні періоди (зокрема, нараховані «декретні» за поточний і наступні за ним місяці).

Суми «декретних» відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць.

Це узгоджується з підпунктом 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449, згідно з яким застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ при нарахуванні ЄСВ на суми «декретних» здійснюється окремо за кожний місяць.

Таким чином, якщо підприємство нараховує працівниці «декретні», то з метою правильного визначення розміру місячного доходу і суми ЄСВ, що підлягає нарахуванню на цей дохід, «декретні» необхідно віднести до відповідних місяців, на які припадає «декретна» відпустка. Тобто «декретні», які виплачуються одноразово (сумарно), але припадають на декілька місяців, у формі Д1 необхідно відображати в розрізі місяців, за які вони нараховані, в окремих рядках (а не всією сумою в одному рядку — місяці нарахування «декретних»), а також окремо від заробітної плати, «лікарняних» та інших виплат.

Звертаємо увагу, що при наданні «декретної» відпустки з виплатою «декретних» у формі Д1 по працівниці код типу нарахувань в реквізиті 09 не зазначається (на відміну від інших оплачуваних відпусток з виплатою відпускних, коли зазначається код типу нарахувань 10 — див. вище).

Оскільки форма Д1 подається за кожний місяць окремо, а таблиця Розрахунку має 3 графи для відображення доходів застрахованих осіб по місяцях кварталу, то для «декретних» застосовується наступний принцип: у формі Д1 за певний місяць та у відповідній графі таблиці Розрахунку «декретні» відображаються залежно від того, в якому місяці кварталу вони нараховані. Вся сума «декретних» відображається в формі Д1 та графі таблиці Розрахунку за місяць, в якому вона нарахована. Але в формі Д1 за вказаний місяць «декретні» відображаються в окремих рядках в розрізі місяців, за які вони нараховані (див. нижче приклад 5).

Таке відображення «декретних» у формі Д1 (в розрізі місяців) відбуватиметься завжди, оскільки «декретна» відпустка припадає, як мінімум, на 5 календарних місяців, а якщо «декретна» відпустка тривалістю 126 к. д. починається в кінці місяця (наприклад 29 березня), то вона припадає на 6 календарних місяців (закінчується 1 серпня).

Зокрема, якщо працівниці в лютому 2021 року нарахували «декретні» за 126 календарних днів «декретної» відпустки, наданої з 8 лютого по 13 червня 2021 року, то вся сума «декретних» відображається в формі Д1 за лютий, при цьому «декретні» відображаються в п’яти рядках (окремо по кожному місяцю, за який нараховані), оскільки припадають на 5 календарних місяців.

У формі 4ДФ «декретні» з ознакою доходу «128» відображаються в окремому рядку від заробітної плати та інших доходів. При цьому «декретні» всією сумою відображаються в формі 4ДФ за місяць, в якому вони нараховані (виплачені).

Наприклад, якщо працівниці в березні 2021 року нарахували (виплатили) «декретні» за 126 календарних днів «декретної» відпустки, наданої з 14 березня по 18 липня 2021 року, то вся сума «декретних» відображається в формі 4ДФ за березень, при цьому в формі 4ДФ за місяці ІІ кварталу і формі 4ДФ за липень «декретні», що припадають на вказані місяці, не відображаються.

Нагадаємо, що з «декретних» ПДФО і ВЗ не утримуються (пп. 165.1.1 ПКУ).

Що стосується сплати ЄСВ з «декретних», то вищерозглянуті положення Закону № 2464 та Інструкції № 449 про сплату ЄСВ в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ та про сплату ЄСВ з МЗП стосуються і «декретних». Тому після розподілу «декретних» по місяцях, на які припадає «декретна» відпустка, необхідно визначити, чи не перевищує місячний дохід працівниці в будь-якому з місяців, на які припадає «декретна» відпустка, максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Якщо в результаті такого розподілу «декретних» в одному з місяців сума місячного доходу працівниці перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після такого розподілу сума місячного доходу буде менше МЗП, то ЄСВ за працівницю за основним місцем роботи сплачується роботодавцем з МЗП.

Розглянемо порядок відображення в Податковому розрахунку «декретних» у зазначеній ситуації на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД 5

Відображення в Податковому розрахунку «декретних»,
якщо база нарахування ЄСВ в окремих місяцях менше мінімальної заробітної плати

Працівниці, оклад якої 6000 грн., на підставі ЛН надано «декретну» відпустку тривалістю 126 к. д. з 18 січня по 23 травня 2021 року. На підставі норми частини 2 статті 26 Закону № 1105 «декретні» нараховувалися працівниці виходячи з мінімальної середньоденної заробітної плати — 197,11 грн. (6000 грн. : 30,44), тому загальна сума «декретних» за весь період «декретної» відпустки склала 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.). На цю суму «декретних» роботодавцем нараховано ЄСВ в сумі 5463,89 грн. (24 835,86 грн. х 22%), який був сплачений при виплаті працівниці «декретних» у січні.

До надання «декретної» відпустки працівниця в січні відпрацювала 9 з 19 робочих днів цього місяця, тому їй нарахована заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн. (6000 грн. : 19 р. д. х 9 відпрац. д.), з якої сплачено ЄСВ в сумі 625,26 грн. (2842,11 грн. х 22%).

Визначимо суми «декретних» в розрізі місяців, на які припадає «декретна» відпустка, і суми нарахованого на них ЄСВ:

– січень: «декретні» — 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), ЄСВ — 607,10 грн. (2759,54 грн. х 22%);

– лютий: «декретні» — 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), ЄСВ — 1214,20 грн. (5519,08 грн. х 22%);

– березень: «декретні» — 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), ЄСВ — 1344,29 грн. (6110,41 грн. х 22%);

– квітень: «декретні» — 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), ЄСВ — 1300,93 грн. (5913,30 грн. х 22%);

– травень: «декретні» — 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), ЄСВ — 997,38 грн. (4533,53 грн. х 22%).

Визначимо базу нарахування ЄСВ в січні:

2842,11 грн. (зарплата за січень) + 2759,54 грн. («декретні», що припадають на січень) = 5601,65 грн.

Як видно, в січні база нарахування ЄСВ є меншою ніж МЗП (5601,65 грн. < 6000 грн.), тому за цей місяць необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом. Така різниця становить 398,35 грн. (6000 – 5601,65), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 87,64 грн. (398,35 грн. х 22%). Ця різниця відображається по працівниці у формі Д1 за січень із зазначенням коду типу нарахувань 13 в реквізиті 09.

З вищенаведених даних про суми «декретних» в розрізі місяців видно, що в лютому та квітні 2021 року база нарахування ЄСВ у вигляді «декретних» є меншою ніж МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн. і 5913,30 грн. < 6000 грн.), тому за ці місяці необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними»). Така різниця в лютому становить 480,92 грн. (6000 – 5519,08), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 105,80 грн. (480,92 грн. х 22%). Різниця у квітні становить 86,70 грн. (6000 – 5913,30), а сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, дорівнює 19,07 грн. (86,70 грн. х 22%).

Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в лютому, а також ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, відображаються в формі Д1 за січень. При цьому ЄСВ на таку різницю нараховується в лютому та сплачується не пізніше 20 березня.

Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») у квітні, а також ЄСВ, що підлягає нарахуванню на неї, відображаються в формі Д1 за січень. При цьому ЄСВ на таку різницю нараховується у квітні та сплачується не пізніше 20 травня.

Враховуючи вищевикладене, сума нарахованої працівниці в січні заробітної плати і вся сума «декретних», нарахованих в січні, відображаються в формі Д1 за січень і графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку. Різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у квітні відображається в формі Д1 за січень та графі 1 таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року.

Заробітна плата працівниці за січень і вся сума «декретних», нарахованих та виплачених їй в січні, відображається в формі 4ДФ за січень.

Крім того, інформація про надання в січні працівниці «декретної» відпустки відображається у формі Д5 Податкового розрахунку за І квартал 2021 року.

Тепер вищевикладене відображення «декретних» в Податковому розрахунку за І квартал 2021 року розглянемо більш детально.

У формі Д1 за січень працівниця відображається у дев’яти рядках:

• в першому рядку відображається заробітна плата, нарахована за січень, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізитах 16 та 17 — 2842,11 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 625,26 (2842,11 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображаються «декретні», що припадають на січень, тобто нараховані за 14 к. д. «декретної» відпустки з 18 по 31 січня в сумі 2759,54 грн. (197,11 грн. х 14 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізиті 14 — прочерк, в реквізиті 15 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» — 14, в реквізитах 16 та 17 — 2759,54 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 607,10 (2759,54 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 1, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 01.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 398,35 (6000 – 5601,65 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в січні), в реквізиті 20 — 87,64 (398,35 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• в четвертому рядку відображаються «декретні», що припадають на лютий, тобто нараховані за 28 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 28 лютого в сумі 5519,08 грн. (197,11 грн. х 28 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізиті 14 — 28 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 28 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 5519,08 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1214,20 (5519,08 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в лютому, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 02.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 480,92 (6000 – 5519,08 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом в лютому), в реквізиті 20 — 105,80 (480,92 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• в шостому рядку відображаються «декретні», що припадають на березень, тобто нараховані за 31 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 31 березня в сумі 6110,41 грн. (197,11 грн. х 31 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 10 — 03.2021, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 31 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 6110,41 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1344,29 (6110,41 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• в сьомому рядку відображаються «декретні», що припадають на квітень, тобто нараховані за 30 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 30 квітня в сумі 5913,30 грн. (197,11 грн. х 30 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 — 42, в реквізиті 10 — 04.2021, в реквізиті 14 — 30 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 30 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 5913,30 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 1300,93 (5913,30 грн. х 22% — сума ЄСВ);
• у восьмому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») у квітні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 04.2021, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 86,70 (6000 – 5913,30 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у квітні), в реквізиті 20 — 19,07 (86,70 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю);
• у дев’ятому рядку відображаються «декретні», що припадають на травень, тобто нараховані за 23 к. д. «декретної» відпустки з 1 по 23 травня в сумі 4533,53 грн. (197,11 грн. х 23 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 — 42, в реквізиті 10 — 05.2021, в реквізиті 14 — 23 (кількість к. д. трудових відносин), в реквізиті 15 — 23 (кількість к. д. «декретної» відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 4533,53 (сума «декретних»), в реквізиті 20 — 997,38 (4533,53 грн. х 22% — сума ЄСВ).

У формі Д1 за лютий і формі Д1 за березень працівниця не відображається, оскільки в цих місяцях їй доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за І квартал 2021 року в графі 1 (січень) розділу І відображаються:

– в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) — заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн.;

– в рядку 1.5 (з перенесенням до рядка 1) — вся сума «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.);

– в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2) —сума заробітної плати за січень і вся сума «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, тобто загальна сума в розмірі 27 677,97 грн. (2842,11 + 24 835,86);

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — загальна сума трьох додаткових баз нарахування ЄСВ в січні, лютому і квітні (різниць з реквізиту 18 форми Д1 за січень) в розмірі 965,97 грн. (398,35 + 480,92 + 86,70);

– в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на заробітну плату за січень і всю суму «декретних», виплачених за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 6089,15 грн. (27 677,97 грн. х 22%);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на загальну суму трьох додаткових баз нарахування ЄСВ (трьох різниць) в січні, лютому і квітні, в сумі 212,51 грн. (965,97 грн. х 22%).

У таблиці Розрахунку в графі 2 (лютий) та в графі 3 (березень) розділу І по працівниці інформація не відображається, оскільки в цих місяцях їй доходи не нараховувались.

У формі 4ДФ за січень в розділі І працівниця відображається в двох рядках:

– в першому рядку з ознакою доходу «101» відображається нарахована та виплачена заробітна плата за січень в сумі 2842,11 грн. в графах 3а і 3, нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 511,58 грн. (2842,11 грн. х 18%) відображається в графах 4а і 4, нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 42,63 грн. (2842,11 грн. х 1,5%) відображається в графах 5а і 5;

– у другому рядку з ознакою доходу «128» відображається вся сума «декретних», нарахованих і виплачених працівниці в січні за 126 к. д. «декретної» відпустки з 18 січня по 23 травня, в розмірі 24 835,86 грн. (197,11 грн. х 126 к. д.) в графах 3а і 3, при цьому в графах 4а і 4, 5а і 5 проставляються прочерки.

У формі 4ДФ за лютий і формі 4ДФ за березень працівниця не відображається, оскільки вся сума «декретних» була відображена в формі 4ДФ за січень.

У формі Д1 за квітень і формі Д1 за травень Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року суми «декретних», що припадають на квітень і травень, та нарахованого на них ЄСВ не відображаються (вони були відображені в формі Д1 за січень). Також у формі Д1 за квітень не відображається додаткова база нарахування ЄСВ (різниця) у квітні та нарахований на неї ЄСВ (вони були відображені в формі Д1 за січень).

Якщо працівниці відразу після «декретної» відпустки з 24 травня буде надано відпустку по догляду за дитиною до 3 років, і, крім «декретних», інших доходів в травні у працівниці не буде, то в цьому місяці у неї база нарахування ЄСВ (тільки у вигляді «декретних») буде менше МЗП (5519,08 грн. < 6000 грн.), тому за цей місяць необхідно донарахувати ЄСВ на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними»). Така різниця у травні становитиме 1466,47 грн. (6000 – 4533,53), а сума ЄСВ, що нараховується на неї, дорівнюватиме 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

В цій ситуації у формі Д1 за травень працівниця відображається в одному рядку, де вказується різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом («декретними») в травні, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії ЗО» — 42, в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13, в реквізиті 10 — 05.2021, в реквізитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у травні), в реквізиті 18 — 1466,47 (6000 – 4533,53 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у травні), в реквізиті 20 — 322,62 (1466,47 грн. х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю).

У таблиці Розрахунку за ІІ квартал 2021 року в графі 1 (квітень) розділу І по працівниці інформація не відображається, оскільки в цьому місяці їй доходи не нараховувались.

У таблиці Розрахунку за ІІ квартал 2021 року в графі 2 (травень) розділу І відображаються:

– в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2) — додаткова база нарахування ЄСВ у травні (різниця з реквізиту 18 форми Д1 за травень) в сумі 1466,47 грн. (6000 – 4533,53);

– в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3) — ЄСВ, нарахований на додаткову базу нарахування ЄСВ у травні, в сумі 322,62 грн. (1466,47 грн. х 22%).

У формі 4ДФ за квітень і формі 4ДФ за травень, що подаються у складі Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 року, по працівниці суми «декретних», що припадають відповідно на квітень і травень, не відображаються (такі суми були відображені в формі 4ДФ за січень).

У формі Д5 за І квартал 2021 року працівниця відображається в одному рядку, де зазначаються, зокрема, дата початку «декретної» відпустки в реквізиті 10 — 18.01.2021, в реквізиті 07 — категорія особи 5.

У формі Д5 за ІІ квартал 2021 року працівниця відображається у двох рядках:

– в першому рядку зазначаються, зокрема, дата закінчення «декретної» відпустки в реквізиті 10 — 23.05.2021, а в реквізиті 07 — категорія особи 5;

– у другому рядку зазначаються, зокрема, дата початку відпустки по догляду за дитиною до 3 років в реквізиті 10 — 24.05.2021, а в реквізиті 07 — категорія особи 6.

_____________________________________________________________________________

Якщо в Податковому розрахунку за попередні періоди буде допущена помилка по відображенню сум «декретних» (наприклад, «декретні» не будуть розподілені по місяцях, за які нараховані, або замість «декретних» буде нарахована заробітна плата), то вона виправляється в Податковому розрахунку за поточний квартал — в якому помилку виявлено (п. 1 р. IV Порядку № 4, пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Подання Податкового розрахунку з типом «Довідковий» у разі нарахування страхових виплат

Податковий розрахунок і додатки до нього мають 4 типи:

– «Звітний» — подається за звітний період перший раз;

– «Звітний новий» — подається наступним за звітний період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах. Цей тип за один і той самий звітний період може подаватися декілька разів, при цьому в ньому відображаються виключно відомості, які коригуються (доповнюються, скасовуються або уточнюються) в раніше поданих типах «Звітний» і «Звітний новий»;

– «Уточнюючий» — подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах. У цьому типі відображаються виключно відомості, які коригуються (доповнюються, скасовуються або уточнюються) в поданих за минулі звітні періоди Податкових розрахунках;

– «Довідковий» — подається платником ЄСВ у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний», у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.

Тип «Звітний» як «Довідковий», крім самого Розрахунку, мають форми Д1, Д5 і Д6. У разі подачі цього типу в заголовних частинах Розрахунку, форм Д1, Д5, Д6 проставляються позначки одночасно в реквізитах (рядках) 011 «Звітний» і 014 «Довідковий». При цьому в формі Д1 в реквізиті 035 і в формі Д5 в реквізиті 036 проставляється позначка у відповідному рядку: «для призначення пенсії» або «для призначення інших соціальних виплат». У формі Д6 проставляється позначка в реквізиті 034 «для призначення пенсії» у разі подачі цієї форми для призначення пенсії працівнику.

Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» подається, якщо протягом звітного кварталу (до його закінчення) застрахованій особі призначається пенсія або матеріальне забезпечення, страхова виплата (зокрема, якщо протягом звітного кварталу працівнику нараховуються «лікарняні» або «декретні»).

Якщо протягом кварталу страхувальник подає вперше Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», то в рядку 02 заголовної частини в полі «номер Розрахунку» проставляється «1». Якщо страхувальник протягом цього ж кварталу вдруге подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», то в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється «2». Якщо після закінчення цього кварталу страхувальник подає Податковий розрахунок з типом «Звітний», то в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється «3». Якщо страхувальник до закінчення граничного строку (до спливу 40 к. д.) подає за цей же квартал Податковий розрахунок з типом «Звітний новий», то в полі «номер Розрахунку» проставляється «4». Якщо після закінчення граничного строку страхувальник подає Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за цей же квартал, то в полі «номер Розрахунку» проставляється «5».

Запровадження типу «Звітний» як «Довідковий» пояснюється тим, що звітним (податковим) періодом для подання Податкового розрахунку є квартал (а не місяць, як це було для Звіту з ЄСВ), тому до системи персоніфікованого обліку (до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування) відомості про застрахованих осіб (наприклад, про нараховані їм доходи і сплачений з них ЄСВ) протягом кварталу вноситися не будуть (це буде можливо лише після подачі роботодавцями Податкового розрахунку протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу). Така ситуація не дозволяє достовірно визначати страховий стаж працівника за станом на день настання страхового випадку (особливо при настанні страхового випадку в другому і третьому місяцях кварталу) і, відповідно, не дозволяє правильно обчислювати суми страхових виплат. Страховий стаж застрахованих осіб зазначається в довідках ОК-5 і ОК-7, які видаються їм або їхнім роботодавцям Пенсійним фондом України в разі нарахування страхових виплат. Для більш оперативного внесення відомостей про застрахованих осіб до системи персоніфікованого обліку й був запроваджений для Податкового розрахунку тип «Звітний» як «Довідковий», який має подаватися протягом звітного кварталу (до його закінчення), а саме не пізніше останнього числа останнього місяця поточного кварталу.

Подавати Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій» роботодавцю необхідно, якщо в поточному місяці (у другому або третьому місяці кварталу) у працівника настало право на призначення пенсії або настав страховий випадок з нарахуванням матеріального забезпечення, страхової виплати. В цьому випадку в формі Д1 і таблиці Розрахунку по працівнику відображаються нарахування за попередній місяць (попередні місяці) поточного кварталу. Якщо таких працівників декілька, то на кожного працівника подається окремий Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій».

Наприклад, якщо у працівника страховий випадок (тимчасова непрацездатність) стався в період з 5 по 14 травня 2021 року, а ЛН працівник надав підприємству 17 травня, то підприємство у травні на цього працівника подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій», в якому в формі Д1 за квітень і графі 1 таблиці Розрахунку відображаються нараховані працівнику доходи у квітні (заробітна плата, «лікарняні», винагорода за цивільно-правовим договором тощо).

Якщо у працівника страховий випадок (тимчасова непрацездатність) стався в період з 1 по 11 червня 2021 року, а ЛН працівник надав підприємству 14 червня, то підприємство в червні на цього працівника подає Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковій», в якому в формі Д1 за квітень і графі 1 таблиці Розрахунку відображаються нараховані працівнику доходи у квітні (заробітна плата тощо), в формі Д1 за травень і графі 2 таблиці Розрахунку відображаються нараховані йому доходи у травні (заробітна плата тощо).

Незалежно від того, які відомості про застрахованих осіб були відображені в Податковому розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий», поданому роботодавцем протягом кварталу, ці ж відомості повторно відображаються по вказаних застрахованих особах в Податковому розрахунку, що подається за такий квартал після його закінчення.

В даний час триває робота з оновлення програмного забезпечення, щоб роботодавці могли своєчасно в електронній формі подати Податковий розрахунок за І квартал 2021 року, а також могли подавати в електронній формі Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий».