Включение в состав расходов налогоплательщика расходов на командировки работников
ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ У М. КИЄВІ
ЛИСТ
від 30.05.2011 р. № 5718/10/17-107
Щодо включення до складу витрат платника податку витрат на відрядження працівників
(Витяг)
Державна податкова адміністрація у місті Києві <…> в межах компетенції розглянула листа <…> та повідомляє наступне.
Витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платниками податку на прибуток або є членами керівних органів таких платників податків, враховуються у складі витрат у порядку, встановленому пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-IV (далі — ПКУ).
Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
<…>
Разом з тим, будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
Сума добових визначається в разі відрядження: у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (наявність відміток відряджуючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження); до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Водночас, суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
На виконання п. 12 постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція).
Зазначена Інструкція є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів.
<…>
Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 р. III Інструкції).
Наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 р. № 126 затверджено Порядок відображення в обліку операцій в іноземній валюті (далі — Порядок).
<…>
Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у національну валюту України за валютним курсом на дату отримання авансу.
У разі, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші отриманого авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку у національну валюту України за валютним курсом на дату затвердження звіту про використання коштів.
Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджено наказом ДПА України від 23.12.2010 р. № 996.
Під валютним курсом згідно з п. 1.2 Порядку розуміється співвідношення грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни, встановлене Національним банком України.
Крім того, згідно з п. 19 р. III Інструкції, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
<…>
Згідно із пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 цього Кодексу.
Відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме: а) на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом III цього Кодексу; б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом державної податкової служби, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку: а) завершує таке відрядження; б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
<…>
Додатково повідомляємо, що роз’яснення з питань витрат на проїзд (включаючи перевезення багажу) в таксі під час відрядження фізичних осіб в межах України та за кордон розміщено на WEB-сайті ДПА України (www.sta.gov.ua) у рубриці “Єдина база податкових знань” банеру “Інформаційно-довідковий департамент”, згідно із якими витрати на проїзд (включаючи перевезення багажу) в таксі під час відрядження фізичних осіб в межах України та за кордон не враховуються при визначенні об’єкта оподаткування згідно з пп. 139.1.1 п. 139.1 ст. 139 ПКУ.
Заступник Голови – В. Пєхова