Разъяснение Пенсионного фонда Украины «Сохраняем трудовую книжку онлайн: подача на оцифровку» от 13.12.2022Роз’яснення Пенсійного фонду України «Зберігаємо трудову книжку онлайн: подача на оцифрування» від 13.12.2022

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД УКРАИНЫ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 13.12.2022

Сохраняем трудовую книжку онлайн: подача на оцифровку

Документы в электронном виде — это не только дополнительные возможности для человека, но и требование времени.

Электронная трудовая книжка — это цифровой вариант бумажной трудовой книжки. Она внедрена для усовершенствования учета трудовой деятельности, уменьшения бумажного документооборота и рисков повреждения или потери бумажных документов. Также это обеспечение удобного доступа работников к данным о своей трудовой деятельности, приобретенном страховом стаже, а в будущем — возможность автоматически оформить пенсию без посещения Пенсионного фонда Украины.

Оцифровать трудовую книжку может как физическое лицо, так и работодатель за своих работников (основание — Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме»).¹

Следует отметить, что информация о страховом стаже с 1 января 2004 года засчитывается только по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Перед подачей трудовой книжки на оцифровку рекомендуем проверить правильность ее оформления.

Предлагаем выполнить следующие три основных шага:

Шаг 1. Проверьте правильность написания:

• фамилии, имени и отчества (ФИО) — должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

• даты рождения.

Они должны соответствовать данным паспорта.

Особое внимание необходимо обратить на оформление записей об изменении ФИО:

• бывшая фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая;

• на внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена запись (паспорт, свидетельство о рождении/браке и т. п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.

Шаг 2. Проверьте наличие необходимых подписей и печатей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки:

• подпись собственника трудовой книжки;

• подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;

• наличие печати предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка (если трудовая книжка оформлена после 1 января 1975 года).

Шаг 3. Внимательно изучите все записи в разделе «Сведения о работе»:

• в записях о принятии на работу и увольнении с работы должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении;

• если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера;

• записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона;

• записи об увольнении должны быть удостоверены печатями.

Как устранить выявленные недостатки?

Если в трудовой книжке отсутствует запись об изменении фамилии или выявлена ошибка в написании ФИО, сделать/исправить эти данные может работодатель того предприятия, где вы работаете сейчас.

Если предприятие, которое внесло в трудовую книжку неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись осуществляет его преемник.

Если имя, отчество или фамилия, указанные в трудовой книжке, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица по паспорту, факт принадлежности трудовой книжки лицу может быть установлен в судебном порядке.

Важно

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 года № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

Если вы не обнаружили недостатков при заполнении трудовой книжки, то можете сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда ( https://portal.pfu.gov.ua/ ).

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 13.12.2022

Зберігаємо трудову книжку онлайн: подача на оцифрування

Документи в електронному вигляді — це не лише додаткові можливості для людини, а й вимога часу.

Електронна трудова книжка — це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому — можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників (підстава — Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).¹

Слід зазначити, що інформація про страховий стаж з 1 січня 2004 року зараховується лише за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Перед подачею трудової книжки на оцифрування радимо перевірити правильність її оформлення.

Пропонуємо виконати такі три основні кроки:

Крок 1. Перевірте правильність написання:

• прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) — мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дати народження.

Вони мають відповідати даним паспорту.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

• підпис власника трудової книжки;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
• наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
• якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Як усунути виявлені недоліки?

Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.

Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, — факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

Важливо

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній».

Якщо ви не виявили жодних недоліків при заповненні трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду ( https://portal.pfu.gov.ua/ ).