Разъяснение Главного управления Гоструда в Запорожской области «Какие кадровые документы необходимо вести во время военного положения и где их хранить» от 05.04.2023Роз’яснення Головного управління Держпраці у Запорізькій області «Які кадрові документи необхідно вести під час воєнного стану та де їх зберігати» від 05.04.2023

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСТРУДА В ЗАПОРОЖСКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 05.04.2023

Какие кадровые документы необходимо вести во время военного положения и где их хранить

Особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов у работодателя являются одним из ключевых вопросов руководства промышленных предприятий.

В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15 марта 2022 года № 2136-IX работодатель самостоятельно определяет порядок работы кадровых служб на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись на период военного положения.

Среди обязательных документов — штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, приказы по кадровым вопросам, личные карточки работников, их трудовые книжки и журнал учета движения трудовых книжек, график отпусков, трудовые договоры, должностные инструкции.

Желательно, чтобы кадровая служба создала цифровые копии вышеупомянутых документов, которые целесообразно разместить на нескольких носителях в разных регионах (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), сохранить в облачных хранилищах (google-диск, файлообменники и т. п.). Это обезопасит от потери документов в случае физического уничтожения одного из носителей.

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖПРАЦІ У ЗАПОРІЗЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 05.04.2023

Які кадрові документи необхідно вести під час воєнного стану та де їх зберігати

Особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця є одним із ключових питань для керівництва промислових підприємств.

Відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.

Серед обов’язкових документів — штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їх трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.