Роз’яснення Головного управління Держпраці у Запорізькій області «Які кадрові документи необхідно вести під час воєнного стану та де їх зберігати» від 05.04.2023

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖПРАЦІ У ЗАПОРІЗЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 05.04.2023

Які кадрові документи необхідно вести під час воєнного стану та де їх зберігати

Особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця є одним із ключових питань для керівництва промислових підприємств.

Відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.

Серед обов’язкових документів — штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їх трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.