«Електронні» трудові книжки: подання роботодавцями відомостей про працівників до Пенсійного фонду

На порозі законодавче впровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, що дозволить громадянам (працівникам) оперативно отримувати інформацію про свій страховий стаж для призначення пенсії та отримання страхових виплат («лікарняних», «декретних» тощо), страхувальникам (роботодавцям) — позбутися обов’язку ведення паперових документів (зокрема трудових книжок) на кожного працівника, страховикам (Пенсійному фонду України, Фонду соціального страхування України тощо) — отримувати інформацію про трудову діяльність громадян не за допомогою низки паперових документів (трудових книжок, довідок з місць роботи тощо), а за допомогою наданої інформації в електронній формі роботодавцями та громадянами.

Першим кроком на шляху законодавчого впровадження електронного обліку трудової діяльності працівника було прийняття Кабінетом Міністрів України постанови «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27 листопада 2019 р. № 1084 (далі — Постанова № 1084)¹, якою затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постанови № 1084 доручено Пенсійному фонду України (далі — ПФУ) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID, забезпечити створення програмних засобів для надання на безоплатній основі особам, які виявили бажання подати відомості, передбачені Порядком № 1084.

На виконання цього доручення ПФУ вже запроваджено електронний сервіс, який дозволяє громадянам та їхнім роботодавцям подавати відомості про трудову діяльність працівників в електронній формі.

Електроні сервіси на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду

ПФУ створено веб-портал «Портал Електронних Послуг» (далі — веб-портал ПФУ; portal.pfu.gov.ua ), на якому надається вже декілька електронних сервісів для різних категорій отримувачів послуг: пенсіонерів, застрахованих осіб, страхувальників тощо.

Для страхувальників (роботодавців) запроваджено сервіси, які дозволяють після відповідної реєстрації на веб-порталі ПФУ через особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) оформити звернення та отримати від ПФУ електронні документи, зокрема:

– довідку про трудовий та страховий стаж і довідку ОК-7 щодо застрахованої особи, з якою страхувальник перебуває у трудових відносинах;

– інформацію по листках непрацездатності застрахованих осіб, які працюють у страхувальника за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»);

– інформацію про звітні відомості (зокрема, Звіти з ЄСВ), подані до ПФУ, та стан їх обробки (зокрема, про квитанцію 2 по поданих Звітах з ЄСВ).

Подання відомостей про трудову діяльність працівників Пенсійному фонду

На веб-порталі ПФУ запроваджено нову сервісну послугу — подання відомостей про трудову діяльність працівника з введенням даних записів паперових документів про трудову діяльність на підставі наданих скан-копій таких документів. Сервіс надається для застрахованих осіб і для страхувальників з метою введення інформації про застрахованих осіб, які перебувають зі страхувальником у трудових відносинах. Тобто відомості про трудову діяльність працівника можуть подаватися через веб-портал ПФУ особисто працівником або страхувальником-роботодавцем. Відомості про трудову діяльність працівника подаються через веб-портал ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником КЕП. Це передбачено пунктом 6 Порядку № 1084.

Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника останній має надати згоду на обробку його персональних даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі. Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження ПФУ форми такої згоди, її укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником. Якщо відомості про свою трудову діяльність працівник подає особисто, то скан-копія згоди працівника не потрібна. В цьому випадку надання згоди на обробку персональних даних здійснюється шляхом проставлення відмітки про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи на веб-порталі ПФУ (п. 7 Порядку № 1084).

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 р. № 637 (далі — документи про стаж), а також згоди працівника на обробку його персональних даних виготовляються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.

Скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки і вкладишу до неї у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення має бути  jpg (jpeg)  або  pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Скан-копії повинні бути чіткими, тобто мають добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.

Сканувати можна одним з двох способів:

– окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі  jpg (jpeg);

– відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один (загальний) файл у форматі  pdf.

Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно.

Далі розглянемо покроково дії роботодавця для подання відомостей про трудову діяльність працівника через веб-портал ПФУ.

Крок 1. Увійдіть на веб-портал ПФУ (сайт: portal.pfu.gov.ua) та у правому верхньому куті натисніть поле (кнопку) «Вхід».

Крок 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».

Із списку АЦСК оберіть надавача послуг ЕЦП (КЕП), в якому ви отримали електронний підпис. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП (КЕП) та введіть свій пароль до нього.

Для входу до свого особистого кабінету потрібно натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Крок 3. Після входу до свого особистого кабінету (на сторінку з даними страхувальника) зліва у розділі «Комунікації з ПФУ» виберіть сервіс «Відомості про трудові відносини робітника». Одразу з’явиться невелике вікно «Увага!», в якому наведено коротку інструкцію про те, що потрібно зробити роботодавцю перед наданням скан-копій трудової книжки, зокрема, підготувати скан-копії сторінок трудової книжки у потрібному форматі (див. вище). При натисканні на кнопку «Продовжити» вікно «Увага!» закриється.

На сторінці «Відомості про трудову діяльність робітника» до відповідних полей вноситься інформація про працівника: реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП); прізвище; ім’я, по батькові, серія та номер паспорту. Після заповнення цих полів відкривається нижня частина сторінки (розділ завантаження), яка містить поля «Записи про трудову діяльність» та «Скан-копії документів».

В полі «Записи про трудову діяльність» є дві кнопки:

– «Завантажити» — при натисканні відкривається вікно, в якому потрібно вказати шлях до файлу із скан-копією документа (трудової книжки);

– «Додати запис» — при натисканні відкривається вікно, до полів якого вручну вноситься інформація, наведена у трудовій книжці, зокрема, про місця роботи працівника (дані підприємства, з яким є трудові відноcини, та підприємства, яким внесено запис до трудової книжки), про події, які відображені у трудовій книжці (прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо), тексти запису до трудової книжки та інше.

В полі «Скан-копії документів» є кнопка «Додати файл», при натисканні на яку відкривається перелік документів, що потрібно додати (завантажити): дозвіл на обробку персональних даних; трудова книжка або документи про стаж; військовий квиток; диплом (свідоцтво, атестат) про навчання та інші. Після вибору відповідного документу відкривається вікно, в якому потрібно вказати шлях до файлу із скан-копією цього документа.

Крок 4. Натисніть на кнопку «Додати файл» та оберіть (завантажте) заздалегідь підготовлені файли, що містять скан-копії:

1) згоди на обробку персональних даних працівника;

2) трудової книжки;

3) інших документів (за потреби).

Крок 5. Натисніть «Відправити до ПФУ» і копія завантажених документів (в т. ч. трудової книжки) буде передана до ПФУ.

Після отримання сканованих копій документів від працівника або його роботодавця відповідальна особа органу ПФУ здійснює оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) інформацією, наявною в скан-копіях документів. Повідомлення про виявлені випадки відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. за даними Реєстру) надсилається застрахованій особі через її електронний кабінет на веб-порталі ПФУ (п. 9 Порядку № 1084).

Облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством (п. 3 Порядку № 1084).

Відповідно до пункту 5 Порядку № 1084 відомості про трудову діяльність працівника включають:

1) відомості, що дають змогу ідентифікувати особу:

– унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у Реєстрі;

– прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до ПФУ;

– дата народження;

– РНОКПП (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті);

– стать;

– унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності);

– місце проживання;

– засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти);

2) відомості про періоди трудової діяльності:

– податковий номер юридичної особи (РНОКПП фізичної особи (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті) та найменування страхувальника;

– рік, за який внесено відомості;

– період трудових відносин;

– професійна назва роботи;

– назва посади із зазначенням структурного підрозділу;

– відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;

– інформація про основне місце роботи;

– освіта;

3) дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:

– номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;

– результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;

– повна/неповна зайнятість;

– кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги;

4) інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;

5) інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Інформація про працівника та набутий ним стаж роботи, освіту, кваліфікацію, що містить відомості про РНОКПП, дату його народження, надається тільки особі, якої такі відомості стосуються, або іншим особам (зокрема, роботодавцю) виключно за згодою працівника, наданою через електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі ПФУ (п. 10 Порядку № 1084).

Персоніфіковані відомості, включені до персональної електронної облікової картки застрахованої особи, зберігаються в ПФУ протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років (п. 4 Порядку № 1084, ч. 3 ст. 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI; далі — Закон № 2464).

Перспективне законодавство про відміну ведення паперових трудових книжок

2 вересня 2020 року Верховна Рада України прийняла в першому читанні Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі — Законопроект № 3623), яким передбачено внесення змін до низки законодавчих актів, зокрема до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), направлених на запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

Так, статтю 48 «Трудові книжки» КЗпП, яка наразі містить норми про обов’язковість ведення трудових книжок всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п’ять днів, пропонується викласти в такій новій редакції:

«Стаття 48. Облік трудової діяльності працівника

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.»

В частині другій статті 24 КЗпП буде зазначено наступне:

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи.»

Одночасно із частини першої статті 47 КЗпП виключається норма про обов’язок роботодавця видати працівникові в день звільнення належно оформлену трудову книжку, а замість частин першої та другої вказаної статті буде одна (перша) частина, яку планується викласти в такій редакції:

«Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, а також провести з ним розрахунок у строки, зазначені в статті 116 цього Кодексу.»

Крім того, із частини другої статті 144 КЗпП виключається норма про занесення заохочень до трудових книжок працівників.

Також у частині п’ятій статті 235 КЗпП планується зазначити, що у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення (наразі — трудової книжки) з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Частину третю статті 9 Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, частину другу статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та частину другу статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» пропонується викласти в такій редакції:

«Страховий стаж обчислюється за даними, що містяться у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, в тому числі даними про трудову діяльність працівників, внесених відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а за періоди, за які не внесені дані до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше».

У пункті 12 частини першої статті 1 Закону № 2464 наразі зазначено, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, де знаходиться (оформлена) його трудова книжка, до якої вноситься відповідний запис про роботу». В новій редакції цього пункту пропонується встановити, що «основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі».

Аналогічно у Законі України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» пропонується частину другу статті 16 доповнити новим пунктом 31, відповідно до якого застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначене особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Пункт 4 частини другої статті 6 Закону № 2464 планується доповнити нормою, відповідно до якої платник єдиного внеску зобов’язаний подавати звітність, в тому числі про основне місце роботи працівника, до податкового органу за основним місцем обліку платника єдиного внеску.

Нагадаємо, що чинна форма Звіту з ЄСВ містить таблицю 5, де в реквізиті 8 «Категорія особи» для працівників з трудовою книжкою зазначається категорія 1, а для працівників без трудової книжки — категорія 2. Також в реквізиті 22 таблиці 6 Звіту з ЄСВ при відображенні нарахованого доходу застрахованій особі зазначається ознака наявності трудової книжки: 1 – так, 0 – ні.

Частину третю статті 20 Закону № 2464 пропонується викласти в новій редакції, яка буде містити вичерпний перелік відомостей, що включатимуться до персональної електронної облікової картки кожної застрахованої особи, в т. ч. про її трудову діяльність.

Якщо Законопроект № 3623 стане Законом України, то він набере чинності через три місяці з дня його опублікування. Розділом II «Прикінцеві та перехідні положення» Законопроекту № 3623 встановлено, що включення ПФУ до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Таким чином, планується 5-річний перехідний період використання як паперового, так і електронного варіанту трудової книжки. Після цього роботодавці мають видати «на руки» працівникам їхні паперові трудові книжки особисто під підпис.