Прийняття працівників на роботу: документальне оформлення і трудові гарантії

Відповідно до статті 2 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) право громадян України на працю, тобто на одержання роботи з оплатою праці не нижче встановленого державою мінімального розміру, включаючи право на вільний вибір професії, роду занять і роботи, забезпечується державою. Працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізичною особою.

Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємства), якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін (ч. друга ст. 21 КЗпП).

За результатами співбесіди, яка зазвичай проводиться перед прийняттям на роботу з метою вивчення претендента на вакансію, власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) приймає рішення про прийняття (про відмову в прийнятті) працівника на роботу.

Після співбесіди та прийняття роботодавцем рішення про прийняття працівника на роботу сам процес документального оформлення працевлаштування громадянина може бути як швидкоплинним (становити один-два дні), так і тривалим (може затягнутися на декілька днів), оскільки в деяких випадках працівнику потрібно пройти попередній медичний огляд.¹

Алгоритм дій роботодавця та громадянина при прийнятті останнього на роботу включає декілька подій (див. схему нижче).

Алгоритм прийняття працівника на роботу

Подання працівником заяви та необхідних документів для прийняття на роботу

↓

Укладення трудового договору

↓

Видання наказу про прийняття працівника на роботу

↓

Направлення повідомлення про прийняття працівника на роботу податковому органу

↓

Ознайомлення працівника з локальними документами підприємства
та його інформування про місце роботи, умови праці тощо

↓

Допуск працівника до роботи

↓

Оформлення трудової книжки працівнику або внесення запису до неї
про прийняття на роботу (за бажанням працівника)

↓

Оформлення особової картки працівника

↓

Відображення працівника у Податковому розрахунку

Зупинимося детально на кожному з вище зазначених етапів прийняття працівника на роботу, а також на інших важливих особливостях цього процесу.

Подання працівником заяви та необхідних документів для прийняття на роботу

До 10 червня 2021 року законодавством не передбачалося обов’язкове подання громадянином заяви про прийняття на роботу. Але з вказаної дати набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217), яким до деяких законів внесено зміни, що передбачають подання такої заяви.

Так, згідно з пунктом 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464) основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі.

Аналогічно в Законі України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV у пункті 3-1 частини 2 статті 16 зазначено, що застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Таким чином, наразі працівник при працевлаштуванні зобов’язаний повідомити роботодавця в заяві про те, на яке місце роботи він приймається — основне чи неосновне (тобто за сумісництвом). Саме такою заявою і може бути заява про прийняття на роботу. В даний час форма такої заяви нормативно-правовим актом не затверджена, тому майбутній працівник може подати заяву за формою, наданою роботодавцем, або в довільній формі із зазначенням в ній місця роботи (основне чи неосновне), бажаних дати прийняття на роботу і посади (професії), а також режиму роботи та істотних умов праці, якщо вони відрізняються від стандартних (неповний робочий час, нефіксований робочий час, дистанційна робота тощо).

Заява про прийняття на роботу за основним місцем роботи може бути такою:

Якщо працівник приймається на неосновне місце роботи, то в заяві про прийняття на роботу може бути вказано наступне: «Прошу прийняти мене на роботу з 04.03.2024 на посаду економіста за сумісництвом з режимом роботи на умовах неповного робочого дня — з 14.00 до 18.00».

Крім заяви, відповідно до частини другої статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати роботодавцю:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Також у випадках, передбачених законодавством, громадянин зобов’язаний подати роботодавцю:

• документ про освіту, спеціальність, кваліфікацію (диплом, свідоцтво, сертифікат, посвідчення тощо);
• документ про стан здоров’я (як правило, таким документом є довідка установи охорони здоров’я з результатами проходження попереднього медогляду);
• відповідний військово-обліковий документ;
• інші документи.

Що стосується подання паспорта при прийнятті на роботу, то в даний час громадяни України мають паспорт громадянина України у формі паспортної книжечки або у вигляді паспортної картки (пластикової картки типу ID-1 з безконтактним електронним носієм або без нього). Також громадянин України може мати е-паспорт. Так, згідно з пунктом 12 частини 1 статті 3 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 20.11.2012 № 5492-VI (далі — Закон № 5492) е-паспорт — паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, оформленому засобами Єдиного державного демографічного реєстру (далі — Реєстр), разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності).

Е-паспорт формується за бажанням особи, на ім’я якої оформлено паспорт громадянина України у формі картки із застосуванням засобів Реєстру, та використовується на території України для посвідчення особи і підтвердження громадянства, надання адміністративних та інших послуг. Е-паспорт пред’являється особою замість та без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП), про місце проживання. Електронні копії е-паспорта можуть подаватися та застосовуватися у таких самих випадках, коли законодавством передбачено подання та застосування копій паспорта громадянина України. Особа може також окремо подавати інформацію (відомості, дані), що міститься в е-паспорті, у порядку та спосіб, передбачені для подання електронних копій е-паспорта (ч. 1 ст. 14-1 Закону № 5492).

Е-паспорт формується засобами Єдиного державного веб-порталу електронних послуг (далі — Портал «Дія»). Для формування е-паспорта використовуються відомості, передані до Порталу «Дія» відповідно до вимог законодавства України (крім відцифрованих відбитків пальців рук особи) з Реєстру та автоматизованих інформаційних і довідкових систем, реєстрів та банків даних, держателями (адміністраторами) яких є державні органи, органи місцевого самоврядування. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечити перевірку е-паспорта, що пред’являється громадянами України (ч. 2 ст. 14-1 Закону № 5492).

Відповідно до Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.08.2021 № 911, для формування та використання е-паспорта особі необхідно встановити мобільний додаток Порталу «Дія» на електронний пристрій, критерії якого підтримують використання такого додатка (далі — електронний пристрій), підключений до Інтернету, та пройти електронну ідентифікацію та автентифікацію. Сформований е-паспорт разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-код, штрих-код, цифровий код) відображається через мобільний додаток Порталу «Дія» за наявності необхідної інформації в Реєстрі. Е-паспорт формується, якщо паспорт громадянина України у формі картки є дійсним та строк його дії не закінчився. Унікальний електронний ідентифікатор (далі — УЕІ) автоматично формується засобами Порталу «Дія» за наявності підключення електронного пристрою до Інтернету та працездатності мобільного додатка Порталу «Дія». Сформований УЕІ дійсний протягом трьох хвилин з моменту формування. Е-паспорт є дійсним лише за наявності УЕІ та не може використовуватися без нього.

Таким чином, після формування для громадянина е-паспорта останній може надаватися громадянином роботодавцю при прийнятті на роботу за допомогою електронного пристрію (зокрема, смартфона) через Портал «Дія» (замість паспорта в формі ID-картки), при цьому роботодавець зобов’язаний забезпечити перевірку е-паспорта, що пред’являється працівником. В цьому випадку роботодавцю необхідно мати електронну копію е-паспорта працівника (по аналогії з копіями паспорта в формі книжечки або ID-картки).

Що стосується подання працівником роботодавцеві трудової книжки (у разі наявності) або відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр ЗО), то, нагадаємо, що згідно зі статтею 48 КЗпП облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі ЗО у порядку, визначеному Законом № 2464.

Відповідно до частини 4 статті 20 Закону № 2464 в Реєстрі ЗО на кожну застраховану особу заводиться персональна електронна облікова картка, в п’ятій частині якої відображається трудова діяльність особи, у тому числі за період до 1 січня 2004 року (далі — електронна трудова книжка). Відомості до електронної трудової книжки (далі — електронна ТК) про періоди роботи та інші періоди, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, зараховувалися до стажу роботи, та займані особою посади за період до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021) вносяться до даних Реєстру ЗО на підставі трудової книжки (далі — ТК) особи, а за відсутності ТК або відповідних записів у ній — документів, передбачених порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності ТК або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України. Механізм подання відомостей для створення електронних ТК визначено у Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1).

Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) формує та веде Реєстр ЗО, здійснює заходи щодо надання інформації з нього (ч. 1 ст. 12-1, ч. 1 ст. 20 Закону № 2464). ПФУ та його територіальні органи зобов’язані надавати безкоштовно на вимогу застрахованих осіб інформацію, що міститься на їх персональних облікових картках у Реєстрі ЗО (ч. 1 ст. 14-1 Закону № 2464). Інформація з Реєстру ЗО надається на запит страхувальників та/або застрахованих осіб чи уповноважених ними третіх осіб у порядку та за формою, встановленими ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики (ч. 6 ст. 17 Закону № 2464).

Отже, саме ПФУ та його територіальні органи повинні надавати громадянам відомості про їх трудову діяльність з Реєстру ЗО, після чого такі відомості громадяни можуть надати своїм роботодавцям. Але відомості про трудову діяльність громадянина з Реєстру ЗО надаватимуться йому в повному обсязі лише тоді, коли до Реєстру ЗО по цьому громадянину будуть внесені усі необхідні відомості про його трудову діяльність за механізмом, наведеним у Порядку № 11-1. Надати ПФУ скановані копії сторінок ТК та інших необхідних документів або внести вручну всю текстову інформацію з ТК та інших документів може через «Портал електронних послуг» на сайті ПФУ за наявності електронного кваліфікованого підпису як сам громадянин, так і його роботодавець, для чого передбачений перехідний період в 5 років — з 10.06.2021 по 10.06.2026 (п. 2 р. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).

Після внесення всіх відомостей з паперової ТК та інших документів громадянина до Реєстру ЗО і формування по ньому електронної ТК такий громадянин після реєстрації на «Порталі електронних послуг» ПФУ в особистому кабінеті може через відповідний запит отримати достовірну інформацію про свою трудову діяльність з Реєстру ЗО у формі електронного витягу або може відвідати найближчий територіальний орган ПФУ і отримати від нього такий витяг в паперовій формі для його надання роботодавцю при працевлаштуванні.

Наразі переважна більшість громадян при працевлаштуванні надає паперову ТК роботодавцю для його ознайомлення з трудовою діяльністю претендента та у разі позитивного рішення — для внесення до неї запису про прийняття на роботу, при цьому роботодавець не має права відмовити працівникові внести такий запис.

Згідно з частиною третьою статті 48 КЗпП роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до ТК, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Таким чином, якщо працівник, якого приймають на роботу, вимагає від роботодавця внести запис до його ТК про прийняття на роботу, то роботодавець зобов’язаний це зробити, після чого ТК повертається працівнику і зберігається у нього. Але перед поверненням ТК працівнику рекомендуємо роботодавцям зробити і мати у себе копії (скан-копії) всіх сторінок ТК працівника, оскільки це може стати в нагоді для визначення спеціального стажу працівника або стажу роботи за професією або страхового стажу працівника з метою нарахування страхових виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності («лікарняних» і «декретних»), оскільки за періоди до 01.01.2011 зазначений страховий стаж включав періоди роботи (перебування у трудових відносинах), що визначаються лише по ТК.

Пунктом 3 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 встановлено, що до завершення включення до Реєстру ЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані ТК використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом (до 10.06.2021).

Якщо громадянин вперше приймається на роботу (в нього немає ТК і по ньому немає відомостей про трудову діяльність в Реєстрі ЗО), то він має право подати вимогу про оформлення ТК, а роботодавець в цьому випадку зобов’язаний оформити ТК працівникові не пізніше 5 днів після його прийняття на роботу (ч. третя ст. 24, ч. друга ст. 48 КЗпП). Після оформлення паперової ТК і внесення до неї запису про прийняття на роботу ця ТК видається новому працівникові «на руки» під підпис у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10), і в подальшому ТК зберігається у працівника.

Якщо на роботу приймається працівник, який надає паперову ТК, або працівник, у якого ще немає ТК (її оформляє роботодавець), і такий працівник просить роботодавця зробити скан-копії сторінок його паперової ТК і направити їх до ПФУ, оскільки раніше ні працівник, ні його колишній роботодавець цього не зробили, то новий роботодавець може це зробити за працівника в період до 10.06.2026 для включення відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру ЗО.

Якщо у Реєстрі ЗО по працівнику вже є відомості про трудову діяльність (електронна ТК), то все одно рекомендуємо працівникам подавати роботодавцям паперову ТК для внесення до неї всіх можливих записів, оскільки Реєстр ЗО (як і будь-який інший електронний продукт) може «зависати», піддаватися вірусним атакам і т. д, що може обмежити доступ до нього на певний час або «обнулити» всю або частину наявної в ньому інформації, а «що написано пером, того не витягнеш волом».

Що стосується ситуації, коли під час воєнного стану громадянин хоче працевлаштуватися на нове місце роботи, але в нього немає паперової ТК (по ньому не передана інформація з ТК до Реєстру ЗО), оскільки ТК залишилася у роботодавця за попереднім основним місцем роботи, яке знаходиться на окупованій території або в районі активних бойових дій, і через це працівник не може звільнитися, то його працевлаштування може бути здійснено як за місцем роботи за сумісництвом, так і за основним місцем роботи. Для останнього випадку необхідно виконати дії, передбачені абзацом сімнадцятим пункту 5-2 розділу XI «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI, відповідно до якого для отримання статусу безробітного внутрішньо переміщені особи, а також особи, які перебувають на територіях, на яких ведуться бойові дії, у яких не розірвані трудові договори з роботодавцем, подають особисто під час безпосереднього відвідування або в електронній формі за допомогою засобів Єдиного державного веб-порталу електронних послуг, веб-порталу Державної служби зайнятості (далі — ДСЗ) або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку до територіального органу ДСЗ заяву на ім’я роботодавця про припинення трудового договору на підставі пункту 1 частини першої статті 36 або статей 38, 39 КЗпП за формою, визначеною ДСЗ, про що повідомляються роботодавець (будь-якими засобами комунікації, у тому числі електронними), територіальний орган ДПСУ та територіальний орган Пенсійного фонду України. Ці положення не поширюються на припинення трудових договорів із керівниками підприємств, установ, організацій всіх форм власності, а також особами, які обіймають виборні посади. У разі якщо у таких осіб не припинені трудові договори з роботодавцем, який перебуває на непідконтрольній території або щодо якого відсутня інформація про місце перебування, заява зберігається у територіальному органі ДСЗ на підконтрольній території до моменту деокупації (розблокування) відповідних територій, після чого протягом 7 календарних днів повідомляється роботодавець (будь-якими засобами комунікації, у тому числі електронними).

Таким чином, для розірвання трудового договору з попереднім роботодавцем та працевлаштування на нове основне місце роботи працівник повинен звернутися до територіального органу ДСЗ із заявою на ім’я роботодавця про припинення трудового договору за пунктом 1 частини першої статті 36 (за угодою сторін) або статтями 38, 39 (з ініціативи працівника) КЗпП. На підставі такої заяви територіальний орган ДСЗ надає працівникові статус безробітного, після чого громадянин може бути працевлаштований на нове основне місце роботи (обов’язок повідомляти попереднього роботодавця про припинення трудових відносин з ним працівника покладається на територіальний орган ДСЗ, до якого працівник подав заяву про припинення трудового договору). Без подання зазначеної заяви до територіального органу ДСЗ працівник може бути прийнятий на роботу тільки як сумісник, оскільки у нього є основне місце роботи (у працівника не може бути два основних місця роботи), незважаючи на те що фактично він там не працює.

У разі прийняття на роботу працівника як зовнішнього сумісника ним у загальному порядку подається роботодавцю ТК (якщо вона зберігається у нього, а не у роботодавця за основним місцем роботи, доки той не передасть скановані копії сторінок ТК до ПФУ) або відомості про трудову діяльність з Реєстру ЗО. При внесенні запису до ТК зовнішнього сумісника необхідно вказати, що його прийнято на роботу саме за сумісництвом (для виключення одночасної наявності двох записів у ТК про прийняття на роботу як на основне місце роботи). Для такої ситуації норми Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, застаріли і не відповідають нормам КЗпП.

Що стосується подання роботодавцю військово-облікового документа, то згідно з частиною 10 статті 1 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII та пунктом 20 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487), військово-обліковими документами є:

– для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;

– для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;

– для резервістів — військовий квиток.

Відповідно до пункту 34 Порядку № 1487 з метою ведення персонального військового обліку підприємства здійснюють перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності військово-облікового документа, визначеного у пункті 20 цього Порядку, або відображення в електронній формі інформації, що міститься в таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу «Дія». Прийняття на роботу, взяття на персональний військовий облік військовозобов’язаних здійснюється тільки після взяття їх на військовий облік у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦКСП), органах Служби безпеки України (далі — СБУ), підрозділах Служби зовнішньої розвідки України (далі — СЗР).

Таким чином, роботодавець ще до прийняття на роботу має перевірити у громадянина наявність військово-облікового документа (в паперовому вигляді або за допомогою Порталу «Дія»), а в разі його відсутності повідомити громадянину про необхідність постановки на військовий облік та отримання військово-облікового документа у відповідному ТЦКСП (органі СБУ, підрозділі СЗР) або про надання підтвердження зняття (виключення) з військового обліку, наприклад через стан здоров’я, досягнення граничного віку перебування на військовому обліку (таким підтвердженням може бути довідка, видана ТЦКСП, органом СБУ, підрозділом СЗР).

Жінки, які не взяті на військовий облік і не бажають за власним бажанням стати на військовий облік, але мають спеціальність та/або професію, споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю, визначеною у переліку, затвердженому наказом Міноборони від 11.10.2021 № 313, не є військовозобов’язаними, тому не подають військово-обліковий документ при працевлаштуванні. Жінки, які мають медичну або фармацевтичну спеціальність, але не були взяті на військовий облік як військовозобов’язані (не отримували військово-обліковий документ), можуть працевлаштовуватися як невійськовозобов’язані (тобто без подання роботодавцю військово-облікового документа) до кінця 2026 року (п. 51 Порядку № 1487).

Іншими документами, що подаються працівниками під час прийняття на роботу, можуть бути документи, надання яких передбачено законодавством (наприклад, для державних службовців — декларація про доходи), або які необхідні роботодавцю для відображення даних про працівника у звітності (зокрема, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера (РНОКПП)), або які підтверджують право працівника на податкові та інші пільги чи його статус (наприклад, документ про встановлення інвалідності із зазначенням групи (висновок та за наявності індивідуальна програма реабілітації від МСЕК), «чорнобильське» посвідчення із зазначенням категорії, посвідчення учасника бойових дій, свідоцтво про народження дитини (дітей), пенсійне посвідчення).

При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП).

Випадки, коли роботодавцю заборонено відмовляти працівнику в прийнятті на роботу

Статтею 2-1 КЗпП заборонена будь-яка дискримінація у сфері праці (в т. ч. при прийнятті на роботу), зокрема порушення принципу рівності прав і можливостей, пряме або непряме обмеження прав працівників залежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, етнічного, соціального та іноземного походження, віку, стану здоров’я, інвалідності, підозри чи наявності захворювання на ВІЛ/СНІД, сімейного та майнового стану, сімейних обов’язків, місця проживання, членства у професійній спілці чи іншому об’єднанні громадян, участі у страйку, звернення або наміру звернення до суду чи інших органів за захистом своїх прав або надання підтримки іншим працівникам у захисті їхніх прав, повідомлення про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції», а також сприяння особі у здійсненні такого повідомлення, за мовними або іншими ознаками, не пов’язаними з характером роботи або умовами її виконання. Не вважаються дискримінацією у сфері праці встановлені КЗпП та іншими законами дії, а також обмеження прав працівників, що залежать від властивих певному виду робіт вимог (щодо віку, освіти, стану здоров’я, статі) чи обумовлені необхідністю посиленого соціального та правового захисту деяких категорій осіб.

Згідно зі статтею 22 КЗпП забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу, тобто відмова без будь-яких мотивів або з підстав, що не стосуються кваліфікації чи професійних якостей працівника, або з інших підстав, не передбачених законом.

На вимогу особи, якій відмовлено в прийнятті на роботу, роботодавець зобов’язаний письмово повідомити про причину такої відмови, яка має відповідати частині першій цієї статті.

Будь-яке пряме або непряме обмеження трудових прав при укладенні, зміні та припиненні трудового договору не допускається. Вимоги щодо віку, рівня освіти, стану здоров’я працівника можуть встановлюватись законодавством України.

Забороняється відмовляти у прийнятті на роботу жінкам з мотивів, пов’язаних з вагітністю або наявністю дітей віком до 3 років, а одиноким матерям — за наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю. При відмові у прийнятті на роботу зазначеним категоріям жінок, яка може бути оскаржена в судовому порядку, роботодавець зобов’язаний повідомляти їм причину відмови в письмовій формі (ст. 184 КЗпП). Ці гарантії поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186-1 КЗпП).

Не може бути відмовлено в укладенні трудового договору особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства за погодженням між керівниками підприємств (ч. п’ята ст. 24 КЗпП).

Не допускається відмова особі з інвалідністю (далі — інвалід) в укладенні трудового договору з мотивів інвалідності, за винятком випадків, коли за висновком медико-соціальної експертизи стан здоров’я інваліда перешкоджає виконанню професійних обов’язків, загрожує здоров’ю і безпеці праці інших осіб (ч. третя ст. 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» від 21.03.91 № 875-XII).

Забороняється відмова у прийнятті на роботу з мотивів досягнення пенсійного віку (ч. друга ст. 11 Закону України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16.12.93 № 3721-XII).

Випадки, коли роботодавець має право або зобов’язаний
відмовити працівнику в прийнятті на роботу

Відповідно до статті 22 КЗпП роботодавець має право вільного вибору серед кандидатів на зайняття робочого місця (посади).

Отже, роботодавець має право відмовити кандидату в прийнятті на роботу, якщо є більш достойний кандидат на посаду з огляду на його кваліфікацію чи професійні якості.

Крім того, трудовим та іншим законодавством передбачені випадки, коли роботодавець не тільки може, а й зобов’язаний відмовити працівнику в прийнятті на роботу.

Так, забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (ч. шоста ст. 24 КЗпП). Не можуть бути прийняті на роботу особи, які не пройшли попередній медичний огляд, якщо обов’язкове його проходження передбачено вимогами до професії (спеціальності) працівника відповідно до законодавства (п.п. 1.4, 2.15, 3.2, 3.6 Порядку проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України (далі — МОЗ) від 21.05.2007 № 246; далі — Порядок № 246).

Не допускається прийняття на роботу осіб молодше 16 років. За згодою одного з батьків або особи, що його замінює, можуть, як виняток, прийматись на роботу особи, які досягли 15 років. Для підготовки молоді до продуктивної праці допускається прийняття на роботу здобувачів освіти закладів загальної середньої, професійної (професійно-технічної), фахової передвищої чи вищої освіти, які здобувають у будь-якій формі початкову, базову середню чи профільну середню освіту, для виконання легкої роботи, що не завдає шкоди здоров’ю і не порушує процесу навчання, у вільний від навчання час по досягненні ними 14-річного віку за згодою одного з батьків або особи, що його замінює (ст. 188 КЗпП). Зауважимо, що на сьогодні в законодавстві немає визначення терміну «легка робота» та переліку видів легкої роботи для здобувачів освіти.

Забороняється застосування праці осіб молодше 18 років на важких роботах і на роботах із шкідливими або небезпечними умовами праці, а також на підземних роботах (ст. 190 КЗпП). Перелік важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці неповнолітніх, затверджений наказом МОЗ від 31.03.94 № 46.

Забороняється застосування праці жінок на важких роботах і на роботах із шкідливими або небезпечними умовами праці, а також на підземних роботах, крім деяких підземних робіт (нефізичних робіт або робіт по санітарному та побутовому обслуговуванню) (ст. 174 КЗпП). Перелік важких робіт та робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок, затверджений наказом МОЗ від 29.12.93 № 256.

Крім того, роботодавець має право відмовити в прийнятті на роботу громадянину, який не має відповідної кваліфікації або рівня освіти, якщо це передбачено вимогами до займаної посади (професії).

Так, відповідно до частини першої статті 74 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров’я» від 19.11.92 № 2801-XII медичною і фармацевтичною діяльністю можуть займатися особи, які мають відповідну спеціальну освіту і відповідають єдиним кваліфікаційним вимогам.

Статтею 53 Закону України «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII та статтею 62 Закону України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII встановлено, що здобувачі освіти (учні, студенти, курсанти, слухачі, стажисти, аспіранти, адьюнкти, асистенти-стажисти, лікарі (провізори)-інтерни, лікарі-резиденти) мають право на трудову діяльність у позанавчальний час. Тобто фактично заборонено приймати на роботу (допускати до роботи) зазначених осіб, якщо час їхньої роботи буде збігатися з часом навчання (це стосується, в першу чергу, тих, хто навчається за денною формою). Тому здобувачів освіти можна приймати на роботу тільки у разі, якщо їхній робочий час буде відрізнятися від часу навчання в навчальних закладах.

Також роботодавець має право відмовити в прийнятті на роботу особі, яка є родичем працівника підприємства, за наявності обмежень спільної роботи родичів на підприємстві. Так, відповідно до статті 25-1 КЗпП роботодавець вправі запроваджувати обмеження щодо спільної роботи на одному і тому ж підприємстві осіб, які є близькими родичами чи свояками (батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри і діти подружжя), якщо у зв’язку з виконанням трудових обов’язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному. На підприємствах, в установах, організаціях державної форми власності порядок запровадження таких обмежень встановлюється законодавством.

Так, частиною 1 статті 27 Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII (далі — Закон № 1700) встановлено обмеження щодо спільної роботи близьких осіб у прямому підпорядкуванні один у одного в державних структурах для осіб, зазначених в пункті 1 частини 1 статті 3 цього Закону, тобто для осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування. До таких осіб, зокрема, належать: вищі посадові особи держави (Президент України, Голова Верховної Ради України, його Перший заступник та заступник, Прем’єр-міністр України, Перший віце-прем’єр-міністр України, віце-прем’єр-міністри України, міністри, інші керівники центральних органів виконавчої влади, які не входять до складу Кабінету Міністрів України, та їх заступники, Голова Служби безпеки України, Генеральний прокурор, Голова Національного банку України, його перший заступник та заступник, Голова та інші члени Рахункової палати, Уповноважений Верховної Ради України з прав людини, Уповноважений із захисту державної мови); народні депутати України, депутати місцевих рад, сільські, селищні, міські голови; державні службовці, посадові особи місцевого самоврядування; судді; особи рядового і начальницького складу державної кримінально-виконавчої служби, особи начальницького складу служби цивільного захисту, Державної бюро розслідувань (ДБР), Національного антикорупційного бюро України (НАБУ), особи, які мають спеціальні звання Бюро економічної безпеки України (БЕБ); посадові та службові особи органів прокуратури, СБУ, ДБР, НАБУ, БЕБ, дипломатичної служби, державної лісової охорони, державної охорони природно-заповідного фонду, Державної податкової служби України (ДПСУ), Державної митної служби України; Голова, заступник Голови Національного агентства з питань запобігання корупції; члени Центральної виборчої комісії; поліцейські; посадові та службові особи інших державних органів, у тому числі Пенсійного фонду; члени державних колегіальних органів, у тому числі уповноважені з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель; Керівник Офісу Президента України, його Перший заступник та заступники, уповноважені, прес-секретар Президента України; Секретар Ради національної безпеки і оборони України, його помічники, радники, помічники, радники Президента України (крім осіб, посади яких належать до патронатної служби та які обіймають їх на громадських засадах); члени правління Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, Пенсійного фонду, Наглядової ради Пенсійного фонду.

Згідно зі статтею 1 Закону № 1700 близькі особи — члени сім’ї суб’єкта, зазначеного у частині 1 статті 3 цього Закону (тобто особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування), а також чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, рідний та двоюрідний брати, рідна та двоюрідна сестри, рідний брат та сестра дружини (чоловіка), племінник, племінниця, рідний дядько, рідна тітка, дід, баба, прадід, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, зять, невістка, тесть, теща, свекор, свекруха, батько та мати дружини (чоловіка) сина (дочки), усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклувальник, особа, яка перебуває під опікою або піклуванням зазначеного суб’єкта.

Відповідно до частини 1 статті 27 Закону № 1700 особи, які претендують на зайняття посад, зазначених у пункті 1 частини 1 статті 3 цього Закону (див. вище), зобов’язані повідомити керівництво органу, на посаду в якому вони претендують, про працюючих у цьому органі близьких їм осіб.

Обмеження щодо спільної роботи в державних структурах близьких осіб у прямому підпорядкуванні один у одного не поширюються на:

1) народних засідателів і присяжних;

2) близьких осіб, які прямо підпорядковані один одному у зв’язку з набуттям одним з них статусу виборної особи (крім випадків прийняття близької особи на роботу помічником-консультантом народного депутата України, помічником-консультантом депутата місцевої ради);

3) осіб, які працюють у сільських населених пунктах (крім тих, що є районними центрами), а також гірських населених пунктах.

У разі виникнення обставин, що порушують вимоги частини 1 статті 27 Закону № 1700 (щодо заборони спільної роботи близьких осіб у прямому підпорядкуванні один у одного), відповідні особи, близькі їм особи вживають заходів щодо усунення таких обставин у 15-денний строк. Якщо в зазначений строк ці обставини добровільно не усунуто, відповідні особи або близькі їм особи в місячний строк з моменту виникнення обставин підлягають переведенню на іншу посаду, що виключає пряме підпорядкування. У разі неможливості такого переведення особа, яка перебуває у підпорядкуванні, підлягає звільненню із займаної посади (ч. 2 ст. 27 Закону № 1700).

Крім того, відповідно до частини 2 статті 19 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII на державну службу не може вступити особа, яка:

– визнана недієздатною або дієздатність якої обмежена;

– має судимість за вчинення умисного кримінального правопорушення, якщо така судимість не погашена або не знята в установленому законом порядку;

– відповідно до рішення суду позбавлена права займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, або обіймати відповідні посади;

– піддавалася адміністративному стягненню за правопорушення, пов’язане з корупцією, — протягом 3 років з дня набрання відповідним рішенням суду законної сили;

– має громадянство іншої держави;

– не пройшла спеціальну перевірку або не надала згоду на її проведення;

– підпадає під заборону, встановлену Законом України «Про очищення влади».

Правовий захист від незаконної відмови в прийнятті на роботу

Законодавство України гарантує громадянам правовий захист від неправомірної відмови в прийнятті на роботу.

Так, необґрунтована відмова в прийнятті на роботу може бути оскаржена в суді, оскільки згідно зі статтею 55 Конституції України права громадянина захищаються судом, і кожному гарантується право на оскарження в суді рішень, дій чи бездіяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, посадових і службових осіб.

Частиною другою статті 232 КЗпП передбачено, що безпосередньо в місцевих загальних судах розглядаються спори про відмову в прийнятті на роботу:

• працівників, запрошених на роботу в порядку переведення з іншого підприємства;
• молодих спеціалістів, які закінчили заклад фахової передвищої, вищої освіти і в установленому порядку направлені на роботу на дане підприємство;
• вагітних жінок, жінок, які мають дітей віком до 3 років або дитину-інваліда, а одиноких матерів (батьків) — при наявності дитини віком до 14 років;
• виборних працівників після закінчення строку повноважень;
• працівників, яким надано право поворотного прийняття на роботу (категорії працівників і такі випадки прийняття на роботу наведені у статті 42-1 КЗпП);
• інших осіб, з якими роботодавець відповідно до чинного законодавства зобов’язаний укласти трудовий договір.

До осіб, зазначених в останньому пункті, належать, зокрема, громадяни, які направлені на роботу службою зайнятості відповідно до інформації, наданої роботодавцем про наявні вакансії (форма № 3-ПН), в рахунок «інвалідного» нормативу², особи, звільнені у зв’язку з направленням на роботу за кордон, призовом на строкову військову службу (не в особливий період) або альтернативну (невійськову) службу і повернулися після закінчення цієї роботи чи служби, а також особи, які вважають, що їм відмовлено в укладенні трудового договору всупереч гарантіям, передбаченим статтею 22 КЗпП. При обґрунтованості позову суд рішенням зобов’язує роботодавця укласти трудовий договір з особою, запрошеною на роботу в порядку переведення, з першого робочого дня, наступного після дня звільнення з попереднього місця роботи (якщо була обумовлена інша дата — з цієї дати), з іншими особами — з дня їх звернення до роботодавця з приводу прийняття на роботу (п. 6 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9; далі — Постанова ВСУ № 9).

Укладення трудового договору

Прийняття на роботу працівників здійснюється на вакантну посаду, передбачену штатним розписом підприємства. За строковим трудовим договором можливе прийняття на роботу на посаду, зайняту іншим працівником, який тимчасово відсутній (перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку, тимчасово непрацездатний тощо), на період його відсутності.

Назва посади (професії), на яку приймається працівник і яка передбачена штатним розписом, повинна відповідати найменуванням посад (професій), зазначеним в Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій).

Якщо роботодавець після співбесіди з громадянином і на підставі поданих ним вищерозглянутих документів прийняв рішення про прийняття на роботу такого громадянина, при цьому сторони погодили всі аспекти майбутніх трудових відносин, то між ними укладається трудовий договір.

Відповідно до статті 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації.

Також КЗпП передбачено окремий вид трудового договору — з нефіксованим робочим часом. Згідно зі статтею 21-1 КЗпП трудовий договір з нефіксованим робочим часом — це особливий вид трудового договору, умовами якого не встановлено конкретний час виконання роботи, обов’язок працівника виконувати яку виникає виключно у разі надання роботодавцем передбаченої цим трудовим договором роботи без гарантування того, що така робота буде надаватися постійно, але з дотриманням умов оплати праці, передбачених цією статтею.³

Частиною четвертою статті 24 КЗпП встановлено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.

В мирний час згідно з частиною першою статті 24 КЗпП трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим при:

1) організованому наборі працівників;

2) укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

3) укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;

5) укладенні трудового договору з неповнолітнім;

6) укладенні трудового договору з фізичною особою (роботодавцем);

6-1) укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;

6-2) укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

До інших випадків укладення трудового договору в письмовій формі, передбачених законодавством України, належать, зокрема, випадки, встановлені статтею 25 Закону України «Про свободу совісті та релігійні організації» від 23.04.91 № 987-XII (трудовий договір між релігійною організацією та працівником укладається у письмовій формі) і статтею 15 Закону України «Про альтернативну (невійськову) службу» від 12.12.91 № 1975-XII (трудові відносини між громадянином, який проходить альтернативну службу, та підприємством оформляються на підставі письмового строкового трудового договору).

Звертаємо увагу, що стаття 24 КЗпП не зобов’язує роботодавців укладати трудовий договір у письмовій формі з усіма без винятку працівниками. Тому роботодавці можуть укладати з працівниками трудовий договір і в усній формі, крім перерахованих вище випадків, зазначених у частині першій статті 24 КЗпП, а також інших випадків, передбачених законодавством, коли додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим.

У разі укладення трудового договору з працівником в усній формі (тобто за відсутності обов’язку укладення трудового договору в письмовій формі) підтвердженням факту укладення (існування) такого договору і встановлення трудових відносин є видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу, про який піде мова нижче.

Якщо режим роботи та умови праці працівника, прийнятого на роботу, відрізняються від стандартних (робота з гнучким режимом робочого часу, на умовах неповного робочого часу, сезонна або тимчасова робота, з ненормованим робочим днем тощо), рекомендуємо роботодавцям укладати з працівником трудовий договір саме в письмовій формі для відображення в ньому всіх нюансів такої праці.

Звертаємо увагу на такий аспект: хоча укладати трудовий договір про дистанційну роботу або про надомну роботу необхідно в письмовій формі, передбачено випадки, коли цього робити не потрібно. Так, згідно з частиною восьмою статті 60-1 та частиною одинадцятою статті 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного або іншого характеру надомна та дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору в письмовій формі. З таким наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється протягом 2 днів з дня його прийняття, але до запровадження надомної та дистанційної роботи.

Крім того, на період дії воєнного стану встановлено особливості укладення трудового договору Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Так, згідно зі статтею 2 цього Закону в період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Отже, в період дії воєнного стану сторони за згодою можуть укласти трудовий договір в усній формі, навіть якщо згідно з частиною першою статті 24 КЗпП трудовий договір має укладатися в письмовій формі.

Також статтею 2 Закону № 2136 встановлено, що при укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.

Строк, на який укладається трудовий договір

Згідно зі статтею 23 КЗпП трудовий договір може бути:

1) безстроковим, що укладається на невизначений строк;

2) таким, що укладається на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

3) таким, що укладається на час виконання певної роботи.

Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами.

Правила обчислення строків, передбачених КЗпП (трудовим законодавством), встановлені статтею 241-1 КЗпП, згідно з якою строки виникнення і припинення трудових прав та обов’язків обчислюються роками, місяцями, тижнями і днями.

При укладенні строкового трудового договору строк його дії може визначатися як конкретним періодом (наприклад, періодом виконання польових робіт), так і часом настання певної події (наприклад, повернення на роботу працівниці з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами або з відпустки для догляду за дитиною; особи, звільненої з роботи у зв’язку з призовом на строкову військову службу або альтернативну невійськову службу; особи, у якої закінчився строк виконання депутатських повноважень або роботи на виборній посаді) (п. 7 Постанови ВСУ № 9).

Укладення трудового договору на певний строк трохи відрізняється від укладення трудового договору на час виконання певної роботи: в першому випадку строк дії трудового договору визначається конкретними датами (наприклад, з 1 лютого по 31 жовтня 2024 року) або певним періодом (наприклад, на період 6 місяців або на період сезону, або на період тимчасової відсутності іншого працівника тощо); у другому випадку сторони домовляються про трудові відносини без їхньої прив’язки до конкретних дат (періодів) — на час виконання певної роботи (будівництво об’єкта, встановлення і підготовка до запуску нового обладнання, впровадження технології тощо).

Правове становище працівників, які працюють на умовах строкових трудових договорів, нічим не відрізняється від правового становища працівників, які уклали трудові договори на невизначений строк. Перші також повинні дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, мають право на оплату праці, щорічну відпустку, допомогу по тимчасовій непрацездатності тощо.

Що стосується можливості укладення строкових трудових договорів у період дії воєнного стану, то, крім вищенаведених випадків, відповідно до статті 2 Закону № 2136 з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили, у тому числі внаслідок фактичної відсутності працівників, які евакуювалися в іншу місцевість, перебувають у відпустці, простої, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, роботодавці можуть укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.

У трудовому договорі (незалежно від його виду) відображаються основні і додаткові умови праці. До основних умов належать: місце роботи (основне чи за сумісництвом); робочий час і час відпочинку; посадові (трудові) обов’язки (визначаються інструкцією за посадою або професією); оплата праці (згідно зі штатним розписом, колективним договором або за затвердженими окремим документом розцінками); соціальне забезпечення. До додаткових умов можуть належати: випробувальний строк; індивідуальний режим роботи (наприклад, неповний робочий день або тиждень); матеріальна відповідальність (якщо працівник, який приймається на роботу, стає матеріально відповідальною особою) тощо.

Звертаємо увагу, що умови трудових договорів, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП). Тому в трудових договорах не можна відображати норми, які нижче мінімальних державних гарантій в оплаті праці (наприклад, не можна встановлювати посадовий оклад в розмірі, який менше прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня календарного року), вище максимальної тривалості роботи, встановленої законодавством (наприклад, не можна встановлювати в мирний час тривалість робочого тижня понад 40 годин).

Забороняється примушення працівника до укладення трудового договору, який містить умови, щодо яких між працівником та роботодавцем не досягнуто взаємної згоди (ч. друга ст. 9 КЗпП).

Форма трудового договору між працівником і роботодавцем – фізичною особою затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 № 260. Форма трудового договору між працівником і роботодавцем — юридичною особою законодавством не затверджена, тому юридичні особи, враховуючи специфіку своєї діяльності, можуть самостійно з урахуванням вимог трудового законодавства розробити і застосовувати свою форму трудового договору.⁴

Наказом Міністерства економіки України (далі — Мінекономіки) від 26.10.2022 № 4179 затверджено примірну форму трудового договору з нефіксованим робочим часом, а наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 затверджено:

– типову форму трудового договору про надомну роботу;⁵

– типову форму трудового договору про дистанційну роботу.⁶

При укладенні трудового договору будь-якого виду в письмовій формі один його примірник надається працівникові, другий примірник залишається у роботодавця.

Спрощений режим регулювання трудових відносин

КЗпП має главу III-Б «Спрощений режим регулювання трудових відносин» (статті 49-5 – 49-8 КЗпП), якою визначено особливості застосування спрощеного режиму регулювання трудових відносин (далі — спрощений режим). Такий режим застосовується до трудових відносин, що виникають:

між працівником та роботодавцем, який є суб’єктом малого або середнього підприємництва відповідно до закону з середньою кількістю працівників за звітний період (календарний рік) не більше 250 осіб (середня кількість працівників визначається за даними відповідної статистичної звітності);

або між роботодавцем та працівником, розмір заробітної плати якого за місяць становить понад 8 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої законом.

Спрощений режим може на добровільних засадах застосовуватися у відносинах між працівниками та роботодавцями, які мають право на його використання. Такий режим передбачає можливість встановлення індивідуальних умов праці працівника безпосередньо у трудовому договорі.

Згідно зі статтею 49-6 КЗпП регулювання трудових відносин працівників і роботодавців, на яких поширюється спрощений режим, здійснюється трудовим договором. За взаємною згодою працівника та роботодавця може укладатися безстроковий або строковий трудовий договір. Строковий трудовий договір укладається на визначений строк або на час виконання певної роботи.

При спрощеному режимі істотними умовами трудового договору, зокрема, є:

1) місце роботи;

2) дата набрання чинності трудовим договором, а у разі укладення трудового договору на визначений строк — строк дії договору;

3) обов’язки працівника;

4) умови оплати праці;

5) режим роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, роботи в нічний та надурочний час;

6) тривалість основної щорічної відпустки, порядок її надання, надання щорічних додаткових відпусток (розміри їх оплати);

7) гарантії і компенсації за роботу із шкідливими та/або небезпечними умовами праці, у разі наявності на робочому місці працівника відповідних умов, із зазначенням їх характеристик;

8) умови праці;

9) строки повідомлення про розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;

10) порядок та форма обміну інформацією між роботодавцем і працівником;

11) порядок та строки повідомлення працівника про зміну істотних умов праці (у разі їх погіршення). Про зміну істотних умов праці працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці;

12) умови та порядок внесення інших змін до трудового договору, а також порядок та форма інформування про зміну трудового договору;

13) умови нерозголошення комерційної таємниці, забезпечення захисту інтелектуальної власності і використання об’єктів авторського права (у разі їх використання або створення у процесі трудової діяльності) та відповідальність за їх порушення;

14) умови виникнення та порядок врегулювання конфлікту інтересів;

15) компенсаційна виплата працівнику в разі розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;

16) відповідальність роботодавця за порушення строків виплати заробітної плати, що передбачає визначення у трудовому договорі розміру компенсації (у процентному відношенні до розміру заробітної плати (тарифної ставки або окладу (посадового окладу), яка сплачується роботодавцем працівнику за кожний день затримки виплати заробітної плати.

Трудовий договір укладається в письмовій формі, а за згодою між працівником і роботодавцем може бути укладений у формі електронного документа.

Трудові відносини, які не врегульовані положеннями глави III-Б КЗпП та/або умовами трудового договору, регулюються відповідними положеннями КЗпП. В умовах воєнного стану положення трудового договору застосовуються в тій частині, що не суперечать законодавству щодо регулювання трудових відносин в умовах воєнного стану, якщо інше не встановлено домовленістю сторін.

Укладення контракту

Згідно з частиною третьою статті 21 КЗпП особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в т. ч. матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Постановою Кабінету Міністрів України «Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору» від 19.03.94 № 170 (далі — Постанова № 170) затверджено Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників (далі — Положення № 170).

Пунктом 1 Постанови № 170 та пунктом 3 Положення № 170 встановлено, що контрактна форма трудового договору застосовується до працівників при прийнятті (найманні) на роботу лише у випадках, прямо передбачених законами.⁷

Наприклад, статтею 103 Кодексу цивільного захисту України встановлено, що підприємством, яке виконує функції захисту населення, території, навколишнього природного середовища та майна від надзвичайних ситуацій (аварійно-рятувальна служба, пожежна служба тощо), з особою, яка призначається на посаду рядового або начальницького складу служби цивільного захисту, може бути укладений контракт про проходження служби цивільного захисту.

Типова форма контракту з працівником затверджена наказом Міністерства праці України від 15.04.94 № 23.

Підставою для укладення контрактів з керівниками підприємств незалежно від форми власності є стаття 65 Господарського кодексу України, частиною 4 якої встановлено, що у разі найму керівника підприємства з ним укладається договір (контракт), в якому визначаються строк найму, права, обов’язки і відповідальність керівника, умови його матеріального забезпечення, умови звільнення його з посади, інші умови найму за погодженням сторін.

Типова форма контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.95 № 597.

Роботодавець може вимагати від працівника укладення контракту тільки в тому разі, коли він належить до категорії працівників, які згідно із законодавством працюють за контрактом (наприклад, керівники підприємств). Порушення цих вимог може бути підставою для визнання відповідно до статті 9 КЗпП недійсними умов праці за контрактом, які погіршують становище порівняно з законодавством України (п. 7 Постанови ВСУ № 9).

Контракт за своєю суттю є строковим трудовим договором. У ньому передбачаються строк дії контракту, обсяги запропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, права, обов’язки і взаємна відповідальність сторін, умови оплати і організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов’язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей та фінансових можливостей роботодавця.

Умови оплати праці та матеріального забезпечення працівників, з якими укладається контракт, визначаються угодою сторін. Розміри виплат не можуть бути меншими ніж передбачено чинним законодавством, угодами і колективним договором, та залежать від виконання умов контракту. У контракті можуть також визначатися умови підвищення або зниження обумовленого сторонами розміру оплати праці, встановлення доплат і надбавок, премій, винагород за підсумками роботи за рік чи інший період (квартал, півріччя тощо), участі в розподілі прибутку підприємства (якщо це передбачено його статутом і чинним законодавством).

У контракті можуть бути встановлені додаткові пільги, гарантії та компенсації, не передбачені чинним законодавством, за рахунок коштів роботодавця. Наприклад, якщо для службових поїздок працівник використовуватиме власний автомобіль, в контракті можуть бути передбачені умови виплати йому грошової компенсації.

Також в контракті визначаються режими робочого часу і часу відпочинку працівника. Тривалість відпустки працівника не може бути меншою за встановлену законодавством для цієї категорії працівників. За угодою сторін у контракті можуть бути визначені й інші умови організації праці, необхідні для виконання зобов’язань, взятих на себе сторонами.

Контракт оформляється у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу, і зберігається у кожної із сторін контракту. За згодою працівника копія укладеного з ним контракту може бути передана профспілковому або іншому органу, уповноваженому працівником представляти його інтереси, для здійснення контролю за дотриманням умов контракту.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами в контракті, і може бути змінений за згодою сторін, складеною у письмовій формі.

Контракт є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття (наймання) працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

Наказ про прийняття на роботу

Як зазначалося вище, укладення трудового договору (в т. ч. контракту) оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (ч. четверта ст. 24 КЗпП).

Типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила). Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, є нормативно-правовим актом, виконання якого є обов’язковим для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і організацій всіх форм власності.

Відповідно до пункту 7 глави 10 розділу ІІ Правил у розпорядчих документах з кадрових питань зазначаються великими літерами прізвище працівника і малими — його ім’я та по батькові. У наказах про прийняття працівника на роботу зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу, розміри його посадового окладу (відповідно до штатного розпису), надбавок та доплат.

Типовою формою № П-1 передбачено відображення в наказі про прийняття на роботу за потреби умов прийняття на роботу (на конкурсній основі, за умовами контракту, зі строком випробування, на час виконання певної роботи, за результатами успішного стажування, переведення тощо).

Зазвичай перед виданням наказу (розпорядження) про прийняття на роботу його проект узгоджується (візується) у відповідній службі (службах) підприємства для підтвердження того, що посада, на яку приймається працівник, є вакантною (тимчасово не зайнятою), із зазначенням по ній розміру окладу, який буде виплачуватися новому працівнику.

У разі встановлення працівнику випробувального строку за угодою сторін умова про випробування повинна бути відображена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (ст. 26 КЗпП).

Виданий і підписаний керівником підприємства наказ про прийняття на роботу доводиться до працівника під підпис (зразок наказу див. нижче).

 

Допуск працівника до роботи

Відповідно до частини четвертої статті 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення ДПСУ про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Таким чином, працівник може бути допущений до роботи лише після того, як будуть дотримані (виконані) три наступні умови:

– з працівником укладено трудовий договір (в письмовій або усній формі);

– видано наказ (розпорядження) роботодавця про прийняття працівника на роботу;

– роботодавцем направлено повідомлення ДПСУ про прийняття працівника на роботу.

З дати прийняття на роботу, зазначеної в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (трудовому договорі), громадянин набуває статусу працівника і на нього в повному обсязі поширюються норми трудового законодавства (як в частині прав, так і в частині обов’язків).

Згідно з частиною першою статті 29 КЗпП до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

1) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

3) права та обов’язки, умови праці;

4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;

5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);

6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;

7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

9) процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

З огляду на вищевикладене, на зворотному боці проекту наказу про прийняття на роботу може бути відображена інформація, підтверджена підписом працівника, про його згоду з умовами праці, проходження ним інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

При укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець забезпечує виконання пунктів 1, 3, 5, 7 – 9 частини першої статті 29 КЗпП та у разі потреби надає працівникові необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпеки праці.

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної у пункті 4 частини першої статті 29 КЗпП, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Вищевикладена норма у разі відсутності електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису у працівників, які виконують дистанційну або надомну роботу, може застосовуватися приблизно так: працівнику всі необхідні документи направляються в електронному вигляді (наприклад, у вигляді фотографій, сканованих копій тощо, тобто файлів в форматі jpeg, pdf, Word, Excel тощо) по електронній пошті (іншим каналам зв’язку). Після ознайомлення з ними працівник за потреби готує свої документи, які в такому ж вигляді і по тих же каналах зв’язку направляє роботодавцю.

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).

Перед допуском до роботи працівника бажано попередити, що він повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі (ст. 30 КЗпП). У той же час роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).

Повідомлення податкового органу про прийнятих працівників

Постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту» від 17.06.2015 № 413 (далі — Постанова № 413) затверджено форму і порядок подання повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту (далі — повідомлення) в ДПСУ та її територіальний орган.

Згідно з Постановою № 413 повідомлення подається власником підприємства або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства) та/або резидентом Дія Сіті до територіальних органів ДПСУ за місцем обліку їх як платника єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу.

За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту засобами електронного зв’язку в електронній формі повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатком до Постанови № 413 разом з копією в електронній формі.

Повідомлення не подається до територіального органу ДПСУ у разі прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства. Повідомленням про прийняття на роботу зазначених осіб є відомості, отримані органами ДПСУ з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР).

Вищевикладене пояснюється тим, що в разі прийняття на роботу нового керівника підприємства суб’єктом господарювання (засновником або особою, яка виконує обов’язки керівника) подається інформація державному реєстратору про зміну (призначення) керівника підприємства в порядку, визначеному Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV, яка заноситься до ЄДР та в цей же день передається в інформаційні системи ДПСУ.

Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону № 2464.

Основною частиною форми повідомлення є таблиця, яка містить 8 граф (реквізити з 4 по 11). У повідомленні відображаються:

• в реквізиті 1 — тип повідомлення («початкове» і «скасовуюче»);
• в реквізиті 2 — код згідно з ЄДРПОУ / РНОКПП або серія (за наявності) та номер паспорта роботодавця (серія та номер паспорта зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті);
• в реквізиті 3 — найменування / прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) страхувальника;
• в графі 4 — порядковий номер запису;
• в графі 5 — категорія особи (1 — наймані працівники за основним місцем роботи; 2 — працівники за сумісництвом; 3 — гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 — особи на підставі цивільно-правових договорів);
• в графі 6 — РНОКПП або серія (за наявності) та номер паспорта (для тих, хто відмовився отримувати РНОКПП);
• в графі 7 — унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
• в графі 8 — прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи (працівника);
• в графі 9 — номер наказу або розпорядження про прийняття працівника на роботу (не заповнюється у разі укладення гіг-контракту / цивільно-правового договору);
• в графі 10 — дата видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу / дата укладення гіг-контракту / дата укладення цивільно-правового договору;
• в графі 11 — дата початку роботи / початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом / початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору.
• в реквізиті 12 — дата формування повідомлення у страхувальника (роботодавця).

Повідомлення підписується керівником (уповноваженою особою) і головним бухгалтером (особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку) підприємства.

По кожному прийнятому на роботу працівнику в таблиці повідомлення заповнюється один рядок, в якому відображається вище зазначена інформація.

Норму Постанови № 413 про необхідність подання повідомлення «до початку роботи працівника» необхідно розуміти так: момент (час і дата) подання повідомлення повинен передувати моменту (часу і даті) допуску працівника до роботи. Наприклад, якщо підприємство планує допустити працівника до роботи в понеділок о 10.00 26 лютого 2024 року, то повідомлення має бути направлено (подано) до органу ДПСУ до 10.00 26 лютого 2024 року. Зокрема, підприємство не порушить термін подання повідомлення, якщо в зазначеному випадку воно направить повідомлення до органу ДПСУ в електронній формі вранці 26 лютого і в квитанції 1 буде вказано момент доставки документа в ДПСУ 26.02.2024 9.55.35.

Більш того, є рішення суду⁸, яким встановлено, що якщо працівник був допущений до роботи о 8.00, а повідомлення було направлено до органу ДПСУ в електронній формі в цей же день зранку і надійшло до органу ДПСУ о 9.07, то це не є порушенням і підставою для притягнення посадової особи (директора) до адміністративної (роботодавця до фінансової) відповідальності у вигляді накладення штрафу. Також немає порушення в разі, якщо працівник був допущений до роботи о 8.00, а повідомлення було направлено органу ДПСУ в електронній формі в день, що передує дню допуску до роботи, і надійшло до органу ДПСУ о 9.55 в день допуску працівника до роботи.

Після прийняття рішення судом⁹, Державна служба України з питань праці (далі — Держпраці) змінила свою думку, викладену в раніше наданих роз’ясненнях, і тепер погоджується з тим, що достатньо виконати вимогу про подання повідомлення до початку роботи за часом. Наприклад, якщо працівник починає свою роботу згідно з графіком о 16.00, то повідомлення може бути подано в цей же день о 9.00.⁹

День видання наказу про прийняття працівника на роботу, що вказується в графі 10 «Дата видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу / дата укладення гіг-контракту / дата укладення цивільно-правового договору» може співпадати з днем подання повідомлення, що вказується в реквізиті 12 «Дата формування повідомлення у страхувальника» і з днем допуску працівника до роботи, що вказується в графі 11 «Дата початку роботи…» форми повідомлення, але час видання зазначеного наказу і час подання повідомлення повинні передувати часу допуску працівника до роботи. Наприклад, якщо громадянин приймається на роботу 26 лютого 2024 року зі змінним графіком роботи, і в цей день він повинен приступити до роботи о 16.00 (18.00 або 20.00), то наказ про прийняття цього працівника на роботу повинен бути виданий (оформлений), і після цього повідомлення має бути подано 26 лютого 2024 року до 16.00 (до 18.00 або до 20.00), тобто раніше часу допуску працівника до роботи (до початку роботи працівника).

Незважаючи на рішення суду⁹, не рекомендуємо направляти (подавати) повідомлення за часом пізніше часу допуску працівника до роботи, оскільки не буде виконана умова про подання повідомлення до початку роботи працівника. Рекомендуємо направляти (подавати) повідомлення до податкового органу в день, що передує дню допуску працівника до роботи.

Нагадаємо, що раніше Мінсоцполітики у своїх листах¹⁰ роз’яснювало, що дата наказу про прийняття працівника на роботу і дата початку роботи працівника не співпадають (відрізняються). Тобто, на думку держоргану, дата видання наказу про прийняття працівника на роботу має передувати даті допуску працівника до роботи. Ми з такою позицією Мінсоцполітики не згодні, оскільки вона не підтверджена нормами законодавства. Як зазначено вище, при дотриманні певних умов зазначені дати можуть співпадати.

Крім того, дата наказу про прийняття працівника на роботу і дата подання повідомлення можуть співпадати, а також перша дата може передувати другій даті.

Повідомлення засобами електронного зв’язку в електронній формі вважається поданим, якщо страхувальник (роботодавець) отримав квитанцію 1 та квитанцію 2 (з інформацією про відсутність помилок).

Що стосується механізму подання повідомлення на папері (за відсутності технічної можливості подання повідомлення засобами електронного зв’язку в електронній формі), то в Постанові № 413 не йдеться про можливість (неможливість) подання такого повідомлення до органу ДПСУ поштою і не вказано, яким чином повідомлення на папері має бути доставлено до органу ДПСУ. З огляду на цей факт, на думку Держпраці¹¹, повідомлення може подаватися як шляхом відвідування уповноваженим працівником підприємства безпосередньо органу ДПСУ, так і шляхом направлення відповідного повідомлення органу ДПСУ поштою з повідомленням про вручення (рекомендованим листом). При направленні повідомлення органу ДПСУ поштою датою його подання буде дата відправлення рекомендованого листа згідно з поштовим чеком (дата, зазначена на штампі поштового відділення, проставленому на рекомендованому листі).

Але Мінсоцполітики і ДФСУ (ДПСУ) вважають¹², що подання повідомлення поштою Постановою № 413 не передбачено.

Враховуючи різну позицію держорганів, рекомендуємо роботодавцям не ризикувати, а подавати повідомлення шляхом безпосереднього відвідування органу ДПСУ (за відсутності технічної можливості подання повідомлення засобами електронного зв’язку в електронній формі).

Повідомлення в паперовому вигляді подається в 2-х примірниках, при цьому на примірнику, який залишається у роботодавця, повинен стояти штамп органу ДПСУ та підпис його посадової особи, яка прийняла документ із зазначенням дати. Наявність штампа та підпису посадової особи органу ДПСУ буде свідченням того, що повідомлення роботодавцем дійсно подано.

Норма частини четвертої статті 24 КЗпП і Постанови № 413 про необхідність направлення повідомлення стосується не тільки працівників, які приймаються на основне місце роботи, але й працівників, які приймаються на роботу як сумісники, в тому числі внутрішні. Це пояснюється тим, що при роботі за сумісництвом, яка виконується у вільний від основної роботи час, з працівником укладається окремий трудовий договір, який оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця.

У формі повідомлення при прийнятті працівника на основне місце роботи в графі 5 «Категорія особи» вказується категорія 1 (наймані працівники за основним місцем роботи), а при прийнятті на роботу сумісника — категорія 2 (працівники за сумісництвом).

Резиденти Дія Сіті в графі 5 вказують категорію особи 3 при укладенні гіг-контракту з гіг-спеціалістом та категорію особи 4 при укладенні з фізичною особою (фахівцем) цивільно-правового договору на виконання робіт (надання послуг) відповідно до норм Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-IX (далі — Закон № 1667) у межах здійснення видів діяльності, передбачених частиною 4 статті 5 цього Закону.

Що стосується договорів цивільно-правового характеру на виконання робіт (надання послуг), укладених роботодавцем (не резидентом Дія Сіті) з фізичними особами, договорів про проходження стажування (практики учнями ПТНЗ), договорів в разі виконання власником функцій з управління підприємством на громадських засадах, то оскільки вони регулюються не трудовим, а цивільним законодавством, про факт укладення і дату початку дії таких договорів повідомлення не подається. Якщо працівника згідно з рішенням суду поновлено на роботі, то повідомлення не подається (в даному випадку відбувається не прийняття працівника на роботу, а анулювання його звільнення).¹³

При заповненні форми повідомлення можливі помилки у вигляді неправильного зазначення даних працівника в графах 5–8, реквізитів наказу (розпорядження) про прийняття на роботу в графах 9 і 10, дати початку роботи працівника в графі 11. Крім того, не виключено випадки, коли з працівником укладено трудовий договір, видано наказ про його прийняття на роботу, по ньому направлено повідомлення до органу ДПСУ, але в узгоджену дату працівник на роботу не вийшов, а потім повідомив, що він на підприємстві працювати не хоче і не буде, внаслідок чого анулюється його прийняття на роботу з виданням наказу про скасування наказу про прийняття на роботу цього працівника.

У всіх вищевказаних випадках для виправлення помилкової (анулювання) інформації, зазначеної в раніше поданому повідомленні, необхідно направити (подати) до органу ДПСУ повідомлення з типом «скасовуюче», в якому повторюються помилкові дані, і одночасно нове повідомлення з типом «початкове», в якому зазначаються правильні дані, а при анулюванні прийняття на роботу — тільки повідомлення з типом «скасовуюче».¹⁴ При цьому якщо в початковому повідомленні наводилась інформація по декількох працівниках, прийнятих на роботу, а помилки були допущені лише по одному з них, то в повідомленні з типом «скасовуюче» вказується інформація (помилкові дані) тільки по цьому (одному) працівнику (по всім іншим працівникам інформація не повторюється), і, відповідно, в новому повідомленні з типом «початкове» відображаються правильні дані тільки цього (одного) працівника.

Штраф за подання повідомлення з типом «скасовуюче» не передбачений.¹⁵

Оскільки Постановою № 413 визначено форму повідомлення і орган ДПСУ, до якого необхідно подати повідомлення (за основним місцем обліку як платника ЄСВ), то повідомлення, подані до органів ДПСУ не за основним місцем обліку роботодавця або не за встановленою формою, вважаються такими, що не подавались.¹⁵

Оформлення особової картки працівника

Після прийняття на роботу на працівника оформлюється Особова картка працівника за типовою формою № П-2, затвердженою наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656.

Особова картка працівника містить розділ I «Загальні відомості», де зазначаються відомості про прізвище, ім’я, по батькові, дату народження працівника, його громадянство, освіту, останнє місце роботи із зазначенням посади (професії), стаж роботи станом на певну дату, відомості про отримання пенсії тощо.

В розділі IV «Призначення і переведення» зазначаються щодо працівника відомості про дату призначення на посаду, назву посади (професії), назву структурного підрозділу (код), розряд (оклад), підставу призначення на посаду (номер наказу), що підтверджується підписом працівника.

Якщо працівник є військовозобов’язаним, то в розділі II «Відомості про військовий облік» по ньому зазначаються відомості про групу обліку, категорію обліку, склад, військове звання, військово-облікову спеціальність, придатність до військової служби, назву ТЦКСП за місцем реєстрації, назву ТЦКСП за місцем фактичного проживання, перебування на спеціальному обліку.

У разі прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів інформація про них у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 41 Порядку № 1487).¹⁶

Нові працівники в Податковому розрахунку

Крім відображення в повідомленні, роботодавці відображають інформацію про прийнятих на роботу працівників в Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок), форму якого затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 (зі змінами).

У додатку 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) до Податкового розрахунку, що подається за звітний (податковий) період — квартал, відображається інформація, зокрема, про укладені протягом кварталу трудові договори із застрахованими особами, в тому числі працевлаштованими на нове робоче місце.

У Д5 по кожному прийнятому працівнику заповнюється один рядок, в якому відображаються, зокрема:

• у графі 05 — громадянство (код 1 — громадянин України, код 0 — не громадянин України);

• у графі 07 — категорія особи (1 — наймані працівники з трудовою книжкою, тобто прийняті на основне місце роботи; 2 — наймані працівники без трудової книжки, тобто прийняті на роботу як сумісники);

• у графі 08 — РНОКПП або серія (за наявності) та номер паспорта;

• у графі 09 — прізвище, ім’я, по батькові (повністю);

• у графі 10 — період трудових відносин (для прийнятого працівника — дата початку трудових відносин, тобто дата (число, місяць, рік) прийняття на роботу);

• у графі 11 — внутрішній сумісник (1 — так, 0 — ні) — вказується 1, якщо працівник приймається на роботу внутрішнім сумісником;

• у графах 13 – 15 — професійна назва роботи, її код за Класифікатором професій, назва посади;

• у графі 16 — документ-підстава про початок трудових відносин (реквізити наказу про прийняття на роботу);

• у графі 18 — дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник (дата створення робочого місця може не співпадати з датою прийняття працівника на роботу) — заповнюється у разі працевлаштування працівника на нове робоче місце, створене у зв’язку із створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, який створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що вимагають нових знань та вмінь працівника.

Крім того, в додатку 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — 4ДФ) до Податкового розрахунку в рядку по прийнятому працівнику, якому у звітному місяці кварталу нараховано (виплачено) доходи, нараховано (перерахованоі) податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовий збір (далі — ВЗ), у графі 7 «Дата прийняття на роботу» розділу І зазначаються дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття працівника на роботу. Якщо в місяці прийняття на роботу доходи працівнику не нараховувалися (не виплачувалися), ПДФО і ВЗ не нараховувалися (не перераховувалися), то у 4ДФ за такий місяць прийнятий працівник не відображається. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу та її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.

Якщо в місяцях звітного кварталу роботодавцем були створені нові робочі місця та/або прийняті на роботу (перебувають у штаті) працівники, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (перелік таких осіб наведено в частині 1 статті 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI), в заголовній частині Податкового розрахунку заповнюються два наступні рядки:

– 110 «Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді» — заповнюється один раз тільки в місяці, коли на підприємстві створені нові робочі місця (незважаючи на те, що на них в цьому місяці працівники могли бути і не прийняті);

– 103 «працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню» — заповнюється за наявності працівників зазначеної категорії у складі рядка 101 «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб».

Відповідальність за порушення порядку прийняття працівників на роботу

Відповідальність роботодавців

Статтею 265 КЗпП визначена фінансова відповідальність роботодавців — юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, за порушення законодавства про працю. Види порушень і розміри штрафів по них, які накладаються на роботодавців, встановлені частиною другою статті 265 КЗпП.

Згідно з абзацом другим частини другої статті 265 КЗпП роботодавці несуть відповідальність у вигляді штрафу в разі фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) — у 10-кратному розмірі мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення, а до юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку І – ІІІ груп, застосовується попередження.

За вчинення вищевказаного порушення повторно протягом 2 років з дня виявлення порушення застосовується штраф у 30-кратному розмірі МЗП, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абзац третій ч. другої ст. 265 КЗпП).

Штрафи за вчинення порушення, передбаченого абзацами другим і третім частини другої статті 265 КЗпП (тобто за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту)), застосовуються одночасно із винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених при проведенні перевірки порушень (ч. сьома ст. 265 КЗпП).

Порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП, в тому числі порушення інших вимог трудового законодавства щодо прийняття на роботу, тягне за собою накладення штрафу на роботодавців у розмірі МЗП за кожне таке порушення (абзац десятий ч. другої ст. 265 КЗпП).

У разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абзацом десятим частини другої статті 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення роботодавця до відповідальності (тобто штрафи) не застосовуються (ч. шоста ст. 265 КЗпП).

За вчинення порушення, передбаченого абзацом десятим частини другої статті 265 КЗпП, повторно протягом року з дня виявлення порушення застосовується штраф у 2-кратному розмірі МЗП за кожне таке порушення (абзац одинадцятий ч. другої ст. 265 КЗпП). Цей штраф накладається одночасно із винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених при проведенні перевірки порушень (ч. сьома ст. 265 КЗпП).

Таким чином, якщо працівника допустили до роботи без укладення трудового договору (контракту), оформленого наказом (розпорядженням) роботодавця, то на роботодавця, який не є платником єдиного податку І – ІІІ груп, накладається штраф в 10-кратному розмірі МЗП.

Подача повідомлення не є складовою частиною укладення трудового договору, а є окремим обов’язком роботодавця (у частині четвертій статті 24 КЗпП укладення трудового договору та направлення повідомлення розділені сполучником «та»), за невиконання якого фінансова відповідальність роботодавця передбачена абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП, а саме в розмірі МЗП як за порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – восьмим цієї частини. Таку ж точку зору мають суди та Держпраці.¹⁷

Штрафи, накладення яких передбачено частиною другою статті 265 КЗпП, є фінансовими санкціями і не належать до адміністративно-господарських санкцій, визначених главою 27 Господарського кодексу України (ч. третя ст. 265 КЗпП). Тому на зазначені штрафи строк давності, встановлений для накладення адміністративно-господарських санкцій статтею 250 глави 27 Господарського кодексу України (6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж один рік з дня вчинення порушення), не поширюється.

Штрафи, передбачені частиною другою статті 265 КЗпП, накладаються Держпраці згідно з нормами Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2013 № 509 (далі — Порядок № 509) (ч. четверта ст. 265 КЗпП).

Штраф, зазначений в абзаці другому частини другої статті 265 КЗпП, може бути накладений Держпраці без здійснення заходу державного нагляду (контролю) на підставі рішення суду про оформлення трудових відносин із працівником, який виконував роботу без укладення трудового договору, та встановлення періоду такої роботи (ч. восьма ст. 265 КЗпП).

У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).

Накладений штраф сплачується протягом одного місяця з дня прийняття постанови про його накладення, про що роботодавець повідомляє уповноваженій посадовій особі, яка склала постанову про накладення штрафу (п. 9 Порядку № 509).

Сплата штрафу не звільняє від усунення порушень законодавства про працю (ч. десята ст. 265 КЗпП).

Не вважається фактичним допуском до роботи без оформлення трудового договору (контракту) та не тягне відповідальність у вигляді штрафу, передбачену КЗпП, укладення гіг-контракту у порядку та на умовах, передбачених Законом № 1667 (ч. одинадцята ст. 265 КЗпП).

Отже, вищенаведений штраф, передбачений абзацом десятим частини другої статті 265 КЗпП, не накладається на роботодавця – резидента Дія Сіті за неподання (несвоєчасне подання) повідомлення про укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом.

Звертаємо увагу, що згідно з частиною третьою статті 3 КЗпП дія цього Кодексу та законодавства про працю не поширюється на відносини між гіг-спеціалістами та резидентами Дія Сіті, визначені Законом № 1667.

Також частиною сьомою статті 235 КЗпП встановлено, що за відсутності підтверджень, що резидент Дія Сіті ввів фізичну особу в оману щодо правової природи гіг-контракту, вчиненого з нею згідно із Законом № 1667, його укладення та/або виконання не може вважатися вступом у трудові відносини та/або виконанням роботи без укладення трудового договору (контракту).

Відповідальність посадових осіб

Відповідно до статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, фізичних осіб – підприємців від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 8500 до 17 000 грн. Повторне протягом року вчинення зазначеного порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств і фізосіб-підприємців від 1000 до 2000 нмдг, тобто від 17 000 до 34 000 грн.

Інші порушення вимог законодавства про працю в частині прийняття працівників на роботу тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств і фізосіб-підприємців від 30 до 100 нмдг, тобто від 510 до 1700 грн (ч. перша ст. 41 КпАП). Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною першою статті 41 КпАП, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, фізосіб-підприємців від 100 до 300 нмдг, тобто від 1700 до 5100 грн.