О перерасчете отпускных, если на период отпуска пришлась болезнь
Работнику был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 30 к. д. с 2 января по 1 февраля 2019 года. В последний день пребывания в этом отпуске (1 февраля) он предоставил предприятию 2 листка нетрудоспособности с днями болезни: первый — с 4 по 11 января 2019 года (8 к. д. болезни), второй — с 28 по 31 января (4 к. д. болезни), а также заявление о продлении отпуска. Руководитель издал приказ о продлении работнику ежегодного отпуска на количество дней болезни (исключая праздничный день 7 января). Необходимо ли осуществлять перерасчет отпускных работнику?
Да, необходимо, поскольку начало продленной части отпуска приходится на следующий месяц — февраль.
В соответствии с пунктом 2 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100 (далее — Порядок № 100), исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (далее вместе — оплачиваемые отпуска), осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. Работнику, проработавшему на предприятии меньше года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск.
Начисление выплат за время оплачиваемых отпусков, продолжительность которых рассчитывается в календарных днях, осуществляется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска (п. 7 Порядка № 100).
Согласно частям вторым статьи 80 Кодекса законов о труде Украины и статьи 11 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае:
1) временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;
2) выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
3) наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
4) совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.
В вышеуказанных случаях должен быть перенесен на другой период или продлен также дополнительный отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка – лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — дополнительный отпуск на детей), предоставляемый на основании статьи 19 Закона об отпусках (ч. седьмая ст. 20 Закона об отпусках).
Обращаем внимание, что временная нетрудоспособность ребенка или другого члена семьи работника, когда выдается листок нетрудоспособности (далее — ЛН) по уходу за ребенком или другим членом семьи, не является основанием для перенесения на другой период или продления ежегодного отпуска (дополнительного отпуска на детей) работника.
Если причины, обусловившие перенесение отпуска на другой период, наступили во время его использования (в частности, временная нетрудоспособность наступила в период пребывания работника в отпуске), то неиспользованная часть ежегодного отпуска (дополнительного отпуска на детей) предоставляется после окончания действия причин, которые его прервали, или по соглашению сторон переносится на другой период (ч. четвертая ст. 11 Закона об отпусках).
Основанием для продления ежегодного отпуска (дополнительного отпуска на детей) в случае временной нетрудоспособности работника во время указанного отпуска является приказ руководителя предприятия. Такой приказ издается при наличии заявления работника о продлении отпуска и документа, подтверждающего временную нетрудоспособность работника (ЛН или справка, выданные учреждением здравоохранения).
Учитывая содержание вопроса, если работнику был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 30 к. д. с 2 января по 1 февраля 2019 года, а в период с 4 по 11 января (8 к. д.) и с 28 по 31 января (4 к. д.) он болел, что подтверждается ЛН, то фактически работник находился в отпуске с 2 по 3 января (2 к. д.), с 12 по 27 января (16 к. д.) и 1 февраля (1 к. д.), то есть всего работник использовал 19 к. д. (2 + 16 + 1) и не использовал 11 к. д. (30 – 19) ежегодного отпуска.
Следовательно, ежегодный отпуск должен быть продлен на 11 к. д. (7 к. д. болезни по первому ЛН + 4 к. д. болезни по второму ЛН), при этом праздничный день 7 января в продолжительность ежегодного отпуска не включается (ч. вторая ст. 5 Закона об отпусках, абз. второй п. 7 Порядка № 100). Поэтому на праздничный день 7 января, в который работник болел, ежегодный отпуск не продлевается.
Продленная (неиспользованная) часть ежегодного отпуска продолжительностью 11 к. д. должна быть предоставлена работнику в период с 2 по 12 февраля, то есть в следующем месяце за месяцем, на который приходится начало использованной части отпуска (январь). Этот факт является основанием для исчисления по новому средней заработной платы для начисления отпускных за период отпуска с 2 по 12 февраля, поскольку отличаются расчетные периоды (начало первичного отпуска и начало продленного отпуска приходятся на разные месяцы):
– для оплаты ежегодного отпуска, начало которого приходится на январь 2019 года, расчетный период включает последние 12 месяцев: январь – декабрь 2018 года;
– для оплаты ежегодного отпуска, начало которого приходится на февраль 2019 года, расчетный период включает последние 12 месяцев: февраль 2018 года – январь 2019 года.
Если ранее исчисленная среднедневная заработная плата (в расчетном периоде: январь – декабрь 2018 года), по которой уже были начислены и выплачены отпускные работнику за весь период отпуска (с 2 января по 1 февраля 2019 года), отличается от новой среднедневной заработной платы (исчисленной в расчетном периоде: февраль 2018 года – январь 2019 года), то осуществляется перерасчет отпускных за неиспользованные 11 к. д. отпуска, которые предоставляются с 2 по 12 февраля. При этом если ранее исчисленная среднедневная заработная плата меньше новой среднедневной заработной платы, то работнику доначисляются отпускные, а если ранее исчисленная больше новой среднедневной заработной платы, то необходимо провести отчисление из заработной платы работника, которая будет начислена ему за период работы после выхода из отпуска (как вариант, работник может добровольно вернуть предприятию излишне полученные отпускные путем внесения денежных средств в кассу предприятия или перечисления на расчетный счет предприятия).
За 12 к. д. (8 + 4) болезни работнику начисляются «больничные» в установленном порядке.
ПРИМЕР
Перерасчет отпускных, если на период отпуска пришлась болезнь
Условия как в вопросе: работнику был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 30 к. д. с 2 января по 1 февраля 2019 года. Среднедневная заработная плата в расчетном периоде (январь – декабрь 2018 года) составила 240 грн. (84 960 грн. : 354 к. д.), при этом накануне отпуска за весь его период работнику были начислены и выплачены отпускные в сумме 7200 грн. (30 к. д. х 240 грн.). Но во время пребывания в отпуске в периоды с 4 по 11 января (8 к. д.) и с 28 по 31 января (4 к. д.) работник болел, что подтверждается ЛН, поэтому фактически он использовал 19 к. д. и не использовал 11 к. д. (30 – 19) ежегодного отпуска. На основании заявления работника руководитель издал приказ о продлении ему ежегодного отпуска на 11 к. д., которые предоставляются с 2 по 12 февраля. За неиспользованные из-за болезни 11 к. д. отпуска работнику ранее были выплачены отпускные в сумме 2640 грн. (11 к. д. х 240 грн.).
Поскольку продленная часть отпуска предоставляется работнику в феврале — следующем месяце за месяцем, на который приходится начало использованной части отпуска (январь), то расчетные периоды для расчета средней заработной платы за части отпуска, предоставляемые в январе и феврале, отличаются. Следовательно, необходимо по новому исчислить среднедневную заработную плату для начисления отпускных за период отпуска с 2 по 12 февраля, а именно в расчетном периоде: февраль 2018 года – январь 2019 года.
Вариант 1 — новая среднедневная заработная плата больше предыдущей.
Предположим, что среднедневная заработная плата работника в новом расчетном периоде (февраль 2018 года – январь 2019 года) составляет 250 грн. (88 500 грн. : 354 к. д.), что больше предыдущей (250 грн. > 240 грн.), поэтому за 11 к. д. продленного отпуска работнику должны быть выплачены отпускные в сумме:
11 к. д. х 250 грн. = 2750 грн.
Эта сумма отпускных больше ранее выплаченной суммы отпускных (2750 грн. > 2640 грн.), поэтому работнику необходимо доплатить отпускные в сумме:
2750 – 2640 = 110 грн.
Вариант 2 — новая среднедневная заработная плата меньше предыдущей.
Предположим, что среднедневная заработная плата работника в новом расчетном периоде (февраль 2018 года – январь 2019 года) составляет 235 грн. (83 190 грн. : 354 к. д.), что меньше предыдущей (235 грн. < 240 грн.), поэтому за 11 к. д. продленного отпуска работнику должны быть выплачены отпускные в сумме:
11 к. д. х 235 грн. = 2585 грн.
Эта сумма отпускных меньше ранее выплаченной суммы отпускных (2585 грн. < 2640 грн.), поэтому из заработной платы работника необходимо отчислить излишне выплаченные отпускные в сумме:
2640 – 2585 = 55 грн.
Отчисление этой суммы из заработной платы работника осуществляется на основании приказа руководителя предприятия (как вариант, об отчислении можно указать в приказе о продлении отпуска).
__________________________________________________________________________