Отражение в форме № 1ДФ возвращения уволенным работником излишне выплаченной ему заработной платы во время работы на предприятии с погашением недоплаты по НДФЛВідображення у формі № 1ДФ повернення звільненим працівником надміру виплаченої йому заробітної плати під час роботи на підприємстві з погашенням недоплати ПДФО
Во время проведения окончательного расчета с работником при его увольнении 12 июня 2020 года суммы начисленной ему заработной платы в месяце увольнения (июне) оказалось недостаточно для погашения его задолженности предприятию и налогового обязательства по НДФЛ (из-за неправомерного применения НСЛ к заработной плате работника в некоторых месяцах возникла недоплата НДФЛ и имела место излишняя выплата работнику заработной платы «на руки»). После увольнения, а именно 17 августа 2020 года, бывший работник внес в кассу предприятия сумму излишне полученной им заработной платы, благодаря чему недоплата НДФЛ была погашена. Каким образом в форме № 1ДФ отражаются результаты проведенного окончательного расчета с работником при увольнении и внесение им уже после увольнения в кассу предприятия суммы излишне полученной заработной платы с целью погашения его задолженности предприятию и налогового обязательства по НДФЛ?Під час проведення остаточного розрахунку з працівником при його звільненні 12 червня 2020 року суми нарахованої йому заробітної плати в місяці звільнення (червні) виявилось недостатньо для погашення його заборгованості підприємству і податкового зобов’язання з ПДФО (через направомірне застосування ПСП до заробітної плати працівника в деяких місяцях виникла недоплата ПДФО і мала місце надмірна виплата працівнику заробітної плати «на руки»). Після звільнення, а саме 17 серпня 2020 року, колишній працівник вніс до каси підприємства суму надміру отриманої ним заробітної плати, завдяки чому недоплата ПДФО була погашена. Яким чином у формі № 1ДФ відображаються результати проведеного остаточного розрахунку з працівником при звільненні і внесення ним вже після звільнення до каси підприємства суми надміру отриманої заробітної плати з метою погашення його заборгованості підприємству і податкового зобов’язання з ПДФО?
Порядок проведения перерасчета сумм доходов и предоставленных налоговых социальных льгот установлен пунктом 169.4 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ).
В соответствии с подпунктом «в» подпункта 169.4.2 НКУ работодатель налогоплательщика обязан осуществить, в том числе по месту применения налоговой социальной льготы (далее — НСЛ), перерасчет суммы доходов, начисленных такому налогоплательщику (работнику) в виде заработной платы, а также суммы предоставленной НСЛ во время проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, который прекращает трудовые отношения с таким работодателем.
Согласно подпункту 169.4.4 НКУ если в результате проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, который прекращает трудовые отношения с работодателем, возникает сумма недоплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), которая превышает сумму налогооблагаемого дохода налогоплательщика за последний отчетный период, то непогашенная часть такой недоплаты НДФЛ включается в состав налогового обязательства налогоплательщика по результатам отчетного налогового года и уплачивается самим плательщиком.
Результаты проведенного перерасчета доходов и ПСП при окончательном расчете с работником при увольнении (в частности, суммы начисленного и выплаченного работнику дохода, суммы начисленного и перечисленного НДФЛ) отражаются работодателем в Налоговом расчете ф. № 1ДФ.
Если после увольнения работник возвращает сумму излишне начисленного и выплаченного ему налогооблагаемого дохода (заработной платы), которая была отражена налоговым агентом в Налоговом расчете ф. № 1ДФ за предыдущий квартал, то налоговый агент указывает возвращенную сумму с отрицательным значением (со знаком «минус») в составе Налогового расчета ф. № 1ДФ за любой следующий квартал, в течение которого произошел возврат денежных средств.
Таким образом, предприятие в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за ІІ квартал по уволенному работнику должно было отразить в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу» суммы фактически начисленной и выплаченной ему заработной платы (в том числе излишне начисленной и выплаченной) в этом квартале, в графе 4а «Сума нарахованого податку» — сумму фактически начисленного НДФЛ, в графе 4 «Сума перерахованого податку» — сумму фактически перечисленного НДФЛ, которая свидетельствует о наличии недоплаты по НДФЛ.
Если бывший работник 17 августа 2020 года вернул предприятию сумму заработной платы, которая излишне была начислена и выплачена ему во время работы на предприятии, и благодаря этому предприятие погасило недоплату НДФЛ по бывшему работнику, то такую возвращенную сумму заработной платы предприятие отражает с признаком дохода «101» в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за ІІІ квартал с отрицательным значением (со знаком «минус») в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу», а погашенную сумму недоплаты по НДФЛ — с положительным значением в графе 4 «Сума перерахованого податку».
В этом случае погашенная сумма недоплаты НДФЛ не включается в состав налогового обязательства налогоплательщика (бывшего работника) по результатам отчетного налогового года.
Порядок проведення перерахунку сум доходів та наданих податкових соціальних пільг встановлений пунктом 169.4 Податкового кодексу України (далі — ПКУ).
Відповідно до підпункту «в» підпункту 169.4.2 ПКУ роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП), перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку (працівнику) у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
Згідно з підпунктом 169.4.4 ПКУ якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), що перевищує суму оподатковуваного доходу платника податку за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати ПДФО включається до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.
Результати проведеного перерахунку доходів і ПСП при остаточному розрахунку з працівником при звільненні (зокрема, суми нарахованого і виплаченого працівнику доходу, суми нарахованого і перерахованого ПДФО) відображаються роботодавцем у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ.
Якщо після звільнення працівник повертає суму надміру нарахованого і виплаченого йому оподатковуваного доходу (заробітної плати), яка була відображена податковим агентом у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за попередній квартал, то податковий агент зазначає повернуту суму з від’ємним значенням (зі знаком «мінус») у складі Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за будь-який наступний квартал, протягом якого відбулося повернення коштів.
Таким чином, підприємство в розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ІІ квартал по звільненому працівнику повинно було відобразити у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» суми фактично нарахованої і виплаченої йому заробітної плати (в тому числі надміру нарахованої та виплаченої) в цьому кварталі, у графі 4а «Сума нарахованого податку» — суму фактично нарахованого ПДФО, у графі 4 «Сума перерахованого податку» — суму фактично перерахованого ПДФО, яка свідчить про наявність недоплати ПДФО.
Якщо колишній працівник 17 серпня 2020 року (місяць ІІІ кварталу) повернув підприємству суму заробітної плати, яку надміру було нараховано і виплачено йому під час роботи на підприємстві, і завдяки повернутій сумі підприємство погасило недоплату ПДФО по цьому працівнику, то таку повернуту суму заробітної плати підприємство відображає за ознакою доходу «101» у розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал з від’ємним значенням (зі знаком «мінус») у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу», а погашену суму недоплати з ПДФО — з позитивним значенням у графі 4 «Сума перерахованого податку».
В цьому випадку погашена сума недоплати ПДФО не включається до складу податкового зобов’язання платника податку (колишнього працівника) за наслідками звітного податкового року.