Направление работников в командировку: оформление, выдача аванса, трудовые гарантии

Бухгалтеры и кадровики со стажем помнят, что в период с конца девяностых по март 2011 года в Украине действовали для предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятия) всех форм собственности постановление Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663 (далее — Постановление № 663), и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

Но в рамках кампании по дерегулированию хозяйственной деятельности хозрасчетных предприятий с 01.04.2011 г. Постановление № 663 было отменено постановлением Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98). Этот документ определяет «расходно-командировочные» аспекты, но только для лиц, которые указаны в его названии.

Во исполнение пункта 12 Постановления № 98 приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362 Инструкция № 59 была изложена в новой редакции с 11.04.2011 г. С этой даты ее действие распространяется только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетной сферы).

Если субъект хозяйствования, общественная или другая организация, которая не имеет статуса бюджетного учреждения, являются получателями бюджетных денежных средств, то при направлении работников в командировки, которые осуществляются за счет бюджетных денежных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, они должны соблюдать нормы Инструкции № 59.¹

На предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств (далее — хозрасчетные предприятия), нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются.²

Нормативно-правового акта, регулирующего порядок командирования работников хозрасчетными предприятиями, на сегодняшний день не существует, поэтому такие предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ, определяющий порядок направления работников в командировку (далее — Положение о командировках). Такой документ, оформленный как приложение к коллективному договору или утвержденный отдельным приказом руководителя предприятия, согласованным с профсоюзной организацией предприятия (представителем трудового коллектива), может быть составлен на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59, поскольку в этих документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников.

Что является служебной командировкой

Исходя из норм пункта 1 раздела І «Общие положения» Инструкции № 59, служебной командировкой (далее — командировка) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (государственного органа) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью предприятия).

В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором или контрактом (п. 2 р. I Инструкции № 59). То есть если работник заключил трудовой договор с головным предприятием, то поездка в филиал (структурное подразделение) этого предприятия, расположенный в другом населенном пункте, будет считаться командировкой. И наоборот, если работник заключил трудовой договор с филиалом, то поездка на головное предприятие в другой город также будет считаться командировкой.

Министерство финансов Украины (далее — Минфин) в письме от 22.03.2013 г. № 31-07230-16-27/9358 (см. ВТЗ № 5/2013, стр. 121) сообщило, что если работник структурного подразделения, которое в соответствии с трудовым договором (контрактом) является местом его постоянной работы, для выполнения служебного поручения едет на другое предприятие или в другое структурное подразделение своего предприятия, расположенные в другом населенном пункте, такая поездка может быть оформлена как командировка. При этом должны быть соблюдены все требования направления в такую командировку — издан соответствующий приказ о командировке, выплачены суточные за время пребывания в командировке, компенсированы стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Вместе с тем, если в рамках выполнения своих непосредственных обязанностей работник выполняет работу, которая предусматривает постоянное осуществление поездок на подведомственной ему территории, то, по мнению Минфина, эти поездки не являются командировками, но такому работнику бюджетным учреждением могут возмещаться расходы на проезд. Учитывая изложенное, решение по оформлению поездки работника в качестве командировки принимается руководителем исходя из должностных обязанностей такого работника, цели поездки и т. п.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем) (п. 2 р. I Инструкции № 59).

Кроме того, не является командировкой направление работника бюджетной сферы на профессиональное обучение, поскольку в этом случае гарантии и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены постановлением Кабинета Министров Украины «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 г. № 695.³

Хозрасчетные предприятия статус поездки работника в другой населенный пункт для прохождения профессионального обучения определяют во внутреннем документе.

Кого и с какой целью можно направлять в командировку

Исходя из приведенного в Инструкции № 59 определения командировки, которое могут использовать и хозрасчетные предприятия⁴, в командировку могут быть направлены только работники предприятия (т. е. лица, с которыми заключен трудовой договор или контракт). В связи с этим направлять в командировку можно и совместителей.

Также в командировку можно направлять председателя или членов наблюдательного совета (ревизионной комиссии) акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, если уставом, положением о наблюдательном совете (ревизионной комиссии), другими распорядительными документами АО, ООО, ОДО предусмотрена такая возможность, и направление в командировку указанных лиц осуществляется для выполнения функций управления деятельностью хозобщества.⁵

Выполнением служебного поручения в командировке следует считать выполнение задания на командировку, которое работнику определяет руководитель предприятия. При этом необходимо учитывать, что работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, что следует из норм статьи 31 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), в том числе не вправе требовать от работника поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением работником своих должностных (трудовых) обязанностей.

В то же время из норм статьи 21 КЗоТ, дающей определение трудовому договору, заключив который работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и статьи 30 КЗоТ, согласно которой работник должен выполнять порученную ему работу лично, следует, что выполнение по распоряжению руководителя задания на командировку, обусловленного трудовым договором (в рамках трудовых функций), является обязанностью работника. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание, предусмотренное статьей 147 КЗоТ (выговор, увольнение, другие дисциплинарные взыскания, предусмотренные для отдельных категорий работников законодательством, уставами и положениями о дисциплине).⁶

В то же время работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, сопряженной с явной опасностью для жизни, а также в условиях, не отвечающих нормам законодательства об охране труда (ч. пятая ст. 153 КЗоТ). В случае командировки и выполнения работниками своих трудовых обязанностей на рабочих местах, где существует опасность для жизни, например, при командировках в зону проведения антитеррористической операции или операции объединенных сил (АТО, ООС), работодатель должен принять меры по организации и обеспечению охраны труда для своих работников. Работник имеет право отказаться от порученной работы, в частности от командировки, опасной для его жизни или здоровья, если работодатель не в состоянии принять соответствующие меры по охране труда.⁷

Также КЗоТ установлены ограничения относительно направления в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещено направлять в командировку:

— беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ст. 176 КЗоТ);

— женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью, без их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Кроме того, вышеуказанные гарантии, предусмотренные статьями 176 и 177 КЗоТ, распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 186-1 КЗоТ).

Документальное оформление командировки

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Работник может быть направлен в командировку в любой населенный пункт Украины, а также за границу (ограничений по отдаленности места командировки законодательство не содержит), если такая командировка связана с основной деятельностью предприятия.

Документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно): приглашение стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего работника в командировку; заключенный договор или контракт; другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, которое командирует работника (п. 1 р. І Инструкции № 59).

Теперь рассмотрим документы, которые обычно составляются при направлении работника в командировку.

1. Задание на командировку.

В зависимости от цели командировки работнику ставится задание на командировку. Если в командировке работнику предстоит выполнять определенные работы, то перечень (объем) таких работ может быть составлен в письменном виде непосредственным начальником работника или руководителем предприятия. Такое письменное задание на командировку (перечень работ) может быть оформлено как приложение к приказу о командировке и доведено до сведения работника под подпись. В этом случае работнику, как правило, вменяется в обязанность отчитаться о выполнении задания (работ) в командировке после возвращения из нее.

Если работник направлялся в командировку по приглашению другого предприятия для выполнения на нем определенной работы, то такое принимающее предприятие после завершения выполнения работы может составить и выдать работнику документ, заверенный печатью (при ее наличии) и подписью руководителя принимающего предприятия, с отражением в нем вида (объема) выполненной работником работы. Такой документ иногда может быть основанием для начисления работнику повышенной оплаты по месту постоянной работы.

Обращаем внимание, что при направлении работника в командировку хозрасчетные предприятия могут, но не обязаны составлять в письменном виде задание на командировку, а также смету командировочных расходов.

Что касается бюджетных учреждений, то пунктом 1 раздела ІІІ Инструкции № 59 предусмотрено только при направлении работника в командировку за границу издавать приказ (распоряжение) руководителя о такой командировке после утверждения технического задания, в котором определяются цель выезда, задания и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом), и сметы расходов.

На вопрос, обязательно ли составлять задание и смету командировочных расходов, Минфин в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582 (см. ВТЗ № 2/2011, стр. 118) ответил, что при командировках в пределах Украины действующее законодательство не предусматривает необходимость оформления в бюджетных учреждениях таких документов, как задание на командировку, смета командировочных расходов и отчет о выполненной в командировке работе. Вместе с тем, в соответствии с Инструкцией № 59 направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия (его заместителем) и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки. Таким образом, руководитель определяет задание, которое должно быть выполнено работником во время командировки, а также может установить порядок использования денежных средств и принять решение о составлении дополнительных документов, которые необходимы для осуществления контроля за использованием денежных средств предприятия.

Учитывая изложенное, если бюджетные учреждения (касательно командировок в пределах Украины) и хозрасчетные предприятия считают необходимым составлять задание на командировку (для достижения цели командировки и контроля за выполнением работником трудовых обязанностей в командировке) и смету командировочных расходов (для оптимизации и прогнозирования командировочных расходов), то они могут готовить такие документы к каждой командировке. В задании на командировку указываются цель служебной поездки, виды (перечень) и/или объем подлежащих выполнению работ (порядок и условия выполнения задания), срок командировки (см. ниже образец задания).

Что касается видов, объема и времени выполнения работ, которые работник может (должен) выполнять в командировке, то действующим законодательством они не регламентируются, поэтому указанные вопросы должны быть согласованы между работодателем и работником (с их отражением в задании на командировку), а при необходимости — с принимающим предприятием, если оно направило приглашение (заявку) предприятию, командирующему работника.

Работникам бюджетных учреждений также необходимо учитывать, что согласно пункту 8 раздела І Инструкции № 59 на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются.

Аналогичные нормы могут предусмотреть и хозрасчетные предприятия в Положении о командировке.

2. Смета командировочных расходов.

В такой смете указываются основные расходы, которые разрешено осуществлять работнику во время командировки. Смета обычно включает сумму аванса (суточные, расходы на проживание и проезд во время командировки), которым предприятие обеспечивает работника перед его убытием в командировку, и сумму денежных средств, выдаваемых работнику под отчет на закупку в командировке товаров для нужд предприятия (если в этом есть необходимость).

Если в командировку направляется неруководящий работник, то смета командировочных расходов, как правило, составляется руководителем структурного подразделения, в котором работает направляемый в командировку работник, совместно с бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Если в командировку направляется один из заместителей руководителя предприятия или руководитель структурного подразделения, то смета командировочных расходов, как правило, составляется и утверждается руководителем предприятия. Обычно смета расходов является приложением к приказу о командировке.

3. Приказ о командировке.

После составления задания на командировку и сметы расходов издается приказ о командировке (см. ниже).

Согласно пункту 1 раздела ІІ Инструкции № 59 в таком приказе должны указываться:

— должность, фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

— пункт назначения;

— наименование предприятия, на которое командируется работник;

— срок и цель командировки.

В приказе о командировке можно также предусмотреть ограничение расходов на проезд, проживание в гостинице и т. п., а хозрасчетные предприятия — дополнительные командировочные расходы, например, на проезд в такси.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ПРИКАЗ

16.03.2020                                          г. Харьков                                                 № 15-к

О направлении в командировку

В целях изучения продукции потенциального поставщика и приобретения образцов продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить СИМОНОВА Виктора Константиновича, начальника отдела снабжения, в командировку в ООО «Электромотор», г. Львов, на срок 4 суток с 17 по 20 марта 2020 года.

2. Предусмотреть следующие командировочные расходы:

— транспортные расходы возмещаются в пределах стоимости билетов на поезд в купейном вагоне;

— стоимость проживания не должна превышать 900 гривен в сутки;

— суточные выплачиваются из расчета 450 гривен в сутки.

3. Главному бухгалтеру Новиковой И. М. выдать Симонову В. К. из кассы предприятия аванс на командировку согласно смете расходов (прилагается).

4. Симонову В. К. после возвращения из командировки представить авансовый отчет в порядке, установленном законодательством.

Приложение: смета командировочных расходов.

Директор              Кириченко          А. Н. Кириченко

С приказом ознакомлены:

Симонов         В. К. Симонов

16.03.2020

Новикова          И. М. Новикова

16.03.2020

Приложение к приказу
от 16.03.2020  № 15-к

Смета командировочных расходов
начальника отдела снабжения Симонова В. К.

Статьи расходов	Сумма, грн.
Суточные (4 суток х 450 грн.)	1800,00
Стоимость проезда к месту командировки и обратно (стоимость билетов на поезд в купейном вагоне)	1600,00
Стоимость проезда по месту командировки	1000,00
Стоимость проживания (900 грн. х 4 дня)	3600,00
Всего	8000,00

Директор              Кириченко          А. Н. Кириченко

Со сметой ознакомлены:

Симонов          В. К. Симонов

16.03.2020

Новикова         И. М. Новикова

16.03.2020

4. Командировочное удостоверение.

В настоящее время нормативно-правовыми актами не предусмотрено оформление командировочного удостоверения (приказ ГНАУ «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.97 г. № 260 отменен приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738). Поэтому в бюджетной сфере командировочное удостоверение не оформляется, а хозрасчетные предприятия самостоятельно устанавливают, оформлять или нет командировочное удостоверение.

5. Журнал регистрации командировок.

С 11.09.2015 г. из Инструкции № 59 исключен пункт 4 раздела I «Общие положения» Инструкции № 59, которым было предусмотрено, что предприятие, которое командирует работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению к этой Инструкции. Одновременно исключено и приложение к Инструкции № 59, в котором приведен Журнал регистрации командировок.

Таким образом, для бюджетных учреждений отменены регистрация лица, выбывающего в командировку, и специальный журнал, в котором осуществлялась такая регистрация. Но хозрасчетные предприятия при необходимости могут вести такой журнал, используя отмененную или свою форму.

Образец оформления журнала

ООО «ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ЖУРНАЛ
регистрации командировок

№ п/п	Фамилия, инициалы	Место работы и должность	Место командировки	Дата и номер приказа (распоряжения)	Дата убытия в командировку	Дата прибытия из командировки
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Симонов В. К.	ООО «Электроавтосервис», начальник отдела снабжения	ООО «Электромотор» г. Львов	№ 15-к от 16.03.2020	17.03.2020	20.03.2020

5. Отчет о проделанной работе.

Законодательством не предусмотрено представление работником отчета о выполненной работе в командировке и не утверждена типовая форма такого отчета. Однако, как отмечалось выше, если по указанию работодателя работник обязан отчитаться о проделанной работе в командировке, то работник составляет указанный отчет (не путать с авансовым отчетом) по форме и в порядке, установленными работодателем.

Продолжительность командировки

Как отмечалось выше, в приказе (распоряжении) о командировке указывается срок командировки работника (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Для работников бюджетных учреждений согласно пункту 6 Постановления № 98 срок командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней, кроме отдельных случаев (см. ниже таблицу).

Максимальная продолжительность командировок работников бюджетной сферы

Категория работников (виды работ)	Продолжительность командировки
Для работников (общий случай) при командировках в пределах Украины	не может превышать 30 календарных дней
Для работников (общий случай) при командировках за границу	не может превышать 60 календарных дней
Работники, направляемые для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ	не должна превышать периода строительства объектов
Работники, направляемые за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий	не должна превышать одного года
Военнослужащие, направленные на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений; при условии возмещения расходов принимающей стороной	не должна превышать 90 дней не должна превышать 18 месяцев
Работники авиационных компаний, которые направляются за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях ООН в соответствии с контрактами между авиационными компаниями Украины и ООН	не должна превышать 6 месяцев
Работники Государственной аудиторской службы, ее межрегиональных территориальных органов, которые направляются для проведения контрольных мероприятий	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Студенты, которые направляются на обучение в высшие учебные заведения (далее — вузы) или научные учреждения за границей; Аспиранты, адъюнкты, докторанты, научные (научно-педагогические) работники, которые направляются на стажировку (научную стажировку) в вузы или научные учреждения за границей	не должна превышать двух лет не должна превышать двух лет
Военнослужащие, лица рядового и начальствующего состава и работники, которые направляются, начиная с 14 апреля 2014 года, в пределах Украины для участия в АТО или ООС, обеспечении ее проведения, а также осуществления мероприятий по обеспечению правопорядка на государственной границе	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, лица рядового и начальствующего состава и работники, направляемые для лечения и реабилитации в связи с ранением (контузией, травмой или увечьем), полученным во время непосредственного участия в АТО, ООС и/или обеспечении ее проведения (осуществления мероприятий, связанных с предотвращением, выявлением и прекращением террористической деятельности), и лица, которые сопровождают таких военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, и работников	не должна превышать периода лечения и реабилитации
Должностные лица Государственной пограничной службы и Государственной налоговой службы, направляемые за границу для проведения контрольных мероприятий относительно грузов гуманитарной помощи, поступающих с территории Российской Федерации в район проведения АТО или ООС на территории Украины	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Государственные служащие, направляемые для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий, а также устранения других обстоятельств, которые создали или могут создать угрозу жизни или условиям жизнедеятельности людей	не может превышать одного года
Временный перевод судей в другой суд того же уровня и специализации для осуществления правосудия	не может превышать одного года
Государственные служащие в течение одного календарного года	не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством

Хозрасчетные предприятия максимальную продолжительность командировки могут установить в Положении о командировках.

Что касается минимального срока командировки, то им фактически является один календарный день. То есть если издавался приказ о командировке и работник был в нее направлен (посетил другой населенный пункт, о чем имеются подтверждающие документы), а вернулся из нее к месту постоянной работы в этот же день, то считается, что командировка работника длилась один календарный день.

Табелирование работников во время командировки

Как разъяснила Государственная служба статистики Украины в письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 (см. ВТЗ № 7/2012, стр. 125), рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут отражаться в табеле учета рабочего времени типовой формы № П-4, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489, следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например 8, а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД» («07»). Обозначение в табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией № 59, Положением о командировках и порядком, установленным коллективным договором. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отражаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки, то есть без учета выходных и праздничных дней, которые пришлись на период командировки.

Минсоцполитики в письме от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 122) разъяснило, что рабочее время работника, направленного в командировку, учитывают на основании приказа руководителя — вместо рабочих дней (код «Р» или «01») работнику ставят отметку (код) «ВД» или «07», что подтверждает пребывание работника в командировке.

Гарантии работников, направляемых в командировку

Законодательством для работников, направляемых в командировку, установлены следующие гарантии:

• за работником, направленным в командировку, сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность), в том числе и за время пребывания в дороге (ч. третья ст. 121 КЗоТ, п. 13 р. I Инструкции № 59);
• работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке; стоимость проезда к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством (ч. вторая ст. 121 КЗоТ);
• оплата труда за выполненную работу работникам, направленным в командировку, осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ч. четвертая ст. 121 КЗоТ). То есть в случае направления работника в командировку необходимо сравнить сумму среднедневного заработка и дневного заработка в соответствии с условиями трудового договора и в случае, когда дневной заработок выше среднедневного заработка, выплатить ему за время командировки обычную заработную плату, а если выше среднедневной заработок, то за все рабочие дни командировки работнику выплачивается среднедневной заработок.⁸ Работнику, направленному в командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется (дневной или среднедневной заработок выплачивается) за все рабочие дни командировки по графику, установленному по месту постоянной работы, и в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.⁹ Государственному служащему заработная плата за весь период командировки выплачивается в соответствии с Законом Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII (далее — Закон о госслужбе), частью пятой статьи 42 которого определено, что за госслужащим на весь период командировки сохраняется его должность и заработная плата (т. е. госслужащему за все время пребывания в командировке выплачивается не средний заработок, а обычная заработная плата). На время командировки лица, работающего по совместительству, оплата труда осуществляется предприятием, которое его командировало. В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству оплата труда осуществляется предприятиями, которые направляли работника в командировку, а затраты для возмещения расходов распределяются между этими предприятиями по соглашению между ними (п. 13 р. I Инструкции № 59). Заработная плата перечисляется по почте командированному работнику по его просьбе за счет предприятия, которое его командировало, или перечисляется в безналичной форме на соответствующий счет с применением платежных карточек (п. 3 р. ІI Инструкции № 59). При этом для выплаты заработной платы нельзя использовать корпоративное платежное средство (карточку) предприятия;

  ⁸ См. также письма Минсоцполитики от 11.11.2016 г. № 1564/13/84-16, от 06.03.2015 г. № 141/18/99-15, от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14, от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13, от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 12/2016, стр. 99, № 5/2016, стр. 113, № 10/2014, стр. 115, № 8/2013, стр. 122, и № 6/2012, стр. 123.

  ⁹ См. консультации «Исчисление среднего заработка за время командировки, если в расчетном периоде и в месяце направления в командировку на предприятии состоялось повышение окладов» и «Об оплате периода командировки, если среднедневной заработок равен дневному заработку» в журнале «Все о труде и зарплате» № 1/2020, стр. 84 и 87.

• если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством (п. 9 р. I Инструкции № 59). Норма о том, что работник направляется в командировку специально для работы в указанные дни, должна быть отражена в приказе о командировке. Компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством, то есть в соответствии со статьей 107 КЗоТ (в двойном размере).¹⁰ При этом дни убытия или возвращения из командировки, которые совпадают с выходными, праздничными или нерабочими днями, не считаются такими, в которые работник специально командирован для работы в эти дни, поэтому и указанная компенсация за работу в эти дни не выплачивается;¹¹

  ¹⁰ См. консультацию «Оплата работы в командировке, которая выполняется работником в свой выходной день и сверхурочно, что подтверждено табелем принимающей стороны» в этом номере, а также письма Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13 и от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 2/2014, стр. 127, и № 8/2013, стр. 122.

  ¹¹ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 г. № 154/13/116-08.

• если работник убывает в командировку в выходной день, то ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха (п. 10 р. I Инструкции № 59). То есть предоставление работнику другого дня отдыха в этом случае является обязанностью работодателя¹¹, но такой день отдыха оплате не подлежит;
• если приказом о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений (п. 11 р. I Инструкции № 59). То есть вопрос предоставления другого дня отдыха должен быть урегулирован внутренним документом предприятия (коллективным договором, Положением о командировке, приказом о командировке)¹¹, но в любом случае такой день отдыха оплате не подлежит;
• вопрос выхода работника на работу в день убытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия (п. 12 р. I Инструкции № 59);
• предприятия, направляющие работников в командировку за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают надлежащие социально-бытовые условия, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые направляются за ее пределы для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурных мероприятий (абз. третий и четвертый п. 6 Постановления № 98).

Вышеприведенные гарантии, которые предусмотрены для работников бюджетных учреждений Инструкцией № 59, могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия. При этом такие гарантии хозрасчетные предприятия могут как уменьшить (но с соблюдением гарантий, предусмотренных КЗоТ), так и увеличить. Например, Положением о командировке может быть предусмотрена оплата в одинарном размере за убытие в командировку (прибытие из командировки) в выходной день.

Что касается досрочного возвращения работника из командировки, то, как разъяснил Минфин в письме от 19.03.2014 г. № 31-07230-16-29/5660 (см. ВТЗ № 5/2015, стр. 125), если работник самостоятельно вернулся из командировки раньше срока, определенного приказом о командировке, то он должен подать руководителю докладную записку с указанием причин такого досрочного возвращения и отчитаться за выполненное в командировке поручение (задание), по результатам чего руководитель может принять решение о сокращении срока командировки с оформлением соответствующего приказа.

Относительно возможности отзыва работника из командировки Минфин в письме от 14.05.2015 г. № 31-08030-16-10/15972 (см. ВТЗ № 8/2016, стр. 112) сообщил, что действующее законодательство не регулирует вопросы определения случаев, при которых возможен отзыв работника из командировки. Такое решение принимается руководителем предприятия в каждом конкретном случае исходя из производственной необходимости (в частности, в случае досрочного выполнения работником поручения по месту командировки, нецелесообразности дальнейшего выполнения поручения, для которого работник направлен в командировку, и т. д.). В случае принятия руководителем предприятия решения об отзыве работника из командировки должен быть издан соответствующий приказ.

Выдача аванса при направлении работника в командировку

Одной из гарантий командированных работников является предоставление им работодателем денежного аванса для компенсации командировочных расходов, указанных в статье 121 КЗоТ.

Что касается бюджетных учреждений, то согласно пункту 5 Постановления № 98 и пункту 4 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами (авансом) для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или на счет предприятия, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек. То есть в бюджетной сфере аванс на командировку наличными работникам не выдается.

Пунктом 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» Инструкции № 59 установлено, что командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

В соответствии с пунктом 5 Постановления № 98 и пунктом 5 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в виде аванса для осуществления текущих расходов в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее — НБУ), установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку.

Что касается обеспечения авансом работников, направляемых в командировку хозрасчетными предприятиями, то согласно части второй статьи 121 КЗоТ «работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством».

Обращаем внимание, что в приведенной норме КЗоТ четко сказано, что денежные средства выплачиваются именно «работникам, которые направляются в командировку», а не работникам, которые возвращаются из командировки (в целях компенсации понесенных ими за свой счет командировочных расходов). То есть денежный аванс согласно статье 121 КЗоТ должен выплачиваться работнику, в том числе хозрасчетным предприятием, при направлении (т. е. перед убытием) в командировку, а не после прибытия из нее.

Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13 (см. ВТЗ № 2/2014, стр. 127), Минфин в письмах 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 со ссылкой на статью 121 КЗоТ сообщили, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства и должностные лица предприятий, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии с частью первой статьи 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству.

Также Минсоцполитики в вышеуказанном письме сообщило, что если работник не будет обеспечен авансом на командировку, виновных в этом должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде на основании статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП) в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Напомним, что решение о наложении такого штрафа принимают районные, районные в городе, городские или межрайонные суды на основании протокола об административном правонарушении, который составляют инспекторы по труду в случае выявления нарушений трудового законодательства при проведении проверок (ст. 221, 255 КоАП).

Кроме того, абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ предусмотрен штраф для работодателей в размере минимальной заработной платы за нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – восьмым этой части. Указанный штраф на работодателя может наложить Государственная служба Украины по вопросам труда в случае невыполнения им предписания, составленного по результатам проведенной проверки.

Обращаем внимание, что Министерство доходов и сборов Украины, которое не было уполномочено разъяснять нормы трудового законодательства, в письме от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 117) сообщило, что обязанность выдать аванс перед направлением работников в командировку для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают, а статьей 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы.

По мнению редакции, это не так (норму статьи 121 КЗоТ и аргументацию см. выше), но во избежание недоразумений с работниками, рекомендуем хозрасчетным предприятиям закрепить обязанность выдавать аванс командированному работнику в Положении о командировке, а при его отсутствии такую обязанность устанавливать приказом о командировке. Не рекомендуем хозрасчетным предприятиям отказывать работникам в выплате аванса, поскольку любая командировка (поездка в другой населенный пункт) влечет расходы, на финансирование которых у работника собственных денежных средств может и не хватить, что может привести к невыполнению задания на командировку и недостижению цели командировки.

Таким образом, работнику как бюджетного учреждения, так и хозрасчетного предприятия, направляемому в командировку, в обязательном порядке выплачивается денежный аванс, который включает следующие командировочные расходы:

— суточные (расходы на питание и финансирование личных нужд работника);

— на оплату проезда (к месту командировки и обратно, по месту командировки);

— на наем жилого помещения (в т. ч. включенные в счет гостиницы расходы на бытовые услуги, пользование холодильником, телевизором и т. д.).

Что касается ситуации, когда командированному работнику был выдан аванс на командировку, однако для выполнения задания на командировку его не хватило, то, как разъяснил Минфин в письме от 04.12.2009 г. № 31-18030-07-10/33138, Инструкция № 59 не содержит положений о запрете выдачи работнику дополнительной суммы денежных средств на одну и ту же командировку в рамках установленных действующим законодательством предельных норм возмещения расходов на командировку, в том числе путем перечисления на платежную карточку работника.

Если работник в командировке понесет указанные расходы за счет собственных денежных средств, то после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы согласно поданному авансовому отчету и подтверждающим документам.

Что касается порядка выплаты аванса, то НБУ в письме от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255 разъяснил, что Инструкция № 59 не запрещает предприятию выдавать работнику денежные средства (аванс) на командировку частями. То есть если предприятие из-за временного отсутствия денежных средств не может  выдать работнику всю сумму аванса, то оно может выдавать (перечислять на соответствующий счет) аванс частями.

Например, сначала можно выдать работнику часть аванса для приобретения проездных билетов, а затем (перед убытием в командировку) — оставшуюся часть аванса согласно утвержденной смете расходов.

Кроме того, НБУ в вышеуказанном письме, а также в письме от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 сообщил, что конкретные сроки выдачи аванса законодательством не установлены. В то же время, по мнению НБУ, Минсоцполитики¹² и Минфина¹², аванс может быть выдан только после издания приказа о командировке. При этом у работника после получения аванса должно быть время (возможность) осуществить расходы, связанные с командировкой (например, приобрести проездные билеты).

Согласно пункту 6 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании денежных средств, выданных на командировку. Предприятие самостоятельно устанавливает порядок ознакомления работника, направляемого в командировку за границу, с его финансовыми обязательствами, которые регулируются Постановлением № 98 и Инструкцией № 59.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу (на счет) предприятия полученные денежные средства. В случае невозврата работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном законодательством порядке (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Инструкции № 59). Такое взыскание осуществляется согласно статье 127 КЗоТ.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений, а если получил аванс и не выехал в командировку работник хозрасчетного предприятия, то он должен в течение 5 банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки вернуть предприятию указанные денежные средства (пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины; далее — НКУ). В случае невозврата полученного аванса его сумма включается в налогооблагаемый доход работника (пп. 164.2.11 НКУ).

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных денежных средствах в предыдущей командировке (п. 20 р. IIІ Инструкции № 59, п. 19 р. ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148).

Порядок выплаты и налогообложения суточных

Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой). Суточные расходы (далее — суточные) возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта (п. 15 р. I Инструкции № 59).

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания работника в командировке, включая день убытия, прибытия, выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время нахождения в пути. Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня убытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные не выплачиваются (п. 4 р. ІI, п. 16, 16.1 р. ІІІ Инструкции № 59).

Минфин в письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 разъяснил, что под первичными документами понимают документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п. В случае, если работник во время пребывания в командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, и как следствие — отсутствуют указанные первичные документы, продолжительность командировки в календарных днях и соответственно сумма суточных в данном случае будут определяться только согласно приказу о командировке.

Днем убытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника. При отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часа и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, которое необходимо для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Например, если поезд, на котором работник следует к месту командировки, отправляется с железнодорожного вокзала согласно расписанию в воскресенье в 23.55 или если поезд, на котором работник возвращается из командировки к месту постоянной работы, прибывает на железнодорожный вокзал в субботу в 00.10, то такие воскресенье и суббота являются днями командировки, за которые работнику выплачиваются суточные.

Дата на транспортном билете (убытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой убытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превышает срок командировки, предусмотренный Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд из места командировки к месту постоянной работы) (п. 7 р. I Инструкции № 59). То есть если у работника командировка заканчивается, например, в пятницу, но он остался в месте командировки на выходные дни и вернулся к месту постоянной работы в воскресенье, то за субботу и воскресенье ему не возмещаются суточные, расходы на наем жилья и другие расходы, но возмещаются расходы на проезд из места командировки к месту постоянной работы.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений. Если работник хозрасчетного предприятия согласно датам на проездных документах выехал к месту командировки раньше первого дня командировки, указанного в приказе о командировке, или вернулся из места командировки к месту постоянной работы позднее последнего дня командировки, указанного в приказе о командировке, если это было согласовано с работодателем и последний на основании докладной записки работника, поданной им после возвращения из командировки, издал приказ об изменении сроков командировки, то суточные и компенсация прочих командировочных расходов выплачиваются работнику за все дни командировки, предусмотренные обновленным приказом о командировке.¹³

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленнном порядке (листком нетрудоспособности), командированному работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но на срок не более 2 месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, но за эти дни командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (п. 9 р. ІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 при командировках за границу работников бюджетных учреждений фактическое время пребывания в командировке определяется:

а) в случае командировки из Украины в иностранные государства — согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке — отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и т. п.);

б) при отсутствии указанных в подпункте «а» соответствующих подтверждающих документов суточные командированному работнику не возмещаются.

Хотя вышеизложенные требования к определению дней командировки, за которые работнику должны быть выплачены суточные, установлены Инструкцией № 59 для бюджетных учреждений, аналогичные нормы могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия.

Размеры суточных работникам бюджетных учреждений

Размер суточных для работников бюджетной сферы при командировках в пределах Украины и за границу установлен в приложении 1 к Постановлению № 98. Так, для указанных работников размер суточных при командировках в пределах Украины составляет 60 грн., а при командировках за границу для каждой страны установлен свой размер суточных, исчисляемый в эквиваленте к доллару США (далее — дол.).

Например, при командировке в Беларусь, Армению, Грузию, Казахстан, Туркменистан, Узбекистан, Таджикистан, Киргизстан размер суточных составляет 25 дол., в Эстонию, Латвию и Литву — 34 дол., Австралию, Сингапур, Венесуэлу — 35 дол., Россию, Румынию, Сербию, Хорватию и Ирландию — 37 дол., Польшу, Кипр, ОАЭ, Бразилию — 38 дол., Испанию, Турцию и Исландию — 39 дол., Нидерланды — 41 дол., Аргентину — 42 дол., Израиль — 43 дол., Португалию, Швейцарию, Швецию, Грецию и Данию — 44 дол., Австрию и Канаду — 45 дол., Германию, Францию, Бельгию, Италию, Великобританию, США, Японию — 50 дол.

Работникам, которых бюджетные учреждения направляют в командировку за границу, суточные выплачивают в долларах США или другой иностранной валюте (например, государства командировки) в сумме, эквивалентной по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день выдачи аванса (п. 5 Постановления № 98, п. 2 примечаний приложения 1 к Постановлению № 98).

Что касается определения официального курса гривны к иностранным валютам, то он определяется НБУ и начинает действовать со следующего рабочего дня после дня установления. Информация об установленном официальном курсе гривны к иностранным валютам публикуется на веб-странице НБУ не позднее 16.00 в день его установления. Официальный курс гривны к иностранным валютам, установленный на последний рабочий день недели или на предпраздничный день, действуют в течение следующих выходных или праздничных дней, а курс, установленный в последний рабочий день недели или в предпраздничный день, начинает действовать в первый рабочий день следующей недели или в первый послепраздничный рабочий день (п.п. 10, 13 Положения об установлении официального курса гривны к иностранным валютам и расчете справочного значения курса гривны к доллару США и учетной цены банковских металлов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 10.12.2019 г. № 148).

Таким образом, в течение всего календарного дня (календарных суток) применяется курс НБУ, который установлен на 0 часов соответствующих суток. Если НБУ в определенный банковский день изменил курс валют, то при определении налоговых обязательств новый курс начинает применяться с 0 часов следующего банковского дня. Это следует также из норм статьи 39-1 НКУ.

Если при выдаче аванса в национальной валюте государства, в которое направляется работник, или в свободно конвертируемой валюте общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 р. ІІI Инструкции № 59).

При необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое направляется работник, пересчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день осуществления расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.2 раздела ІІI Инструкции № 59 суточные за время пребывания в командировке за границей возмещаются в пределах утвержденных сумм:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник;

б) если командированный, находясь в дороге в иностранные государства, или возвращаясь из соответствующего государства, имеет пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов (в том числе выплата суточных) за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины. При этом суточные со дня последней пересадки на другое транспортное средство (со дня выбытия из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (до дня остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. Если день выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные за соответствующие день выбытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

в) в случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток — в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств;

г) при направлении в командировку в два или более государств — в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего государства. В случае командировки в два или более государств, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте, начиная со второго государства, суточные возмещаются в сумме, утвержденной для соответствующего государства со дня прибытия в данное государство согласно дате, определенной в транспортных билетах или счетах за проживание в гостинице (мотеле), другом жилом помещении. При отсутствии транспортных билетов и счетов за проживание в гостинице (мотеле), другом жилом помещении суточные возмещаются по нормам государства командировки согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия. В день возвращения в Украину (пересечения границы) суточные возмещаются по нормам последнего государства командировки.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники, командированные за границу, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием принимающей стороной или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездных документов без определения конкретной суммы или когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, которые касаются основной деятельности предприятия, командирующего работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к Постановлению № 98, в частности 80% — при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59). То есть размер суточных определяется в процентах в зависимости от количества питания, предоставленного принимающей стороной.

Минфин в письме от 27.02.2014 г. № 31-07250-06-29/4271 (см. ВТЗ № 5/2014, стр. 118) разъяснил, что в случае если принимающая сторона обеспечивает работника, командированного за границу, дополнительными денежными средствами в иностранной валюте в виде компенсации суточных (кроме расходов на проезд в государство командирования и обратно и на наем жилого помещения), направляющая сторона выплату суточных указанным лицам уменьшает на сумму дополнительно предоставленных денежных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, превышает утвержденную сумму суточных или равна такой сумме, направляющая сторона выплату суточных указанным лицам не осуществляет. Таким образом, при решении вопроса относительно возможности выплаты суммы суточных (ее части) на командировку, которая будет осуществляться в соответствии с приглашением на участие в симпозиуме (конференции) за границей, в каждом конкретном случае необходимо выяснять, что включает в себя понятие «все расходы берет на себя принимающая сторона».

Государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные возмещаются в размере 80% сумм суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае командировки в пределах государства пребывания сроком на одни сутки суточные возмещаются в размере 40% сумм суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае выезда по делам командировки указанного работника из государства пребывания за границу (в том числе в государства аккредитации, которые не являются государством, в которое работник направлен в долгосрочную командировку), суточные возмещаются по нормам, установленным для государства командировки, с учетом вышеизложенных ограничений в случае бесплатного обеспечения питанием принимающей стороной (п. 2 Постановления № 98, пп. «г», «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники дипломатической службы, направленные в долгосрочную командировку, или работники, выполняющие функции по обслуживанию, из числа лиц, имеющих разрешение на постоянное проживание и/или трудоустройство в государстве размещения иностранного дипломатического учреждения Украины, или иностранцы, назначенные по контрактам на должности иностранного дипломатического учреждения Украины, направляются в командировку, то возмещение суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98, для соответствующего государства не осуществляется (абз. пятый п. 2 Постановления № 98).

Для отдельных категорий госслужащих (члены правительства, госслужащие 1 – 5 рангов и т. д.) устанавливается надбавка (50%, 40%, 30%, 25%) к утвержденным суммам суточных в иностранной валюте в размерах согласно приложению 2 к Постановлению № 98 (п. 3 Постановления № 98).

Суточные на хозрасчетных предприятиях

Для хозрасчетных предприятий конкретный размер суточных, в том числе минимальный и максимальный, при командировках в пределах Украины и за границу законодательством не установлен. Поэтому размер суточных хозрасчетные предприятия устанавливают в коллективном договоре, а если он на предприятии не заключен, то в Положении о командировках, утвержденном приказом руководителя предприятия. Если и этого документа нет, то в приказе о командировке.¹⁴

Обращаем внимание, хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу, в том числе суточные, как в иностранной валюте (например, в валюте страны, в которую командируется работник, или в долларах/евро), так и в гривне (работник может ее обменять самостоятельно на необходимую иностранную валюту).

Исходя из размера суточных, установленных на календарный день (для бюджетных учреждений — Постановлением № 98, для хозрасчетных предприятий — локальным документом), предприятие должно определить суммарный размер суточных за все время командировки работника и выплатить их в составе аванса на командировку.

Хозрасчетные предприятия могут выплачивать работникам аванс на командировку, в том числе суточные, как наличными, так и в безналичной форме путем перечисления денежных средств на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием личной платежной карточки, или на счет предприятия, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративной платежной карточки.

Налогообложение суточных

Согласно подпункту 165.1.11 НКУ не включаются в месячный (годовой) налогооблагаемый доход денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ, а также суммы компенсационных выплат в иностранной валюте, выплачиваемые в соответствии с законом работникам дипломатической службы, направленным в долгосрочную командировку.

В соответствии с пп. «а» подпункта 170.9.1 пункта 170.9 НКУ налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.2 этого пункта срока, является лицо, выдавшее такую сумму, а именно на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно этому подпункту.

В налогооблагаемый доход не включаются (т. е. не облагаются НДФЛ и военным сбором) расходы на командировку, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточные), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т. е. в 2020 году — не более 472,30 грн. (4723 грн. х 0,1) в день), а для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Следовательно, если суточные выплачены (возмещены) работнику в большем размере, чем предусмотрено подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, то есть в расчете за каждый день командировки в размере более 0,1 минимальной заработной платы при командировке в пределах Украины (т. е. в 2020 году в размере более 472,30 грн.) и при командировке за границу — более 80 евро, то сумма превышения суточных над указанными предельными нормами (далее — сверхнормативные суточные) для целей налогообложения считается излишне израсходованными денежными средствами и включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника) на основании подпункта 164.2.11 НКУ. При этом объект налогообложения сверхнормативных суточных при командировках за границу в части превышения 80 евро за каждый календарный день такой командировки определяется по официальному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день¹⁵ (см. пример 1 ниже).

В случае направления работника в командировку в страны, где национальной валютой является не евро, а иная валюта, с выплатой аванса в валюте страны командировки (т. е. в иной валюте, чем евро), следует осуществлять перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в евро подпунктом 170.9. 1 НКУ, в валюту страны командировки по кросс-курсу, рассчитанному по установленному НБУ официальному курсу гривны к национальной валюте страны командировки и к евро на каждый день командировки (см. пример 2 ниже).

Также следует учитывать, что на основании пункта 164.5 НКУ база налогообложения НДФЛ для денежных средств, излишне израсходованных налогоплательщиком (работником) на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (в том числе для сверхнормативных суточных), увеличивается на «натуральный» коэффициент, который для ставки НДФЛ в размере 18% составляет 1,21951.¹⁶

База обложения военным сбором для сверхнормативных суточных на «натуральный» коэффициент не увеличивается.

Сумма суточных, выплаченная в пределах установленных норм, в Налоговом расчете ф. № 1ДФ не отражается, а сумма суточных в виде превышения установленных норм, увеличенная на «натуральный» коэффициент, отражается в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ с признаком дохода «118»¹⁷ и в фактически начисленной сумме (без увеличения на «натуральный» коэффициент) — в разделе ІІ в строке «Військовий збір».

Касательно налогообложения суточных в пп. «а» подпункта 170.9.1 пункта 170.9 НКУ установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

— в пределах Украины и страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов, сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика.

Что касается предельного срока уплаты НДФЛ и военного сбора с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, то согласно подпункту 170.9.2 пункта 170.9 НКУ отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку. При наличии излишне израсходованных денежных средств (т. е. неизрасходованных денежных средств, выданных в виде аванса на командировку) их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления авансового отчета.

В случае если во время командировки плательщик налога – командированное лицо получил наличные (в том числе суточные) с применением платежных карточек, он подает авансовый отчет и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НКУ).

Следовательно, днем получения работником налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных является дата подачи им авансового отчета, который утверждается работодателем, но не позднее даты, на которую приходится пятый (третий — при использовании платежных карточек) банковский день, следующий за днем завершения командировки.

Учитывая вышеизложенное, работодатель, который командировал работника, как налоговый агент должен уплатить НДФЛ и военный сбор с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных в день выплаты такого дохода работнику (пп. 168.1.2 НКУ), а именно не позднее даты подачи работником и утверждения работодателем авансового отчета, а в случае его неподачи работником — не позднее пятого (третьего — при использовании платежных карточек) банковского дня, следующего за днем завершения командировки.

Что касается обложения суточных единым социальным взносом (далее — ЕСВ), то суточные в полной сумме (независимо от размера) согласно пункту 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5, не включаются в фонд оплаты труда и указаны в пункте 6 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170.

Следовательно, суточные в полной сумме не облагаются ЕСВ.

ПРИМЕР 1

Налогообложение НДФЛ и военным сбором сверхнормативных суточных,
выплаченных в евро, при командировке работника за границу

Работнику, который на 5 календарных дней с 2 по 6 марта 2020 года направлен в командировку за границу в страну, в которой валютой является евро, выплачены суточные за каждый календарный день такой командировки в размере 100 евро (всего 500 евро).

В этой ситуации работнику за каждый календарный день командировки суточные выплачены выше предельной нормы, установленной подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, в размере 20 евро (100 евро – 80 евро).

Следовательно, с учетом официальных курсов гривны к евро, установленных НБУ на календарные дни 2, 3, 4, 5 и 6 марта 2020 года, в налогооблагаемый доход работника включаются:

— сумма превышения нормативных суточных за 2 марта: 20 евро х 26,9789 (курс гривны к евро на 2 марта) = 539,58 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 3 марта: 20 евро х 27,6075 (курс гривны к евро на 3 марта) = 552,15 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 4 марта: 20 евро х 27,6856 (курс гривны к евро на 4 марта) = 553,71 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 5 марта: 20 евро х 27,7047 (курс гривны к евро на 5 марта) = 554,09 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 6 марта: 20 евро х 27,6942 (курс гривны к евро на 6 марта) = 553,88 грн.

Общая сумма налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, выплаченных работнику при командировке за границу с 2 по 6 марта 2020 года:

539,58 + 552,15 + 553,71 + 554,09 + 553,88 = 2753,41 грн.

База налогообложения НДФЛ по сверхнормативным суточным (исчисляется с применением «натурального» коэффициента согласно пункту 164.5 НКУ):

2753,41 грн. х 1,21951 = 3357,81 грн.

Сумма НДФЛ, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

3357,81 грн. х 18% = 604,41 грн.

Сумма военного сбора, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

2753,41 грн. х 1,5% = 41,30 грн.

В разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за I квартал 2020 года по работнику с признаком дохода «118» в графах 3а и 3 отражается соответственно начисленная и выплаченная сумма дохода — 3357,81 грн., а в графах 4а и 4 соответственно начисленная и перечисленная сумма НДФЛ — 604,41 грн.

В разделе II Налогового расчета ф. № 1ДФ за I квартал 2020 года в строке «Військовий збір» в графах «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» отражается сумма 2753,41 грн., а в графах «Загальна сума утриманого податку, збору (нара-хованого, перерахованого)» — 41,30 грн.

ПРИМЕР 2

Определение предельной суммы суточных, выплачиваемых в долларах США
при командировке в США, которая не облагается НДФЛ и военным сбором

Работник направлен в командировку в США на 5 календарных дней с 24 по 28 февраля 2020 года. Национальной валютой страны командировки является доллар США (далее — доллар).

Исчислим предельные суммы не облагаемых НДФЛ и военным сбором суточных в долларах, учитывая установленные НБУ официальные курсы гривны к евро и доллару на календарные дни командировки с 24 по 28 февраля 2020 года по кросс-курсу:

• на 24 февраля:

— в гривнах: 80 евро х 26,4129 (курс гривны к евро) = 2113,03 грн.;

— в долларах: 2113,03 грн. : 24,453 (курс гривны к доллару) = 86,41 доллара;

• на 25 февраля:

— в гривнах: 80 евро х 26,5109 (курс гривны к евро) = 2120,87 грн.;

— в долларах: 2120,87 грн. : 24,4995 (курс гривны к доллару) = 86,57 доллара;

• на 26 февраля:

— в гривнах: 80 евро х 26,6035 (курс гривны к евро) = 2128,28 грн.;

— в долларах: 2128,28 грн. : 24,5307 (курс гривны к доллару) = 86,76 доллара;

• на 27 февраля:

— в гривнах: 80 евро х 26,8021 (курс гривны к евро) = 2144,17 грн.;

— в долларах: 2144,17 грн. : 24,649 (курс гривны к доллару) = 86,99 доллара;

• на 28 февраля:

— в гривнах: 80 евро х 26,9299 (курс гривны к евро) = 2154,39 грн.;

— в долларах: 2154,39 грн. : 24,561 (курс гривны к доллару) = 87,72 доллара.

Таким образом, для избежания обложения НДФЛ и военным сбором суточные должны быть выплачены работнику, который командирован в США, в долларах в размере, не превышающем вышеуказанных сумм, что суммарно за 5 календарных дней командировки составляет:

86,41 + 86,57 + 86,76 + 86,99 + 87,72 = 434,45 доллара

_________________________________________________________________________