Принятие работников на работу с учетом новшеств: документальное оформление и трудовые гарантии

В соответствии со статьей 2 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) право граждан Украины на труд, т. е. на получение работы с оплатой труда не ниже установленного государством минимального размера, включая право на свободный выбор профессии, рода занятий и работы, обеспечивается государством. Работники реализуют право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации или с физическим лицом.

Работник имеет право реализовать свои способности к продуктивному и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятия), если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон (ч. вторая ст. 21 КЗоТ).

По результатам собеседования, которое обычно проводится перед принятием на работу с целью изучения претендента на вакансию, собственник или уполномоченный им орган (далее — работодатель) принимает решение о принятии (об отказе в принятии) работника на работу.

Документы, которые подает работник при трудоустройстве

До 10 июня 2021 года трудовым законодательством, в частности КЗоТ, не предусматривалась обязательная подача гражданином заявления о принятии на работу. Но с указанной даты, как мы уже сообщали¹, вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее — Закон № 1217), которым внесены изменения в 26 законодательных актов.

Так, в пункте 12 части 1 статьи 1 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) теперь установлено, что «основное место работы — место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора и определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, которые учитываются в реестре застрахованных лиц Государственного реестра на его основании».

Аналогично в Законе Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV в пункте 3-1 части 2 статьи 16 сейчас указано, что застрахованное лицо обязано сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до его отзыва).

Таким образом, с 10 июня 2021 года работник при трудоустройстве обязан сообщить работодателю в заявлении о том, на какое место работы он принимается — основное или неосновное (т. е. по совместительству). Таким заявлением как раз и может быть заявление о принятии на работу. В настоящее время форма такого заявления нормативно-правовым актом не утверждена, поэтому будущий работник может подать заявление по форме, предоставленной работодателем, или в произвольной форме с указанием в нем места работы (основное или неосновное), желаемых даты принятия на работу и должности (профессии), а также режима работы и существенных условий труда, если они отличаются от стандартных.

Заявление о принятии на работу по основному месту работы может быть таким:

Если работник принимается на неосновное место работы, то в заявлении о принятии на работу может быть указано следующее: «Прошу прийняти мене на роботу з 01.07.2021 на посаду економіста за сумісництвом з режимом роботи на умовах неповного робочого дня — з 14.00 до 18.00».

Кроме заявления, согласно части второй статьи 24 КЗоТ при заключении трудового договора гражданин обязан подать работодателю:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Что касается подачи паспорта при принятии на работу, то в настоящее время граждане Украины имеют паспорт гражданина Украины в форме паспортной книжечки или в виде паспортной карточки (пластиковой карточки типа ID-1 с бесконтактным электронным носителем или без него). Но уже 23 августа 2021 года Законом Украины от 30.03.2021 г. № 1368-IX будут внесены изменения в Закон Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины, удостоверяющих личность или ее специальный статус» от 20.11.2012 г. № 5492-VI (далее — Закон № 5492), которыми вводится э-паспорт — паспорт гражданина Украины в форме электронного отображения информации, содержащейся в паспорте гражданина Украины в форме карточки, оформленном средствами Единого государственного демографического реестра (далее — Реестр), вместе с уникальным электронным идентификатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровым кодом), а также информации о месте жительства (при наличии) (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закона № 5492). Э-паспорт формируется по желанию лица, на имя которого оформлен паспорт гражданина Украины в форме карточки, и используется на территории Украины для удостоверения личности и подтверждения гражданства, предоставления административных и прочих услуг. Э-паспорт предъявляется лицом вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН), о месте проживания. Электронные копии э-паспорта могут подаваться и применяться в тех же случаях, когда законодательством предусмотрено предоставление и применение копий паспорта гражданина Украины. Лицо может также отдельно подавать информацию (сведения, данные), содержащиеся в э-паспорте, в порядке и способом, предусмотренными для представления электронных копий э-паспорта (ч. 1 ст. 14-1 Закона № 5492).

Э-паспорт формируется средствами Единого государственного веб-портала электронных услуг (далее — Портал «Дія»). Для формирования э-паспорта используются сведения, переданные в Портал «Дія» (кроме оцифрованных отпечатков пальцев рук лица) из Реестра и автоматизированных информационных и справочных систем, реестров и банков данных, держателями (администраторами) которых являются государственные органы, органы местного самоуправления. Порядок формирования э-паспорта и э-паспорта для выезда за границу, их электронных копий и их проверки органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами определяется Кабинетом Министров Украины. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица обязаны обеспечить проверку е-паспорта, предъявляемого гражданами Украины (ч. 2 ст. 14-1 Закона № 5492).

Таким образом, после формирования для гражданина э-паспорта последний может предоставляться гражданином работодателю при принятии на работу с помощью смартфона через Портал «Дія» (вместо паспорта в форме ID-карточки), при этом работодатель обязан обеспечить проверку э-паспорта, предъявляемого работником. В этом случае работодателю необходимо иметь электронную копию э-паспорта работника (по аналогии с копиями паспорта в форме книжечки или ID-карточки).

Что касается подачи работником работодателю трудовой книжки (при наличии) или сведений о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр ЗЛ), то эта норма действует с 10 июня 2021 года благодаря Закону № 1217. Как мы уже сообщали², с указанной даты Законом № 1217 в новой редакции изложена статья 48 КЗоТ, которая теперь имеет название «Учет трудовой деятельности работника». Согласно этой статье учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре ЗЛ в порядке, определенном Законом № 2464.

В соответствии с частью 4 статьи 20 Закона № 2464 в Реестре ЗЛ на каждое застрахованное лицо заводится персональная электронная учетная карточка, в пятой части которой отражается трудовая деятельность лица, в том числе за период до 1 января 2004 года (далее — электронная трудовая книжка). Сведения в электронную трудовую книжку (далее — электронная ТК) о периодах работы и других периодах, которые в соответствии с законодательством, действовавшим ранее, засчитывались в стаж работы, и занимаемых лицом должностях за период до вступления в силу Закона № 1217 (то есть до 10.06.2021 г.) вносятся в данные Реестра ЗЛ на основании трудовой книжки (далее — ТК) лица, а при отсутствии ТК или соответствующих записей в ней — документов, предусмотренных порядком подтверждения имеющегося стажа работы при отсутствии ТК или соответствующих записей в ней, установленным Кабинетом Министров Украины. Порядок и очередность подачи сведений для создания электронных ТК определяются Пенсионным фондом Украины (далее — ПФУ).

ПФУ формирует и ведет Реестр ЗЛ, осуществляет меры по предоставлению информации из него (ч. 1 ст. 12-1, ч. 1 ст. 20 Закона № 2464). ПФУ и его территориальные органы обязаны предоставлять бесплатно по требованию застрахованных лиц информацию, содержащуюся на их персональных учетных карточках в Реестре ЗЛ (ч. 1 ст. 14-1 Закона № 2464). Информация из Реестра ЗЛ предоставляется по запросу страхователей и/или застрахованных лиц либо уполномоченных ими третьих лиц в порядке и по форме, установленными ПФУ (ч. 6 ст. 17 Закона № 2464).

Следовательно, именно ПФУ и его территориальные органы должны предоставлять гражданам сведения об их трудовой деятельности из Реестра ЗЛ, после чего такие сведения граждане могут предоставить своим работодателям. Но на данный момент ни форма указанных сведений, ни порядок их предоставления гражданам из Реестра ЗЛ нормативно-правовым актом ПФУ не утверждены, хотя для принятия необходимых нормативно-правовых актов во исполнение норм Закона № 1217 давалось 3 месяца — с 10.03.2021 г. до 10.06.2021 г. (п. 4 р. ІІ «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217).

Однако даже после утверждения ПФУ указанных документов сведения о трудовой деятельности гражданина из Реестра ЗЛ будут предоставляться ему в полном объеме лишь тогда, когда в Реестр ЗЛ по этому гражданину будут внесены все необходимые сведения о его трудовой деятельности (в первую очередь, из его ТК). Предоставить ПФУ сканированные копии страниц ТК и других необходимых документов или внести вручную всю текстовую информацию из ТК и других документов может через «Портал електронних послуг» на сайте ПФУ при наличии электронной квалифицированной подписи как сам гражданин, так и его работодатель, для чего предусмотрен переходный период в 5 лет — с 10.06.2021 г. по 10.06.2026 г. (п. 2 р. ІІ «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217). Поэтому в ближайшие месяцы ПФУ будет вносить сведения из ТК работников в Реестр ЗЛ, а уже потом начнется предоставление достоверной информации из Реестра ЗЛ.

Следовательно, подавляющее большинство работников в ближайшие месяцы, как и раньше, будет предоставлять бумажную ТК для внесения в нее записи о принятии на работу, при этом работодатель не имеет права отказать работнику внести такую запись.

Согласно части третьей статьи 48 КЗоТ работодатель по требованию работника обязан вносить в ТК, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.

Таким образом, начиная с 10 июня 2021 года, если трудоустраиваемый работник потребовал от работодателя внести запись в его ТК о принятии на работу, то работодатель обязан это сделать, после чего ТК возвращается работнику и хранится у него.

Перед возвратом ТК работнику настоятельно рекомендуем работодателям сделать и иметь у себя копии (скан-копии) всех страниц ТК работника, поскольку это может пригодиться для определения специального стажа работника или стажа работы по профессии или страхового стажа работника в целях начисления страховых выплат в связи с временной утратой трудоспособности («больничных» и «декретных»), учитывая, что за периоды до 01.01.2011 г. указанный страховой стаж включал периоды работы (пребывания в трудовых отношениях), определяемые только по ТК.

Пунктом 3 раздела II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 установлено, что до завершения включения в Реестр ЗЛ отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников данные ТК используются для учета сведений о трудовой деятельности за период до вступления в силу этого Закона (до 10.06.2021 г.).

Если гражданин впервые принимается на работу (у него нет ТК и по нему нет сведений о трудовой деятельности в Реестре ЗЛ), то он имеет право требовать от работодателя оформления ТК, а работодатель в этом случае обязан оформить ТК работнику не позднее 5 дней после его принятия на работу (ч. третья ст. 24, ч. вторая ст. 48 КЗоТ). После оформления бумажной ТК и внесения в нее записи о принятии на работу ТК выдается новому работнику «на руки» под подпись в книге оформления и выдачи трудовых книжек (аналог книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10), которую рекомендуем вести работодателям для таких случаев (до утверждения Кабмином новой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек — ч. четвертая ст. 48 КЗоТ), и в дальнейшем ТК хранится у работника.

Если 10 июня 2021 года и позднее на работу принимается работник, который предоставляет бумажную ТК, или работник, у которого еще нет ТК (ее оформляет работодатель), и такой работник просит работодателя сделать скан-копии страниц его бумажной ТК и направить их в ПФУ, поскольку ранее ни работник, ни его бывший работодатель этого не сделали, то новый работодатель может это сделать за работника в период до 10.06.2026 г. для включения отсутствующих сведений о трудовой деятельности работника в Реестр ЗЛ.

Если Реестр ЗЛ «заработает» и работникам начнут предоставляться из него сведения о трудовой деятельности в электронном виде, то все равно рекомендуем работникам подавать работодателям бумажную ТК для внесения в нее всех возможных записей, поскольку Реестр ЗЛ (как и любой электронный продукт) может «зависать», подвергаться вирусным атакам и т. д., что может ограничить доступ к нему на определенное время либо «обнулить» всю или часть имеющейся в нем информации, а «что написано пером, того не вырубишь топором».

Согласно части второй статьи 24 КЗоТ при заключении трудового договора гражданин, кроме подачи паспорта и ТК (сведений из Реестра ЗЛ), в случаях, предусмотренных законодательством, также обязан подать:

• документ об образовании, специальности, квалификации (диплом, свидетельство, сертификат, удостоверение и т. п.);
• документ о состоянии здоровья (как правило, им является справка учреждения здравоохранения с результатами прохождения предварительного медосмотра);
• соответствующий военно-учетный документ (для призывника — удостоверение о приписке к призывному участку; для военнообязанного, резервиста — военный билет или временное удостоверение военнообязанного — ч. 10 ст. 1, ч. 11 ст. 15 Закона Украины «О воинской обязанности и военной службе» от 25.03.92 г. № 2232-XII);³
• другие документы.

Обращаем внимание, что в соответствии с пунктом 37 Порядка организации и ведения воинского учета призывников и военнообязанных, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 07.12.2016 г. № 921, у граждан при принятии на работу проверяется наличие военно-учетных документов (у военнообязанных — военных билетов или временных удостоверений (выдаются вместо военных билетов), а у призывников — удостоверений о приписке к призывным участкам). Принятие на работу таких граждан осуществляется только после их постановки на воинский учет в районных (городских) территориальных центрах комплектования и социальной поддержки (бывших военных комиссариатах), а также в случае пребывания на воинском учете в Центральном управлении или региональных органах Службы безопасности Украины, в соответствующем подразделении Службы внешней разведки Украины.

Другими документами, предоставляемыми работниками при принятии на работу, могут быть документы, предоставление которых предусмотрено законодательством (например, для государственных служащих — декларация о доходах), или которые необходимы работодателю для отражения данных о работнике в отчетности (например, справка о присвоении РНУКПН, удостоверение застрахованного лица), или которые подтверждают право работника на налоговые и прочие льготы (например, документ об установлении инвалидности с указанием группы, «чернобыльское» удостоверение с указанием категории, удостоверение участника боевых действий, свидетельство о рождении ребенка (детей)).

При принятии на работу работника как внешнего совместителя им в общем порядке подается работодателю ТК (если она хранится у него, а не у работодателя по основному месту работы до передачи сканированных копий страниц ТК в ПФУ) или сведения о трудовой деятельности из Реестра ЗЛ. При внесении записи в ТК внешнего совместителя необходимо указать, что работник принят на работу именно по совместительству (для исключения одновременного наличия двух записей в ТК о принятии на работу как на основное место работы). Для такой ситуации нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58, устарели и не соответствуют нормам КЗоТ.

При заключении трудового договора запрещается требовать от лиц, поступающих на работу, сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации места жительства или пребывания и документы, представление которых не предусмотрено законодательством (ст. 25 КЗоТ).

Случаи, когда работодателю запрещено отказывать работнику в принятии на работу

Статьей 2-1 КЗоТ запрещена любая дискриминация в сфере труда (в т. ч. при принятии на работу), в частности нарушение принципа равенства прав и возможностей, прямое или косвенное ограничение прав работников в зависимости от расы, цвета кожи, политических, религиозных и других убеждений, пола, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, этнического, социального и иностранного происхождения, возраста, состояния здоровья, инвалидности, подозрения или наличия заболевания ВИЧ/СПИД, семейного и имущественного положения, семейных обязанностей, места проживания, членства в профессиональном союзе или другом объединении граждан, участия в забастовке, обращения или намерения обращения в суд или другие органы за защитой своих прав или предоставления поддержки другим работникам в защите их прав, сообщения о возможных фактах коррупционных или связанных с коррупцией правонарушений, других нарушений Закона Украины «О предотвращении коррупции», а также содействия лицу в осуществлении такого уведомления, по языковым или другим признакам, не связанным с характером работы или условиями ее выполнения.

Согласно статье 22 КЗоТ запрещается необоснованный отказ в принятии на работу. Любое прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении, изменении и прекращении трудового договора в зависимости от происхождения, социального и имущественного положения, расовой и национальной принадлежности, пола, языка, политических взглядов, религиозных убеждений, членства в профессиональном союзе или другом объединении граждан, рода и характера занятий, места проживания не допускается. Требования относительно возраста, уровня образования, состояния здоровья работника могут устанавливаться законодательством Украины.

Запрещается отказывать в принятии на работу женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей в возрасте до 3 лет, а одиноким матерям — при наличии ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью. При отказе в принятии на работу указанным категориям женщин, который может быть обжалован в судебном порядке, работодатель обязан сообщать им причины отказа в письменной форме (ст. 184 КЗоТ). Указанные гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также на опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 186-1 КЗоТ).

Не может быть отказано в заключении трудового договора лицу, приглашенному на работу в порядке перевода с другого предприятия по согласованию между руководителями предприятий (ч. пятая ст. 24 КЗоТ).

Не допускается отказ лицу с инвалидностью (далее — инвалид) в заключении трудового договора по мотивам инвалидности, за исключением случаев, когда по заключению медико-социальной экспертизы состояние здоровья инвалида препятствует выполнению профессиональных обязанностей, угрожает здоровью и безопасности труда других лиц (ч. третья ст. 17 Закона Украины «Об основах социальной защищенности лиц с инвалидностью в Украине» от 21.03.91 г. № 875-XII).

Запрещается отказ в принятии на работу по мотивам достижения пенсионного возраста (ч. вторая ст. 11 Закона Украины «Об основных принципах социальной защиты ветеранов труда и других граждан преклонного возраста в Украине» от 16.12.93 г. № 3721-XII).

Случаи, когда работодатель имеет право или обязан отказать работнику в принятии на работу

Как трудовым, так и другим законодательством предусмотрены случаи, когда работодатель может и даже обязан отказать работнику в принятии на работу.

Так, запрещается заключение трудового договора с гражданином, которому по медицинскому заключению предложенная работа противопоказана по состоянию здоровья (ч. шестая ст. 24 КЗоТ). Не могут быть приняты на работу лица, которые не прошли предварительный медицинский осмотр, если обязательное его прохождение предусмотрено требованиями к профессии (специальности) работника согласно законодательству (п.п. 1.4, 2.15, 3.2, 3.6 Порядка проведения медицинских осмотров работников определенных категорий, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Украины (далее — Минздрав) от 21.05.2007 г. № 246).

Не допускается принятие на работу лиц моложе 16 лет. С согласия одного из родителей или лица, его заменяющего, могут, как исключение, приниматься на работу лица, достигшие 15 лет. Для подготовки молодежи к производительному труду допускается принятие на работу учеников общеобразовательных школ, профессионально-технических и средних специальных учебных заведений для выполнения легкой работы, не причиняющей вреда здоровью и не нарушающей процесса обучения, в свободное от обучения время по достижении ими 14-летнего возраста с согласия одного из родителей или лица, его заменяющего (ст. 188 КЗоТ). На сегодня в законодательстве нет определения термину «легкая работа» и перечня видов легкой работы для учеников.

Запрещается применение труда лиц моложе 18 лет на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда, а также на подземных работах (ст. 190 КЗоТ). Перечень тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, на которых запрещается применение труда несовершеннолетних, утвержден приказом Минздрава от 31.03.94 г. № 46.

Запрещается применение труда женщин на тяжелых работах и на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на подземных работах, кроме некоторых подземных работ (нефизических работ или работ по санитарному и бытовому обслуживанию) (ст. 174 КЗоТ). Перечень тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, на которых запрещается применение труда женщин, утвержден приказом Минздрава от 29.12.93 г. № 256.

Кроме того, работодатель имеет право отказать в принятии на работу гражданину, который не имеет соответствующей квалификации или уровня образования, если это предусмотрено требованиями к занимаемой должности (профессии).

Так, согласно части первой статьи 74 Закона Украины «Основы законодательства Украины о здравоохранении» от 19.11.92 г. № 2801-XII медицинской и фармацевтической деятельностью могут заниматься лица, имеющие соответствующее специальное образование и отвечающие единым квалификационным требованиям.

Статьей 53 Закона Украины «Об образовании» от 05.09.2017 г. № 2145-VIII и статьей 62 Закона Украины «О высшем образовании» от 01.07.2014 г. № 1556-VII установлено, что получатели образования (ученики, студенты, курсанты, слушатели, стажеры, аспиранты, адьюнкты, врачи-интерны, врачи-резиденты) имеют право на трудовую деятельность во внеучебное время. То есть фактически запрещено принимать на работу (допускать к работе) указанных лиц, если время их работы будет совпадать с временем обучения (это касается, в первую очередь, тех, кто обучается на дневной форме). Поэтому получателей образования можно принимать на работу только в случае, если их рабочее время будет отличаться от времени обучения в учебных заведениях.

Также работодатель имеет право отказать в принятии на работу лицу, являющемуся родственником работника предприятия, при наличии ограничений совместной работы родственников на предприятии. Так, в соответствии со статьей 25-1 КЗоТ собственник вправе вводить ограничения относительно совместной работы на одном и том же предприятии лиц, являющихся близкими родственниками или свояками (родители, супруги, братья, сестры, дети, а также родители, братья, сестры и дети супругов), если в связи с выполнением трудовых обязанностей они непосредственно подчинены или подконтрольны друг другу. На предприятиях, в учреждениях, организациях государственной формы собственности порядок введения таких ограничений устанавливается законодательством.

Так, частью 1 статьи 27 Закона Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 г. № 1700-VII (далее — Закон № 1700) установлены ограничения относительно совместной работы близких лиц в прямом подчинении друг у друга в государственных структурах для лиц, указанных в пункте 1 части 1 статьи 3 этого Закона, т. е. для лиц, уполномоченных на выполнение функций государства или местного самоуправления (к ним, в частности, относятся: высшие должностные лица государства; министры, другие руководители центральных органов исполнительной власти и их заместители; народные депутаты Украины, депутаты местных советов, сельские, поселковые, городские председатели; государственные служащие, должностные лица местного самоуправления; судьи; лица рядового и начальствующего состава государственной уголовно-исполнительной службы, налоговой милиции, лица начальствующего состава органов и подразделений гражданской защиты, Государственного бюро расследований (ГБР), Национального антикоррупционного бюро Украины (НАБУ); должностные и служебные лица органов прокуратуры, СБУ, ГБР, НАБУ, дипломатической службы, государственной лесной охраны, государственной охраны природно-заповедного фонда, ГНСУ, ГТСУ, других государственных органов; полицейские).

Согласно статье 1 Закона № 1700 близкие лица — члены семьи субъекта, указанного в части 1 статьи 3 этого Закона, а также муж, жена, отец, мать, отчим, мачеха, сын, дочь, пасынок, падчерица, родной и двоюродный братья, родная и двоюродная сестры, родной брат и сестра жены (мужа), племянник, племянница, родной дядя, родная тетя, дед, баба, прадед, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, зять, невестка, тесть, теща, свекор, свекровь, отец и мать жены (мужа) сына (дочери), усыновитель или усыновленный, опекун или попечитель, лицо, находящееся под опекой или попечительством указанного субъекта.

Ограничения о совместной работе в государственных структурах близких лиц в прямом подчинении друг у друга не распространяются на:

1) народных заседателей и присяжных;

2) близких лиц, прямо подчиненных друг другу в связи с приобретением одним из них статуса выборного лица;

3) лиц, работающих в сельских населенных пунктах (кроме районных центров), а также горных населенных пунктах.

В случае возникновения обстоятельств, нарушающих требования части 1 статьи 27 Закона № 1700 (касательно запрета совместной работы близких лиц в прямом подчинении друг у друга), соответствующие лица, близкие им лица принимают меры по устранению таких обстоятельств в 15-дневный срок. Если в указанный срок эти обстоятельства добровольно не устранены, соответствующие лица или близкие им лица в месячный срок с момента возникновения обстоятельств подлежат переводу на другую должность, исключающую прямое подчинение. В случае невозможности такого перевода лицо, которое находится в подчинении, подлежит увольнению с занимаемой должности (ч. 2 ст. 27 Закона № 1700).

Кроме того, согласно части 2 статьи 19 Закона Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII на государственную службу не может вступить лицо, которое:

— признано недееспособным или дееспособность которого ограничена;

— имеет судимость за совершение умышленного преступления, если такая судимость не погашена или не снята;

— согласно решению суда лишено права заниматься деятельностью, связанной с выполнением функций государства, или занимать соответствующие должности;

— подвергалось административному взысканию за правонарушение, связанное с коррупцией, — в течение 3 лет со дня вступления соответствующего решения суда в законную силу;

— имеет гражданство другого государства;

— не прошло специальную проверку или не предоставило согласие на ее проведение;

— подпадает под запрет, установленный Законом Украины «Об очищении власти».

Правовая защита от незаконного отказа в принятии на работу

Законодательство гарантирует гражданам правовую защиту от неправомерного отказа в принятии на работу.

Так, необоснованный отказ в принятии на работу может быть обжалован в суде, поскольку согласно статье 55 Конституции Украины права гражданина защищаются судом, и каждому гарантируется право на обжалование в суде решений, действий или бездеятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных и служебных лиц.

Частью второй статьи 232 КЗоТ предусмотрено, что непосредственно в районных, районных в городе, городских или горрайонных судах рассматриваются споры об отказе в принятии на работу:

• работников, приглашенных на работу в порядке перевода с другого предприятия;
• молодых специалистов, закончивших высшее учебное заведение и направленных на работу на данное предприятие;
• беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет или ребенка-инвалида, а одиноких матерей (отцов) — при наличии ребенка в возрасте до 14 лет;
• выборных работников после окончания срока полномочий;
• работников, которым предоставлено право обратного принятия на работу (категории работников и такие случаи принятия на работу приведены в статье 42-1 КЗоТ);⁴
• других лиц, с которыми работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан заключить трудовой договор.

К лицам, указанным в последнем пункте, относятся, например, граждане, которые направлены на работу службой занятости согласно информации, предоставленной работодателем об имеющихся вакансиях (форма № 3-ПН), в счет «инвалидного» норматива⁵ или квоты⁶, лица, уволенные в связи с направлением на работу за границу, призывом на срочную военную службу (не в особый период) или альтернативную (невоенную) службу и вернувшиеся после окончания этой работы или службы, а также лица, которые считают, что им отказано в заключении трудового договора вопреки гарантиям, предусмотренным статьей 22 КЗоТ. При обоснованности иска суд решением обязует работодателя заключить трудовой договор с лицом, приглашенным на работу в порядке перевода, с первого рабочего дня, следующего после дня увольнения с предыдущего места работы (если была обусловлена другая дата — с этой даты), с другими лицами — со дня их обращения к работодателю по поводу принятия на работу (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9; далее — Постановление ВСУ № 9).

Заключение трудового договора

Принятие на работу работников осуществляется на вакантную должность, предусмотренную штатным расписанием предприятия. По срочному трудовому договору возможно принятие на работу на должность, занятую другим работником, который временно отсутствует (находится в отпуске в связи с беременностью и родами, отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста, временно нетрудоспособен и т. п.), на период его отсутствия.

Название должности (профессии), на которую принимается работник и которая предусмотрена штатным расписанием, должно соответствовать наименованиям должностей (профессий), указанным в Национальном классификаторе Украины ГК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденном приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327 (далее — Классификатор профессий).

Если работодатель после собеседования с гражданином и на основании поданных им вышерассмотренных документов принял решение о принятии на работу такого гражданина, при этом стороны согласовали все аспекты будущих трудовых отношений, то между ними заключается трудовой договор.

В соответствии со статьей 21 КЗоТ трудовым договором является соглашение между работником и собственником предприятия или уполномоченным им органом либо физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, а собственник предприятия или уполномоченный им орган либо физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Частью четвертой статьи 24 КЗоТ установлено, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника либо уполномоченного им органа, и уведомления налогового органа о принятии работника на работу.

Согласно части первой статьи 24 КЗоТ трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме. Соблюдение письменной формы является обязательным при:

1) организованном наборе работников;

2) заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;

3) заключении контракта;

4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;

5) заключении трудового договора с несовершеннолетним;

6) заключении трудового договора с физическим лицом (работодателем);

6-1) заключении трудового договора о дистанционной работе или о надомной работе;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

К другим случаям заключения трудового договора в письменной форме, предусмотренным законодательством Украины, относятся, например, случаи, установленные статьей 25 Закона Украины «О свободе совести и религиозных организациях» от 23.04.91 г. № 987-XII (трудовой договор между религиозной организацией и работником заключается в письменной форме) и статьей 15 Закона Украины «Об альтернативной (невоенной) службе» от 12.12.91 г. № 1975-XII (трудовые отношения между гражданином, проходящим альтернативную службу, и предприятием оформляются на основании письменного срочного трудового договора).

Обращаем внимание, что статья 24 КЗоТ не обязывает работодателей заключать трудовой договор в письменном виде со всеми без исключения работниками. Поэтому работодатели могут заключать с работниками трудовой договор и в устной форме, кроме вышеперечисленных случаев, указанных в части первой статьи 24 КЗоТ, а также других случаев, предусмотренных законодательством.

В случае заключения трудового договора с работником в устной форме (т. е. при отсутствии трудового договора в письменном виде) доказательством факта заключения (существования) такого договора и установления трудовых отношений является издание приказа (распоряжения) о принятии работника на работу, о котором пойдет речь ниже.

Если режим работы и условия труда работника, принимаемого на работу, отличаются от стандартных (работа с гибким режимом рабочего времени, на условиях неполного рабочего времени, сезонная или временная работа, с ненормированным рабочим днем и т. п.), рекомендуем работодателям заключать с работником трудовой договор именно в письменной форме, что позволит оговорить в нем все нюансы такого труда.

Обращаем внимание, хотя заключать трудовой договор о дистанционной работе или о надомной работе необходимо в письменной форме, предусмотрены случаи, когда этого делать не нужно. Так, согласно части восьмой статьи 60-1 и части одиннадцатой статьи 60-2 КЗоТ на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством, и/или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера надомная и дистанционная работа может вводиться приказом (распоряжением) работодателя без обязательного заключения трудового договора в письменной форме. С таким приказом (распоряжением) работник ознакамливается в течение 2 дней со дня его издания, но до введения надомной и дистанционной работы.

Срок, на который заключается трудовой договор

Согласно статье 23 КЗоТ трудовой договор может быть:

1) бессрочным, заключаемым на неопределенный срок;

2) заключаемым на определенный срок, установленный по согласованию сторон;

3) заключаемым на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательными актами.

Правила исчисления сроков, предусмотренных КЗоТ (трудовым законодательством), установлены статьей 241-1 КЗоТ, согласно которой сроки возникновения и прекращения трудовых прав и обязанностей исчисляются годами, месяцами, неделями и днями.

При заключении срочного трудового договора срок его действия может определяться как конкретным периодом (например, периодом выполнения полевых работ), так и временем наступления определенного события (например, возвращением на работу работницы из отпуска в связи с беременностью и родами или из отпуска по уходу за ребенком; лица, уволенного с работы в связи с призывом на срочную военную (альтернативную невоенную) службу; лица, у которого закончился срок исполнения депутатских полномочий или работы на выборной должности) (п. 7 Постановления ВСУ № 9).

Заключение трудового договора на определенный срок несколько отличается от заключения трудового договора на время выполнения определенной работы: в первом случае срок действия трудового договора определяется конкретными датами (например, с 1 апреля по 31 октября 2021 года) или определенным периодом (например, на период 6 месяцев или на период сезона, либо на период временного отсутствия другого работника и т. п.); во втором случае стороны договариваются о трудовых отношениях без их привязки к конкретным датам (периодам) — на время выполнения определенной работы (строительство объекта, установление и подготовка к запуску нового оборудования, внедрение технологии и т. п.).

Правовое положение работников, работающих на условиях срочных трудовых договоров, ничем не отличается от правового положения работников, заключивших трудовые договоры на неопределенный срок. Первые также должны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, имеют право на оплату труда, ежегодный отпуск, пособие по временной нетрудоспособности и т. д.

В трудовом договоре (независимо от его вида) отражаются основные и дополнительные условия работы. К основным условиям относятся: место работы (основное или по совместительству); рабочее время и время отдыха; должностные (трудовые) обязанности (определяются инструкцией по должности или профессии); оплата труда (согласно штатному расписанию, коллективному договору или по утвержденным отдельным документом расценкам); социальное обеспечение. К дополнительным условиям могут относиться: испытательный срок; индивидуальный режим работы (например, неполный рабочий день); материальная ответственность (если принимаемый работник становится материально ответственным лицом) и т. п.

Обращаем внимание на то, что условия трудовых договоров, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством Украины, являются недействительными (ст. 9 КЗоТ). Поэтому в трудовых договорах нельзя отражать нормы, которые ниже минимальных государственных гарантий в оплате труда, выше максимальной продолжительности работы, установленной законодательством (например, устанавливать продолжительность рабочей недели более 40 часов или предусматривать выполнение сверхурочной работы более 120 часов в год) и т. п.

Форма трудового договора между работником и работодателем –  физическим лицом утверждена приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260. Форма трудового договора между работником и работодателем – юридическим лицом законодательством не утверждена, поэтому юрлица, учитывая специфику своей деятельности, могут самостоятельно с учетом требований трудового законодательства разработать и применять свою форму трудового договора.⁷ В ближайшее время Минэкономики должно утвердить типовые формы трудовых договоров о дистанционной и надомной работе.

Один экземпляр трудового договора, заключенного в письменной форме, предоставляется работнику, второй экземпляр остается у работодателя.

Заключение контракта

Согласно части третьей статьи 21 КЗоТ особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в т. ч. материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в т. ч. досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Сфера применения контракта определяется законами Украины.

Постановлением Кабинета Министров Украины «Об упорядочении применения контрактной формы трудового договора» от 19.03.94 г. № 170 (далее — Постановление № 170) утверждено Положение о порядке заключения контрактов при принятии (найме) на работу работников (далее — Положение № 170).

Пунктом 1 Постановления № 170 и пунктом 3 Положения № 170 установлено, что контрактная форма трудового договора применяется к работникам при принятии (найме) на работу только в случаях, прямо предусмотренных законами.⁷

Например, статьей 103 Кодекса гражданской защиты Украины установлено, что предприятием, выполняющим функции защиты населения, территории, окружающей природной среды и имущества от чрезвычайных ситуаций (аварийно-спасательная служба, пожарная служба и т. д.), с лицом, которое назначается на должность рядового или начальствующего состава службы гражданской защиты, может быть заключен контракт о прохождении службы гражданской защиты.

Типовая форма контракта с работником утверждена приказом Министерства труда Украины от 15.04.94 г. № 23.

Основанием для заключения контрактов с руководителями предприятий независимо от формы собственности является статья 65 Хозяйственного кодекса Украины, частью 4 которой установлено, что в случае найма руководителя предприятия с ним заключается договор (контракт), в котором определяются срок найма, права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения, условия увольнения его с должности, другие условия найма по согласованию сторон.

Типовая форма контракта с руководителем предприятия, находящегося в государственной собственности, утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 02.08.95 г. № 597.

Контракт по своей сути является срочным трудовым договором. В нем предусматриваются срок действия контракта, объемы предлагаемой работы и требования к качеству и срокам ее выполнения, права, обязанности и взаимная ответственность сторон, условия оплаты и организации труда, основания прекращения и расторжения контракта, социально-бытовые и другие условия, необходимые для выполнение взятых на себя сторонами обязательств, с учетом специфики работы, профессиональных особенностей и финансовых возможностей работодателя.

Условия оплаты труда и материального обеспечения работников, с которыми заключается контракт, определяются соглашением сторон. Размеры выплат не могут быть меньше, чем предусмотрено действующим законодательством, соглашениями и коллективным договором, и зависят от выполнения условий контракта. В контракте могут также определяться условия повышения или снижения обусловленного сторонами размера оплаты труда, установление доплат и надбавок, премий, вознаграждений по итогам работы за год или иной период, участия в распределении прибыли предприятия (если это предусмотрено его уставом и действующим законодательством) или гражданина-предпринимателя.

В контракте могут быть установлены дополнительные льготы, гарантии и компенсации, не предусмотренные законодательством, за счет денежных средств работодателя (например, порядок выплаты денежной компенсации при использовании работником личного автомобиля для служебных поездок).

Также в контракте определяются режимы рабочего времени и времени отдыха работника. Продолжительность отпуска работника не может быть меньше установленной законодательством для этой категории работников. По соглашению сторон в контракте могут быть определены и другие условия организации труда, необходимые для выполнения обязательств, взятых на себя сторонами.

Контракт оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, и хранится у каждой из сторон контракта. С согласия работника копия заключенного с ним контракта может быть передана профсоюзному или другому органу, уполномоченному работником представлять его интересы, для осуществления контроля за соблюдением условий контракта.

Контракт вступает в силу с момента его подписания или с даты, определенной сторонами в контракте, и может быть изменен по соглашению сторон, составленному в письменной форме.

Контракт является основанием для издания приказа (распоряжения) о принятии (найме) работника на работу со дня, установленного в контракте по соглашению сторон.

Приказ о принятии на работу

Как отмечалось выше, заключение трудового договора (в т. ч. контракта) оформляется приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа (ч. четвертая ст. 24 КЗоТ).

Типовая форма № П-1 «Приказ (распоряжение) о принятии на работу» утверждена приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 г. № 489.

Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5 утверждены Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — Правила). Эти Правила устанавливают единые требования к созданию управленческих документов и работе со служебными документами, являются нормативно-правовым актом, выполнение которого является обязательным для государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий и организаций всех форм собственности.

Согласно пункту 7 части 9 Правил в распорядительных документах по кадровым вопросам указываются большими буквами фамилия работника и малыми — его имя и отчество. В приказах о принятии работника на работу указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу, размеры его должностного оклада (в соответствии со штатным расписанием), надбавок и доплат. Кроме того, в приказе о принятии на работу обязательно указывается основание для его издания (заявление работника, письменный трудовой договор, контракт, результаты конкурсного отбора, результаты стажировки, решение аттестационной комиссии, приказ или распоряжение вышестоящего органа и т. д.).

Обычно перед изданием приказа (распоряжения) о принятии на работу его проект согласовывается (визируется) в соответствующей службе (службах) предприятия для подтверждения того, что должность, на которую принимается работник, является вакантной (временно не занятой), с указанием по ней размера оклада, который будет выплачиваться новому работнику.

В случае установления работнику испытательного срока по соглашению сторон условие об испытании должно быть обязательно отражено в приказе о принятии на работу (ст. 26 КЗоТ).

Изданный и подписанный руководителем предприятия приказ о принятии на работу доводится до работника под подпись (образец приказа см. ниже).

 

 

Допуск работника к работе

В соответствии с частью четвертой статьи 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — единый социальный взнос, ЕСВ) о принятии работника на работу в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины.

Таким образом, в настоящее время работник может быть допущен к работе только после того, как будут соблюдены (выполнены) три следующих условия:

— с работником заключен трудовой договор (в письменной или устной форме);

— издан приказ (распоряжение) работодателя о принятии работника на работу;

— работодателем направлено уведомление ГНСУ о принятии работника на работу.

С даты принятия на работу, указанной в приказе (распоряжении) о принятии на работу (трудовом договоре), гражданин приобретает статус работника и на него в полном объеме распространяются нормы трудового законодательства (как в части прав, так и в части обязанностей).

В соответствии со статьей 29 КЗоТ до начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан:

1) разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;

2) ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;

3) определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;

4) проинструктировать работника по вопросам техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

Учитывая вышеизложенное, на оборотной стороне проекта приказа о принятии на работу может быть отражена информация, подтвержденная подписью работника, о его согласии с условиями труда, прохождении им инструктажа по технике безопасности работы на определенном оборудовании и ознакомлении с правилами противопожарной безопасности.

При заключении трудового договора о дистанционной работе работодатель должен ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, а также предоставить работнику рекомендации по работе с оборудованием и средствами, которые работодатель предоставляет работнику для выполнения определенного объема работ. Ознакомление может происходить в форме дистанционного инструктажа или путем проведения обучения безопасным методам работы на конкретном техническом средстве. В трудовом договоре по соглашению сторон могут предусматриваться дополнительные условия безопасности труда (ч. вторая ст. 29 КЗоТ).

Ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи. В таком случае подтверждением ознакомления считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником (ч. третья ст. 29 КЗоТ).

Вышеизложенная норма касается, в первую очередь, работников, которые выполняют дистанционную или надомную работу, и на практике она будет применяться примерно так: работнику все необходимые документы направляются в электронном виде (например, в виде фотографий, сканированных копий и т. п., т. е. файлов в формате jpeg, pdf, Word, Excel и т. п.) по электронной почте (другим каналам связи). После ознакомления с ними работник при необходимости готовит свои документы, которые в таком же виде и по тем же каналам связи направляет работодателю.

Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа (ст. 6 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV).

Перед допуском к работе работника желательно предупредить, что он должен выполнять порученную ему работу лично и не имеет права перепоручать ее выполнение другому лицу (ст. 30 КЗоТ). В то же время  работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 31 КЗоТ).

Уведомление налогового органа о принятых работниках

Постановлением Кабинета Министров Украины «О порядке сообщения Государственной налоговой службе и ее территориальным органам о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413 (далее — Постановление № 413) утверждены форма и порядок подачи уведомления о принятии работника на работу (далее — уведомление) в ГНСУ и ее территориальный орган.

Согласно Постановлению № 413 уведомление подается собственником предприятия или уполномоченным им органом (лицом) либо физическим лицом в территориальные органы ГНСУ по месту учета в качестве плательщика единого социального взноса (далее — ЕСВ) до начала работы работника по заключенному трудовому договору одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием квалифицированной электронной подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронных доверительных услуг;
• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Уведомление не подается в территориальный орган ГНСУ в случае принятия на работу члена исполнительного органа хозяйственного общества, руководителя предприятия, учреждения, организации. Уведомлением о принятии на работу указанных лиц являются сведения, полученные органами ГНСУ из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее — ЕГР).

Вышеизложенное объясняется тем, что в случае принятия на работу нового руководителя предприятия субъектом хозяйствования (учредителем либо лицом, исполняющим обязанности руководителя) подается информация государственному регистратору о смене (назначении) руководителя предприятия в порядке, определенном Законом Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV, которая заносится в ЕГР и в этот же день передается в информационные системы ГНСУ.

Информация, содержащаяся в уведомлении о принятии работника на работу, вносится в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом № 2464.

Основной частью формы уведомления является таблица, содержащая 7 граф (реквизиты с 3 по 9). В уведомлении отражаются следующие данные:

• в реквизите 2 — тип уведомления («початкове» и «скасовуюче»);
• в графе 3 — порядковый номер записи;
• в графе 4 — категория лица (1 — наемные работники с трудовой книжкой, т. е. принятые на основное место работы; 2 —наемные работники без трудовой книжки, т. е. принятые на работу как совместители);
• в графе 5 — РНУКПН или серия и номер паспорта (для тех, кто отказался получать РНУКПН);
• в графе 6 — фамилия, имя, отчество застрахованного лица (работника);
• в графе 7 — номер приказа или распоряжения о принятии работника на работу;
• в графе 8 — дата издания приказа (распоряжения) о принятии работника на работу;
• в графе 9 — дата начала работы;
• в реквизите 10 — дата формирования уведомления у страхователя (работодателя).

Уведомление подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия, а также удостоверяется печатью предприятия при ее наличии.

По каждому принятому на работу работнику в таблице уведомления заполняется одна строка, в которой отражаются вышеперечисленные данные.

Норму Постановления № 413 о необходимости подачи уведомления «до начала работы работника» необходимо понимать так: момент (время и дата) подачи уведомления должен предшествовать моменту (времени и дате) допуска работника к работе. Например, если предприятие планирует допустить работника к работе в понедельник в 10.00  5 июля 2021 года, то уведомление (в бумажном или электронном виде) должно быть подано в орган ГНСУ до 10.00  5 июля 2021 года. В частности, предприятие не нарушит срок подачи уведомления, если в указанном случае оно направит уведомление в ГНСУ в электронной форме утром 5 июля и в квитанции 1 будет указан момент доставки документа в ГНСУ 05.07.2021  9.55.35.

Более того, уже имеется решение суда⁸, которым установлено, что если работник был допущен к работе с 8.00, а уведомление было направлено органу ГФСУ в электронной форме в этот же день и поступило в орган ГФСУ в 9.07, то это не является нарушением и основанием для привлечения должностного лица (директора) к административной (работодателя к финансовой) ответственности в виде наложения штрафа. Также нет нарушения в случае, если работник был допущен к работе с 8.00, а уведомление было направлено органу ГФСУ в электронной форме в день, предшествующий дню допуска к работе, и поступило в орган ГФСУ в 9.55 в день допуска работника к работе.

После принятия решения судом⁹, Государственная служба Украины по вопросам труда (далее — Гоструда) изменила свое мнение, изложенное в ранее предоставленных разъяснениях, и теперь соглашается с тем, что достаточно выполнить требование о предоставлении уведомления до начала работы по времени. Например, если работник начинает свою работу согласно графику в 16.00, то уведомление может быть подано в этот же день в 9.00.⁹

День издания приказа о принятии работника на работу, указываемый в графе 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу» может совпадать с днем подачи уведомления, указываемым в реквизите 10 «Дата формування повідомлення у страхувальника» и днем допуска работника к работе, указываемым в графе 9 «Дата початку роботи» формы уведомления, но время издания указанного приказа и время подачи уведомления должны предшествовать времени допуска работника к работе. Например, если гражданин принимается на работу 20 июля 2021 года со сменным графиком работы, и в этот день он должен приступить к работе в 16.00 (18.00 или 20.00), то приказ о принятии этого работника на работу должен быть издан (оформлен), и после этого уведомление должно быть подано 20 июля 2021 года до 16.00 (до 18.00 или до 20.00), т. е. раньше времени допуска работника к работе (до начала работы работника).

Несмотря на решение суда⁹, не рекомендуем подавать уведомление по времени позднее времени допуска работника к работе, поскольку не будет выполнено условие о подаче уведомления до начала работы работника, к тому же в нашей стране решение суда не имеет преюдициального (обязательного для других судов) характера. Поэтому, во избежание судебных разбирательств с органами Гоструда, рекомендуем направлять уведомление в налоговый орган в день, предшествующий дню допуска работника к работе.

Напомним, что ранее Минсоцполитики в своих письмах¹⁰ разъясняло, что дата приказа о принятии работника на работу и дата начала работы работника не совпадают (отличаются). То есть, по мнению госоргана, дата издания приказа о принятии работника на работу должна предшествовать дате допуска работника к работе. Мы с такой позицией Минсоцполитики не согласны, поскольку она не подтверждена нормами законодательства. Как отмечено выше, при соблюдении определенных условий указанные даты могут совпадать. Кроме того, дата приказа о принятии работника на работу и дата подачи уведомления могут совпадать, а также первая дата может предшествовать второй дате.

Работодатель может подать уведомление на бумажных носителях, если на дату формирования такого уведомления у него трудовые договоры заключены не более чем с пятью новыми работниками, то есть в уведомлении заполняются строки не более чем на пять принятых работников, независимо от количества уже работающих у него лиц.¹¹ Если же количество принимаемых на работу работников превышает 5 человек, то уведомление обо всех принятых работниках необходимо подать на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме или средствами электронной связи.

Что касается механизма подачи уведомления на бумажных носителях, то в Постановлении № 413 ничего не говорится о возможности (невозможности) подачи такого уведомления в орган ГНСУ по почте и не указано, каким образом уведомление на бумажных носителях должно быть доставлено в орган ГНСУ. Учитывая этот факт, по мнению Гоструда¹², уведомление может подаваться как путем посещения уполномоченным работником предприятия непосредственно органа ГНСУ, так и путем направления уведомления органу ГНСУ по почте с уведомлением о вручении (заказным письмом). При направлении уведомления органу ГНСУ по почте датой его подачи будет дата отправления заказного письма согласно почтовому чеку (дата, указанная на штампе почтового отделения, проставленном на заказном письме).

Но Минсоцполитики и ГФСУ (ГНСУ) считают¹³, что подача уведомления по почте Постановлением № 413 не предусмотрена.

Учитывая разную позицию госорганов, рекомендуем работодателям не рисковать, а подавать уведомление путем непосредственного посещения органа ГНСУ либо путем его направления средствами электронной связи.

Уведомление в бумажном виде подается в 2-х экземплярах, при этом на экземпляре, который остается у работодателя, должен стоять штамп органа ГНСУ и подпись его должностного лица, принявшего документ с указанием даты. Наличие штампа и подписи должностного лица органа ГНСУ будет свидетельством того, что уведомление работодателем действительно подано.

Норма части четвертой статьи 24 КЗоТ и Постановления № 413 о необходимости направления уведомления касается не только работников, которые принимаются на основное место работы, но и работников, которые принимаются на работу как совместители, в том числе внутренние. Это объясняется тем, что при работе по совместительству, выполняемой в отличное от основной работы время, с работником в общем порядке заключается отдельный трудовой договор, который оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

В форме уведомления при принятии работника на основное место работы в графе 4 «Категорія особи» указывается категория 1 (наемные работники с трудовой книжкой), а при принятии на работу совместителя — категория 2 (наемные работники без трудовой книжки).

Что касается договоров гражданско-правового характера, заключаемых с физическими лицами, договоров о прохождении стажировки (практики учениками ПТУЗ), договоров в случае выполнения собственником функций по управлению предприятием на общественных началах, то поскольку они регулируются не трудовым, а гражданским законодательством, о факте заключения и дате начала действия таких договоров уведомление не подается. Если работник согласно решению суда восстановлен на работе, то уведомление не подается (в данном случае происходит не принятие работника на работу, а аннулирование его увольнения).¹⁴

При заполнении формы уведомления возможны ошибки в виде неправильного указания данных работника в графах 5 и 6, реквизитов приказа (распоряжения) о принятии на работу в графах 7 и 8, даты начала работы работника в графе 9. Кроме того, не исключены случаи, когда с работником заключен трудовой договор, издан приказ о его принятии на работу, по нему направлено уведомление в орган ГНСУ, но в согласованную дату работник на работу не вышел, а потом сообщил, что он на предприятии работать не хочет и не будет, вследствие чего аннулируется его принятие на работу с изданием приказа об отмене приказа о принятии на работу этого работника.

Во всех вышеуказанных случаях для исправления ошибочной (аннулирования) информации, указанной в ранее поданном уведомлении, необходимо подать в орган ГНСУ отменяющее уведомление (с типом «скасовуюче»), в котором повторяются ошибочные данные, и одновременно новое начальное уведомление (с типом «початкове»), в котором указываются правильные данные, а при отмене принятия на работу — только отменяющее уведомление (с типом «скасовуюче»).¹⁵ При этом если в начальном уведомлении подавалась информация по нескольким работникам, принятым на работу, а ошибки были допущены только по одному из них, то в отменяющем уведомлении (с типом «скасовуюче») указывается информация (ошибочные данные) только по этому (одному) работнику (по всем остальным работникам информация не повторяется), и, соответственно, в новом начальном уведомлении (с типом «початкове») отражаются правильные данные только этого (одного) работника.

Штраф за подачу отменяющего уведомления не предусмотрен.¹⁶

Поскольку Постановлением № 413 определены форма уведомления и орган ГНСУ, в который необходимо подать уведомление (по основному месту учета в качестве плательщика ЕСВ), то уведомления, поданные в органы ГНСУ не по основному месту учета работодателя или не по установленной форме, считаются такими, которые не подавались.¹⁶

Во избежание несвоевременной подачи уведомления в орган ГНСУ или не по установленной форме работодатели должны определить лиц, ответственных за составление уведомления и его подачу на подпись руководству, за подачу уведомления в орган ГНСУ в бумажной форме или за направление «электронного» уведомления.

Новые работники в Налоговом расчете

Кроме отражения в уведомлении, работодатели отражают информацию о принятых на работу работниках в Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет), форма которого утверждена приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4.¹⁷

В приложении 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5) к Налоговому расчету, представляемому за отчетный квартал, отражается информация, в частности, о заключенных в течении квартала трудовых договорах с застрахованными лицами, в том числе трудоустроенными на новое рабочее место.

В Д5 по каждому принятому работнику заполняется одна строка, в которой отражаются, в частности:

• в графе 05 — гражданство (код 1 – гражданин Украины, код 0 – не гражданин Украины);
• в графе 07 — категория лица (1 – наемные работники с трудовой книжкой, т. е. принятые на основное место работы; 2 – наемные работники без трудовой книжки, т. е. принятые на работу как совместители);
• в графе 08 — РНУКПН (идентификационный номер) или серия (при наличии) и номер паспорта;
• в графе 09 — фамилия, имя, отчество (полностью);
• в графе 10 — период трудовых отношений (для принятого работника — дата начала трудовых отношений, т. е. дата (число, месяц, год) принятия на работу);
• в графе 11 — внутренний совместитель (1 – да, 0 – нет) — указывается 1, если работник принимается на работу внутренним совместителем;
• в графах 13 – 15 — профессиональное название работы, его код по Классификатору профессий, название должности;
• в графе 16 — документ-основание о начале работы (реквизиты приказа о принятии на работу);
• в графе 18 — дата создания нового рабочего места (штатной единицы), на которое в отчетном периоде трудоустроен работник (дата создания рабочего места может не совпадать с датой принятия работника на работу) — заполняется в случае трудоустройства работника на новое рабочее место, созданное в связи с созданием нового предприятия (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при отсутствии сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также созданное путем модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний и умений работника.

Кроме того, в приложении 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» к Налоговому расчету в строке по принятому работнику, которому в отчетном месяце квартала начислены (выплачены) доходы, начислены (перечислены) налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военный сбор (далее — ВС), в графе 7 «Дата прийняття на роботу» раздела І указывается дата (число, месяц, год) принятия работника на работу. Если в месяце принятия на работу доходы работнику не начислялись (не выплачивались), НДФЛ и ВС не начислялись (не перечислялись), то в 4ДФ за такой месяц принятый работник не отражается. В случае неоднократного принятия физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном месяце о таком лице необходимо заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном месяце.

Если в месяцах отчетного квартала работодателем были созданы новые рабочие места и/или приняты на работу (состоят в штате) работники, имеющие дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (ч. 1 ст. 14 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI; далее — Закона о занятости), в заглавной части Налогового расчета заполняются две следующие строки:

— 110 «Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді» — заполняется один раз только в месяце, когда на предприятии созданы новые рабочие места (несмотря на то, что на них в этом месяце работники могли быть и не приняты);

— 103 «працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню» — заполняется при наличии работников указанной категории в составе строки 101 «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб».

Ответственность за нарушение порядка принятия работников на работу

Ответственность работодателей

Согласно части 2 статьи 53 Закона о занятости в случае невыполнения работодателем в течение года квоты для трудоустройства граждан, указанных в части 1 статьи 14 этого Закона (т. е. неконкурентоспособных на рынке труда граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству), с него взимается штраф за каждый необоснованный отказ в трудоустройстве таких лиц в пределах соответствующей квоты в двукратном размере минимальной заработной платы, установленной на момент выявления нарушения (т. е. сейчас в размере 12 000 грн. (6000 грн. х 2)).

Кроме того, статьей 265 КЗоТ определена финансовая ответственность работодателей — юридических лиц и физических лиц – предпринимателей, использующих наемный труд, за нарушение законодательства о труде. Виды нарушений и размеры штрафов по ним, которые налагаются на работодателей, установлены частью второй статьи 265 КЗоТ.

Так, согласно абзацу второму части второй статьи 265 КЗоТ работодатели несут ответственность в виде штрафа в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта) — в 10-кратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (т. е. сейчас в размере 60 000 грн. (6000 грн. х 10) за каждого работника), а к юридическим лицам и физическим лицам – предпринимателям, которые используют наемный труд и являются плательщиками единого налога І – ІІІ групп, применяется предупреждение.

За совершение вышеуказанного нарушения повторно в течение 2 лет со дня выявления нарушения применяется штраф в 30-кратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения (т. е. сейчас в размере 180 000 грн. (6000 грн. х 30)), за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абз. третий ч. второй ст. 265 КЗоТ).

Штрафы за совершение вышеуказанного нарушения, предусмотренного абзацами вторым и третьим части второй статьи 265 КЗоТ (т. е. за фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта)), применяются одновременно с вынесением предписания независимо от факта устранения выявленных при проведении проверки нарушений (ч. седьмая ст. 265 КЗоТ).

Нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – восьмым части второй статьи 265 КЗоТ, в том числе нарушение прочих требований трудового законодательства касательно принятия на работу, влечет наложение штрафа на работодателей в размере минимальной заработной платы (т. е. сейчас в размере 6000 грн.) за каждое такое нарушение (абз. девятый ч. второй ст. 265 КЗоТ).

В случае выполнения предписания Гоструда и устранения выявленных нарушений, предусмотренных абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ, в определенные предписанием сроки мероприятия по привлечению работодателя к ответственности (т. е. штрафы) не применяются (ч. шестая ст. 265 КЗоТ).

За совершение нарушения, предусмотренного абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ, повторно в течение года со дня выявления нарушения применяется штраф в 2-кратном размере минимальной заработной платы (т. е. сейчас в размере 12 000 грн. (6000 грн. х 2)) за каждое такое нарушение (абз. десятый ч. второй ст. 265 КЗоТ). Этот штраф налагается одновременно с вынесением предписания независимо от факта устранения выявленных при проведении проверки нарушений (ч. седьмая ст. 265 КЗоТ).

Таким образом, если работника допустили к работе без заключения трудового договора (контракта), оформленного приказом (распоряжением) работодателя, то на работодателя, не являющегося плательщиком единого налога І – ІІІ групп, налагается штраф в 10-кратном размере минимальной заработной платы.

По мнению Гоструда¹⁸, штраф в 10-кратном размере минимальной заработной платы, предусмотренный абзацем вторым части второй статьи 265 КЗоТ, налагается и в случае, если работодатель не подал уведомление органу ГНСУ о принятии работника на работу. Такой подход Гоструда аргументирует тем, что подача уведомления является составной частью заключения трудового договора, поскольку предусмотрена статьей 24 «Заключение трудового договора» КЗоТ.

По мнению редакции, подача уведомления не является составной частью заключения трудового договора, а является отдельной обязанностью работодателя (в части четвертой статьи 24 КЗоТ заключение трудового договора и направление уведомления разделены союзом «и»), за невыполнение которой финансовая ответственность работодателя предусмотрена абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ, а именно в размере минимальной заработной платы как за нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – восьмым этой части. Такую же точку зрения имеют и суды¹⁹, утверждая, что несообщение до начала работы работника о принятии его на работу органу ГНСУ не свидетельствует о том, что между работником и работодателем не оформлен трудовой договор, поскольку законодатель не связывает действие трудового договора с наличием соответствующего уведомления. Уведомление ГНСУ является отдельным действием, поскольку в статье 24 КЗоТ указаны два условия, которые необходимо выполнить работодателю при допуске работника к работе:

— фактический допуск к работе путем заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением) работодателя, за невыполнение которого предусмотрен штраф в 10-кратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение;

— представление уведомления органу ГНСУ, за невыполнение которого предусмотрен штраф как за прочие нарушения трудового законодательства в размере одной минимальной заработной платы.

Штрафы, предусмотренные частью второй статьи 265 КЗоТ, являются финансовыми санкциями и не относятся к административно-хозяйственным санкциям, определенным главой 27 Хозяйственного кодекса Украины (ч. третья ст. 265 КЗоТ). Поэтому на указанные штрафы срок давности, установленный для наложения административно-хозяйственных санкций статьей 250 главы 27 Хозяйственного кодекса Украины (6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем один год со дня совершения нарушения), не распространяется.

Штрафы, предусмотренные частью второй статьи 265 КЗоТ и частью второй статьи 53 Закона о занятости, налагаются Гоструда согласно нормам Порядка наложения штрафов за нарушение законодательства о труде и занятости населения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 17.07.2013 г. № 509 (далее — Порядок № 509).

Штраф может быть наложен Гоструда без проведения мероприятия государственного надзора (контроля) на основании решения суда об оформлении трудовых отношений с работником, который выполнял работу без заключения трудового договора, и установления периода такой работы (ч. восьмая ст. 265 КЗоТ). Также штраф может быть наложен на основании акта, составленного должностным лицом Гоструда по результатам проверки за соблюдением законодательства о труде, в ходе которого выявлены факты использования труда неоформленных работников (п. 2 Порядка № 509).

Штраф уплачивается в течение одного месяца со дня принятия постановления о его наложении, о чем работодатель уведомляет уполномоченное должностное лицо, составившее постановление о наложении штрафа (п. 9 Порядка № 509).

Не уплаченные в добровольном порядке штрафы взимаются (п. 11 Порядка № 509):

— в судебном порядке региональными центрами занятости на основании материалов дела, которые передаются им территориальными органами Гоструда, исполнительными органами городских советов городов областного значения и сельских, поселковых, городских советов объединенных территориальных общин (по штрафам, предусмотренным частью второй статьи 53 Закона о занятости);

— органами государственной исполнительной службы (по штрафам, предусмотренным частью второй статьи 265 КЗоТ).

Уплата штрафа не освобождает от устранения нарушений законодательства о труде (ч. десятая ст. 265 КЗоТ).

Ответственность должностных лиц

В соответствии со статьей 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП), которой установлена административная ответственность должностных лиц предприятий за нарушение требований законодательства о труде, фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта) влечет наложение штрафа на должностных лиц предприятий, физлиц-предпринимателей от 500 до 1000 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — нмдг), т. е. от 8500 до 17 000 грн. Повторное в течение года совершение указанного нарушения, за которое лицо уже было подвергнуто административному взысканию, влечет наложение штрафа на должностных лиц предприятий и физлиц-предпринимателей от 1000 до 2000 нмдг, т. е. от 17 000 до 34 000 грн.

Прочие нарушения требований законодательства о труде в части принятия работников на работу влекут наложение штрафа на должностных лиц предприятий и физлиц-предпринимателей от 30 до 100 нмдг, т. е. от 510 до 1700 грн. Повторное в течение года совершение нарушения, предусмотренного частью первой статьи 41 КоАП, за которое лицо уже подвергалось административному взысканию, или те же деяния, совершенные в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, влекут наложение штрафа на должностных лиц предприятий, физлиц-предпринимателей от 100 до 300 нмдг, т. е. от 1700 до 5100 грн.