Починаючи зі звітного періоду — І квартал 2021 року, страхувальники та податкові агенти замість Звіту з єдиного соціального внеску та Податкового розрахунку форми № 1ДФ подають об’єднану звітність — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску. Одним з типів цього Податкового розрахунку є «Довідковий». Протягом ІІ кварталу страхувальники вже мали можливість його подавати засобами електронного зв’язку в електронній формі та іншими способами. В яких випадках подається Податковий розрахунок з типом «Довідковий»? Який порядок його заповнення?
Податковий розрахунок з типом «Довідковий»: порядок заповнення та подання
Наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4, у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. № 773, затверджено:
– форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок);1
1 Форму Податкового розрахунку опубліковано в журналі «Все про працю і зарплату» № 1/2021, стор. 66. (Ред.)
2 Порядок № 4 опубліковано в журналі «Все про працю і зарплату» № 1/2021, стор. 89. (Ред.)
Відповідно до пункту 1 розділу ІІІ Порядку № 4 Податковий розрахунок має 4 типи:
– «Звітний» — подається за звітний період перший раз (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 011). Цей тип залишається чинним до прийняття контролюючим органом наступного Податкового розрахунку за такий звітний (податковий) період (далі — звітний період);
– «Звітний новий» — подається наступним за звітний період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 012);3
– «Уточнюючий» — подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 013);4
– «Довідковий».
3 Докладно про порядок заповнення та подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» йдеться у статті «Виправлення помилок у Податковому розрахунку» журналу «Все про працю і зарплату» № 3/2021, стор. 78. (Ред.)
4 Докладно про порядок заповнення та подання Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» йдеться у статті «Виправлення помилок у Податковому розрахунку» журналу «Все про працю і зарплату» № 3/2021, стор. 78. (Ред.)
Податковий розрахунок з типом «Довідковий» подається платником єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний», у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.
Податковий розрахунок (далі — Розрахунок) з типом «Звітний» як «Довідковий» (далі — тип «Довідковий»), крім самого Розрахунку, мають:
– додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1);
– додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5);
– додаток 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (далі — Д6).
У разі подання Розрахунку з типом «Довідковий» в заголовних частинах Розрахунку, Д1, Д5, Д6 проставляються позначки одночасно в реквізитах (рядках) 011 «Звітний» і 014 «Довідковий». При цьому в Д1 в реквізиті 035 і в Д5 в реквізиті 036 проставляється позначка у відповідному рядку: «для призначення пенсії» або «для призначення інших соціальних виплат». У Д6 проставляється позначка в реквізиті 034 «для призначення пенсії» у разі подання цього додатка для призначення пенсії працівнику, який має спеціальний стаж.
В заголовній частині Розрахунку заповнюються реквізити з 01 по 066, а реквізити з 07 по 110 не заповнюються. При цьому суми в таблиці Розрахунку не відображаються, оскільки ця таблиця використовується тільки для визначення зобов’язань страхувальника зі сплати ЄСВ по всіх застрахованих особах за звітний квартал в розрізі місяців цього кварталу.
Податковий розрахунок з типом «Довідковий» подається, якщо протягом звітного кварталу (до його закінчення) застрахованій особі призначаються:
– пенсія (як зі звільненням, так і без звільнення з роботи);
– матеріальне забезпечення, що виплачується за рахунок Фонду соціального страхування України, а саме допомога по тимчасовій непрацездатності (далі — «лікарняні») та допомога по вагітності та пологах (далі — «декретні»);
– страхова виплата, що виплачується за рахунок Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, а саме допомога по безробіттю.
Запровадження типу «Довідковий» пояснюється тим, що звітним періодом для подання Розрахунку є квартал (а не місяць, як це було для Звіту з ЄСВ). Без цього типу до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) відомості по застрахованих особах про нараховані їм доходи і про сплачений з них ЄСВ протягом кварталу вноситися не будуть — це буде можливо лише після подання роботодавцями Розрахунку протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Така ситуація в більшості випадків не дозволяє достовірно визначати страховий стаж працівника за станом на день призначення пенсії, настання страхового випадку, настання права на страхову виплату, оскільки в Реєстрі відсутня інформація про сплачений ЄСВ за місяці (дні), які входять до звітного періоду і передують місяцю (дню) призначення пенсії, настання страхового випадку, настання права на страхову виплату (особливо при настанні таких подій у другому і третьому місяцях кварталу). Відповідно це не дозволяє повністю відображати страховий стаж в формах ОК-5, ОК-7, «Дані про трудовий та страховий стаж», які видаються застрахованим особам або їхнім страхувальникам (роботодавцям) Пенсійним фондом України. Для більш оперативного внесення відомостей по застрахованих особах до Реєстру запроваджено тип «Довідковий» для Розрахунку, який має подаватися протягом звітного кварталу (до його закінчення), а саме не пізніше останнього числа останнього місяця поточного кварталу.
Таким чином, Розрахунок з типом «Довідковий» подається, якщо у працівника у другому або третьому місяці кварталу настав страховий випадок, за час якого надається матеріальне забезпечення (виплачуються «лікарняні» або «декретні»), або працівник звільнився і в нього виникло право на отримання страхової виплати (допомоги по безробіттю), або у працівника виникло право на пенсію і він бажає, щоб її призначили. В цих випадках в Д1 по працівнику відображаються нарахування за попередній місяць (попередні місяці) поточного кварталу, а у випадках призначення страхової виплати, пенсії відображаються за потреби нарахування й за поточний місяць поточного кварталу.
Крім того, можливі випадки, коли працівника прийнято на роботу на початку першого місяця кварталу і в цьому ж місяці він захворів (в нього виникло право на отримання матеріального забезпечення). Також працівник в першому місяці кварталу може звільнитися, і в цьому ж місяці в нього може виникнути право на отримання допомоги по безробіттю або на призначення пенсії. В цих випадках роботодавець подає Розрахунок з типом «Довідковий» в першому місяці кварталу з відображенням у відповідних додатках інформації про прийняття на роботу, звільнення з роботи працівника та про нараховані йому доходи в такому місяці по день, що передує настанню страхового випадку, або по день звільнення або по день, що передує даті подання заяви на призначення пенсії.
Звертаємо увагу, що якщо застрахованих осіб (працівників), на яких можна подати Розрахунок з типом «Довідковий» одночасно на підприємстві декілька, то на кожного працівника подається окремий такий Розрахунок. Тобто не можна відображати декількох працівників в одному Розрахунку з типом «Довідковий».
ПРИКЛАД
Заповнення Податкового розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»
Підприємство у встановлені строки подало Розрахунки з типом «Звітний» за І та ІІ квартали 2021 року. Розрахунки з типами «Звітний новий», «Уточнюючий», «Довідковий» за І та ІІ квартали підприємством не подавалися.
Протягом ІІІ кварталу 2021 року на підприємстві хворіли працівник Акулов А. А. з 2 по 12 серпня 2021 року та працівник Бондар Б. Б. з 6 по 17 вересня 2021 року, що підтверджено листками непрацездатності (далі — ЛН) відповідно в серпні та вересні. Також 10 вересня 2021 року виповнюється 60 років і звільняється у зв’язку з виходом на пенсію працівник Волков В. В., який має спеціальний стаж.
По цим трьом працівникам підприємство подає окремо три Розрахунки з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року.
1. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Акулову А. А.
По цьому працівнику підприємство в серпні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 за липень.
В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 1 (за ІІІ квартал 2021 року Розрахунок ще не подавався). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Акулов А. А. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05, а в реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 1 (Д1 за липень) і відповідна кількість аркушів цього додатку. В таблиці Розрахунку суми не вказуються (таблиця не заповнюється).
В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Акулову А. А. відображаються нараховані йому доходи в липні (заробітна плата, «лікарняні», винагорода за цивільно-правовим договором тощо) і нарахований на них ЄСВ.
Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень по працівнику Акулову А. А. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень (якщо сума сплаченого ЄСВ за цей місяць не менше 1320 грн. (6000 грн. х 22%)) включається до страхового стажу працівника, що відображається в формах ОК-7 і «Дані про трудовий та страховий стаж».
2. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Бондарю Б. Б.
По цьому працівнику підприємство у вересні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 за липень і Д1 за серпень.
В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 2 (за ІІІ квартал 2021 року це вже другий Розрахунок після Розрахунку з типом «Довідковий» по працівнику Акулову А. А.). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Бондар Б. Б. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05, а в реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 2 (Д1 за липень і за серпень) та відповідна кількість аркушів цих додатків. В таблиці Розрахунку суми не вказуються (таблиця не заповнюється).
В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Бондарю Б. Б. відображаються нараховані йому доходи в липні та нарахований на них ЄСВ.
В Д1 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Бондарю Б. Б. відображаються нараховані йому доходи в серпні та нарахований на них ЄСВ.
Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень і серпень по працівнику Бондарю Б. Б. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень і весь серпень (якщо сума сплаченого ЄСВ за ці місяці не менше 1320 грн.) включаються до страхового стажу цього працівника, що відображається в формах ОК-7 і «Дані про трудовий та страховий стаж».
3. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Волкову В. В.
По цьому працівнику підприємство у вересні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 (за липень, за серпень, за вересень), Д5 і Д6 (за липень, за серпень, за вересень).
В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 3 (за ІІІ квартал 2021 року це вже третій Розрахунок після Розрахунків з типом «Довідковий» по працівникам Акулову А. А. та Бондарю Б. Б.). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Волков В. В. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05. В реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 3 (Д1 за липень, за серпень, за вересень) та відповідна кількість аркушів цих додатків, в реквізиті 065 проставляються кількість додатків — 1 (Д5) та відповідна кількість аркушів цього додатку, в реквізиті 066 проставляються кількість додатків — 3 (Д6 за липень, за серпень, за вересень) та відповідна кількість аркушів цих додатків.
В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи в липні та нарахований на них ЄСВ.
В Д1 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи в серпні та нарахований на них ЄСВ.
В Д1 за вересень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 3, номер додатка в Розрахунку — 3. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи у вересні по день звільнення (по 10 вересня) і нарахований на них ЄСВ, а в реквізиті 14 зазначається 10 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у вересні.
В Д5 за ІІІ квартал 2021 року в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 036 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д5 по працівнику Волкову В. В. заповнюються реквізити 04, 05, 07, 08, 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, при цьому дата звільнення відображається в графі «дата закінчення» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — 10.09.2021, а в реквізиті 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — ст. 38 КЗпП (звільнення з ініціативи працівника у зв’язку з виходом на пенсію).
В Д6 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення липня до спеціального стажу для призначення пенсії.
В Д6 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення серпня до спеціального стажу для призначення пенсії.
В Д6 за вересень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 3, номер додатка в Розрахунку — 3. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення частини вересня до спеціального стажу для призначення пенсії, при цьому в реквізиті 10 зазначається 10 (число вересня — день звільнення із займаної посади).
Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень, серпень і вересень, Д5, Д6 за липень, серпень і вересень по працівнику Волкову В. В. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень і весь серпень (якщо сума сплаченого ЄСВ за ці місяці не менше 1320 грн.), а також частина вересня (пропорційно сплаченому ЄСВ за цей місяць) включаються до страхового (спеціального) стажу працівника з метою призначення пенсії, що відображається в формі ОК-5.
_________________________________________________________________________
Незалежно від того, які відомості по застрахованих особах були відображені в Розрахунках з типом «Довідковий», поданих роботодавцем протягом кварталу, ці ж відомості повторно відображаються (дублюються) по вказаних застрахованих особах в Розрахунку з типом «Звітний», що подається за такий квартал після його закінчення.
Наприклад, зважаючи на умови вищенаведеного прикладу, якщо роботодавець протягом ІІІ кварталу 2021 року подав три Розрахунки з типом «Довідковий» (по трьох застрахованих особах), то при поданні Розрахунку з типом «Звітний» за ІІІ квартал 2021 року в заголовній частині в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється 4 (за ІІІ квартал 2021 року це вже четвертий Розрахунок після трьох Розрахунків з типом «Довідковий» по працівникам Акулову А. А., Бондарю Б. Б. та Волкову В. В.).
Якщо в Розрахунку з типом «Довідковий» були допущені помилки, то вони виправляються шляхом відображення правильної інформації в Розрахунку з типом «Звітний».
На останок, зауважимо, що Порядок № 4 не встановлює граничних строків для подання Розрахунку з типом «Довідковий», а також законодавством не передбачена відповідальність роботодавців та їхніх посадових осіб за неподання Розрахунку з типом «Довідковий», якщо були підстави для його подання. Але з метою захисту прав застрахованих осіб на своєчасне та в повному обсязі отримання матеріального забезпечення, страхових виплат, призначення пенсії радимо роботодавцям не зволікати з поданням Розрахунку з типом «Довідковий».