Налоговый расчет с типом «Довідковий»: порядок заполнения и подачиПодатковий розрахунок з типом «Довідковий»: порядок заповнення та подання

Приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4, в редакции приказа этого Министерства от 15.12.2020 г. № 773, утверждены:

– форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет);¹

– Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4).²

В соответствии с пунктом 1 раздела III Порядка № 4 Налоговый расчет имеет 4 типа:

– «Звітний» — подается за отчетный период впервые (для этого типа проставляется отметка в реквизите 011). Этот тип остается действующим до принятия контролирующим органом следующего Налогового расчета за такой отчетный (налоговый) период (далее — отчетный период);

– «Звітний новий» — подается следующим за отчетный период до окончания предельного срока подачи с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах (для этого типа проставляется отметка в реквизите 012);³

– «Уточнюючий» — подается после окончания предельного срока подачи для соответствующего отчетного периода с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах (для этого типа проставляется отметка в реквизите 013);⁴

– «Довідковий».

Налоговый расчет с типом «Довідковий» подается плательщиком единого социального взноса (далее — ЕСВ) в составе Налогового расчета с типом «Звітний», в приложениях которого имеется информация о назначении пенсии застрахованным лицам или материального обеспечения, страховых выплат.

Налоговый расчет (далее — Расчет) с типом «Звітний» как «Довідковий» (далее — тип «Довідковий»), кроме самого Расчета, имеют:

– приложение 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далее — Д1);

– приложение 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5);

– приложение 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (далее — Д6).

В случае подачи Расчета с типом «Довідковий» в заглавных частях Расчета, Д1, Д5, Д6 проставляются отметки одновременно в реквизитах (строках) 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». При этом в Д1 в реквизите 035 и в Д5 в реквизите 036 проставляется отметка в соответствующей строке: «для призначення пенсії» или «для призначення інших соціальних виплат». В Д6 проставляется отметка в реквизите 034 «для призначення пенсії» в случае подачи этого приложения для назначения пенсии работнику, имеющему специальный стаж.

В заглавной части Расчета заполняются реквизиты с 01 по 066, а реквизиты с 07 по 110 не заполняются. При этом суммы в таблице Расчета не отражаются, поскольку эта таблица используется только для определения обязательств страхователя по уплате ЕСВ по всем застрахованным лицам за отчетный квартал в разрезе месяцев этого квартала.

Налоговый расчет с типом «Довідковий» подается, если в течение отчетного квартала (до его окончания) застрахованному лицу назначаются:

– пенсия (как с увольнением, так и без увольнения с работы);

– материальное обеспечение, выплачиваемое за счет Фонда социального страхования Украины, а именно пособие по временной нетрудоспособности (далее — «больничные») и пособие по беременности и родам (далее — «декретные»);

– страховая выплата, выплачиваемая за счет Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы, а именно пособие по безработице.

Введение типа «Довідковий» объясняется тем, что отчетным периодом для подачи Расчета является квартал (а не месяц, как это было для Отчета о ЕСВ). Без этого типа в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр) сведения по застрахованным лицам о начисленных им доходах и об уплаченном с них ЕСВ в течение квартала вноситься не будут — это будет возможно только после подачи работодателями Расчета в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала. Такая ситуация в большинстве случаев не позволяет достоверно определять страховой стаж работника по состоянию на день назначения пенсии, наступления страхового случая, наступления права на страховую выплату, поскольку в Реестре отсутствует информация об уплаченном ЕСВ за месяцы (дни), которые входят в отчетный период и предшествуют месяцу (дню) назначения пенсии, наступления страхового случая, наступления права на страховую выплату (особенно при наступлении таких событий во втором и третьем месяцах квартала). Соответственно это не позволяет полностью отражать страховой стаж в формах ОК-5, ОК-7, «Дані про трудовий та страховий стаж», которые выдаются застрахованным лицам или их страхователям (работодателям) Пенсионным фондом Украины. Для более оперативного внесения сведений по застрахованным лицам в Реестр введен тип «Довідковий» для Расчета, который должен подаваться в течение отчетного квартала (до его окончания), а именно не позднее последнего числа последнего месяца текущего квартала.

Таким образом, Расчет с типом «Довідковий» подается, если у работника во втором или третьем месяце квартала наступил страховой случай, за время которого предоставляется материальное обеспечение (выплачиваются «больничные» или «декретные»), или работник уволился и у него возникло право на получение страховой выплаты (пособия по безработице), или у работника возникло право на пенсию и он желает, чтобы ее назначили. В этих случаях в Д1 по работнику отражаются начисления за предыдущий месяц (предыдущие месяцы) текущего квартала, а в случаях назначения страховой выплаты, пенсии отражаются при необходимости начисления и за текущий месяц текущего квартала.

Кроме того, возможны случаи, когда работник принят на работу в начале первого месяца квартала и в этом же месяце он заболел (у него возникло право на получение материального обеспечения). Также работник в первом месяце квартала может уволиться, и в этом же месяце у него может возникнуть право на получение пособия по безработице или на назначение пенсии. В таких случаях работодатель подает Расчет с типом «Довідковий» в первом месяце квартала с отражением в соответствующих приложениях информации о принятии на работу, увольнении с работы работника, начисленных ему доходах, уплаченном ЕСВ в этом месяце по день, предшествующий наступлению страхового случая, или по день увольнения или по день, предшествующий дате подачи заявления о назначении пенсии.

Обращаем внимание, что если застрахованных лиц (работников), на которых можно подать Расчет с типом «Довідковий» одновременно на предприятии несколько, то на каждого работника подается отдельный такой Расчет. То есть нельзя отражать нескольких работников в одном Расчете с типом «Довідковий».

ПРИМЕР

Заполнение Налогового расчета с типом «Звітний» как «Довідковий»

Предприятие в установленные сроки подало Расчеты с типом «Звітний» за I и II кварталы 2021 года. Расчеты с типами «Звітний новий», «Уточнюючий», «Довідковий» за I и II кварталы предприятием не подавались.

В течение III квартала 2021 года на предприятии болели работник Акулов А. А. с 2 по 12 августа 2021 года и работник Бондарь Б. Б. с 6 по 17 сентября 2021 года, что подтверждено листками нетрудоспособности (далее — ЛН) соответственно в августе и сентябре. Также 10 сентября 2021 года исполняется 60 лет и увольняется в связи с выходом на пенсию работник Волков В. В., который имеет специальный стаж.

По этим трем работникам предприятие подает отдельно три Расчета с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года.

1. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Акулову А. А.

По этому работнику предприятие в августе подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 за июль.

В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 1 (за ІІІ квартал 2021 года Расчет еще не подавался). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Акулов А. А. — работник обособленного подразделения), 04, 05, а в реквизите 061 проставляются количество приложений — 1 (Д1 за июль) и количество листов этого приложения. В таблице Расчета суммы не указываются (таблица не заполняется).

В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Акулову А. А. отражаются начисленные ему доходы в июле (заработная плата, «больничные», вознаграждение по гражданско-правовому договору и т. д.) и начисленный на них ЕСВ.

После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль по работнику Акулову А. А. попадает в Реестр, в результате чего весь июль (если сумма уплаченного ЕСВ за этот месяц не менее 1320 грн. (6000 грн. х 22%)) включается в страховой стаж работника, что отражается в формах ОК-7 и «Дані про трудовий та страховий стаж».

2. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Бондарю Б. Б.

По этому работнику предприятие в сентябре подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 за июль и Д1 за август.

В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 2 (за ІІІ квартал 2021 года это уже второй Расчет после Расчета с типом «Довідковий» по работнику Акулову А. А.). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Бондарь Б. Б. — работник обособленного подразделения), 04, 05, а в реквизите 061 проставляются количество приложений — 2 (Д1 за июль и за август) и соответствующее количество листов этих приложений. В таблице Расчета суммы не указываются (таблица не заполняется).

В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Бондарю Б. Б. отражаются начисленные ему доходы в июле и начисленный на них ЕСВ.

В Д1 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Бондарю Б. Б. отражаются начисленные ему доходы в августе и начисленный на них ЕСВ.

После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль и август по работнику Бондарю Б. Б. попадает в Реестр, в результате чего весь июль и весь август (если сумма уплаченного ЕСВ за эти месяцы не менее 1320 грн.) включаются в страховой стаж этого работника, что отражается в формах ОК-7 и «Дані про трудовий та страховий стаж».

3. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Волкову В. В.

По этому работнику предприятие в сентябре подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 (за июль, за август, за сентябрь), Д5 и Д6 (за июль, за август, за сентябрь).

В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 3 (за ІІІ квартал 2021 года это уже третий Расчет после Расчетов с типом «Довідковий» по работникам Акулову А. А. и Бондарю Б. Б.). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Волков В. В. — работник обособленного подразделения), 04, 05. В реквизите 061 проставляются количество приложений — 3 (Д1 за июль, за август, за сентябрь) и количество листов этих приложений, в реквизите 065 проставляются количество приложений — 1 (Д5) и количество листов этого приложения, в реквизите 066 проставляются количество приложений — 3 (Д6 за июль, за август, за сентябрь) и количество листов этих приложений.

В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в июле и начисленный на них ЕСВ.

В Д1 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в августе и начисленный на них ЕСВ.

В Д1 за сентябрь в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 3, номер приложения в Расчете — 3. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в сентябре по день увольнения (по 10 сентября) и начисленный на них ЕСВ, а в реквизите 14 указывается 10 — количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в сентябре.

В Д5 за ІІІ квартал 2021 года в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 036 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д5 по работнику Волкову В. В. заполняются реквизиты 04, 05, 07, 08, 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, при этом дата увольнения отражается в графе «дата закінчення» реквизита 10 «Період трудових … відносин …» — 10.09.2021, а в реквизите 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — ст. 38 КЗоТ (увольнение по инициативе работника в связи с выходом на пенсию).

В Д6 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения июля в специальный стаж для назначения пенсии.

В Д6 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения августа в специальный стаж для назначения пенсии.

В Д6 за сентябрь в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 3, номер приложения в Расчете — 3. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения части сентября в специальный стаж для назначения пенсии, при этом в реквизите 10 указывается 10 (число сентября — день увольнения с занимаемой должности).

После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль, август и сентябрь, Д5, Д6 за июль, август и сентябрь по работнику Волкову В. В. попадает в Реестр, в результате чего весь июль и весь август (если сумма уплаченного ЕСВ за эти месяцы не менее 1320 грн.), а также часть сентября (пропорционально уплаченному ЕСВ за этот месяц) включаются в страховой (специальный) стаж работника с целью назначения пенсии, что отражается в форме ОК-5.

_____________________________________________________________________________

Независимо от того, какие сведения по застрахованным лицам были отражены в Расчетах с типом «Довідковий», поданных работодателем в течение квартала, эти же сведения повторно отражаются (дублируются) по указанным застрахованным лицам в Расчете с типом «Звітний», который подается за такой квартал после его окончания.

Например, учитывая условия вышеприведенного примера, если работодатель в течение III квартала 2021 года подал три Расчета с типом «Довідковий» (по трем застрахованным лицам), то при подаче Расчета с типом «Звітний» за ІІІ квартал 2021 года в заглавной части в строке 02 в поле «номер Розрахунку» проставляется 4 (за ІІІ квартал 2021 года это уже четвертый Расчет после трех Расчетов с типом «Довідковий» по работникам Акулову А. А., Бондарю Б. Б. и Волкову В. В.).

Если в Расчете с типом «Довідковий» были допущены ошибки, то они исправляются путем отражения правильной информации в Расчете с типом «Звітний».

В заключение, отметим, что Порядок № 4 не устанавливает предельных сроков для подачи Расчета с типом «Довідковий», а также законодательством не предусмотрена ответственность работодателей и их должностных лиц за неподачу Расчета с типом «Довідковий», если имелись основания для его подачи. Но в целях защиты прав застрахованных лиц на своевременное и в полном объеме получение материального обеспечения, страховых выплат, назначения пенсии советуем работодателям не медлить с подачей Расчета с типом «Довідковий».

Наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4, у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. № 773, затверджено:

– форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок);¹

– Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4).²

Відповідно до пункту 1 розділу ІІІ Порядку № 4 Податковий розрахунок має 4 типи:

– «Звітний» — подається за звітний період перший раз (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 011). Цей тип залишається чинним до прийняття контролюючим органом наступного Податкового розрахунку за такий звітний (податковий) період (далі — звітний період);

– «Звітний новий» — подається наступним за звітний період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 012);³

– «Уточнюючий» — подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 013);⁴

– «Довідковий».

Податковий розрахунок з типом «Довідковий» подається платником єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний», у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.

Податковий розрахунок (далі — Розрахунок) з типом «Звітний» як «Довідковий» (далі — тип «Довідковий»), крім самого Розрахунку, мають:

– додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1);

– додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5);

– додаток 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (далі — Д6).

У разі подання Розрахунку з типом «Довідковий» в заголовних частинах Розрахунку, Д1, Д5, Д6 проставляються позначки одночасно в реквізитах (рядках) 011 «Звітний» і 014 «Довідковий». При цьому в Д1 в реквізиті 035 і в Д5 в реквізиті 036 проставляється позначка у відповідному рядку: «для призначення пенсії» або «для призначення інших соціальних виплат». У Д6 проставляється позначка в реквізиті 034 «для призначення пенсії» у разі подання цього додатка для призначення пенсії працівнику, який має спеціальний стаж.

В заголовній частині Розрахунку заповнюються реквізити з 01 по 066, а реквізити з 07 по 110 не заповнюються. При цьому суми в таблиці Розрахунку не відображаються, оскільки ця таблиця використовується тільки для визначення зобов’язань страхувальника зі сплати ЄСВ по всіх застрахованих особах за звітний квартал в розрізі місяців цього кварталу.

Податковий розрахунок з типом «Довідковий» подається, якщо протягом звітного кварталу (до його закінчення) застрахованій особі призначаються:

– пенсія (як зі звільненням, так і без звільнення з роботи);

– матеріальне забезпечення, що виплачується за рахунок Фонду соціального страхування України, а саме допомога по тимчасовій непрацездатності (далі — «лікарняні») та допомога по вагітності та пологах (далі — «декретні»);

– страхова виплата, що виплачується за рахунок Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, а саме допомога по безробіттю.

Запровадження типу «Довідковий» пояснюється тим, що звітним періодом для подання Розрахунку є квартал (а не місяць, як це було для Звіту з ЄСВ). Без цього типу до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) відомості по застрахованих особах про нараховані їм доходи і про сплачений з них ЄСВ протягом кварталу вноситися не будуть — це буде можливо лише після подання роботодавцями Розрахунку протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Така ситуація в більшості випадків не дозволяє достовірно визначати страховий стаж працівника за станом на день призначення пенсії, настання страхового випадку, настання права на страхову виплату, оскільки в Реєстрі відсутня інформація про сплачений ЄСВ за місяці (дні), які входять до звітного періоду і передують місяцю (дню) призначення пенсії, настання страхового випадку, настання права на страхову виплату (особливо при настанні таких подій у другому і третьому місяцях кварталу). Відповідно це не дозволяє повністю відображати страховий стаж в формах ОК-5, ОК-7, «Дані про трудовий та страховий стаж», які видаються застрахованим особам або їхнім страхувальникам (роботодавцям) Пенсійним фондом України. Для більш оперативного внесення відомостей по застрахованих особах до Реєстру запроваджено тип «Довідковий» для Розрахунку, який має подаватися протягом звітного кварталу (до його закінчення), а саме не пізніше останнього числа останнього місяця поточного кварталу.

Таким чином, Розрахунок з типом «Довідковий» подається, якщо у працівника у другому або третьому місяці кварталу настав страховий випадок, за час якого надається матеріальне забезпечення (виплачуються «лікарняні» або «декретні»), або працівник звільнився і в нього виникло право на отримання страхової виплати (допомоги по безробіттю), або у працівника виникло право на пенсію і він бажає, щоб її призначили. В цих випадках в Д1 по працівнику відображаються нарахування за попередній місяць (попередні місяці) поточного кварталу, а у випадках призначення страхової виплати, пенсії відображаються за потреби нарахування й за поточний місяць поточного кварталу.

Крім того, можливі випадки, коли працівника прийнято на роботу на початку першого місяця кварталу і в цьому ж місяці він захворів (в нього виникло право на отримання матеріального забезпечення). Також працівник в першому місяці кварталу може звільнитися, і в цьому ж місяці в нього може виникнути право на отримання допомоги по безробіттю або на призначення пенсії. В цих випадках роботодавець подає Розрахунок з типом «Довідковий» в першому місяці кварталу з відображенням у відповідних додатках інформації про прийняття на роботу, звільнення з роботи працівника та про нараховані йому доходи в такому місяці по день, що передує настанню страхового випадку, або по день звільнення або по день, що передує даті подання заяви на призначення пенсії.

Звертаємо увагу, що якщо застрахованих осіб (працівників), на яких можна подати Розрахунок з типом «Довідковий» одночасно на підприємстві декілька, то на кожного працівника подається окремий такий Розрахунок. Тобто не можна відображати декількох працівників в одному Розрахунку з типом «Довідковий».

ПРИКЛАД

Заповнення Податкового розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»

Підприємство у встановлені строки подало Розрахунки з типом «Звітний» за І та ІІ квартали 2021 року. Розрахунки з типами «Звітний новий», «Уточнюючий», «Довідковий» за І та ІІ квартали підприємством не подавалися.

Протягом ІІІ кварталу 2021 року на підприємстві хворіли працівник Акулов А. А. з 2 по 12 серпня 2021 року та працівник Бондар Б. Б. з 6 по 17 вересня 2021 року, що підтверджено листками непрацездатності (далі — ЛН) відповідно в серпні та вересні. Також 10 вересня 2021 року виповнюється 60 років і звільняється у зв’язку з виходом на пенсію працівник Волков В. В., який має спеціальний стаж.

По цим трьом працівникам підприємство подає окремо три Розрахунки з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року.

1. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Акулову А. А.

По цьому працівнику підприємство в серпні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 за липень.

В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 1 (за ІІІ квартал 2021 року Розрахунок ще не подавався). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Акулов А. А. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05, а в реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 1 (Д1 за липень) і відповідна кількість аркушів цього додатку. В таблиці Розрахунку суми не вказуються (таблиця не заповнюється).

В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Акулову А. А. відображаються нараховані йому доходи в липні (заробітна плата, «лікарняні», винагорода за цивільно-правовим договором тощо) і нарахований на них ЄСВ.

Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень по працівнику Акулову А. А. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень (якщо сума сплаченого ЄСВ за цей місяць не менше 1320 грн. (6000 грн. х 22%)) включається до страхового стажу працівника, що відображається в формах ОК-7 і «Дані про трудовий та страховий стаж».

2. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Бондарю Б. Б.

По цьому працівнику підприємство у вересні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 за липень і Д1 за серпень.

В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 2 (за ІІІ квартал 2021 року це вже другий Розрахунок після Розрахунку з типом «Довідковий» по працівнику Акулову А. А.). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Бондар Б. Б. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05, а в реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 2 (Д1 за липень і за серпень) та відповідна кількість аркушів цих додатків. В таблиці Розрахунку суми не вказуються (таблиця не заповнюється).

В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Бондарю Б. Б. відображаються нараховані йому доходи в липні та нарахований на них ЄСВ.

В Д1 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення інших соціальних виплат». В таблиці Д1 по працівнику Бондарю Б. Б. відображаються нараховані йому доходи в серпні та нарахований на них ЄСВ.

Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень і серпень по працівнику Бондарю Б. Б. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень і весь серпень (якщо сума сплаченого ЄСВ за ці місяці не менше 1320 грн.) включаються до страхового стажу цього працівника, що відображається в формах ОК-7 і «Дані про трудовий та страховий стаж».

3. Розрахунок з типом «Довідковий» по працівнику Волкову В. В.

По цьому працівнику підприємство у вересні подає Розрахунок з типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 року, який включає Д1 (за липень, за серпень, за вересень), Д5 і Д6 (за липень, за серпень, за вересень).

В заголовній частині Розрахунку проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер Розрахунку — 3 (за ІІІ квартал 2021 року це вже третій Розрахунок після Розрахунків з типом «Довідковий» по працівникам Акулову А. А. та Бондарю Б. Б.). Також заповнюються реквізити 03, 031, 032, 033 (якщо Волков В. В. — працівник відокремленого підрозділу), 04, 05. В реквізиті 061 проставляються кількість додатків — 3 (Д1 за липень, за серпень, за вересень) та відповідна кількість аркушів цих додатків, в реквізиті 065 проставляються кількість додатків — 1 (Д5) та відповідна кількість аркушів цього додатку, в реквізиті 066 проставляються кількість додатків — 3 (Д6 за липень, за серпень, за вересень) та відповідна кількість аркушів цих додатків.

В Д1 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи в липні та нарахований на них ЄСВ.

В Д1 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи в серпні та нарахований на них ЄСВ.

В Д1 за вересень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 3, номер додатка в Розрахунку — 3. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 035 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д1 по працівнику Волкову В. В. відображаються нараховані йому доходи у вересні по день звільнення (по 10 вересня) і нарахований на них ЄСВ, а в реквізиті 14 зазначається 10 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у вересні.

В Д5 за ІІІ квартал 2021 року в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 036 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д5 по працівнику Волкову В. В. заповнюються реквізити 04, 05, 07, 08, 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, при цьому дата звільнення відображається в графі «дата закінчення» реквізиту 10 «Період трудових … відносин …» — 10.09.2021, а в реквізиті 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — ст. 38 КЗпП (звільнення з ініціативи працівника у зв’язку з виходом на пенсію).

В Д6 за липень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 1, номер додатка в Розрахунку — 1. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення липня до спеціального стажу для призначення пенсії.

В Д6 за серпень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 2, номер додатка в Розрахунку — 2. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення серпня до спеціального стажу для призначення пенсії.

В Д6 за вересень в заголовній частині проставляються позначки в реквізитах 011 «Звітний» і 014 «Довідковий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2021, квартал — 3, номер місяця в кварталі — 3, номер додатка в Розрахунку — 3. Також заповнюються реквізити 03, 031, а в реквізиті 034 проставляється позначка у рядку «для призначення пенсії». В таблиці Д6 по працівнику Волкову В. В. заповнюється відповідна інформація в рядках 04–15 для включення частини вересня до спеціального стажу для призначення пенсії, при цьому в реквізиті 10 зазначається 10 (число вересня — день звільнення із займаної посади).

Після подання Розрахунку з типом «Довідковий» інформація з Д1 за липень, серпень і вересень, Д5, Д6 за липень, серпень і вересень по працівнику Волкову В. В. потрапляє до Реєстру, внаслідок чого весь липень і весь серпень (якщо сума сплаченого ЄСВ за ці місяці не менше 1320 грн.), а також частина вересня (пропорційно сплаченому ЄСВ за цей місяць) включаються до страхового (спеціального) стажу працівника з метою призначення пенсії, що відображається в формі ОК-5.

_________________________________________________________________________

Незалежно від того, які відомості по застрахованих особах були відображені в Розрахунках з типом «Довідковий», поданих роботодавцем протягом кварталу, ці ж відомості повторно відображаються (дублюються) по вказаних застрахованих особах в Розрахунку з типом «Звітний», що подається за такий квартал після його закінчення.

Наприклад, зважаючи на умови вищенаведеного прикладу, якщо роботодавець протягом ІІІ кварталу 2021 року подав три Розрахунки з типом «Довідковий» (по трьох застрахованих особах), то при поданні Розрахунку з типом «Звітний» за ІІІ квартал 2021 року в заголовній частині в рядку 02 в полі «номер Розрахунку» проставляється 4 (за ІІІ квартал 2021 року це вже четвертий Розрахунок після трьох Розрахунків з типом «Довідковий» по працівникам Акулову А. А., Бондарю Б. Б. та Волкову В. В.).

Якщо в Розрахунку з типом «Довідковий» були допущені помилки, то вони виправляються шляхом відображення правильної інформації в Розрахунку з типом «Звітний».

На останок, зауважимо, що Порядок № 4 не встановлює граничних строків для подання Розрахунку з типом «Довідковий», а також законодавством не передбачена відповідальність роботодавців та їхніх посадових осіб за неподання Розрахунку з типом «Довідковий», якщо були підстави для його подання. Але з метою захисту прав застрахованих осіб на своєчасне та в повному обсязі отримання матеріального забезпечення, страхових виплат, призначення пенсії радимо роботодавцям не зволікати з поданням Розрахунку з типом «Довідковий».