Разъяснение Главного управления Государственной налоговой службы в Тернопольской области «Налоговая отчетность в электронном виде: порядок подписания при отсутствии руководителя или главного бухгалтера» от 28.09.2020Роз’яснення Головного управління Державної податкової служби у Тернопільскій області «Податкова звітність в електронному вигляді: порядок підписання при відсутності керівника чи головного бухгалтера» від 28.09.2020

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГНС В ТЕРНОПОЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 28.09.2020

Налоговая отчетность в электронном виде:
порядок подписания при отсутствии руководителя или главного бухгалтера

Подача документов средствами электронной связи в электронной форме осуществляется плательщиками в соответствии с нормами Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) и Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 06.06.2017 № 557 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 01.06.2020 № 261) (далее — Порядок № 557), на основании договора о признании электронных документов (далее — Договор), заключаемого путем присоединения автора электронного документа (далее — автор) к договору в целом путем отправки любого электронного документа, поступившего в установленном формате (стандарте) с соблюдением требований законодательства относительно электронного документооборота и электронных доверительных услуг и принятого впервые контролирующим органом.

В соответствии с п. 2 разд. ІІ Порядка № 557 автор создает электронные документы в сроки и в соответствии с порядком, определенным законодательством для соответствующих документов в электронном и бумажном виде, с указанием всех обязательных реквизитов и с использованием средства квалифицированной электронной подписи или печати, руководствуясь Порядком № 557, а также Договором (кроме физических лиц, не являющихся самозанятыми лицами).

Создание электронного документа завершается наложением на него квалифицированной электронной подписи подписанта (подписантов) и печати (при наличии).

Автор имеет право получить квалифицированную электронную доверительную услугу у любого квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг.

Согласно абзацу второму пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 НКУ достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие наложенной на электронный документ квалифицированной электронной подписи или печати плательщика налога.

Для предоставления права подписи электронных документов другим лицам, которым делегировано право подписи, автор уведомляет о таких лицах контролирующий орган, на учете в котором состоит автор, путем направления уведомления о предоставлении информации относительно квалифицированной электронной подписи (далее — Уведомление) в электронном виде по форме согласно приложению 2 к Порядку № 557.

Пунктом 4 разд. III Порядка № 557 предусмотрено, что в Уведомление вносится информация о подписанте (подписантах), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное Уведомление первыми накладываются квалифицированные электронные подписи всех лиц, включенных в Уведомление, в порядке очередности их внесения в Уведомление, после них — квалифицированная электронная подпись руководителя и последней — печать (при наличии).

Первая квитанция, формируемая по результатам указанной в п. 7 разд. II Порядка № 557 автоматизированной проверки Уведомления, направляется автору в течение двух часов с момента его получения контролирующим органом, в ином случае — в течение первых двух часов следующего операционного дня.

Вторая квитанция формируется автоматически и является подтверждением принятия или уведомлением о непринятии в контролирующем органе Уведомления.

Учитывая вышеизложенное, в случае временного отсутствия (отпуск, больничный) главного бухгалтера на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированная электронная подпись руководителя (директора) и печать (при наличии).

При временном отсутствии (отпуск, больничный) директора (руководителя) на сформированную налоговую отчетность в электронном виде налагаются квалифицированные электронные подписи должностных лиц, которым делегировано право подписи путем направления Уведомления, принятого контролирующим органом, в следующем порядке:

– первой — главного бухгалтера;

– второй — лица, указанного в Уведомлении с типом подписи «Директор»;

– третьей — печать (при наличии).

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДПС У ТЕРНОПІЛЬСЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 28.09.2020

Податкова звітність в електронному вигляді: порядок підписання
при відсутності керівника чи головного бухгалтера

Подання документів засобами електронного зв’язку в електронній формі здійснюється платниками відповідно до норм Податкового кодексу України (далі — ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261) (далі — Порядок № 557), на підставі договору про визнання електронних документів (далі — Договір), який укладається шляхом приєднання автора електронного документа (далі — автор) до договору в цілому шляхом надсилання будь-якого електронного документа, який надійшов у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг і прийнятий вперше контролюючим органом.

Відповідно до п. 2 розд. ІІ Порядку № 557 автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись Порядком № 557, а також Договором (крім фізичних осіб, які не є самозайнятими особами).

Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності).

Автор має право отримати кваліфіковану електронну довірчу послугу у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

Згідно із абзацом другим пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.

Пунктом 4 розд. ІІІ Порядку № 557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – печатка (за наявності).

Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в п. 7 розд. II Порядку № 557 автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі — протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.

Враховуючи вищезазначене, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).

При тимчасовій відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфіковані електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:

– першим — головного бухгалтера;

– другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;

– третім — печатка (за наявності).