Відрядження працівників-сумісників

Згідно зі статтею 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін. При цьому ні зазначеною статтею КЗпП, ні іншими нормами законодавства не обмежена кількість трудових договорів про роботу за сумісництвом.¹

Відповідно до статті 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством.²

За відрядженими працівниками зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада). Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.³

Всі вищевказані гарантії поширюються і на працівників, які працюють за сумісництвом, але з урахуванням деяких особливостей.

Постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), встановлено порядок направлення у відрядження державних службовців та інших осіб підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи).

Згідно з пунктом 13 розділу І «Загальні положення» Інструкції № 59 на час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними.

Вищевикладені норми можуть відобразити в локальному документі (Положенні про відрядження, колективному договорі) й госпрозрахункові підприємства.

Направлення сумісника у відрядження по одному місцю роботи

На підставі норм пункту 13 розділу І Інструкції № 59 можна зробити такі висновки:

1) Якщо працівник направляється у відрядження тільки за основним місцем роботи, то за місцем (місцями) роботи за сумісництвом за дні такого відрядження заробітна плата працівнику не нараховується і витрати на відрядження не відшкодовуються.⁴

2) Якщо працівник направляється у відрядження тільки за місцем роботи за сумісництвом, то за основним місцем роботи та за іншими місцями роботи за сумісництвом (якщо їх декілька) за дні такого відрядження заробітна плата працівнику не нараховується і витрати на відрядження не відшкодовуються.

Що стосується нарахування заробітної плати працівнику і відшкодування йому витрат на відрядження (добові, витрати на проїзд та проживання у відрядженні тощо), то вони здійснюються підприємством, що відрядило працівника, в загальновстановленому порядку.

Працівнику, який направлений у відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні згідно з графіком його роботи на підприємстві, що його відрядило (п. 13 р. I Інструкції № 59). Якщо на час відрядження припадають вихідні дні працівника, то за такі дні середній заробіток не нараховується (якщо працівник не відряджений спеціально для роботи у вихідний день).

Підприємство, що відрядило працівника, в табелі обліку робочого часу типової форми № 5-П табелює його за час перебування у відрядженні за кодами «ВД» або «07». Підприємство, де працює сумісник, яке не направляло його у відрядження, на підставі довідки (копії наказу про направлення працівника у відрядження) з основного місця роботи працівника проставляє йому в табелі за період відсутності на роботі код «І» або «30» (інші причини неявок).⁴

⁴ Див. лист Мінсоцполітики від 23.04.2013  № 146/13/133-13 та роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 16.08.2023  в журналі «Все про працю і зарплату» відповідно № 2/2014, стор. 126, та № 6/2023, стор. 127.

За місцем роботи, з якого не направляли у відрядження, працівник за згодою роботодавця може взяти на час відрядження відпустку без збереження заробітної плати, надання якої передбачено статтею 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Але тривалість такої відпустки сукупно за рік не може перевищувати 30 календарних днів (крім її надання на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру, коли роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, а тривалість такої відпустки визначається угодою сторін). В період перебування у відпустці без збереження заробітної плати працівник табелюється за кодами «НА» або «18».

Що стосується відпустки без збереження заробітної плати, яка надається працівнику в обов’язковому порядку (за його бажанням) відповідно до статті 25 Закону про відпустки, то, на жаль, цією статтею не передбачено надання відпустки сумісникам на строк до закінчення відрядження за основним (іншим) місцем роботи (пунктом 14 частини першої статті 25 Закону про відпустки передбачено лише надання відпустки сумісникам на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи).⁵

У зв’язку з вище викладеним, не виключений варіант, за якого на час відрядження працівника за одним місцем роботи роботодавець за іншим місцем роботи (який не направляв у відрядження сумісника) надає цьому працівнику щорічну (основну чи додаткову) відпустку⁶ або додаткову відпустку працівникам, які мають дітей (за наявності права на неї), передбачену статтею 19 Закону про відпустки.⁷ Оскільки зазначені відпустки є оплачуваними, то працівник фактично не втратить середній заробіток за час відпустки за місцем роботи, з якого його не направляли у відрядження, отримавши відпускні. У цьому випадку працівник за час перебування у щорічній або соціальній додатковій відпустці на дітей буде табелюватися відповідно за кодами «В» («08») або «ДО» («15»).

Щоб уникнути прогулів сумісника під виглядом перебування у відрядженні за іншим місцем роботи рекомендуємо підприємствам, які не направляли працівника у відрядження, вимагати від нього надання засвідченої копії наказу про направлення у відрядження з підприємства, що відрядило працівника. Необхідність виконання працівниками цієї вимоги можна відобразити в локальному документі підприємства (Положенні про відрядження, колективному договорі).

Що стосується внутрішнього сумісника, то якщо в наказі про відрядження зазначено, що він направляється у відрядження тільки за основним місцем роботи або тільки за місцем роботи за сумісництвом, то вищевикладені норми про збереження заробітної плати за час відрядження і компенсацію витрат на відрядження поширюються на такого працівника виключно по одному місцю роботи. Якщо ж в наказі про відрядження зазначено, що сумісник направляється у відрядження як за основним місцем роботи, так і за місцем роботи за сумісництвом (або видано два накази про направлення його у відрядження за двома місцями роботи), тобто в разі одночасного направлення сумісника у відрядження за двома місцями роботи, то на такого працівника поширюються норми пункту 13 розділу І Інструкції № 59 про збереження заробітної плати і компенсації витрат на відрядження за двома місцями роботи.

Направлення сумісника у відрядження за двома місцями роботи

У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основного місця роботи і з місця роботи за сумісництвом різними роботодавцями необхідно по кожному такому місцю роботи (кожному роботодавцю):

– видати наказ про відрядження;

– виплатити аванс на відрядження.⁸

Крім того, виходячи з вищевикладених положень пункту 13 розділу І Інструкції № 59, слід враховувати, що при такому «спільному» відрядженні:

1) Середній заробіток за час відрядження зберігається за сумісником на обох посадах (за двома місцями роботи — основному і за сумісництвом), при цьому нарахування заробітної плати здійснюється кожним роботодавцем окремо;⁹

2) Витрати на відрядження з метою їх відшкодування працівнику розподіляються між роботодавцями, що відрядили сумісника, за домовленістю між ними (таку домовленість бажано оформити обом роботодавцям письмово у вигляді угоди).

Розподіл витрат на відрядження між роботодавцями

Варіантів розподілу витрат на відрядження між роботодавцями, що відрядили сумісника, з метою їх відшкодування працівнику може бути багато. Наприклад, такі витрати можуть бути розподілені між роботодавцями порівну («чесний» варіант) або ж один роботодавець може компенсувати витрати на проїзд і добові, а інший — витрати на проживання. Хоча при останньому варіанті витрати на відрядження навряд чи будуть розподілені порівну між роботодавцями, саме такий варіант є найбільш прийнятним, оскільки підставою для відшкодування працівнику витрат на відрядження є наявність підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат (п. 2 Постанови № 98, п. 5, 11, 12 р. ІI, п. 7, 9, 11, 17 р. ІІI Інструкції № 59).

Якщо не буде підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат працівника у відрядженні, то бюджетні установи не зможуть відшкодувати працівникам витрати на відрядження (п. 7 Постанови № 98), а всі роботодавці не зможуть віднести витрати на відрядження до складу витрат в бухгалтерському обліку, а також роботодавці зобов’язані будуть включити суму компенсації витрат на відрядження, виплачену працівникам, до оподатковуваного доходу працівників, оскільки згідно з підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) витрати на відрядження не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Про розподіл між собою витрат на відрядження роботодавцям, які направляють сумісника у відрядження, бажано домовитися (підписати угоду) до вибуття працівника у відрядження. Це необхідно зробити для того, щоб уникнути виплати працівнику повної суми авансу на відрядження за кожним місцем роботи (тобто для визначення конкретної суми авансу для кожного роботодавця) і з метою отримання права на включення витрат на відрядження, що відшкодовуються працівнику, до витрат в бухгалтерському обліку, оскільки всі «організаційно-компенсаційні» аспекти відрядження повинні бути відображені в наказі про відрядження.

Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) у листі від 29.12.2007 № 31-18030-07-27/29310 (далі — Лист № 31) роз’яснило, що при одночасному направленні сумісника у відрядження за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом в наказі про відрядження кожного з підприємств слід відзначити, які саме витрати на відрядження будуть відшкодовуватися працівникові за попередньою домовленістю сторін.

Уточнити порядок розподілу між собою витрат на відрядження роботодавці можуть відразу після закінчення відрядження працівника, коли будуть відомі суми всіх понесених ним у відрядженні витрат згідно з підтвердними документами і визначена можливість їх включення до витрат.

Підпункт 170.9.4 ПКУ встановлює, що Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі) лише у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Незважаючи на вищенаведену норму, яка встановлює лише дві умови, за наявності яких подається авансовий звіт, у разі направлення працівника у відрядження одночасно з основного місця роботи і з місця роботи за сумісництвом різними роботодавцями рекомендуємо зобов’язати працівника в наказі про відрядження подати після повернення з відрядження авансовий звіт за обома місцями роботи і додати підтвердні документи, що засвідчують вартість витрат працівника у відрядженні. При цьому кожному роботодавцю разом з авансовим звітом подаються лише ті підтвердні документи, що засвідчують витрати, які підлягають відшкодуванню саме цим роботодавцем згідно з домовленістю між роботодавцями. На підставі наявних особисто у нього підтвердних документів роботодавець буде відшкодовувати працівнику відповідні витрати на відрядження, маючи при цьому право на їх включення до складу витрат.

У Листі № 31 Мінфін також зазначив, що при розподілі витрат на відрядження між підприємствами такі витрати відшкодовуються тільки за наявності документів, що підтверджують вартість цих витрат. Тому необхідно забезпечити можливість працівникові після повернення з відрядження надати підприємствам саме ті підтвердні документи, відшкодувати витрати за якими ці підприємства зобов’язалися.

За домовленістю між роботодавцями навіть витрати на проїзд працівника у відрядженні можуть бути розподілені між ними порівну. Наприклад, з включенням до витрат один роботодавець може відшкодувати суміснику вартість проїзду (квитка на автобус, поїзд, літак) від місця постійної роботи до місця відрядження, а другий роботодавець — назад від місця відрядження до місця постійної роботи (якщо приймаюча сторона за обома відрядженнями знаходиться в одному населеному пункті).

Можлива ситуація, коли сумісник з двох місць роботи, розташованих в одному населеному пункті, відряджається на однаковий період до двох населених пунктів, які розташовані недалеко один від одного (відносно поруч). Наприклад, один роботодавець сумісника, що знаходиться у Львові, відряджає працівника до Полтави, а інший роботодавець, який також знаходиться у Львові, — до Черкас. У цьому випадку з включенням до витрат перший роботодавець може відшкодувати витрати на проїзд працівника зі Львова до Полтави і на проживання у Полтаві, а другий роботодавець — витрати на проїзд з Полтави до Черкас, проживання працівника в Черкасах і на проїзд з Черкас до Львова.

Добові як витрати, які не потребують документального підтвердження, можуть бути розподілені між роботодавцями порівну або з урахуванням сум компенсації інших витрат на відрядження кожним роботодавцем (щоб домогтися паритету у відшкодуванні витрат).

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, за дні затримки у відрядженні працівникові не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати, крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи (п. 7 р. І Інструкції № 59).

Якщо тривалість «спільного» відрядження працівника у різних роботодавців відрізняється, то роботодавець, який направив сумісника в більш тривале відрядження, серед іншого, обов’язково повинен виплатити добові за дні відрядження, що не увійшли в період відрядження за іншим місцем роботи. Такий роботодавець має відшкодувати працівнику й витрати на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи, оскільки в цьому випадку в нього не буде проблем з їх включенням до витрат на відрядження — день закінчення відрядження згідно з наказом про відрядження буде збігатися з днем прибуття з нього згідно з проїзними документами.

Крім того, не суперечить законодавству і варіант, за якого кожен роботодавець може виплатити працівнику добові в повному розмірі (за всі дні відрядження) на підставі зазначеної в наказі про відрядження кожного роботодавця тривалості відрядження.

Якщо завдання на відрядження суміснику поставлено роботодавцями таким чином, що для одного з них відряджений працівник повинен виконати у відрядженні більше роботи (приділити їй більше часу), то витрати на відрядження можуть бути розподілені між роботодавцями пропорційно до виконаної роботи (відпрацьованого часу) працівником у відрядженні. Наприклад, якщо працівник для виконання завдання одного роботодавця витрачає 2/3 робочого часу протягом кожного дня відрядження або 2/3 сукупного робочого часу у відрядженні (на відрядженого працівника поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений), то логічним буде, якщо такий роботодавець відшкодує 2/3 витрат на відрядження працівника.

Зв’язок відрядження з діяльністю підприємства

При направленні сумісника у відрядження одночасно з двох місць роботи необхідно також враховувати норми підпункту 170.9.1 ПКУ і пункту 1 розділу І Інструкції № 59, згідно з якими витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку і можуть бути включені до складу витрат (відшкодовані працівникам) за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською (основною) діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. Такими документами, зокрема (але не виключно), є:

– запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

– укладений договір чи контракт;

– інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (попередній договір, ділове листування, отримані рахунки-фактури тощо);

– документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською (основною) діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Якщо вищевказаних документів не буде у роботодавця, який відряджає сумісника, то він зможе компенсувати працівникові понесені у відрядженні витрати (їх частину) лише за рахунок прибутку та з оподаткуванням ПДФО і військовим збором такої компенсації як додаткового блага на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ (суми грошового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV ПКУ).