Направлення працівників у відрядження: оформлення, видача авансу, трудові гарантії

Бухгалтери і кадровики зі стажем пам’ятають, що в період з кінця дев’яностих по березень 2011 року в Україні діяли для підприємств, установ, організацій (далі — підприємства) усіх форм власності постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663 (далі — Постанова № 663), та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).

Але в рамках кампанії з дерегулювання господарської діяльності госпрозрахункових підприємств з 01.04.2011 р. Постанову № 663 було скасовано постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98). Цей документ визначає «витратні» аспекти відрядження, але тільки для осіб, вказаних в його назві.

На виконання пункту 12 Постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362 Інструкція № 59 була викладена в новій редакції з 11.04.2011 р., тому з цієї дати її дія поширюється тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи; працівники бюджетної сфери).

Якщо суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачами бюджетних коштів, то при направленні працівників у відрядження, яке здійснюється за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, вони повинні дотримуватися норм Інструкції № 59.

На підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів (далі — госпрозрахункові підприємства), норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 не поширюються.

Нормативно-правового акта, що регулює порядок відрядження працівників госпрозрахунковими підприємствами, на сьогоднішній день не існує, тому такі підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ, який визначає порядок направлення працівників у відрядження (далі — Положення про відрядження). Такий документ, оформлений як додаток до колективного договору або затверджений окремим наказом керівника підприємства, погодженим з профспілковою організацією підприємства (представником трудового колективу), може бути складений на базі норм Постанови № 98 та Інструкції № 59⁴, оскільки в цих документах врегульовано багато питань, які можуть виникнути при відрядженні працівників.

Що є службовим відрядженням

Виходячи з норм пункту 1 розділу І «Загальні положення» Інструкції № 59, службовим відрядженням (далі — відрядження) вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (державного органу) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства).

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором або контрактом (п. 2 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо працівник уклав трудовий договір з головним підприємством, то поїздка до філії (структурного підрозділу) цього підприємства, розташованій в іншому населеному пункті, вважається відрядженням. І навпаки, якщо працівник уклав трудовий договір з філією, то поїздка на головне підприємство до іншого населеного пункту також вважається відрядженням.

Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) в листі від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358 (див. ВТЗ № 5/2013, с. 121) повідомило, що якщо працівник структурного підрозділу, який відповідно до трудового договору (контракту) є місцем його постійної роботи, для виконання службового доручення їде до іншого підприємства або до іншого структурного підрозділу свого підприємства, розташованих в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як відрядження. При цьому повинні бути дотримані всі вимоги направлення в таке відрядження — виданий відповідний наказ про відрядження, виплачені добові за час перебування у відрядженні, компенсовані вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

Разом з тим, якщо в рамках виконання своїх безпосередніх обов’язків працівник виконує роботу, яка передбачає постійне здійснення поїздок на підвідомчій йому території, то, на думку Мінфіну, ці поїздки не є відрядженнями, але такому працівникові бюджетною установою можуть відшкодовуватися витрати на проїзд. Враховуючи зазначене, рішення щодо оформлення поїздки працівника як відрядження приймається керівником виходячи з посадових обов’язків такого працівника, мети поїздки тощо.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником) (п. 2 р. I Інструкції № 59).

Крім того, не є відрядженням направлення працівника бюджетної сфери на професійне навчання, оскільки в цьому випадку гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки і навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлені постановою Кабінету Міністрів України «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695.

Госпрозрахункові підприємства статус поїздки працівника до іншого населеного пункту для проходження професійного навчання визначають у внутрішньому документі.

Кого і з якою метою можна направляти у відрядження

Виходячи з наведеного в Інструкції № 59 визначення відрядження, яке можуть використовувати і госпрозрахункові підприємства, у відрядження можуть бути направлені тільки працівники підприємства (тобто особи, з якими укладено трудовий договір або контракт), в тому числі сумісники.

Також у відрядження можна направляти голову або членів наглядової ради (ревізійної комісії) акціонерного товариства, товариства з обмеженою (додаткової) відповідальністю, якщо статутом, положенням про наглядову раду (ревізійну комісію), іншими розпорядчими документами АТ, ТОВ, ТДВ передбачена така можливість, і направлення у відрядження зазначених осіб здійснюється для виконання функцій управління діяльністю господарського товариства.

Виконанням службового доручення у відрядженні вважається виконання завдання на відрядження, яке працівнику визначає керівник підприємства. При цьому роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, що випливає з норм статті 31 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), в тому числі не має права вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов’язаних з виконанням працівником своїх посадових (трудових) обов’язків, а також не пов’язаних з основною діяльністю підприємства.

Разом з тим, з норм статті 21 КЗпП, яка дає визначення трудовому договору, при укладенні якого працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, і статті 30 КЗпП, відповідно до якої працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто, випливає, що виконання за розпорядженням керівника завдання на відрядження, обумовленого трудовим договором (в рамках трудових функцій), є обов’язком працівника. Відмова без поважних причин від виконання таких обов’язків вважається порушенням трудової дисципліни, за яке на працівника може бути накладено дисциплінарне стягнення, передбачене статтею 147 КЗпП (догана, звільнення, інші дисциплінарні стягнення, передбачені законодавством, статутами і положеннями про дисципліну).

Водночас роботодавець не вправі вимагати від працівника виконання роботи, поєднаної з явною небезпекою для життя, а також в умовах, що не відповідають нормам законодавства про охорону праці (ч. п’ята ст. 153 КЗпП). У разі відрядження і виконання працівниками своїх трудових обов’язків на робочих місцях, де існує небезпека для життя, наприклад, при відрядженнях в зону проведення антитерористичної операції або операції об’єднаних сил (АТО, ООС), роботодавець повинен вжити заходів щодо організації та забезпечення охорони праці для своїх працівників. Працівник має право відмовитися від дорученої роботи (зокрема від відрядження), небезпечної для його життя чи здоров’я, якщо роботодавець не в змозі вжити відповідних заходів з охорони праці.

Також КЗпП встановлено обмеження щодо направлення у відрядження окремих категорій працівників. Так, заборонено направляти у відрядження:

– вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (ст. 176 КЗпП);

– жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю, без їх згоди (ст. 177 КЗпП).

Крім того, вищевказані гарантії, передбачені статтями 176 і 177 КЗпП, поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186-1 КЗпП).

Документальне оформлення відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59).

Працівник може бути направлений у відрядження в будь-який населений пункт України, а також за кордон (обмежень по віддаленості місця відрядження законодавство не містить), якщо таке відрядження пов’язане з основною діяльністю підприємства.

Документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

– запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє працівника у відрядження;

– укладений договір чи контракт;

– інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (п. 1 р. І Інструкції № 59).

Тепер розглянемо документи, які зазвичай складаються при направленні працівника у відрядження.

1. Завдання на відрядження.

Залежно від мети відрядження працівнику ставиться завдання на відрядження. Якщо у відрядженні працівникові належить виконувати певні роботи, то перелік (обсяг) таких робіт може бути складений у письмовій формі безпосереднім начальником працівника або керівником підприємства. Таке письмове завдання на відрядження (перелік робіт) може бути оформлено як додаток до наказу про відрядження та доведено до відома працівника під підпис. У цьому випадку працівникові, як правило, ставиться в обов’язок відзвітувати про виконання завдання (робіт) у відрядженні після повернення з нього.

Якщо працівник був направлений у відрядження на запрошення іншого підприємства для виконання на ньому певної роботи, то підприємство, що приймає, після завершення виконання роботи може скласти і видати працівникові документ, завірений печаткою (за її наявності) та підписом керівника приймаючого підприємства, з відображенням у ньому виду (обсягу) виконаної працівником роботи. Такий документ іноді може бути підставою для нарахування працівникові підвищеної оплати за місцем постійної роботи.

Звертаємо увагу, що при направленні працівника у відрядження госпрозрахункові підприємства можуть, але не зобов’язані складати в письмовому вигляді завдання на відрядження, а також кошторис витрат на відрядження.

Що стосується бюджетних установ, то пунктом 1 розділу ІІІ Інструкції № 59 передбачено тільки при направленні працівника у відрядження за кордон видавати наказ (розпорядження) керівника про таке відрядженні після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

На запитання, чи обов’язково складати завдання і кошторис витрат на відрядження, Мінфін у листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582 (див. ВТЗ № 2/2011, с. 118) відповів, що при відрядженнях у межах України чинне законодавство не передбачає необхідність оформлення в бюджетних установах таких документів, як завдання на відрядження, кошторис витрат на відрядження і звіт про виконану у відрядженні роботу. Разом з тим, відповідно до Інструкції № 59 направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства (його заступником) і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Таким чином, керівник визначає завдання, яке повинно бути виконано працівником під час відрядження, а також може встановити порядок використання коштів та прийняти рішення про складання додаткових документів, які необхідні для здійснення контролю за використанням коштів підприємства.

Враховуючи вищевикладене, якщо бюджетні установи (стосовно відряджень в межах України) та госпрозрахункові підприємства вважають за необхідне складати завдання на відрядження (для досягнення мети відрядження і контролю за виконанням працівником трудових обов’язків у відрядженні) і кошторис витрат на відрядження (для оптимізації і прогнозування витрат на відрядження), то вони можуть готувати такі документи до кожного відрядження. У завданні на відрядження вказуються мета службової поїздки, види (перелік) та/або обсяг робіт, що підлягають виконанню (порядок і умови виконання завдання), строк відрядження (див. зразок завдання нижче).

Що стосується видів, обсягу і часу виконання робіт, які працівник може (повинен) виконати у відрядженні, то чинним законодавством вони не регламентуються, тому ці питання повинні бути погоджені між роботодавцем і працівником (з їхнім відображенням у завданні на відрядження), а при необхідності — з приймаючим підприємством, якщо воно направило запрошення (заявку) підприємству, що відряджає працівника.

Працівникам бюджетних установ також слід враховувати, що згідно з пунктом 8 розділу І Інструкції № 59 на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Аналогічні норми можуть передбачити і госпрозрахункові підприємства в Положенні про відрядження.

2. Кошторис витрат на відрядження.

У такому кошторисі зазначаються основні витрати, які дозволено здійснювати працівнику під час відрядження. Кошторис зазвичай включає суму авансу (добові, витрати на проживання та проїзд під час відрядження), яким підприємство забезпечує працівника перед його вибуттям у відрядження, і суму коштів, що видаються працівникові під звіт на закупівлю у відрядженні товарів для потреб підприємства (якщо в цьому є необхідність).

Якщо у відрядження направляється працівник, який не належить до керівного складу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається керівником структурного підрозділу, де працює працівник, який направляється у відрядження, спільно з бухгалтером і затверджується керівником підприємства. Якщо у відрядження направляється один із заступників керівника підприємства або керівник структурного підрозділу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається і затверджується керівником підприємства. Зазвичай кошторис витрат є додатком до наказу про відрядження.

3. Наказ про відрядження.

Після складання завдання на відрядження та кошторису витрат видається наказ про відрядження (див. стор. 56).

Згідно з пунктом 1 розділу ІІ Інструкції № 59 в такому наказі має бути зазначено:

– посаду, прізвище, ім’я та по батькові працівника, який направляється у відрядження;

– пункт призначення;

– найменування підприємства, на яке відряджається працівник;

– строк та мету відрядження.

У наказі про відрядження можна також передбачити обмеження витрат на проїзд, проживання в готелі тощо, а госпрозрахункові підприємства — додаткові витрати на відрядження, наприклад, на проїзд у таксі за місцем відрядження.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

НАКАЗ

16.03.2020                                          м. Харків                                                № 15-в

Про направлення у відрядження

З метою вивчення продукції потенційного постачальника і придбання зразків продукції

НАКАЗУЮ:

1. Направити СИМОНОВА Віктора Костянтиновича, начальника відділу постачання, у відрядження до ТОВ «Електромотор», м. Львів, на строк 4 доби з 17 по 20 березня 2020 року.

2. Передбачити наступні витрати на відрядження:

– транспортні витрати відшкодовуються в межах вартості квитків на поїзд у купейному вагоні;

– вартість проживання не повинна перевищувати 900 гривень на добу;

– добові виплачуються з розрахунку 450 гривень на добу.

3. Головному бухгалтеру Новіковій І. М. видати Симонову В. К. з каси підприємства аванс на відрядження згідно з кошторисом витрат (додається).

4. Симонову В. К. після повернення з відрядження подати авансовий звіт у порядку, встановленому законодавством.

Додаток: кошторис витрат на відрядження.

Директор              Кириченко          О. М. Кириченко

З наказом ознайомлені:

Симонов                    В. К. Симонов

16.03.2020

Новікова                  І. М. Новікова

16.03.2020

Додаток до наказу від 16.03.2020  № 15-в

Кошторис витрат на відрядження начальника відділу постачання Симонова В. К.

Статті витрат	Сума, грн.
Добові (4 доби х 450 грн.)	1800,00
Вартість проїзду до місця відрядження і назад (вартість квитків на поїзд у купейному вагоні)	1600,00
Вартість проїзду за місцем відрядження	1000,00
Вартість проживання (900 грн. х 4 дні)	3600,00
Всього	8000,00

Директор              Кириченко          О. М. Кириченко

З кошторисом ознайомлені:

Симонов                    В. К. Симонов

16.03.2020

Новікова                  І. М. Новікова

16.03.2020

4. Посвідчення про відрядження.

Наразі нормативно-правовими актами не передбачено оформлення посвідчення про відрядження (наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.97 р. № 260 скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 р. № 738). Тому в бюджетній сфері посвідчення про відрядження не оформляється, а госпрозрахункові підприємства самостійно встановлюють, оформляти чи ні посвідчення про відрядження.

5. Журнал реєстрації відряджень.

З 11.09.2015 р. з Інструкції № 59 виключено пункт 4 розділу I «Загальні положення» Інструкції № 59, яким було передбачено, що підприємство, яке відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції. Одночасно виключено і додаток до Інструкції № 59, в якому наведено Журнал реєстрації відряджень.

Таким чином, для бюджетних установ скасовано реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, і спеціальний журнал, в якому здійснювалася така реєстрація. Але госпрозрахункові підприємства за потреби можуть вести такий журнал, використовуючи скасовану або свою форму.

Зразок оформлення журналу

ТОВ «ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Симонов В. К.	ТОВ «Електроавтосервіс», начальник відділу постачання	ТОВ «Електромотор» м. Львів	№ 15-в від 16.03.2020	17.03.2020	20.03.2020

5. Звіт про виконану роботу.

Законодавством не передбачено подання працівником звіту про виконану роботу у відрядженні і не затверджено типову форму такого звіту. Однак, як зазначалося вище, якщо за вказівкою роботодавця працівник зобов’язаний відзвітувати про виконану роботу у відрядженні, то працівник складає зазначений звіт (не плутати з авансовим звітом) за формою і в порядку, встановленими роботодавцем.

Тривалість відрядження

Як зазначалося вище, в наказі (розпорядженні) про відрядження вказується строк відрядження працівника (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59).

Для працівників бюджетних установ відповідно до пункту 6 Постанови № 98 строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати при відрядженнях в межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів, крім окремих випадків (див. таблицю нижче).

Максимальна тривалість відряджень працівників бюджетної сфери

Категорія працівників (види робіт)	Строк відрядження
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях в межах України	не може перевищувати 30 календарних днів
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях за кордон	не може перевищувати 60 календарних днів
Працівники, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт	не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів
Працівники, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів	не повинен перевищувати один рік
Військовослужбовці, направлені на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів; за умови відшкодування витрат стороною, що приймає	не повинен перевищувати 90 днів не повинен перевищувати 18 місяців
Працівники авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй	не повинен перевищувати 6 місяців
Працівники Державної аудиторської служби, її міжрегіональних територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Студенти, які направляються з метою навчання до вищих навчальних закладів (далі — ВНЗ) або наукових установ за кордоном; Аспіранти, ад’юнкти, докторанти, наукові (науково-педагогічні) працівники, які направляються з метою стажування (наукового стажування) до вузів або наукових установ за кордоном	не може перевищувати двох років не може перевищувати двох років
Військовослужбовці, особи рядового і начальницького складу та працівники, які направляються починаючи з 14 квітня 2014 року в межах України для участі в антитерористичних операціях (далі — АТО) та здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях (далі — операція Об’єднаних Сил; ООС), забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів, а також здійснення заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Військовослужбовці, особи рядового і начальницького складу та працівники, направлені для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в АТО, ООС та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та особи, які супроводжують таких військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників,	не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації.
Посадові особи Державної прикордонної служби та Державної податкової служби, які направляються за кордон для проведення контрольних заходів стосовно вантажів гуманітарної допомоги, що надходять з території Російської Федерації у район проведення АТО або ООС на території України	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Державні службовці, які направляються для запобігання або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також усунення інших обставин, які створили або можуть створити загрозу життю чи умовам життєдіяльності людей	не може перевищувати один рік
Тимчасове переведення суддів до іншого суду того самого рівня і спеціалізації для здійснення правосуддя	не може перевищувати один рік
Державні службовці протягом одного календарного року	не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством

Госпрозрахункові підприємства максимальну тривалість відрядження можуть встановити в Положенні про відрядження.

Що стосується мінімального строку відрядження, то ним фактично є один календарний день. Тобто якщо видавався наказ про відрядження і працівник був у нього направлений (відвідав інший населений пункт, про що є підтверджувальні документи), а повернувся з нього до місця постійної роботи в цей самий день, то вважається, що відрядження працівника тривало один календарний день.

Табелювання працівників під час відрядження

Як роз’яснила Державна служба статистики України в листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9 (див. ВТЗ № 7/2012, с. 125), робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть відображатися в табелі обліку робочого часу типової форми № П-4, затвердженої наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489, таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад 8, а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД» («07»). Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції № 59, Положення про відрядження та порядку, встановленого колективним договором. При цьому в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин в графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження, тобто без урахування вихідних і святкових днів, які припали на період відрядження.

Мінсоцполітики в листі від 26.04.2013 р. № 478/13/84-13 (див. ВТЗ № 8/2013, с. 122) роз’яснило, що робочий час працівника, направленого у відрядження, обліковують на підставі наказу керівника — замість робочих днів (код «Р» або «01») працівникові ставлять позначку (код) «ВД» або «07», що підтверджує перебування працівника у відрядженні.

Гарантії працівників, які направляються у відрядження

Законодавством для працівників, які направляються у відрядження, встановлені наступні гарантії:

• за працівником, направленим у відрядження, зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада), в тому числі й протягом часу перебування в дорозі (ч. третя ст. 121 КЗпП, п. 13 р. I Інструкції № 59);
• працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні; вартість проїзду до місця призначення і назад; витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. друга ст. 121 КЗпП);
• оплата праці за виконану роботу працівникам, направленим у відрядження, здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (ч. четверта ст. 121 КЗпП). Тобто в разі направлення працівника у відрядження необхідно порівняти суму середньоденного заробітку і денного заробітку відповідно до умов трудового договору та у разі, коли денний заробіток вищий середньоденного заробітку, виплатити йому за час відрядження звичайну заробітну плату, а якщо вищий середньоденний заробіток, то за всі робочі дні відрядження працівникові виплачується середньоденний заробіток.

Відповідно до пункту 13 розділу I Інструкції № 59 працівнику, який направлений у відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється (денний або середньоденний заробіток виплачується) за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Державному службовцю заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII (далі — Закон про держслужбу), частиною п’ятою статті 42 якого визначено, що за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається його посада і заробітна плата (тобто держслужбовцю за весь час перебування у відрядженні виплачується не середній заробіток, а звичайна заробітна плата).

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило, або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток (п. 3 р. ІI Інструкції № 59). При цьому для виплати заробітної плати не можна використовувати корпоративний платіжний засіб (картку) підприємства;

• якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 9 р. I Інструкції № 59). Норма про те, що працівник направляється у відрядження спеціально для роботи в зазначені дні, повинна бути відображена в наказі про відрядження. Компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства, тобто відповідно до статті 107 КЗпП (в подвійному розмірі). При цьому дні вибуття або повернення з відрядження, які збігаються з вихідними, святковими або неробочими днями, не вважаються такими, в які працівник спеціально відряджений для роботи у ці дні, тому і зазначена компенсація за роботу в ці дні не виплачується;
• якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження надається інший день відпочинку (п. 10 р. I Інструкції № 59). Тобто надання працівникові іншого дня відпочинку в цьому випадку є обов’язком роботодавця¹², але такий день відпочинку оплаті не підлягає;
• якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (п. 11 р. I Інструкції № 59). Тобто питання надання іншого дня відпочинку повинно бути врегульовано внутрішнім документом підприємства (колективним договором, Положенням про відрядження, наказом про відрядження)¹², але в будь-якому випадку такий день відпочинку оплаті не підлягає;
• питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (п. 12 р. I Інструкції № 59);
• підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів (абзаци третій і четвертий п. 6 Постанови № 98).

Вищенаведені гарантії, які передбачені для працівників бюджетних установ Інструкцією № 59, можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства. При цьому такі гарантії госпрозрахункові підприємства можуть як зменшити (але з дотриманням гарантій, передбачених КЗпП), так і збільшити. Наприклад, Положенням про відрядження може бути передбачена оплата в одинарному розмірі за вибуття у відрядження (прибуття з відрядження) у вихідний день.

Що стосується дострокового повернення з відрядження працівника, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 19.03.2014 р. № 31-07230-16-29/5660 (див. ВТЗ № 5/2015, с. 125), якщо працівник самостійно повернувся з відрядження раніше строку, визначеного наказом про відрядження, то він має подати керівнику доповідну записку із зазначенням причин такого дострокового повернення і відзвітувати за виконане у відрядженні доручення (завдання), за результатами чого керівник може прийняти рішення про скорочення строку відрядження з оформленням відповідного наказу.

Що стосується можливості відкликання з відрядження працівника, то Мінфін у листі від 14.05.2015 р. № 31-08030-16-10/15972 (див. ВТЗ № 8/2016, с. 112) повідомив, що чинне законодавство не регулює питання визначення випадків, за яких можливе відкликання працівника з відрядження. Таке рішення ухвалюється керівником підприємства в кожному конкретному випадку виходячи із виробничої потреби (зокрема, в разі дострокового виконання працівником доручення за місцем відрядження, недоцільності подальшого виконання доручення, для виконання якого працівника направлено у відрядження, тощо). У разі ухвалення керівником підприємства рішення про відкликання працівника з відрядження повинен бути виданий відповідний наказ.

Видача авансу при направленні працівника у відрядження

Однією з гарантій відряджених працівників є надання їм роботодавцем грошового авансу для компенсації витрат на відрядження, зазначених у статті 121 КЗпП.

Що стосується бюджетних установ, то згідно з пунктом 5 Постанови № 98 і пунктом 4 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами (авансом) для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Тобто в бюджетній сфері аванс на відрядження готівкою з каси працівникам не видається.

Пунктом 11 розділу II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції № 59 встановлено, що працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Відповідно до пункту 5 Постанови № 98 і пункту 5 розділу ІІІ «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59 підприємство, яке відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами як аванс для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України (далі — НБУ), встановленому на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Що стосується забезпечення авансом працівників, які направляються у відрядження госпрозрахунковими підприємствами, то відповідно до частини другої статті 121 КЗпП «працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством».

Звертаємо увагу, що в наведеній нормі КЗпП чітко зазначено, що кошти виплачуються саме «працівникам, які направляються у відрядження», а не працівникам, які повертаються (прибули) з відрядження (в цілях компенсації понесених ними за свій рахунок витрат на відрядження). Тобто грошовий аванс згідно зі статтею 121 КЗпП має виплачуватися працівникові, в тому числі госпрозрахунковим підприємством, при направленні (тобто перед вибуттям) у відрядження, а не після прибуття з нього.

Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13 (див. ВТЗ № 2/2014, с. 127), Мінфін в листах від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 та від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504 з посиланням на статтю 121 КЗпП повідомили, що незабезпечення відрядженого працівника авансом є порушенням трудового законодавства і посадові особи підприємств, винні в порушенні законодавства про працю, відповідно до частини першої статті 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

Також Мінсоцполітики у вищезгаданому листі повідомило, що якщо працівник не буде забезпечений авансом на відрядження, винних у цьому посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю на підставі статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) у вигляді накладення штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Нагадаємо, що рішення про накладення такого штрафу приймають районні, районні в місті, міські чи міжрайонні суди на підставі протоколу про адміністративне правопорушення, який складають інспектори праці у разі виявлення порушень трудового законодавства при проведенні перевірок (ст. 221, 255 КпАП).

Крім того, абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП передбачено штраф для роботодавців (юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю) в розмірі мінімальної заробітної плати за порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – восьмим цієї частини. Зазначений штраф на роботодавця може накласти Державна служба України з питань праці в разі невиконання роботодавцем припису, складеного за результатами проведеної перевірки (у разі виконання припису та усунення виявлених порушень, передбачених абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення роботодавця до відповідальності не застосовуються — ч. шоста ст. 265 КЗпП).

Свого часу Міністерство доходів і зборів України, яке не було уповноважено роз’яснювати норми законодавства про працю, в листі від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. ВТЗ № 8/2013, с. 117) повідомило, що обов’язок видати аванс перед направленням працівників у відрядження для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють, а статтею 121 КЗпП передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження або наказами про відрядження.

На думку редакції, забезпечувати відряджених працівників авансом мають і госпрозрахункові (небюджетні) підприємства (норму статті 121 КЗпП та аргументацію див. вище), але щоб уникнути непорозумінь з працівниками, рекомендуємо госпрозрахунковим підприємствам передбачити обов’язок видавати аванс працівникам в Положенні про відрядження, а за його відсутності такий обов’язок встановлювати наказом про відрядження. Не радимо госпрозрахунковим підприємствам відмовляти працівникам у виплаті авансу, оскільки будь-яке відрядження (поїздка до іншого населеного пункту) потребує витрат, на фінансування яких у працівника власних коштів може і не вистачити, що в кінцевому рахунку може привести до невиконання завдання на відрядження і недосягнення мети відрядження.

Таким чином, працівнику як бюджетної установи, так і госпрозрахункового підприємства, який направляється у відрядження, в обов’язковому порядку виплачується грошовий аванс, який включає наступні витрати на відрядження:

– добові (витрати на харчування та фінансування особистих потреб працівника);

– на оплату проїзду (до місця відрядження і назад, за місцем відрядження);

– на найм житлового приміщення (в т. ч. включені до рахунку готелю витрати на побутові послуги, користування холодильником, телевізором тощо).

Що стосується ситуації, коли працівнику був виданий аванс на відрядження, проте для виконання завдання на відрядження його не вистачило, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 04.12.2009 р. № 31-18030-07-10/33138, Інструкція № 59 не містить положень про заборону видачі працівнику додаткової суми коштів на одне і те саме відрядження в межах встановлених чинним законодавством граничних норм відшкодування витрат на відрядження, в тому числі шляхом перерахування на платіжну картку працівника.

Якщо працівник у відрядженні понесе зазначені витрати за рахунок власних коштів, то після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати йому відповідні витрати згідно з поданим авансовим звітом і підтверджуючими документами.

Стосовно порядку виплати авансу НБУ в листі від 06.02.2007 р. № 11-113/454-1255 роз’яснив, що Інструкція № 59 не забороняє підприємству видавати працівнику кошти (аванс) на відрядження частинами. Тобто якщо підприємство через тимчасову відсутність коштів не може видати працівнику всю суму авансу, то воно може видавати (перераховувати на відповідний рахунок) аванс частинами.

Наприклад, спочатку можна видати працівнику частину авансу для придбання проїзних квитків, а потім (перед вибуттям у відрядження) — решту авансу згідно із затвердженим кошторисом витрат.

Крім того, НБУ у вищевказаному листі, а також у листі від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 повідомив, що конкретні терміни видачі авансу (за скільки днів до початку відрядження його виплачувати) законодавством не встановлено. У той же час, на думку НБУ, Мінсоцполітики та Мінфіну¹³, аванс може бути виданий тільки після видання наказу про відрядження. При цьому у працівника після отримання авансу має бути час (можливість) здійснити витрати, пов’язані з відрядженням (наприклад, придбати проїзні квитки).

Згідно з пунктом 6 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов’язаннями, що регулюються Постановою № 98 та Інструкцією № 59.

Якщо працівник бюджетної установи отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси (на рахунок) підприємства отримані кошти (при отриманні авансу на відрядження за кордон — в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс). У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому законодавством порядку (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Інструкції № 59). Таке стягнення здійснюється підприємством відповідно до норм статті 127 КЗпП.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ, а якщо отримав аванс і не виїхав у відрядження працівник госпрозрахункового підприємства, то він повинен протягом 5 банківських днів з дня прийняття рішення про скасування відрядження повернути підприємству зазначені кошти (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; далі — ПКУ). У разі неповернення отриманого авансу його сума включається до оподатковуваного доходу працівника (пп. 164.2.11 ПКУ).

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні (п. 20 р. IIІ Інструкції № 59). Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею за раніше отримані під звіт суми (п. 19 р. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148).

Порядок виплати та оподаткування добових

Видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням). Добові витрати (далі — добові) відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (п. 15 р. I Інструкції № 59).

Добові виплачуються за кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день вибуття, день прибуття, вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові працівнику не виплачуються (п. 4 р. ІI, п. 16, 16-1 р. ІІІ Інструкції № 59).

Мінфін у листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433 роз’яснив, що під первинними документами розуміють документи, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо. У разі, якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов’язаних із таким відрядженням, і як наслідок — відсутні вказані первинні документи, тривалість відрядження в календарних днях і відповідно сума добових в даному випадку будуть визначатися лише згідно з наказом про відрядження.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Наприклад, якщо поїзд, на якому працівник прямує до місця відрядження, відправляється з залізничного вокзалу відповідно до розкладу в неділю о 23.55 або якщо поїзд, на якому працівник повертається з відрядження до місця постійної роботи, прибуває на залізничний вокзал в суботу о 00.10, то такі неділя і субота є днями відрядження, за які працівнику виплачуються добові.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи) (п. 7 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо у працівника відрядження закінчується, наприклад, у п’ятницю, але він залишився у місці відрядження на вихідні дні і повернувся до місця постійної роботи у неділю, то за суботу і неділю йому не відшкодовуються добові, витрати на найм житла та інші витрати, але відшкодовуються витрати на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ. Якщо працівник госпрозрахункового підприємства згідно з датами на проїзних документах виїхав до місця відрядження раніше першого дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, або повернувся з місця відрядження до місця постійної роботи пізніше останнього дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, якщо це було погоджено з роботодавцем, і останній на підставі доповідної записки працівника, поданій ним після повернення з відрядження, видав наказ про зміну строків відрядження, то добові та компенсація інших витрат на відрядження виплачуються працівникові за всі дні відрядження, передбачені оновленим наказом про відрядження.

У разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку (листком непрацездатності), відрядженому працівнику виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, але за ці дні відрядженому працівникові виплачується допомога з тимчасової непрацездатності (п. 9 р. ІI Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.1 розділу ІІІ Інструкції № 59 при відрядженнях за кордон працівників бюджетних установ фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до іноземних держав — згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо);

б) у разі відсутності зазначених у підпункті «а» відповідних підтвердних документів добові відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Хоча вищевикладені вимоги до визначення днів відрядження, за які працівнику мають бути виплачені добові, встановлені Інструкцією № 59 для бюджетних установ, аналогічні норми можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства.

Розміри добових працівникам бюджетних установ

Розмір добових для працівників бюджетної сфери при відрядженнях в межах України та за кордон встановлено в додатку 1 до Постанови № 98. Так, для зазначених працівників розмір добових при відрядженнях в межах України становить 60 грн., а при відрядженнях за кордон для кожної країни встановлено свій розмір добових, що обчислюється в еквіваленті до долара США (далі — дол.).

Наприклад, при відрядженні до Білорусі, Вірменії, Грузії, Казахстану, Туркменістану, Узбекистану, Таджикистану, Киргизстану розмір добових становить 25 дол., до Естонії, Латвії і Литви — 34 дол., Австралії, Сінгапуру, Венесуели — 35 дол., Росії, Румунії, Сербії, Хорватії та Ірландії — 37 дол., Польщі, Кіпру, ОАЕ, Бразилії — 38 дол., Іспанії, Туреччини та Ісландії — 39 дол., Нідерландів — 41 дол., Аргентини — 42 дол., Ізраїлю — 43 дол., Португалії, Швейцарії, Швеції, Греції і Данії — 44 дол., Австрії і Канади — 45 дол., Німеччини, Франції, Бельгії, Італії, Великобританії, США, Японії — 50 дол.

Працівникам, яких бюджетні установи направляють у відрядження за кордон, добові виплачують в доларах США або іншій іноземній валюті (наприклад, держави відрядження) в сумі, еквівалентній за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день видачі авансу (п. 5 Постанови № 98, п. 2 приміток додатка 1 до Постанови № 98).

Що стосується визначення офіційного курсу гривні до іноземних валют, то він визначається НБУ і починає діяти з наступного робочого дня після дня встановлення. Інформація про встановлений офіційний курс гривні до іноземних валют публікується на веб-сторінці НБУ не пізніше 16.00 у день його встановлення. Офіційний курс гривні до іноземних валют, установлений на останній робочий день тижня або на передсвятковий день, діє протягом наступних вихідних або святкових днів, а курс, установлений в останній робочий день тижня або в передсвятковий день, починає діяти в перший робочий день наступного тижня або в перший післясвятковий робочий день (п.п. 10, 13 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та розрахунку довідкового значення курсу гривні до долара США й облікової ціни банківських металів, затвердженого постановою Правління НБУ від 10.12.2019 р. № 148).

Таким чином, протягом всього календарного дня (календарної доби) застосовується курс НБУ, який встановлений на 0 годин відповідної доби. Якщо НБУ в певний банківський день змінив курс валют, то при визначенні податкових зобов’язань новий курс починає застосовуватися з 0 годин наступного банківського дня. Це випливає також з норм статті 39-1 ПКУ.

Якщо при видачі авансу в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 р. ІІI Інструкції № 59).

При потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. ІІI Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.2 розділу ІІI Інструкції № 59 добові за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника;

б) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з відповідного держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження (в тому числі виплата добових) за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України. При цьому добові з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (з дня вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (до дня зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. Якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

в) у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби — у розмірі середнього арифметичного від сум, встановлених для цих держав;

г) при направленні у відрядження до двох або більше держав — у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави. У разі відрядження до двох або більше держав, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, починаючи з другої держави, добові відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до даної держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні. У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. В день повернення в Україну (перетину кордону) добові відшкодовуються за нормами останньої держави відрядження.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).

У разі, коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, яке відряджає працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59). Тобто розмір добових визначається у відсотках залежно від кількості харчування, наданого приймаючою стороною.

Мінфін в листі від 27.02.2014 р. № 31-07250-06-29/4271 (див. ВТЗ № 5/2014, с. 118) роз’яснив, що в разі якщо приймаюча сторона забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації добових (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення), то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує затверджену суму добових або дорівнює такій сумі, то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам не здійснює. Таким чином, при вирішенні питання щодо можливості виплати суми добових (її частини) на відрядження, яке буде здійснюватися у відповідності з запрошенням на участь у симпозіумі (конференції) за кордоном, в кожному конкретному випадку необхідно з’ясовувати, що включає в себе поняття «всі витрати бере на себе приймаюча сторона».

Державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження, перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові відшкодовуються в розмірі 80% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі відрядження в межах держави перебування строком на одну добу добові відшкодовуються в розмірі 40% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з держави перебування за кордон (до інших держав, в тому числі до держав акредитації, які не є державою, до якої працівник направлений у довготермінове відрядження), добові відшкодовуються за нормами, встановленими для держави відрядження, з урахуванням вищевикладених обмежень у випадку безоплатного забезпечення харчуванням приймаючою стороною (п. 2 Постанови № 98, пп. «г», «д» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).

У разі, коли працівники дипломатичної служби, направлені у довготермінове відрядження, або працівники, які виконують функції з обслуговування, з числа осіб, які мають дозвіл на постійне проживання та/або працевлаштування в державі розміщення закордонної дипломатичної установи України, чи іноземці, призначені за контрактами на посади закордонної дипломатичної установи України, направляються у відрядження, то відшкодування добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98, для відповідної держави не здійснюється (абз. п’ятий п. 2 Постанови № 98).

Для окремих категорій держслужбовців (члени уряду, держслужбовці 1 – 5 рангів та інші) встановлюється надбавка (50%, 40%, 30%, 25%) до затверджених сум добових в іноземній валюті в розмірах згідно з додатком 2 до Постанови № 98 (п. 3 Постанови № 98).

Добові на госпрозрахункових підприємствах

Для госпрозрахункових підприємств конкретний розмір добових, в тому числі мінімальний і максимальний розміри добових, при відрядженнях в межах України та за кордон законодавством не встановлено. Тому розмір добових госпрозрахункові підприємства встановлюють у колективному договорі, а якщо його на підприємстві не укладено, то в Положенні про відрядження, затвердженому наказом керівника підприємства. Якщо і цього документа на підприємстві немає, то розмір добових встановлюється в наказі про відрядження.

Звертаємо увагу, що госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон, в тому числі добові, як в іноземній валюті (наприклад, у валюті країни, до якої відряджається працівник, або в доларах/євро), так і в гривні (працівник може її обміняти самостійно на потрібну іноземну валюту).

Виходячи з розміру добових, встановлених на календарний день (для бюджетних установ — Постановою № 98, для госпрозрахункових підприємств — локальним документом), підприємство має визначити сумарний розмір добових за весь час відрядження працівника і виплатити їх у складі авансу на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть виплачувати працівникам аванс на відрядження, в тому числі добові, як готівкою з каси підприємства, так і в безготівковій формі шляхом перерахування коштів на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням особистої платіжної картки, або на рахунок підприємства, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративної платіжної картки.

Оподаткування добових

Згідно з підпунктом 165.1.11 ПКУ не включаються до оподатковуваного доходу платника податку кошти, отримані ним на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 ПКУ, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.

Відповідно до пп. «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, яка видала таку суму, а саме на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

До оподатковуваного доходу не включаються (тобто не обкладаються ПДФО і військовим збором) витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (тобто у 2020 році — не більше 472,30 грн. (4723 грн. х 0,1) в день), а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Отже, якщо добові виплачено (відшкодовано) працівникові в більшому розмірі, ніж передбачено підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, а саме в розрахунку за кожен календарний день відрядження в розмірі понад 0,1 мінімальної заробітної плати при відрядженні в межах України (тобто у 2020 році в розмірі понад 472,30 грн.) і при відрядженні за кордон — більше 80 євро, то сума перевищення добових над зазначеними граничними нормами (далі — понаднормативні добові) для цілей оподаткування вважається надміру витраченими коштами і включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника) на підставі підпункту 164.2.11 ПКУ. При цьому об’єкт оподаткування понаднормативних добових при відрядженнях за кордон в частині перевищення 80 євро за кожен календарний день такого відрядження визначається за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день  (див. приклад 1 нижче).

У разі направлення працівника у відрядження до країн, де національною валютою є не євро, а інша валюта, з виплатою авансу у валюті країни відрядження (тобто в іншій валюті, ніж євро), потрібно здійснювати перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої в євро підпунктом 170.9.1 ПКУ, у валюту країни відрядження за крос-курсом, розрахованим за встановленим НБУ офіційним курсом гривні до національної валюти країни відрядження та до євро на кожен день відрядження (див. приклад 2 нижче).

Також слід враховувати, що на підставі пункту 164.5 ПКУ база оподаткування ПДФО для коштів, надміру витрачених платником податку (працівником) на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (в тому числі для понаднормативних добових), збільшується на «натуральний» коефіцієнт, який для ставки ПДФО в розмірі 18% становить 1,21951.

База оподаткування військовим збором для понаднормативних добових на «натуральний» коефіцієнт не збільшується.

Сума добових, виплачена в межах встановлених норм, в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ не відображається, а сума добових у вигляді перевищення встановлених норм, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, відображається в розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ознакою доходу «118»  та у фактично нарахованій сумі (без збільшення на «натуральний» коефіцієнт) — в розділі ІІ у рядку «Військовий збір».

Щодо оподаткування добових в пп. «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ встановлено, що сума добових визначається в разі відрядження:

– у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

– до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника). Крім того, включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

Що стосується граничного строку сплати ПДФО і військового збору з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових, то згідно з підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів (тобто невитрачених коштів, виданих у вигляді авансу на відрядження) їхня сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання авансового звіту.

У разі якщо під час відрядження платник податку — відряджена особа отримав готівку (в тому числі добові) із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПКУ).

Отже, днем отримання працівником оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових є дата подання ним авансового звіту, який затверджується роботодавцем, але не пізніше дати, на яку припадає п’ятий (третій — при використанні платіжних карток) банківський день, що настає за днем, в якому працівник завершує відрядження.

Враховуючи вищевикладене, роботодавець, який відрядив працівника, як податковий агент повинен сплатити ПДФО і військовий збір з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових в день виплати такого доходу працівнику (пп. 168.1.2 ПКУ), а саме не пізніше дати подання працівником і затвердження роботодавцем авансового звіту, а в разі його неподання працівником — не пізніше п’ятого (третього — при використанні платіжних карток) банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершує відрядження.

Що стосується обкладення добових єдиним соціальним внеском (далі — ЄСВ), то добові в повній сумі (незалежно від розміру) згідно з пунктом 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5, не включаються до фонду оплати праці, а також зазначені в пункті 6 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

Отже, добові в повній сумі не обкладаються ЄСВ.

ПРИКЛАД 1

Оподаткування ПДФО та військовим збором понаднормативних добових,
виплачених в євро, при відрядженні працівника за кордон

Працівника на 5 календарних днів з 2 по 6 березня 2020 року направлено у відрядження за кордон до країни, в якій валютою є євро. Йому виплачено добові за кожен календарний день такого відрядження в розмірі 100 євро (всього 500 євро).

В цій ситуації працівнику за кожен календарний день відрядження добові виплачені в сумі, що перевищує граничну норму, встановлену підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, на 20 євро (100 євро – 80 євро).

Отже, з урахуванням офіційних курсів гривні до євро, встановлених НБУ на календарні дні 2, 3, 4, 5 і 6 березня 2020 року, до оподатковуваного доходу працівника включаються:

– сума перевищення нормативних добових за 2 березня: 20 євро х 26,9789 (курс гривні до євро на 2 березня) = 539,58 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 3 березня: 20 євро х 27,6075 (курс гривні до євро на 3 березня) = 552,15 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 4 березня: 20 євро х 27,6856 (курс гривні до євро на 4 березня) = 553,71 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 5 березня: 20 євро х 27,7047 (курс гривні до євро на 5 березня) = 554,09 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 6 березня: 20 євро х 27,6942 (курс гривні до євро на 6 березня) = 553,88 грн.

Загальна сума оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових, виплачених працівнику при відрядженні за кордон з 2 по 6 березня 2020 року:

539,58 + 552,15 + 553,71 + 554,09 + 553,88 = 2753,41 грн.

База оподаткування ПДФО у вигляді понаднормативних добових (обчислюється із застосуванням «натурального» коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 ПКУ):

2753,41 грн. х 1,21951 = 3357,81 грн.

Сума ПДФО, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

3357,81 грн. х 18% = 604,41 грн.

Сума військового збору, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

2753,41 грн. х 1,5% = 41,30 грн.

У розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за I квартал 2020 року по працівнику за ознакою доходу «118» в графах 3а та 3 відображається відповідно нарахована та виплачена сума доходу — 3357,81 грн., а в графах 4а та 4 відповідно нарахована та перерахована сума ПДФО — 604,41 грн.

У розділі II Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за I квартал 2020 року в рядку «Військовий збір» в графах «Загальна сума нарахованого доходу» і «Загальна сума виплаченого доходу» відображається сума 2753,41 грн., а в графах «Загальна сума утриманого податку, збору (нарахованого, перерахованого)» — 41,30 грн.

ПРИКЛАД 2

Визначення граничної суми добових, що виплачуються у доларах США при відрядженні до США,
яка не обкладається ПДФО і військовим збором

Працівника направлено у відрядження до США на 5 календарних днів з 24 по 28 лютого 2020 року. Національною валютою країни відрядження є долар США (далі — долар).

Обчислимо граничні суми добових в доларах, що не обкладаються ПДФО і військовим збором, враховуючи встановлені НБУ офіційні курси гривні до євро і долара на календарні дні відрядження з 24 по 28 лютого 2020 року за крос-курсом:

• на 24 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,4129 (курс гривні до євро) = 2113,03 грн.;

– в доларах: 2113,03 грн. : 24,453 (курс гривні до долара) = 86,41 долара;

• на 25 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,5109 (курс гривні до євро) = 2120,87 грн.;

– в доларах: 2120,87 грн. : 24,4995 (курс гривні до долара) = 86,57 долара;

• на 26 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,6035 (курс гривні до євро) = 2128,28 грн.;

– в доларах: 2128,28 грн. : 24,5307 (курс гривні до долара) = 86,76 долара;

• на 27 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,8021 (курс гривні до євро) = 2144,17 грн.;

– в доларах: 2144,17 грн. : 24,649 (курс гривні до долара) = 86,99 долара;

• на 28 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,9299 (курс гривні до євро) = 2154,39 грн.;

– в доларах: 2154,39 грн. : 24,561 (курс гривні до долара) = 87,72 долара.

Таким чином, для уникнення оподаткування ПДФО і військовим збором добові повинні бути виплачені працівнику, якого відряджено до США, в доларах в розмірі, що не перевищує вищевказаних сум, що сумарно за 5 календарних днів відрядження становить:

86,41 + 86,57 + 86,76 + 86,99 + 87,72 = 434,45 долара

_________________________________________________________________________