Направление работников в командировку: оформление, выдача аванса, трудовые гарантииНаправлення працівників у відрядження: оформлення, видача авансу, трудові гарантії

Бухгалтеры и кадровики со стажем помнят, что в период с конца девяностых по март 2011 года в Украине действовали для предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятия) всех форм собственности постановление Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663 (далее — Постановление № 663), и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

Но в рамках кампании по дерегулированию хозяйственной деятельности хозрасчетных предприятий с 01.04.2011 г. Постановление № 663 было отменено постановлением Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98). Этот документ определяет «расходно-командировочные» аспекты, но только для лиц, которые указаны в его названии.

Во исполнение пункта 12 Постановления № 98 приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362 Инструкция № 59 была изложена в новой редакции с 11.04.2011 г. С этой даты ее действие распространяется только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетной сферы).

Если субъект хозяйствования, общественная или другая организация, которая не имеет статуса бюджетного учреждения, являются получателями бюджетных денежных средств, то при направлении работников в командировки, которые осуществляются за счет бюджетных денежных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, они должны соблюдать нормы Инструкции № 59.¹

На предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств (далее — хозрасчетные предприятия), нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются.²

Нормативно-правового акта, регулирующего порядок командирования работников хозрасчетными предприятиями, на сегодняшний день не существует, поэтому такие предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ, определяющий порядок направления работников в командировку (далее — Положение о командировках). Такой документ, оформленный как приложение к коллективному договору или утвержденный отдельным приказом руководителя предприятия, согласованным с профсоюзной организацией предприятия (представителем трудового коллектива), может быть составлен на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59, поскольку в этих документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников.

Что является служебной командировкой

Исходя из норм пункта 1 раздела І «Общие положения» Инструкции № 59, служебной командировкой (далее — командировка) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (государственного органа) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью предприятия).

В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором или контрактом (п. 2 р. I Инструкции № 59). То есть если работник заключил трудовой договор с головным предприятием, то поездка в филиал (структурное подразделение) этого предприятия, расположенный в другом населенном пункте, будет считаться командировкой. И наоборот, если работник заключил трудовой договор с филиалом, то поездка на головное предприятие в другой город также будет считаться командировкой.

Министерство финансов Украины (далее — Минфин) в письме от 22.03.2013 г. № 31-07230-16-27/9358 (см. ВТЗ № 5/2013, стр. 121) сообщило, что если работник структурного подразделения, которое в соответствии с трудовым договором (контрактом) является местом его постоянной работы, для выполнения служебного поручения едет на другое предприятие или в другое структурное подразделение своего предприятия, расположенные в другом населенном пункте, такая поездка может быть оформлена как командировка. При этом должны быть соблюдены все требования направления в такую командировку — издан соответствующий приказ о командировке, выплачены суточные за время пребывания в командировке, компенсированы стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Вместе с тем, если в рамках выполнения своих непосредственных обязанностей работник выполняет работу, которая предусматривает постоянное осуществление поездок на подведомственной ему территории, то, по мнению Минфина, эти поездки не являются командировками, но такому работнику бюджетным учреждением могут возмещаться расходы на проезд. Учитывая изложенное, решение по оформлению поездки работника в качестве командировки принимается руководителем исходя из должностных обязанностей такого работника, цели поездки и т. п.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем) (п. 2 р. I Инструкции № 59).

Кроме того, не является командировкой направление работника бюджетной сферы на профессиональное обучение, поскольку в этом случае гарантии и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены постановлением Кабинета Министров Украины «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 г. № 695.³

Хозрасчетные предприятия статус поездки работника в другой населенный пункт для прохождения профессионального обучения определяют во внутреннем документе.

Кого и с какой целью можно направлять в командировку

Исходя из приведенного в Инструкции № 59 определения командировки, которое могут использовать и хозрасчетные предприятия⁴, в командировку могут быть направлены только работники предприятия (т. е. лица, с которыми заключен трудовой договор или контракт). В связи с этим направлять в командировку можно и совместителей.

Также в командировку можно направлять председателя или членов наблюдательного совета (ревизионной комиссии) акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, если уставом, положением о наблюдательном совете (ревизионной комиссии), другими распорядительными документами АО, ООО, ОДО предусмотрена такая возможность, и направление в командировку указанных лиц осуществляется для выполнения функций управления деятельностью хозобщества.⁵

Выполнением служебного поручения в командировке следует считать выполнение задания на командировку, которое работнику определяет руководитель предприятия. При этом необходимо учитывать, что работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, что следует из норм статьи 31 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), в том числе не вправе требовать от работника поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением работником своих должностных (трудовых) обязанностей.

В то же время из норм статьи 21 КЗоТ, дающей определение трудовому договору, заключив который работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и статьи 30 КЗоТ, согласно которой работник должен выполнять порученную ему работу лично, следует, что выполнение по распоряжению руководителя задания на командировку, обусловленного трудовым договором (в рамках трудовых функций), является обязанностью работника. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание, предусмотренное статьей 147 КЗоТ (выговор, увольнение, другие дисциплинарные взыскания, предусмотренные для отдельных категорий работников законодательством, уставами и положениями о дисциплине).⁶

В то же время работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, сопряженной с явной опасностью для жизни, а также в условиях, не отвечающих нормам законодательства об охране труда (ч. пятая ст. 153 КЗоТ). В случае командировки и выполнения работниками своих трудовых обязанностей на рабочих местах, где существует опасность для жизни, например, при командировках в зону проведения антитеррористической операции или операции объединенных сил (АТО, ООС), работодатель должен принять меры по организации и обеспечению охраны труда для своих работников. Работник имеет право отказаться от порученной работы, в частности от командировки, опасной для его жизни или здоровья, если работодатель не в состоянии принять соответствующие меры по охране труда.⁷

Также КЗоТ установлены ограничения относительно направления в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещено направлять в командировку:

– беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ст. 176 КЗоТ);

– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью, без их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Кроме того, вышеуказанные гарантии, предусмотренные статьями 176 и 177 КЗоТ, распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 186-1 КЗоТ).

Документальное оформление командировки

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Работник может быть направлен в командировку в любой населенный пункт Украины, а также за границу (ограничений по отдаленности места командировки законодательство не содержит), если такая командировка связана с основной деятельностью предприятия.

Документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно): приглашение стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего работника в командировку; заключенный договор или контракт; другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, которое командирует работника (п. 1 р. І Инструкции № 59).

Теперь рассмотрим документы, которые обычно составляются при направлении работника в командировку.

1. Задание на командировку.

В зависимости от цели командировки работнику ставится задание на командировку. Если в командировке работнику предстоит выполнять определенные работы, то перечень (объем) таких работ может быть составлен в письменном виде непосредственным начальником работника или руководителем предприятия. Такое письменное задание на командировку (перечень работ) может быть оформлено как приложение к приказу о командировке и доведено до сведения работника под подпись. В этом случае работнику, как правило, вменяется в обязанность отчитаться о выполнении задания (работ) в командировке после возвращения из нее.

Если работник направлялся в командировку по приглашению другого предприятия для выполнения на нем определенной работы, то такое принимающее предприятие после завершения выполнения работы может составить и выдать работнику документ, заверенный печатью (при ее наличии) и подписью руководителя принимающего предприятия, с отражением в нем вида (объема) выполненной работником работы. Такой документ иногда может быть основанием для начисления работнику повышенной оплаты по месту постоянной работы.

Обращаем внимание, что при направлении работника в командировку хозрасчетные предприятия могут, но не обязаны составлять в письменном виде задание на командировку, а также смету командировочных расходов.

Что касается бюджетных учреждений, то пунктом 1 раздела ІІІ Инструкции № 59 предусмотрено только при направлении работника в командировку за границу издавать приказ (распоряжение) руководителя о такой командировке после утверждения технического задания, в котором определяются цель выезда, задания и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом), и сметы расходов.

На вопрос, обязательно ли составлять задание и смету командировочных расходов, Минфин в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582 (см. ВТЗ № 2/2011, стр. 118) ответил, что при командировках в пределах Украины действующее законодательство не предусматривает необходимость оформления в бюджетных учреждениях таких документов, как задание на командировку, смета командировочных расходов и отчет о выполненной в командировке работе. Вместе с тем, в соответствии с Инструкцией № 59 направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия (его заместителем) и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки. Таким образом, руководитель определяет задание, которое должно быть выполнено работником во время командировки, а также может установить порядок использования денежных средств и принять решение о составлении дополнительных документов, которые необходимы для осуществления контроля за использованием денежных средств предприятия.

Учитывая изложенное, если бюджетные учреждения (касательно командировок в пределах Украины) и хозрасчетные предприятия считают необходимым составлять задание на командировку (для достижения цели командировки и контроля за выполнением работником трудовых обязанностей в командировке) и смету командировочных расходов (для оптимизации и прогнозирования командировочных расходов), то они могут готовить такие документы к каждой командировке. В задании на командировку указываются цель служебной поездки, виды (перечень) и/или объем подлежащих выполнению работ (порядок и условия выполнения задания), срок командировки (см. ниже образец задания).

Что касается видов, объема и времени выполнения работ, которые работник может (должен) выполнять в командировке, то действующим законодательством они не регламентируются, поэтому указанные вопросы должны быть согласованы между работодателем и работником (с их отражением в задании на командировку), а при необходимости — с принимающим предприятием, если оно направило приглашение (заявку) предприятию, командирующему работника.

Работникам бюджетных учреждений также необходимо учитывать, что согласно пункту 8 раздела І Инструкции № 59 на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются.

Аналогичные нормы могут предусмотреть и хозрасчетные предприятия в Положении о командировке.

2. Смета командировочных расходов.

В такой смете указываются основные расходы, которые разрешено осуществлять работнику во время командировки. Смета обычно включает сумму аванса (суточные, расходы на проживание и проезд во время командировки), которым предприятие обеспечивает работника перед его убытием в командировку, и сумму денежных средств, выдаваемых работнику под отчет на закупку в командировке товаров для нужд предприятия (если в этом есть необходимость).

Если в командировку направляется неруководящий работник, то смета командировочных расходов, как правило, составляется руководителем структурного подразделения, в котором работает направляемый в командировку работник, совместно с бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Если в командировку направляется один из заместителей руководителя предприятия или руководитель структурного подразделения, то смета командировочных расходов, как правило, составляется и утверждается руководителем предприятия. Обычно смета расходов является приложением к приказу о командировке.

3. Приказ о командировке.

После составления задания на командировку и сметы расходов издается приказ о командировке (см. ниже).

Согласно пункту 1 раздела ІІ Инструкции № 59 в таком приказе должны указываться:

– должность, фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

– пункт назначения;

– наименование предприятия, на которое командируется работник;

– срок и цель командировки.

В приказе о командировке можно также предусмотреть ограничение расходов на проезд, проживание в гостинице и т. п., а хозрасчетные предприятия — дополнительные командировочные расходы, например, на проезд в такси.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ПРИКАЗ

16.03.2020                                          г. Харьков                                                 № 15-к

О направлении в командировку

В целях изучения продукции потенциального поставщика и приобретения образцов продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить СИМОНОВА Виктора Константиновича, начальника отдела снабжения, в командировку в ООО «Электромотор», г. Львов, на срок 4 суток с 17 по 20 марта 2020 года.

2. Предусмотреть следующие командировочные расходы:

– транспортные расходы возмещаются в пределах стоимости билетов на поезд в купейном вагоне;

– стоимость проживания не должна превышать 900 гривен в сутки;

– суточные выплачиваются из расчета 450 гривен в сутки.

3. Главному бухгалтеру Новиковой И. М. выдать Симонову В. К. из кассы предприятия аванс на командировку согласно смете расходов (прилагается).

4. Симонову В. К. после возвращения из командировки представить авансовый отчет в порядке, установленном законодательством.

Приложение: смета командировочных расходов.

Директор              Кириченко          А. Н. Кириченко

С приказом ознакомлены:

Симонов         В. К. Симонов

16.03.2020

Новикова          И. М. Новикова

16.03.2020

Приложение к приказу
от 16.03.2020  № 15-к

Смета командировочных расходов
начальника отдела снабжения Симонова В. К.

Статьи расходов	Сумма, грн.
Суточные (4 суток х 450 грн.)	1800,00
Стоимость проезда к месту командировки и обратно (стоимость билетов на поезд в купейном вагоне)	1600,00
Стоимость проезда по месту командировки	1000,00
Стоимость проживания (900 грн. х 4 дня)	3600,00
Всего	8000,00

Директор              Кириченко          А. Н. Кириченко

Со сметой ознакомлены:

Симонов          В. К. Симонов

16.03.2020

Новикова         И. М. Новикова

16.03.2020

4. Командировочное удостоверение.

В настоящее время нормативно-правовыми актами не предусмотрено оформление командировочного удостоверения (приказ ГНАУ «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.97 г. № 260 отменен приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738). Поэтому в бюджетной сфере командировочное удостоверение не оформляется, а хозрасчетные предприятия самостоятельно устанавливают, оформлять или нет командировочное удостоверение.

5. Журнал регистрации командировок.

С 11.09.2015 г. из Инструкции № 59 исключен пункт 4 раздела I «Общие положения» Инструкции № 59, которым было предусмотрено, что предприятие, которое командирует работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению к этой Инструкции. Одновременно исключено и приложение к Инструкции № 59, в котором приведен Журнал регистрации командировок.

Таким образом, для бюджетных учреждений отменены регистрация лица, выбывающего в командировку, и специальный журнал, в котором осуществлялась такая регистрация. Но хозрасчетные предприятия при необходимости могут вести такой журнал, используя отмененную или свою форму.

Образец оформления журнала

ООО «ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ЖУРНАЛ
регистрации командировок

№ п/п	Фамилия, инициалы	Место работы и должность	Место командировки	Дата и номер приказа (распоряжения)	Дата убытия в командировку	Дата прибытия из командировки
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Симонов В. К.	ООО «Электроавтосервис», начальник отдела снабжения	ООО «Электромотор» г. Львов	№ 15-к от 16.03.2020	17.03.2020	20.03.2020

5. Отчет о проделанной работе.

Законодательством не предусмотрено представление работником отчета о выполненной работе в командировке и не утверждена типовая форма такого отчета. Однако, как отмечалось выше, если по указанию работодателя работник обязан отчитаться о проделанной работе в командировке, то работник составляет указанный отчет (не путать с авансовым отчетом) по форме и в порядке, установленными работодателем.

Продолжительность командировки

Как отмечалось выше, в приказе (распоряжении) о командировке указывается срок командировки работника (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Для работников бюджетных учреждений согласно пункту 6 Постановления № 98 срок командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней, кроме отдельных случаев (см. ниже таблицу).

Максимальная продолжительность командировок работников бюджетной сферы

Категория работников (виды работ)	Продолжительность командировки
Для работников (общий случай) при командировках в пределах Украины	не может превышать 30 календарных дней
Для работников (общий случай) при командировках за границу	не может превышать 60 календарных дней
Работники, направляемые для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ	не должна превышать периода строительства объектов
Работники, направляемые за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий	не должна превышать одного года
Военнослужащие, направленные на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений; при условии возмещения расходов принимающей стороной	не должна превышать 90 дней не должна превышать 18 месяцев
Работники авиационных компаний, которые направляются за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях ООН в соответствии с контрактами между авиационными компаниями Украины и ООН	не должна превышать 6 месяцев
Работники Государственной аудиторской службы, ее межрегиональных территориальных органов, которые направляются для проведения контрольных мероприятий	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Студенты, которые направляются на обучение в высшие учебные заведения (далее — вузы) или научные учреждения за границей; Аспиранты, адъюнкты, докторанты, научные (научно-педагогические) работники, которые направляются на стажировку (научную стажировку) в вузы или научные учреждения за границей	не должна превышать двух лет не должна превышать двух лет
Военнослужащие, лица рядового и начальствующего состава и работники, которые направляются, начиная с 14 апреля 2014 года, в пределах Украины для участия в АТО или ООС, обеспечении ее проведения, а также осуществления мероприятий по обеспечению правопорядка на государственной границе	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, лица рядового и начальствующего состава и работники, направляемые для лечения и реабилитации в связи с ранением (контузией, травмой или увечьем), полученным во время непосредственного участия в АТО, ООС и/или обеспечении ее проведения (осуществления мероприятий, связанных с предотвращением, выявлением и прекращением террористической деятельности), и лица, которые сопровождают таких военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, и работников	не должна превышать периода лечения и реабилитации
Должностные лица Государственной пограничной службы и Государственной налоговой службы, направляемые за границу для проведения контрольных мероприятий относительно грузов гуманитарной помощи, поступающих с территории Российской Федерации в район проведения АТО или ООС на территории Украины	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Государственные служащие, направляемые для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий, а также устранения других обстоятельств, которые создали или могут создать угрозу жизни или условиям жизнедеятельности людей	не может превышать одного года
Временный перевод судей в другой суд того же уровня и специализации для осуществления правосудия	не может превышать одного года
Государственные служащие в течение одного календарного года	не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством

Хозрасчетные предприятия максимальную продолжительность командировки могут установить в Положении о командировках.

Что касается минимального срока командировки, то им фактически является один календарный день. То есть если издавался приказ о командировке и работник был в нее направлен (посетил другой населенный пункт, о чем имеются подтверждающие документы), а вернулся из нее к месту постоянной работы в этот же день, то считается, что командировка работника длилась один календарный день.

Табелирование работников во время командировки

Как разъяснила Государственная служба статистики Украины в письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 (см. ВТЗ № 7/2012, стр. 125), рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут отражаться в табеле учета рабочего времени типовой формы № П-4, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489, следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например 8, а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД» («07»). Обозначение в табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией № 59, Положением о командировках и порядком, установленным коллективным договором. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отражаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки, то есть без учета выходных и праздничных дней, которые пришлись на период командировки.

Минсоцполитики в письме от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 122) разъяснило, что рабочее время работника, направленного в командировку, учитывают на основании приказа руководителя — вместо рабочих дней (код «Р» или «01») работнику ставят отметку (код) «ВД» или «07», что подтверждает пребывание работника в командировке.

Гарантии работников, направляемых в командировку

Законодательством для работников, направляемых в командировку, установлены следующие гарантии:

• за работником, направленным в командировку, сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность), в том числе и за время пребывания в дороге (ч. третья ст. 121 КЗоТ, п. 13 р. I Инструкции № 59);
• работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке; стоимость проезда к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством (ч. вторая ст. 121 КЗоТ);
• оплата труда за выполненную работу работникам, направленным в командировку, осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ч. четвертая ст. 121 КЗоТ). То есть в случае направления работника в командировку необходимо сравнить сумму среднедневного заработка и дневного заработка в соответствии с условиями трудового договора и в случае, когда дневной заработок выше среднедневного заработка, выплатить ему за время командировки обычную заработную плату, а если выше среднедневной заработок, то за все рабочие дни командировки работнику выплачивается среднедневной заработок.⁸ Работнику, направленному в командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется (дневной или среднедневной заработок выплачивается) за все рабочие дни командировки по графику, установленному по месту постоянной работы, и в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.⁹ Государственному служащему заработная плата за весь период командировки выплачивается в соответствии с Законом Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII (далее — Закон о госслужбе), частью пятой статьи 42 которого определено, что за госслужащим на весь период командировки сохраняется его должность и заработная плата (т. е. госслужащему за все время пребывания в командировке выплачивается не средний заработок, а обычная заработная плата). На время командировки лица, работающего по совместительству, оплата труда осуществляется предприятием, которое его командировало. В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству оплата труда осуществляется предприятиями, которые направляли работника в командировку, а затраты для возмещения расходов распределяются между этими предприятиями по соглашению между ними (п. 13 р. I Инструкции № 59). Заработная плата перечисляется по почте командированному работнику по его просьбе за счет предприятия, которое его командировало, или перечисляется в безналичной форме на соответствующий счет с применением платежных карточек (п. 3 р. ІI Инструкции № 59). При этом для выплаты заработной платы нельзя использовать корпоративное платежное средство (карточку) предприятия;

  ⁸ См. также письма Минсоцполитики от 11.11.2016 г. № 1564/13/84-16, от 06.03.2015 г. № 141/18/99-15, от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14, от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13, от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 12/2016, стр. 99, № 5/2016, стр. 113, № 10/2014, стр. 115, № 8/2013, стр. 122, и № 6/2012, стр. 123.

  ⁹ См. консультации «Исчисление среднего заработка за время командировки, если в расчетном периоде и в месяце направления в командировку на предприятии состоялось повышение окладов» и «Об оплате периода командировки, если среднедневной заработок равен дневному заработку» в журнале «Все о труде и зарплате» № 1/2020, стр. 84 и 87.

• если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством (п. 9 р. I Инструкции № 59). Норма о том, что работник направляется в командировку специально для работы в указанные дни, должна быть отражена в приказе о командировке. Компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством, то есть в соответствии со статьей 107 КЗоТ (в двойном размере).¹⁰ При этом дни убытия или возвращения из командировки, которые совпадают с выходными, праздничными или нерабочими днями, не считаются такими, в которые работник специально командирован для работы в эти дни, поэтому и указанная компенсация за работу в эти дни не выплачивается;¹¹

  ¹⁰ См. консультацию «Оплата работы в командировке, которая выполняется работником в свой выходной день и сверхурочно, что подтверждено табелем принимающей стороны» в этом номере, а также письма Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13 и от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 2/2014, стр. 127, и № 8/2013, стр. 122.

  ¹¹ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 г. № 154/13/116-08.

• если работник убывает в командировку в выходной день, то ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха (п. 10 р. I Инструкции № 59). То есть предоставление работнику другого дня отдыха в этом случае является обязанностью работодателя¹¹, но такой день отдыха оплате не подлежит;
• если приказом о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений (п. 11 р. I Инструкции № 59). То есть вопрос предоставления другого дня отдыха должен быть урегулирован внутренним документом предприятия (коллективным договором, Положением о командировке, приказом о командировке)¹¹, но в любом случае такой день отдыха оплате не подлежит;
• вопрос выхода работника на работу в день убытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия (п. 12 р. I Инструкции № 59);
• предприятия, направляющие работников в командировку за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают надлежащие социально-бытовые условия, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые направляются за ее пределы для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурных мероприятий (абз. третий и четвертый п. 6 Постановления № 98).

Вышеприведенные гарантии, которые предусмотрены для работников бюджетных учреждений Инструкцией № 59, могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия. При этом такие гарантии хозрасчетные предприятия могут как уменьшить (но с соблюдением гарантий, предусмотренных КЗоТ), так и увеличить. Например, Положением о командировке может быть предусмотрена оплата в одинарном размере за убытие в командировку (прибытие из командировки) в выходной день.

Что касается досрочного возвращения работника из командировки, то, как разъяснил Минфин в письме от 19.03.2014 г. № 31-07230-16-29/5660 (см. ВТЗ № 5/2015, стр. 125), если работник самостоятельно вернулся из командировки раньше срока, определенного приказом о командировке, то он должен подать руководителю докладную записку с указанием причин такого досрочного возвращения и отчитаться за выполненное в командировке поручение (задание), по результатам чего руководитель может принять решение о сокращении срока командировки с оформлением соответствующего приказа.

Относительно возможности отзыва работника из командировки Минфин в письме от 14.05.2015 г. № 31-08030-16-10/15972 (см. ВТЗ № 8/2016, стр. 112) сообщил, что действующее законодательство не регулирует вопросы определения случаев, при которых возможен отзыв работника из командировки. Такое решение принимается руководителем предприятия в каждом конкретном случае исходя из производственной необходимости (в частности, в случае досрочного выполнения работником поручения по месту командировки, нецелесообразности дальнейшего выполнения поручения, для которого работник направлен в командировку, и т. д.). В случае принятия руководителем предприятия решения об отзыве работника из командировки должен быть издан соответствующий приказ.

Выдача аванса при направлении работника в командировку

Одной из гарантий командированных работников является предоставление им работодателем денежного аванса для компенсации командировочных расходов, указанных в статье 121 КЗоТ.

Что касается бюджетных учреждений, то согласно пункту 5 Постановления № 98 и пункту 4 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами (авансом) для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или на счет предприятия, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек. То есть в бюджетной сфере аванс на командировку наличными работникам не выдается.

Пунктом 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» Инструкции № 59 установлено, что командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

В соответствии с пунктом 5 Постановления № 98 и пунктом 5 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в виде аванса для осуществления текущих расходов в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее — НБУ), установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку.

Что касается обеспечения авансом работников, направляемых в командировку хозрасчетными предприятиями, то согласно части второй статьи 121 КЗоТ «работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством».

Обращаем внимание, что в приведенной норме КЗоТ четко сказано, что денежные средства выплачиваются именно «работникам, которые направляются в командировку», а не работникам, которые возвращаются из командировки (в целях компенсации понесенных ими за свой счет командировочных расходов). То есть денежный аванс согласно статье 121 КЗоТ должен выплачиваться работнику, в том числе хозрасчетным предприятием, при направлении (т. е. перед убытием) в командировку, а не после прибытия из нее.

Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13 (см. ВТЗ № 2/2014, стр. 127), Минфин в письмах 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 со ссылкой на статью 121 КЗоТ сообщили, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства и должностные лица предприятий, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии с частью первой статьи 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству.

Также Минсоцполитики в вышеуказанном письме сообщило, что если работник не будет обеспечен авансом на командировку, виновных в этом должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде на основании статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП) в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Напомним, что решение о наложении такого штрафа принимают районные, районные в городе, городские или межрайонные суды на основании протокола об административном правонарушении, который составляют инспекторы по труду в случае выявления нарушений трудового законодательства при проведении проверок (ст. 221, 255 КоАП).

Кроме того, абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ предусмотрен штраф для работодателей в размере минимальной заработной платы за нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – восьмым этой части. Указанный штраф на работодателя может наложить Государственная служба Украины по вопросам труда в случае невыполнения им предписания, составленного по результатам проведенной проверки.

Обращаем внимание, что Министерство доходов и сборов Украины, которое не было уполномочено разъяснять нормы трудового законодательства, в письме от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 117) сообщило, что обязанность выдать аванс перед направлением работников в командировку для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают, а статьей 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы.

По мнению редакции, это не так (норму статьи 121 КЗоТ и аргументацию см. выше), но во избежание недоразумений с работниками, рекомендуем хозрасчетным предприятиям закрепить обязанность выдавать аванс командированному работнику в Положении о командировке, а при его отсутствии такую обязанность устанавливать приказом о командировке. Не рекомендуем хозрасчетным предприятиям отказывать работникам в выплате аванса, поскольку любая командировка (поездка в другой населенный пункт) влечет расходы, на финансирование которых у работника собственных денежных средств может и не хватить, что может привести к невыполнению задания на командировку и недостижению цели командировки.

Таким образом, работнику как бюджетного учреждения, так и хозрасчетного предприятия, направляемому в командировку, в обязательном порядке выплачивается денежный аванс, который включает следующие командировочные расходы:

– суточные (расходы на питание и финансирование личных нужд работника);

– на оплату проезда (к месту командировки и обратно, по месту командировки);

– на наем жилого помещения (в т. ч. включенные в счет гостиницы расходы на бытовые услуги, пользование холодильником, телевизором и т. д.).

Что касается ситуации, когда командированному работнику был выдан аванс на командировку, однако для выполнения задания на командировку его не хватило, то, как разъяснил Минфин в письме от 04.12.2009 г. № 31-18030-07-10/33138, Инструкция № 59 не содержит положений о запрете выдачи работнику дополнительной суммы денежных средств на одну и ту же командировку в рамках установленных действующим законодательством предельных норм возмещения расходов на командировку, в том числе путем перечисления на платежную карточку работника.

Если работник в командировке понесет указанные расходы за счет собственных денежных средств, то после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы согласно поданному авансовому отчету и подтверждающим документам.

Что касается порядка выплаты аванса, то НБУ в письме от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255 разъяснил, что Инструкция № 59 не запрещает предприятию выдавать работнику денежные средства (аванс) на командировку частями. То есть если предприятие из-за временного отсутствия денежных средств не может  выдать работнику всю сумму аванса, то оно может выдавать (перечислять на соответствующий счет) аванс частями.

Например, сначала можно выдать работнику часть аванса для приобретения проездных билетов, а затем (перед убытием в командировку) — оставшуюся часть аванса согласно утвержденной смете расходов.

Кроме того, НБУ в вышеуказанном письме, а также в письме от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 сообщил, что конкретные сроки выдачи аванса законодательством не установлены. В то же время, по мнению НБУ, Минсоцполитики¹² и Минфина¹², аванс может быть выдан только после издания приказа о командировке. При этом у работника после получения аванса должно быть время (возможность) осуществить расходы, связанные с командировкой (например, приобрести проездные билеты).

Согласно пункту 6 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании денежных средств, выданных на командировку. Предприятие самостоятельно устанавливает порядок ознакомления работника, направляемого в командировку за границу, с его финансовыми обязательствами, которые регулируются Постановлением № 98 и Инструкцией № 59.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу (на счет) предприятия полученные денежные средства. В случае невозврата работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном законодательством порядке (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Инструкции № 59). Такое взыскание осуществляется согласно статье 127 КЗоТ.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений, а если получил аванс и не выехал в командировку работник хозрасчетного предприятия, то он должен в течение 5 банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки вернуть предприятию указанные денежные средства (пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины; далее — НКУ). В случае невозврата полученного аванса его сумма включается в налогооблагаемый доход работника (пп. 164.2.11 НКУ).

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных денежных средствах в предыдущей командировке (п. 20 р. IIІ Инструкции № 59, п. 19 р. ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148).

Порядок выплаты и налогообложения суточных

Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой). Суточные расходы (далее — суточные) возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта (п. 15 р. I Инструкции № 59).

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания работника в командировке, включая день убытия, прибытия, выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время нахождения в пути. Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня убытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные не выплачиваются (п. 4 р. ІI, п. 16, 16.1 р. ІІІ Инструкции № 59).

Минфин в письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 разъяснил, что под первичными документами понимают документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п. В случае, если работник во время пребывания в командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, и как следствие — отсутствуют указанные первичные документы, продолжительность командировки в календарных днях и соответственно сумма суточных в данном случае будут определяться только согласно приказу о командировке.

Днем убытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника. При отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часа и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, которое необходимо для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Например, если поезд, на котором работник следует к месту командировки, отправляется с железнодорожного вокзала согласно расписанию в воскресенье в 23.55 или если поезд, на котором работник возвращается из командировки к месту постоянной работы, прибывает на железнодорожный вокзал в субботу в 00.10, то такие воскресенье и суббота являются днями командировки, за которые работнику выплачиваются суточные.

Дата на транспортном билете (убытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой убытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превышает срок командировки, предусмотренный Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд из места командировки к месту постоянной работы) (п. 7 р. I Инструкции № 59). То есть если у работника командировка заканчивается, например, в пятницу, но он остался в месте командировки на выходные дни и вернулся к месту постоянной работы в воскресенье, то за субботу и воскресенье ему не возмещаются суточные, расходы на наем жилья и другие расходы, но возмещаются расходы на проезд из места командировки к месту постоянной работы.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений. Если работник хозрасчетного предприятия согласно датам на проездных документах выехал к месту командировки раньше первого дня командировки, указанного в приказе о командировке, или вернулся из места командировки к месту постоянной работы позднее последнего дня командировки, указанного в приказе о командировке, если это было согласовано с работодателем и последний на основании докладной записки работника, поданной им после возвращения из командировки, издал приказ об изменении сроков командировки, то суточные и компенсация прочих командировочных расходов выплачиваются работнику за все дни командировки, предусмотренные обновленным приказом о командировке.¹³

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленнном порядке (листком нетрудоспособности), командированному работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но на срок не более 2 месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, но за эти дни командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (п. 9 р. ІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 при командировках за границу работников бюджетных учреждений фактическое время пребывания в командировке определяется:

а) в случае командировки из Украины в иностранные государства — согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке — отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и т. п.);

б) при отсутствии указанных в подпункте «а» соответствующих подтверждающих документов суточные командированному работнику не возмещаются.

Хотя вышеизложенные требования к определению дней командировки, за которые работнику должны быть выплачены суточные, установлены Инструкцией № 59 для бюджетных учреждений, аналогичные нормы могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия.

Размеры суточных работникам бюджетных учреждений

Размер суточных для работников бюджетной сферы при командировках в пределах Украины и за границу установлен в приложении 1 к Постановлению № 98. Так, для указанных работников размер суточных при командировках в пределах Украины составляет 60 грн., а при командировках за границу для каждой страны установлен свой размер суточных, исчисляемый в эквиваленте к доллару США (далее — дол.).

Например, при командировке в Беларусь, Армению, Грузию, Казахстан, Туркменистан, Узбекистан, Таджикистан, Киргизстан размер суточных составляет 25 дол., в Эстонию, Латвию и Литву — 34 дол., Австралию, Сингапур, Венесуэлу — 35 дол., Россию, Румынию, Сербию, Хорватию и Ирландию — 37 дол., Польшу, Кипр, ОАЭ, Бразилию — 38 дол., Испанию, Турцию и Исландию — 39 дол., Нидерланды — 41 дол., Аргентину — 42 дол., Израиль — 43 дол., Португалию, Швейцарию, Швецию, Грецию и Данию — 44 дол., Австрию и Канаду — 45 дол., Германию, Францию, Бельгию, Италию, Великобританию, США, Японию — 50 дол.

Работникам, которых бюджетные учреждения направляют в командировку за границу, суточные выплачивают в долларах США или другой иностранной валюте (например, государства командировки) в сумме, эквивалентной по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день выдачи аванса (п. 5 Постановления № 98, п. 2 примечаний приложения 1 к Постановлению № 98).

Что касается определения официального курса гривны к иностранным валютам, то он определяется НБУ и начинает действовать со следующего рабочего дня после дня установления. Информация об установленном официальном курсе гривны к иностранным валютам публикуется на веб-странице НБУ не позднее 16.00 в день его установления. Официальный курс гривны к иностранным валютам, установленный на последний рабочий день недели или на предпраздничный день, действуют в течение следующих выходных или праздничных дней, а курс, установленный в последний рабочий день недели или в предпраздничный день, начинает действовать в первый рабочий день следующей недели или в первый послепраздничный рабочий день (п.п. 10, 13 Положения об установлении официального курса гривны к иностранным валютам и расчете справочного значения курса гривны к доллару США и учетной цены банковских металлов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 10.12.2019 г. № 148).

Таким образом, в течение всего календарного дня (календарных суток) применяется курс НБУ, который установлен на 0 часов соответствующих суток. Если НБУ в определенный банковский день изменил курс валют, то при определении налоговых обязательств новый курс начинает применяться с 0 часов следующего банковского дня. Это следует также из норм статьи 39-1 НКУ.

Если при выдаче аванса в национальной валюте государства, в которое направляется работник, или в свободно конвертируемой валюте общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 р. ІІI Инструкции № 59).

При необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое направляется работник, пересчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день осуществления расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.2 раздела ІІI Инструкции № 59 суточные за время пребывания в командировке за границей возмещаются в пределах утвержденных сумм:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник;

б) если командированный, находясь в дороге в иностранные государства, или возвращаясь из соответствующего государства, имеет пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов (в том числе выплата суточных) за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины. При этом суточные со дня последней пересадки на другое транспортное средство (со дня выбытия из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (до дня остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. Если день выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные за соответствующие день выбытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

в) в случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток — в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств;

г) при направлении в командировку в два или более государств — в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего государства. В случае командировки в два или более государств, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте, начиная со второго государства, суточные возмещаются в сумме, утвержденной для соответствующего государства со дня прибытия в данное государство согласно дате, определенной в транспортных билетах или счетах за проживание в гостинице (мотеле), другом жилом помещении. При отсутствии транспортных билетов и счетов за проживание в гостинице (мотеле), другом жилом помещении суточные возмещаются по нормам государства командировки согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия. В день возвращения в Украину (пересечения границы) суточные возмещаются по нормам последнего государства командировки.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники, командированные за границу, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием принимающей стороной или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездных документов без определения конкретной суммы или когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, которые касаются основной деятельности предприятия, командирующего работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к Постановлению № 98, в частности 80% — при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59). То есть размер суточных определяется в процентах в зависимости от количества питания, предоставленного принимающей стороной.

Минфин в письме от 27.02.2014 г. № 31-07250-06-29/4271 (см. ВТЗ № 5/2014, стр. 118) разъяснил, что в случае если принимающая сторона обеспечивает работника, командированного за границу, дополнительными денежными средствами в иностранной валюте в виде компенсации суточных (кроме расходов на проезд в государство командирования и обратно и на наем жилого помещения), направляющая сторона выплату суточных указанным лицам уменьшает на сумму дополнительно предоставленных денежных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, превышает утвержденную сумму суточных или равна такой сумме, направляющая сторона выплату суточных указанным лицам не осуществляет. Таким образом, при решении вопроса относительно возможности выплаты суммы суточных (ее части) на командировку, которая будет осуществляться в соответствии с приглашением на участие в симпозиуме (конференции) за границей, в каждом конкретном случае необходимо выяснять, что включает в себя понятие «все расходы берет на себя принимающая сторона».

Государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные возмещаются в размере 80% сумм суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае командировки в пределах государства пребывания сроком на одни сутки суточные возмещаются в размере 40% сумм суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае выезда по делам командировки указанного работника из государства пребывания за границу (в том числе в государства аккредитации, которые не являются государством, в которое работник направлен в долгосрочную командировку), суточные возмещаются по нормам, установленным для государства командировки, с учетом вышеизложенных ограничений в случае бесплатного обеспечения питанием принимающей стороной (п. 2 Постановления № 98, пп. «г», «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники дипломатической службы, направленные в долгосрочную командировку, или работники, выполняющие функции по обслуживанию, из числа лиц, имеющих разрешение на постоянное проживание и/или трудоустройство в государстве размещения иностранного дипломатического учреждения Украины, или иностранцы, назначенные по контрактам на должности иностранного дипломатического учреждения Украины, направляются в командировку, то возмещение суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98, для соответствующего государства не осуществляется (абз. пятый п. 2 Постановления № 98).

Для отдельных категорий госслужащих (члены правительства, госслужащие 1 – 5 рангов и т. д.) устанавливается надбавка (50%, 40%, 30%, 25%) к утвержденным суммам суточных в иностранной валюте в размерах согласно приложению 2 к Постановлению № 98 (п. 3 Постановления № 98).

Суточные на хозрасчетных предприятиях

Для хозрасчетных предприятий конкретный размер суточных, в том числе минимальный и максимальный, при командировках в пределах Украины и за границу законодательством не установлен. Поэтому размер суточных хозрасчетные предприятия устанавливают в коллективном договоре, а если он на предприятии не заключен, то в Положении о командировках, утвержденном приказом руководителя предприятия. Если и этого документа нет, то в приказе о командировке.¹⁴

Обращаем внимание, хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу, в том числе суточные, как в иностранной валюте (например, в валюте страны, в которую командируется работник, или в долларах/евро), так и в гривне (работник может ее обменять самостоятельно на необходимую иностранную валюту).

Исходя из размера суточных, установленных на календарный день (для бюджетных учреждений — Постановлением № 98, для хозрасчетных предприятий — локальным документом), предприятие должно определить суммарный размер суточных за все время командировки работника и выплатить их в составе аванса на командировку.

Хозрасчетные предприятия могут выплачивать работникам аванс на командировку, в том числе суточные, как наличными, так и в безналичной форме путем перечисления денежных средств на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием личной платежной карточки, или на счет предприятия, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративной платежной карточки.

Налогообложение суточных

Согласно подпункту 165.1.11 НКУ не включаются в месячный (годовой) налогооблагаемый доход денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ, а также суммы компенсационных выплат в иностранной валюте, выплачиваемые в соответствии с законом работникам дипломатической службы, направленным в долгосрочную командировку.

В соответствии с пп. «а» подпункта 170.9.1 пункта 170.9 НКУ налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.2 этого пункта срока, является лицо, выдавшее такую сумму, а именно на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно этому подпункту.

В налогооблагаемый доход не включаются (т. е. не облагаются НДФЛ и военным сбором) расходы на командировку, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточные), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т. е. в 2020 году — не более 472,30 грн. (4723 грн. х 0,1) в день), а для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Следовательно, если суточные выплачены (возмещены) работнику в большем размере, чем предусмотрено подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, то есть в расчете за каждый день командировки в размере более 0,1 минимальной заработной платы при командировке в пределах Украины (т. е. в 2020 году в размере более 472,30 грн.) и при командировке за границу — более 80 евро, то сумма превышения суточных над указанными предельными нормами (далее — сверхнормативные суточные) для целей налогообложения считается излишне израсходованными денежными средствами и включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника) на основании подпункта 164.2.11 НКУ. При этом объект налогообложения сверхнормативных суточных при командировках за границу в части превышения 80 евро за каждый календарный день такой командировки определяется по официальному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день¹⁵ (см. пример 1 ниже).

В случае направления работника в командировку в страны, где национальной валютой является не евро, а иная валюта, с выплатой аванса в валюте страны командировки (т. е. в иной валюте, чем евро), следует осуществлять перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в евро подпунктом 170.9. 1 НКУ, в валюту страны командировки по кросс-курсу, рассчитанному по установленному НБУ официальному курсу гривны к национальной валюте страны командировки и к евро на каждый день командировки (см. пример 2 ниже).

Также следует учитывать, что на основании пункта 164.5 НКУ база налогообложения НДФЛ для денежных средств, излишне израсходованных налогоплательщиком (работником) на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (в том числе для сверхнормативных суточных), увеличивается на «натуральный» коэффициент, который для ставки НДФЛ в размере 18% составляет 1,21951.¹⁶

База обложения военным сбором для сверхнормативных суточных на «натуральный» коэффициент не увеличивается.

Сумма суточных, выплаченная в пределах установленных норм, в Налоговом расчете ф. № 1ДФ не отражается, а сумма суточных в виде превышения установленных норм, увеличенная на «натуральный» коэффициент, отражается в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ с признаком дохода «118»¹⁷ и в фактически начисленной сумме (без увеличения на «натуральный» коэффициент) — в разделе ІІ в строке «Військовий збір».

Касательно налогообложения суточных в пп. «а» подпункта 170.9.1 пункта 170.9 НКУ установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

– в пределах Украины и страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

– в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов, сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика.

Что касается предельного срока уплаты НДФЛ и военного сбора с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, то согласно подпункту 170.9.2 пункта 170.9 НКУ отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку. При наличии излишне израсходованных денежных средств (т. е. неизрасходованных денежных средств, выданных в виде аванса на командировку) их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления авансового отчета.

В случае если во время командировки плательщик налога – командированное лицо получил наличные (в том числе суточные) с применением платежных карточек, он подает авансовый отчет и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НКУ).

Следовательно, днем получения работником налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных является дата подачи им авансового отчета, который утверждается работодателем, но не позднее даты, на которую приходится пятый (третий — при использовании платежных карточек) банковский день, следующий за днем завершения командировки.

Учитывая вышеизложенное, работодатель, который командировал работника, как налоговый агент должен уплатить НДФЛ и военный сбор с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных в день выплаты такого дохода работнику (пп. 168.1.2 НКУ), а именно не позднее даты подачи работником и утверждения работодателем авансового отчета, а в случае его неподачи работником — не позднее пятого (третьего — при использовании платежных карточек) банковского дня, следующего за днем завершения командировки.

Что касается обложения суточных единым социальным взносом (далее — ЕСВ), то суточные в полной сумме (независимо от размера) согласно пункту 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5, не включаются в фонд оплаты труда и указаны в пункте 6 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170.

Следовательно, суточные в полной сумме не облагаются ЕСВ.

ПРИМЕР 1

Налогообложение НДФЛ и военным сбором сверхнормативных суточных,
выплаченных в евро, при командировке работника за границу

Работнику, который на 5 календарных дней с 2 по 6 марта 2020 года направлен в командировку за границу в страну, в которой валютой является евро, выплачены суточные за каждый календарный день такой командировки в размере 100 евро (всего 500 евро).

В этой ситуации работнику за каждый календарный день командировки суточные выплачены выше предельной нормы, установленной подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, в размере 20 евро (100 евро – 80 евро).

Следовательно, с учетом официальных курсов гривны к евро, установленных НБУ на календарные дни 2, 3, 4, 5 и 6 марта 2020 года, в налогооблагаемый доход работника включаются:

– сумма превышения нормативных суточных за 2 марта: 20 евро х 26,9789 (курс гривны к евро на 2 марта) = 539,58 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 3 марта: 20 евро х 27,6075 (курс гривны к евро на 3 марта) = 552,15 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 4 марта: 20 евро х 27,6856 (курс гривны к евро на 4 марта) = 553,71 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 5 марта: 20 евро х 27,7047 (курс гривны к евро на 5 марта) = 554,09 грн.;

– сумма превышения нормативных суточных за 6 марта: 20 евро х 27,6942 (курс гривны к евро на 6 марта) = 553,88 грн.

Общая сумма налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, выплаченных работнику при командировке за границу с 2 по 6 марта 2020 года:

539,58 + 552,15 + 553,71 + 554,09 + 553,88 = 2753,41 грн.

База налогообложения НДФЛ по сверхнормативным суточным (исчисляется с применением «натурального» коэффициента согласно пункту 164.5 НКУ):

2753,41 грн. х 1,21951 = 3357,81 грн.

Сумма НДФЛ, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

3357,81 грн. х 18% = 604,41 грн.

Сумма военного сбора, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

2753,41 грн. х 1,5% = 41,30 грн.

В разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за I квартал 2020 года по работнику с признаком дохода «118» в графах 3а и 3 отражается соответственно начисленная и выплаченная сумма дохода — 3357,81 грн., а в графах 4а и 4 соответственно начисленная и перечисленная сумма НДФЛ — 604,41 грн.

В разделе II Налогового расчета ф. № 1ДФ за I квартал 2020 года в строке «Військовий збір» в графах «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» отражается сумма 2753,41 грн., а в графах «Загальна сума утриманого податку, збору (нара-хованого, перерахованого)» — 41,30 грн.

ПРИМЕР 2

Определение предельной суммы суточных, выплачиваемых в долларах США
при командировке в США, которая не облагается НДФЛ и военным сбором

Работник направлен в командировку в США на 5 календарных дней с 24 по 28 февраля 2020 года. Национальной валютой страны командировки является доллар США (далее — доллар).

Исчислим предельные суммы не облагаемых НДФЛ и военным сбором суточных в долларах, учитывая установленные НБУ официальные курсы гривны к евро и доллару на календарные дни командировки с 24 по 28 февраля 2020 года по кросс-курсу:

• на 24 февраля:

– в гривнах: 80 евро х 26,4129 (курс гривны к евро) = 2113,03 грн.;

– в долларах: 2113,03 грн. : 24,453 (курс гривны к доллару) = 86,41 доллара;

• на 25 февраля:

– в гривнах: 80 евро х 26,5109 (курс гривны к евро) = 2120,87 грн.;

– в долларах: 2120,87 грн. : 24,4995 (курс гривны к доллару) = 86,57 доллара;

• на 26 февраля:

– в гривнах: 80 евро х 26,6035 (курс гривны к евро) = 2128,28 грн.;

– в долларах: 2128,28 грн. : 24,5307 (курс гривны к доллару) = 86,76 доллара;

• на 27 февраля:

– в гривнах: 80 евро х 26,8021 (курс гривны к евро) = 2144,17 грн.;

– в долларах: 2144,17 грн. : 24,649 (курс гривны к доллару) = 86,99 доллара;

• на 28 февраля:

– в гривнах: 80 евро х 26,9299 (курс гривны к евро) = 2154,39 грн.;

– в долларах: 2154,39 грн. : 24,561 (курс гривны к доллару) = 87,72 доллара.

Таким образом, для избежания обложения НДФЛ и военным сбором суточные должны быть выплачены работнику, который командирован в США, в долларах в размере, не превышающем вышеуказанных сумм, что суммарно за 5 календарных дней командировки составляет:

86,41 + 86,57 + 86,76 + 86,99 + 87,72 = 434,45 доллара

_________________________________________________________________________

Бухгалтери і кадровики зі стажем пам’ятають, що в період з кінця дев’яностих по березень 2011 року в Україні діяли для підприємств, установ, організацій (далі — підприємства) усіх форм власності постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663 (далі — Постанова № 663), та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).

Але в рамках кампанії з дерегулювання господарської діяльності госпрозрахункових підприємств з 01.04.2011 р. Постанову № 663 було скасовано постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98). Цей документ визначає «витратні» аспекти відрядження, але тільки для осіб, вказаних в його назві.

На виконання пункту 12 Постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362 Інструкція № 59 була викладена в новій редакції з 11.04.2011 р., тому з цієї дати її дія поширюється тільки на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи; працівники бюджетної сфери).

Якщо суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачами бюджетних коштів, то при направленні працівників у відрядження, яке здійснюється за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, вони повинні дотримуватися норм Інструкції № 59.

На підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів (далі — госпрозрахункові підприємства), норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 не поширюються.

Нормативно-правового акта, що регулює порядок відрядження працівників госпрозрахунковими підприємствами, на сьогоднішній день не існує, тому такі підприємства можуть самостійно розробити внутрішній документ, який визначає порядок направлення працівників у відрядження (далі — Положення про відрядження). Такий документ, оформлений як додаток до колективного договору або затверджений окремим наказом керівника підприємства, погодженим з профспілковою організацією підприємства (представником трудового колективу), може бути складений на базі норм Постанови № 98 та Інструкції № 59⁴, оскільки в цих документах врегульовано багато питань, які можуть виникнути при відрядженні працівників.

Що є службовим відрядженням

Виходячи з норм пункту 1 розділу І «Загальні положення» Інструкції № 59, службовим відрядженням (далі — відрядження) вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (державного органу) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства).

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором або контрактом (п. 2 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо працівник уклав трудовий договір з головним підприємством, то поїздка до філії (структурного підрозділу) цього підприємства, розташованій в іншому населеному пункті, вважається відрядженням. І навпаки, якщо працівник уклав трудовий договір з філією, то поїздка на головне підприємство до іншого населеного пункту також вважається відрядженням.

Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) в листі від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358 (див. ВТЗ № 5/2013, с. 121) повідомило, що якщо працівник структурного підрозділу, який відповідно до трудового договору (контракту) є місцем його постійної роботи, для виконання службового доручення їде до іншого підприємства або до іншого структурного підрозділу свого підприємства, розташованих в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як відрядження. При цьому повинні бути дотримані всі вимоги направлення в таке відрядження — виданий відповідний наказ про відрядження, виплачені добові за час перебування у відрядженні, компенсовані вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

Разом з тим, якщо в рамках виконання своїх безпосередніх обов’язків працівник виконує роботу, яка передбачає постійне здійснення поїздок на підвідомчій йому території, то, на думку Мінфіну, ці поїздки не є відрядженнями, але такому працівникові бюджетною установою можуть відшкодовуватися витрати на проїзд. Враховуючи зазначене, рішення щодо оформлення поїздки працівника як відрядження приймається керівником виходячи з посадових обов’язків такого працівника, мети поїздки тощо.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником) (п. 2 р. I Інструкції № 59).

Крім того, не є відрядженням направлення працівника бюджетної сфери на професійне навчання, оскільки в цьому випадку гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки і навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлені постановою Кабінету Міністрів України «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695.

Госпрозрахункові підприємства статус поїздки працівника до іншого населеного пункту для проходження професійного навчання визначають у внутрішньому документі.

Кого і з якою метою можна направляти у відрядження

Виходячи з наведеного в Інструкції № 59 визначення відрядження, яке можуть використовувати і госпрозрахункові підприємства, у відрядження можуть бути направлені тільки працівники підприємства (тобто особи, з якими укладено трудовий договір або контракт), в тому числі сумісники.

Також у відрядження можна направляти голову або членів наглядової ради (ревізійної комісії) акціонерного товариства, товариства з обмеженою (додаткової) відповідальністю, якщо статутом, положенням про наглядову раду (ревізійну комісію), іншими розпорядчими документами АТ, ТОВ, ТДВ передбачена така можливість, і направлення у відрядження зазначених осіб здійснюється для виконання функцій управління діяльністю господарського товариства.

Виконанням службового доручення у відрядженні вважається виконання завдання на відрядження, яке працівнику визначає керівник підприємства. При цьому роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, що випливає з норм статті 31 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), в тому числі не має права вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов’язаних з виконанням працівником своїх посадових (трудових) обов’язків, а також не пов’язаних з основною діяльністю підприємства.

Разом з тим, з норм статті 21 КЗпП, яка дає визначення трудовому договору, при укладенні якого працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, і статті 30 КЗпП, відповідно до якої працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто, випливає, що виконання за розпорядженням керівника завдання на відрядження, обумовленого трудовим договором (в рамках трудових функцій), є обов’язком працівника. Відмова без поважних причин від виконання таких обов’язків вважається порушенням трудової дисципліни, за яке на працівника може бути накладено дисциплінарне стягнення, передбачене статтею 147 КЗпП (догана, звільнення, інші дисциплінарні стягнення, передбачені законодавством, статутами і положеннями про дисципліну).

Водночас роботодавець не вправі вимагати від працівника виконання роботи, поєднаної з явною небезпекою для життя, а також в умовах, що не відповідають нормам законодавства про охорону праці (ч. п’ята ст. 153 КЗпП). У разі відрядження і виконання працівниками своїх трудових обов’язків на робочих місцях, де існує небезпека для життя, наприклад, при відрядженнях в зону проведення антитерористичної операції або операції об’єднаних сил (АТО, ООС), роботодавець повинен вжити заходів щодо організації та забезпечення охорони праці для своїх працівників. Працівник має право відмовитися від дорученої роботи (зокрема від відрядження), небезпечної для його життя чи здоров’я, якщо роботодавець не в змозі вжити відповідних заходів з охорони праці.

Також КЗпП встановлено обмеження щодо направлення у відрядження окремих категорій працівників. Так, заборонено направляти у відрядження:

– вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (ст. 176 КЗпП);

– жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю, без їх згоди (ст. 177 КЗпП).

Крім того, вищевказані гарантії, передбачені статтями 176 і 177 КЗпП, поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186-1 КЗпП).

Документальне оформлення відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59).

Працівник може бути направлений у відрядження в будь-який населений пункт України, а також за кордон (обмежень по віддаленості місця відрядження законодавство не містить), якщо таке відрядження пов’язане з основною діяльністю підприємства.

Документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

– запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє працівника у відрядження;

– укладений договір чи контракт;

– інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (п. 1 р. І Інструкції № 59).

Тепер розглянемо документи, які зазвичай складаються при направленні працівника у відрядження.

1. Завдання на відрядження.

Залежно від мети відрядження працівнику ставиться завдання на відрядження. Якщо у відрядженні працівникові належить виконувати певні роботи, то перелік (обсяг) таких робіт може бути складений у письмовій формі безпосереднім начальником працівника або керівником підприємства. Таке письмове завдання на відрядження (перелік робіт) може бути оформлено як додаток до наказу про відрядження та доведено до відома працівника під підпис. У цьому випадку працівникові, як правило, ставиться в обов’язок відзвітувати про виконання завдання (робіт) у відрядженні після повернення з нього.

Якщо працівник був направлений у відрядження на запрошення іншого підприємства для виконання на ньому певної роботи, то підприємство, що приймає, після завершення виконання роботи може скласти і видати працівникові документ, завірений печаткою (за її наявності) та підписом керівника приймаючого підприємства, з відображенням у ньому виду (обсягу) виконаної працівником роботи. Такий документ іноді може бути підставою для нарахування працівникові підвищеної оплати за місцем постійної роботи.

Звертаємо увагу, що при направленні працівника у відрядження госпрозрахункові підприємства можуть, але не зобов’язані складати в письмовому вигляді завдання на відрядження, а також кошторис витрат на відрядження.

Що стосується бюджетних установ, то пунктом 1 розділу ІІІ Інструкції № 59 передбачено тільки при направленні працівника у відрядження за кордон видавати наказ (розпорядження) керівника про таке відрядженні після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

На запитання, чи обов’язково складати завдання і кошторис витрат на відрядження, Мінфін у листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582 (див. ВТЗ № 2/2011, с. 118) відповів, що при відрядженнях у межах України чинне законодавство не передбачає необхідність оформлення в бюджетних установах таких документів, як завдання на відрядження, кошторис витрат на відрядження і звіт про виконану у відрядженні роботу. Разом з тим, відповідно до Інструкції № 59 направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства (його заступником) і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Таким чином, керівник визначає завдання, яке повинно бути виконано працівником під час відрядження, а також може встановити порядок використання коштів та прийняти рішення про складання додаткових документів, які необхідні для здійснення контролю за використанням коштів підприємства.

Враховуючи вищевикладене, якщо бюджетні установи (стосовно відряджень в межах України) та госпрозрахункові підприємства вважають за необхідне складати завдання на відрядження (для досягнення мети відрядження і контролю за виконанням працівником трудових обов’язків у відрядженні) і кошторис витрат на відрядження (для оптимізації і прогнозування витрат на відрядження), то вони можуть готувати такі документи до кожного відрядження. У завданні на відрядження вказуються мета службової поїздки, види (перелік) та/або обсяг робіт, що підлягають виконанню (порядок і умови виконання завдання), строк відрядження (див. зразок завдання нижче).

Що стосується видів, обсягу і часу виконання робіт, які працівник може (повинен) виконати у відрядженні, то чинним законодавством вони не регламентуються, тому ці питання повинні бути погоджені між роботодавцем і працівником (з їхнім відображенням у завданні на відрядження), а при необхідності — з приймаючим підприємством, якщо воно направило запрошення (заявку) підприємству, що відряджає працівника.

Працівникам бюджетних установ також слід враховувати, що згідно з пунктом 8 розділу І Інструкції № 59 на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Аналогічні норми можуть передбачити і госпрозрахункові підприємства в Положенні про відрядження.

2. Кошторис витрат на відрядження.

У такому кошторисі зазначаються основні витрати, які дозволено здійснювати працівнику під час відрядження. Кошторис зазвичай включає суму авансу (добові, витрати на проживання та проїзд під час відрядження), яким підприємство забезпечує працівника перед його вибуттям у відрядження, і суму коштів, що видаються працівникові під звіт на закупівлю у відрядженні товарів для потреб підприємства (якщо в цьому є необхідність).

Якщо у відрядження направляється працівник, який не належить до керівного складу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається керівником структурного підрозділу, де працює працівник, який направляється у відрядження, спільно з бухгалтером і затверджується керівником підприємства. Якщо у відрядження направляється один із заступників керівника підприємства або керівник структурного підрозділу, то кошторис витрат на відрядження, як правило, складається і затверджується керівником підприємства. Зазвичай кошторис витрат є додатком до наказу про відрядження.

3. Наказ про відрядження.

Після складання завдання на відрядження та кошторису витрат видається наказ про відрядження (див. стор. 56).

Згідно з пунктом 1 розділу ІІ Інструкції № 59 в такому наказі має бути зазначено:

– посаду, прізвище, ім’я та по батькові працівника, який направляється у відрядження;

– пункт призначення;

– найменування підприємства, на яке відряджається працівник;

– строк та мету відрядження.

У наказі про відрядження можна також передбачити обмеження витрат на проїзд, проживання в готелі тощо, а госпрозрахункові підприємства — додаткові витрати на відрядження, наприклад, на проїзд у таксі за місцем відрядження.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

НАКАЗ

16.03.2020                                          м. Харків                                                № 15-в

Про направлення у відрядження

З метою вивчення продукції потенційного постачальника і придбання зразків продукції

НАКАЗУЮ:

1. Направити СИМОНОВА Віктора Костянтиновича, начальника відділу постачання, у відрядження до ТОВ «Електромотор», м. Львів, на строк 4 доби з 17 по 20 березня 2020 року.

2. Передбачити наступні витрати на відрядження:

– транспортні витрати відшкодовуються в межах вартості квитків на поїзд у купейному вагоні;

– вартість проживання не повинна перевищувати 900 гривень на добу;

– добові виплачуються з розрахунку 450 гривень на добу.

3. Головному бухгалтеру Новіковій І. М. видати Симонову В. К. з каси підприємства аванс на відрядження згідно з кошторисом витрат (додається).

4. Симонову В. К. після повернення з відрядження подати авансовий звіт у порядку, встановленому законодавством.

Додаток: кошторис витрат на відрядження.

Директор              Кириченко          О. М. Кириченко

З наказом ознайомлені:

Симонов                    В. К. Симонов

16.03.2020

Новікова                  І. М. Новікова

16.03.2020

Додаток до наказу від 16.03.2020  № 15-в

Кошторис витрат на відрядження начальника відділу постачання Симонова В. К.

Статті витрат	Сума, грн.
Добові (4 доби х 450 грн.)	1800,00
Вартість проїзду до місця відрядження і назад (вартість квитків на поїзд у купейному вагоні)	1600,00
Вартість проїзду за місцем відрядження	1000,00
Вартість проживання (900 грн. х 4 дні)	3600,00
Всього	8000,00

Директор              Кириченко          О. М. Кириченко

З кошторисом ознайомлені:

Симонов                    В. К. Симонов

16.03.2020

Новікова                  І. М. Новікова

16.03.2020

4. Посвідчення про відрядження.

Наразі нормативно-правовими актами не передбачено оформлення посвідчення про відрядження (наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.97 р. № 260 скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 р. № 738). Тому в бюджетній сфері посвідчення про відрядження не оформляється, а госпрозрахункові підприємства самостійно встановлюють, оформляти чи ні посвідчення про відрядження.

5. Журнал реєстрації відряджень.

З 11.09.2015 р. з Інструкції № 59 виключено пункт 4 розділу I «Загальні положення» Інструкції № 59, яким було передбачено, що підприємство, яке відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції. Одночасно виключено і додаток до Інструкції № 59, в якому наведено Журнал реєстрації відряджень.

Таким чином, для бюджетних установ скасовано реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, і спеціальний журнал, в якому здійснювалася така реєстрація. Але госпрозрахункові підприємства за потреби можуть вести такий журнал, використовуючи скасовану або свою форму.

Зразок оформлення журналу

ТОВ «ЕЛЕКТРОАВТОСЕРВІС»

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Симонов В. К.	ТОВ «Електроавтосервіс», начальник відділу постачання	ТОВ «Електромотор» м. Львів	№ 15-в від 16.03.2020	17.03.2020	20.03.2020

5. Звіт про виконану роботу.

Законодавством не передбачено подання працівником звіту про виконану роботу у відрядженні і не затверджено типову форму такого звіту. Однак, як зазначалося вище, якщо за вказівкою роботодавця працівник зобов’язаний відзвітувати про виконану роботу у відрядженні, то працівник складає зазначений звіт (не плутати з авансовим звітом) за формою і в порядку, встановленими роботодавцем.

Тривалість відрядження

Як зазначалося вище, в наказі (розпорядженні) про відрядження вказується строк відрядження працівника (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59).

Для працівників бюджетних установ відповідно до пункту 6 Постанови № 98 строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати при відрядженнях в межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів, крім окремих випадків (див. таблицю нижче).

Максимальна тривалість відряджень працівників бюджетної сфери

Категорія працівників (види робіт)	Строк відрядження
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях в межах України	не може перевищувати 30 календарних днів
Для працівників (загальний випадок) при відрядженнях за кордон	не може перевищувати 60 календарних днів
Працівники, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт	не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів
Працівники, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів	не повинен перевищувати один рік
Військовослужбовці, направлені на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів; за умови відшкодування витрат стороною, що приймає	не повинен перевищувати 90 днів не повинен перевищувати 18 місяців
Працівники авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй	не повинен перевищувати 6 місяців
Працівники Державної аудиторської служби, її міжрегіональних територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Студенти, які направляються з метою навчання до вищих навчальних закладів (далі — ВНЗ) або наукових установ за кордоном; Аспіранти, ад’юнкти, докторанти, наукові (науково-педагогічні) працівники, які направляються з метою стажування (наукового стажування) до вузів або наукових установ за кордоном	не може перевищувати двох років не може перевищувати двох років
Військовослужбовці, особи рядового і начальницького складу та працівники, які направляються починаючи з 14 квітня 2014 року в межах України для участі в антитерористичних операціях (далі — АТО) та здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях (далі — операція Об’єднаних Сил; ООС), забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів, а також здійснення заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Військовослужбовці, особи рядового і начальницького складу та працівники, направлені для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в АТО, ООС та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та особи, які супроводжують таких військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників,	не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації.
Посадові особи Державної прикордонної служби та Державної податкової служби, які направляються за кордон для проведення контрольних заходів стосовно вантажів гуманітарної допомоги, що надходять з території Російської Федерації у район проведення АТО або ООС на території України	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
Державні службовці, які направляються для запобігання або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також усунення інших обставин, які створили або можуть створити загрозу життю чи умовам життєдіяльності людей	не може перевищувати один рік
Тимчасове переведення суддів до іншого суду того самого рівня і спеціалізації для здійснення правосуддя	не може перевищувати один рік
Державні службовці протягом одного календарного року	не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством

Госпрозрахункові підприємства максимальну тривалість відрядження можуть встановити в Положенні про відрядження.

Що стосується мінімального строку відрядження, то ним фактично є один календарний день. Тобто якщо видавався наказ про відрядження і працівник був у нього направлений (відвідав інший населений пункт, про що є підтверджувальні документи), а повернувся з нього до місця постійної роботи в цей самий день, то вважається, що відрядження працівника тривало один календарний день.

Табелювання працівників під час відрядження

Як роз’яснила Державна служба статистики України в листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9 (див. ВТЗ № 7/2012, с. 125), робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть відображатися в табелі обліку робочого часу типової форми № П-4, затвердженої наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489, таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад 8, а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД» («07»). Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції № 59, Положення про відрядження та порядку, встановленого колективним договором. При цьому в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин в графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження, тобто без урахування вихідних і святкових днів, які припали на період відрядження.

Мінсоцполітики в листі від 26.04.2013 р. № 478/13/84-13 (див. ВТЗ № 8/2013, с. 122) роз’яснило, що робочий час працівника, направленого у відрядження, обліковують на підставі наказу керівника — замість робочих днів (код «Р» або «01») працівникові ставлять позначку (код) «ВД» або «07», що підтверджує перебування працівника у відрядженні.

Гарантії працівників, які направляються у відрядження

Законодавством для працівників, які направляються у відрядження, встановлені наступні гарантії:

• за працівником, направленим у відрядження, зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада), в тому числі й протягом часу перебування в дорозі (ч. третя ст. 121 КЗпП, п. 13 р. I Інструкції № 59);
• працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні; вартість проїзду до місця призначення і назад; витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. друга ст. 121 КЗпП);
• оплата праці за виконану роботу працівникам, направленим у відрядження, здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (ч. четверта ст. 121 КЗпП). Тобто в разі направлення працівника у відрядження необхідно порівняти суму середньоденного заробітку і денного заробітку відповідно до умов трудового договору та у разі, коли денний заробіток вищий середньоденного заробітку, виплатити йому за час відрядження звичайну заробітну плату, а якщо вищий середньоденний заробіток, то за всі робочі дні відрядження працівникові виплачується середньоденний заробіток.

Відповідно до пункту 13 розділу I Інструкції № 59 працівнику, який направлений у відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється (денний або середньоденний заробіток виплачується) за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Державному службовцю заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII (далі — Закон про держслужбу), частиною п’ятою статті 42 якого визначено, що за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається його посада і заробітна плата (тобто держслужбовцю за весь час перебування у відрядженні виплачується не середній заробіток, а звичайна заробітна плата).

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило, або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток (п. 3 р. ІI Інструкції № 59). При цьому для виплати заробітної плати не можна використовувати корпоративний платіжний засіб (картку) підприємства;

• якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 9 р. I Інструкції № 59). Норма про те, що працівник направляється у відрядження спеціально для роботи в зазначені дні, повинна бути відображена в наказі про відрядження. Компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства, тобто відповідно до статті 107 КЗпП (в подвійному розмірі). При цьому дні вибуття або повернення з відрядження, які збігаються з вихідними, святковими або неробочими днями, не вважаються такими, в які працівник спеціально відряджений для роботи у ці дні, тому і зазначена компенсація за роботу в ці дні не виплачується;
• якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження надається інший день відпочинку (п. 10 р. I Інструкції № 59). Тобто надання працівникові іншого дня відпочинку в цьому випадку є обов’язком роботодавця¹², але такий день відпочинку оплаті не підлягає;
• якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (п. 11 р. I Інструкції № 59). Тобто питання надання іншого дня відпочинку повинно бути врегульовано внутрішнім документом підприємства (колективним договором, Положенням про відрядження, наказом про відрядження)¹², але в будь-якому випадку такий день відпочинку оплаті не підлягає;
• питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (п. 12 р. I Інструкції № 59);
• підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів (абзаци третій і четвертий п. 6 Постанови № 98).

Вищенаведені гарантії, які передбачені для працівників бюджетних установ Інструкцією № 59, можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства. При цьому такі гарантії госпрозрахункові підприємства можуть як зменшити (але з дотриманням гарантій, передбачених КЗпП), так і збільшити. Наприклад, Положенням про відрядження може бути передбачена оплата в одинарному розмірі за вибуття у відрядження (прибуття з відрядження) у вихідний день.

Що стосується дострокового повернення з відрядження працівника, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 19.03.2014 р. № 31-07230-16-29/5660 (див. ВТЗ № 5/2015, с. 125), якщо працівник самостійно повернувся з відрядження раніше строку, визначеного наказом про відрядження, то він має подати керівнику доповідну записку із зазначенням причин такого дострокового повернення і відзвітувати за виконане у відрядженні доручення (завдання), за результатами чого керівник може прийняти рішення про скорочення строку відрядження з оформленням відповідного наказу.

Що стосується можливості відкликання з відрядження працівника, то Мінфін у листі від 14.05.2015 р. № 31-08030-16-10/15972 (див. ВТЗ № 8/2016, с. 112) повідомив, що чинне законодавство не регулює питання визначення випадків, за яких можливе відкликання працівника з відрядження. Таке рішення ухвалюється керівником підприємства в кожному конкретному випадку виходячи із виробничої потреби (зокрема, в разі дострокового виконання працівником доручення за місцем відрядження, недоцільності подальшого виконання доручення, для виконання якого працівника направлено у відрядження, тощо). У разі ухвалення керівником підприємства рішення про відкликання працівника з відрядження повинен бути виданий відповідний наказ.

Видача авансу при направленні працівника у відрядження

Однією з гарантій відряджених працівників є надання їм роботодавцем грошового авансу для компенсації витрат на відрядження, зазначених у статті 121 КЗпП.

Що стосується бюджетних установ, то згідно з пунктом 5 Постанови № 98 і пунктом 4 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами (авансом) для здійснення поточних витрат під час відрядження. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Тобто в бюджетній сфері аванс на відрядження готівкою з каси працівникам не видається.

Пунктом 11 розділу II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції № 59 встановлено, що працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Відповідно до пункту 5 Постанови № 98 і пункту 5 розділу ІІІ «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59 підприємство, яке відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами як аванс для здійснення поточних витрат у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України (далі — НБУ), встановленому на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Що стосується забезпечення авансом працівників, які направляються у відрядження госпрозрахунковими підприємствами, то відповідно до частини другої статті 121 КЗпП «працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством».

Звертаємо увагу, що в наведеній нормі КЗпП чітко зазначено, що кошти виплачуються саме «працівникам, які направляються у відрядження», а не працівникам, які повертаються (прибули) з відрядження (в цілях компенсації понесених ними за свій рахунок витрат на відрядження). Тобто грошовий аванс згідно зі статтею 121 КЗпП має виплачуватися працівникові, в тому числі госпрозрахунковим підприємством, при направленні (тобто перед вибуттям) у відрядження, а не після прибуття з нього.

Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13 (див. ВТЗ № 2/2014, с. 127), Мінфін в листах від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 та від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504 з посиланням на статтю 121 КЗпП повідомили, що незабезпечення відрядженого працівника авансом є порушенням трудового законодавства і посадові особи підприємств, винні в порушенні законодавства про працю, відповідно до частини першої статті 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

Також Мінсоцполітики у вищезгаданому листі повідомило, що якщо працівник не буде забезпечений авансом на відрядження, винних у цьому посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю на підставі статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) у вигляді накладення штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Нагадаємо, що рішення про накладення такого штрафу приймають районні, районні в місті, міські чи міжрайонні суди на підставі протоколу про адміністративне правопорушення, який складають інспектори праці у разі виявлення порушень трудового законодавства при проведенні перевірок (ст. 221, 255 КпАП).

Крім того, абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП передбачено штраф для роботодавців (юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю) в розмірі мінімальної заробітної плати за порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим – восьмим цієї частини. Зазначений штраф на роботодавця може накласти Державна служба України з питань праці в разі невиконання роботодавцем припису, складеного за результатами проведеної перевірки (у разі виконання припису та усунення виявлених порушень, передбачених абзацом дев’ятим частини другої статті 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення роботодавця до відповідальності не застосовуються — ч. шоста ст. 265 КЗпП).

Свого часу Міністерство доходів і зборів України, яке не було уповноважено роз’яснювати норми законодавства про працю, в листі від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. ВТЗ № 8/2013, с. 117) повідомило, що обов’язок видати аванс перед направленням працівників у відрядження для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють, а статтею 121 КЗпП передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження або наказами про відрядження.

На думку редакції, забезпечувати відряджених працівників авансом мають і госпрозрахункові (небюджетні) підприємства (норму статті 121 КЗпП та аргументацію див. вище), але щоб уникнути непорозумінь з працівниками, рекомендуємо госпрозрахунковим підприємствам передбачити обов’язок видавати аванс працівникам в Положенні про відрядження, а за його відсутності такий обов’язок встановлювати наказом про відрядження. Не радимо госпрозрахунковим підприємствам відмовляти працівникам у виплаті авансу, оскільки будь-яке відрядження (поїздка до іншого населеного пункту) потребує витрат, на фінансування яких у працівника власних коштів може і не вистачити, що в кінцевому рахунку може привести до невиконання завдання на відрядження і недосягнення мети відрядження.

Таким чином, працівнику як бюджетної установи, так і госпрозрахункового підприємства, який направляється у відрядження, в обов’язковому порядку виплачується грошовий аванс, який включає наступні витрати на відрядження:

– добові (витрати на харчування та фінансування особистих потреб працівника);

– на оплату проїзду (до місця відрядження і назад, за місцем відрядження);

– на найм житлового приміщення (в т. ч. включені до рахунку готелю витрати на побутові послуги, користування холодильником, телевізором тощо).

Що стосується ситуації, коли працівнику був виданий аванс на відрядження, проте для виконання завдання на відрядження його не вистачило, то, як роз’яснив Мінфін у листі від 04.12.2009 р. № 31-18030-07-10/33138, Інструкція № 59 не містить положень про заборону видачі працівнику додаткової суми коштів на одне і те саме відрядження в межах встановлених чинним законодавством граничних норм відшкодування витрат на відрядження, в тому числі шляхом перерахування на платіжну картку працівника.

Якщо працівник у відрядженні понесе зазначені витрати за рахунок власних коштів, то після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати йому відповідні витрати згідно з поданим авансовим звітом і підтверджуючими документами.

Стосовно порядку виплати авансу НБУ в листі від 06.02.2007 р. № 11-113/454-1255 роз’яснив, що Інструкція № 59 не забороняє підприємству видавати працівнику кошти (аванс) на відрядження частинами. Тобто якщо підприємство через тимчасову відсутність коштів не може видати працівнику всю суму авансу, то воно може видавати (перераховувати на відповідний рахунок) аванс частинами.

Наприклад, спочатку можна видати працівнику частину авансу для придбання проїзних квитків, а потім (перед вибуттям у відрядження) — решту авансу згідно із затвердженим кошторисом витрат.

Крім того, НБУ у вищевказаному листі, а також у листі від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 повідомив, що конкретні терміни видачі авансу (за скільки днів до початку відрядження його виплачувати) законодавством не встановлено. У той же час, на думку НБУ, Мінсоцполітики та Мінфіну¹³, аванс може бути виданий тільки після видання наказу про відрядження. При цьому у працівника після отримання авансу має бути час (можливість) здійснити витрати, пов’язані з відрядженням (наприклад, придбати проїзні квитки).

Згідно з пунктом 6 розділу I Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов’язаннями, що регулюються Постановою № 98 та Інструкцією № 59.

Якщо працівник бюджетної установи отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси (на рахунок) підприємства отримані кошти (при отриманні авансу на відрядження за кордон — в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс). У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому законодавством порядку (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Інструкції № 59). Таке стягнення здійснюється підприємством відповідно до норм статті 127 КЗпП.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ, а якщо отримав аванс і не виїхав у відрядження працівник госпрозрахункового підприємства, то він повинен протягом 5 банківських днів з дня прийняття рішення про скасування відрядження повернути підприємству зазначені кошти (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; далі — ПКУ). У разі неповернення отриманого авансу його сума включається до оподатковуваного доходу працівника (пп. 164.2.11 ПКУ).

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні (п. 20 р. IIІ Інструкції № 59). Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею за раніше отримані під звіт суми (п. 19 р. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148).

Порядок виплати та оподаткування добових

Видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням). Добові витрати (далі — добові) відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (п. 15 р. I Інструкції № 59).

Добові виплачуються за кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день вибуття, день прибуття, вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові працівнику не виплачуються (п. 4 р. ІI, п. 16, 16-1 р. ІІІ Інструкції № 59).

Мінфін у листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433 роз’яснив, що під первинними документами розуміють документи, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо. У разі, якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов’язаних із таким відрядженням, і як наслідок — відсутні вказані первинні документи, тривалість відрядження в календарних днях і відповідно сума добових в даному випадку будуть визначатися лише згідно з наказом про відрядження.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Наприклад, якщо поїзд, на якому працівник прямує до місця відрядження, відправляється з залізничного вокзалу відповідно до розкладу в неділю о 23.55 або якщо поїзд, на якому працівник повертається з відрядження до місця постійної роботи, прибуває на залізничний вокзал в суботу о 00.10, то такі неділя і субота є днями відрядження, за які працівнику виплачуються добові.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження (п. 7 р. I Інструкції № 59).

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи) (п. 7 р. I Інструкції № 59). Тобто якщо у працівника відрядження закінчується, наприклад, у п’ятницю, але він залишився у місці відрядження на вихідні дні і повернувся до місця постійної роботи у неділю, то за суботу і неділю йому не відшкодовуються добові, витрати на найм житла та інші витрати, але відшкодовуються витрати на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи.

Вищевикладена норма стосується працівників бюджетних установ. Якщо працівник госпрозрахункового підприємства згідно з датами на проїзних документах виїхав до місця відрядження раніше першого дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, або повернувся з місця відрядження до місця постійної роботи пізніше останнього дня відрядження, зазначеного в наказі про відрядження, якщо це було погоджено з роботодавцем, і останній на підставі доповідної записки працівника, поданій ним після повернення з відрядження, видав наказ про зміну строків відрядження, то добові та компенсація інших витрат на відрядження виплачуються працівникові за всі дні відрядження, передбачені оновленим наказом про відрядження.

У разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку (листком непрацездатності), відрядженому працівнику виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, але за ці дні відрядженому працівникові виплачується допомога з тимчасової непрацездатності (п. 9 р. ІI Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.1 розділу ІІІ Інструкції № 59 при відрядженнях за кордон працівників бюджетних установ фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до іноземних держав — згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо);

б) у разі відсутності зазначених у підпункті «а» відповідних підтвердних документів добові відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Хоча вищевикладені вимоги до визначення днів відрядження, за які працівнику мають бути виплачені добові, встановлені Інструкцією № 59 для бюджетних установ, аналогічні норми можуть відобразити в Положенні про відрядження й госпрозрахункові підприємства.

Розміри добових працівникам бюджетних установ

Розмір добових для працівників бюджетної сфери при відрядженнях в межах України та за кордон встановлено в додатку 1 до Постанови № 98. Так, для зазначених працівників розмір добових при відрядженнях в межах України становить 60 грн., а при відрядженнях за кордон для кожної країни встановлено свій розмір добових, що обчислюється в еквіваленті до долара США (далі — дол.).

Наприклад, при відрядженні до Білорусі, Вірменії, Грузії, Казахстану, Туркменістану, Узбекистану, Таджикистану, Киргизстану розмір добових становить 25 дол., до Естонії, Латвії і Литви — 34 дол., Австралії, Сінгапуру, Венесуели — 35 дол., Росії, Румунії, Сербії, Хорватії та Ірландії — 37 дол., Польщі, Кіпру, ОАЕ, Бразилії — 38 дол., Іспанії, Туреччини та Ісландії — 39 дол., Нідерландів — 41 дол., Аргентини — 42 дол., Ізраїлю — 43 дол., Португалії, Швейцарії, Швеції, Греції і Данії — 44 дол., Австрії і Канади — 45 дол., Німеччини, Франції, Бельгії, Італії, Великобританії, США, Японії — 50 дол.

Працівникам, яких бюджетні установи направляють у відрядження за кордон, добові виплачують в доларах США або іншій іноземній валюті (наприклад, держави відрядження) в сумі, еквівалентній за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день видачі авансу (п. 5 Постанови № 98, п. 2 приміток додатка 1 до Постанови № 98).

Що стосується визначення офіційного курсу гривні до іноземних валют, то він визначається НБУ і починає діяти з наступного робочого дня після дня встановлення. Інформація про встановлений офіційний курс гривні до іноземних валют публікується на веб-сторінці НБУ не пізніше 16.00 у день його встановлення. Офіційний курс гривні до іноземних валют, установлений на останній робочий день тижня або на передсвятковий день, діє протягом наступних вихідних або святкових днів, а курс, установлений в останній робочий день тижня або в передсвятковий день, починає діяти в перший робочий день наступного тижня або в перший післясвятковий робочий день (п.п. 10, 13 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та розрахунку довідкового значення курсу гривні до долара США й облікової ціни банківських металів, затвердженого постановою Правління НБУ від 10.12.2019 р. № 148).

Таким чином, протягом всього календарного дня (календарної доби) застосовується курс НБУ, який встановлений на 0 годин відповідної доби. Якщо НБУ в певний банківський день змінив курс валют, то при визначенні податкових зобов’язань новий курс починає застосовуватися з 0 годин наступного банківського дня. Це випливає також з норм статті 39-1 ПКУ.

Якщо при видачі авансу в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 р. ІІI Інструкції № 59).

При потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 р. ІІI Інструкції № 59).

Згідно з пунктом 16.2 розділу ІІI Інструкції № 59 добові за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника;

б) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з відповідного держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження (в тому числі виплата добових) за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України. При цьому добові з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (з дня вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (до дня зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. Якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

в) у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби — у розмірі середнього арифметичного від сум, встановлених для цих держав;

г) при направленні у відрядження до двох або більше держав — у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави. У разі відрядження до двох або більше держав, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, починаючи з другої держави, добові відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до даної держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні. У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. В день повернення в Україну (перетину кордону) добові відшкодовуються за нормами останньої держави відрядження.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).

У разі, коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, яке відряджає працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні (п. 2 Постанови № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59). Тобто розмір добових визначається у відсотках залежно від кількості харчування, наданого приймаючою стороною.

Мінфін в листі від 27.02.2014 р. № 31-07250-06-29/4271 (див. ВТЗ № 5/2014, с. 118) роз’яснив, що в разі якщо приймаюча сторона забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації добових (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення), то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує затверджену суму добових або дорівнює такій сумі, то сторона, що відряджає, виплату добових зазначеним особам не здійснює. Таким чином, при вирішенні питання щодо можливості виплати суми добових (її частини) на відрядження, яке буде здійснюватися у відповідності з запрошенням на участь у симпозіумі (конференції) за кордоном, в кожному конкретному випадку необхідно з’ясовувати, що включає в себе поняття «всі витрати бере на себе приймаюча сторона».

Державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження, перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові відшкодовуються в розмірі 80% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі відрядження в межах держави перебування строком на одну добу добові відшкодовуються в розмірі 40% сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98 для відповідної держави. У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з держави перебування за кордон (до інших держав, в тому числі до держав акредитації, які не є державою, до якої працівник направлений у довготермінове відрядження), добові відшкодовуються за нормами, встановленими для держави відрядження, з урахуванням вищевикладених обмежень у випадку безоплатного забезпечення харчуванням приймаючою стороною (п. 2 Постанови № 98, пп. «г», «д» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).

У разі, коли працівники дипломатичної служби, направлені у довготермінове відрядження, або працівники, які виконують функції з обслуговування, з числа осіб, які мають дозвіл на постійне проживання та/або працевлаштування в державі розміщення закордонної дипломатичної установи України, чи іноземці, призначені за контрактами на посади закордонної дипломатичної установи України, направляються у відрядження, то відшкодування добових витрат, зазначених у додатку 1 до Постанови № 98, для відповідної держави не здійснюється (абз. п’ятий п. 2 Постанови № 98).

Для окремих категорій держслужбовців (члени уряду, держслужбовці 1 – 5 рангів та інші) встановлюється надбавка (50%, 40%, 30%, 25%) до затверджених сум добових в іноземній валюті в розмірах згідно з додатком 2 до Постанови № 98 (п. 3 Постанови № 98).

Добові на госпрозрахункових підприємствах

Для госпрозрахункових підприємств конкретний розмір добових, в тому числі мінімальний і максимальний розміри добових, при відрядженнях в межах України та за кордон законодавством не встановлено. Тому розмір добових госпрозрахункові підприємства встановлюють у колективному договорі, а якщо його на підприємстві не укладено, то в Положенні про відрядження, затвердженому наказом керівника підприємства. Якщо і цього документа на підприємстві немає, то розмір добових встановлюється в наказі про відрядження.

Звертаємо увагу, що госпрозрахункові підприємства мають право виплачувати аванс на відрядження за кордон, в тому числі добові, як в іноземній валюті (наприклад, у валюті країни, до якої відряджається працівник, або в доларах/євро), так і в гривні (працівник може її обміняти самостійно на потрібну іноземну валюту).

Виходячи з розміру добових, встановлених на календарний день (для бюджетних установ — Постановою № 98, для госпрозрахункових підприємств — локальним документом), підприємство має визначити сумарний розмір добових за весь час відрядження працівника і виплатити їх у складі авансу на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть виплачувати працівникам аванс на відрядження, в тому числі добові, як готівкою з каси підприємства, так і в безготівковій формі шляхом перерахування коштів на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням особистої платіжної картки, або на рахунок підприємства, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративної платіжної картки.

Оподаткування добових

Згідно з підпунктом 165.1.11 ПКУ не включаються до оподатковуваного доходу платника податку кошти, отримані ним на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 ПКУ, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.

Відповідно до пп. «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, яка видала таку суму, а саме на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

До оподатковуваного доходу не включаються (тобто не обкладаються ПДФО і військовим збором) витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (тобто у 2020 році — не більше 472,30 грн. (4723 грн. х 0,1) в день), а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Отже, якщо добові виплачено (відшкодовано) працівникові в більшому розмірі, ніж передбачено підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, а саме в розрахунку за кожен календарний день відрядження в розмірі понад 0,1 мінімальної заробітної плати при відрядженні в межах України (тобто у 2020 році в розмірі понад 472,30 грн.) і при відрядженні за кордон — більше 80 євро, то сума перевищення добових над зазначеними граничними нормами (далі — понаднормативні добові) для цілей оподаткування вважається надміру витраченими коштами і включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника) на підставі підпункту 164.2.11 ПКУ. При цьому об’єкт оподаткування понаднормативних добових при відрядженнях за кордон в частині перевищення 80 євро за кожен календарний день такого відрядження визначається за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день  (див. приклад 1 нижче).

У разі направлення працівника у відрядження до країн, де національною валютою є не євро, а інша валюта, з виплатою авансу у валюті країни відрядження (тобто в іншій валюті, ніж євро), потрібно здійснювати перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої в євро підпунктом 170.9.1 ПКУ, у валюту країни відрядження за крос-курсом, розрахованим за встановленим НБУ офіційним курсом гривні до національної валюти країни відрядження та до євро на кожен день відрядження (див. приклад 2 нижче).

Також слід враховувати, що на підставі пункту 164.5 ПКУ база оподаткування ПДФО для коштів, надміру витрачених платником податку (працівником) на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (в тому числі для понаднормативних добових), збільшується на «натуральний» коефіцієнт, який для ставки ПДФО в розмірі 18% становить 1,21951.

База оподаткування військовим збором для понаднормативних добових на «натуральний» коефіцієнт не збільшується.

Сума добових, виплачена в межах встановлених норм, в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ не відображається, а сума добових у вигляді перевищення встановлених норм, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, відображається в розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ознакою доходу «118»  та у фактично нарахованій сумі (без збільшення на «натуральний» коефіцієнт) — в розділі ІІ у рядку «Військовий збір».

Щодо оподаткування добових в пп. «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ встановлено, що сума добових визначається в разі відрядження:

– у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

– до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку (працівника). Крім того, включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

Що стосується граничного строку сплати ПДФО і військового збору з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових, то згідно з підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів (тобто невитрачених коштів, виданих у вигляді авансу на відрядження) їхня сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання авансового звіту.

У разі якщо під час відрядження платник податку — відряджена особа отримав готівку (в тому числі добові) із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПКУ).

Отже, днем отримання працівником оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових є дата подання ним авансового звіту, який затверджується роботодавцем, але не пізніше дати, на яку припадає п’ятий (третій — при використанні платіжних карток) банківський день, що настає за днем, в якому працівник завершує відрядження.

Враховуючи вищевикладене, роботодавець, який відрядив працівника, як податковий агент повинен сплатити ПДФО і військовий збір з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових в день виплати такого доходу працівнику (пп. 168.1.2 ПКУ), а саме не пізніше дати подання працівником і затвердження роботодавцем авансового звіту, а в разі його неподання працівником — не пізніше п’ятого (третього — при використанні платіжних карток) банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершує відрядження.

Що стосується обкладення добових єдиним соціальним внеском (далі — ЄСВ), то добові в повній сумі (незалежно від розміру) згідно з пунктом 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5, не включаються до фонду оплати праці, а також зазначені в пункті 6 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

Отже, добові в повній сумі не обкладаються ЄСВ.

ПРИКЛАД 1

Оподаткування ПДФО та військовим збором понаднормативних добових,
виплачених в євро, при відрядженні працівника за кордон

Працівника на 5 календарних днів з 2 по 6 березня 2020 року направлено у відрядження за кордон до країни, в якій валютою є євро. Йому виплачено добові за кожен календарний день такого відрядження в розмірі 100 євро (всього 500 євро).

В цій ситуації працівнику за кожен календарний день відрядження добові виплачені в сумі, що перевищує граничну норму, встановлену підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ, на 20 євро (100 євро – 80 євро).

Отже, з урахуванням офіційних курсів гривні до євро, встановлених НБУ на календарні дні 2, 3, 4, 5 і 6 березня 2020 року, до оподатковуваного доходу працівника включаються:

– сума перевищення нормативних добових за 2 березня: 20 євро х 26,9789 (курс гривні до євро на 2 березня) = 539,58 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 3 березня: 20 євро х 27,6075 (курс гривні до євро на 3 березня) = 552,15 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 4 березня: 20 євро х 27,6856 (курс гривні до євро на 4 березня) = 553,71 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 5 березня: 20 євро х 27,7047 (курс гривні до євро на 5 березня) = 554,09 грн.;

– сума перевищення нормативних добових за 6 березня: 20 євро х 27,6942 (курс гривні до євро на 6 березня) = 553,88 грн.

Загальна сума оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових, виплачених працівнику при відрядженні за кордон з 2 по 6 березня 2020 року:

539,58 + 552,15 + 553,71 + 554,09 + 553,88 = 2753,41 грн.

База оподаткування ПДФО у вигляді понаднормативних добових (обчислюється із застосуванням «натурального» коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 ПКУ):

2753,41 грн. х 1,21951 = 3357,81 грн.

Сума ПДФО, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

3357,81 грн. х 18% = 604,41 грн.

Сума військового збору, що підлягає сплаті з оподатковуваного доходу у вигляді понаднормативних добових:

2753,41 грн. х 1,5% = 41,30 грн.

У розділі I Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за I квартал 2020 року по працівнику за ознакою доходу «118» в графах 3а та 3 відображається відповідно нарахована та виплачена сума доходу — 3357,81 грн., а в графах 4а та 4 відповідно нарахована та перерахована сума ПДФО — 604,41 грн.

У розділі II Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за I квартал 2020 року в рядку «Військовий збір» в графах «Загальна сума нарахованого доходу» і «Загальна сума виплаченого доходу» відображається сума 2753,41 грн., а в графах «Загальна сума утриманого податку, збору (нарахованого, перерахованого)» — 41,30 грн.

ПРИКЛАД 2

Визначення граничної суми добових, що виплачуються у доларах США при відрядженні до США,
яка не обкладається ПДФО і військовим збором

Працівника направлено у відрядження до США на 5 календарних днів з 24 по 28 лютого 2020 року. Національною валютою країни відрядження є долар США (далі — долар).

Обчислимо граничні суми добових в доларах, що не обкладаються ПДФО і військовим збором, враховуючи встановлені НБУ офіційні курси гривні до євро і долара на календарні дні відрядження з 24 по 28 лютого 2020 року за крос-курсом:

• на 24 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,4129 (курс гривні до євро) = 2113,03 грн.;

– в доларах: 2113,03 грн. : 24,453 (курс гривні до долара) = 86,41 долара;

• на 25 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,5109 (курс гривні до євро) = 2120,87 грн.;

– в доларах: 2120,87 грн. : 24,4995 (курс гривні до долара) = 86,57 долара;

• на 26 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,6035 (курс гривні до євро) = 2128,28 грн.;

– в доларах: 2128,28 грн. : 24,5307 (курс гривні до долара) = 86,76 долара;

• на 27 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,8021 (курс гривні до євро) = 2144,17 грн.;

– в доларах: 2144,17 грн. : 24,649 (курс гривні до долара) = 86,99 долара;

• на 28 лютого:

– в гривнях: 80 євро х 26,9299 (курс гривні до євро) = 2154,39 грн.;

– в доларах: 2154,39 грн. : 24,561 (курс гривні до долара) = 87,72 долара.

Таким чином, для уникнення оподаткування ПДФО і військовим збором добові повинні бути виплачені працівнику, якого відряджено до США, в доларах в розмірі, що не перевищує вищевказаних сум, що сумарно за 5 календарних днів відрядження становить:

86,41 + 86,57 + 86,76 + 86,99 + 87,72 = 434,45 долара

_________________________________________________________________________