Роз’яснення Управління Держпраці у Хмельницькій області «Електронна трудова книжка в запитаннях – відповідях» від 24.03.2021 р.
УПРАВЛІННЯ ДЕРЖПРАЦІ У ХМЕЛЬНИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ
РОЗ’ЯСНЕННЯ
від 24.03.2021 р.
Електронна трудова книжка в запитаннях – відповідях
(Витяг)
10 березня 2021 року опубліковано Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217)1, який Верховна Рада ухвалила 5 лютого цього року.
1 Докладно про нововведення Закону № 1217 йдеться у статті «Електронний облік трудової діяльності працівників» журналу «Все про працю і зарплату» № 3/2021, стор. 104. (Ред.)
1. Що зміниться із підписанням Закону про електронні трудові книжки?
Оскільки Закон вступить в дію через три місяці, то починаючи з 10 червня 2021 року усі роботодавці <…> мають подати до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників.2 <…> Саме стосовно їхньої трудової діяльності інформація протягом п’яти перехідних років має надійти до Реєстру. Також протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.
2 Див. постанову правління Пенсійного фонду України «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 12.03.2021 р. № 11-1 на стор. 92 цього номера. (Ред.)
2. Що стало приводом для такого нововведення?
Приводом до введення електронних трудових книжок було багато чинників, які пов’язані з цифровізацією нашої держави. Основні з них це перспектива автоматичного призначення пенсії та ряд інших переваг, таких як зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу та спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності.
3. Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці? Чи буде вона відрізнятися від паперової?
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок, тому в електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій трудовій книжці.
4. Як можна оформити електронну трудову книжку, хто це має робити і де?
Відомості про трудову діяльність можуть вноситись як застрахованою особою, так і роботодавцем через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.2
Після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис.
<…>
7. Закон передбачає 5-річний перехідний період. В чому його особливості? Що буде із паперовими трудовими книжками?
За цей період має відбутись включення Пенсійним фондом України до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України3 <…>.
3 Наразі такий порядок та строки ПФУ не затверджені, але можна керуватися Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 — див. стор. 92 цього номера. (Ред.)
Після «оцифрування» оригінал паперової трудової книжки передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
8. Як наявність електронної трудової книжки впливає на процедуру виходу на пенсію?
Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення) та збирання документів за всю її трудову діяльність. За особою буде зберігатися право вибору для покращення запропонованого розрахункового розміру, а саме:
– або особа надає відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 року (до запровадження персоніфікованого обліку);
– або відтерміновує свій вихід на пенсію для одержання підвищення до пенсії на 0,5 – 0,75% за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку;
– або використовує право на призначення пенсії.
9. Як можна знайти і подивитися свою електронну трудову книжку?
Переглянути наявну про себе інформацію, в т. ч. свій трудовий чи страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua). Якщо в особи виникають будь-які питання, в цьому випадку реалізована можливість подачі звернення, в якому можна описати їх суть та у встановлені законом терміни особа отримає відповідь. <…>
Також Пенсійним фондом України розроблено мобільний додаток «ПФУ» для системи Андроїд, який можна завантажити на Google Play (Гугл плей). Він забезпечує доступ з мобільних пристроїв до електронних сервісів Пенсійного фонду України та робить спілкування з Пенсійним фондом максимально зручним та ефективним.
10. На скільки будуть захищені дані, які міститимуться в електронній трудовій книжці? Чи зможуть шахраї скористатися цими даними?
Дані акумулюються в Реєстрі та мають відповідний кіберзахист, який унеможливлює шахраям скористатися відомостями, що містяться в електронній трудовій книжці.