Відпускні: оподаткування та відображення у звітності

Роботодавець є податковим агентом і страхувальником, тому при нарахуванні виплат працівникам повинен з’ясувати, до якого виду доходу належить та чи інша виплата, оскільки від цього залежить порядок її оподаткування та відображення в обліку підприємства. При виплаті відпускних важливо знати, чи відносяться вони до фонду оплати праці (далі — ФОП), а також яким чином оподатковуються «перехідні» відпускні.

Структура заробітної плати (ФОП) визначена статтею 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці) та деталізована в Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

Згідно зі статтею 2 Закону про оплату праці до додаткової заробітної плати відносяться, зокрема, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством.

Оскільки чинним законодавством, зокрема статтею 74 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), статтями 21, 23 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та іншими нормативно-правовими актами, передбачена оплата щорічних (основної та додаткових) відпусток, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини, відпустки для підготовки та участі в змаганнях, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, відпустки при народженні дитини, то така оплата як гарантійна виплата на підставі статті 2 Закону про оплату праці належить до додаткової заробітної плати.

В підпункті 2.2.12 розділу 2 «Фонд оплати праці» Інструкції № 5 також зазначено, що як оплата за невідпрацьований час відносяться до додаткової заробітної плати ФОП, зокрема:

• оплата, а також суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей (далі — грошова компенсація), у розмірах, передбачених законодавством;¹

• оплата додаткових відпусток (понад тривалість, передбачену законодавством), наданих відповідно до колективного договору;

• оплата додаткових відпусток у зв’язку з навчанням² та творчих відпусток;

• оплата додаткових відпусток, що надаються відповідно до Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 № 796-XII.³

Крім того, оплачується за рахунок роботодавця додаткова відпустка, що надається учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни, статус яких визначений Законом України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 № 3551-XII (далі — Закон № 3551), особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 – 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу, тривалістю 14 календарних днів на рік (ст. 77-2 КЗпП, ст. 16-2 Закону про відпустки, п. 12 ст. 12, п. 17 ст. 13 Закону № 3551).⁴ Оплата за цю відпустку також належить до додаткової заробітної плати.

Таким чином, оплата за час перебування у вищезазначених відпустках і грошова компенсація (далі разом — відпускні)¹ є складовими заробітної плати (належать до ФОП), тому підлягають оподаткуванню в порядку, встановленому для заробітної плати.

Відпускні та податок на доходи фізичних осіб

Відповідно до підпункту 164.2.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту), включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Заробітна плата для цілей розділу IV ПКУ — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом (пп. 14.1.48 ПКУ).

Оскільки, як зазначалося вище, відпускні є додатковою заробітною платою, то вони обкладаються податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) у складі заробітної плати на підставі підпункту 164.2.1 ПКУ за ставкою 18%.

Згідно з підпунктом 168.1.2 ПКУ податкові агенти, в тому числі роботодавці, повинні сплачувати (перераховувати) ПДФО до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу. Отже, ПДФО має бути сплачений (перерахований) до бюджету в день виплати відпускних працівнику (перерахування на його «зарплатний» рахунок в банку).

При виплаті працівнику відпускних готівкою з каси підприємства ПДФО сплачується роботодавцем протягом трьох операційних днів з дня, що настає за днем їх виплати (пп. 168.1.4 ПКУ).

Якщо працівнику відпускні нараховані, але не виплачені, ПДФО має бути сплачений (перерахований) до бюджету не пізніше 30 числа місяця, наступного за місяцем нарахування такого доходу (пп. 168.1.5 ПКУ).

Що стосується сплати ПДФО при нарахуванні «перехідних» відпускних, то згідно з підпунктом 169.4.1 ПКУ якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі — ПСП), та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

На думку ДПСУ (до неї ДФСУ, ДПАУ) роз’яснювали, що вищенаведену норму потрібно розуміти так: «перехідні» відпускні з метою визначення бази оподаткування ПДФО мають розподілятися по місяцях, за які вони нараховані (на які припадають дні відпустки, за які нараховані «перехідні» відпускні), і відображатися у складі оподатковуваного доходу того місяця, за який вони нараховані (див. приклад 1 нижче). Після такого розподілу по місяцях в цілях визначення права працівника на застосування ПСП необхідно порівняти окремо доходи за кожен місяць з граничним розміром доходу, що дає право на застосування ПСП.⁵

Оскільки ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету з усієї суми відпускних в день їх виплати працівнику (в загальному випадку відпускні виплачуються не пізніше ніж за три дні до початку відпустки — ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки), то в місяці закінчення «перехідної» відпустки здійснюється розрахунок ПДФО з урахуванням раніше сплаченого цього податку.

Якщо працівникам-«чорнобильцям» надається додаткова «чорнобильська» відпустка, при цьому роботодавець нарахував відпускні за таку відпустку і здійснив їх виплату за рахунок власних коштів (не чекаючи надходження компенсації з держбюджету від органів соціального захисту населення), то ПДФО підлягає сплаті роботодавцем при виплаті таких відпускних. Якщо роботодавець нарахував «чорнобильцю» відпускні за додаткову «чорнобильську» відпустку, а їх виплату здійснює після надходження відповідного фінансування з держбюджету (отримання коштів від органу соціального захисту), то ПДФО підлягає сплаті роботодавцем при виплаті відпускних за рахунок бюджетних коштів (із суми такого доходу за його рахунок — пп. 168.1.1 ПКУ) незалежно від того, коли ним здійснено нарахування відпускних і коли він отримав бюджетне фінансування.⁶

Якщо роботодавець при остаточному розрахунку з працівником в день звільнення не нарахував і не виплатив належну працівникові грошову компенсацію за невикористану щорічну відпустку (додаткову відпустку працівникам, які мають дітей), а зробив це після звільнення працівника, то така грошова компенсація, виплачена вже не працівнику, а фізичній особі, яка не перебуває у трудових відносинах, обкладається ПДФО на підставі підпункту 164.2.20 ПКУ як інші доходи, крім зазначених у статті 165 ПКУ.

Відображення відпускних і ПДФО в Податковому розрахунку

Відпускні, що нараховані та виплачені працівнику, відображаються роботодавцем (податковим агентом) відповідно у графах 3а та 3 розділу І додатка 4ДФ Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, форму якого затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 (далі — Податковий розрахунок), у складі заробітної плати за ознакою доходу 101 (окрема ознака доходу для відпускних не передбачена) в тому місяці, в якому вони нараховані та виплачені.

«Перехідні» відпускні в додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображаються всією сумою в тому місяці, в якому вони нараховані та виплачені.

Наприклад, якщо відпустка припадає на суміжні місяці — червень і липень, а всю суму «перехідних» відпускних нараховано та виплачено в червні, в тому числі за дні відпустки, що припадають на липень, то вся сума «перехідних» відпускних має бути відображена у складі нарахованої та виплаченої заробітної плати за червень за ознакою доходу 101 у графах 3а та 3 розділу І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за червень (див. приклад 1 нижче).

Якщо відпустка припадає на суміжні місяці, наприклад, на червень і липень, при цьому всю суму «перехідних» відпускних нараховано працівнику в червні, у тому числі за дні відпустки, що припадають на липень, але виплачено всю суму відпускних у липні, то у розділі І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за червень по працівнику відображається сума нарахованих відпускних у складі нарахованої заробітної плати за червень у графі 3а, а у графі 3 сума виплачених відпускних не відображається. У розділі І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за липень у рядку по працівнику разом із сумою нарахованої заробітної плати за липень у графі 3а сума нарахованих відпускних вже не відображається (якщо немає нарахованої заробітної плати за липень — проставляється прочерк), а у графі 3 зазначається сума виплачених відпускних разом із сумою виплаченої заробітної плати за липень (якщо немає виплаченої заробітної плати за липень — лише сума виплачених відпускних) за ознакою доходу 101.

Якщо відпустка працівнику надається на початку липня, а відпускні за неї нараховано та виплачено всією сумою в кінці червня, то вся сума нарахованих та виплачених відпускних має бути відображена у складі нарахованої та виплаченої заробітної плати за червень у графах 3а та 3 розділу І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за червень.

ПДФО, нарахований на відпускні та перерахований до бюджету, відображається у рядку із заробітною платою (відпускними) відповідно у графах 4а та 4 розділу І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за місяць, в якому ПДФО був фактично нарахований та перерахований до бюджету.

Наприклад, якщо відпустка працівника повністю припадає на червень, всю суму відпускних нараховано та виплачено працівнику в червні, ПДФО на зазначені відпускні нараховано у червні, але перераховано до бюджету в липні, то у розділі І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за червень по працівнику за ознакою доходу 101 відображається вся сума нарахованих та виплачених відпускних разом із сумою нарахованої та виплаченої заробітної плати за червень у графах 3а та 3, у графі 4а зазначається сума нарахованого ПДФО на відпускні та заробітну плату за червень, а у графі 4 сума перерахованого до бюджету ПДФО з відпускних не зазначається (зазначається лише сума перерахованого до бюджету ПДФО із заробітної плати за червень за її наявності, а за її відсутності проставляється прочерк). У розділі І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за липень по працівнику за ознакою доходу 101 відображаються у графах 3а та 3 — нарахована та виплачена заробітна плата за липень (без суми відпускних, нарахованих та виплачених у червні), у графі 4а — сума нарахованого ПДФО на заробітну плату за липень (без суми нарахованого ПДФО на відпускні у червні), у графі 4 — сума перерахованого до бюджету ПДФО із заробітної плати за липень та з відпускних, нарахованих та виплачених у червні (за відсутності заробітної плати за липень — лише сума перерахованого до бюджету ПДФО з відпускних).

Відпускні та військовий збір

Відповідно до підпункту 1 підпункту 1.2 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ для фізичних осіб та податкових агентів об’єктом оподаткування військовим збором (далі — ВЗ) є доходи, визначені статтею 163 ПКУ.

Стаття 163 ПКУ визначає об’єкти оподаткування ПДФО, до яких належить загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, тому об’єктом оподаткування ВЗ є ті самі доходи, які є об’єктом оподаткування ПДФО (крім доходів, зазначених у підпунктах 1.7–1.10 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Оскільки відпускні є додатковою заробітною платою, то вони у складі заробітної плати на підставі підпункту 164.2.1 та підпункту 1 підпункту 1.2 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ оподатковуються ВЗ.

Згідно з підпунктом 1.4 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ нарахування, утримання та сплата (перерахування) ВЗ до бюджету з доходів фізичних осіб здійснюються в порядку, встановленому розділом IV ПКУ, за ставкою, визначеною підпунктом 1 підпункту 1.3 цього пункту — 5%.

Розділ IV ПКУ визначає порядок сплати ПДФО, тому ВЗ з відпускних сплачується в тому самому порядку і в ті самі строки, що і ПДФО.

ВЗ, нарахований на відпускні та перерахований до бюджету, відображається у рядку із заробітною платою (відпускними) відповідно у графах 5а та 5 розділу І додатка 4ДФ Податкового розрахунку за місяць, в якому ВЗ був фактично нарахований та перерахований до бюджету (в такому самому порядку, що і ПДФО).

Відпускні та єдиний соціальний внесок

Платники, база нарахування, порядок сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний соціальний внесок, ЄСВ) визначені Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ (далі — Закон про ЄСВ).

Наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 № 449 затверджено Інструкцію про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Інструкція № 449), яка деталізує базу нарахування і порядок сплати ЄСВ, зокрема, з «перехідних» виплат, в тому числі відпускних.

Для роботодавців базою нарахування ЄСВ є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, які визначаються відповідно до Закону про оплату праці (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Відповідно до підпункту 2 пункту 2 розділу IV Інструкції № 449 визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

Оскільки, як зазначалося вище, згідно з підпунктом 2.2.12 Інструкції № 5 відпускні (оплата за невідпрацьований час) належать до заробітної плати у складі додаткової заробітної плати, то вони є базою нарахування ЄСВ.

Роботодавці нараховують ЄСВ на відпускні за ставкою 22%. На відпускні працюючих осіб з інвалідністю роботодавці, в тому числі фізичні особи – підприємці, нараховують ЄСВ за ставкою 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закону про ЄСВ, пп. 5 п. 2 р. IІІ Інструкції № 449).

Роботодавці повинні сплатити ЄСВ з відпускних в день їх виплати працівнику (перерахування на його «зарплатний» рахунок в банку). Якщо працівнику відпускні нараховані, але не виплачені, то ЄСВ сплачується не пізніше 20 числа (гірничими підприємствами — не пізніше 28 числа) місяця, наступного за місяцем, в якому вони нараховані (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

При нарахуванні «перехідних» відпускних слід враховувати, що максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює 15 розмірам мінімальної заробітної плати (п. 4 ч. 1 ст. 1, ч. 3 ст. 7 Закону про ЄСВ), але у 2025 році вона дорівнює 20 розмірам мінімальної заробітної плати (ст. 39 Закону про Держбюджет-2025). Застосування зазначеної максимальної величини при нарахуванні ЄСВ на суми оплати щорічної відпустки, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць (пп. 2 п. 2 р. IV Інструкції № 449).

Таким чином, при нарахуванні «перехідних» відпускних їхню суму необхідно розподілити по місяцях, на які припадають дні відпустки, і визначити, чи не перевищує сума виплат працівнику в будь-якому з місяців, на які припадає «перехідна» відпустка, максимальну величину бази нарахування ЄСВ, яка у 2025 році становить 160 000 грн (20 х 8000 грн). Якщо внаслідок такого розподілу в одному з місяців сума доходу працівника перевищить зазначену максимальну величину, то ЄСВ необхідно сплатити тільки з цієї максимальної величини. Якщо після такого розподілу сума місячного доходу буде менше мінімальної заробітної плати, то ЄСВ за цей місяць за працівника сплачується роботодавцем з мінімальної заробітної плати (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ).⁷ Тобто за такий місяць у 2025 році роботодавець повинен сплатити за працівника ЄСВ у сумі 1760 грн (8000 грн х 22%). Сплата ЄСВ з різниці між мінімальною заробітною платою і фактично нарахованим доходом за місяць здійснюється не пізніше 20 числа (гірничими підприємствами — не пізніше 28 числа) наступного місяця.

На думку ДПСУ (ДФСУ)⁸, з грошової компенсації, нарахованої працівнику після його звільнення, ЄСВ не сплачується, оскільки підприємство вже не є страхувальником по відношенню до колишнього (звільненого) працівника. На нашу думку, і в цій ситуації грошова компенсація продовжує залишатися заробітною платою, тому рекомендуємо все ж таки сплачувати з неї ЄСВ.⁹

Відображення відпускних і ЄСВ у Податковому розрахунку

Форму Податкового розрахунку, а також Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4) затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 24.01.2025 № 39).

Розділ І основної таблиці Податкового розрахунку (далі — таблиця Розрахунку) не містить окремих рядків для відображення відпускних, тому останні в цій таблиці відображаються всією сумою в місяці їх нарахування у складі заробітної плати незалежно від того, на який місяць (місяці) припадають дні відпустки, за які нараховані відпускні.

Відпускні, нараховані за відпустку, яка повністю припадає на один календарний місяць, відображаються у складі заробітної плати за цей місяць, а нарахований на відпускні ЄСВ відображається у складі ЄСВ, нарахованого на заробітну плату за цей місяць, у відповідних рядках таблиці Розрахунку.

Відпускні в розділі І таблиці Розрахунку відображаються у складі заробітної плати в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1, а відпускні, на які нараховується ЄСВ, відображаються в розрізі роботодавців та категорій працівників у рядках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 з перенесенням до рядка 2.

ЄСВ, який нараховується на відпускні в розрізі роботодавців та категорій працівників за ставками 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, відображається у рядках відповідно 3.1, 3.2 (3.2.1), 3.3 (3.3.1), 3.4 (3.4.1) з перенесенням до рядка 3.

Що стосується «перехідних» відпускних, то вся їхня сума (в тому числі сума відпускних, що припадають на наступний місяць) у складі нарахованої заробітної плати відображається у відповідних рядках таблиці Розрахунку за той місяць, в якому вони нараховані.

Сума ЄСВ, нарахованого на «перехідні» відпускні, відображається у складі ЄСВ, нарахованого на суми заробітної плати (що включає всю суму «перехідних» відпускних), у відповідних рядках таблиці Розрахунку за той місяць, в якому ЄСВ нарахований.

У додатку 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» до Податкового розрахунку (далі — додаток Д1) суми відпускних відображаються в окремому рядку — окремо від сум заробітної плати та інших доходів із зазначенням коду типу нарахувань 10 в графі 09 «Код типу нарахувань» (п. 1 р. IV Порядку № 4).

При заповненні додатка Д1 нараховані у звітному місяці «перехідні» відпускні відображаються окремо від заробітної плати в окремих рядках по кожному місяцю, на який вони припадають, із зазначенням в графі (реквізиті) 09 коду типу нарахувань 10. В реквізит 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» вносяться суми, нараховані в календарному місяці за дні відпустки, із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих (наступних) рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10 (п. 1 р. IV Порядку № 4).

ПРИКЛАД 1

Відображення в Податковому розрахунку відпускних, нарахованих за відпустку, яка припадає на суміжні місяці

У червні 2025 року працівник, оклад якого становить 14 000 грн, в період з 1 по 22 червня відпрацював 15 з 21 робочого дня цього місяця, тому за червень йому нараховано заробітну плату в сумі 10 000 грн (14 000 грн : 21 р. д. х 15 відпрац. д.), з якої при її виплаті сплачено ЄСВ в сумі 2200 грн (10 000 грн х 22%), ПДФО в сумі 1800 грн (10 000 грн х 18%) та ВЗ в сумі 500 грн (10 000 грн х 5%).

З 23 червня по 9 серпня 2025 року працівнику на підставі одного наказу керівника підприємства надано щорічну основну відпустку відразу за два відпрацьованих робочих роки загальною тривалістю 48 календарних днів (далі — к. д.), тобто по 24 к. д. за кожний робочий рік (попередній та поточний). За весь період цієї відпустки перед її початком працівнику нараховано та виплачено відпускні в сумі 21 600 грн (450 грн х 48 к. д.).

На ці відпускні було нараховано ЄСВ в сумі 4752 грн (21 600 грн х 22%), ПДФО в сумі 3888 грн (21 600 грн х 18%) і ВЗ в сумі 1080 грн (21 600 грн х 5%), які було сплачено при виплаті працівнику відпускних 20 червня.

Оскільки початок щорічної відпустки, нарахування і виплата всієї суми відпускних за вказану відпустку, сплата ЄСВ, ПДФО та ВЗ з усієї суми відпускних припадають на червень, то вся сума нарахованих і виплачених працівнику відпускних, вся сума сплачених ЄСВ, ПДФО та ВЗ із зазначених відпускних відображаються в Податковому розрахунку за червень 2025 року.

У додатку Д1 Податкового розрахунку за червень працівник відображається в чотирьох рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за червень 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2025, в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 30, в реквізитах 16 та 17 — 10 000,00 (сума заробітної плати), в реквізиті 20 — 2200,00 (10 000 грн х 22% — сума ЄСВ);
• у другому рядку відображається сума відпускних, що припадають на червень, тобто нарахованих за 8 к. д. відпустки з 23 по 30 червня в сумі 3600 грн (450 грн х 8 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 06.2025 (червень), в реквізиті 14 — прочерк, в реквізитах 16 та 17 — 3600,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 792,00 (3600 грн х 22% — сума ЄСВ);
• в третьому рядку відображається сума відпускних, що припадають на липень, тобто нарахованих за 31 к. д. відпустки з 1 по 31 липня в сумі 13 950 грн (450 грн х 31 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 07.2025 (липень), в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у липні), в реквізитах 16 та 17 — 13 950,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 3069,00 (13 950 грн х 22% — сума ЄСВ);
• в четвертому рядку відображається сума відпускних, що припадають на серпень, тобто нарахованих за 9 к. д. відпустки з 1 по 9 серпня в сумі 4050 грн (450 грн х 9 к. д.), при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — 10, в реквізиті 10 — 08.2025 (серпень), в реквізиті 14 — 9 (кількість к. д. трудових відносин у серпні, оскільки невідомо, чи будуть продовжені трудові відносини після закінчення відпустки), в реквізитах 16 та 17 — 4050,00 (сума відпускних), в реквізиті 20 — 891,00 (4050 грн х 22% — сума ЄСВ).

У розділі І таблиці Розрахунку за червень сума заробітної плати за червень (10 000 грн) і вся сума нарахованих у червні відпускних (21 600 грн) відображаються загальною сумою — 31 600 грн (10 000 + 21 600) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а нарахований на заробітну плату та відпускні ЄСВ в загальній сумі 6952 грн (31 600 грн х 22%) відображається в рядку 3.1 (з перенесенням до рядка 3).

У додатку 4ДФ Податкового розрахунку за червень в розділі І в одному рядку по працівнику за ознакою доходу 101 у графах 3а і 3 відображаються нарахована і виплачена заробітна плата за червень (10 000 грн) та вся сума нарахованих і виплачених у червні відпускних (21 600 грн), тобто відображається загальна сума 31 600 грн (10 000 + 21 600), в графах 4а і 4 відображається нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 5688 грн (31 600 грн х 18%), в графах 5а і 5 — нарахований на зазначений дохід і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 1580 грн (31 600 грн х 5%).

У Податковому розрахунку за липень працівник відображається у додатку Д1, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 — прочерк, в реквізиті 10 — 07.2025 (липень), в реквізиті 14 — 31 (кількість к. д. трудових відносин у липні). Суми відпускних, що припадають на липень, і нарахованого на них ЄСВ в реквізитах 16, 17, 20 не відображаються (такі суми були відображені у додатку Д1 Податкового розрахунку за червень).

У додатку 4ДФ Податкового розрахунку за липень по працівнику суми відпускних, які припадають на липень, а також суми нарахованих на них ПДФО і ВЗ не відображаються (такі суми були відображені у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за червень). Якщо працівнику не будуть нараховані за липень інші доходи, у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за липень він не відображатиметься.

У Податковому розрахунку за серпень у додатку Д1 суми відпускних, що припадають на серпень, і нарахованого на них ЄСВ не відображаються (вони були відображені у додатку Д1 Податкового розрахунку за червень). Якщо працівнику в серпні буде нарахована заробітна плата за відпрацьований час в цьому місяці, то вона повинна бути відображена у додатку Д1 Податкового розрахунку за серпень в загальному порядку. При цьому в разі перебування працівника у трудових відносинах весь серпень у рядку по ньому із заробітною платою в реквізиті 14 зазначається 31 (всі к. д. серпня).

У додатку 4ДФ Податкового розрахунку за серпень по працівнику суми відпускних, які припадають на серпень, та суми нарахованих на них ПДФО і ВЗ не відображаються (вони відображались у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за червень). Якщо працівнику в серпні буде нарахована заробітна плата за відпрацьований час в цьому місяці, вона відображатиметься у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за серпень в загальному порядку.

__________________________________________________________________________________

Якщо працівнику надається щорічна відпустка на початку наступного місяця, наприклад з 1 по 24 липня 2025 року, при цьому відпускні за весь період такої відпустки нараховано і виплачено 30 червня 2025 року (до початку відпустки), то вся сума відпускних має бути відображена в додатках Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку за червень. При цьому в додатку Д1 відпускні відображаються в окремому рядку із зазначенням в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 07.2025 (липень — місяць, на який припадають дні відпустки, за які нараховані відпускні).

Якщо щорічну основну відпустку надано працівнику тривалістю 29 к. д. з 2 по 30 червня 2025 року (1 червня — неділя — вихідний день), відпускні виплачено до початку відпустки 30 травня (п’ятниця), ЄСВ, ПДФО та ВЗ нараховано та сплачено з відпускних у день їх виплати з відображенням сум відпускних, ЄСВ, ПДФО і ВЗ в Податковому розрахунку за травень, при цьому сума відпускних за весь період відпустки, тобто база нарахування ЄСВ у червні, становить 7800 грн, що менше мінімальної заробітної плати цього місяця — 8000 грн, то працівник відображається у додатку Д1 Податкового розрахунку за червень в одному рядку, в якому зазначаються, зокрема:

– в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13;

– в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2025;

– в реквізитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерк;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 30;

– в реквізиті 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 200,00 (8000 – 7800; різниця між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованим доходом за червень — відпускними, що припадають на червень);

– в реквізиті 20 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць…» — 44,00 (200 грн х 22%; сума ЄСВ, нарахованого на різницю між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованим доходом за червень);

– в реквізитах 21 – 24, 26 — відповідна інформація.

У розділі І таблиці Розрахунку Податкового розрахунку за червень додаткова база нарахування ЄСВ у червні (різниця між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованим доходом за червень) в сумі 200 грн відображається в рядку 2.5 (з перенесенням до рядка 2), а нарахований на неї ЄСВ у сумі 44 грн відображається в рядку 3.5 (з перенесенням до рядка 3).

Відповідно до пункту 1 розділу IV Порядку № 4 в додатку Д1 внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) допускається у разі відображення, зокрема:

– сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, нарахованих у попередніх звітних періодах;

– сторнованих сум відпускних.

Якщо працівник був відкликаний з відпустки або частина відпустки через хворобу була перенесена на більш пізній період або працівник звільняється, використавши незароблені дні відпустки, внаслідок чого надміру виплачені відпускні відраховуються із заробітної плати поточного місяця, то коригування (сторнування) відпускних і нарахованого на них ЄСВ також слід провести в поточному місяці та відобразити в додатку Д1 Податкового розрахунку за цей місяць.

Наприклад, якщо відпускні були нараховані в червні за дні «перехідної» відпустки, що припадає на червень і липень, після чого були відображені в додатку Д1 Податкового розрахунку за червень, а потім в липні працівник був відкликаний з відпустки, і відрахування надміру виплачених відпускних за липень в сумі 2000 грн здійснюється із заробітної плати за липень, то в додатку Д1 Податкового розрахунку за липень в першому рядку зазначається нарахована працівнику заробітна плата за липень, а в другому рядку для виправлення даних щодо відпускних за липень, раніше відображених у додатку Д1 Податкового розрахунку за червень, зазначаються, зокрема:

– в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 10 — 07.2025 (місяць, в якому коригується сума відпускних у зв’язку з відкликанням працівника з відпустки);

– в реквізитах 16 і 17 — –2000,00 (зі знаком «мінус» сума надміру виплачених відпускних за липень, яка підлягає відрахуванню із заробітної плати);

– в реквізиті 20 — –440,00 (2000 грн х 22%; зі знаком «мінус» сума ЄСВ, нарахованого на відпускні, надміру виплачені за липень).

Аналогічно — зі знаком «мінус» в реквізитах 16 і 17 додатка Д1 відображаються суми надміру виплачених працівнику відпускних, які відраховуються із заробітної плати (сторнуються) в місяці звільнення працівника, із зазначенням в реквізиті 09 коду типу нарахувань 10, в реквізиті 20 — зі знаком «мінус» суми ЄСВ, нарахованого на відпускні, які надміру виплачені.

Якщо працівнику в одному з попередніх місяців (наприклад, у грудні 2024 року) помилково була нарахована заробітна плата замість відпускних, і помилку виявлено в поточному місяці (наприклад, у червні 2025 року), то сторнувати суму заробітної плати за попередній місяць і донараховувати відпускні за попередній місяць (грудень 2024 року) необхідно в поточному місяці (червні 2025 року), а в додатку Д1 Податкового розрахунку за цей місяць (червень 2025 року) інформація щодо працівника відображається в трьох рядках:

• в першому рядку — сума заробітної плати за поточний місяць (червень 2025 року);
• в другому рядку — сторнована сума заробітної плати (зі знаком «мінус») за попередній місяць (грудень 2024 року);
• в третьому рядку — сума відпускних, нарахована за попередній місяць (грудень 2024 року), із зазначенням, зокрема:

– в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 12.2024 (місяць, за який донараховано відпускні в червні 2025 року);

– в реквізитах 16 і 17 — сума донарахованих відпускних за попередній місяць (грудень 2024 року);

– в реквізиті 20 — сума ЄСВ, нарахованого в поточному місяці (червні 2025 року) на донараховані відпускні за попередній місяць (грудень 2024 року).

Грошова компенсація за невикористану відпустку, яка виплачується працівнику, який продовжує працювати або звільняється, відображається в місяці її нарахування у складі заробітної плати, нарахованої в місяці роботи або місяці звільнення, як в додатку Д1, так і в таблиці Розрахунку.¹⁰ Відображення грошової компенсації в додатку Д1 в окремому рядку з кодом типу нарахувань 10 Порядком № 4 не передбачено.

Якщо працівник на момент звільнення використав дні щорічної відпустки, які він ще не заробив у поточному робочому році, та з його заробітної плати при звільненні відраховується надміру виплачена сума відпускних за такі незароблені дні відпустки, що передбачено пунктом 2 частини другої статті 127 КЗпП та статтею 12 Закону про відпустки, при цьому внаслідок сторнування такої надміру виплаченої суми відпускних у місяці використання зазначених днів відпустки фактично нарахований дохід (база нарахування ЄСВ) за цей місяць є меншим за розмір мінімальної заробітної плати, то різниця між мінімальною заробітною платою та фактично нарахованим доходом у такому (попередньому) місяці відображається в реквізиті 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» додатка Д1 за поточний місяць (місяць звільнення) із зазначенням в реквізиті 09 коду типу нарахувань не 13, а 14. При цьому сторнована сума відпускних відображається у відповідному місяці зі знаком «мінус» (п. 1 р. IV Порядку № 4). Така сторнована сума відпускних відображається у додатку Д1 з кодом типу нарахувань 10, тобто з тим самим кодом типу нарахувань, який вказувався за такими відпускними в місяці їх нарахування. У таблиці Розрахунку сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних, що відраховується із заробітної плати працівника, нарахованої за відпрацьований період у місяці звільнення, зменшує загальну суму нарахованої заробітної плати за такий місяць.

ПРИКЛАД 2

Відображення в Податковому розрахунку відрахування надміру виплачених відпускних при звільненні працівника

Працівник, оклад якого становить 7700 грн, звільняється 20 червня 2025 року. Заробітна плата працівника за відпрацьований час у червні з урахуванням доплати до мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) становить 5714,29 грн (8000 грн : 21 р. д. х 15 відпрац. д.).

На момент звільнення працівник повністю використав щорічну основну відпустку за поточний робочий рік, який відпрацьований ним неповністю, тому з його заробітної плати в місяці звільнення за використані, але не зароблені в поточному робочому році 15 к. д. щорічної основної відпустки, відраховуються надміру виплачені відпускні в сумі 4350 грн (15 к. д. відпустки х 290 грн), на які було нараховано ЄСВ в сумі 957 грн (4350 грн х 22%). Ці незароблені 15 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником у складі щорічної основної відпустки, наданої в період з 15 січня по 7 лютого 2025 року тривалістю 24 к. д.

Незароблені 15 к. д. щорічної основної відпустки були використані працівником в період з 24 січня по 7 лютого 2025 року, в тому числі на період відпустки з 24 по 31 січня припали незароблені 8 к. д. відпустки, за які працівнику були нараховані та виплачені відпускні в сумі 2320 грн (8 к. д. відпустки х 290 грн) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 510,40 грн (2320 грн х 22%), а на період відпустки з 1 по 7 лютого 2025 року припали незароблені 7 к. д. відпустки, за які були нараховані та виплачені відпускні в сумі 2030 грн (7 к. д. відпустки х 290 грн) з нарахуванням на них ЄСВ в сумі 446,60 грн (2030 грн х 22%).

У січні 2025 року працівник в період з 1 по 14 січня відпрацював 10 робочих днів, а з 15 січня йому було надано щорічну основну відпустку, тому сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) за січень, що включає заробітну плату, обчислену з урахуванням доплати до МЗП, і відпускні, які припадають на січень (за 17 к. д. відпустки з 15 по 31 січня), становив:

8000 грн : 23 р. д. х 10 відпрац. д. (зарплата) + 17 к. д. відпустки х 290 грн (відпускні) = 3478,26 + 4930 = 8408,26 грн

У лютому 2025 року сумарний дохід працівника (база нарахування ЄСВ), що включає заробітну плату за відпрацьовані 15 робочих днів у період з 8 по 28 лютого, обчислену з урахуванням доплати до МЗП, і відпускні, які припадають на лютий (за 7 к. д. відпустки з 1 по 7 лютого), становив:

8000 грн : 20 р. д. х 15 відпрац. д. (зарплата) + 7 к. д. відпустки х 290 грн (відпускні) = 6000 + 2030 = 8030 грн

Оскільки у січні та лютому 2025 року місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) становив не менше МЗП (8408,26 грн > 8000 грн та 8030 грн > 8000 грн), ЄСВ за такі місяці було сплачено з фактично нарахованого доходу.

Визначимо місячний дохід працівника (базу нарахування ЄСВ) у січні та лютому 2025 року після сторнування відпускних, надміру виплачених за вказані місяці.

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у січні 2025 року після сторнування надміру виплачених відпускних, які припадають на 8 к. д. відпустки з 23 по 31 січня:

8408,26 грн – 8 к. д. відпустки х 290 грн = 8408,26 – 2320 = 6088,26 грн

Місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) у лютому 2025 року після сторнування надміру виплачених відпускних, що припадають на 7 к. д. відпустки з 1 по 7 лютого:

8030 грн – 7 к. д. відпустки х 290 грн = 8030 – 2030 = 6000 грн

Розрахунки показали, що після сторнування відпускних, надміру виплачених за січень і лютий 2025 року, місячний дохід працівника (база нарахування ЄСВ) в зазначених місяцях став меншим ніж МЗП (6088,26 грн < 8000 грн та 6000 грн < 8000 грн), тому ЄСВ повинен бути нарахований на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом в цих місяцях.

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні 2025 року:

(8000 грн – 6088,26 грн) х 22% = 1911,74 грн х 22% = 420,58 грн

Сума ЄСВ, що підлягає нарахуванню на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у лютому 2025 року:

(8000 грн – 6000 грн) х 22% = 2000 грн х 22% = 440 грн

Враховуючи вищевикладене, у додатку Д1 Податкового розрахунку за червень 2025 року працівник відображається у п’яти рядках:

• в першому рядку відображається нарахована заробітна плата за червень 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2025, в реквізиті 14 — 20 (кількість к. д. перебування у трудових відносинах в червні — місяці звільнення), в реквізитах 16 та 17 — 5714,29 (сума заробітної плати за червень), в реквізиті 20 — 1257,14 (5714,29 грн х 22% — сума ЄСВ);

• в другому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на січень 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквізиті 10 — 01.2025, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –2320,00 (8 к. д. х 290 грн — сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на січень 2025 року), в реквізиті 20 — –510,40 (2320 грн х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на січень 2025 року);

• в третьому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 01.2025, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 1911,74 (8000 – 6088,26 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні 2025 року), в реквізиті 20 — 420,58 (1911,74 грн х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні 2025 року);

• в четвертому рядку відображаються сторновані відпускні, що припадають на лютий 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 10; в реквізиті 10 — 02.2025, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19 — прочерки, в реквізитах 16 та 17 — –2030,00 (7 к. д. х 290 грн — сума сторнованих відпускних зі знаком «мінус», що припадають на лютий 2025 року), в реквізиті 20 — –446,60 (2030 грн х 22% — сума сторнованого ЄСВ зі знаком «мінус», нарахованого на сторновані відпускні, які припадають на лютий 2025 року);

• у п’ятому рядку відображається різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у лютому 2025 року, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 14, в реквізиті 10 — 02.2025, в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19 — прочерки, в реквізиті 18 — 2000,00 (8000 – 6000 — різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом у лютому 2025 року), в реквізиті 20 — 440,00 (2000 грн х 22% — сума ЄСВ, нарахованого на різницю між МЗП і фактично нарахованим доходом у лютому 2025 року).

У таблиці Розрахунку за червень 2025 року сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних в розмірі 4350 грн (15 к. д. відпустки х 290 грн), що відраховується із заробітної плати працівника за червень (місяць звільнення), зменшує загальну суму нарахованої заробітної плати за червень. В результаті в розділі І таблиці Розрахунку щодо працівника відображається сума 1364,29 грн (5714,29 – 4350) в рядку 1.1 (з перенесенням до рядка 1) і в рядку 2.1 (з перенесенням до рядка 2), а в рядку 2.5 «додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» з перенесенням до рядка 2 відображаються наявні по працівнику дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні та лютому 2025 року в загальній сумі 3911,74 грн (1911,74 + 2000).

Сума сторнованого ЄСВ, нарахованого на сторновані відпускні, що припадають на січень і лютий 2025 року, в розмірі 957 грн (510,40 + 446,60 або 4350 грн х 22%) зменшує загальну суму ЄСВ, нарахованого на заробітну плату за червень 2025 року. В результаті в розділі І таблиці Розрахунку щодо працівника відображається ЄСВ у сумі 300,14 грн (1257,14 – 957 або 1364,29 грн х 22%) в рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3, а в рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3 відображається ЄСВ в сумі 860,58 грн (420,58 + 440 або 3911,74 грн х 22%), нарахований на дві різниці між МЗП і фактично нарахованим доходом у січні та лютому 2025 року.

У додатку 4ДФ Податкового розрахунку за червень в розділі І сума сторнованих (надміру виплачених) відпускних зменшує суму нарахованої заробітної плати за червень, в результаті в рядку по працівнику за ознакою доходу 101 у графах 3а і 3 відображається нарахована і виплачена заробітна плата за червень в сумі 1364,29 грн (5714,29 – 4350), у графах 4а і 4 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ПДФО в сумі 245,57 грн (1364,29 грн х 18%), у графах 5а і 5 — нарахований на заробітну плату і перерахований до бюджету ВЗ в сумі 68,21 грн (1364,29 грн х 5%).

Якби сума нарахованої заробітної плати у червні була менша ніж сума сторнованих відпускних, то у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за червень різниця між ними відображалася б зі знаком «мінус», а по ПДФО та ВЗ у графах 4а та 4, 5а та 5 проставлялися 0 грн або прочерки.¹¹

__________________________________________________________________________________

Що стосується відображення неоплачуваних відпусток у Податковому розрахунку, то кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати відображається в додатку Д1 в реквізиті 13 «Кількість днів без збереження заробітної плати» (п. 1 р. IV Порядку № 4).

Якщо працівник весь календарний місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати і йому в цьому місяці не нараховувалися та не виплачувалися доходи, то він все одно відображається в додатку Д1 Податкового розрахунку за цей місяць, при цьому в рядку по працівнику в реквізиті 13 «Кількість днів без збереження заробітної плати» та в реквізиті 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» відображається кількість календарних днів звітного місяця. Оскільки в такому місяці база нарахування ЄСВ відсутня, то ЄСВ за цей місяць роботодавцем за працівника не сплачується.¹²

Працівники, які повний місяць перебувають у відпустці (незалежно від її виду), включаються до показника «Облікова кількість штатних працівників» заголовної частини таблиці Розрахунку, а до показника «Середньооблікова кількість штатних працівників» не включаються працівники, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства.

В додатку Д5 Податкового розрахунку відображаються працівники, яким у звітному місяці надається або у яких закінчується (із зазначенням в реквізиті 10 відповідної дати):

– відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (із зазначенням в реквізиті 07 категорії особи 6)

– відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (категорія особи 4);

– відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (категорія особи 5).

Відображення відпускних в обліку

В бухгалтерському обліку відпускні відображаються з урахуванням створеного забезпечення (резерву) відпусток, який коригується на кожну дату балансу. Суб’єкти малого підприємництва мають право не створювати резерв відпусток, а відразу включати нараховані відпускні до витрат.

Витрати, пов’язані зі створенням забезпечення оплати відпусток, відображаються за кредитом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» в кореспонденції з дебетом рахунків 23 «Виробництво», 84 «Інші операційні витрати», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», тобто залежно від категорії працівників, яким нараховуються відпускні.

Використання резерву відображається за дебетом субрахунку 471 і кредитом субрахунків 661 «Розрахунки за заробітною платою», 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування», тобто сума фактично нарахованих відпускних включається не до витрат, а зменшує створений резерв відпусток.

Використовувати резерв відпусток можна тільки в межах нарахованої суми (дебетового сальдо за субрахунком 471 не повинно бути). Якщо створеного резерву відпусток недостатньо, додаткові витрати з нарахування відпускних і нарахування на них ЄСВ відносяться до операційних витрат того періоду, в якому вони виникли.¹³

Загальна сума «перехідних» відпускних відображається в місяці їх нарахування. Вважаємо, що нарахування відпускних (Дт 471 Кт 661) має бути здійснено не пізніше дня виплати відпускних, оскільки в цей день мають бути нараховані та сплачені ЄСВ, ПДФО та ВЗ з відпускних. Неможливо нарахувати ЄСВ, ПДФО та ВЗ на відпускні, які ще не нараховано. Тому не рекомендуємо нараховувати «перехідні» відпускні в різних місяцях (на які припадають календарні дні відпустки) посилаючись на частину 5 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з якою підприємство самостійно визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства.

В податковому обліку відпускні відображаються в тому ж порядку, що і в бухгалтерському обліку (пп. 134.1.1 ПКУ). Коригування фінансового результату на суму створеного резерву відпусток статтею 139 ПКУ не передбачено, тому витрати на створення такого резерву платниками податку на прибуток враховуються при визначенні об’єкта оподаткування.