Разъяснение ГУ Гоструда в Одесской области «Электронный учет трудовой деятельности: на что обращать внимание работодателю» от 15.06.2021 г.Роз’яснення ГУ Держпраці в Одеськiй областi «Електронний облік трудової діяльності: на що звертати увагу роботодавцю» від 15.06.2021 р.

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСТРУДА В ОДЕССКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 15.06.2021 г.

Электронный учет трудовой деятельности: на что обращать внимание работодателю

10 июня 2021 года вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее — Закон № 1217), который внес изменения в Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ) относительно новых правил учета трудовой деятельности работника. С этой даты введен электронный учет трудовой деятельности.

Основная суть изменений — перевод учета трудовой деятельности работника с бумажной формы (в трудовой книжке) в электронную — в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ст. 48 КЗоТ).¹

Что необходимо учитывать работодателю?

Если в соответствии с положениями ст. 24 КЗоТ в предыдущей редакции работник при заключении трудового договора обязан подать трудовую книжку, то новая редакция этой статьи предусматривает, что трудовая книжка будет подаваться работодателю только при ее наличии у работника. Теперь работник имеет выбор, что подавать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Если же лицо, трудоустраиваемое работодателем, впервые принимается на работу, то такой гражданин имеет право подать требование об оформлении трудовой книжки. В таком случае работодатель оформляет трудовую книжку в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗоТ). Именно требовать, тогда как согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ в предыдущей редакции оформление трудовой книжки работникам, поступающим на работу впервые, было обязанностью работодателя.

Отныне работодатель освобожден от обязанности хранения трудовой книжки. В новой редакции ст. 48 КЗоТ указывается: работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. После этого трудовая книжка будет возвращаться работнику.

Что делать работодателю с трудовыми книжками, которые хранятся у него на сегодняшний день?

Согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ трудовая книжка хранится у работника. Однако это не означает, что после 10 июня все трудовые книжки необходимо выдать работникам.

Законодателем установлен «переходный период» в пять лет, а именно: разделом II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 предусмотрено, что в течение 5 лет после 10.06.2021 г. будет происходить включение Пенсионным фондом в Реестр застрахованных лиц отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, поданных страхователем или застрахованного лицом. После завершения этих работ имеющиеся у работодателей бумажные трудовые книжки будут выдаваться работникам на руки лично под подпись. Также работодатель будет обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку работнику, с которым заключен трудовой договор до 10.06.2021 г. и который увольняется до завершения процедуры включения данных с нее в Реестр застрахованных лиц, в день увольнения. В течение переходного периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности.

Каковы обязанности работодателя по предоставлению информации из трудовых книжек в Пенсионный фонд?

Законодателем установлено, что такую информацию могут подавать в ПФ как сами физические лица – работники, так и их работодатели (если на момент подачи бумажная трудовая книжка хранится у работодателя).

Если работник делегирует полномочия по оцифровке документов о трудовой деятельности работодателю, то такой работник должен предоставить согласие на обработку персональных данных, которое оформляют в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, подаваемых работодателем в Пенсионный фонд.

Подается такая информация через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда в виде сканированных или оцифрованных копий трудовой книжки, справок и т. д.²

ГОЛОВНЕ УПРАВЛIННЯ ДЕРЖПРАЦI В ОДЕСЬКIЙ ОБЛАСТI

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 15.06.2021 р.

Електронний облік трудової діяльності: на що звертати увагу роботодавцю

10 червня 2021 року набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217), який вніс зміни до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника. Із цієї дати запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Основна суть змін — переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).¹

Що треба враховувати роботодавцю?

Якщо згідно з положеннями ст. 24 КЗпП у попередній редакції працівник при укладенні трудового договору був зобов’язаний подати трудову книжку, то нова редакція цієї статті передбачає, що трудова книжка подаватиметься роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. Тепер працівник має вибір, що надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо ж особа, яку працевлаштовує роботодавець, вперше приймається на роботу, то такий громадянин має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП). Саме вимагати, тоді як згідно із ч. 3 ст. 48 КЗпП у попередній редакції оформлення трудової книжки працівникам, що стають на роботу вперше, було обов’язком роботодавця.

Відтепер роботодавець звільнений від обов’язку зберігання трудової книжки. В новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Після цього трудова книжка повертатиметься працівнику.

Що робити роботодавцю з трудовими книжками, які зберігаються в нього на сьогоднішній день?

Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП трудова книжка зберігається у працівника. Однак це не означає, що після 10 червня всі трудові книжки потрібно видати працівникам.

Законодавцем встановлено «перехідний період» тривалістю п’ять років, а саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованною особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис. Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення. Протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

Які обов’язки роботодавця щодо подання інформацїї з трудових книжок до Пенсійного фонду?

Законодавцем встановлено, що таку інформацію можуть подавати до ПФ як самі фізичні особи – працівники, так і їх роботодавці (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у роботодавця).

Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку оформлюють у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, які подаються роботодавцем до ПФ.

Подається така інформація через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.²