Роз’яснення ГУ ПФУ в Чернівецькій області «Електронний листок непрацездатності: практичні кейси» від 10.07.2025

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 10.07.2025

Електронний листок непрацездатності: практичні кейси

Електронний листок непрацездатності та медичний висновок про тимчасову непрацездатність: вчимося розрізняти

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність — це електронний документ, який:

– містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності;

– засвідчує тимчасову непрацездатність;

– є підставою для створення електронного листка непрацездатності.

Встановивши факт тимчасової непрацездатності, лікар формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність (МВТН) в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я.

У медичному висновку зазначено номер запису в Реєстрі медичних висновків, висновок лікаря, строк дії медичного висновку, посилання на попередній медичний висновок про тимчасову непрацездатність (за наявності), відмітку про початок нового випадку тимчасової непрацездатності (за наявності).

Після формування медичного висновку пацієнту на телефон має прийти SMS-сповіщення від електронної системи охорони здоров’я (E-health) із номером медичного висновку, який складається з 16 латинських літер та цифр у форматі ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ.

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність з моменту накладання на нього кваліфікованого електронного підпису (КЕП) лікаря автоматично передається з електронної системи охорони здоров’я до Електронного реєстру листків непрацездатності, адміністратором, якого є Пенсійний фонд України.

Електронний листок непрацездатності формується на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб).

Ідентифікованою вважається особа, щодо якої інформація, яка надійшла з електронної системи охорони здоров’я, співпадає з відомостями Реєстру застрахованих осіб за критеріями:

• реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії (за наявності) та номеру паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) — 100% символів;

• прізвища, імені та по батькові (за наявності) особи — понад 90,0% символів.

Під час формування листка непрацездатності враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Електронний листок непрацездатності — електронний документ, який:

– засвідчує факт тимчасової непрацездатності;

– є підставою для звільнення від роботи та призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування.

Статуси електронних листків непрацездатності

Електронний листок непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності може мати такі статуси:

«Закритий» — це статус, якого листок непрацездатності набуває з моменту свого формування в Електронному реєстрі.

«Готово до сплати» — це статус, якого електронний листок непрацездатності набуває через сім днів:

– з дати закриття електронного листка непрацездатності для лікарняних з тимчасової непрацездатності;

– з дати відкриття електронного листка непрацездатності для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.

Статус «Готово до сплати» вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності для нарахування коштів. Коли такий статус з’явиться, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Пенсійного фонду України для подальшого опрацювання.

«Оплачений» — статус, який вказує на те, що роботодавцю на спеціальний рахунок для зарахування страхових виплат Пенсійним фондом надіслано кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі. Після отримання цих коштів від Пенсійного фонду роботодавець виплачує їх застрахованій особі.

«Помилково сформований» — статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створює, за необхідності, коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий електронний листок непрацездатності. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронними лікарняними не здійснюються.

«Недійсний». Такий статус має електронний листок непрацездатності, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним (тобто у цей же період непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності існує листок непрацездатності за іншою причиною непрацездатності, що його скорочує відповідно до правил скорочення). Щодо такого лікарняного не потрібно вчиняти жодних дій.

У разі, якщо матеріальне забезпечення згідно з електронним листком непрацездатності частково (оплата перших п’яти днів непрацездатності) чи в повному обсязі виплачується за рахунок коштів роботодавця, то такий листок непрацездатності залишається в статусі «Готово до сплати». Технічно не передбачено переведення такого листка непрацездатності в статус «Оплачено», оскільки Пенсійний фонд не володіє інформацією щодо факту оплати страхувальником періоду непрацездатності працівника за рахунок коштів роботодавця в повному обсязі.

«Читаємо» електронний листок непрацездатності:

Дати відкриття та закриття листка непрацездатності відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей листок непрацездатності. Листок непрацездатності вважається виданим через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

На підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності, формуються листки непрацездатності в порядку черговості створення медичних висновків, кожен наступний із яких створюється як продовження першого та складають один страховий випадок.

На підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності та які містять посилання на запис у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я про попередній медичний висновок, формуються листки непрацездатності, як продовження випадку непрацездатності, в порядку черговості, незалежно від статусу раніше сформованих листків непрацездатності (крім статусу «сформовано помилково»).

Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:

– Номер випадку непрацездатності. Цей номер співпадатиме для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допоможе визначити, чи є електронний листок непрацездатності первинним чи продовженням.

– Порядковий номер листка непрацездатності. Основна частина номеру електронного листка непрацездатності, яка відрізняється в кожному листку непрацездатності.

– Номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка та при створенні листка як продовження. Номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).

Сьогодні більшість номерів е-лікарняних складаються з 19 знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.

Якщо працівник має роботодавців за сумісництвом, до них надійде не електронний листок непрацездатності безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригінального документу порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-лікарняного через крапку та не є частиною номеру лікарняного: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо роботодавців за сумісництвом декілька, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі).¹

Чи може бути паперовий листок непрацездатності продовженням електронного?

Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 17.06.2021 № 1234. Зазначеним Порядком передбачено, що листок непрацездатності формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Порядок формування медичних висновків в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — Порядок формування МВТН) затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 01.06.2021 № 1066 (далі — Наказ № 1066).

Згідно з пунктом 6 розділу I Порядку формування МВТН обробка персональних даних у Реєстрі медичних висновків здійснюється з метою засвідчення лікуючим лікарем факту тимчасової втрати працездатності, встановлення строку непрацездатності, забезпечення передачі відомостей в Електронний реєстр листків непрацездатності для формування листка непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності та забезпечення функціонування електронної системи охорони здоров’я.

Пунктом 8 Наказу № 1066 визначений перелік випадків щодо можливості видачі закладами охорони здоров’я паперових листків непрацездатності. У таких випадках рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я, а за її відсутності — керівник закладу. При цьому у бланку паперового листка непрацездатності, що оформлюється як продовження електронного листка непрацездатності, зазначається номер листка непрацездатності, який продовжується.

Якщо ж відкривається паперовий листок непрацездатності за одним випадком тимчасової непрацездатності, то його продовження до повного закриття незалежно від того, у якого суб’єкта господарювання продовжує лікування пацієнт, відбувається виключно в паперовій формі.

У разі формування в Електронному реєстрі листків непрацездатності листка непрацездатності на підставі медичного висновку випадок непрацездатності вважається новим.

Для призначення та виплати страхових коштів відповідно до вимог законодавства паперовий листок непрацездатності має бути оформлений закладом охорони здоров’я згідно з положеннями діючих нормативно-правових актів.

Що робити, якщо не створився електронний листок непрацездатності?

Електронний листок непрацездатності може не формуватися з кількох причин:

• у Реєстрі застрахованих осіб відсутня інформація про трудові відносини особи на дату початку періоду її непрацездатності.

Для того, щоб впевнитись, що саме це є причиною, людина має перевірити наявність або відсутність інформації про трудові відносини в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, чи нараховувалась страхувальником заробітна плата (пункт «Моя заробітна плата» — Заробітна плата /дохід (по страхувальниках). Якщо немає можливості зробити це самостійно, можна звернутися до роботодавця з проханням перевірити й уточнити цю інформацію або ж відвідати найближчий сервісний центр Пенсійного фонду України.

У разі відсутності даних про трудові відносини страхувальник повинен подати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок). Податковий розрахунок подається щомісячно — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця.

• у Реєстрі застрахованих осіб відсутнє «Повідомлення про прийняття працівника на роботу».

Перед тим, як допустити нового працівника до виконання обов’язків, страхувальник має завчасно повідомити Державну податкову службу про прийняття його на роботу. Інформація, що міститься в такому повідомленні, відображається у Реєстрі застрахованих осіб.

• в обліковій картці застрахованої особи зазначені некоректні, помилкові, неактуальні відомості.

Якщо людина виявила некоректні на поточний момент відомості у своїй обліковій картці (прізвище, ім’я, по батькові; реєстраційний номер облікової картки платника податків; дата народження, місце народження; стать; громадянство; серія та номер паспорта; адреса місця проживання тощо), вона може подати до територіального органу Пенсійного фонду України або через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України «Анкету застрахованої особи» для внесення змін або уточнення даних в Реєстрі застрахованих осіб та підтверджуючі документи.

Після виявлення та усунення проблеми необхідно перевірити в особистому кабінеті застрахованої особи або страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України коректність відображення даних про трудові відносини та звернутись до лікаря щодо повторного відправлення медичного висновку про тимчасову непрацездатність до Електронного реєстру листків непрацездатності.

Чи буде сформовано електронний листок непрацездатності, якщо працівник захворів невдовзі після працевлаштування?

Так, за умови офіційного працевлаштування особи електронний листок непрацездатності буде сформовано, навіть якщо працівник захворів на наступний день після працевлаштування.

Електронний листок непрацездатності формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичного висновку (медичних висновків) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

При формуванні листка непрацездатності враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, а також за даними Повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу з датою початку роботи подається страхувальником відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» від 17.06.2015 № 413. Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до початку роботи працівника.

Під час обробки медичного висновку про тимчасову непрацездатність електронний листок непрацездатності не буде сформовано, якщо особа працює неофіційно, відповідно, не знайдено страхувальника та за нього не подано інформацію про прийняття на роботу.

Не створюється електронний листок непрацездатності працівниці, яка, перебуваючи у відпустці по догляду за першою дитиною до 3-х (6-ти) років, йде у наступний «декрет». У чому причина?

Працівниця, перебуваючи у відпустці по догляду за першою дитиною до 3-х (6-ти) років, йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Під час формування електронного листка непрацездатності виникає помилка «Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності».

Насамперед згадаємо, що електронний листок непрацездатності формується на основі наявної в базі Пенсійного фонду України інформації з Реєстру застрахованих осіб, яка базується на звітах страхувальників. Оскільки застрахована особа не працює, страхувальник не нараховує їй заробітну плату, та, відповідно, не відображає її у звітності. Роботодавець обов’язково повинен перевірити повноту відображення інформації про трудові відносини у Додатку 5 Податкового розрахунку:

• початок/закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (категорія особи «5»);

• початок/закінчення відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (категорія особи «6»);

• початок відпустки по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку (категорія особи «4»).

Саме у випадку, коли особа перебуває у відпустці по догляду за дитиною, алгоритм створення електронного листка непрацездатності для неї спрацьовує за схемою: пошук найближчої до дати лікарняного події — початок відпустки по категорії «4» або «6», за результатом якого спрацьовує автоматичне визначення страхувальника за основним місцем роботи та/або за місцем роботи за сумісництвом.

Якщо відображення такої інформації з певних причин упущено, необхідно «Уточнюючим» Податковим розрахунком провести коригування відповідних періодів.

Після оновлення даних в Реєстрі застрахованих осіб пацієнту варто звернутись до лікаря щодо повторного відправлення медичного висновку про тимчасову непрацездатність до Електронного реєстру листків непрацездатності з метою автоматичного створення електронного листка непрацездатності.

Сформовано цифрову копію електронного лікарняного, хоча працівник працює у страхувальника тільки за основним місцем роботи, в чому причина?

Електронний листок непрацездатності № 11111111-2222222222-1 та його цифрова копія № 11111111-2222222222-1.1 надіслані страхувальнику «РОБОТОДАВЕЦЬ» через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України як роботодавцю за основним місцем роботи, так і роботодавцю за місцем роботи за сумісництвом відповідно.

Для прикладу, страхувальник «РОБОТОДАВЕЦЬ» подав обов’язкову звітність про трудові відносини працівника гр. Іванової І.І. наступним чином. За даними Повідомлення про прийняття працівника на роботу гр. Іванова І.І. прийнята на роботу 11.02.2025 як працівник за основним місцем роботи (код категорії особи «1»), а у Податковому розрахунку за лютий 2025 року остання прийнята — 11.02.2025 як працівник за місцем роботи за сумісництвом (категорія особи «2»).

Отже, з огляду на розбіжність у поданій звітності, електронний листок непрацездатності гр. Іванової І.І. сформується на роботодавця «РОБОТОДАВЕЦЬ» як за основним місцем роботи, так і за місцем роботи за сумісництвом.

У цьому випадку роботодавцю необхідно перевірити правильність заповнення податкових звітів, оскільки їх невірне заповнення і надалі впливатиме на формування електронних листків непрацездатності застрахованої особи.