Електронні трудові книжки: формування та використання

Ще в листопаді 2019 року був зроблений перший крок на шляху нормативно-правового регулювання впровадження електронного обліку трудової діяльності працівників — Кабінетом Міністрів України прийнято постанову «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084 (далі — Постанова № 1084; див. ВПЗ № 1/2020, стор. 116), якою затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постанови № 1084 доручено Пенсійному фонду України (далі — ПФУ) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID, забезпечити створення програмних засобів для надання на безоплатній основі особам, які виявили бажання подати відомості, передбачені Порядком № 1084.

На виконання цього доручення постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (див. ВПЗ № 5/2021, стор. 92) затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1). Цим Порядком визначено механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі разом — працівник), в електронній формі для створення електронних трудових книжок.

Другим кроком на шляху впровадження електронного обліку трудової діяльності працівників стало прийняття Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217), який набрав чинності 10.06.2021. Цим Законом були внесені зміни до 26 законодавчих актів, зокрема до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), якими запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі.¹

Так, з 10.06.2021 Законом № 1217 статтю 48 КЗпП було викладено в такій новій редакції, яка діє дотепер:

Стаття 48. Облік трудової діяльності працівника

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.».

Також Законом № 1217 було внесено доповнення до частини другої статті 24 КЗпП, внаслідок чого її редакція стала такою:

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.».

Після вищенаведеної частини другої стаття 24 КЗпП також була доповнена новою частиною третьою такого змісту:

«При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.».

Таким чином, починаючи з 10.06.2021 при прийнятті на роботу працівник, в якого є паперова трудова книжка (далі — ТК), отримав право вибору: подати роботодавцю паперову ТК або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — реєстр застрахованих осіб, РЗО). Якщо працівник вперше приймається на роботу (в нього немає ТК і щодо нього немає відомостей про трудову діяльність в РЗО), то він має право вимагати від роботодавця оформлення ТК не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Тобто запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової ТК.

З метою поступового впровадження електронного обліку трудової діяльності працівників пунктами 2 і 3 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено наступне:

«2. Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України <…>.

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб <…> відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

3. Установити, що до завершення включення до реєстру застрахованих осіб <…> відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом.».

Таким чином, Законом № 1217 для запровадження електронного обліку трудової діяльності працівників, а саме для подання роботодавцями до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (сканованих копій сторінок паперових ТК та інших документів працівників, що підтверджують трудовий стаж, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами), встановлено перехідний період у 5 років — з 10.06.2021 до 10.06.2026. Тому роботодавці, у яких зберігаються паперові ТК працівників, повинні до 10.06.2026 подати до ПФУ відсутні відомості про трудову діяльність працівників з метою їх оцифрування та внесення до РЗО.

Зауважимо, що у Верховній Раді України зареєстровано законопроект від 27.11.2025 № 14257, яким передбачено внесення змін до Закону № 1217 і перенесення граничного терміну подання роботодавцями до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. За цим законопроектом таке подання має тривати не до 10.06.2026, а протягом строку дії воєнного стану в Україні та 3 роки після його припинення чи скасування.

Отже, якщо законопроект № 14257 стане законом, то граничний термін подання роботодавцями до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників буде перенесено, а поки цього не сталося, потрібно керуватися чинними нормами Закону № 1217.

Оскільки у роботодавців до 10.06.2026 залишилось обмаль часу, нагадаємо порядок подання відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (сканованих копій сторінок паперових ТК та інших документів працівників) до ПФУ, враховуючи норми Порядку № 11-1 та численні роз’яснення ПФУ і його управлінь в областях, а потім розглянемо взаємини роботодавців та працівників після 10.06.2026.

Порядок подання роботодавцями до Пенсійного фонду
відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників

Ще 01.01.2024 набрав чинності Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов’язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню згідно із цим Законом і за який сплачено страхові внески».

До 01.01.2024 стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 01.01.2024, повністю зараховується до загального страхового стажу працівника на підставі записів у ТК та інших документів.

Отже, лише з 01.01.2004 до РЗО почала вноситися і наразі вноситься інформація (персоніфіковані відомості) щодо застрахованих осіб (працівників) на підставі поданих щомісячно страхувальниками (роботодавцями) звітів про нараховані доходи та пенсійні внески до 01.01.2011, звітів про нараховані доходи та єдиний соціальний внесок до 01.01.2021, а з 01.01.2021 — на підставі поданого Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок). В них зазначалася і зазначається інформація про трудову діяльність застрахованих осіб (працівників), а саме про дати прийняття на роботу і звільнення з роботи (періоди перебування у трудових відносинах) працівників, а з 2018 року — також про професійну назву роботи, її код за Класифікатором професій та назву посади.

Таким чином, у РЗО відсутня інформація про трудову діяльність застрахованих осіб (працівників) до 01.01.2004, а також з різних причин може бути відсутня інформація про їхню трудову діяльність в окремих періодах після 01.01.2004, тому до ПФУ роботодавці мають подати скановані копії всіх сторінок ТК, які мають записи, та інших документів, що підтверджують набутий трудовий та страховий стаж працівників (в першу чергу за період до 01.01.2004).

Згідно з пунктом 3 Порядку № 11-1 відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником (роботодавцем) за працівника або самим працівником.

Отже, якщо роботодавець до 10.06.2026 подав до ПФУ відомості про трудову діяльність працівника (скановані копії сторінок ТК та інших документів) і такі відомості внесено до РЗО, то роботодавець може видати працівнику його паперову ТК «на руки» під підпис (надалі паперова ПК зберігається у працівника), а подальші записи до паперової ТК працівника роботодавець вноситиме лише на вимогу працівника.

У разі якщо працівник звільняється до 10.06.2026, а на момент його звільнення роботодавець не подав до ПФУ відомості про трудову діяльність працівника, то роботодавець видає працівнику в день звільнення його паперову ТК і не несе жодної відповідальності за неподання до ПФУ вказаних відомостей. Після видачі роботодавцем паперової ТК «на руки» працівнику саме останній має подати до ПФУ відсутні відомості про свою трудову діяльність (скановані копії сторінок ТК та інших документів).

Відповідно до пункту 4 Порядку № 11-1 відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ:

– працівником особисто;

– через вебпортал електронних послуг ПФУ (далі — вебпортал ПФУ) в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі — кваліфікований електронний підпис, КЕП), працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Зауважимо, що ПФУ вже розробив проект постанови, якою передбачено внесення змін до Порядку № 11-1. Зокрема, оновленими пунктами 3 і 4 Порядку № 11-1 буде передбачено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників, самим працівником або представником працівника. Тобто працівники зможуть подати відомості про трудову діяльність через представника. Це важливо для тих працівників, які через військову службу або перебування за кордоном не можуть відвідати сервісний центр ПФУ особисто чи скористатися КЕП з поданням скан-копій ТК через вебпортал ПФУ.

Пунктом 4 Порядку № 11-1 встановлено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1, а за періоди до 10.06.2021 — одним із таких способів:

– у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

– в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Згідно з пунктом 5 Порядку № 11-1 електронні копії сторінок ТК та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 № 637, виготовляються шляхом їх сканування.

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів ТК та документів про стаж, мають містити всі сторінки ТК, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Пунктом 6 Порядку № 11-1 встановлено, що електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

– найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);

– періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру (далі — ЦПХ), виправних робіт, сумісництва;

– переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;

– найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;

– причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами ЦПХ, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);

– вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами ЦПХ, виправних робіт, сумісництва.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово.

Подані відомості про трудову діяльність працівника мають містити повну та достовірну інформацію (п. 7 Порядку № 11-1).

У разі відсутності в РЗО відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням КЕП страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника (п. 8 Порядку № 11-1).

Таким чином, у процесі оцифрування ТК на роботодавця Порядком № 11-1 покладено кілька завдань. По-перше, він має забезпечити сканування паперових ТК та інших документів, що підтверджують страховий (трудовий) стаж працівників. По-друге, ці відомості потрібно завантажити через вебпортал ПФУ з дотриманням встановлених вимог до якості та повноти даних. По-третє, роботодавець несе відповідальність за достовірність поданої інформації.

Аудит трудової книжки перед скануванням

Перед тим, як подати до ПФУ відомості про трудову діяльність працівника (скановані копії сторінок паперової ТК та інших документів), потрібно провести аудит паперової ТК, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58). У разі виявлення помилок у паперовій ТК потрібно їх виправити (за наявності помилок у паперовій ТК, а відповідно і у скан-копії ТК, направленої до ПФУ, система може не прийняти дані або зафіксувати їх як проблемні, внаслідок чого дані з ТК не потраплять до РЗО і помилки все одно доведеться виправляти).

Аудит паперової ТК складається з наступних етапів:

1. Перевірка записів на першій (титульній) сторінці ТК:

– прізвище, ім’я та по батькові (далі — ПІБ) мають бути вказані повністю (без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами). Дата народження і ПІБ повинні відповідати даним паспорту;

– при зміні прізвища колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записано нове;

– на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо), його реквізити: номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує підприємство, та печаткою підприємства або відділу кадрів (п. 2.13 Інструкції № 58).

2. Перевірка наявності обов’язкових підписів та печаток на титульній сторінці ТК:

– підпис власника ТК;

– підпис особи, відповідальної за видачу ТК на підприємстві;

– наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася ТК.

3. Перевірка усіх записів в розділі «Відомості про роботу»:

– у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинні зазначатися: дата початку/закінчення роботи; повне найменування підприємства/організації/установи; назва посади чи професії; номери та дати наказів про прийняття/звільнення;

– якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номера;

– записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;

– записи про звільнення мають містити причини звільнення та бути засвідчені печатками.

В цьому розділі потрібно звернути увагу на хронологію та повноту внесення записів, наявність підстав внесення записів із зазначенням реквізитів, відсутність виправлень, закреслень та неточностей, наявність підписів уповноважених осіб та печаток.

Якщо у ТК відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ чи дати народження, зробити/виправити ці записи може роботодавець, у якого працівник працює зараз (за останнім місцем роботи), на підставі відповідних документів (п. 2.13 Інструкції № 58).

Якщо ПІБ або дата народження, зазначені в ТК, не збігаються з ПІБ або датою народження цієї особи за паспортом, — факт належності ТК особі може бути встановлений у судовому порядку.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується роботодавцем, яким було зроблено відповідний запис (п. 2.6 Інструкції № 58). Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить і засвідчує печаткою правонаступник, а у випадку його відсутності — архів (п. 2.8 Інструкції № 58).

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» ТК закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається. У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № … недійсний. Прийнятий за професією (посадою) …» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу роботодавця, запис з якого неправильно внесений до ТК (п. 2.10 Інструкції № 58).

Крім ТК, якщо в ній не виявлено жодних недоліків при заповненні, за потреби зарахування до страхового (трудового) стажу окремих періодів, про які немає інформації в паперовій ТК, до ПФУ подаються інші документи, які також потрібно ретельно перевірити перед скануванням. До таких документів належать, зокрема:

– диплом (атестат, свідоцтво) про здобуття освіти (якщо в ньому не вказано період початку та закінчення навчання, то сканувати потрібно і додаток до диплома);

– військовий квиток (для зарахування періоду служби в армії);

– свідоцтво про народження дитини (для зарахування жінкам періоду відпустки для догляду за дитиною);

– у разі втрати ТК: письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання, виписки з наказів, довідки, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Алгоритм подання відомостей до Пенсійного фонду

Для подання до ПФУ відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника в електронному вигляді роботодавець або працівник (громадянин) повинен спочатку зареєструватися на вебпорталі ПФУ «Портал електронних послуг», який розміщено на офіційному сайті ПФУ.

Після реєстраціїї на вебпорталі ПФУ для страхувальника (роботодавця) та застрахованої особи (працівника, громадянина) створюється особистий кабінет, через який вони мають право подавати до ПФУ відомості про трудову діяльність працівника та отримувати інші сервіси з використанням КЕП.

Працівник (громадянин) має авторизуватися в особистому електронному кабінеті на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП, або за логіном та паролем (для їх отримання необхідно звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ), або через сервіс ID.GOV.UA (передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID), за допомогою Дія.Підпис або електронного пенсійного посвідчення.

Через вебпортал ПФУ надається декілька електронних сервісів, один з яких дозволяє роботодавцям і працівникам (громадянам) подавати відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі шляхом направлення до ПФУ сканованих копій сторінок паперової ТК та інших документів працівника.

Далі розглянемо покроково дії роботодавця для подання відомостей про трудову діяльність працівника через вебпортал ПФУ.

КРОК 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ (portal.pfu.gov.ua) та у правому верхньому куті натисніть поле (кнопку) «Вхід».

КРОК 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».

Із списку АЦСК оберіть надавача довірчих послуг, в якому ви отримали КЕП. Укажіть шлях до вашого ключа КЕП (файлу) та введіть свій пароль до нього.

КРОК 3. Після входу до свого особистого кабінету (на сторінку з даними роботодавця) зліва у розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)». Одразу з’явиться невелике вікно «Увага!», в якому наведено коротку інструкцію про те, що необхідно зробити роботодавцю перед наданням скан-копій ТК, зокрема, підготувати скан-копії сторінок ТК у потрібному форматі (див. вище). При натисканні на кнопку «Продовжити» вікно «Увага!» закривається.

На сторінці «Відомості про трудову діяльність робітника» до відповідних полей вноситься інформація про працівника: РНОКПП; серія та номер паспорту; прізвище, ім’я, по батькові. Після заповнення цих полів і натискання на кнопку «Продовжити» відкривається нижня частина сторінки (розділ завантаження), яка містить поля «Записи про трудову діяльність» та «Скан-копії документів».

В полі «Записи про трудову діяльність» є дві кнопки:

– «Завантажити» — при натисканні відкривається вікно, в якому потрібно вказати шлях до файлу із скан-копією документа (ТК тощо).

– «Додати запис» — при натисканні відкривається вікно, до полів якого вручну вноситься інформація, наведена у ТК (інших документах), зокрема, про місця роботи працівника (дані підприємства, з яким є трудові відноcини, та підприємства, яким внесено запис до паперової ТК), про події, які відображені у ТК (період роботи тощо із зазначенням атрибуту (призначено, переведено, звільнено тощо) і дати) та в інших документах (про службу в силових структурах тощо із зазначенням атрибуту і дати), тексти запису до ТК (інших документів), назва та реквізити документа-підстави.

В полі «Скан-копії документів» є кнопка «Додати файл», при натисканні на яку відкривається перелік документів, що потрібно додати (завантажити): трудова книжка або документи про стаж; військовий квиток; диплом (свідоцтво, атестат) про навчання, дозвіл на обробку персональних даних, свідоцтво про народження дитини та інші. Після вибору відповідного документа відкривається вікно, де потрібно вказати шлях до файлу із скан-копією цього документа.

КРОК 4. Натисніть на кнопку «Додати файл» та оберіть (завантажте) заздалегідь підготовлені файли, що містять скан-копії:

1) згоди на обробку персональних даних працівника;

2) трудової книжки;

3) інших документів (за потреби).

КРОК 5. Натисніть кнопку «Підписати та відправити до ПФУ». Після підписання та відправлення до ПФУ скан-копії завантажених документів будуть передані до ПФУ.

Після отримання сканованих копій документів від працівника або його роботодавця відповідальна особа органу ПФУ здійснює оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в РЗО інформацією, наявною в скан-копіях документів. Повідомлення про виявлені випадки відсутності в ТК необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 01.07.2000 за даними РЗО) надсилається застрахованій особі через її електронний кабінет на вебпорталі ПФУ (п. 9 Порядку № 1084).

Перевірка оцифрування трудової книжки та виправлення помилок

Працівник (громадянин) може побачити свою електронну (оцифровану) ТК:

– в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ;

– у мобільному застосунку «Пенсійний фонд».

Для того щоб переглянути електронну ТК працівнику (громадянину) в особистому кабінеті на порталі ПФУ необхідно:

– у лівому боковому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка»;

– натиснути кнопку «Дані ЕТК» та перейти на вкладку «Відцифрована ЕТК», де відображаються записи, які ПФУ вже переніс із паперового документа в електронний формат.

У вкладці «Скан-копії трудової книжки» є всі скан-копії документів, які були надані (завантажені роботодавцем або працівником) для оцифрування періодів трудової діяльності.

Радимо кожному працівнику (громадянину), за якого роботодавець подав або хто особисто подав ТК та інші документи для оцифрування, увійти в особистий кабінет на вебпорталі ПФУ та перевірити, чи правильно перенесені відомості в електронний формат з паперової ТК та інших документів.

Результат опрацювання поданих документів громадянин може переглянути в розділі «Мої звернення» особистого кабінету на верпорталі ПФУ, а роботодавець — у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (там відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із зазначенням статусу обробки).

Якщо статус опрацювання поданих документів «Виконано», то це означає, що ТК оцифрована, а результат оцифрування ТК та інших документів, направлених для оцифрування до ПФУ, громадянин може переглянути у вкладці «Відцифрована ЕТК» розділу «Дані ЕТК» в меню «Електронна трудова книжка» особистого кабінету на вебпорталі ПФУ. Відразу бажано перевірити, чи зараховані всі періоди до страхового стажу. Якщо ні — слід переглянути коментарі працівників ПФУ із вказаною причиною незарахування та усунути неточності. У разі виявлення неточностей чи розбіжностей можна звернутися особисто до територіального органу (сервісного центру) ПФУ або дистанційно шляхом подання на вебпорталі ПФУ відповідного звернення.²

Якщо статус опрацювання поданого документа «Відхилено» або «Скасовано виконання», то це означає, що документ містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини скасування вказано в реквізиті «Повідомлення»). Причини скасування можуть бути різними, зокрема, недотримання вимог до сканованих документів (зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі, відскановані неналежним чином — обрізані дати, номери наказів тощо), невідповідність прізвища, імені, по батькові тощо.

Наприклад, якщо підприємство під час направлення до ПФУ ТК працівника помилково прикріпило скан-копії ТК іншого працівника (у працівників однакові прізвища), то роботодавцю необхідно повторно сформувати та подати виправлені відомості про трудову діяльність працівника (скан-копії ТК та інших документів, які належать саме цьому працівнику).

Якщо ТК працівника була оцифрована, а потім з’ясувалося, що в паперовій ТК пропущений запис (наприклад, про переведення на іншу посаду), і роботодавець вніс зміни (додатковий запис) до паперової ТК, то потрібно додати запис (про переведення) з паперової ТК до електронної ТК шляхом подання на вебпорталі ПФУ відповідного звернення.

Відповідно до пункту 6 Порядку № 11-1 повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи після 01.07.2000 або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

Для виправлення чи додавання записів необхідно в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ:

• створити повторне звернення (застраховані особи — у вкладці «Відомості про трудові відносини», роботодавці — у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»);
• заповнити екранну форму;
• завантажити скановану копію титульної сторінки ТК (для ідентифікації приналежності документа);
• завантажити скановану копію сторінки ТК із записами, які потребують уточнення;
• додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності);
• натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Якщо після подання документів до ПФУ результат опрацювання не має статусів «Виконано», «Відхилено» («Скасовано виконання») або має інші статуси, то це означає, що звернення ще знаходиться в опрацюванні фахівцями ПФУ (зазвичай опрацювання документів триває від 14 до 30 календарних днів).

Якщо роботодавець хоче перевірити загальний список працівників, у яких ТК оцифрована або подана на оцифрування, то йому необхідно зайти в особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. У розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно натиснути кнопку «Сформувати запит на отримання електронних документів» і отримати перелік працівників, за яких уже подані скан-копії (по яких оцифровані) ТК. У коментарі зазначається, чи всі періоди оцифровані та зараховані.²

Оцифрування відомостей не означає, що всі документально підтверджені періоди автоматично будуть зараховані до страхового стажу. Можлива ситуація, коли певний період роботи не зараховується до страхового стажу після оцифрування. Серед найпоширеніших причин — погана якість скан-копій ТК, де неможливо побачити цифру чи букву, неправильно оформлена паперова ТК, відсутність довідок чи документів, які уточнюють інформацію. Зокрема, у разі зміни прізвища у ТК бажано додати свідоцтво про шлюб/розірвання шлюбу. Також під час завантаження документів на вебпорталі ПФУ необхідно правильно обирати з випадного списку, який саме документ прикріпляється.²

Дії роботодавця і працівника після 10 червня 2026 року

Якщо роботодавець, у якого зберігаються паперові ТК працівників, до 10.06.2026 не встиг подати скан-копії паперових ТК та інших документів працівників до ПФУ, то він може це зробити і після 10.06.2026. Це обумовлено тим, що вище процитований пункт 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачає видачу ТК працівникам особисто під підпис лише після завершення робіт з включення ПФУ до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Тому паперові ТК можуть зберігатися у роботодавця до того часу, поки він не передасть скан-копії паперових ТК та інших документів працівників до ПФУ.

Наразі для роботодавців, у яких зберігаються ТК працівників і які не подали до 10.06.2026 відомості про трудову діяльність таких працівників до ПФУ, законодавством не встановлено жодної відповідальності.

Пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 встановлено, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі ТК посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

Отже, роботодавцю може загрожувати штраф лише за порушення порядку ведення, обліку, зберігання і видачі паперових ТК у розмірі мінімальної заробітної плати (абз. десятий ч. другої ст. 265 КЗпП), а на посадових осіб за таке порушення може бути накладений адміністративний штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. перша ст. 41 Кодекс України про адміністративні правопорушення).

Якщо сам працівник (громадянин) не подав до 10.06.2026 скан-копії паперової ТК та інших документів до ПФУ (наприклад, громадянин не працював останні 5 років або з інших поважних причин не мав можливості звернутися до ПФУ або не міг самостійно створити скан-копії ТК), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для громадянина час ним самим або в найближчому територіальному органі (сервісному центрі) ПФУ при особистому зверненні громадянина, в тому числі під час звернення до ПФУ за призначенням пенсії. Тобто, як до, так і після 10.06.2026 якщо скан-копія ТК не буде подана для оцифрування, це не призведе до втрати страхового (трудового) стажу. Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 зараховуються до страхового (трудового) стажу згідно із записами у паперовій ТК, тому коли громадянин звернеться до територіального органу (сервісного центру) ПФУ для оформлення пенсії (страхових виплат), паперову ТК буде оцифровано, а відомості додані до електронної ТК.³

Оскільки електронна ТК формується не автоматично, а на підставі відомостей про трудову діяльність працівника, отриманих від роботодавця або працівника, то якщо останні не подали зазначені відомості, у РЗО їх просто не буде. Це означає, що в майбутньому працівник може зіткнутися з проблемами при підтвердженні страхового (трудового) стажу для призначення пенсії (страхових виплат). Формально винен буде роботодавець, а фактично постраждає працівник. Тому радимо роботодавцям якомога швидше оцифрувати наявні у них ТК працівників.

Якщо до 10.06.2026 роботодавець передав до ПФУ відомості про трудову діяльність всіх своїх працівників, а ПФУ оцифрував ТК працівників, то роботодавець видає всім своїм працівникам «на руки» паперову ТК під підпис³ або за згодою працівника направляє йому паперову ТК поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення (п. 4.2 Інструкції № 58).

Паперова ТК після оцифрування залишається дійсною, але стає додатковим документом, що зберігається у працівника. Основним документом про трудову діяльність працівника стає електронна ТК. Фактично після оцифрування паперової ТК органом ПФУ та внесення з неї даних до РЗО буде сформований кінцевий варіант електронної ТК. З цього моменту паперова ТК буде непотрібна і може зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною ТК, якщо цього забажає працівник.

На вимогу працівника роботодавець і в подальшому зобов’язаний вносити до паперової ТК, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. третя ст. 48 КЗпП). Тобто після 10.06.2026 за бажанням працівника роботодавець (відділ кадрів підприємства) зобов’язаний вносити зазначену інформацію до паперової ТК працівника та відразу після такого внесення паперова ТК знову повертається (видається) працівнику під підпис.

Зауважимо, що пенсіонерам, які не працюють, оцифровувати ТК не потрібно, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні ПФУ і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ. Для пенсіонерів, які продовжують працювати та мають електронну ТК, дооцифрування останніх періодів трудової діяльності буде проведено при їхньому зверненні за перерахунком пенсії.

Переваги ведення електронних трудових книжок

Згідно зі статтею 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VІ реєстр застрахованих осіб (РЗО) — це автоматизований банк відомостей, створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до закону.

РЗО складається з електронних облікових карток застрахованих осіб, до яких включаються відомості про застрахованих осіб, інформація про набуття прав на одержання страхових виплат за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування та інформація про виплати за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування і соціальними та іншими виплатами, передбаченими законодавством, та електронного реєстру листків непрацездатності.

Отже, РЗО, який формує та веде ПФУ, є унікальною базою даних, що постійно оновлюється та підтримується в актуальному стані (в тому числі завдяки інформації, що поступає в РЗО щомісяця з Податкового розрахунку, який подається роботодавцями). РЗО є одним з ключових державних реєстрів України, який взаємодіє з іншими базами даних і реєстрами. Інформація з РЗО використовується для призначення пенсій, страхових виплат, всіх видів державної соціальної допомоги, субсидій та пільг, для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг тощо.

Для кожної застрахованої особи у РЗО створюється персональна електронна облікова картка з унікальним номером, яка, серед іншого, містить інформацію про трудову діяльність застрахованої особи, тобто фактично містить електронну ТК.

Переведення ТК в електронний формат з подальшим внесенням даних до РЗО має кілька ключових цілей та переваг:

1. Захист даних. Оцифрування ТК гарантує збереження інформації про трудову діяльність громадян, особливо тієї, що була внесена до РЗО за періоди роботи до 01.01.2004. Це унеможливлює втрату вказаної інформації на відміну від паперових документів, які можуть бути знищені, втрачені або пошкоджені в умовах збройної агресії (тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо), а також при переїзді, пожежі чи іншій непередбаченій ситуації.

2. Спрощення нарахування пенсії. Перехід до електронних ТК дозволить автоматично нараховувати пенсії, без необхідності особистого звернення до ПФУ та збору паперових довідок. Це значно спрощує процес для громадян і зменшує бюрократичне навантаження.

3. Уникнення втрати стажу. Завчасне переведення даних у цифровий РЗО допомагає уникнути можливих проблем з підтвердженням страхового (трудового) стажу в майбутньому, що може вплинути на розмір пенсійних та інших виплат. Якщо паперова ТК втрачена, дані з неї, внесені в РЗО, гарантують збереження страхового стажу.

4. Прозорість і доступність. Працівник може у будь-який момент перевірити дані про свій страховий (трудовий) стаж в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ. Це забезпечує повний контроль над власною трудовою історією.

5. Зменшення документообігу в роботодавця. Після оцифрування паперова ТК повертається працівнику. Це скасовує необхідність її зберігання на підприємстві і спрощує кадровий документообіг (зменшує адміністративне навантаження на кадрову службу підприємства).

Якщо виникає потреба отримати витяг з електронної ТК, то громадянину в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ потрібно:

– в розділі «Комунікації з ПФУ» в лівому боковому меню обрати сервіс «Запит на отримання електронних документів»;

– у полі «Тип звернення» з переліку обрати «Витяг ЕТК»;

– поля запиту заповнюються автоматично. У разі відсутності заповнення полів потрібно зазначити номер телефону та обов’язково заповнити клітинку біля пункту «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних»;

– натиснути «Відправити до ПФУ», а після відправки запиту натиснути «ОК».

Документ формується декілька хвилин. Отримати документ в форматі pdf можна в пункті меню «Мої звернення», обравши вкладку зі статусом «Виконано» (потрібно натиснути на піктограму стрілочки вниз, щоб розгорнути вкладку, а в розгорнутому полі потрібно вибрати та завантажити файл документа в форматі pdf).

Роботодавець може сформувати запит на витяг з електронної ТК тільки у випадку, якщо застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання електронної ТК роботодавцем.

Для формування переліку роботодавців, яким громадянин надає згоду на отримання електронної ТК, необхідно скористатися в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», за якою відкривається екранна форма:

– код за ЄДРПОУ — увести вручну;

– назва страхувальника — автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний».⁴

Усі сформовані на вебпорталі ПФУ документи (довідки) зберігаються та є доступними в мобільному застосунку «Пенсійний фонд України».