Набула чинності нова форма повідомлення про вакансії № 3-ПН та Порядок її подання

07 липня 2022 року набрав чинності наказ Міністерства економіки України «Про затвердження форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» та Порядку її подання» від 12.04.2022  № 827-22. Цим наказом затверджено нові:

– форму звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» (далі — форма № 3-ПН);

– Порядок подання форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» (далі — Порядок № 827).

Одночасно скасовано наказ Міністерства соціальної політики України від 31.05.2013  № 316, яким раніше були затверджені форма № 3-ПН та Порядок її подання. Це пояснюється тим, що наразі Мінекономіки (а не Мінсоцполітики) є центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері праці, зайнятості населення, трудової міграції, трудових відносин, соціального діалогу. Наразі саме Мінекономіки здійснює нормативно-правове регулювання питань, що належать до його компетенції, зокрема, має затверджувати форму № 3-ПН та Порядок її подання. Крім того, вже давно назріла необхідність подання форми № 3-ПН в електронній формі.

Згідно з розділом І Порядку № 827 форма № 3-ПН подається юридичними особами, фізичними особами – підприємцями, які в межах трудових відносин використовують працю фізичних осіб (далі — роботодавець), за наявності попиту на робочу силу (вакансії).

Форма № 3-ПН заповнюється та подається роботодавцем до філії міжрегіонального/регіонального центру зайнятості або до міського, районного, міськрайонного центру зайнятості (до дати припинення їхньої діяльності) (далі — центр зайнятості) незалежно від місцезнаходження роботодавця з дня виникнення в нього потреби в підборі працівників та/або з дати відкриття вакансії, але не пізніше ніж через 3 робочі дні з дати відкриття вакансії.

Датою відкриття вакансії є наступний день після створення нового робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

На відміну під попередника, Порядок № 827 передбачає подання форми № 3-ПН не тільки в паперовій, але й в електронній формі.

Відтепер форма № 3-ПН може подаватися роботодавцем:

– в електронній формі з накладенням чи без накладення електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів;

– в паперовій формі із засвідченням підписом керівника / фізичної особи – підприємця або уповноваженої ним(нею) особи.

Роботодавець визначає вид форми № 3-ПН — первинна або уточнювальна. Первинна форма № 3-ПН подається з метою інформування про наявність попиту на робочу силу (вакансії). Уточнювальна форма № 3-ПН подається в разі необхідності на заміну первинної та містить уточнення характеристик вакансії(й), зокрема умов праці, розміру заробітної плати, вимог до кандидата(ів) тощо. При цьому не можуть бути змінені дані щодо кількості вакансій та професійної назви робіт (професії/посади).

Актуальність зазначеної(их) у поданій формі № 3-ПН вакансії(й) уточнюється фахівцем центру зайнятості не рідше ніж двічі на місяць під час особистої зустрічі з роботодавцем, шляхом електронної комунікації, зокрема мобільним чи фіксованим зв’язком, надсилання/отримання повідомлення електронною поштою. Також таке уточнення здійснюється перед направленням зареєстрованого безробітного або особи, яка шукає роботу, до роботодавця.

Роботодавець може самостійно повідомити центр зайнятості про закриття вакансії(й) шляхом електронної комунікації, зокрема мобільним або фіксованим зв’язком, надсилання повідомлення електронною поштою, а також під час особистої зустрічі з фахівцем центру зайнятості.

Особливості подання форми № 3-ПН в електронній формі викладено в розділі ІІІ Порядку № 827. Так, для подання до центру зайнятості форми № 3-ПН в електронній формі (далі — електронна форма № 3-ПН) роботодавцю необхідно мати доступ до мережі Інтернет та можливість здійснювати відправлення/приймання електронних повідомлень засобами інформаційно-комунікаційних систем, зокрема електронною поштою.

У разі подання до центру зайнятості електронної форми № 3-ПН з накладенням електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів (далі — електронний підпис), роботодавцю додатково необхідно мати електронний підпис.

Подання роботодавцями електронної форми № 3-ПН може здійснюватися одним з двох способів:

– через електронний кабінет, який створюється роботодавцем або уповноваженою ним особою шляхом реєстрації персонального облікового запису в електронному сервісі «Електронний кабінет роботодавця», що розташований на вебсайті Державної служби зайнятості (далі — електронний кабінет);

– через Єдиний державний вебпортал електронних послуг (далі — ЄДВЕП), у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

У разі подання електронної форми № 3-ПН через електронний кабінет роботодавець або уповноважена ним особа заповнює електронну форму № 3-ПН з накладенням чи без накладення електронного підпису та надсилає її до адресата засобами інформаційно-комунікаційних систем.

Якщо електронна форма № 3-ПН подається без накладення електронного підпису, така форма підтверджується паперовою формою (із засвідченням підписом керівника / фізичної особи – підприємця або уповноваженої ним(нею) особи) шляхом подання її до центру зайнятості протягом 5 робочих днів з дня подання електронної форми № 3-ПН.

У разі подання електронної форми № 3-ПН через ЄДВЕП відомості, що передбачені формою № 3-ПН, у тому числі таблицею «Основні дані про вакансію(ї)» форми № 3-ПН та відомостями про вакансію(ї) згідно з додатком до Інформації про попит на робочу силу (вакансії), формуються у довільній формі, придатній для сприйняття їх змісту, та передбачають їхню наповненість відповідно до положень, встановлених Порядком № 827.

Електронна форма № 3-ПН, що подається роботодавцем або уповноваженою ним особою з використанням ЄДВЕП, заповнюється ними з накладенням електронного підпису та надсилається до адресата засобами інформаційно-комунікаційних систем.

Що стосується форми № 3-ПН, то вона, як і раніше, складається з двох частин (таблиць):

– Основні дані про вакансію(ї);

– Відомості про вакансію, що є додатком до першої частини (далі — додаток).

Перша частина оновленої форми № 3-ПН «Основні дані про вакансію(ї)» має нові графи «Характер виконуваної роботи (постійний; тимчасовий; сезонний, інше)», «Спосіб укомплектування вакансії(й)» та «Примітки».

У свою чергу, графа «Спосіб укомплектування вакансії(й)» має дві підграфи (два варіанти укомплектування вакансії):

– за сприяння Державної служби зайнятості (так/ні);

– підбір кадрів здійснюється самостійно (так/ні).

Порядок заповнення таблиці «Основні дані про вакансію(ї)» форми № 3-ПН наведено у розділі IV Порядку № 827.

У разі визначення роботодавцем способу укомплектування вакансії(й) за сприяння Державної служби зайнятості ним подаються відомості про вакансію(ї) (додаток). Також відомості про вакансію(ї) подаються роботодавцем, якщо ним визначено, що укомплектування вакансії(й) буде здійснюватися обома способами: самостійно та за сприяння Державної служби зайнятості. Порядок заповнення відомостей про вакансію(ї) наведено у розділі V Порядку № 827.

Відомості про вакансію(ї) заповнюються фахівцем центру зайнятості під час проведення консультацій з роботодавцем під час особистої зустрічі фахівця з роботодавцем, шляхом електронної комунікації, зокрема мобільним чи фіксованим зв’язком, надсилання/отримання повідомлень електронною поштою. Також відомості про вакансію(ї) можуть заповнюватися роботодавцем самостійно (п. 5.1 Порядку № 827).

Відомості про вакансію(ї) нової форми № 3-ПН містять ширший обсяг інформації та включають два розділи:

1. Основні характеристики вакансії(й) та вимоги до кандидата(ів), де зазначаються: основні функціональні обов’язки (завдання та обов’язки, що виконуються на робочому місці, опис робіт, інші коментарі); вид трудового договору (безстроковий, строковий); режим роботи; умови організації праці (звичайні умови, гнучкий режим робочого часу, дистанційна робота, надомна робота, вахтовий метод роботи, інше); умови праці (оптимальні, допустимі, шкідливі, небезпечні, інше); соціальні переваги (медичне страхування, страхування життя, недержавне пенсійне забезпечення, надання житла, відшкодування повної/часткової вартості проживання, оплата харчування, доставка до роботи/з роботи, повне/часткове відшкодування витрат на проїзд до робочого місця і назад тощо); рівень освіти (повна загальна середня, професійна (професійно-технічна), фахова передвища, вища, інше); освітньо-кваліфікаційний рівень / освітньо-професійний ступінь / освітній ступінь (кваліфікований робітник, молодший спеціаліст, фаховий молодший бакалавр, молодший бакалавр, бакалавр, магістр, доктор філософії/мистецтва, доктор наук); професія(ії)/спеціальність(ості); професійні компетенції (знання, навички); особистісні компетенції (особисті якості, характеристики); досвід роботи за професією/посадою; вхідне оцінювання кандидата (співбесіда, тестування, проходження випробувальних завдань на професійну майстерність, проходження конкурсу); кількість вакансій для можливого працевлаштування осіб, які мають додаткові гарантії щодо сприяння працевлаштуванню, за категоріями таких осіб; додаткова інформація та інші коментарі);

2. Доступність робочого(их) місця(ь) для особи(іб) з інвалідністю, інших маломобільних груп населення, де зазначаються:

– інклюзивність будівель, споруд (зовнішні сходи з пандусом, паркувальні місця для осіб з інвалідністю, санітарно-гігієнічні приміщення, розраховані для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, інше);

– доступність та безпечність робочого(их) місця(ь) для маломобільних груп населення, враховує потреби осіб з інвалідністю (умеблювання, обладнання і допоміжні пристрої, робоче(і) місце(я) може(уть) бути пристосованим(и) з урахуванням висновку медико-соціальної експертної комісії, проводиться робота щодо доступності і безпеки робочого(их) місця(ь) для особи(іб) з інвалідністю та інших маломобільних груп населення (за рахунок коштів Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю та/або за власний рахунок), інше).

В підтабличній частині відомостей про вакансію(ї) зазначаються:

– спосіб(оби) самостійного укомплектування вакансії(й): розміщення інформації про вакансію(ї) на офіційному вебсайті юридичної особи / фізичної особи – підприємця; розміщення інформації про вакансію(ї) на вебсайтах пошуку роботи; укомплектування вакансії(й) через приватне агентство зайнятості; укомплектування вакансії(й) службою підбору персоналу юридичної особи / фізичної особи – підприємця з числа осіб кадрового резерву; інше;

– публікація інформації про вакансію(ї) на вебсайті Державної служби зайнятості (з контактними даними роботодавця; з контактними даними центру зайнятості).

Згідно з пунктом 5.6 Порядку № 827 відомості про вакансію(ї) повинні бути заповнені та підписані роботодавцем або уповноваженою ним особою окремо щодо кожної вакансії або сукупності вакансій, зазначеної(их) під окремим записом графи А (№ з/п) таблиці «Основні дані про вакансію(ї)». У разі подання роботодавцем електронної форми № 3-ПН для відображення інформації щодо кожної вакансії або сукупності вакансій, зазначеної(их) під окремим записом графи А таблиці «Основні дані про вакансію(ї)», роботодавець або уповноважена ним особа створює за допомогою програмного забезпечення додаткову(і) форму(и) відповідного зразка для заповнення відомостей про вакансію(ї) та заповнює її(їх).

Подана форма № 3-ПН разом з відомостями про вакансію(ї) вважається прийнятою за умови заповнення відомостей про вакансію(ї) по кожній вакансії або сукупності вакансій, зазначеної(их) під окремим записом графи А таблиці «Основні дані про вакансію(ї)», якщо визначено спосіб укомплектування вакансії(й) за сприяння Державної служби зайнятості або якщо роботодавцем визначено, що укомплектування вакансії(й) буде здійснюватися обома способами.

Таким чином, тепер факт подання роботодавцем форми № 3-ПН не означає, що Державна служба зайнятості зобов’язана закрити вакансію у роботодавця, а останній не має права знайти працівника(ів) самостійно, але про останнє роботодавець повинен зазначити у формі № 3-ПН. При цьому відомості про вакансію (додаток) можуть заповнюватися як роботодавцем самостійно, так і фахівцем центру зайнятості під час проведення консультацій з роботодавцем під час особистої зустрічі фахівця з роботодавцем або шляхом електронної комунікації (зокрема мобільним чи фіксованим зв’язком, надсилання/отримання повідомлень електронною поштою). Крім того, у такому ж порядку відомості про вакансію можуть уточнюватися у роботодавця фахівцем центру зайнятості не рідше ніж двічі на місяць та перед направленням зареєстрованого безробітного або особи, яка шукає роботу, до роботодавця.