Набрав чинності новий Порядок перевірки використання страхувальниками страхових коштів та застосування фінансових санкцій за порушення порядку їх використання

16 грудня 2025 року набрала чинності постанова правління Пенсійного фонду України «Про затвердження Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання» від 10.10.2025 № 33-1. Цим документом затверджено Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання (далі — Порядок № 33-1). Одночасно скасовано постанову правління Фонду соціального страхування України «Про затвердження Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання» від 02.10.2020 № 23.

Порядок № 33-1 визначає процедуру здійснення посадовими особами територіальних органів Пенсійного фонду України (далі — органи ПФУ) перевірок правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (далі — страхування від нещасного випадку), вимоги до оформлення матеріалів перевірок, порядок прийняття рішень про застосування фінансових санкцій за результатами перевірок.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 33-1 перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів проводяться за такими видами страхових виплат:

1) за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності:

– допомога по тимчасовій непрацездатності, зокрема догляд за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною;

– допомога по вагітності та пологах;

– допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві);

2) за страхуванням від нещасного випадку:

– допомога по тимчасовій непрацездатності, яка настала внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання;

– виплата при тимчасовому переведенні потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу;

– відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних із цим ритуальних послуг.

Порядок організації та проведення перевірок визначено у розділі ІІ Порядку № 33-1. В цьому розділі встановлено, що посадові особи органів ПФУ проводять документальні (планові або позапланові) перевірки. Такі перевірки здійснюються за місцезнаходженням страхувальника (виїзна перевірка) або в приміщенні органу ПФУ (невиїзна перевірка). Документальні перевірки здійснюються в робочий час страхувальника, встановлений його правилами внутрішнього трудового/службового розпорядку. Перевірка, яка проводиться в приміщенні органу ПФУ, здійснюється за письмовою згодою страхувальника.

Під час підготовки до проведення документальних перевірок посадові особи органів ПФУ можуть здійснювати доперевірочний аналіз, що проводиться без особистої присутності страхувальника у приміщенні органу ПФУ на підставі відомостей, що містяться в Інтегрованій комплексній інформаційній системі ПФУ, реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а також поданих страхувальником до органів ПФУ заяв-розрахунків та повідомлень про виплату коштів застрахованим особам. Предметом доперевірочного аналізу страхувальника може бути своєчасність подання повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, обґрунтованість внесення виправлень у раніше подані заяви-розрахунки, своєчасність або повнота повернення страхових коштів, виявлені невідповідності за результатами ризик-орієнтованого моніторингу листків непрацездатності, достовірність відомостей, поданих страхувальником для отримання страхових коштів. Доперевірочний аналіз проводиться без будь-якого спеціального рішення керівника органу ПФУ. За результатами доперевірочного аналізу, у разі виявлення фактів, що свідчать про можливі порушення використання страхових коштів, складається інформаційно-аналітична довідка про встановлення порушень або ризиків щодо неправомірного використання страхувальником страхових коштів за результатами доперевірочного аналізу за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 33-1.

Планові перевірки проводяться відповідно до квартального плану-графіка, який формується до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому, та затверджується наказом органу ПФУ.

План-графік оприлюднюється на інформаційній сторінці органу ПФУ на вебпорталі електронних послуг ПФУ не пізніше наступного робочого дня після видання відповідного наказу.

До плану-графіка включаються страхувальники із застосуванням ризик-орієнтованих підходів, що передбачають наявність одного з таких критеріїв:

1) зростання кількості оплачених листків непрацездатності (далі — ЛН) та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум страхових виплат на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;

2) здійснення страхових виплат застрахованим особам у межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день;

3) наявність за результатами доперевірочного аналізу декількох випадків, що свідчать про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів;

4) наявність страхових виплат ПФУ за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування далі — ЄСВ);

5) наявність у страхувальника витрат страхових коштів ПФУ за відсутності документальної перевірки більше, ніж 3 роки.

Планова перевірка одного й того самого страхувальника проводиться не частіше, ніж один раз на рік.

Перевірці підлягають документи за попередні роки та квартали поточного року, за які не здійснювалися перевірки.

За наявності у страхувальника акта про вилучення документів попередніх років для знищення, не внесених до Національного архівного ПФУ, перевірці підлягають документи за всі роки, які не були знищені.

Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника за наявності однієї з таких підстав:

1) збільшення в 1,1 і більше разів видатків на страхові виплати порівняно з попереднім місяцем;

2) здійснення страхових виплат застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день за одним страховим випадком;

3) наявність за результатами доперевірочного аналізу одного випадку, що свідчить про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів;

4) розпочато процедуру припинення юридичної особи або відокремленого підрозділу юридичної особи шляхом реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримання від Державної податкової служби України, повідомлення про прийняття страхувальниками, на яких не поширюється дія Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», рішення про зняття з обліку платника ЄСВ;

5) подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;

6) звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування;

7) на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду;

8) надання заперечень до акта проведеної документальної перевірки у разі, коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об’єктивний їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки. Така перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом заперечення;

9) виявлення під час перевірки іншого страхувальника фактів, що свідчать про порушення, які вплинули або можуть вплинути на правильність страхових виплат;

10) неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування ПФУ сум, зазначених у заяві-розрахунку.

Під час проведення позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення.

Про проведення планової або позапланової перевірки керівником органу ПФУ приймається рішення, яке оформлюється відповідним наказом. На підставі виданого наказу оформлюється направлення на проведення документальної планової (позапланової) перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку № 33-1 (далі — направлення на перевірку).

Направлення на перевірку видається у 2 примірниках. Один примірник в перший день перевірки вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника, про що робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи органу ПФУ. У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника отримати направлення або поставити підпис про його отримання на проведення документальної перевірки посадовою особою органу ПФУ на другому примірнику робиться відповідний запис.

Проведення перевірки страхувальника здійснюється за умови пред’явлення страхувальнику направлення на перевірку та службового посвідчення посадової особи органу ПФУ, яка зазначена в направленні на перевірку. Направлення на перевірку є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення перевірки.

Страхувальнику не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня початку перевірки надається повідомлення про проведення документальної планової перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів за формою, наведеною в додатку 3 до Порядку № 33-1. Повідомлення вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника та/або надсилається одним із способів: рекомендованим листом з повідомленням про вручення або через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Повідомлення, надіслане через електронний кабінет страхувальника, вважається одержаним з часу надходження інформації в електронній формі про одержання цього повідомлення. Інформація про одержання страхувальником повідомлення відображається у формі електронної квитанції із зазначенням дати і часу надсилання повідомлення та дати і часу відкриття повідомлення. У разі неотримання органом ПФУ електронної квитанції про одержання повідомлення протягом 2 робочих днів з дня його надсилання таке повідомлення направляється страхувальнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Страхувальник має право не допускати посадову особу органу ПФУ до здійснення документальної планової перевірки в разі неотримання повідомлення про здійснення планового заходу.

Тривалість проведення перевірки страхувальника становить:

– документальної планової перевірки страхувальників — не більше 10 робочих днів, а страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 5 робочих днів;

– документальної позапланової перевірки страхувальників — не більше 10 робочих днів, а страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 2 робочих днів.

Продовження строків проведення документальної перевірки страхувальників можливе за наявності обґрунтованих причин не більш як на 5 робочих днів, а щодо страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва — не більш як на 2 робочих дні за рішенням керівника органу ПФУ, яке оформляється наказом. Копія наказу не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку та/або надсилається одним із способів: рекомендованим листом з повідомленням про вручення або через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

У разі відмови або перешкоджання керівника або уповноваженої особи страхувальника у проведенні документальної перевірки посадовими особами органів ПФУ невідкладно складається у 2 примірниках акт довільної форми, що засвідчує факт відмови або перешкоджання, із зазначенням заявлених страхувальником причин таких дій. Керівник або уповноважена особа страхувальника має право надати свої письмові пояснення до складеного акта. Перший примірник акта невідкладно вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника, другий примірник залишається у посадової особи територіального органу ПФУ.

Якщо керівник або уповноважена особа страхувальника відмовляється підписати акт відмови або перешкоджання у проведенні документальної перевірки, посадовими особами органів ПФУ на другому примірнику акта робиться відповідний запис. У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника від отримання першого примірника акта орган ПФУ протягом 3 робочих днів надсилає його страхувальнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

У разі відсутності у страхувальника документів бухгалтерського обліку та звітності щодо використання страхових коштів, ненадання необхідних для перевірки документів, наявності інших об’єктивних і незалежних від органу ПФУ обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню документальної перевірки, посадовими особами органів ПФУ, які проводять перевірку, складається у 2 примірниках акт довільної форми із зазначенням таких фактів, при цьому перший примірник акта невідкладно вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника або протягом 3 робочих днів після його складання надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення, а другий примірник зберігається в органі ПФУ. У такому випадку перевірка вважається непроведеною, а орган ПФУ має право повторно організувати та провести перевірку такого страхувальника, зокрема планову, протягом того ж календарного періоду.

На підставі вищезазначеного акта орган ПФУ надсилає страхувальнику письмову вимогу про усунення зазначених в акті обставин.

Якщо за результатами вжитих заходів страхувальником не надано документального підтвердження правомірного та цільового використання страхових коштів ПФУ, цей факт фіксується в акті документальної перевірки правильності використання страхувальником страхових коштів ПФУ (далі — акт перевірки) та приймається рішення про повернення страхувальником страхових коштів відповідно до Закону.

Якщо під час проведення перевірки будуть встановлені факти втрати (знищення чи зіпсування) внаслідок бойових дій, терористичних актів, диверсій, спричинених збройною агресією Російської Федерації, документів, які підтверджують правомірне та цільове використання страхових коштів, у разі неможливості їх відновлення цей факт фіксується в акті перевірки із зазначенням обставин такої втрати.

До акта перевірки додаються акти комісії страхувальника для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення, а також копії документів, засвідчені страхувальником в установленому порядку, що підтверджують факт втрати (знищення чи зіпсування). У разі документального підтвердження втрати (знищення чи зіпсування) документів за вказаних обставин перевірка за періоди, щодо яких втрачено документи, вважається непроведеною.

Посадові особи органів ПФУ, які проводять перевірку, вносять запис щодо перевірки до журналу реєстрації перевірок (за його наявності у страхувальника). Факт відсутності (ненадання) страхувальником журналу реєстрації перевірок фіксується в акті перевірки.

Під час документальних перевірок перевіряються:

– здійснення страхувальником заходів щодо усунення порушень, виявлених попередніми перевірками;

– повнота та своєчасність повернення страхувальником страхових коштів;

– правомірність призначення та здійснення страхових виплат застрахованим особам і потерпілим на виробництві;

– правильність обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми страхових виплат застрахованим особам та виплати потерпілим на виробництві;

– правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів, які надійшли від ПФУ;

– ЛН, сформовані в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичних висновків, а також видані в установленому порядку у паперовій формі;

– акти розслідування нещасних випадків, пов’язаних з виробництвом, або акти розслідування хронічних професійних захворювань (отруєнь) за встановленими формами, висновки лікарсько-консультаційних комісій або медико-соціальних експертних комісій, експертних команд з оцінювання повсякденного функціонування особи, підтверджуючі документи для відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних із цим ритуальних послуг, які є підставою для отримання страхових виплат та виплат потерпілим на виробництві за рахунок страхових коштів згідно з відповідними заявами-розрахунками;

– правильність ведення бухгалтерського обліку щодо страхових коштів;

– рішення страхувальника або уповноваженої ним особи про призначення / відмову в призначенні страхової виплати, а за період до 01 січня 2023 року — рішення комісії (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Порядок оформлення результатів документальних перевірок визначено у розділі ІІІ Порядку № 33-1. Згідно з цим розділом результати документальної перевірки оформлюються актом перевірки за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 33-1.

В акті перевірки зазначаються всі суттєві обставини діяльності страхувальника, які стосуються фактів виявлених порушень, що викладаються чітко, об’єктивно та в повній мірі, із посиланням на відповідну вимогу (норму) законодавства та первинні або інші документи, що підтверджують наявність зазначених порушень. У разі, якщо за результатами перевірки не виявлено порушень законодавства, мотивування (обґрунтування) такого висновку не вимагається.

Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які повторюються, повинні бути згруповані та детально описані із зазначенням назви, дати та номера документа, відповідно до якого здійснено страхові виплати застрахованим особам та виплати потерпілим на виробництві з посиланням на нормативно-правові акти, положення яких порушені.

На вимогу посадових осіб органів ПФУ, які проводять перевірку, страхувальник зобов’язаний надати належним чином завірені копії документів, які підтверджують факти порушень, та необхідні письмові пояснення, які є додатками до акта перевірки.

Якщо страхувальник відмовляється надати посадовим особам органів ПФУ, які проводять документальну перевірку, копії документів та/або пояснення, про це вказується в акті перевірки із зазначенням переліку документів, які не надані.

Якщо під час проведення перевірки будуть виявлені суми страхових виплат, які нараховані страхувальником з порушенням та включені ним до заяви-розрахунку, яка ще не профінансована ПФУ, в акті перевірки фіксується цей випадок.

Акт перевірки складається у 2 примірниках та підписується в останній день перевірки посадовими особами органу ПФУ, які проводили документальну перевірку, керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку, на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок. Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник з відміткою про отримання зберігається в органі ПФУ, який здійснив документальну перевірку.

У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника від підписання та/або отримання акта перевірки посадові особи органів ПФУ вносять до нього відповідний запис. Протягом 3 робочих днів з дня, наступного за днем закінчення перевірки, один примірник акта перевірки з відміткою про відмову від підписання та/або отримання акта перевірки надсилається страхувальнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

У разі незгоди страхувальника з результатами перевірки, викладеними в акті перевірки, страхувальник має право подати заперечення із додатковими документами (за наявності) до відповідного органу ПФУ, який проводив перевірку, протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем підписання, відмови від підписання та/або отримання акта. Орган ПФУ розглядає заперечення до акта перевірки протягом 10 робочих днів, що настають за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь, яка вручається під розписку керівнику чи уповноваженій особі страхувальника або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Якщо акт перевірки підписано без заперечень або впродовж вище зазначеного строку заперечення до акта перевірки не надійшли, або були надіслані з порушенням зазначеного строку, акт перевірки вважається узгодженим.

Порядок прийняття рішень за результатами перевірки визначено у розділі IV Порядку № 33-1. Згідно з цим розділом у разі порушення порядку використання страхових коштів страхувальник відшкодовує в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачує штраф у розмірі 50% такої суми.

Керівник органу ПФУ або його заступник приймає рішення про повернення страхових коштів та застосування фінансових санкцій за порушення порядку використання страхових коштів за формою, наведеною в додатку 5 до Порядку № 33-1, у 2 примірниках. Підставою для прийняття такого рішення є акт перевірки, яким задокументовані випадки порушення страхувальником порядку використання страхових коштів.

За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу. Керівник органу ПФУ або його заступник приймає рішення про застосування фінансових санкцій за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів за формою, наведеною в додатку 6 до Порядку № 33-1, у 2 примірниках. Підставою для прийняття такого рішення є акт перевірки, яким задокументовано факт несвоєчасного повернення страхових коштів, або здійснений уповноваженою посадовою особою органу ПФУ розрахунок фінансової санкції із врахуванням документів, що підтверджують повернення страхувальником страхових коштів.

Якщо підставою для прийняття вищевказаних рішень є акт перевірки, рішення приймається протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки, а у разі подання страхувальником заперечень до акта перевірки — протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем вручення або надсилання страхувальнику письмової відповіді на заперечення.

Рішення, підставою для прийняття якого є розрахунок фінансової санкції, приймається протягом 30 календарних днів з дня надходження несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Перший примірник рішення протягом 3 робочих днів з дня, наступного за днем його прийняття, вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Другий примірник рішення зберігається в органі ПФУ.

Страхувальник зобов’язаний сплатити (відшкодувати) визначену у рішенні суму коштів протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання такого рішення, або має право оскаржити рішення у порядку підлеглості до керівника органу ПФУ, посадовою особою якого винесено оскаржуване рішення, а у разі відмови в задоволенні скарги — до ПФУ та/або в судовому порядку.

Скарга подається протягом 30 календарних днів з дня доведення рішення, що оскаржується, до відома страхувальника.

Права та обов’язки посадових осіб органів ПФУ, які проводять документальну перевірку, визначено у розділі V Порядку № 33-1, а права та обов’язки страхувальника під час здійснення документальної перевірки, визначено у розділі VI Порядку № 33-1.