Внесено зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі до Пенсійного фонду України

15 липня 2022 року набрала чинності постанова правління Пенсійного фонду України «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 № 8-3 (далі — Постанова № 8-3), до якої з 15 липня 2022 року внесено уточнення постановою правління Пенсійного фонду України «Про внесення змін до постанови правління Пенсійного фонду України від 01 червня 2022 року № 8-3» від 20.06.2022 № 9-1.

Постановою № 8-3 встановлено механізм подання до Пенсійного фонду України даних про трудову діяльність працівників, порядок повторного подання цих даних для виправлення помилок, термін подання зазначених даних та особи, по яких першочергово подаються відомості про трудову діяльність.

Нагадаємо, що відповідно до пункту 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217), який набрав чинності 10 червня 2021 року, включення Пенсійним фондом України (далі — ПФУ) до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом (тобто в період з 10 червня 2021 року по 09 червня 2026 року) на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

На виконання вищенаведеної норми постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1, що набрала чинності 23 липня 2021 року, затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1). Деякі положення цього Порядку були неконкретними, тому виникла потреба в їх уточненні.

Постановою № 8-3  з 15 липня 2022 року внесено зміни до Порядку № 11-1, який визначає механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі — працівник), в електронній формі для створення електронних трудових книжок.

Пункт 4 Порядку № 11-1 викладено в наступній новій редакції:

«4. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — одним із таких способів:

– у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

– в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.».

Враховуючи вищенаведене, тепер відомості про свою трудову діяльність працівник може подати особисто шляхом відвідування органу ПФУ (раніше подати відомості працівник міг тільки в електронному вигляді через вебпортал ПФУ), а відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі може подати також представник страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження і який має електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

В абзаці другому пункту 5 Порядку № 11-1 уточнили, що скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Таким чином, сканувати та направляти до ПФУ потрібно не всі сторінки трудової книжки, а лише ті, до яких внесено записи (незаповнені сторінки трудової книжки сканувати не потрібно).

Тепер в абзаці восьмому пункту 6 Порядку № 11-1 визначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово (раніше в цьому абзаці було зазначено, що якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис).

Одночасно пункт 6 Порядку № 11-1 доповнено абзацом дев’ятим, в якому встановлено, що повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

Отже, для виправлення помилок у відомостях про трудову діяльність працівника потрібно повторно подати скановані копії не всіх сторінок трудової книжки, а лише титульної сторінки та сторінки, до якої вносяться зміни.

Також Порядок № 11-1 доповнено новим пунктом 8, яким встановлено таке:

«8. У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.».

Таким чином, якщо в реєстрі застрахованих осіб відсутності певні відомості по працівнику (наприклад, через помилкове заповнення звітності роботодавцем або через те, що форма звітності не передбачає/ла відображення таких відомостей), то ці відомості повинен подати страхувальник (роботодавець) або його представник, при цьому в які строки це потрібно зробити, у Порядку № 11-1 не зазначено. Як і раніше, відомості про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого, переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення працівника відображаються страхувальником (роботодавцем) у додатку Д5 Податкового розрахунку, з якого вони вносяться до реєстру застрахованих осіб.

Що стосується черговості подання відомостей про трудову діяльність до ПФУ, то в пункті 2 Постанови № 8-3 встановлено, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом № 1217 з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Отже, Постановою № 8-3 чітко визначено категорії осіб, по яких відомості про трудову діяльність подаються першочергово, а саме:

– по особах, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;

– по особах, які здійснювали трудову діяльність до 01 липня 2000 року.

Крім того, Порядок № 11-1 доповнено додатком, який має назву «Структура xml-файлу відомостей про трудову діяльність працівника». Цей додаток, що подається через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, містить інформацію про назву тегу, вміст тегу (зокрема, код за ЄДРПОУ та найменування страхувальника, який надає відомості про трудову діяльність, РНОКПП, серія (за наявності) та номер паспорта, прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи), обов’язковість заповнення.