Нарахування оплати за одноденні відрядження, обчислення суми та врахування квартальної премії при обчисленні середнього заробітку за час відрядження

Відповідно до частини п’ятої статті 121 Кодексу законів про працю України працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Для виконання вищенаведеної норми у працівників, яким встановлено оклади (посадові оклади, місячні тарифні ставки), необхідно порівняти денний заробіток в місяці відрядження з середньоденним заробітком в розрахунковому періоді. Якщо денний заробіток працівника в місяці відрядження, який обчислюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, не менше середньоденного заробітку, то для оплати робочих днів відрядження застосовується денний заробіток. Якщо середньоденний заробіток вищий денного заробітку, працівнику за кожний робочий день відрядження виплачується середньоденний заробіток, а за весь період відрядження — середній заробіток.¹ Якщо відрядження триває один робочий день, то працівнику за цей день виплачується денний або середньоденний заробіток залежно від того, який з них більше.

До денного заробітку працівника, який порівнюється із середньоденним заробітком, включаються всі елементи заробітної плати, які працівник отримує відповідно до умов трудового (колективного) договору в місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, винагороди, індексація тощо.

Денний заробіток в місяці відрядження обчислюється шляхом ділення місячної заробітної плати, яку працівник отримує згідно з умовами трудового (колективного) договору, на кількість робочих днів за графіком роботи працівника в цьому місяці.

Обчислення середньоденного заробітку при направленні працівника у відрядження здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100), виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю направлення у відрядження (абз. четвертий п. 2 Порядку № 100).

Зважаючи на зміст запитання, оскільки перше відрядження працівника відбулося 14 липня, то розрахунковим періодом є останні 2 місяці роботи: травень – червень. Друге відрядження працівника відбулося 18 серпня, тому розрахунковим періодом є останні 2 місяці роботи: червень – липень. Третє відрядження працівника відбулося 15 вересня, тому розрахунковим періодом є останні 2 місяці роботи: липень – серпень.

Відповідно до абзацу першого пункту 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Згідно з абзацом другим пункту 4 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати за останні 2 місяці не враховуються виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов’язків, щорічної і додаткової відпусток, відрядження, вимушеного прогулу тощо).

Наприклад, якщо працівнику за день відрядження 14 липня нараховано середній (середньоденний) заробіток, то останній не включається до виплат розрахункового періоду при визначенні середнього (середньоденного) заробітку за день відрядження 18 серпня. Якщо ж працівнику за день відрядження 14 липня нараховано денний заробіток, то він включається до виплат розрахункового періоду при визначенні середнього (середньоденного) заробітку за день відрядження 18 серпня.

Суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані (абз. другий п. 3 Порядку № 100).

Премії (в тому числі за місяць) за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період. Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії.²

Зважаючи на зміст запитання, оскільки працівнику в липні нарахували премію за ІІ квартал, що включає 3 місяці (квітень, травень і червень), то така премія включається в заробіток 3 місяців, починаючи з місяця, в якому вона нарахована, — липня, а саме включається в заробіток липня, серпня і вересня. Для визначення частини премії за ІІ квартал, що враховується при обчисленні середнього заробітку в розрахунковому періоді та відноситься до відповідного місяця, необхідно спочатку суму такої премії поділити на кількість відпрацьованих днів у ІІ кварталі (у періоді, за який премія нарахована), а потім отриманий результат (денну премію) помножити на кількість відпрацьованих днів у липні, серпні та вересні. Частина премії за ІІ квартал, що припадає на липень, враховується при обчисленні середнього заробітку, якщо розрахунковий період включає липень, зокрема при обчисленні середнього заробітку за дні відрядження 18 серпня та 15 вересня. Частина премії за ІІ квартал, що припадає на серпень, враховується при обчисленні середнього заробітку, якщо розрахунковий період включає серпень, зокрема при обчисленні середнього заробітку за день відрядження 15 вересня.

Із норм пункту 8 Порядку № 100 випливає, що середньоденна заробітна плата за час відрядження визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом 2 місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів у такому періоді. Середній заробіток за весь час відрядження обчислюється шляхом множення середньоденного заробітку на число робочих днів відрядження.

Що стосується розрахунку суми виробничої премії за ІІІ квартал, якщо працівник відпрацював усі робочі дні цього кварталу, а 14 липня, 18 серпня та 15 вересня перебував у відрядженні, то слід враховувати таке.

Усі аспекти (у т. ч. механізм) нарахування виробничих премій працівникам мають бути відображенні підприємством у Положенні про преміювання. Зазвичай виробничі премії виплачуються тільки за відпрацьовані дні у звітному періоді, за які працівнику нараховано заробітну плату як за відпрацьований час. За робочі (календарні) дні, в які за працівником зберігався середній заробіток, виробнича премія зазвичай не виплачується, оскільки при обчисленні середнього заробітку вже враховувалися премії, що відносяться до місяців розрахункового періоду (про це повідомляло Мінсоцполітики у своїх листах³). Тому рекомендуємо робочі дні відрядження, за які працівнику нараховано середньоденний заробіток, вважати невідпрацьованими днями і не нараховувати за них виробничу премію, оскільки при обчисленні середнього (середньоденного) заробітку за дні відрядження вже враховувалися премії, що відносяться до місяців розрахункового періоду.

Якщо підприємство вирішить інакше, і робочі дні відрядження, за які працівнику нараховано середньоденний заробіток, буде вважати відпрацьованими днями і нараховувати за них виробничу премію, то фактично буде подвоєння премій у робочих днях відрядження, тобто спочатку працівнику при обчисленні середнього заробітку врахували премії (квартальні, піврічні, річні), нараховані в інших місяцях, але які відносяться до місяців розрахункового періоду, а потім за ці ж робочі дні нарахували поточну премію. Або спочатку місячну премію в місяці відрядження включили до денного заробітку, який виявився менше середньоденного заробітку, а потім зверху на середньоденний заробіток ще раз нарахували місячну премію.

Робочі дні відрядження, за які працівнику нараховано денний заробіток, вважаються відпрацьованими днями (за них нараховується заробітна плата як за відпрацьований час), тому за такі відпрацьовані робочі дні нараховується виробнича премія.

Наприклад, якщо за день відрядження 14 липня працівнику нараховано денний заробіток, то такий день вважається відпрацьованим днем і за цей день нараховується виробнича премія за ІІІ квартал. Якщо за день відрядження 18 серпня працівнику нараховано середньоденний заробіток, то такий день вважається невідпрацьованим днем і за цей день не нараховується виробнича премія за ІІІ квартал, але працівник від цього нічого не втратить, оскільки при обчисленні середньоденного заробітку за день відрядження 18 серпня враховувалися премії, що відносилися до місяців розрахункового періоду (червень – липень).

Розглянемо все вищевикладене на конкретному прикладі з урахуванням даних, наведених у запитанні.

ПРИКЛАД

Нарахування оплати за одноденні відрядження, якщо працівнику нараховуються квартальні премії

Умови як в запитанні: на підприємстві, що працює з 5-денним робочим тижнем і вихідними днями в суботу та неділю, працівника направляли в одноденні відрядження в робочі дні 14 липня, 18 серпня та 15 вересня. Оклад працівника — 25 000 грн. Крім окладу, працівнику виплачується виробнича премія за квартал в розмірі 50% окладу пропорційно відпрацьованому часу в кварталі. У липні працівнику виплачено премію за ІІ квартал, який ним повністю відпрацьований, в сумі 12 500 грн (25 000 грн х 50%). У квітні працівнику премія за І квартал не нараховувалась, оскільки в цьому кварталі працівник не працював (хворів та перебував у відпустках). У жовтні працівнику буде виплачена премія за ІІІ квартал, в якому він 14 липня, 18 серпня та 15 вересня перебував у відрядженні, а всі інші робочі дні ІІІ кварталу відпрацював. У червні – вересні 2026 року працівнику нараховується індексація виходячи з «базового» місяця — січень 2026 року.

Норма робочого часу на підприємстві (у працівника) становить: у квітні — 22 робочих дні (далі — р. д.), травні — 21 р. д., червні — 22 р. д., липні — 23 р. д., серпні — 21 р. д., вересні — 22 р. д.

Працівник у травні та червні виконав місячну норму праці, тому за ці місяці йому виплачено заробітну плату в розмірі окладу — 25 000 грн. У липні, серпні та вересні працівник відпрацював усі робочі дні, передбачені графіком роботи в цих місяцях, а 14 липня, 18 серпня та 15 вересня перебував у відрядженні.

Обчислимо для працівника розмір оплати за дні відрядження 14 липня, 18 серпня та 15 вересня, а також суму виробничої премії за ІІІ квартал.

І. Оплата за день відрядження 14 липня.

Для визначення оплати за цей день відрядження потрібно обчислити середньоденний заробіток працівника в розрахунковому періоді (травень – червень) та денний заробіток працівника в липні.

1. Визначення середньоденного заробітку.

Заробітна плата в розрахунковому періоді (травень – червень), яка враховується при обчисленні середнього заробітку:

25 000 грн (оклад за травень) + 25 000 грн (оклад за червень) + 139,78 грн (індексація за червень) = 50 139,78 грн

Кількість відпрацьованих днів у розрахунковому періоді:

21 відпрац. д. (травень) + 22 відпрац. д. (червень) = 43 відпрац. д.

Середньоденний заробіток:

50 139,78 грн : 43 відпрац. д. = 1166,04 грн

2. Визначення денного заробітку.

Місячна заробітна плата працівника за липень згідно з нормами колективного та трудового договорів:

25 000 грн (оклад за липень) + 12 500 грн (премія за ІІ квартал) + 139,78 грн (індексація за липень) = 37 639,78 грн

Денний заробіток працівника в липні:

37 639,78 грн : 23 р. д. = 1636,51 грн

3. Визначення заробітної плати за день відрядження.

З проведених розрахунків видно, що денний заробіток в липні більше середньоденного заробітку в розрахунковому періоді (1636,51 грн > 1166,04 грн), тому за день відрядження 14 липня працівнику виплачується денний заробіток — 1636,51 грн, тобто звичайна заробітна плата. Аналогічно за весь липень працівнику виплачується звичайна заробітна плата — оклад та індексація як за повністю відпрацьований місяць.

ІІ. Оплата за день відрядження 18 серпня.

Для визначення оплати за цей день відрядження потрібно обчислити середньоденний заробіток працівника в розрахунковому періоді (червень – липень) та денний заробіток працівника в серпні.

1. Визначення середньоденного заробітку.

Нарахований працівнику в розрахунковому періоді (червень – липень) за день відрядження 14 липня денний заробіток включається до заробітної плати розрахункового періоду. Також за день відрядження 14 липня, оплачений за денним заробітком, як за відпрацьований робочий день працівнику нараховується індексація.

Премія за ІІ квартал, нарахована за 3 місяці цього кварталу в липні, відноситься до 3 місяців, починаючи з місяця, в якому вона нарахована, — липня, тобто включається в заробіток липня, серпня і вересня. Оскільки липень включається до розрахункового періоду (червень – липень), то частина премії за ІІ квартал, що відноситься до липня, враховується при обчисленні середнього заробітку за час відрядження в серпні. Серпень і вересень не включаються до розрахункового періоду, відповідно, частини премії за ІІ квартал, що відносяться до серпня і вересня, не враховуються при обчисленні середнього заробітку за час відрядження в серпні (абз. третій п. 3 Порядку № 100).

Визначимо розмір денної премії за ІІ квартал, враховуючи, що працівник відпрацював у цьому кварталі 65 робочих днів (у квітні — 22 р. д., травні — 21 р. д., червні — 22 р. д.):

12 500 грн : 65 відпрац. д. = 192,31 грн

Частина премії за ІІ квартал, що відноситься до місяця розрахункового періоду — липня (виходячи з кількості відпрацьованих робочих днів у цьому місяці):

192,31 грн х 23 відпрац. д. = 4423,13 грн

Заробітна плата розрахункового періоду (червень – липень), яка враховується при обчисленні середнього заробітку за день відрядження в серпні:

25 000 грн (оклад за червень) + 139,78 грн (індексація за червень) + 25 000 грн (оклад за липень) + 139,78 грн (індексація за липень) + 4423,13 грн (частина премії за ІІ квартал, що припадає на липень) = 54 702,69 грн

Кількість відпрацьованих днів у розрахунковому періоді:

22 відпрац. д. (червень) + 23 відпрац. д. (липень) = 45 відпрац. д.

Середньоденний заробіток:

54 702,69 грн : 45 відпрац. д. = 1215,62 грн

2. Визначення денного заробітку.

Місячна заробітна плата працівника за серпень згідно з нормами колективного та трудового договорів:

25 000 грн (оклад за серпень) + 139,78 грн (індексація за серпень) = 25 139,78 грн

Денний заробіток працівника в серпні:

25 139,78 грн : 21 р. д. = 1197,13 грн

3. Визначення заробітної плати за день відрядження.

З проведених розрахунків видно, що середньоденний заробіток в розрахунковому періоді більше денного заробітку в серпні (1215,62 грн > 1197,13 грн), тому за день відрядження 18 серпня працівнику виплачується середньоденний заробіток — 1215,62 грн.

Зауважимо, що відповідно до абзацу третього пункту 3 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2003 № 1078, виплати, які обчислюються із середньої заробітної плати, не відносяться до об’єктів індексації. Отже, за день відрядження, оплачений за середньоденним заробітком, індексація не нараховується.

Як наслідок, заробітна плата працівника в серпні за відпрацьований час (без середньоденного заробітка за день відрядження 18 серпня) становить:

25 000 грн : 21 р. д. х 20 відпрац. д. (зарплата з окладу за серпень) + 139,78 грн : 21 р. д. х 20 відпрац. д. (індексація за серпень) = 23 809,52 грн + 133,12 = 23 942,64 грн

Сумарна заробітна плата працівника за серпень:

23 942,64 грн (оплата за відпрацьований час) + 1215,62 грн (середній заробіток за день відрядження) = 25 158,26 грн

ІІІ. Оплата за день відрядження 15 вересня.

Для визначення оплати за цей день відрядження потрібно обчислити середньоденний заробіток працівника в розрахунковому періоді (липень – серпень) та денний заробіток працівника у вересні.

1. Визначення середньоденного заробітку.

Нарахований в розрахунковому періоді (липень – серпень) працівнику за день відрядження 18 серпня середньоденний заробіток не включається до заробітної плати розрахункового періоду (абз. другий п. 4 Порядку № 100).

Премія за ІІ квартал, нарахована в липні, відноситься до 3 місяців, починаючи з липня, тобто включається в заробіток липня, серпня і вересня. Оскільки липень і серпень включаються до розрахункового періоду (липень – серпень), то частини премії за ІІ квартал, що відносяться до липня і серпня, враховуються при обчисленні середнього заробітку за час відрядження у вересні. Вересень не включається до розрахункового періоду, відповідно, частина премії за ІІ квартал, що відноситься до вересня, не враховується при обчисленні середнього заробітку за час відрядження у вересні (абз. третій п. 3 Порядку № 100).

З розрахунків, проведених вище, видно, що розмір денної премії за ІІ квартал становить 192,31 грн (12 500 грн : 65 відпрац. д.), тому частини премії за ІІ квартал відносяться до місяців розрахункового періоду — липня і серпня (виходячи з кількості відпрацьованих робочих днів у зазначених місяцях) наступним чином:

– до липня: 192,31 грн х 23 відпрац. д. = 4423,13 грн;

– до серпня: 192,31 грн х 20 відпрац. д. = 3846,20 грн.

Заробітна плата розрахункового періоду (липень – серпень), яка враховується при обчисленні середнього заробітку за день відрядження у вересні:

25 000 грн (оклад за липень) + 139,78 грн (індексація за липень) + 4423,13 грн (частина премії за ІІ квартал, що припадає на липень) + 25 000 грн : 21 р. д. х 20 відпрац. д. (зарплата з окладу за серпень) + 139,78 грн : 21 р. д. х 20 відпрац. д. (індексація за серпень) + 3846,20 грн (частина премії за ІІ квартал, що припадає на серпень) = 57 351,75 грн

Кількість відпрацьованих днів у розрахунковому періоді:

23 відпрац. д. (липень) + 20 відпрац. д. (серпень) = 43 відпрац. д.

Середньоденний заробіток:

57 351,75 грн : 43 відпрац. д. = 1333,76 грн

2. Визначення денного заробітку.

Місячна заробітна плата працівника за вересень згідно з нормами колективного та трудового договорів:

25 000 грн (оклад за вересень) + 139,78 грн (індексація за вересень) = 25 139,78 грн

Денний заробіток працівника у вересні:

25 139,78 грн : 22 р. д. = 1142,72 грн

3. Визначення заробітної плати за день відрядження.

З проведених розрахунків видно, що середньоденний заробіток в розрахунковому періоді більше денного заробітку у вересні (1333,76 грн > 1142,72 грн), тому за день відрядження 15 вересня працівнику виплачується середньоденний заробіток — 1333,76 грн.

Як наслідок, заробітна плата працівника у вересні за відпрацьований час (без середньоденного заробітка за день відрядження 15 вересня) становить:

25 000 грн : 22 р. д. х 21 відпрац. д. (зарплата з окладу за вересень) + 139,78 грн : 22 р. д. х 21 відпрац. д. (індексація за вересень) = 23 863,64 грн + 133,43 = 23 997,07 грн

Сумарна заробітна плата працівника за вересень:

23 997,07 грн (оплата за відпрацьований час) + 1333,76 грн (середній заробіток за день відрядження) = 25 330,83 грн

ІV. Визначення суми премії за ІІІ квартал.

Кількість робочих днів у ІІІ кварталі за графіком роботи:

23 р. д. (липень) + 21 р. д. (серпень) + 22 р. д. (вересень) = 66 р. д.

Якщо на підприємстві згідно з Положенням про преміювання виробнича премія за квартал нараховується лише за відпрацьовані дні у звітному періоді, за які працівнику нараховано заробітну плату як за відпрацьований час, а за робочі дні, за які працівнику нараховано середньоденний заробіток, премія не нараховується, то кількість відпрацьованих днів у ІІІ кварталі для нарахування премії становить:

23 відпрац. д. (липень) + 20 відпрац. д. (серпень) + 21 відпрац. д. (вересень) = 64 відпрац. д.

Сума премії за ІІІ квартал:

25 000 грн х 50% : 66 р. д. х 64 відпрац. д. = 12 121,21 грн

Премія за ІІІ квартал, нарахована за 3 місяці цього кварталу в жовтні, для цілей обчислення середнього заробітку за Порядком № 100 (в т. ч. за час відрядження) відноситься до 3 місяців, починаючи з місяця, в якому вона нарахована, — жовтня, тобто включається в заробіток жовтня, листопада і грудня.