Службовий автомобіль для працівника: порядок використання і відповідальність

Для більш оперативного виконання трудових обов’язків підприємство, організація, установа (далі — підприємство) може надати працівнику в користування легковий автомобіль, якщо останній:

– є власністю підприємства (перебуває у нього на балансі);

– орендується підприємством у третіх осіб;

– орендується підприємством у працівника.

Крім того, якщо у працівника є особистий легковий автомобіль, який він може і готовий використовувати для потреб підприємства, але останнє з якихось причин не може орендувати у нього такий автомобіль, то підприємство може виплачувати працівникові компенсацію за використання його особистого автомобіля в господарській діяльності підприємства.

У цій статті розглянемо тільки основні особливості надання працівникові службового легкового автомобіля, а на «орендних» та інших варіантах використання підприємством автомобіля йдеться у наступній статті цього номера журналу.¹

Надання службового легкового автомобіля працівникам на госпрозрахункових підприємствах

Надання працівникам службового автомобіля в користування можливе тільки у випадку, якщо суб’єкт господарювання має на балансі такий автомобіль. Якщо такого автомобіля у госпрозрахункового підприємства немає, але воно планує його придбати, то ніяких обмежень по верхній вартості для придбання автомобіля для госпрозрахункових підприємств, на відміну від бюджетних установ, законодавством не встановлено.

Під службовим автомобілем розуміється і орендований підприємством автомобіль як у третіх осіб, так і у працівника підприємства, оскільки такий автомобіль зараховується на баланс підприємства. Оренда легкового автомобіля здійснюється на підставі укладеного договору оренди рухомого майна з виплатою орендодавцю орендної плати.

Службовий автомобіль вводиться в експлуатацію, в тому числі для надання посадовій особі в користування, шляхом видання наказу керівника про використання автомобіля в господарській діяльності підприємства, в якому зазначаються марка автомобіля, номерний знак і спосіб його використання в господарській діяльності.

Службовий автомобіль може надаватися підприємством своїй посадовій особі в користування двома способами:

– з водієм (в цьому випадку посадова особа фактично є пасажиром);

– в безпосереднє користування (керування), коли посадова особа одночасно стає водієм автомобіля.

У першому випадку посадова особа, як правило, жодних витрат (грошових розрахунків) по утриманню та експлуатації автомобіля не здійснює, а за нього це робить водій або підприємство. В цьому випадку посадова особа тільки погоджує з керівником в установленому ним порядку або тільки з водієм (якщо це керівник підприємства) всі аспекти майбутніх службових поїздок.

У другому випадку все лягає на плечі посадової особи, при цьому їй видаються кошти під звіт (корпоративна платіжна картка) на закупівлю паливно-мастильних матеріалів (далі — ПММ), оплату паркування, стоянки, або ж він всі ці «автомобільні» витрати покриває за рахунок власних коштів з подальшим їх відшкодуванням підприємством, хоча частина цих витрат (наприклад, на придбання ПММ) може здійснюватися безпосередньо підприємством за безготівковим розрахунком з постачальниками. Крім того, в цьому варіанті працівник повинен відповідати всім вимогам, встановленим до водіїв законодавством, зокрема Законом України «Про дорожній рух» від 30.06.93 № 3353-XII, і при поїздках на автомобілі мати документи, визначені статтею 16 цього Закону (посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційний документ на транспортний засіб, поліс (договір) обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів), або пред’явити електронні версії таких документів.

Документальне оформлення

Надання автомобіля в користування посадовій особі здійснюється на підставі наказу керівника підприємства, в якому зазначаються всі аспекти такого надання, зокрема:

• мета (оперативне виконання службових обов’язків тощо);

• характеристика автомобіля (марка, номерний знак);

• час доби використання автомобіля (робочий час підприємства, інший встановлений час) і тривалість користування автомобілем (безстроково або день, кілька днів, тиждень, місяць, квартал тощо);

• маршрути поїздок (згідно з подорожніми листами за їх наявності, іншими документами), допустимий щоденний (щотижневий, місячний і т. д.) пробіг автомобіля, ліміт на ПММ тощо;

• порядок покриття витрат на утримання автомобіля (хто, коли, яким чином і в якому розмірі оплачує придбання ПММ, паркування, стоянку автомобіля, здійснює його технічне обслуговування та ремонт);

• порядок видачі працівнику підзвітних коштів для здійснення витрат на утримання автомобіля;

• порядок подання працівником звітності про понесені витрати на утримання автомобіля (авансовий звіт, первинні документи, що підтверджують витрати), в т. ч. відповідно до подорожніх листів (за їх наявності);

• порядок компенсації працівникові витрачених власних коштів на утримання (експлуатацію) автомобіля, якщо таке витрачання передбачено.

З усіх вищенаведених аспектів надання автомобіля в користування працівнику найбільш проблемним для підприємств є останній. Для його вирішення в наказі керівника необхідно детально викласти порядок виплати компенсації працівнику за витрачені ним власні кошти на утримання (експлуатацію) автомобіля (далі — «автомобільна» компенсація).

Оскільки чинне законодавство не визначає граничний термін виплати такої компенсації (з моменту затвердження авансового звіту), то підприємство повинно встановити його самостійно у внутрішньому документі, наприклад, в наказі керівника про надання автомобіля в користування працівнику.²

Щоб уникнути оподаткування «автомобільної» компенсації, її виплату необхідно здійснювати на підставі поданих працівником первинних документів, які підтверджують понесені витрати, і авансового звіту, затвердженого керівником підприємства. Сума «автомобільної» компенсації повинна відповідати сумі витрат, підтверджених документально.

Облік транспортної роботи працівника

В даний час стаття 16 Закону України «Про дорожній рух» від 30.06.93 № 3353-XII та пункт 2.1 Правил дорожнього руху, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 10.10.2001 № 1306, не містять норми про те, що водій транспортного засобу зобов’язаний мати при собі подорожні листи.

Крім того, з 16.04.2013 не діє наказ Державного комітету статистики України від 17.02.98 № 74 (далі — Наказ № 74), яким були затверджені типова форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» (далі — подорожній лист ф. № 3) та Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи (далі — Інструкція № 74). Нагадаємо, що скасованим Наказом № 74 передбачалось обов’язкове застосування подорожнього листа ф. № 3 та виконання положень Інструкції № 74 всіма суб’єктами підприємницької діяльності, установами і організаціями незалежно від форми власності, які експлуатують службові легкові автомобілі.

У зв’язку із скасуванням Наказу № 74 в даний час підприємства не зобов’язані, але можуть використовувати норми Інструкції № 74, відобразивши їх у внутрішньому документі (наприклад, в Положенні про експлуатацію службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи), а також самостійно розробити і використовувати в роботі форму подорожнього листа. В цьому випадку подорожній лист буде підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого палива на загальний пробіг службового легкового автомобіля.

На підприємстві може бути передбачена при випуску службового автомобіля з гаража видача працівнику-водію подорожнього листа, оформленого на один робочий день. Після виконання завдання особа, якій було надано автомобіль, може у відповідному полі подорожнього листа відобразити понесені ним витрати на придбання ПММ.

Якщо на службовому легковому автомобілі працівником перевозиться вантаж — товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) на договірних засадах, тобто коли надається послуга з перевезення вантажу, працівник-водій повинен мати товарно-транспортну накладну (далі — ТТН) на вантаж, що перевозиться, порядок складання якої регламентується Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 № 363 (далі — Правила № 363). Згідно з главою 1 Правил № 363 ТТН — єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку ТМЦ на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання ТМЦ, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов’язкові реквізити, передбачені Законом України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-III (далі — Закон про автотранспорт) та Правилами № 363. Форма ТТН (№ 1-ТН) наведена у додатку 7 до Правил № 363, а порядок оформлення ТТН викладено у главі 11 зазначених Правил.

Згідно з пунктом 11.1 Правил № 363 ТТН є основним документом на перевезення вантажів, який містить всі обов’язкові реквізити, визначені Законом про автотранспорт. ТТН містить інформацію, зокрема, про марку, модель, тип, реєстраційний номер автомобіля, причіпа/напівпричіпа (за наявності), вид перевезень, дані автомобільного перевізника, вантажовідправника, вантажоодержувача, пункти навантаження і розвантаження, відомості про вантаж. У разі необхідності форма ТТН може бути доповнена іншими реквізитами, з урахуванням особливостей перевезень, зокрема умов та/або виду вантажу. ТТН в електронній формі підписується за допомогою електронного підпису водія та/або експедитора, відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача.

Тривалий час підприємства з метою визначення відповідності обсягів оплачених (відображених в подорожньому листі за його наявності) витрат на ПММ фактичному пробігу автомобіля використовували Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 № 43. Однак ці Норми з 02.11.2023 було скасовано, тому наразі підприємства самостійно мають вирішити, що саме вважати нормами витрат палива для своїх автомобілів, затвердивши таке рішення відповідним наказом керівника. Зокрема, підприємства можуть вибрати один з таких варіантів:

– застосовувати затверджені Державним підприємством «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою (далі — Методичні рекомендації) та Базові норми витрат (доповнення до Методичних рекомендацій);

– замовити у ДП «ДержавтотрансНДІпроект» розроблення тимчасової індивідуальної базової лінійної норми витрати палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів для своїх автомобілів;

– самостійно розрахувати та затвердити вищезазначені норми витрат.

Облік транспортних витрат і оподаткування «автомобільної» компенсації

У бухгалтерському обліку підприємства витрати на утримання службового легкового автомобіля, зокрема на придбання ПММ, паркування, стоянку (далі — «автомобільні» витрати), які здійснені в межах господарської діяльності підприємства і підтверджені документально, в повному обсязі включаються до витрат залежно від призначення службових поїздок працівників, яким в користування надавався автомобіль.

Якщо поїздки на службовому легковому автомобілі здійснювалися посадовими особами адміністративного персоналу, то «автомобільні» витрати відображаються на рахунку 92 «Адміністративні витрати», якщо працівниками відділу збуту — на рахунку 93 «Витрати на збут». Якщо поїздки виконувалися для потреб виробництва, то «автомобільні» витрати відображаються на рахунку 23 «Виробництво» з подальшим відображенням цієї суми у складі собівартості готової продукції на рахунку 26 «Готова продукція».

«Автомобільні» витрати, які включаються до витрат у бухгалтерському обліку, потрапляють до витрат і в податковому обліку (пп. 134.1.1 Податкового кодексу України; далі — ПКУ), оскільки коригування таких витрат на різниці розділом ІІІ ПКУ не передбачено.

Якщо працівник-водій за власні кошти здійснив витрати на утримання службового автомобіля (придбання ПММ, зарядку електроенергією, паркування, стоянку) для потреб підприємства, що передбачено внутрішнім документом підприємства, після чого подав авансовий звіт з документами, що підтверджують витрати, а керівник підприємства затвердив такий авансовий звіт, то виплачена підприємством працівнику «автомобільна» компенсація за понесені витрати включається до витрат у бухгалтерському (податковому) обліку підприємства та не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовим збором (далі — ВЗ) (виключна частина пп. «а» та абзац другий пп. «б» пп. 164.2.17 ПКУ).³ Крім того, «автомобільна» компенсація не є базою нарахування єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), оскільки вона не включається до складу заробітної плати (фонду оплати праці) і не є винагородою за виконану роботу (надані послуги) згідно з цивільно-правовим договором (далі — ЦПД).

Якщо «автомобільні» витрати не підтверджені документально (немає первинних документів, що підтверджують витрати, не подано працівником або подано, але не затверджено керівником підприємства авансовий звіт), то такі «автомобільні» витрати не можуть бути включені до витрат підприємства в бухгалтерському (податковому) обліку. В цьому випадку компенсація, що виплачується роботодавцем працівнику за витрачені ним власні кошти на утримання службового автомобіля (придбання ПММ, зарядку електроенергією, паркування, стоянку), є додатковим благом працівника, яке обкладається ПДФО і ВЗ на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ (сума грошового відшкодування роботодавцем будь-яких витрат або втрат працівника, крім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV ПКУ) і відображається в розділі І додатка 4ДФ (ФІЗ-4ДФ) до Податкового розрахунку за ознакою доходу «126». При цьому така «невитратна» компенсація (як і та, що включається до витрат підприємства) не обкладається ЄСВ, оскільки не відноситься ані до заробітної плати, ані до винагороди за ЦПД.

Надання службового легкового автомобіля працівникам у бюджетній сфері

Все вищевикладене щодо документального оформлення надання посадовій особі в користування службового легкового автомобіля, обліку транспортної роботи та оподаткування грошової компенсації, яка виплачується підприємством працівникові за оплачені ним за власні кошти «автомобільні» витрати, стосується і бюджетних установ.

Придбання та оренда легкових автомобілів

У бюджетній сфері існує жорстка регламентація всіх витрат, в тому числі на придбання і експлуатацію легкових автомобілів, які призначаються, як правило, для керівників державних органів та бюджетних установ.

Так, постановою Кабінету Міністрів України від 04.04.2001 № 332 (далі — Постанова № 332) затверджено Граничні суми витрат на придбання легкових автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, комп’ютерів, придбання і утримання мобільних телефонів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету (далі — Граничні суми витрат).

Цим документом визначено, зокрема, що гранична сума витрат на придбання одного легкового автомобіля (з урахуванням ПДВ) становить:

1 200 000 грн — для членів Кабінету Міністрів України, Керівника Офісу Президента України, Секретаря Ради національної безпеки і оборони України, Голови Національної ради з питань телебачення і радіомовлення, Голови Центральної виборчої комісії, Голови Рахункової палати, Голови НКЦПФР, Голови Нацкомфінпослуг, Голови НКРЕКП, Голови НКРЗІ, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Уповноваженого із захисту державної мови, Голови Вищої ради правосуддя, Голови Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голови ДСА, голови Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду, голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора, Директора Національного антикорупційного бюро, Директора Державного бюро розслідувань;

900 000 грн — для обслуговування посадових осіб Офісу Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України і Апарату Ради національної безпеки і оборони України, Постійного Представника Президента України в АР Крим, членів Національної ради з питань телебачення і радіомовлення, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати, НКЦПФР, Нацкомфінпослуг, НКРЕКП, НКРЗІ, керівників центральних органів виконавчої влади (крім членів Кабінету Міністрів України), державних секретарів міністерств, заступників керівників центральних органів виконавчої влади, керівника Державного управління справами та його заступників, голів обласних держадміністрацій та їх заступників, заступників Голови ДСА, членів Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів, керівників Національної школи суддів, заступників голів та суддів Конституційного Суду України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, голів апеляційних судів та їх заступників, керівників апаратів (секретаріатів) Вищої ради правосуддя, Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів, Конституційного Суду України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, заступників Генерального прокурора, заступників Директора Національного антикорупційного бюро, першого заступника та заступників Директора Державного бюро розслідувань, командувача Національної гвардії та його заступників, Голови СБУ та його заступників, Голови Служби зовнішньої розвідки та його заступників, начальника Головного управління розвідки Міноборони та його заступників, начальника Управління державної охорони та його заступників, керівника органу управління Держспецтрансслужби та його заступників;

600 000 грн — для керівників інших державних органів, бюджетних установ і організацій, голів місцевих судів та їх заступників, Голови Служби судової охорони та його заступників.

Пунктом 4 Постанови № 332 встановлено, що бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету, здійснюють витрати на придбання легкових автомобілів (крім легкових автомобілів спеціального, спеціалізованого призначення) за наявності бюджетних асигнувань на зазначені цілі у їх кошторисах та відсутності простроченої кредиторської заборгованості на останню звітну дату як за загальним, так і за спеціальним фондами державного бюджету.

Відповідно до пункту 5 Постанови № 332 державні органи, а також установи та організації, які утримуються за рахунок державного бюджету, укладають договори оренди легкових автомобілів, вартість яких не перевищує Граничних сум витрат.

Як роз’яснило Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) в листі від 30.04.2004 № 31-03173-02-13/7485, витрати на утримання орендованого автомобіля до Граничних сум витрат на придбання автомобілів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів, не включаються.

Використання і утримання легкових автомобілів

Пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848 (далі — Постанова № 848) встановлено, що:

• обслуговування легковими автомобілями посадових осіб установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, здійснюється в межах встановлених лімітів та асигнувань, передбачених у їх кошторисах;

• легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування;

• користування легковими автомобілями у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області на відстань, що перевищує 200 кілометрів, здійснюються лише з дозволу керівника установи.

Крім того, пунктом 2 Постанови № 848 керівникам органів виконавчої влади наказано вжити заходів до:

• впорядкування використання легкових автомобілів, що обслуговують ці органи та підпорядковані їм бюджетні установи, зокрема шляхом запровадження транспортного обслуговування посадових осіб за викликом;

• затвердження керівниками бюджетних установ порядку використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб, розробленого виходячи із специфіки діяльності та вимог, що передбачені цією постановою.

Зауважимо, що якщо в органі виконавчої влади декілька службових автомобілів і посадових осіб, які можуть використовувати такі автомобілі для службових поїздок, то керівник такого органу виконавчої влади може в порядку використання легкових автомобілів затвердити ліміт пробігу в кілометрах на місяць для кожної посадової особи та/або для кожного службового автомобіля.

На думку Мінфіну, викладену в листі від 14.10.2011 № 31-07230-16-21/25290, у разі поїздок посадової особи, в розпорядження якої надано службовий автомобіль, на відстань, що не перевищує 200 кілометрів, дозвіл керівника на користування легковим автомобілем не потрібен, але при цьому мають бути документи, що підтверджують зв’язок поїздки із службовою діяльністю такої посадової особи. При цьому обмежень (у кілометрах) щодо використання службового автомобіля в межах міста Постановою № 848 не передбачено, тому дане питання має бути врегульовано затвердженим керівником бюджетної установи порядком використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб.

Також в зазначеному листі Мінфін повідомив, що дії осіб, які використовують службовий автомобіль для поїздок, не пов’язаних із службовою діяльністю, можуть бути кваліфіковані як адміністративне правопорушення, передбачене Кодексом України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП).

Так, відповідно до частини п’ятої статті 164-12 КпАП нецільове використання бюджетних коштів тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 70 до 85 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 1190 до 1445 грн. Зазначені дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб від 85 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 1445 до 1700 грн.

Таким чином, в бюджетній сфері надання посадовій особі службового автомобіля можливе лише для службових поїздок. Якщо посадова особа бюджетної установи в особистих цілях використовувала службовий автомобіль (використовуючи придбані за бюджетні кошти ПММ), то така посадова особа на підставі протоколу, складеного органом Державної фінансової інспекції України, за рішенням суду може бути притягнута до вищевказаної адміністративної відповідальності.

Матеріальна відповідальність працівників,
яким в користування надається службовий автомобіль

З працівником-водієм, якому в користування надається службовий автомобіль, не можна укладати договір про повну матеріальну відповідальність (крім випадків, коли він одночасно є експедитором з перевезення вантажів), оскільки посаду водія і використання (експлуатація) автомобіля не включені до Переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємство, установа, організація можуть укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженого постановою Державного Комітету Ради Міністрів СРСР з праці та соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 № 447/24, яка продовжує діяти в Україні.

Відповідно до статті 132 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) за шкоду, заподіяну підприємству при виконанні трудових обов’язків, працівники (крім працівників, що є посадовими особами), з вини яких заподіяно шкоду, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку. Матеріальна відповідальність понад середній місячний заробіток допускається лише у випадках, зазначених у законодавстві.

Згідно зі статтею 134 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, у випадках, зокрема, коли:

– майно та інші цінності (в тому числі автомобіль; — Ред.) були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами;

– шкоди завдано працівником, який був у нетверезому стані;

– шкоди завдано не при виконанні трудових обов’язків.

Отже, якщо з вини працівника-водія службовий автомобіль отримав пошкодження (наприклад, через потрапляння в ДТП пошкоджено кузов або двигун автомобіля), внаслідок чого автомобіль потребує ремонту, то вартість ремонту є шкодою, завданою працівником підприємству, яка за наявності вимоги з боку підприємства повинна бути відшкодована працівником повністю (тобто настає повна матеріальна відповідальність працівника).

Покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням роботодавця, а керівниками підприємств та їх заступниками — за розпорядженням вищестоящого в порядку підлеглості органу шляхом відрахування із заробітної плати працівника. Розпорядження роботодавця або вищестоящого органу має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається комісією по трудових спорах або в суді. У решті випадків покриття шкоди провадиться шляхом подання роботодавцем позову до місцевого загального суду. Стягнення з керівників підприємств та їх заступників матеріальної шкоди в судовому порядку провадиться за позовом вищестоящого органу (ст. 136 КЗпП).⁴

Якщо розмір шкоди визначається судом, то суд при визначенні розміру шкоди, що підлягає покриттю (крім прямої дійсної шкоди), враховує ступінь вини працівника і ту конкретну обстановку, за якої шкоду було заподіяно. Коли шкода стала наслідком не лише винної поведінки працівника, але й відсутності умов, що забезпечують збереження матеріальних цінностей, розмір покриття повинен бути відповідно зменшений. Суд може зменшити розмір покриття шкоди, заподіяної працівником, залежно від його майнового стану, за винятком випадків, коли шкода заподіяна злочинними діями працівника, вчиненими з корисливою метою (ст. 137 КЗпП).

Роботодавець відшкодовує шкоду, завдану іншій особі його працівником під час виконання ним своїх трудових (службових) обов’язків, в тому числі на службовому автомобілі (ч. 1 ст. 1172 Цивільного кодексу України; далі — ЦКУ).⁵ При цьому роботодавець після відшкодування шкоди іншій особі може висунути регресну вимогу до працівника про відшкодування ним шкоди, заподіяної роботодавцю у вигляді виплати іншій особі (ч. 1 ст. 1191 ЦКУ). В такому випадку працівник повинен відшкодувати роботодавцю завдану йому шкоду в порядку, встановленому статтею 132 або 134 КЗпП (див. вище).

ДПСУ в ІПК від 03.06.2026 № 3212/ІПК/99-00-24-03-03 (див. стор. 115 цього номера) на запитання підприємства, чи повинно воно донарахувати ПДФО (із застосуванням «натурального» коефіцієнта) і ВЗ на суму коштів, що були сплачені страховою компанією за ремонт службового автомобіля третій компанії (станції технічного обслуговування; далі — СТО) на підставі договору, укладеного між підприємством і страховою компанією, та на вартість використання автомобіля, палива, якщо без попередньої згоди керівництва підприємства працівником у вихідний день був використаний службовий автомобіль, який потрапив у ДТП з вини працівника, відповіла так: дохід у вигляді суми коштів, що були сплачені страховою компанією за ремонт службового автомобіля СТО та вартості використання автомобіля, палива як безоплатно отриманих товарів включається до оподатковуваного доходу фізичної особи – винуватця ДТП як додаткове благо та оподатковується ПДФО без застосування «натурального» коефіцієнта, оскільки надається в грошовій формі, та ВЗ.

Свій висновок ДПСУ аргументувала тим, що вартість використання автомобіля, палива та сума, сплачена страховою компанією за ремонт автомобіля внаслідок ДТП, що відбулася з вини працівника, є додатковим благом працівника на підставі відповідно підпунктів «а» (вартість використання об’єктів матеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування) та «е» (вартість безоплатно отриманих товарів, робіт, послуг) пп. 164.2.17 ПКУ. При цьому оскільки ремонт автомобіля страхова компанія оплатила у грошовій формі (кошти перераховані з рахунку страхової компанії на рахунок СТО), то немає підстав для застосування «натурального» коефіцієнта (пункту 164.5 ПКУ) при визначенні бази оподаткування ПДФО.

На думку автора, в даній ситуації працівник завдав підприємству (роботодавцю) шкоди, тому має бути притягнений до повної матеріальної відповідальності, оскільки шкоду завдано працівником не при виконанні трудових обов’язків — у вихідний день (п. 7 ч. першої ст. 134 КЗпП).

Завдану роботодавцю матеріальну шкоду (вартість використання автомобіля і вартість витраченого пального) працівник повинен повністю відшкодувати роботодавцю. Якщо працівник за власним бажанням відшкодує роботодавцю шкоду в повному обсязі (у грошовій формі або щодо використаного пального — у негрошовій формі), то у працівника не буде оподатковуваного доходу (не буде безоплатного використання автомобіля та безоплатного отримання товарів, робіт, послуг).

Якщо працівник за власним бажанням не відшкодує роботодавцю шкоду в повному обсязі, а роботодавець не вимагатиме такого відшкодування, то у працівника виникне оподатковуваний дохід у вигляді вартості безоплатного використання службового автомобіля (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ), яку можна розрахувати як вартість оренди автомобіля на такий же час, та вартості безоплатно отриманого (використаного) пального (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). На думку автора, такий дохід працівник отримує у негрошовій формі, тому база оподаткування ПДФО визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).⁶

Що стосується ремонту пошкодженого службового автомобіля, який оплатила страхова компанія, то ДПСУ застосувала фіскальний підхід: оскільки ремонт службового автомобіля оплатив не винуватець ДТП (не працівник), а страхова компанія, то працівник отримав оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага — вартості безоплатно отриманих послуг у вигляді ремонту автомобіля (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). Єдиний нюанс: працівник гроші на ремонт службового автомобіля не отримував, тобто працівник отримав дохід не в грошовій, а в натуральній формі (вартість ремонту), тому, на думку автора, в цьому випадку при визначенні бази оподаткування ПДФО є підстави для застосування «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).⁶

Таким чином, при визначенні бази оподаткування ПДФО вартість використання автомобіля, вартість використаного пального та вартість ремонту автомобіля рекомендуємо збільшити на «натуральний» коефіцієнт, який дорівнює 1,219512. Фактично утримати ПДФО і ВЗ доведеться не з вказаних, а з інших доходів працівника, наприклад із заробітної плати, на підставі наказу керівника підприємства. У розділі І додатка 4ДФ (ФІЗ-4ДФ) до Податкового розрахунку дохід у вигляді додаткового блага відображається за ознакою доходу «126», при цьому сума такого нарахованого та виплаченого доходу в негрошовій формі у графах 3а та 3 зазначається зі збільшенням на «натуральний» коефіцієнт.