Утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника в электронной форме

26 декабря 2019 года вступило в силу постановление Кабинета Министров Украины «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» от 27.11.2019 г. № 1084 (далее — Постановление № 1084). Этим документом утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме (далее — Порядок № 1084).

Порядок № 1084 определяет механизм организации учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно (далее — работники), которые дали согласие на обработку данных, предусмотренных этим Порядком, в электронной форме.

Учет трудовой деятельности ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о приобретенных работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначения пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством (п. 3 Порядка № 1084).

Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — РЗЛ ГРОГСС) в течение всей жизни лица, а после его смерти — в течение 75 лет на бумажных и/или электронных носителях при наличии средств, гарантирующих идентичность бумажного и электронного документов (п. 4 Порядка № 1084).

Данные, содержащиеся в РЗЛ ГРОГСС, принимаются для подтверждения трудового стажа при заключении трудового договора, назначения пенсий и других целей, предусмотренных законодательством (п. 2 Постановления № 1084).

Согласно пункту 5 Порядка № 1084 сведения о трудовой деятельности работника включают, в частности:

1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо: уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица (далее — ПУКЗЛ) в РЗЛ ГРОГСС; фамилия, имя, отчество (при наличии) лица; дата рождения; регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН); пол; уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения в ПУКЗЛ (при наличии); место жительства; средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);

2) сведения о периодах трудовой деятельности: налоговый номер юридического лица (РНУКПН физического лица) и наименование страхователя; год, за который внесены сведения; период трудовых отношений; профессиональное название работы; название должности с указанием структурного подразделения; сведения о принятии на работу, присвоении/изменении/лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения; информация об основном месте работы; образование;

3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию: номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей; результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта; полная/неполная занятость; количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в т. ч. в особых условиях труда, дающих право на льготы.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются Пенсионному фонду Украины (далее — ПФУ) через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Указанные сведения могут быть представлены также в оцифрованном виде. Требования к формату представления информации устанавливаются ПФУ. Сведения, позволяющие идентифицировать лицо, подаются путем заполнения соответствующих полей анкеты работника, при этом представление сведений, указанных в подпункте 1 пункта 5 Порядка № 1084 (кроме места жительства и средств связи), является обязательным (п. 6 Порядка № 1084).

Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, является сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных, предусмотренных Порядком № 1084. В случае представления сведений о трудовой деятельности работника лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ (п. 7 Порядка № 1084).

Отсканированные копии трудовой книжки работника, документов о стаже должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов (п. 8 Порядка № 1084).

Оцифровка сведений о трудовой деятельности работника на основании отсканированных копий документов, указанных в пункте 8 Порядка № 1084, осуществляется ответственным лицом органа ПФУ. Уведомление о выявленных случаях отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных или неточных записей о периодах работы либо иных разногласий (в частности за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 года по данным РЗЛ ГРОГСС) направляется застрахованному лицу через его электронный кабинет на веб-портале электронных услуг ПФУ (п. 9 Порядка № 1084).

Для реализации всего вышеизложенного пунктами 3–4 Постановления № 1084 поручено в месячный срок:

– Министерству финансов пересмотреть форму Отчета о ЕСВ с целью учета сведений о должности, квалификации и условиях труда застрахованных лиц;

– Пенсионному фонду Украины определить порядок представления сведений о трудовой деятельности работника в электронной форме, предоставления услуг в общеобязательном государственном пенсионном страховании с использованием электронной системы BankID, обеспечить создание программных средств для предоставления на бесплатной основе лицам, желающим подать в ПФУ сведения, предусмотренные Порядком № 1084.

Таким образом, если работник дал согласие на обработку его персональных данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме, то работодатели (страхователи) подают в ПФУ заполненную анкету работника и отсканированные копии его «трудовых» документов в электронном виде в формате и по форме, которые должен утвердить ПФУ (работодатель сможет передать в ПФУ информацию о трудовом стаже работника за периоды до 2000 года, когда еще не существовал РЗЛ ГРОГСС). Кроме того, необходимые сведения о квалификации и условиях труда работника будут отражаться в Отчете о ЕСВ, новую форму которого должен утвердить Минфин.

Реализация норм Постановления № 1084 позволит отказаться от ведения трудовых книжек в бумажном виде, поскольку всю необходимую информацию о трудовой деятельности застрахованного лица будет содержать персональная учетная карточка застрахованного лица в РЗЛ ГРОГСС. Для полного воплощения в жизнь учета трудовой деятельности лица в электронной форме должен быть принят закон (в Верховной Раде Украины 27.12.2019 г. зарегистрирован правительственный законопроект № 2686), которым отменяется ведение трудовых книжек в бумажном виде.