Внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів

04 квітня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5» від 16.03.2026 № 667/5 (далі — Наказ № 667/5).

Цим документом внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) та одночасно скасовано наказ Міністерства юстиції України «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції» від 07.09.2015 № 1656/5.

Основними нововведеннями Правил № 1000/5 є:

1. Пункт 8 глави 11 «Засвідчення копій та витягів службових документів» розділу II «Документування управлінської інформації» Правил № 1000/5 доповнено новим абзацом шістнадцятим такого змісту:

«Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.».

Отже, тепер Правилами № 1000/5 чітко визначено, яким чином оформляється копія документа (проставляється відмітка «Копія» у правому верхньому куті першого аркуша документа). Для роботодавців це важливо, оскільки створюються копії кадрових наказів (зокрема працівнику при звільненні видається копія наказу про звільнення з роботи), військово-облікових документів, документів про освіту, свідоцтв і посвідчень, що надають право на певні пільги, та інших документів, що долучаються до особових справ або видаються працівникам «на руки» чи надсилаються іншим юридичним особам за їх запитами.

2. Абзац четвертий пункту 8 глави 2 «Порядок проведення експертизи цінності документів» розділу V «Експертиза цінності документів» Правил № 1000/5 викладено в новій редакції, відповідно до якої за результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву установи, зокрема, на підставі номенклатур справ формуються акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, відповідно до порядку та форми, визначених у пункті 1 глави 3 розділу V цих Правил.

3. Пункт 5 глави 3 «Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів» розділу V «Експертиза цінності документів» Правил № 1000/5 викладено в такій новій редакції:

«5. У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації, пов’язаної з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, установа додає до нього довідку.

У довідці зазначаються відомості, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) в установі:

не проводиться податкова перевірка та не здійснюється державний фінансовий контроль;

сплинув мінімальний строк зберігання документів з фінансово-господарської діяльності, що стосуються звітних періодів, включених до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

документи, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації, відсутні;

документи та інформація, на які поширюються вимоги вимоги статей 39 і 39–-2 Податкового кодексу України, відсутні (строк зберігання сплинув);

спори (суперечки), кримінальні справи, відкриття судами проваджень у справах, відсутні.

Довідка підписується керівником установи, головним бухгалтером, юристом (за наявності) та скріплюється печаткою установи (за наявності).».

Таким чином, оновлено норми щодо знищення документів: запроваджено вимогу додавати довідку при вилученні фінансових документів, яка підтверджує відсутність перевірок, спорів і необхідності їх подальшого зберігання.

4. Пункт 2 глави 4 «Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)» розділу VІІ «Складання архівних описів справ» Правил № 1000/5 доповнено новим абзацом дев’ятим, внаслідок чого у справах опису з особового складу в частині розділів (заголовків) після «Бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності — розрахункові відомості із зарплати)» тепер мають йти «Персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески».

Отже, розширено перелік архівних документів, а саме додано персоніфіковані відомості про заробітну плату (інші виплати) застрахованих осіб.

5. Пункт 4 глави 8 «Перевіряння наявності та стану справ» розділу VIII «Забезпечення збереженості архівних документів» Правил № 1000/5 доповнено новим абзацом четвертим, внаслідок чого тепер одноразові позапланові перевіряння наявності справ в архівах проводяться також після деокупації території, припинення чи скасування воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях.

6. Пункт 3 глави 9 «Створення страхового фонду та фонду користування» розділу VIII «Забезпечення збереженості архівних документів» Правил № 1000/5 викладено в такій новій редакції:

«3. Фонд користування може створюватися у вигляді цифрових та/або аналогових копій документів у паперовій формі, а також кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, придатних для подальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду користування здійснюється в облікових документах довільної форми.».

Таким чином, запроваджено цифровізацію архівів, а саме дозволено створювати фонд користування у вигляді цифрових і аналогових копій, а облік вести у довільній формі.

7. Правила № 1000/5 доповнено розділом XVI «Поводження здокументами та їх зберігання в умовах особливого періоду».

Згідно з цим новим розділом порядок організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і час демобілізації після закінчення воєнних дій (далі — особливий період) визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням інших актів законодавства України.

Документи, які підлягають архівному зберіганню, вивезені з територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, передаються до архівних установ за місцем припинення цих юридичних осіб, якщо вони не мають правонаступників або органів вищого рівня на території інших регіонів України.

Архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи від юридичної особи, що припиняє свою діяльність, повинна протягом місяця з дати приймання на зберігання документів надіслати технічними засобами електронних комунікацій або засобами поштового зв’язку лист Державній архівній службі України про приймання на зберігання архівних документів, у якому зазначаються такі відомості:

– найменування юридичної особи, що припиняє свою діяльність;

– ідентифікаційний код юридичної особи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;

– місцезнаходження юридичної особи (індекс, область, місто (селище або село), вулиця, будинок);

– місце припинення юридичної особи (індекс, область, місто (селище або село));

– кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;

– кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати.

Установа надсилає технічними засобами електронних комунікацій або засобами поштового зв’язку лист про зміну свого місцезнаходження державній архівній установі (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якої вона перебувала, та забезпечує зберігання документів, вивезених з територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих тимчасово окупованих Російською Федерацією, а також документів, що створюються у процесі їх діяльності.

Установа, яка є джерелом формування НАФ, надсилає технічними засобами електронних комунікацій або засобами поштового зв’язку лист державній архівній установі (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якої вона перебуває, про вивезення документів НАФ до місць евакуації або їх переміщення, яка забезпечує недопущення витоку інформації про місцезнаходження цих документів.

Підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду визначена Порядком забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 17.10.2019 № 3194/5.

Якщо установа та її документи знаходилися на тимчасово окупованій території України, після деокупації території комісія, створена розпорядчим документом керівника установи, оглядає приміщення. Факти пошкодження приміщення, відсутності замків, втрати документів комісія фіксує в акті.

З метою доведення фактів пошкодження, знищення чи викрадення архівних документів установи, що знаходилися на тимчасово окупованих територіях:

– проводиться детальна фото- та/або відеофіксація документів, приміщення, несанкціонованого проникнення до архівосховищ установи, знищення або часткового знищення архівних документів;

– складаються акти про пожежу, втрату документів установою, комісією установи, органами Національної поліції України, Державної служби України з надзвичайних ситуацій (якщо є фіксація виклику), місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;

– долучається інформація з медіа.

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил № 1000/5 складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт погоджується ЕК установи та затверджується її керівником. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.

Якщо під час перевірки виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації. Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до Правил № 1000/5, погоджується ЕК установи та подається на розгляд ЕПК державної архівної установи (ЕК архівного відділу міської ради), у зоні комплектування якої перебуває установа. Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає Центральна експертно-перевірна комісія Укрдержархіву.

У разі викрадення архівних документів установи вживаються заходи щодо розшуку документів. Установи, які є джерелами формування НАФ державних архівних установ, архівних відділів міських рад та у діяльності яких не створюються документи НАФ, у разі виявлення фактів пошкодження, знищення чи викрадення архівних документів негайно повідомляють відповідну архівну установу, здійснюють заходи відновлення документів шляхом отримання засвідчених належним чином копій документів (за можливості).

Таким чином, розділом XVI Правил № 1000/5 передбачено порядок дій та механізм фіксації втрат архівних документів на окупованих територіях — із фото- та відеодоказами, актами та залученням відповідних служб.