Запроваджено електронний документообіг у сфері трудових відносин

1 травня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства України «Про внесення змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21» від 26.03.2026 № 4408 (далі — Наказ № 4408). Цим документом внесено зміни до наказу Міністерства економіки України «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» від 28.10.2021 № 839-21 (далі — Наказ № 839-21). Цим Наказом дотепер був затверджений Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.

Наказом № 4408 внесено зміни до назв Наказу № 839-21 та затвердженого ним Порядку. Відтепер Наказ № 839-21 має назву «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин» і, відповідно, ним тепер затверджено Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин (далі — Порядок № 839-21).

Отже, Порядок № 839-21 тепер визначає механізм електронного документообігу у сфері трудових відносин загалом, включаючи охорону праці.

Так, відповідно до оновленого пункту 1 Порядку № 839-21 цей Порядок регулює використання електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці, і є обов’язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про його впровадження. Рішення про перехід на електронний документообіг оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця.

Пунктом 2 Порядку № 839-21 встановлено, що організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

Згідно з пунктом 3 Порядку № 839-21 одночасно з прийняттям зазначеного у пункті 1 цього Порядку рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:

1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі — Перелік);

2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

Відповідно до пункту 4 Порядку № 839-21 у разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та ведення яких передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити:

1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених законодавством про працю, зокрема про охорону праці, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;

2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена законодавством про працю, зокрема про охорону праці;

3) надання посадовим особам Державної служби України з питань праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Згідно з пунктом 5 Порядку № 839-21 у випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної законодавством про працю, зокрема про охорону праці, особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Північно-Східне міжрегіональне управління Держпраці у роз’ясненні від 06.05.2026 стосовно реалізації вищенаведених норм оновленого Порядку № 839-21 повідомило таке:

«Що це означає для роботодавців?

Роботодавець, який приймає рішення перейти на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі — відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.

У цифровому форматі можуть використовуватися, наприклад:

– заяви працівників;

– накази та розпорядження роботодавця;

– документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення;

– документи з питань охорони праці;

– інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.

Важливо: перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.

Переваги для бізнесу та працівників:

• швидший обмін документами;
• менше паперової роботи;
• зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
• краща організація кадрового діловодства;
• можливість належного електронного зберігання документів.

Це ще один крок до сучасного, зручного та безпечного кадрового адміністрування — особливо в умовах дистанційної роботи, релокації бізнесу та воєнного стану.

Електронний документообіг — це право роботодавця організувати кадрові процеси сучасніше, швидше та зручніше».